學(xué)術(shù)會議舉辦流程與技巧（課堂PPT）

1、學(xué)術(shù)活動舉辦的流程與技巧學(xué)術(shù)活動舉辦的流程與技巧珠海健帆學(xué)術(shù)會議的開展不是最終目的，學(xué)術(shù)會議的開展不是最終目的，而是提升銷售的方法！而是提升銷售的方法！活動類型活動類型沙龍、病沙龍、病例交流會例交流會省、市級省、市級論壇論壇專家講座專家講座科室會科室會3科室會：1、目的（開發(fā)、解決問題）2、主任支持3、準備細節(jié)4、會后跟進4大型學(xué)術(shù)活動籌劃大型學(xué)術(shù)活動籌劃5如何保證會議質(zhì)量及效果呢？如何保證會議質(zhì)量及效果呢？會議準備工作，會議準備工作，您做好了嗎？您做好了嗎？案例分享案例分享 省級論壇的開展省級論壇的開展8方案提交方案提交會后跟進會后跟進籌備會議籌備會議客戶邀請客戶邀請會議當天會議當天講者溝通

2、講者溝通組織組織流程流程9一、會議方案提交一、會議方案提交會議意向溝通會議意向溝通會議酒店選擇會議酒店選擇會議方案提交會議方案提交11會議意向溝通會議意向溝通 1、根據(jù)公司相應(yīng)政策及市場需要，明確論壇的目的 2、篩選論壇的大會主席、主講專家 3、當面與專家溝通論壇主題、講座內(nèi)容及時間安排計劃邀請客戶名單計劃邀請客戶名單 1、籌備會議中分析市場情況及專家拜訪情況，講解會議必要性、緊迫性，從而調(diào)動同事舉辦論壇的積極性。 2、經(jīng)理、業(yè)務(wù)人員上報擬邀請客戶名單（附車船費預(yù)算及住宿意向），由總監(jiān)審批。會議酒店選擇會議酒店選擇 1、根據(jù)公司相應(yīng)政策選擇酒店，實地考察會場、晚宴、茶歇、合影及配套設(shè)施（所有項

3、目盡力在同一家酒店） 2、與酒店業(yè)務(wù)經(jīng)理溝通，爭取提供一些優(yōu)惠或免費服務(wù)，明確收費的項目。聯(lián)誼活動安排聯(lián)誼活動安排 1、根據(jù)論壇邀請的目標客戶及聯(lián)誼時間選擇并考察酒店周邊的娛樂項目。 2、新項目需現(xiàn)場考察，確保具有吸引力費用預(yù)算及方案提交費用預(yù)算及方案提交 1、上述四項均確定后，列出較為詳細的費用預(yù)算。 2、與同事溝通好各項費用的報銷流程，以防發(fā)生票據(jù)混亂及丟失的情況。二、籌備會議二、籌備會議 1、論壇活動舉辦意向確定后明確各項籌備工作的時限要求及人員分工。 2、論壇前一天，按細節(jié)準備事項最后確認各項工作的籌備情況，查漏補缺，并進行會前動員，明確會議當天各項工作分工及負責人。 3、論壇前一天，

4、按物品準備明細表清點會議物品，并重點注意準備現(xiàn)場簽到表、論壇日程表、客戶住宿安排表、電腦桌面及公司宣傳片（十分鐘版）。三、客戶邀請三、客戶邀請 客戶邀請必須在公司已批準活動方案主要嘉賓時間均確定無誤后方可啟動。 1、為順利邀請到客戶，保證參會人員的質(zhì)量，可爭取獲得醫(yī)學(xué)會蓋章的通知。 2、為了確定參會客戶的數(shù)量，避免酒店房間及晚宴的浪費，至少進行三次客戶邀請情況的確認。四、講者溝通四、講者溝通 1、會議前10天，學(xué)術(shù)人員現(xiàn)場簡述課件制作的主要思路。 2、提供給講者的參考資料不得重復(fù)（特別是關(guān)于血液吸附原理、材料的PPT） 3、參考資料不要使用公司LOGO模板 4、會議前5天，確保講者的內(nèi)容與論壇

5、的主題吻合。 5、會議前1天，支付專家講課費，通過最終版課件確保學(xué)術(shù)觀點植入效果。五、會議當天五、會議當天會議當天會議當天26茶歇處茶歇處集體合影集體合影場地安排場地安排會場外圍會場外圍房間布置房間布置會場布置會場布置會議室會議室27酒店門口橫幅酒店門口橫幅（注意橫幅內(nèi)容）（注意橫幅內(nèi)容）28簽到臺全景簽到臺全景29報到處指示牌報到處指示牌30會場地點指示牌會場地點指示牌31會場門口擺放公司宣傳展架會場門口擺放公司宣傳展架32會場橫幅會場橫幅（注意橫幅內(nèi)容并懸掛于主席臺后）（注意橫幅內(nèi)容并懸掛于主席臺后）33主席臺銘牌擺放主席臺銘牌擺放（按照會務(wù)禮儀安排）（按照會務(wù)禮儀安排）34主席臺物品擺放

6、主席臺物品擺放（話筒、茶水、紙筆、公司宣傳及產(chǎn)品資料）（話筒、茶水、紙筆、公司宣傳及產(chǎn)品資料）35物品擺放物品擺放（茶水、紙筆、公司產(chǎn)品資料）（茶水、紙筆、公司產(chǎn)品資料）36投影儀、電腦及音響效果調(diào)試投影儀、電腦及音響效果調(diào)試37立式獎臺立式獎臺（鮮花、寫真、話筒、電腦、鼠標、鼠標墊、電源線、接線板、數(shù)據(jù)線、激光筆）（鮮花、寫真、話筒、電腦、鼠標、鼠標墊、電源線、接線板、數(shù)據(jù)線、激光筆）38茶歇處茶歇處（專人負責提前半小時布置完成并注意看管）（專人負責提前半小時布置完成并注意看管）39合影合影（攝影師提前半小時到位、座次按照會務(wù)禮儀將第一排座位名單貼于椅背上）（攝影師提前半小時到位、座次按照會

7、務(wù)禮儀將第一排座位名單貼于椅背上）40房間布置房間布置（消費品撤掉、水果洗后擺放、溫馨提示卡擺放）（消費品撤掉、水果洗后擺放、溫馨提示卡擺放）41 會場布置 前臺接待前臺接待 用餐安排 專家接送 會議進行 答謝晚宴 會后事宜房牌號、簽到表，統(tǒng)一登記發(fā)放房牌號、簽到表，統(tǒng)一登記發(fā)放（為簡化流程，制作只需客戶打鉤的表格）（為簡化流程，制作只需客戶打鉤的表格）43會議議程注意每人發(fā)放一份會議議程注意每人發(fā)放一份44引導(dǎo)專家于報到處題詞引導(dǎo)專家于報到處題詞45用餐安排用餐安排 1、會議當日午餐 我方人員：需提前（11：00）分批吃飯 客戶：商務(wù)簡餐 2、答謝晚宴 會場布置 前臺接待 用餐安排 專家接送

8、專家接送 會議進行 答謝晚宴 會后事宜 會場布置 前臺接待 用餐安排 專家接送 會議進行會議進行 答謝晚宴 會后事宜2、茶水茶歇、茶水茶歇1、開幕致辭、開幕致辭3、照相、照相6、提示會議、提示會議進行進行的議程的議程4、提醒、提醒5、自由討論、自由討論環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)會議進行會議進行49嘉賓入場嘉賓入場（投影歡迎詞并播放歡迎音樂）（投影歡迎詞并播放歡迎音樂）50開幕致辭及嘉賓介紹開幕致辭及嘉賓介紹（一般為公司領(lǐng)導(dǎo)）（一般為公司領(lǐng)導(dǎo)）51大會主席致辭大會主席致辭（內(nèi)容需提前溝通，可以擬草稿）（內(nèi)容需提前溝通，可以擬草稿）52茶歇時間茶歇時間（各區(qū)域推廣人員積極參與促進客情）（各區(qū)域推廣人員積極參與促進客情）53第一講者授課第一講者授課（內(nèi)容需提前溝通、注意講課時間）（內(nèi)容需提前溝通、注意講課時間）54自由討論自由討論（安排專人遞送話筒、預(yù)先安排提問或發(fā)言者）（安排專人遞送話筒、預(yù)先安排提問或發(fā)言者）55 會場布置 前臺接待 用餐安排 專家接送 會議進行 答謝晚宴答謝晚宴 會后事宜答謝晚宴答謝晚宴（公司人員分散坐于客戶中間）（公司人員分散坐于客戶中間）57 會場布置 前臺接待 用餐安排 專家接送 會