涉外秘書實(shí)務(wù)復(fù)習(xí)(共11頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上涉外秘書實(shí)務(wù)復(fù)習(xí)第一章 導(dǎo)論1、涉外秘書工作的基本原則：遵紀(jì)守法、求真務(wù)實(shí)、超前服務(wù)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、聯(lián)系群眾 2、秘書工作的一般要求：主動(dòng)、高效、準(zhǔn)確、保密3、學(xué)習(xí)“秘書實(shí)務(wù)”的方法：案例學(xué)習(xí)法、實(shí)訓(xùn)法、模擬法、實(shí)踐法 第二章 涉外秘書的日常工作1、秘書在向領(lǐng)導(dǎo)者請(qǐng)求指示時(shí)，應(yīng)把握以下要點(diǎn)：（1）秘書請(qǐng)示的內(nèi)容一般為：事關(guān)大局而又無權(quán)處理的問題，難度較大而又無力解決的問題，以及超出秘書職責(zé)范圍的問題。（2）秘書在請(qǐng)示工作時(shí)，要做到主旨明確，要言不繁，態(tài)度謙和。（3）請(qǐng)示是一門學(xué)問，也是一門藝術(shù)，秘書要注意請(qǐng)示方法的選擇，并把握好請(qǐng)示的時(shí)機(jī)和分寸。（4）領(lǐng)導(dǎo)者在口頭指示時(shí)，

2、秘書要凝神聆聽，必要時(shí)可做記錄，然后予以復(fù)述。如果沒有聽清，或有不理解之處，秘書應(yīng)當(dāng)面提出，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)者予以解答。2、為了有效地處理各種事務(wù)，秘書應(yīng)將當(dāng)日的工作按輕重緩急分成以下三類：急辦之事 、必辦之事、緩辦之事3、記錄當(dāng)日大事時(shí)要注意的要點(diǎn)：（1）及時(shí)。記錄大事，一定要當(dāng)日事當(dāng)日記，不可拖延，不能積壓。如果拖至第二天，就會(huì)因時(shí)過境遷，難免遺忘與疏漏。（2）客觀。所記大事，一定要由秘書逐項(xiàng)核查，使內(nèi)容與事實(shí)相符，不可靠想象、推測(cè)去作記錄。（3）全面。記錄當(dāng)日大事，一定要反映工作全貌，如實(shí)記載有備查價(jià)值和認(rèn)識(shí)價(jià)值的重大事項(xiàng)，不可掛一漏萬，也不可有聞必錄。（4）簡(jiǎn)明扼要，使人一目了然。4、隨從領(lǐng)導(dǎo)人

3、應(yīng)酬時(shí)，秘書應(yīng)該做好的工作：（1）提前安排車輛。領(lǐng)導(dǎo)人動(dòng)身之前，秘書要首先通知司機(jī)，請(qǐng)司機(jī)在指定的地點(diǎn)等候，以保證領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)時(shí)參加應(yīng)酬活動(dòng)。（2）及時(shí)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。領(lǐng)導(dǎo)人于何時(shí)、何地、與何人交往，秘書均應(yīng)及時(shí)與對(duì)方取得聯(lián)系。如果需要多位領(lǐng)導(dǎo)人參加，秘書要逐一通知，以做到萬無一失。（3）注意修飾儀表。在領(lǐng)導(dǎo)人動(dòng)身前略加修飾。（4）負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)人的安全。中下層領(lǐng)導(dǎo)人外出參加社交活動(dòng)，一般無警衛(wèi)、保安人員隨從。此時(shí)的秘書，兼有負(fù)責(zé)其人身安全的義務(wù)，警惕防止意外情況的發(fā)生。5、優(yōu)化辦公環(huán)境的原則：舒適、和諧、合理6、辦公室桌面擺設(shè)的基本規(guī)范：（1）辦公桌面物品擺設(shè)較規(guī)范的是：中上側(cè)擺放電話、臺(tái)歷或水杯等；右側(cè)擺

4、放文件筐（盒）、等待處理的管理資料；中下側(cè)擺放需馬上處理的業(yè)務(wù)資料；左側(cè)擺放有關(guān)業(yè)務(wù)資料。（2）文件資料的擺放要合理、整齊，各類資料最好編號(hào)擺放在相對(duì)固定的位置。7、辦公室用餐應(yīng)注意的事項(xiàng)：（1）及時(shí)清理餐具。用完餐后，應(yīng)及時(shí)地清洗干凈餐具；如使用一次性餐具，應(yīng)在用完餐后及時(shí)清理干凈，不宜長(zhǎng)時(shí)間擺在桌子或茶幾上，以免有礙觀瞻。（2）開口的飲料罐，應(yīng)盡快扔掉。長(zhǎng)時(shí)間擺在桌上有損辦公室雅觀，如果不想馬上扔掉，或者想等會(huì)兒再喝，則應(yīng)該把它藏在不被人注意的地方。（3）最好不吃容易亂濺以及吃時(shí)發(fā)出很大響聲的食物，會(huì)影響他人。（4）隨時(shí)撿起、收集掉在地上的食物。餐后將桌面和地板打掃干凈，是必須做的事情。（

5、5）盡量不帶有強(qiáng)烈氣味的食品到辦公室。即使你喜歡，也會(huì)有人不習(xí)慣的。（6）在辦公室吃飯的時(shí)間不宜太長(zhǎng)。他人可能要即時(shí)進(jìn)人工作，也可能有性急的客人來訪，雙方都會(huì)有點(diǎn)不好意思。（7）不要用手擦拭油膩的嘴。準(zhǔn)備好餐巾紙，用餐巾紙擦拭干凈。（8）不要含著食物說話。嘴里含有食物時(shí)，不要貿(mào)然講話，既不雅觀，也會(huì)破壞自身形象。8、秘書管理時(shí)間的技巧：（1）用精力最佳的時(shí)間干最重要的工作（2）彈性安排工作（3）充分利用“零碎”時(shí)間（4）經(jīng)常檢閱時(shí)間9、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則：（1）統(tǒng)籌兼顧，有急有緩。一般情況下，外事活動(dòng)優(yōu)先安排，內(nèi)事活動(dòng)暫緩安排；在內(nèi)事活動(dòng)中，影響重大的活動(dòng)優(yōu)先安排，一般性活動(dòng)暫緩安排；事情緊急

6、的活動(dòng)優(yōu)先安排，不急的活動(dòng)暫緩安排；能密切群眾關(guān)系的活動(dòng)優(yōu)先安排，應(yīng)酬性和禮節(jié)性活動(dòng)暫緩安排；對(duì)全局工作起示范作用的活動(dòng)優(yōu)先安排，對(duì)全局工作意義不大的活動(dòng)可暫緩安排。（2）圍繞中心，突出重點(diǎn)。（3）注重實(shí)效,不搞形式主義，力戒排場(chǎng)，求真務(wù)實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)人外出考察訪問盡量不搞迎送儀式；輕車簡(jiǎn)從，不搞前呼后擁；簡(jiǎn)化有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的新聞報(bào)道。（4）注意張馳相間,勞逸結(jié)合（5）要留有充分的機(jī)動(dòng)時(shí)間（6）要充分尊重上司本人的意見（7）要注意保守機(jī)密10、日程表的變更與調(diào)整應(yīng)注意的事項(xiàng)：（1）如果日程安排需要變更和調(diào)整，秘書要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)人的聯(lián)系，并要寫進(jìn)日程表，再把變更情況通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。（2）如因計(jì)劃變更涉及其

7、他單位和人員時(shí)，秘書應(yīng)盡早通知有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)人員，并向?qū)Ψ秸f明計(jì)劃變更的原因，以求得對(duì)方的理解與合作。11、秘書接打電話的要求：正確、有效、禮貌12、接聽電話的程序和要求：（1）電話鈴響兩遍以后，四五遍以內(nèi)就應(yīng)接聽電話。（2）接聽電話首先應(yīng)說“您好”，緊接著自報(bào)家門，再說“請(qǐng)講”。（3）秘書應(yīng)養(yǎng)成一手摘機(jī)，一手拿筆，隨時(shí)準(zhǔn)備記錄的習(xí)慣。電話記錄應(yīng)記清對(duì)方單位、姓名、回電號(hào)碼、內(nèi)容要點(diǎn)、來電時(shí)間（準(zhǔn)確到幾點(diǎn)幾分），最后是接話人簽名。六個(gè)要素一個(gè)也不能缺少。（4）在通話時(shí)，要有回應(yīng)。重要的內(nèi)容，特別是人名、地名、時(shí)間、數(shù)字等一定要記錄準(zhǔn)確，并由接聽人復(fù)述一遍，讓對(duì)方核實(shí)無誤。（5）通話完畢，

8、應(yīng)說“謝謝”或“再見”，接聽人等對(duì)方先掛斷電話才可掛斷，遵循“誰打出電話誰先掛斷”的原則。（6）重要的電話內(nèi)容應(yīng)立即向主管上司匯報(bào)，電話記錄單應(yīng)保存?zhèn)洳?。?）如果電話是打給上司的，秘書應(yīng)先了解對(duì)方的身份、意圖，然后決定是否轉(zhuǎn)給上司；或者先請(qǐng)對(duì)方稍等，將外線電話閉音，用內(nèi)線電話請(qǐng)示上司后再作處理。轉(zhuǎn)接的電話掛通以后，秘書應(yīng)立即掛斷，不應(yīng)再聽。（8）如果電話是打給同事的，秘書應(yīng)輕輕放下話筒走近同事通知，或者用手捂住話筒叫人，切不可大聲喊叫。（9）如果秘書剛接聽一個(gè)電話，另一個(gè)電話鈴聲又響，秘書應(yīng)請(qǐng)前者稍等，并閉音，再接聽另一個(gè)電話，區(qū)分輕重緩急，分別及時(shí)處理，切不可讓一方聽見秘書與另一方的談話。

9、對(duì)打錯(cuò)的電話，秘書應(yīng)禮貌地說明，而不可粗暴地掛斷或加以責(zé)備。13、秘書接打電話的語音要求：親切的態(tài)度、柔和的語氣、平穩(wěn)的聲音、和緩的語調(diào)14、打出電話的程序和要求：（1）打出電話前應(yīng)做好準(zhǔn)備，重要電話應(yīng)列出提綱，人名、地名、時(shí)間、數(shù)據(jù)要核實(shí)無誤，必需的資料應(yīng)放在手邊。打電話前應(yīng)考慮對(duì)方上班時(shí)間，盡量找合適的時(shí)間。國外電話要考慮時(shí)差。（2）撥通電話后應(yīng)先問好，接著自報(bào)家門、姓名或工號(hào)，要請(qǐng)誰接電話等。說話應(yīng)吐音清晰，音量適中，速度不緊不慢。重要內(nèi)容提請(qǐng)對(duì)方記錄，記完再請(qǐng)對(duì)方復(fù)述核實(shí)。15、善意響應(yīng)來電的四大要領(lǐng)：要言不煩地回答、親切地表示善意、積極地培養(yǎng)耐心、認(rèn)真地傾聽。16、秘書在接受主管用電

10、話發(fā)來的指令時(shí)要做到以下四點(diǎn)：立即用筆記下來（5W2H）；不明白的地方務(wù)要問清楚；重復(fù)確認(rèn)一次；主管交代的重點(diǎn)領(lǐng)導(dǎo)的電話指令不明確時(shí)，要追認(rèn)確認(rèn)任務(wù)的內(nèi)容與完成時(shí)間。17、接聽直接找上司的電話：切記要先問清楚對(duì)方的單位、姓名、身份等，然后根據(jù)具體情況再作進(jìn)一步處理。上司正在開會(huì)或會(huì)客。上司正在開會(huì)或會(huì)客，如果上司是開重要的會(huì)議或接待重要的客人，這時(shí)一般是不便接電話的，可以誠懇地告訴對(duì)方，“x經(jīng)理正在開會(huì)（或會(huì)客），預(yù)計(jì)四點(diǎn)鐘結(jié)束，請(qǐng)您到時(shí)再打電話來，好嗎？（或到時(shí)我們?cè)俳o您去電話，好嗎？）”如果對(duì)方確有急事或是非常重要的客人，非馬上找到上司本人不可，便可以說些富有彈性的話，如“請(qǐng)您稍等一下，我

11、馬上去找找看”。把對(duì)方的單位、姓名、身份、事由等寫在便條上，通過便條向上司請(qǐng)示處理辦法。18、接到投訴電話：投訴電話往往會(huì)伴隨著比較沖動(dòng)的感情和激憤的言辭，這時(shí)，秘書不能針尖對(duì)麥芒，而應(yīng)心平氣和、冷靜耐心地聽，等對(duì)方發(fā)完火后，再誠懇地向其解釋原因或提出建議，“我會(huì)把您反映的情況及時(shí)向上司匯報(bào)，有了結(jié)果，我將馬上通知您”，或把電話直接轉(zhuǎn)至有關(guān)的業(yè)務(wù)部門等。19、接聽匿名電話：秘書應(yīng)保持彬彬有禮的態(tài)度，堅(jiān)持不報(bào)姓名或不說明來意就不打擾上司的原則，可以向?qū)Ψ秸f：“很抱歉，先生，x經(jīng)理此刻不在辦公室。如果您不愿意告訴我您是誰，有什么事，那么請(qǐng)您最好寫一封信來，注明親啟字樣，我會(huì)盡快交到x經(jīng)理手上?！比?/p>

12、果接到反映有關(guān)情況的匿名電話，要注意先不要明確表態(tài)，也不要聽到風(fēng)便是雨，到處亂說，而應(yīng)向有關(guān)的負(fù)責(zé)人反映情況。20、接聽告急電話：若接到告急電話，或反映情況，或請(qǐng)求幫助，或請(qǐng)示解決的辦法。這時(shí)，秘書應(yīng)沉著、冷靜、細(xì)心、果斷、迅速地予以處理，盡快弄清楚發(fā)生了什么事，在什么地方，什么人，嚴(yán)重程度等，如情況緊急又是自己職權(quán)范圍內(nèi)的，要當(dāng)機(jī)立斷，馬上提出防范措施或初步處理意見；如不能決定，應(yīng)馬上請(qǐng)示匯報(bào)，并協(xié)助有關(guān)部門立即處理。21、負(fù)責(zé)、巧妙地處理抱怨電話：耐心傾聽、安撫對(duì)方、請(qǐng)求原諒、重點(diǎn)傳達(dá)、流下記錄、定期回復(fù)、整理情緒22、電話的后續(xù)處理：（1）整理電話記錄。（2）及時(shí)處理有關(guān)事務(wù)。23、傳真

13、：傳真也是一種通信技術(shù)，它是利用公用電話網(wǎng)或其他相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)，對(duì)各種圖文原稿進(jìn)行遠(yuǎn)程傳送故又稱圖文傳真電報(bào)。24、發(fā)送傳真應(yīng)注意：擬寫文稿、登記、歸檔25、接收傳真：（1）登記，要建立登記制度（2）處理26、使用傳真機(jī)的禮儀：27、印章的作用：權(quán)威作用、憑證作用、標(biāo)志作用28、“三資”企業(yè)的公章上方刻外文，中間是一橫線，橫線下刻有“總經(jīng)理”三個(gè)字，這種印章說明用印時(shí)必須同時(shí)有總經(jīng)理的簽名才有效。29、印章應(yīng)予以嚴(yán)格保管，其主要要求是： 專人負(fù)責(zé)。管印人接到印章后應(yīng)做好接印登記，內(nèi)容主要包括印章名稱、頒發(fā)印章單位、領(lǐng)取人姓名、收到日期、收到枚數(shù)、啟用時(shí)間、主管領(lǐng)導(dǎo)簽名、管印人簽名等。妥善保管30、

14、印章的使用：嚴(yán)格履行用印批準(zhǔn)手續(xù)嚴(yán)格監(jiān)督用印。一般情況下，除非有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的特別批準(zhǔn)，印管人員不宜在空白憑證上蓋印，更不能“以印謀私”，也不能“有求必印”。嚴(yán)格執(zhí)行用印登記制度認(rèn)真蓋好印章。一般來說，印章應(yīng)上不壓正文，下要騎年蓋月，帶有存根的文件材料如介紹信等用印，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋“騎縫章”，以備查考。對(duì)文件中的文字錯(cuò)誤修正后，應(yīng)在改正處加蓋校對(duì)章。 對(duì)于需證明各頁之間完整聯(lián)系的材料，應(yīng)將同一文件的每一頁均勻錯(cuò)開，騎各頁加蓋公章。秘密文件除在封套的正面加蓋標(biāo)明密級(jí)的保密章，封口處還應(yīng)加蓋公章或保密章。加蓋鋼印時(shí)，應(yīng)注意不得將鋼印加蓋在照片人的頭部或臉上，以免影響辨認(rèn)效果，正確的位置應(yīng)

15、是脖子和衣領(lǐng)以下與證件交接部位。在辦公室用印31、介紹信管理：便函式介紹信無論是手寫還是打印，都要使用帶有單位名稱的信箋。不管是哪一種介紹信，都必須蓋印，固定式介紹信應(yīng)在虛線處蓋騎縫章，且上壓存根聯(lián)的年月日。32、嚴(yán)格管理介紹信：（1）要有一定的審批手續(xù)，介紹信一般要經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，否則，不準(zhǔn)隨便開具介紹信。（2）內(nèi)容填寫應(yīng)真實(shí)、清楚（3）介紹信開出后，若因故未使用，應(yīng)說明原因，立即退回，并將其粘貼在原存根處。（4）非經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁開空白介紹信或外借、轉(zhuǎn)賣介紹信，且一封介紹信只能寫給一個(gè)單位。(5）發(fā)放介紹信要進(jìn)行登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)33、名片分類的方法：一是以個(gè)人姓名分類，二

16、是以單位名稱分類34、整理名片時(shí)要注意：如果接到某人更改其地址、電話號(hào)碼或單位名稱的名片，應(yīng)馬上去掉舊名片，換上新名片。第三章 涉外秘書接待工作1、接待的概念：接待是指?jìng)€(gè)人或單位以主人的身份招待有關(guān)人員 ,以達(dá)到某種目的的社會(huì)交往方式。2、接待的原則：平等、熱情、禮貌、友善的原則3、接待規(guī)格：指的是接待工作的具體標(biāo)準(zhǔn)。它不僅事關(guān)接待工作的檔次，而且與對(duì)來賓的重視程度直接相關(guān)。4、接待規(guī)格的基本體現(xiàn)有三點(diǎn)：一是接待費(fèi)用支出的多少 ；二是級(jí)別問題。根據(jù)接待主要人員的身份確定級(jí)別 ；三是接待規(guī)模的大??；5、禮賓次序：又稱禮賓序列，它所指的是在同一時(shí)間或同一地點(diǎn)接待來自不同國家、不同地區(qū)、不同團(tuán)體、不

17、同單位、不同部門、不同身份的多方來賓時(shí)，接待方應(yīng)依照一定的慣例和規(guī)則約定俗成的方式，對(duì)其尊卑、先后的順序或位次所進(jìn)行的具體排列。6、社交場(chǎng)合排序的五大技巧：面門為上、居中為上、以右為上、前排為上、以遠(yuǎn)為上7、主席臺(tái)位次的一般規(guī)則： （1）就前后排關(guān)系而言，前排就座者為尊、為大、為高、為強(qiáng)，第二排次之，第三排更次，以此類推；（2）就同一排的關(guān)系而言，中者為尊、為大，兩側(cè)次之；就兩側(cè)同位者而言，右者為大、為長(zhǎng)、為尊，左者為小、為次、為偏。（3）在政務(wù)禮儀中，中國的習(xí)慣是以左為上，國際慣例是以右為上。在主次位置排列上，我們國家大多數(shù)是沿用國際慣例，在照相和主席臺(tái)排位時(shí)有時(shí)用中國習(xí)慣操作。8、接待過程

18、中的次序規(guī)范 就走路、入座而言：（1）兩人并行，右者為大；（2）兩人前后行，前者為尊；（3）三人并行，中者為尊，右邊次之，左邊更次；（4）三人前后行，前者為尊；（5）三人并坐，中者為大，右邊次之，左邊更次；（6）室內(nèi)圍坐時(shí)，面對(duì)門口的中間位置為尊；（7）上樓梯時(shí)，前者為尊；（8）下樓梯時(shí)，特別是樓梯較陡時(shí)，尊者在一人之后；9、如果禮儀活動(dòng)的雙方或多方的關(guān)系是對(duì)等的，排列方法有：（1）按漢字的筆順排列。如果是國內(nèi)的禮儀活動(dòng)，參與者的姓名或所在單位名稱是漢字的，可以采用這種方法，以示各方的關(guān)系平等。在具體排法如下：首先，按個(gè)人姓名或組織名稱的第一個(gè)字的筆劃多少，依次按由少到多的次序排列。（2）按字

19、母順序排列。在涉外活動(dòng)中，則一般應(yīng)將參加者的組織或個(gè)人按英文或其它語言的字母順序排列。具體方法如下：先按第一個(gè)字母進(jìn)行排列。當(dāng)?shù)谝粋€(gè)字母相同時(shí)，則依第二個(gè)字母的先后順序排列。當(dāng)?shù)诙€(gè)字母相同時(shí)，則依第三個(gè)字母的先后順序，以此類推。（3）按先來后到順序排列（非正式交往場(chǎng)合） 按報(bào)到早晚順序排列（各種例會(huì)、招商會(huì)、展示會(huì)）10、接待陪同引領(lǐng)禮儀（1）禮遇客人。 相距約幾米遠(yuǎn) 點(diǎn)頭微笑致意 問候?qū)Ψ剑?）引領(lǐng)客人 走在客人左前方約1.5米處 隨客人步子輕松前進(jìn)遇到臺(tái)階或轉(zhuǎn)彎時(shí)用手勢(shì)示意并使用敬語、提醒語（3）主陪居左 客居右 兩人并行客人在靠近陳列物品的一側(cè)（4）超越客人 走在客人左后方約1.5米處

20、致歉意“對(duì)不起，打擾一下，謝謝！”11、服務(wù)距離：信任距離 0.51米 引領(lǐng)距離 1.5米 待命距離 3米以外12、接待準(zhǔn)備應(yīng)注意的方面：安排接待日程、準(zhǔn)備場(chǎng)所、接站、安排食宿、接待者的服飾儀表修飾、致歡迎詞、安排交通工具、做好安保與宣傳工作13、“出迎三步，身送七步”這是我國迎送客人的傳統(tǒng)禮儀。14、接待中的談話：首先，接待談話用語的應(yīng)該因人而異區(qū)別對(duì)待；其次，談話要緊扣主題；再次,要注意談話的態(tài)度和語氣。第四章 文書檔案1、文書工作：文書工作，是指機(jī)關(guān)、單位在使用文書，處理日常公務(wù)的活動(dòng)中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。2、文書處理工作的基本內(nèi)容：發(fā)

21、文、收文、管理、立卷歸檔3、文書處理工作的基本原則：文書處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密，加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按要求和規(guī)定進(jìn)行。4、公文的行文關(guān)系：各級(jí)國家行政機(jī)關(guān)在對(duì)上行文時(shí)，必須按照隸屬關(guān)系上報(bào)給上一級(jí)機(jī)關(guān)，一般不得越級(jí)行文。5、下行文（1）逐級(jí)下行文，如“批復(fù)”，只用于對(duì)“請(qǐng)示”的直接下級(jí)。（2）多級(jí)下行文，如“決定”、“通知”，可同時(shí)用于不同層次的下級(jí)。（3）直達(dá)基層組織和群眾的下行文，如“公告”、“通告”。6、上行文（1）逐級(jí)上行文，如“請(qǐng)示”，一般只用于向直接上級(jí)行文。（2）越級(jí)上行文7、越級(jí)上行文的條件：如“報(bào)告”和“請(qǐng)示”，在一些特殊必要的情況下才可以采用。比如發(fā)生戰(zhàn)

22、爭(zhēng)或嚴(yán)重的自然災(zāi)害；經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)機(jī)關(guān)，長(zhǎng)期沒有得到解決的問題；上級(jí)機(jī)關(guān)交辦的并指定越級(jí)直接上報(bào)的問題；對(duì)直接上級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行檢舉、控告的問題；直接上下級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)之間有爭(zhēng)議而無法解決的問題等。8、公文的行文規(guī)則 （1）各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來確定。（2）行文必須本著精簡(jiǎn)的原則，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍。（3）在一般情況下，黨政機(jī)關(guān)不得越級(jí)行文。（4）行文必須正確確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。（5）各部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，或未經(jīng)上級(jí)裁決，一律不得各自向下行文。（6）同級(jí)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。（7）凡請(qǐng)示的公文應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)?！罢?qǐng)示”不得直接

23、送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，不得在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。9、收文辦理：收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。10、發(fā)文辦理：發(fā)文辦理指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。11、收文辦理程序：簽收、拆封、登記；分辦和傳閱；擬辦與批辦；承辦、催辦和注辦12、傳閱的做法與要求：(1)文件傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象；(2)所有傳閱的文件均應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。(3)文件在傳閱過程中或文件傳閱完畢后，文書人員要及時(shí)對(duì)

24、文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見進(jìn)行處理；(4）每份傳閱的文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。13、擬辦：文件的擬辦是指對(duì)來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。14、批辦：是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。15、注辦：指對(duì)文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡(jiǎn)要注明。注辦也稱辦復(fù)。16、發(fā)文辦理程序：擬稿、審核與簽發(fā)；繕印與校對(duì)；用印、登記與封發(fā)17、審核中的“六查”：(1)查是否需要行文，以什么名義行文。(2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)政府的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)

25、關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。(3)查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。(4)查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會(huì)簽。(5)查文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。(6)查公文格式是否符合規(guī)定。 18、公文立卷：是指機(jī)關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按照它們?cè)谛纬蛇^程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。案卷，也稱卷宗。19、文書部門立卷制度：指由機(jī)關(guān)的承辦和處理文書的部門負(fù)責(zé)進(jìn)行立卷的制度。20、公文立卷的原則：保存文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，便于保管和利用。21、編目定卷(1)編頁號(hào)。 頁號(hào)(2)。應(yīng)當(dāng)編在文書正面

26、的右上角和背面的左上角主要項(xiàng)目包括：順序號(hào)、文號(hào)、作者、標(biāo)題、日期、頁號(hào)、備注等(3)。(4)案卷裝訂。 方法是：去掉文書上的金屬物，對(duì)紙幅不規(guī)范紙張，加邊托裱，折疊整齊，對(duì)破損的紙張要修裱。(5) 國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱類目名稱案卷題名卷內(nèi)文書起止日期保管期限總件數(shù)、頁數(shù)歸檔號(hào)檔號(hào)。第五章 會(huì)務(wù)工作1、會(huì)議：事先約定、有組織、有目的的聚眾議事或傳達(dá)信息的一種社會(huì)活動(dòng)方式。2、會(huì)務(wù)工作：會(huì)務(wù)工作是指直接為會(huì)議的組織召開、順利進(jìn)行、貫徹監(jiān)督所提供的策劃、實(shí)施、服務(wù)、宣傳等工作的總稱。3、會(huì)議的構(gòu)成要素：會(huì)議議題、會(huì)議名稱、與會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間4、會(huì)議的主要功能：決策功能分權(quán)功能，

27、會(huì)議是還權(quán)于社會(huì)，還權(quán)于人民的保證組織領(lǐng)導(dǎo)功能動(dòng)員教育功能信息交流功能親和功能5、會(huì)務(wù)工作的基本要求：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、熱情服務(wù)、確保安全6、會(huì)前準(zhǔn)備：制訂會(huì)議預(yù)案、編制會(huì)務(wù)工作程序表、準(zhǔn)備會(huì)議材料、發(fā)出會(huì)議通知、布置會(huì)場(chǎng)與檢查、落實(shí)后勤服務(wù)、會(huì)議預(yù)算7、會(huì)場(chǎng)布置：整體布局可分為禮堂式、全圍式、半圍式8、禮堂式特點(diǎn)：突出主席臺(tái)的地位，整個(gè)氣氛較莊重，適合：大中型報(bào)告會(huì)、表彰大會(huì)和代表大等。9、全圍式特點(diǎn)：不設(shè)專門的主席臺(tái)，會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo) 與主持人同其他與會(huì)者同坐在一起， 平等而融洽，有利于溝通交流。適用：小型會(huì)議10、半圍式特點(diǎn)：介于禮堂式與全圍式之間，即在主席臺(tái)對(duì)面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的

28、形狀，半圍式又可分為馬蹄形、T字形和弧形。適合：中小型會(huì)議。11、主席臺(tái)座次安排：首先要請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人確定主席臺(tái)上就座人員的準(zhǔn)確名單，然后嚴(yán)格按名單安排座次。12、代表席座次：橫排法豎排法左右排列法 13、會(huì)議預(yù)算包括：（1）會(huì)議費(fèi)：場(chǎng)地租金、茶水費(fèi)、設(shè)備租金等；（2）培訓(xùn)費(fèi)：專家的講課酬金等；（3）資料費(fèi)：文具費(fèi)和資料印制等；（4）食宿費(fèi)；（5）交通費(fèi)；（6）其他；14、會(huì)議記錄注意事項(xiàng)：實(shí)事求是、注意保密15、會(huì)議文書材料收集的重點(diǎn)：會(huì)議形成的各種稿本、會(huì)議的選舉材料、會(huì)議證件16、提高會(huì)議效率的措施：（1）學(xué)習(xí)列寧的開會(huì)態(tài)度與作風(fēng)。革命導(dǎo)師列寧非常注意會(huì)議的效率問題。其突出表現(xiàn)在：一是他主持的

29、會(huì)議，不論出席人數(shù)多少，總是按原定時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，不允許隨意推遲會(huì)議時(shí)間，不允許無故遲到， 厭惡拖拉作風(fēng)。二是他主張發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，抓住實(shí)質(zhì)問題議深議透，避免長(zhǎng)篇大論，離開議題；如果問題已經(jīng)清楚，他就要求提供具體建議和措施，研究如何解決問題。三是為了保證會(huì)議的質(zhì)量和效率，他還十分注意保持會(huì)議的良好氣氛和嚴(yán)肅風(fēng)氣，禁止交頭接耳、竊竊私語，在會(huì)議室里禁止抽煙，以保證空氣清新。（2）嚴(yán)格控制會(huì)議?？刂茣?huì)議的次數(shù)和會(huì)議的長(zhǎng)短是提高會(huì)議質(zhì)量的有效手段。（3）改進(jìn)開會(huì)方法。傳達(dá)文件，不一定要層層開會(huì)。 安排議程要緊湊，使與會(huì)者集中精力，抓緊時(shí)間發(fā)表意見。短會(huì)的效果往往更好。對(duì)于需要討論的文件，會(huì)前應(yīng)將有關(guān)討

30、論稿或討論提綱印發(fā)給有關(guān)單位，使與會(huì)者能預(yù)先準(zhǔn)備，做到事半功倍。部署工作的會(huì)議，可以把幾個(gè)內(nèi)容合并到一個(gè)會(huì)上講，然后分別去貫徹落實(shí)。匯報(bào)性的會(huì)議，各級(jí)秘書部門的負(fù)責(zé)人事先要審定各部門的匯報(bào)提綱，使它盡可能簡(jiǎn)明扼要。匯報(bào)時(shí)間也應(yīng)加以限定。17、維護(hù)會(huì)議紀(jì)律的手段：（1）個(gè)別暗示性勸戒。（2）公開不點(diǎn)名批評(píng)。(3)公開點(diǎn)名批評(píng)。此外，會(huì)議主席還可以建議大會(huì)對(duì)那些不止一次無故缺席，導(dǎo)致會(huì)議不能正常進(jìn)行的行為，給予適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分。第六章 保密工作1、 保密工作的要求：依法管理，完善制度；加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)；積極防范，突出重點(diǎn)；既確保秘密，又便于工作2、保密工作的方針：保守國家秘密的工作，實(shí)行積極防范、

31、突出重點(diǎn)、既確保國家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針。3、秘書人員在保密工作上具有的特點(diǎn)：知密內(nèi)容多、知密時(shí)間早、知密程度高4、秘書部門保密的重點(diǎn)與方法：口頭保密、文件保密、會(huì)議保密、通訊與辦公自動(dòng)化設(shè)備使用過程中的保密 5、國家工作人員保密守則：第一，不該說的機(jī)密，絕對(duì)不說；第二，不該問的機(jī)密，絕對(duì)不問；第三，不該看的機(jī)密，絕對(duì)不看；第四，不該記錄的機(jī)密，絕對(duì)不記錄；第五，不在非保密本上記錄機(jī)密；第六，不在私人通信中涉及機(jī)密；第七，不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；第八，不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件和資料；第九，不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)；第十，不攜帶機(jī)密材料游覽、參

32、觀、探親訪友和出人公共場(chǎng)所。 第七章 信息工作1、信息的概念：信息是人們對(duì)客觀世界認(rèn)識(shí)的反映，它提供了有關(guān)現(xiàn)實(shí)世界事物的消息和知識(shí)。2、信息工作的意義：(1) 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的信息根據(jù)(2) 為領(lǐng)導(dǎo)日常工作提供有效的信息咨詢(3) 是秘書機(jī)構(gòu)做好其他工作的重要保證（4）是增進(jìn)秘書才能的最佳途徑3、信息工作的基本要求：適事適度、準(zhǔn)確真實(shí)、時(shí)效高效4、信息工作的一般程序：信息的收集積累、信息的篩選和校正、信息的分類、信息的深度加工、信息的傳輸和反饋5、信息收集的范圍：（1）各級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒布的方針、政策、法規(guī)（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或主管部門發(fā)布的意見（3）所轄地區(qū)、所屬單位的基本情況（4）對(duì)本組織工

33、作或產(chǎn)品的反饋信息（5）同行業(yè)的新進(jìn)展、新做法、新經(jīng)驗(yàn)、新產(chǎn)品、新技術(shù)等6、信息收集的方法：閱讀法、觀察法、聽記法、交換法、購買法7、信息的分類：（1）根據(jù)是否具有很強(qiáng)的時(shí)效性，分為需要立即處理的信息和暫時(shí)不需要處理的信息（2）根據(jù)不同信息接收者對(duì)具體內(nèi)容上的需要，分為政治信息、經(jīng)濟(jì)信息、文化信息、科技信息等8、高層次信息：反映事物全貌、揭示事物本質(zhì)和規(guī)律并能預(yù)測(cè)事物發(fā)展趨勢(shì)的信息。有情況、有分析、有建議9、信息簡(jiǎn)報(bào)的概念：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位自行編發(fā)、用來反映和交流信息的內(nèi)部報(bào)刊之一 。如“工作動(dòng)態(tài)”、“信息快報(bào)”、“內(nèi)部參考”、“信息交流”等。向上級(jí)機(jī)關(guān)的信息簡(jiǎn)報(bào)投稿、報(bào)送或?qū)ν鈾M向交流

34、,是本單位信息輸出的一個(gè)重要形式，有利于相互之間工作協(xié)調(diào)與合作。第八章 調(diào)查研究1、調(diào)查研究的含義：調(diào)查研究，簡(jiǎn)稱調(diào)研，就是人們?cè)趯?shí)踐中，通過一定的途徑和方法，對(duì)特定客觀事物進(jìn)行有意識(shí)的探索和把握，從而獲得關(guān)于客觀事物規(guī)律性認(rèn)識(shí)的活動(dòng)過程。2、調(diào)查研究的基本原則：不唯上、不唯書、不唯眾、不唯己、要唯實(shí)3、調(diào)查研究的階段：準(zhǔn)備階段、調(diào)查階段、研究階段、總結(jié)階段4、常用的調(diào)查方法：現(xiàn)場(chǎng)觀察、個(gè)別訪談、開調(diào)查會(huì)、問卷調(diào)查統(tǒng)計(jì)調(diào)查、專家論證第九章 信訪工作1、信訪：是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向各級(jí)人民政府、企業(yè)事業(yè)單位有關(guān)工作部門反映情況, 提出建議、意見或

35、者投訴請(qǐng)求，依法由有關(guān)行政機(jī)關(guān)處理的活動(dòng)。2、信訪工作：我們把黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對(duì)人民群眾的來信來訪的受理過程稱之為信訪工作。3、信訪工作的原則：（1）堅(jiān)持實(shí)事求是、重證據(jù)、重調(diào)查研究的原則（2）堅(jiān)持按法律法規(guī)和政策辦事的原則（3）堅(jiān)持處理實(shí)際問題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合的原則（4）嚴(yán)格執(zhí)行屬地管理、分級(jí)負(fù)責(zé)，誰主管、誰負(fù)責(zé)的原則（5）堅(jiān)持“件件有著落，事事有結(jié)果”的原則 4、信訪工作的紀(jì)律：（1）接待人員應(yīng)態(tài)度和藹，文明禮貌，認(rèn)真耐心地聽取來訪人員的意見，做好記錄，并對(duì)其所提出的問題做出認(rèn)真的解答，對(duì)不符合相關(guān)法律、法規(guī)及政策的要求或因現(xiàn)實(shí)條件所限無法解答的問題，要耐心向來訪人員說明情

36、況。（2）負(fù)責(zé)信訪工作的人員依法辦理受理范圍內(nèi)的信訪件，及時(shí)解決，按期辦結(jié)。（3）凡署名信訪件均有文字答復(fù)（4）對(duì)歸口辦理的信訪件，及時(shí)督查督辦。（5）對(duì)舉報(bào)、檢舉信或走訪舉報(bào)內(nèi)容保密，不得轉(zhuǎn)被舉報(bào)人。（6）接待人員實(shí)行掛牌接待，公開接受監(jiān)督。5、秘書怎樣做好信訪工作：（1）必須認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針、政策，遵守信訪條例，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。（2）模范地執(zhí)行黨的政策法規(guī)，調(diào)查研究，實(shí)事求是，堅(jiān)持原則，秉公辦事。（3）樹立全心全意為人民群眾服務(wù)的思想，接待人民群眾來訪要熱情，處理人民群眾來信要認(rèn)真，關(guān)心人民群眾的疾苦，傾聽人民群眾呼聲，積極宣傳黨的政策，認(rèn)真做好人民群眾的思想工作，正確處理信訪中反映的問題，滿足人民群眾的正當(dāng)要求。（4）顧大局，識(shí)大體，主動(dòng)與有關(guān)單位和部門搞好團(tuán)結(jié)，相互尊重，密切配