時間管理(06新版)

1、12 天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個時刻也都有其存在的目的，生命誕生的時刻, 生命枯萎的時刻, 播種的時刻, 收成的時刻以及保持緘默的時刻，挺身講話的時刻。3 時間銀行時間銀行 如果有一間銀行，每天早上都匯入￥86400到你的帳號，但不允許你的帳號中存有余款和現(xiàn)金，每天 晚上你所沒有花掉的就不再歸你所有，遇到這種情況你會怎么做呢？當(dāng)然是把所有的通通花掉！你確實有一間這樣的銀行，它的名字叫“時間”。每天早上，它都會讓你擁有86400秒；每天晚上，所有你沒有加以利用的時間都會被刪掉。它不允許你儲蓄結(jié)余，也不會允許你透支。每天你都會重新開一個新的帳戶，每天晚上，這個帳戶的余額就會消失。如果你沒用

2、光這天的“存款”，其損失就是你自己造成的。你沒有機(jī)會回去追尋，更沒有可能去預(yù)支明天。你必須把握住現(xiàn)在，付出所有的努力，充分地利用你所擁有的時間，以獲得更多的快樂和更大的成功。4時間管理不是什么? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間5時間管理是什么? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣, 以令自己更富績效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃6人, 為何安于現(xiàn)狀? 為何你我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀1.無奈2.不確

3、定改變之後會更好3.因為現(xiàn)狀是你我最熟悉的 當(dāng)你開始不滿於現(xiàn)狀時, 表示會有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對 “新的思考方式”7“不能管理時間，便什么都不能管理不能管理時間，便什么都不能管理” 杜拉克很多人平常都在抱怨的所謂時間不夠用的問題；所謂時間太少，只是表示在這段時間里要做的事情太多，以致這段時間不允許而已；時間并不允許任何人去做每一件他的良知或幻覺告訴他們值得去做的事。8人生如此：沒有人為你 等待，沒有機(jī)會為你停留，只有與時間 賽跑，才會贏得主動！把握時間，把握前程，提高效率，才會提高你的生命意義！9找問題上初中時，老師給我們講了一個故事：有三只獵狗追一只土撥鼠，土撥鼠鉆進(jìn)了一個樹洞。

4、這只樹洞只有一個出口，可不一會兒，從樹洞里鉆出一只兔子。兔子飛快地向前跑，并爬上一棵大樹。兔子在樹上，倉皇中沒站穩(wěn)，掉了下來，砸暈了正仰頭看的三只獵狗，最后，兔子終于逃脫了。故事講完后，老師問：“這個故事有什么問題嗎？”我們說：“兔子不會爬樹?！?， “一只兔子不可能同時砸暈三只獵狗?！?“還有哪？”老師繼續(xù)問。直到我們再找不出問題了。Begin with the end in mind 在追求人生目標(biāo)的過程中，我們有時也會被途中的細(xì)枝末在追求人生目標(biāo)的過程中，我們有時也會被途中的細(xì)枝末節(jié)和一些毫無意義的瑣事分散精力，擾亂視線，以至中途停頓節(jié)和一些毫無意義的瑣事分散精力，擾亂視線，以至中途停頓下

5、來，或是走上岔路，而放棄了自己原先追求的目標(biāo)。下來，或是走上岔路，而放棄了自己原先追求的目標(biāo)。 不要忘了時刻提醒自己，土撥鼠哪去了？自己心目中的目不要忘了時刻提醒自己，土撥鼠哪去了？自己心目中的目標(biāo)哪去了？標(biāo)哪去了？10Put first things first11案例：老王的故事延 誤原 因1、沒有以第一時間把報告做好拖延，沒有界定緩急先后2、打算做報告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會議 上司緊急命令 一些電話 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾3、下班回家交通堵塞 4 、看電視 不能自我約束5、放棄工作不能自我約束6、賴床不能自我約束7、沒有帶一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞12西門子威迪歐公司目前

6、工作中時間與效率管理上的主要困擾：1、意外事件、電話的打擾，以至于無法安計劃進(jìn)行自己的工作2、主次不分，自已感覺一天挺忙，卻沒有成績3、計劃總是沒辦法如期進(jìn)行4、項目時間估算不準(zhǔn) 131415用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，只需回答只需回答是是”Y” Y” 或不是或不是 “ “ N”N”161216 “yes” 救命救命！你在時間管理上需改進(jìn)812“yes” 48 “yes”04“yes”當(dāng)心！當(dāng)心！你需要重新審視你的時間行動指南可以可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！恭喜！堅持并保留你的方法17人們并不尊重時間，他們不了解其重要性人們并不尊重時間，他們

7、不了解其重要性 人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解其自然規(guī)律其自然規(guī)律人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知人們不善于檢查提高時間管理辦法，不知道道“重要重要”與與“緊要緊要”之區(qū)別之區(qū)別有時間觀念的人不善于控制時間，他們不有時間觀念的人不善于控制時間，他們不知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng)知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng)18 帕金森原則帕金森原則時間象一根彈筋：設(shè)立期限時間象一根彈筋：設(shè)立期限 帕雷托原則帕雷托原則80%的結(jié)果來源的結(jié)果來源20%的努力的努力 注意力之謎注意力之謎 注意力需要及時恢復(fù)注意力需要及時恢復(fù) 內(nèi)在能量水平內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘有效地

8、利用你的生物鐘 效能與效率效能與效率 做正確之事，做好它做正確之事，做好它Pareto20什么是帕瑞托（Pareto）圖 ？是一種按影響程度大小順序排列顯示對某一問題或機(jī)遇有影響力的因素的圖。是一種用于從很多有意義的因素中挑選出最重要的幾個 因素的圖。是一種根據(jù)帕瑞托原則（也稱為80/20）原則制作的圖。原則我們應(yīng)該將我們的精力放在幾個最需要改進(jìn)的地方，而不是我們應(yīng)該將我們的精力放在幾個最需要改進(jìn)的地方，而不是全面開花。因為全面開花。因為80%的問題是由的問題是由20%的原因造成的。因此，的原因造成的。因此，如果我們能夠去處如果我們能夠去處20%的原因，我們就能得到的原因，我們就能得到80%的

9、改進(jìn)。的改進(jìn)。21100908070605040302010影響品牌的原因調(diào)查55.24%85.28%100%質(zhì)量宣傳價格累計影響曲線影響品牌的因素帕瑞托（Pareto）圖示例 影響品牌因素調(diào)查100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%22報告軍長：報告軍長：天太黑，我無法天太黑，我無法一個一個地去清一個一個地去清點人數(shù)點人數(shù)23帕瑞托圖的用途 顯示由數(shù)據(jù)表明的對問題有影響事項的先后順序。 用圖示方式強(qiáng)有力地溝通處理某一個特別問題的重要性。 展示工作小組或團(tuán)隊的持續(xù)改進(jìn)所帶來的前后變化。 與“因果”圖聯(lián)合應(yīng)用。在用帕瑞托圖找出問題的主要原因后，工作小組可以把主要原因當(dāng)作一個

10、新的“因果”圖中的結(jié)果。在找到了這個結(jié)果的原因后，第二層的帕瑞托圖就可以用來進(jìn)一步分析更深層次的原因。這兩種方法的交替循環(huán)使用是工作小組用來分析復(fù)雜的項目的非常有效的方法。 表明對問題的整體有影響的其它因素的累計效果。因此，能很清晰地顯示出對問題有80%以上影響的原因。24制作帕瑞托（Pareto）圖的步驟第一步第一步 定義數(shù)據(jù)表格式定義數(shù)據(jù)表格式定義你的小組收集感興趣資料的數(shù)據(jù)表格式。第二步第二步 收集資料收集資料第三步第三步 計算總數(shù)計算總數(shù)從記錄表計算總數(shù)。有時經(jīng)計算后，有些項的出現(xiàn)頻率很小或重要性很低。這些項可以合起來歸入“其它”項。第四步第四步 畫帕瑞托坐標(biāo)軸畫帕瑞托坐標(biāo)軸1）在圖紙

11、上畫出左垂直軸和底部的水平軸。記錄表原因發(fā)生次數(shù)總數(shù)備 件 用完IIIII IIIII I11維修IIIII III8故障IIIII5其它III3合計 2725制作帕瑞托（Pareto）圖的步驟（續(xù)一）2）將左垂直軸根據(jù)你檢測到的最大數(shù)值進(jìn)行等分。3）將底部水平軸按測試的項目進(jìn)行等分。4）將頻率最高的項目畫在最前面，然后是第二高頻率，直至所有項都畫出來。這樣，最重要的項出現(xiàn)在最左面，而“其它”項則出現(xiàn)在最右面。第五步第五步 畫出帕瑞托柱子畫出帕瑞托柱子柱子的高度應(yīng)該等于各項目的數(shù)值。相鄰的柱子應(yīng)緊靠一起。第六步第六步 畫出每項的累計曲線畫出每項的累計曲線1）畫出右邊的垂直軸。2）在右垂直軸與左

12、垂直軸上的最高數(shù)值點的對應(yīng)位置上標(biāo)出100%，并將以下均分為五部分，標(biāo)出百分?jǐn)?shù)。26制作帕瑞托（Pareto）圖的步驟（續(xù)二）3）從最左邊的帕瑞托柱子的左下角開始畫該柱子的對角線。4）再將第二項的數(shù)值與第一項相加，從第一項柱子的右上角畫到相加所得的數(shù)值位置，水平方向等于延伸的寬度應(yīng)等于第二項的寬度。5）重復(fù)上述步驟直至畫到圖的右上角。最終的高度應(yīng)等于所有項之和的數(shù)值并畫到100%的地方。第七步第七步 加上圖例加上圖例日期、資料來源、責(zé)任人以及圖名等均應(yīng)標(biāo)出。500400300200100100%100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%長江公司1998年2月15日數(shù)據(jù)由改革

13、推廣小組收集和分析與他人的關(guān)系愉快的工作環(huán)境學(xué)習(xí)機(jī)會其它員工不滿意度調(diào)查的帕瑞托分析應(yīng)答頻率百分比48%76%88%員工不滿的原因27成本成本/效果妥協(xié)效果妥協(xié)-80：20法則法則效果效果 100 80 60 40 20 00 20 40 60 80 100時間和精力考慮因素：最先的數(shù)量級估計的結(jié)果說明什么？如果出錯，意味著多大的問題？分析的難度有多大？尋求十全十美尋求好的答案28 用正確的方法做錯誤之事用正確的方法做錯誤之事 用正確的方法做正確之事用正確的方法做正確之事 用錯誤的方法做正確之事用錯誤的方法做正確之事 用錯誤的方法做錯誤之事用錯誤的方法做錯誤之事29 危機(jī)危機(jī) 急迫的問題急迫的

14、問題 有期限壓力的計劃等有期限壓力的計劃等 不速之客不速之客 某些電話、會議某些電話、會議 某些信件與報告等某些信件與報告等 防患未然防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系等建立人際關(guān)系等 繁瑣的工作繁瑣的工作 某些信件、電話某些信件、電話 浪費(fèi)時間之事等浪費(fèi)時間之事等30 全無責(zé)任感全無責(zé)任感 工作不保工作不保 依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生 壓力壓力 精疲力竭精疲力竭 危機(jī)處理危機(jī)處理 忙于收拾殘局忙于收拾殘局 短視近利短視近利 危機(jī)處理危機(jī)處理 缺乏自制力缺乏自制力 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂人際關(guān)系浮泛，甚至破裂 有遠(yuǎn)見有遠(yuǎn)見 平衡平衡 紀(jì)律紀(jì)律 少有危機(jī)少有危機(jī)31Dia

15、rize（定出做的（定出做的時間）時間） 變?yōu)樽優(yōu)镈o it latter（呆會做）（呆會做）Do it now！（馬上就做）（馬上就做）Dont do it。（別去做了）（別去做了）Delegate授權(quán)別人去做授權(quán)別人去做32 打擾打擾 （電話或沒有預(yù)約）（電話或沒有預(yù)約） 重要性次序無所調(diào)整重要性次序無所調(diào)整 沒有目標(biāo)、次序和計劃沒有目標(biāo)、次序和計劃 個人缺乏組織能力個人缺乏組織能力 缺乏自律缺乏自律 會議會議 資料不完整或有所延誤資料不完整或有所延誤 文書工作和繁文縟節(jié)文書工作和繁文縟節(jié) 分不清責(zé)任和權(quán)力分不清責(zé)任和權(quán)力 33 過濾電話、安排專門接電話過濾電話、安排專門接電話 的時間的時

16、間 學(xué)習(xí)終止談話的技巧學(xué)習(xí)終止談話的技巧 增加授權(quán)。增加授權(quán)。 34 建立系統(tǒng)，包括：計劃表、每建立系統(tǒng)，包括：計劃表、每日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限日目標(biāo)、優(yōu)先次序、完成期限 計劃一定要寫下來，記憶力有計劃一定要寫下來，記憶力有時會出錯，強(qiáng)迫自己按期限完時會出錯，強(qiáng)迫自己按期限完成工作成工作35一年之計在于春，一天之計在于晨 明年之計在于歲末，明天之計在于今晚計劃列在了先人一步，計劃的預(yù)先性“先人一步”、“先知先覺”競爭激烈的今天，“先”為重要困難的不是寫計劃困難的是做計劃思考，溝通，權(quán)衡，交流，提問并且傾聽36 追蹤評估追蹤評估診斷需求診斷需求設(shè)立目標(biāo)設(shè)立目標(biāo) 實施方法實施方法制定計劃的方法

17、制定計劃的方法37研討：我們需要考慮的因素研討：我們需要考慮的因素38 S：優(yōu)勢：優(yōu)勢W：劣勢：劣勢O：機(jī)會：機(jī)會T：威脅：威脅企業(yè)現(xiàn)狀分析企業(yè)現(xiàn)狀分析SWOTSWOT著眼于自身的實力及其著眼于自身的實力及其與競爭對手的比較與競爭對手的比較將注意力放在外部環(huán)境將注意力放在外部環(huán)境的變化及對自身的可能的變化及對自身的可能影響上影響上39練習(xí)：請研討出本機(jī)構(gòu)的SWOT分析表大家腦力激蕩嘍！大家腦力激蕩嘍！SWOT注意排序！注意排序！40公司目標(biāo)公司目標(biāo)培訓(xùn)分析培訓(xùn)分析部門部門預(yù)期結(jié)果實際結(jié)果實際結(jié)果工作行為工作行為設(shè)定達(dá)成的目標(biāo)設(shè)定達(dá)成的目標(biāo)成長改變成長改變41達(dá)成目標(biāo)的驅(qū)動力達(dá)成目標(biāo)的驅(qū)動力新增

18、培訓(xùn)對象新增培訓(xùn)對象資源資源 績效指標(biāo)績效指標(biāo) （生產(chǎn)力）（生產(chǎn)力）各層級業(yè)各層級業(yè)務(wù)員滿意務(wù)員滿意42SpecificSpecific具體的具體的MeasurableMeasurable可以量化的可以量化的AchievableAchievable能夠?qū)崿F(xiàn)的能夠?qū)崿F(xiàn)的Result-orientedResult-oriented注重結(jié)果的注重結(jié)果的Time-limitedTime-limited有時間期限的有時間期限的設(shè)定目標(biāo)的原則設(shè)定目標(biāo)的原則SMART43剝洋蔥法剝洋蔥法大目標(biāo)大目標(biāo)小目標(biāo)小目標(biāo)更小目標(biāo)更小目標(biāo)即時目標(biāo)即時目標(biāo)44大目標(biāo)大目標(biāo)小目標(biāo)小目標(biāo)小目標(biāo)小目標(biāo)小目標(biāo)小目標(biāo)。45我們的目

19、標(biāo)是什么我們的目標(biāo)是什么46目目標(biāo)標(biāo)S：優(yōu)勢：優(yōu)勢W：劣勢：劣勢O：機(jī)會：機(jī)會T：威脅：威脅發(fā)揮優(yōu)勢發(fā)揮優(yōu)勢彌補(bǔ)劣勢彌補(bǔ)劣勢抓住機(jī)會抓住機(jī)會應(yīng)對威脅應(yīng)對威脅列出你的行動策略列出你的行動策略474 高高重重要要性性緊迫性緊迫性高高長期實施長期實施重點實施重點實施暫緩實施暫緩實施立即實施立即實施低低47請為你的行動策略進(jìn)行排序請為你的行動策略進(jìn)行排序48p評估培訓(xùn)部計劃執(zhí)行情況評估培訓(xùn)部計劃執(zhí)行情況p追蹤和督導(dǎo)營業(yè)區(qū)及三級機(jī)構(gòu)追蹤和督導(dǎo)營業(yè)區(qū)及三級機(jī)構(gòu)計劃執(zhí)行情況計劃執(zhí)行情況49 清潔的桌面代表你有序的清潔的桌面代表你有序的思維思維 先處理棘手、最為優(yōu)先的先處理棘手、最為優(yōu)先的工作，過濾干擾，適當(dāng)

20、授工作，過濾干擾，適當(dāng)授權(quán)權(quán)怎么辦？50 設(shè)立個人與組織的重要設(shè)立個人與組織的重要工作目標(biāo)，設(shè)定完成期工作目標(biāo)，設(shè)定完成期限限 學(xué)習(xí)專注的技巧，克服學(xué)習(xí)專注的技巧，克服拖延的壞習(xí)慣拖延的壞習(xí)慣 認(rèn)識真正的朋友不會認(rèn)識真正的朋友不會因為坦率的解釋而被因為坦率的解釋而被觸怒觸怒 出示雙方同意的優(yōu)先出示雙方同意的優(yōu)先次序清單來拒絕老板次序清單來拒絕老板 別人會替那些沒有優(yōu)別人會替那些沒有優(yōu)先次序的人決定優(yōu)先先次序的人決定優(yōu)先次序次序 51 寫下寫下 會議的目的、議程，會議的目的、議程， 參加的人才通知參加，參加的人才通知參加， 務(wù)必準(zhǔn)時開會與散會，務(wù)必準(zhǔn)時開會與散會， 控制會議議題，控制會議議題，

21、有效追蹤執(zhí)行會中完成的所有效追蹤執(zhí)行會中完成的所 有決議。有決議。 52 確定何種資料確定何種資料 控制資料需要量控制資料需要量 優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化優(yōu)先次序標(biāo)準(zhǔn)化 當(dāng)下就處理文件當(dāng)下就處理文件 設(shè)計簡化文件處理的系統(tǒng)設(shè)計簡化文件處理的系統(tǒng) 53情 況 復(fù) 雜 性 解 決 方 法陳 述 問 題 在 當(dāng) 下 的 情 況 將 困 難 之 處 詳 細(xì) 列 出 以 改 善 情 況 列 出 可 能 的 解 決 途 徑 或 者 金 字 塔 結(jié) 構(gòu) 主 要 結(jié) 論 子 論 點 子 論 點 輔 助 數(shù) 據(jù) 輔 助 數(shù) 據(jù) 輔 助 數(shù) 據(jù) 輔 助 數(shù) 據(jù)問 題 或 選 擇 方 案 樹 形 圖 問 題 問 題 行 動

22、1 行 動 2 行 動 3 行 動 4 是否是否54 準(zhǔn)備一份征得主管同意的工準(zhǔn)備一份征得主管同意的工 作責(zé)任清單作責(zé)任清單 堅持獲得與責(zé)任對等的職權(quán)堅持獲得與責(zé)任對等的職權(quán) 擬出明確的工作項目說明擬出明確的工作項目說明 55 建立目標(biāo)建立目標(biāo) 每天做時間計劃每天做時間計劃 編排優(yōu)先次序，定下期限編排優(yōu)先次序，定下期限 運(yùn)用時間管理原則（找出最重要之事并先完成它）運(yùn)用時間管理原則（找出最重要之事并先完成它） 改善技巧，排除打擾改善技巧，排除打擾 憑借組織安排打電話憑借組織安排打電話 利用利用“Quiet An Hour” (Quiet An Hour” (清靜一小時），學(xué)清靜一小時），學(xué) 習(xí)說

23、習(xí)說“不不” 一次性時間處理文件一次性時間處理文件 跟隨會議議程，控制會議時間跟隨會議議程，控制會議時間 請別人幫忙請別人幫忙 克服人性弱點，走出時間陷阱克服人性弱點，走出時間陷阱56圖表系統(tǒng)管理法圖表系統(tǒng)管理法Gantt chart57 20世紀(jì)提出的圖表系統(tǒng)法,后以他的名字來命名的管理圖表,它被認(rèn)為是管理工作上的一次革命,社會歷史學(xué)家視為 20世紀(jì)最重要的社會發(fā)明世紀(jì)最重要的社會發(fā)明表明表明: :工作計劃中各“事件”之間在時間上的相互關(guān)系強(qiáng)調(diào)強(qiáng)調(diào): :時間和成本在計劃和控制中的重要性58甘特圖簡介 甘特圖(Gantt chart)是本世紀(jì)初由亨利甘特開發(fā)的,內(nèi)在思想簡單,基本是一條線條圖,

24、橫軸表示時間,縱軸表示活動(項目),線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況.它直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進(jìn)行,及實際進(jìn)展與計劃要求的對比. 管理者由此極為便利地弄清一項任務(wù)(項目)還剩下哪些工作要做,并可評估工作是提前還是滯后,亦或正常進(jìn)行.是一種理想的控制工具.59甘特思想甘特思想甘特貢獻(xiàn)甘特貢獻(xiàn)把總的計劃目標(biāo)看成把總的計劃目標(biāo)看成: 人們能夠了解和執(zhí)行的,具有相互關(guān)系的一系列計劃或各項事件.體現(xiàn)一個既簡單又基本的控制原理體現(xiàn)一個既簡單又基本的控制原理-從計劃中選取關(guān)鍵內(nèi)容并予以密切注視.60ABCDE甘特圖任務(wù)一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月61ABCDE.帶有分項目的甘特

25、圖任務(wù)261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月62ABCDE.帶有分項目和分項目網(wǎng)絡(luò)的甘特圖帶有分項目和分項目網(wǎng)絡(luò)的甘特圖任務(wù)261345798一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月63案例1：圖書出版甘特圖編輯加工設(shè)計版式制圖打印校樣印刷校樣設(shè)計封面1月 2月 3月 4月64 案例2：集團(tuán)攝制 入司教育片 - 背景介紹 具體工作：17項 項目時間：3.5個月 甘特圖分析 6519971月2月202122232425262728293031123456789101112草擬方案討論修改方案方案送審修改方案及分工撰寫腳本平安發(fā)展平安理念平安機(jī)制平安創(chuàng)新平安員工平安服務(wù)平安文化平安奉獻(xiàn)平安聲譽(yù)收集資料討論修改腳本時間進(jìn)度任務(wù)入司教育片拍攝計劃甘特圖661997