第二章_企業(yè)行政事務

1、第二章第二章 企業(yè)行政事務企業(yè)行政事務第一節(jié)第一節(jié) 企業(yè)辦公室工作企業(yè)辦公室工作第二節(jié)第二節(jié) 企業(yè)對外關系管理企業(yè)對外關系管理第三節(jié)第三節(jié) 企業(yè)差旅管理企業(yè)差旅管理第四節(jié)第四節(jié) 企業(yè)會務管理企業(yè)會務管理 第一節(jié)第一節(jié) 企業(yè)辦公室工作企業(yè)辦公室工作 辦公室是企業(yè)行政對內服務的窗口，對外聯(lián)系的橋梁，接待工作必不可少，辦公室工作主要包括：接待工作、文檔管理、內務管理等。一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 （一）接待工作的原則P20 一般企業(yè)接待的原則 1、誠懇熱情、講究禮儀 2、細致周到、按章辦事 3、勤儉節(jié)約 4、保守秘密一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 外事接待工作的基本原則P20 1、主

2、權高于一切原則 2、高度統(tǒng)一原則 3、平等相待原則 4、內外有別原則 5、接待得當原則老外天朝生存指南一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 （二）接待工作的內容 接待前的準備接待前的準備P21 1、邀請 2、擬定接待方案 3、接待活動預算 4、全面準備一、辦公室接待工作一、辦公室接待工作 到訪接待到訪接待P22 1、迎接 2、正式接待活動 3、妥當安排送行 來賓離開后的后續(xù)工作來賓離開后的后續(xù)工作 確認返回安全、郵寄傳送資料、意見反饋等二、辦公室文件管理 基本工作：收、發(fā)、管、用P24 工作重點工作重點：收文處理抓催辦，發(fā)文處理抓把關，文件保管抓分類，文件利用抓方便。 總重點：文件利用二、辦公

3、室文件管理P25 （一）收文處理 （三主優(yōu)先原則；三種傳閱方式） （二）發(fā)文處理 （三）文件保管 （四）文件利用 檔案學 主干學科：圖書館、情報與檔案管理。 主要課程：檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學、電子檔案管理學、檔案文獻編研學、檔案法規(guī)學、文書學、科技文件管理學、秘書學、檔案管理自動化、檔案保護學、特種檔案管理學、檔案檢索語言、信息網(wǎng)絡管理學、專業(yè)英語、外國檔案工作、中國檔案史、辦公自動化、縮微攝影復制技術等。三、辦公室內務管理 （一）辦公室制度管理P29 （二）辦公室文化管理P29 （三）辦公室人員管理P30 （1）心理激勵措施 （2）觀念教育措施改掉辦公室的壞習慣第二節(jié) 企業(yè)對

4、外關系管理 企業(yè)對外關系管理是指企業(yè)在營運過程中，有意識、有計劃地與社會各界進行信息雙向交流及行為互動。 企業(yè)與顧客、社區(qū)、媒體、供應商、政府、競爭者、社會名流等的關系一、企業(yè)與政府關系管理P32 企業(yè)與政府關系：以企業(yè)作為行為主體，利用各種信息傳播途徑和手段與政府進行雙向的信息交流，以取得政府的信任、支持和合作，從而為企業(yè)建立良好的外部環(huán)境，促進企業(yè)的生存和發(fā)展。 （一）企業(yè)與政府關系的重要性 （二）處理企業(yè)與政府關系的基本原則 （三）企業(yè)與政府關系管理的方法二、企業(yè)與社區(qū)關系管理P35 企業(yè)與社區(qū)關系管理 1、企業(yè)的發(fā)展離不開社區(qū)的服務支持 2、企業(yè)可以帶動社區(qū)經濟發(fā)展、促進社區(qū)居民就業(yè)。

5、 企業(yè)與社區(qū)關系管理的方法 1、參與社區(qū)公益事業(yè)建設 2、經濟承擔社區(qū)義務 3、加強與社區(qū)的溝通交流第三節(jié) 企業(yè)差旅管理 一、企業(yè)差旅管理的內容P37（一）交通工具的選擇1、根據(jù)級別和距離選定交通工具2、保留票據(jù)（二）住宿酒店的選擇1、根據(jù)級別選擇酒店2、訂房方式：網(wǎng)上預訂；酒店預訂中心；旅行社預訂；面談；機票打包 （三）差旅費用管理 員工自行墊付保留票據(jù)公司報銷第三節(jié) 企業(yè)差旅管理 二、企業(yè)差旅管理的新趨勢P42 （一）外包化的差旅管理 （二）信息化的差旅管理 （三）集中化的差旅管理第四節(jié) 企業(yè)會務管理外國開議會的情形外國開議會的情形中國會議情況中國會議情況第四節(jié) 企業(yè)會務管理 會前組織管理

6、 會間服務管理 會后事項管理會前組織管理 會議籌備方案應包括的內容： 1、會議的主題、會議的主題 2、會議名稱、議程 3、會議時間、地點 4、會議用具（交通、音響、合影等） 5、會議文件 6、代表組成 7、經費預算 8、住宿餐飲安排 9、會務組會前組織管理 制定企業(yè)會議計劃 制定企業(yè)會議預案 準備企業(yè)會議文件 發(fā)送企業(yè)會議通知 布置企業(yè)會議會場 排列企業(yè)會議座次排列企業(yè)會議座次 進行與會人員編組 制發(fā)會議名冊證件 編制會議代表手冊 進行會議前檢查會議須知1、按時出席會議，遵守大會作息時間。2、不得無故缺席，因故離會，應向大會主持人請假。3、遵守大會紀律，保持會場秩序，憑參會證進入會場及就餐；會

7、議期間禁止接打電話，請將手機關閉或設為震動狀態(tài)。4、會議統(tǒng)一安排的食宿和文體活動之外的各項費用自理（如長途電話費、洗衣費、娛樂費等）。5、賓館總機為傳真6、需要預訂返程票者，請于7月13日報到后告知會務組。會務組成員及聯(lián)系方式： 郅海濤15201363xxx趙妮娜13911100 xxx胡雅靜15010713xxx楊大明13681122xxx地鐵10號線世博園文化中心頂樓餐廳世博官網(wǎng)：WWW.EXPO2010.CN虹橋機場抵達酒店約15分鐘，上海站抵達酒店約30分鐘。上海市長寧區(qū)虹橋路1591號 案例 某公司的新產品發(fā)布會即將開始，總經理秘書小張正一邊在會議大廳做著最后的檢查，一邊等著嘉賓的到來。他發(fā)現(xiàn)主席臺上的名簽有問題，一位領導不能來，名簽沒有撤掉，而另一位嘉賓剛打電話通知要來，卻沒有準備名簽。 這時，他的手機又響了，原來是接記者的車子在路上拋錨了。會務組人員來報告說，宣傳材料印的不夠。此時，嘉賓已經陸續(xù)到達。 思考：秘書小張組織會議時出現(xiàn)問題的原因是什么？如何解決？會間服務管理 會場簽到 會場服務 會議記錄 編寫會議簡報 進行會間調度 組織會議選舉 安排會議期間生活會后事項管理 及時跟蹤會議精神的貫徹傳達情況 督查會議布置任務的完成情況 搜集員工在落實工作中的意見、建議和呼聲知識回顧知識回顧第一節(jié)第一節(jié) 企業(yè)辦公室工