報批文件寫作與處理

1、1-報批文件寫作與處理 徐海洋TEL:81616082 集團公司實行文件網(wǎng)上報批以后，大大提高了處理效率，但在使用過程中也出現(xiàn)了一些問題。 如：格式不規(guī)范、無主題或主題不完整、無摘要或摘要敘述不清、報批過程混亂等。2前言3前言 我們通常所說的“打個報告” 是不規(guī)范的，報告只是應(yīng)用文寫作中的一種文體。 日常在辦公網(wǎng)或者以書面的形式報批報批的文件，主要有請示、報告和紀(jì)要。 結(jié)合集團公司要求，對報批文件進行統(tǒng)一、規(guī)范。41.請示與報告的主要結(jié)構(gòu)3.文件網(wǎng)上報批、處理程序規(guī)范4. 有關(guān)注意事項5. 怎樣給總經(jīng)理信箱反映問題2.請示寫作應(yīng)把握的問題5請示與報告的主要結(jié)構(gòu)針對某事，或為解決某個具體問題，向

2、上級請求批準(zhǔn)、答復(fù)或指示而形成的文件。為了使上級掌握某方面或階段的情況，向上級匯報工作、反映情況、答復(fù)上級的詢問或者要求而形成的文件。6請示與報告的主要結(jié)構(gòu) 請示的寫作規(guī)范標(biāo)題 標(biāo)題要準(zhǔn)確簡要地概括報告的主要內(nèi)容，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號，用二號或小二宋體字，分一行或多行居中排列。 格式：關(guān)于。的請示 如：關(guān)于為上海大眾開具全額增值稅發(fā)票的請示7請示與報告的主要結(jié)構(gòu) 文號 集團公司為規(guī)范各單位報批文件管理，規(guī)定要標(biāo)注文號，用三號仿宋體字，在標(biāo)題下居中。 如：總部辦公室201012號主送部門或領(lǐng)導(dǎo) 文號下1行，左側(cè)頂格用三號仿宋體字標(biāo)識主送部門或領(lǐng)導(dǎo)。 如：集團公司總部

3、；XXX副總經(jīng)理。請示的寫作規(guī)范8請示與報告的主要結(jié)構(gòu) 請示的寫作規(guī)范正文 正文用三號仿宋體字，位于“主送部門或領(lǐng)導(dǎo)”名稱下一行，每自然段第一行左空2格。第一段寫內(nèi)容摘要，簡單概括由于什么原因，向上級領(lǐng)導(dǎo)作何種請示；第二段開始，將整個請示的來龍去脈講清楚。 在正文的最后添加“以上請示，請批復(fù)?！钡慕Y(jié)語。9請示與報告的主要結(jié)構(gòu) 請示的寫作規(guī)范附件 有附件的，在正文下空一行，左空2字用三號仿宋體字標(biāo)識“附件：”，后寫附件名稱，后面不加標(biāo)點。落款 落款在正文或附件下空1-2行，用漢字格式注明時間，下面寫起草人，不用寫單位名稱。 書面報告要求在時間上面加蓋印章，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。10請示與報告的主要結(jié)構(gòu)請

4、示的寫作規(guī)范范文范文內(nèi)容內(nèi)容摘要摘要文號文號（仿宋三號）落款落款文體文體11請示與報告的主要結(jié)構(gòu) 報告的寫作規(guī)范 根據(jù)企業(yè)情況，我們的報告可分為調(diào)查報告、項目報告、情況報告、分析報告等，也包括問題答復(fù)、定期匯報等。 報告結(jié)構(gòu)與請示一樣，包括標(biāo)題、文號、主送部門或領(lǐng)導(dǎo)、正文、附件、落款。12請示與報告的主要結(jié)構(gòu) 報告的寫作規(guī)范標(biāo)題 標(biāo)題由單位、事由加文種組成；字號用二號或小二宋體字，分一行或多行居中排列。 如：生產(chǎn)安全部關(guān)于。的調(diào)查報告 質(zhì)量管理部關(guān)于。情況的報告文號 用三號仿宋體字，在標(biāo)題下居中。 請示和報告統(tǒng)一文號，順序下排，以便管理。 13請示與報告的主要結(jié)構(gòu)報告的寫作規(guī)范主送部門或領(lǐng)導(dǎo)

5、文號下1行，左側(cè)頂格用三號仿宋體字標(biāo)識主送部門或領(lǐng)導(dǎo)。附件 有附件的，在正文下空一行，左空2字符用三號仿宋體字標(biāo)識“附件：”，后寫附件名稱。落款 落款在正文或附件下空1-2行，因為標(biāo)題中已有發(fā)文單位名稱，所以此處用中文數(shù)字寫法注明時間即可，下面寫起草人，書面報告要求在時間上面加蓋印章，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。14請示與報告的主要結(jié)構(gòu) 報告的寫作規(guī)范正文 第一段寫內(nèi)容摘要，概括交代目的、主要事由及結(jié)論；然后分段論述工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求翔實、概括；最后寫存在的問題，提出意見或建議。 結(jié)語可寫“請審閱”或“特此報告”。15范文范文單位單位文體文體內(nèi)容摘要內(nèi)

6、容摘要16結(jié)語結(jié)語17171.請示與報告的主要結(jié)構(gòu)3.文件網(wǎng)上報批、處理程序規(guī)范4. 有關(guān)注意事項5. 怎樣給總經(jīng)理信箱反映問題2.請示寫作應(yīng)把握的問題181、怎樣擬好標(biāo)題 l標(biāo)題是標(biāo)明公文內(nèi)容的簡短語句，是公文結(jié)構(gòu)的必備要素，具有統(tǒng)攝全篇、揭示主旨的作用。l 集團公司對報批文件的主題要求非常嚴格，實際也就是對報批文件標(biāo)題的要求。寫好標(biāo)題，能夠大大提升公文處理效率。l起草一份公文，首先要擬好它的標(biāo)題。請示寫作應(yīng)把握的問題19請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題標(biāo)題三要素：發(fā)文機關(guān)+發(fā)文事由+文種 一般下行性文件要注明發(fā)文機關(guān)，如通知、通報、決定、通告等，這樣既可以準(zhǔn)確表達文件的效力范圍，也便于其

7、他單位的轉(zhuǎn)發(fā)、引用，一眼便能明了由哪個，或哪幾個部門共同下發(fā)的文件。 集團公司報批文件中，請示標(biāo)題不要求加發(fā)文機關(guān)。20請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題 發(fā)文事由：發(fā)文事由：“題好一半文”，事由概括的好，你的文件就做好了一半。 概括準(zhǔn)確，題文一致-表述一求簡單，二求明了，用詞要準(zhǔn)確，切忌題文相悖。n采購類：采購類：關(guān)于采購XXX的請示；關(guān)于更新XXX的請示。 獨家采購的要注明，關(guān)于獨家采購XXX公司XXX的請示。n核銷類：核銷類：關(guān)于核銷XXX費用的請示；關(guān)于對XXX費用進行核銷的請示。n項目類：項目類：關(guān)于實施XXX項目的請示。21請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題n發(fā)布類：發(fā)布類：關(guān)于發(fā)

8、布XXX規(guī)定的請示；關(guān)于發(fā)布XXX通報的請示；關(guān)于公布XXX方案的請示。n發(fā)票類：發(fā)票類：關(guān)于為XXX開具XX發(fā)票的請示。n獎勵類：獎勵類：關(guān)于對XXX進行獎勵的請示； 有時也可直接簡要敘述，如關(guān)于升級一臺計算機主機的請示；關(guān)于加強XXX項目過程控制的請示。22請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題 語法要正確。 避免“雙請”情況的出現(xiàn)。如，關(guān)于申請XXX的請示，明顯重復(fù)，還有其他的如請求、報請、提請、懇請等均要注意此類問題。 表述簡要，一目了然。用語要簡潔明了，不要用模糊不清的詞句。 不要出現(xiàn)“我方、對方、貴方”之類的詞。23請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題 文種：文種：選擇文種要正確。 起文

9、必設(shè)標(biāo)題，標(biāo)題必注文種，文種必出于法。 標(biāo)題的重要性已經(jīng)講了，而文種出于法，這里的法指的就是國家行政機關(guān)公文處理辦法，中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例。 比如，關(guān)于XXX的設(shè)想，關(guān)于XXX的說明；關(guān)于XXX的計劃。這都不是法定文種，可以作為附件，但不能單獨行文報批。24請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題n文種的選擇：根據(jù)收、發(fā)文之間的組織關(guān)系分為上行、平行、下行。 上行一般包括請示、報告；平行主要有函、議案；下行一般包括命令（令）、決定、決議、批復(fù)、通知、通報等。n根據(jù)文種性質(zhì)，指揮性用的一般有決定、命令等；告知性的就用公告、通告、通報、通知等；報請的用請示、報告。n具體注意：勿用報告代替請示，如關(guān)

10、于申請XXX的報告、關(guān)于XXX的請示報告。25請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題關(guān)于申請打印機的報告關(guān)于申請打印機的報告 集團公司：集團公司： XXX公司生產(chǎn)計劃部急需兩臺針式打印機。 目前，生產(chǎn)計劃部兩臺針式打印機（LQ-1600K），是使用打印機最早一批（1992年），長期服役；多次維修，效果不佳。打印機主要用于： 一.生產(chǎn)計劃部：月統(tǒng)計報表、各項計劃的打印工作。 二.會計：各種報告的打印工作。 三.品質(zhì)部：月質(zhì)量報表和各種報告的打印工作。 四.管理方面的各種報告等。 特此報告請領(lǐng)導(dǎo)批示XXX公司2008-02-2926請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣擬好標(biāo)題 標(biāo)題明顯不符合要求，首先確定文種請

11、示，那么架構(gòu)就是關(guān)于。的請示關(guān)于。的請示。 看請示的內(nèi)容，申請打印機意思表達不完整，是報廢打印機？調(diào)換打印機？還是維修打印機？都不是，是購買新打印機，替換舊打印機。所以我們的標(biāo)題基本可以確定了，關(guān)于更新打印機的請示關(guān)于更新打印機的請示，再準(zhǔn)確一些的話-關(guān)于更新關(guān)于更新兩臺針式打印機的請示兩臺針式打印機的請示，這樣標(biāo)題就完整了。27請示寫作應(yīng)把握的問題2、請示正文部分如何把握重點n請示正文寫作通常包括三部分：申述理由、請示事項、結(jié)束語。n重心是申述理由部分，請示能否得到批準(zhǔn)就看你的理由是否找的準(zhǔn)確？是否充足？是否說明白了？n申述理由三個要點：準(zhǔn)、足、透。28請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫好正文n準(zhǔn)

12、如何打動領(lǐng)導(dǎo)？切入點要準(zhǔn)。 為什么要更新打印機？是因為打印機壞了，修不好了，影響工作了，這就是請示的切入點，所以我們要圍繞這個切入點展開敘述。 同時，用詞、用句都要準(zhǔn)確表達觀點，不要模棱兩可。29請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫好正文關(guān)于申請打印機的報告關(guān)于申請打印機的報告 集團公司：集團公司： XXX公司生產(chǎn)計劃部急需兩臺針式打印機。 目前，生產(chǎn)計劃部兩臺針式打印機（LQ-1600K），是使用打印機最早一批（1992年），長期服役；多次維修，效果不佳。打印機主要用于： 一.生產(chǎn)計劃部：月統(tǒng)計報表、各項計劃的打印工作。 二.會計：各種報告的打印工作。 三.品質(zhì)部：月質(zhì)量報表和各種報告的打印工作。

13、四.管理方面的各種報告等。 特此報告請領(lǐng)導(dǎo)批示XXX公司2008-02-29表達委婉，不能打??？打印不清楚？打印的慢？都叫效果不佳。沒有表達出不能使用，或者嚴重影響工作效率的意思來 30請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫好正文n足-證據(jù)要充足，理由充分。打印機用了多長時間了？有沒有維修過？誰給證明你的打印機壞了？打印機使用頻率怎么樣？這些都要一一說明。 我們看這篇請示的理由是否充足？ 時間長、維修效果不佳、打印機的用途。 意思能夠理解，但文字表達不清楚，沒有把所需要的信息都表現(xiàn)出來。 31請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫好正文 生產(chǎn)計劃部兩臺針式打印機，用于月統(tǒng)計報表、各項計劃，品質(zhì)部的月質(zhì)量報表，以及

14、各種呈報文件等打印工作。購于XXX年，中間已多次損壞，現(xiàn)在又壞了，無維修價值，影響了幾個部門的正常工作。n像計算機、打印機此類硬件的報廢、購買都需要技術(shù)中心的意見，要把更換機子的品牌、型號、大約價格都問清楚了，在行文時注明。32請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫好正文n透就是整篇布局，結(jié)構(gòu)合理，一目了然。不能理由全有了，但是結(jié)構(gòu)散亂，讓領(lǐng)導(dǎo)看的不舒服，也就有可能影響到批復(fù)。33請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫好正文關(guān)于申請打印機的報告關(guān)于申請打印機的報告 集團公司：集團公司： XXX公司生產(chǎn)計劃部急需兩臺針式打印機。 目前，生產(chǎn)計劃部兩臺針式打印機（LQ-1600K），是使用打印機最早一批（1992年）

15、，長期服役；多次維修，效果不佳。打印機主要用于： 一.生產(chǎn)計劃部：月統(tǒng)計報表、各項計劃的打印工作。 二.會計：各種報告的打印工作。 三.品質(zhì)部：月質(zhì)量報表和各種報告的打印工作。 四.管理方面的各種報告等。 特此報告請領(lǐng)導(dǎo)批示XXX公司2008-02-29用途逐項列出，讓我們感覺整篇請示的主體就是這兩臺打印機的用途 要請示什么？34請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫好正文 關(guān)于更新兩臺針式打印機的請示關(guān)于更新兩臺針式打印機的請示 XXX公司2010X號 集團公司總部： XXX公司生產(chǎn)計劃部的兩臺XXX型號針式打印機，購于199X年，中間已多次損壞、維修，近期又出現(xiàn)嚴重故障，不能使用，經(jīng)技術(shù)中心鑒定，無

16、維修價值。此兩臺打印機主要用于生產(chǎn)計劃部的月統(tǒng)計報表、各項計劃，品質(zhì)部的月質(zhì)量報表，以及各種呈報文件等打印工作。目前，已影響了幾個部門的正常工作，特申請更新兩臺打印機。經(jīng)咨詢技術(shù)中心，建議購買XXX型號針式打印機，價格約為XXX元/臺。 以上請示，請批復(fù)。二一年五月四日35請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫摘要3、怎樣寫摘要？ 寫摘要，就是怎樣用最簡單的語言表達最準(zhǔn)確、完整的意思。l我們可以把標(biāo)題進行擴展，使得更豐富一些-標(biāo)題追溯法l 圍繞我們的切入點，把幾個要素串聯(lián)起來-要素串聯(lián)法 XXX公司生產(chǎn)計劃部急需兩臺針式打印機。沒有比標(biāo)題多反映多少內(nèi)容36請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫摘要 標(biāo)題：關(guān)于更新

17、兩臺針式打印機的請示 我們只要緊緊圍繞“更新兩臺針式打印機”進行擴展就可以，原因：原有打印機損壞不能使用，無法維修了，工作受到影響；更新需要多少費用等等。 那么就可以簡單概括為：XXX公司生產(chǎn)計劃部兩臺針式打印機損壞而影響正常工作，經(jīng)技術(shù)中心確認無法維修，申請購買兩臺新打印機，約需費用XXX元。37請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫摘要 要素串聯(lián)法：原有打印機損壞、無法維修、影響工作、需更新，把這幾點串起來就形成了請示的摘要。 XXX公司生產(chǎn)計劃部兩臺針式打印機損壞而影響正常工作，經(jīng)技術(shù)中心確認無法維修，申請購買兩臺新打印機，約需費用XXX元。 有的很短的文件，不需要寫摘要。有的很短的文件，不需要寫

18、摘要。38請示寫作應(yīng)把握的問題 怎樣寫摘要 關(guān)于更新兩臺針式打印機的請示關(guān)于更新兩臺針式打印機的請示 XXX公司2010X號 集團公司總部： XXX公司生產(chǎn)計劃部兩臺針式打印機損壞而影響正常工作，經(jīng)技術(shù)中心確認無法維修，申請購買兩臺新打印機，約需費用XXX元。 XXX公司生產(chǎn)計劃部的兩臺XXX型號針式打印機，購于199X年，中間已多次損壞、維修，近期又出現(xiàn)嚴重故障，不能使用，經(jīng)技術(shù)中心鑒定，無維修價值。此兩臺打印機主要用于生產(chǎn)計劃部的月統(tǒng)計報表、各項計劃，品質(zhì)部的月質(zhì)量報表，以及各種呈報文件等打印工作。目前，已影響了幾個部門的正常工作，特申請更新兩臺打印機。經(jīng)咨詢技術(shù)中心，建議購買XXX型號針

19、式打印機，價格約為XXX元/臺。 以上請示，請批復(fù)。二一年五月四日39391.請示與報告的主要結(jié)構(gòu)3.文件網(wǎng)上報批、處理程序規(guī)范4. 有關(guān)注意事項5. 怎樣給總經(jīng)理信箱反映問題2.請示寫作應(yīng)把握的問題40文件網(wǎng)上報批、處理程序規(guī)范 集團公司規(guī)定，報批文件需由單位領(lǐng)導(dǎo)以批件形式主送相關(guān)審核部門或領(lǐng)導(dǎo)簽署意見。這里這里都會都會類型類型“批件批件”文件網(wǎng)上報批、處理程序規(guī)范主送審核部主送審核部門或領(lǐng)導(dǎo)門或領(lǐng)導(dǎo)主題要主題要完整完整添加報添加報批文件，批文件，有附件有附件的依次的依次添加添加將內(nèi)容摘要將內(nèi)容摘要復(fù)制到這里復(fù)制到這里文件網(wǎng)上報批、處理程序規(guī)范 所呈報的文件轉(zhuǎn)到了需批示人郵箱的待批文件中，批

20、示人進行“批示/轉(zhuǎn)批”即可。 文件在批示過程中，相關(guān)郵箱能夠看到批示進程，但沒到最后批示完成，不準(zhǔn)進行轉(zhuǎn)發(fā)或下發(fā)。43431.請示與報告的主要結(jié)構(gòu)3.文件網(wǎng)上報批、處理程序規(guī)范4. 有關(guān)注意事項5. 怎樣給總經(jīng)理信箱反映問題2.請示寫作應(yīng)把握的問題44 總部辦公室曾發(fā)布了“關(guān)于下發(fā)基層報告審批程序的通知”，主要對報批文件的報批程序進行了規(guī)范，并強調(diào)了一些注意事項，這次對其中部分內(nèi)容進行了修正，并就其中常出現(xiàn)的問題再次進行強調(diào)。有關(guān)注意事項45 1. 語言方面要遵循準(zhǔn)確、簡潔、樸實的基本要求。 準(zhǔn)確-最基本的要求，稱為“第一要求”，即表述要準(zhǔn)確清楚，句子要合乎語法、邏輯，內(nèi)容數(shù)據(jù)、圖示、名稱等要

21、準(zhǔn)確無誤。 如：1,234,567.12元， 常出現(xiàn)的錯誤有123,4567.12元; 123,4567.12萬元; 1，234，567.12元 有關(guān)注意事項46 簡潔-要求文字簡短，表述直截了當(dāng)，言簡意賅，盡量避免煩瑣累贅。 樸實-用語應(yīng)通俗易懂，忌華麗雕琢，不大肆渲染，不堆砌詞藻。有關(guān)注意事項 2. 所有報批文件遵循“一文一事”。 一份請示或報告只能寫一件事，網(wǎng)上報批時不能將兩個或兩個以上請示事項作為一個批件呈報。47 3. 單位領(lǐng)導(dǎo)要加強對報批文件的審核、把關(guān)。 集團公司要求，報批文件要從單位領(lǐng)導(dǎo)郵箱報送。 4. 職能部室要根據(jù)各自職能管理范圍，加強報批文件的審核， 職能部室主要領(lǐng)導(dǎo)對審核意見負責(zé)。 5. 涉及到專項資金預(yù)算的報批文件，必須經(jīng)相關(guān)職能部門與財務(wù)預(yù)算