會議管理手冊1

1、會議管理手冊 2014年7月4日 會議需要管理嗎？如何進行會議管理？ ？ 整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。會議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會議既需要管理，更不能缺少技巧！ 目錄目錄一、會議的意義二、會議的目的三、會議的原則四、會議的紀律五、會議的種類六、辦事處會議七、會議的注意事項一、會議的意義一、會議的意義1、會議是一個集思廣益的渠道2、會議是體現(xiàn)一個組織或一個部門的管理平臺3、會議是一種群體溝通的方式集思廣益圖集思廣益圖會議想法想法想法好創(chuàng)意好點子甲乙丙會議 影響團隊影響團隊激勵士氣激勵士氣資源共享資源共享開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意協(xié)調(diào)矛盾協(xié)調(diào)矛盾取得共識取

2、得共識傳達政令和資訊傳達政令和資訊 教育訓練教育訓練培養(yǎng)人才培養(yǎng)人才開展有效的溝通開展有效的溝通二、會議的目的達成協(xié)議與解決問題達成協(xié)議與解決問題點明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點子評議新點子確定行動綱領 三、會議原則三、會議原則1、有目的、有主題、有準備、有結(jié)果；2、不離題、不附和、不推諉、不攻擊；3、會前通知、按時出席、集中精力、遵守紀律；4、充分討論、暢所欲言、集思廣益、民主集中； 四、會議的紀律四、會議的紀律 1、提前5分鐘到會場； 2、把手機調(diào)整為靜音或者振動狀態(tài)； 3、未經(jīng)主持人同意，不得隨意接聽電話、不得中途離場、不得打斷他人發(fā)言； 4、認真傾聽、積極發(fā)

3、言、做好記錄。五、會議的種類五、會議的種類日常工作日常工作例例 會會業(yè)業(yè) 務務 分析會分析會經(jīng)營管理經(jīng)營管理專題會專題會 第一部分：常規(guī)的會議組織第一部分：常規(guī)的會議組織1 1、干部早會的原則：、干部早會的原則：1 1）、由老板或高管主持，部門負責人參加的會議；）、由老板或高管主持，部門負責人參加的會議；2 2）、會議時間在）、會議時間在1515分鐘左右；分鐘左右；3 3）、在每天全體員工上班前召開完成；）、在每天全體員工上班前召開完成；4 4）、干部早會最好站立召開；）、干部早會最好站立召開；5 5）、會議地點可選擇在召集者的辦公室或會議室。）、會議地點可選擇在召集者的辦公室或會議室。（一）

4、、干部早會：（一）、干部早會：2 2、干部早會流程、干部早會流程1、關懷、問候、關懷、問候2、了解出勤及主要工作、了解出勤及主要工作開開 場場協(xié)協(xié) 調(diào)調(diào)1、昨日工作小結(jié)、昨日工作小結(jié)2、今日工作計劃、今日工作計劃2、當日重點工作提示、當日重點工作提示1、工作協(xié)調(diào)與部署、工作協(xié)調(diào)與部署工工 作作3、樹立信心、鼓舞士氣、樹立信心、鼓舞士氣1、今日目標分解落實，做到干部工作目標清晰；2、干部教育、提升經(jīng)營管理能力3、面對面協(xié)調(diào)、解決問題。4 4、干部是文化、工作、制度的帶、干部是文化、工作、制度的帶頭者。頭者。3、干部早會的提示、干部早會的提示1 1、人力資源部或者其他部門輪流負責；、人力資源部或者

5、其他部門輪流負責；2 2、全體員工參加；、全體員工參加；3 3、早會是培養(yǎng)團隊風氣和提升團隊士氣的會；、早會是培養(yǎng)團隊風氣和提升團隊士氣的會；4 4、會議時間在、會議時間在3030分鐘分鐘4545分鐘左右分鐘左右5 5、原則上每月、原則上每月4 4次，分別在每個禮拜一早上召次，分別在每個禮拜一早上召開。開。（二）、全員早會：（二）、全員早會：全員早會常規(guī)流程全員早會常規(guī)流程導向?qū)蚍窒矸窒碛枌в枌?、士氣展示、士氣展示2、出勤匯報、出勤匯報 1、每次一個哲理的學習分享、每次一個哲理的學習分享2、 成成功經(jīng)驗分享功經(jīng)驗分享1、政令宣導、政令宣導 2、領導訓勉（愛心激、領導訓勉（愛心激勵）勵）3、

6、誦讀公司愿景、使命、誦讀公司愿景、使命開場開場企業(yè)新聞資訊、先進人物表彰企業(yè)新聞資訊、先進人物表彰1 1、以部門為單位組織召開；、以部門為單位組織召開；2 2、部門全體員工參加，輪流主持；、部門全體員工參加，輪流主持；3 3、晨會是培養(yǎng)團隊風氣和提升團隊士氣的會；、晨會是培養(yǎng)團隊風氣和提升團隊士氣的會；4 4、會議時間在、會議時間在1010分鐘分鐘1515分鐘左右分鐘左右5 5、原則上在每個星期一至星期五早上召開。、原則上在每個星期一至星期五早上召開。（三）、部門晨會：（三）、部門晨會：部門晨會常規(guī)流程部門晨會常規(guī)流程點評點評討論討論匯總匯總1、問候、激勵；、問候、激勵；2、資訊分享；、資訊分

7、享；就存在的問題及工作建議進行討論就存在的問題及工作建議進行討論1、對大家的工作意見進行匯總；、對大家的工作意見進行匯總；2、對當天的重點工作進行提示、對當天的重點工作進行提示開場開場1、總結(jié)前一天的工作成績與不足；、總結(jié)前一天的工作成績與不足；2、點評大家的工作計劃、點評大家的工作計劃1 1、以部門為單位組織召開；、以部門為單位組織召開；2 2、部門全體員工參加，主管主持，也可以邀請、部門全體員工參加，主管主持，也可以邀請分管領導參加；分管領導參加；3 3、是本周工作總結(jié)、下周工作計劃的會議；、是本周工作總結(jié)、下周工作計劃的會議；4 4、會議時間在、會議時間在1515分鐘分鐘2020分鐘左右

8、分鐘左右5 5、原則上在每個星期五下班前召開。、原則上在每個星期五下班前召開。（四）、周例會：（四）、周例會：周例會常規(guī)流程周例會常規(guī)流程總結(jié)總結(jié)布置布置提示提示1、問候、激勵；、問候、激勵；2、資訊分享；、資訊分享；就下周的主要工作進行布置就下周的主要工作進行布置對下周的重點工作進行提示對下周的重點工作進行提示開場開場1、總結(jié)本周的工作成績與不足；、總結(jié)本周的工作成績與不足；2、了解大家下周的工作計劃、了解大家下周的工作計劃1 1、以部門為單位組織召開；、以部門為單位組織召開；2 2、部門全體員工參加，部門主管主持，也可以邀請分管領導、部門全體員工參加，部門主管主持，也可以邀請分管領導參加；

9、參加； 3 3、是本月工作總結(jié)、次月工作計劃的會議；、是本月工作總結(jié)、次月工作計劃的會議；4 4、會議時間在、會議時間在4545分鐘分鐘6060分鐘左右分鐘左右5 5、原則上在每月初的、原則上在每月初的1-31-3號的下午下班前召開。號的下午下班前召開。（五）、月度工作總結(jié)會：（五）、月度工作總結(jié)會：月度工作總結(jié)會常規(guī)流程月度工作總結(jié)會常規(guī)流程總結(jié)總結(jié)布置布置提示提示1、問候、激勵；、問候、激勵；2、資訊分享；、資訊分享；3、傳達上級會議精神；傳達上級會議精神；就次月的主要工作進行布置就次月的主要工作進行布置對次月的重點工作進行提示對次月的重點工作進行提示開場開場1、總結(jié)本月的工作成績與不足；

10、、總結(jié)本月的工作成績與不足；2、了解業(yè)績完成情況；、了解業(yè)績完成情況；1 1、是企業(yè)的一個管理干部會議；、是企業(yè)的一個管理干部會議；2 2、部門主管及以上人員參加，副總經(jīng)理或者總經(jīng)理助理主持，（、部門主管及以上人員參加，副總經(jīng)理或者總經(jīng)理助理主持，（每個部門至少每個部門至少2 2人參加）；人參加）； 3 3、是本季度工作總結(jié)，下季度工作計劃的會議；、是本季度工作總結(jié)，下季度工作計劃的會議；4 4、會議時間在、會議時間在4545分鐘分鐘6060分鐘左右分鐘左右5 5、原則上在本季度最后一個月度總結(jié)會后、原則上在本季度最后一個月度總結(jié)會后3-53-5個工作日的下午下個工作日的下午下班后召開。班后召

11、開。（六）、季度工作總結(jié)會：（六）、季度工作總結(jié)會：季度總結(jié)會常規(guī)流程季度總結(jié)會常規(guī)流程總結(jié)總結(jié)布置布置提示提示通報本季度主要工作業(yè)績及下季度通報本季度主要工作業(yè)績及下季度工作任務目標；工作任務目標；就下季度的主要工作進行布置就下季度的主要工作進行布置對下季度的重點工作進行提示對下季度的重點工作進行提示開場開場總結(jié)本季度的工作成績與不足；總結(jié)本季度的工作成績與不足；1 1、是企業(yè)的一個管理干部會議；、是企業(yè)的一個管理干部會議；2 2、部門主管及以上人員參加，副總經(jīng)理或者總經(jīng)理助理主、部門主管及以上人員參加，副總經(jīng)理或者總經(jīng)理助理主持，（每個部門至少持，（每個部門至少2 2人參加）；人參加）；

12、3 3、是半年度的一個工作總結(jié)，也是各部門經(jīng)理述職匯報的、是半年度的一個工作總結(jié)，也是各部門經(jīng)理述職匯報的一個會議；一個會議；4 4、會議時間在、會議時間在1-21-2天；天；5 5、原則上在、原則上在7 7月初、月初、1 1月初召開。月初召開。（七）、半年度工作總結(jié)會：（七）、半年度工作總結(jié)會：半年度總結(jié)會常規(guī)流程半年度總結(jié)會常規(guī)流程述職述職總結(jié)總結(jié)提示提示通報本季度主要工作業(yè)績及下季度通報本季度主要工作業(yè)績及下季度工作任務目標；工作任務目標；就各部門述職的情況進行點評、總就各部門述職的情況進行點評、總結(jié)，提出后期的任務目標結(jié)，提出后期的任務目標對后半年度的重點工作進行提示對后半年度的重點工

13、作進行提示開場開場1、總結(jié)半年度的工作成績與不足；、總結(jié)半年度的工作成績與不足；2、就后期的主要工作進行布置、承諾、就后期的主要工作進行布置、承諾 1、企業(yè)內(nèi)部總結(jié)表彰大會； 2、經(jīng)銷商年度工作會；（八）、年度工作總結(jié)大會：（八）、年度工作總結(jié)大會： 1、企業(yè)內(nèi)部總結(jié)表彰大會1 1、是企業(yè)的一個年度管理會議；、是企業(yè)的一個年度管理會議；2 2、管理人員全部參加，總經(jīng)理或者副總經(jīng)理主持，也可以邀請企業(yè)顧、管理人員全部參加，總經(jīng)理或者副總經(jīng)理主持，也可以邀請企業(yè)顧問參加；問參加； 3 3、是年度的一個工作總結(jié)表彰大會，也是制定次年工作任務目標的一、是年度的一個工作總結(jié)表彰大會，也是制定次年工作任務

14、目標的一個規(guī)劃會議；個規(guī)劃會議；4 4、會議時間在、會議時間在1-21-2天；天；5 5、原則上在每年的春節(jié)前召開。、原則上在每年的春節(jié)前召開。（八）、年度工作總結(jié)大會：（八）、年度工作總結(jié)大會：年度總結(jié)大會常規(guī)流程年度總結(jié)大會常規(guī)流程總結(jié)總結(jié)規(guī)劃規(guī)劃展望展望通報本年度主要工作成績及業(yè)績完通報本年度主要工作成績及業(yè)績完成情況；成情況；提出次年度主要工作規(guī)劃，制定任提出次年度主要工作規(guī)劃，制定任務目標，簽訂目標責任書務目標，簽訂目標責任書1、激勵、鼓舞、動員、展望、激勵、鼓舞、動員、展望2、部分員工表態(tài)發(fā)言；、部分員工表態(tài)發(fā)言；開場開場1、總結(jié)本年度的工作經(jīng)驗與不足，提出、總結(jié)本年度的工作經(jīng)驗與

15、不足，提出改進措施與計劃；改進措施與計劃；2、對優(yōu)秀部門、優(yōu)秀個人進行評比、表、對優(yōu)秀部門、優(yōu)秀個人進行評比、表彰；彰； 2、經(jīng)銷商年度大會1 1、是企業(yè)的一個年度經(jīng)銷商管理大會，也是一次很好的新品發(fā)、是企業(yè)的一個年度經(jīng)銷商管理大會，也是一次很好的新品發(fā)布、推介大會，更是一次經(jīng)銷商年度激發(fā)信心、目標制定、思布、推介大會，更是一次經(jīng)銷商年度激發(fā)信心、目標制定、思路引導的動員大會；路引導的動員大會；2 2、經(jīng)銷商及企業(yè)管理人員、企業(yè)顧問全部參加，總經(jīng)理或者副、經(jīng)銷商及企業(yè)管理人員、企業(yè)顧問全部參加，總經(jīng)理或者副總經(jīng)理組織主持，也可以邀請社會嘉賓、供應商代表參加；總經(jīng)理組織主持，也可以邀請社會嘉賓、

16、供應商代表參加； 3 3、會議時間在、會議時間在2-32-3天；天；5 5、原則上在每年的、原則上在每年的3-43-4月或者月或者7-87-8月份召開。月份召開。 （八）、年度工作總結(jié)大會：（八）、年度工作總結(jié)大會：經(jīng)銷商總結(jié)大會常規(guī)流程經(jīng)銷商總結(jié)大會常規(guī)流程總結(jié)總結(jié)規(guī)劃規(guī)劃展望展望通報本年度主要工作成績及業(yè)績完通報本年度主要工作成績及業(yè)績完成情況；成情況；提出年度主要工作規(guī)劃、思路措施，提出年度主要工作規(guī)劃、思路措施，制定任務目標，簽訂目標責任書制定任務目標，簽訂目標責任書1、激勵、鼓舞、動員、展望、激勵、鼓舞、動員、展望2、部分經(jīng)銷商代表表態(tài)發(fā)言；、部分經(jīng)銷商代表表態(tài)發(fā)言；3、新品發(fā)布、推

17、介、訂貨；、新品發(fā)布、推介、訂貨；開場開場1、總結(jié)本年度的工作經(jīng)驗與不足，提出、總結(jié)本年度的工作經(jīng)驗與不足，提出改進措施與計劃；改進措施與計劃；2、對優(yōu)秀經(jīng)銷商進行評比、表彰；、對優(yōu)秀經(jīng)銷商進行評比、表彰；第二部分：辦事處的會議組織第二部分：辦事處的會議組織1 1、全體員工參加，部門主管輪流主持，如果倉、全體員工參加，部門主管輪流主持，如果倉庫較遠，倉庫人員可以單獨組織召開；庫較遠，倉庫人員可以單獨組織召開；2 2、晨會是培養(yǎng)團隊風氣和提升團隊士氣的會；、晨會是培養(yǎng)團隊風氣和提升團隊士氣的會；3 3、原則上在每個星期一至星期五早上召開，會、原則上在每個星期一至星期五早上召開，會議時間在議時間在

18、1010分鐘分鐘1515分鐘左右分鐘左右4 4、每次晨會拍照發(fā)到微信群里共享；、每次晨會拍照發(fā)到微信群里共享；5 5、一鼓勵、表揚、點評為主；、一鼓勵、表揚、點評為主；（一）、工作晨會：（一）、工作晨會：1、總結(jié)前一天的工作成績與不足；、總結(jié)前一天的工作成績與不足；2、點評大家的工作計劃、點評大家的工作計劃工作晨會常規(guī)流程工作晨會常規(guī)流程導向?qū)螯c評點評訓導訓導1、士氣展示、士氣展示2、出勤匯報、出勤匯報 1、政令宣導、政令宣導 2、重點工作提示、重點工作提示3、誦、誦讀公司愿景、使命讀公司愿景、使命開場開場企業(yè)新聞資訊、成功分享企業(yè)新聞資訊、成功分享1 1、參加人員：業(yè)務人員、財務人員、人事

19、行政、倉、參加人員：業(yè)務人員、財務人員、人事行政、倉庫主管、辦事處領導。部門主管輪流主持；庫主管、辦事處領導。部門主管輪流主持；2 2、是本周工作總結(jié)、下周工作計劃的會議；、是本周工作總結(jié)、下周工作計劃的會議；3 3、原則上在每個星期五下班后召開；會議時間在、原則上在每個星期五下班后召開；會議時間在30453045分鐘左右；分鐘左右；4 4、要求提前做好書面匯報材料；、要求提前做好書面匯報材料；5 5、要有會議記錄和會后跟進落實、要有會議記錄和會后跟進落實6 6、現(xiàn)場照片、會議記錄及時發(fā)到微信群及人事行政、現(xiàn)場照片、會議記錄及時發(fā)到微信群及人事行政專員郵箱。專員郵箱。（二）、周例會：（二）、周

20、例會：周例會常規(guī)流程周例會常規(guī)流程總結(jié)總結(jié)布置布置協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)1、資訊分享；、資訊分享；2、傳達上級會議精、傳達上級會議精神神1、就下周的主要工作進行布置、就下周的主要工作進行布置2、對下周的重點工作進行提示、對下周的重點工作進行提示協(xié)調(diào)部門之間的工作協(xié)調(diào)部門之間的工作開場開場1、總結(jié)本周的工作成績與不足；、總結(jié)本周的工作成績與不足；2、了解大家下周的工作計劃、了解大家下周的工作計劃1 1、參加人員：辦事處領導、業(yè)務、財務、人事行政、倉庫主、參加人員：辦事處領導、業(yè)務、財務、人事行政、倉庫主管；管； 2 2、是本月工作總結(jié)、次月工作計劃的會議；、是本月工作總結(jié)、次月工作計劃的會議；3 3、會議時間

21、在、會議時間在4545分鐘分鐘6060分鐘左右分鐘左右4 4、原則上在每月初的、原則上在每月初的1-31-3號的下午下班前召開；號的下午下班前召開；5 5、要求提前做好工作匯報材料發(fā)給主管及辦事處經(jīng)理；、要求提前做好工作匯報材料發(fā)給主管及辦事處經(jīng)理；6 6、要求做好會議記錄及會后的跟蹤落實；、要求做好會議記錄及會后的跟蹤落實；7 7、現(xiàn)場照片、會議記錄及時發(fā)到人事行政專員郵箱；、現(xiàn)場照片、會議記錄及時發(fā)到人事行政專員郵箱；（三）、月度工作總結(jié)會：（三）、月度工作總結(jié)會： 六、會議的注意事項六、會議的注意事項（一）、會議效率不高的原因（一）、會議效率不高的原因項項 次次原因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)（

22、1）時間安排得不合適會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點安排得不妥當會議地點設在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象選擇不對必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能不夠參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）準備工作不夠充分開會前沒有通知參會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）目的和結(jié)果不明確開會的原因、目的和結(jié)果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。如何進行預防性管理如

23、何進行預防性管理效率不高的原因效率不高的原因預防性管理措施預防性管理措施時間會議一般應安排在周二至周四上午或者下午兩點半以后，避免安排在周一或周五。地點地點盡量設置在一個封閉的會議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進行。開會對象的選擇事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔當主持人一職。參會者的技能參會者一定要具有傾聽能力。會議的準備工作一定要提前做好具體的準備工作。開會的原因、目的和結(jié)果在會議舉行之前將開會的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會者。（二）、高效會議的八大特征（二）、高效會議的八大特征1、明確會議目的、主題2、會前做好充分籌劃和人員溝通3、提前擬訂和分發(fā)會議議程表4、嚴格遵守會議紀律5、一切按會議程序展開6、營造良好的會議氛圍7、會議有記錄、有決議、有分工8、會后有跟蹤落實傾聽的技巧傾聽的技巧v點頭且微笑v眼神的接觸v發(fā)出傾聽的聲音v