業(yè)務(wù)合同管理制度

1、合同管理制度為明確各部門的合同管理的職責(zé)和要求，切實推進全公司項目合 同管理工作，有效控制成本和規(guī)避法律風(fēng)險，維護企業(yè)利益，促進企 業(yè)穩(wěn)定、健康的發(fā)展，加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根 據(jù)合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本 管理制度。一、合同檔案特點合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下的特點。1、突出的依據(jù)憑證性依據(jù)憑證性， 是合同檔案最突出也是重要的特點， 意思是說依法 訂立的合同對當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、 變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、 唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果。由于具 有這一

2、作用， 在市場經(jīng)濟體制下， 合同檔案時維護當(dāng)事人合法權(quán)益的 最直接、最有效的手段之一。這點特點需要引起領(lǐng)導(dǎo)、管理部門以及 檔案工作者的重視。2、時效性強時效是一個法律術(shù)語， 指時間在法律上的效力。 時間本身就是一 種法律事實，能夠引起一定的法律后果。 合同法民法等許多相 關(guān)法律對在合同的要約、 承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內(nèi)合同的效力以及當(dāng)事人各種權(quán)力、 義務(wù)的存在與消滅等均有所規(guī)定， 可 以說時效性特征貫穿于合同始終。3、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高合同要對當(dāng)事人有法律的約束力， 其自身必須具備法律規(guī)定的許 可性，即對于合同本身是否具有法律效力，法律規(guī)定了特定的形式， 不具備法律所要求的

3、特定形式， 該合同就不具有法律效力， 視為無效 合同。在訴訟中， 要證明一個合同法律效力的成立，就應(yīng)當(dāng)以法律要 求的特定形式去加以證明。 而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的 “證 據(jù)滅失”問題，原因正是對合同形式與內(nèi)容的規(guī)范性要求不甚了解， 以致在收集、 保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分， 造成合同 檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導(dǎo)致當(dāng)事人合法權(quán)益受到損 害。這些就是設(shè)立專人專管的重要性。二、合同實行統(tǒng)一管理和存放：1、公司行政工作部門對所有合同原件實行統(tǒng)一管理，各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工 作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。 所有公司

4、需要的合同原件由辦公室設(shè)專人集中統(tǒng)一保管。記載合同名稱、數(shù)量、時間、 部門、經(jīng)營范圍。保證合同的及時性、連續(xù)性、有效性、安全性。以 確保合同完整、完全和有效利用。2 、公司綜合管理部檔案室負(fù)責(zé)集團公司各類合同和復(fù)印件的存 放。各部門因業(yè)務(wù)需要合同復(fù)印件的 , 指定專人統(tǒng)一到檔案室領(lǐng)取 , 并按公司合同管理規(guī)定辦理有關(guān)登記備案手續(xù)。3 、各子公司的合同由各子公司負(fù)責(zé)辦理年檢、升級等工作，集 團公司合同管理員負(fù)責(zé)督促、 指導(dǎo)、咨詢、檢查、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、 整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部 門的合同管理工作。4 、財務(wù)合同、發(fā)票及有價證券由財務(wù)部統(tǒng)一管理。5 、合同文檔

5、管理可以以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號。6 、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要 查明原因，及時處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。7 、合同管理組要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為 依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。8 、合同管理組應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有 效地開展合同文檔的查詢、利用工作。三、合同檔案管理應(yīng)著眼于全局有別于普通文書檔案， 合同檔案的收集、 整理和組卷都有很大的不規(guī)律性，不可能指望它會像普通文書檔案那樣按時、 定期送上門來， 稍不留心，就會出現(xiàn)遺漏。因此，在合同檔案的收集、整理過程中， 合同檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與有關(guān)業(yè)務(wù)部門進行合作，明確合同檔案的具體內(nèi)容

6、，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨 情況的變化不斷進行修訂和補充，從而使合同檔案及時、完整地歸檔 有了制度保證。在實際的工作過程中，合同檔案的管理人員還應(yīng)用系 統(tǒng)、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料， 為今后可能出現(xiàn)的該合 同的各種相關(guān)或補充材料留下余地。 在提供檔案合同利用時，可以及 時主動地提供相關(guān)材料上門服務(wù)。總而言之，要著眼全局，做到未雨 綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，進而發(fā)揮應(yīng)有功效，維 護當(dāng)事人的合法權(quán)益。收集應(yīng)及時這要求檔案工作人員了解合同的辦理情況， 正式合同文本簽字儀 式都應(yīng)到場，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就及時收集歸檔。對 于其他相關(guān)的合同

7、材料已經(jīng)履行過程中當(dāng)事人之間所有有關(guān)合同內(nèi) 容的意思表達信件、催告函件等，也應(yīng)采取隨時收集的方法歸檔，避 免合同檔案的遺漏及時效的損失。收集范圍應(yīng)注意全面與準(zhǔn)確通過對合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道，人 們對合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高 很多。這就要求檔案管理專員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理 狀況，保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料，能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益。提供利用應(yīng)注意規(guī)范鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時，除特殊情況 時一般不應(yīng)提供合同文本原件，而是提供復(fù)印件，既方便了利用又減 少了磨損，同時對合同檔案的查閱也應(yīng)制度化，

8、 對于事關(guān)單位機密的 合同檔案應(yīng)采取保密措施，以免泄露單位機密。四、檔案管理與業(yè)務(wù)部門的協(xié)作互動要做好檔案合同的管理工作，離不開業(yè)務(wù)部門的合作與支持。同 時，檔案部門也可以發(fā)揮主觀能動性， 配合業(yè)務(wù)部門定期檢查合同的 辦理情況，對辦理完畢的新合同或補充協(xié)議等及時歸檔，清理遺漏的 合同材料，對有期限規(guī)定的合同的辦理情況進行通報督促。還應(yīng)大力宣傳合同檔案的重要意義與相關(guān)的法律知識， 加強業(yè)務(wù)部門的檔案意 識，為合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。五、企業(yè)合同的借用、借出及復(fù)印程序：各部門因工作急需借用公司相關(guān)合同，須出據(jù)書面申請，并在申 請上注明使用時間、事由及相關(guān)事項。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，到行政部門辦 理借

9、用登記手續(xù)。使用合同的部門和當(dāng)事人，應(yīng)妥善保管，不得遺失。 用完及時歸還。如合同遺失，應(yīng)及時向行政部報告。凡遺失合同所造成的一切經(jīng)濟損失和法律責(zé)任均由借用當(dāng)事人或部門承擔(dān)和賠償。六、管理制度細(xì)則1 、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。2 、合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于 公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得， 都有積極的意義。 各級領(lǐng)導(dǎo) 干部、法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格遵守、切實執(zhí)行本 制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、 守信譽”為核心的合同管理工作。3 、合同談判須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同參加， 不得一個人直接與對方

10、談判合同。4 、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定。對外簽訂 合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人 委托人必須對本企業(yè)負(fù)責(zé)。5 、簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對方當(dāng)事人的情況。6、合同除即時清結(jié)者外，一律采用書面格式，并必須采用統(tǒng)一 合同文本。7、合同對各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字 表達要清楚、準(zhǔn)確。8 、簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力爭協(xié) 議合同由我方所在市人民法院管轄。9、任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權(quán)益和提高 經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取 私利，違者依法嚴(yán)懲。10 、合

11、同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，方能 正式簽訂。11、合同原則上由部門負(fù)責(zé)人具體經(jīng)辦， 擬訂初稿后必須經(jīng)分管副總經(jīng)理審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審 查。合同審查的要點是：（1）、合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無簽訂、履行該合同的權(quán) 利能力和行為能力； 合同內(nèi)容是否符合國家法律、 政策和本制度規(guī)定。（2）、合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事 人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（3）、合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對方是否具備履 行合同的能力、條件；預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險；合同 非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。

12、12、根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要， 合同還應(yīng)當(dāng)或可以呈報上級主管 機關(guān)鑒證、批準(zhǔn)，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。13 、合同依法成立，既具有法律約束力。 一切與合同有關(guān)的部門、 人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的 義務(wù)，確保合同的實際履行或全面履行。14、合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有 合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。15、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時了解、 掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。否則，造成合同不 能履行、不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任

13、。16、在合同履行過程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困 難，盡力保障合同的履行。 如實際履行或適當(dāng)履行確有人力不可克服 的困難而需變更， 解除合同時， 應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng) 事人進行協(xié)商。17 、對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護本公司合法權(quán) 益出發(fā)，從嚴(yán)控制。18、變更、解除合同，必須符合合同法的規(guī)定，并應(yīng)在公司 內(nèi)辦理有關(guān)的手續(xù)。19、變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按本制度規(guī)定的審批權(quán)限和程序 執(zhí)行。20、變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方 的信件、函電、電傳等） ，口頭形式一律無效。21、變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準(zhǔn)之前，原合同仍有 效，仍應(yīng)履

14、行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。22、因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允 許免責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議 書中明確規(guī)定。23、以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。24、合同在履行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按合同 法等有關(guān)法規(guī)和本制度規(guī)定妥善處理。25、合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門與法律顧問負(fù)責(zé)處理， 經(jīng)辦人對糾 紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。26、處理合同糾紛的原則是：（1）、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒規(guī)定的，以國 家政策或合同條款為準(zhǔn)。（2）、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時

15、與對方 當(dāng)事人友好協(xié)商， 在既維護本公司合法權(quán)益， 又不侵犯對方合法權(quán)益 的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。（3）、因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益 不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，主動承 擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾 紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決。27、在處理糾紛時，應(yīng)加強聯(lián)系，及時溝通，積極主動地做好應(yīng) 做的工作，不互相推諉、指責(zé)、埋怨，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對 外。28、合同糾紛的提出，加上由我方與當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間， 應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行， 并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的 時間。29

16、、凡由法律顧問處理的合同糾紛， 有關(guān)部門必須主動提供下列證據(jù)材料(1) 、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議) ，以及與合同 有關(guān)的附件、文書、傳真、圖表等；(2) 、有關(guān)方違約的證據(jù)材料；(3) 、其他與處理糾紛有關(guān)的材料。30、對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的， 應(yīng)簽訂書面協(xié)議， 由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。31、對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書， 上級主管機關(guān)或 仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送 與對該糾紛處理及履行有關(guān)的部門收執(zhí)， 各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書 執(zhí)行的了解或履行。32、對于當(dāng)事人在規(guī)定的期限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī) 定的，承辦人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。33、對方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、 仲裁決 定書或判決書的，可向人民法院申請執(zhí)行。34、在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前， 有關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真檢查對 方的執(zhí)行情況，防止差錯。 執(zhí)行中若達成和解協(xié)議的，應(yīng)制作協(xié)議書 并按協(xié)議書規(guī)定辦理。35、合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時通知有關(guān)單位，并將有 關(guān)資料匯總、歸檔，以備考。36、本公司對合同實行專業(yè)歸檔制度，法人委托書制度，基礎(chǔ)管理制度37、公司所有合同均由辦公室統(tǒng)一登記編號、經(jīng)辦人