某火鍋有限公司行政管理細則

1、 廣州九肴涮火鍋有限公司行政管理細則為加強公司行政管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，結合公司經營實際，特制定本細則。本細則所指行政管理包括勞動考勤、印章使用管理、會議管理、檔案管理、辦公物資維護管理、公文管理、證照管理。第一章 勞動考勤管理第一條 員工行為準則：1. 員工著裝應得體大方，保持清雅整潔的儀容。2.員工應按規(guī)定時間上下班，不遲到、不早退，工作時間不得擅離職守，不得無故不簽到或打卡。3.員工因公使用電話時，說話須簡潔明快，不要言辭不清或長時間占用電話，更不得使用公司電話作私人用途。4.員工不得在工作時間內從事閑聊、吃零食、喝酒、唱歌、打瞌睡等與工作無關的

2、事項，更不得用公司的場地、設施操作與本公司無關事物。5.員工不得在辦公范圍內大聲喧嘩，粗言穢語或有挑動打架等會造成影響安寧的行為。6.員工應愛護公司設施、設備、辦公工具，如有破壞或挪用者視其情節(jié)輕重，損壞大小賠償并罰款，情節(jié)嚴重的除受到紀律處分外還要移交司法機關處理。、7.員工不得利用職權營私舞弊、假公濟私、打擊報復。8.員工不得在任何時間內在公司范圍內從事非法活動。9.員工不得損害公司財產、榮譽或貪污受賄等行為，知情員工應立即上報，袒護隱瞞或知情不報者，將作解聘處理。10. 員工不得煽動其他員工偷工懈怠，干擾日常工作。11.員工不得擅自偽造涂改公司記錄或文件，提供虛假商業(yè)情報。12.員工不得

3、違反公司的保密規(guī)定，未經許可或授權，嚴禁對外評論公司的各項政策及經營手段。13.員工應時刻維護公司形象，將公司利益放在第一位，不得做有損于公司形象的事，未經上司授權不得向公司內、外人員描述，評論公司的各項政策及經營手段，公司的各類文件、資料均屬公司的商業(yè)秘密，員工應妥善保管及嚴守秘密。14.除使用公司的名義辦理公務外，任何員工不得使用公司的名義作任何用途，濫用公司名義者將被視為欺詐行為，相關責任人除被解聘外還將受到民事或刑事檢控。15.員工之間應互相配合，共同努力，發(fā)揚團隊精神，應積極參加公司或員工自行組織的各項合法活動，以增進員工之間的友愛及信任并提高公司員工的整體團隊精神。16.員工不得以

4、任何形式兼任其他公司職位，如有發(fā)現(xiàn)予以解聘。第二條 考勤范圍：（一）公司行政人事部負責考勤，范圍：在公司總部有固定辦公室辦公的各級干部員工。（二）營銷系統(tǒng)由銷售部安排專人進行考勤。（三）生產部實行計件工資制的員工由行政人事部及生產部雙重管理與考勤。第三條 周工作時間和工作日作息時間：（一）根據(jù)公司生產有季節(jié)性特點，每周上班時間為6天（星期一至星期六）。（二）工作日作息時間：在公司總部上班員工的作息時間為周一至周六為正常上班時間。夏季(5月1日至9月30日)作息時間：上午8：0012：00；下午13：3018：00；冬季(10月1日至次年4月30日)作息時間：上午8：3012：00：下午13：0

5、017：30，上下班實行簽到制。公司特殊工作崗位人員（如顧問、保安、生產車間工人）由各部門根據(jù)崗位特點和實際經營情況自行制定，報公司批準后執(zhí)行。（三）生產部、各銷售區(qū)域可按生產、銷售優(yōu)先原則調整作息時間或作出細化安排，但須報行政人事部書面?zhèn)浒浮５谒臈l 簽到制度：（一）公司總部所有員工在上班前應到行政人事部處進行打卡或者簽到。（二）打卡時間規(guī)定：每日須打（簽）兩次卡，早上上班前、下午下班后各打（簽）一次卡。（三）因出差不能在指定地點簽到或打卡的員工，需提前一天交出差登記條到行政人事部備案。（四）臨時請假不能簽到或打卡的員工，事后需補交領導審批的書面證明到行政人事部備案。（五）生產部員工由生產部與

6、行政人事部直接考勤，各銷售區(qū)域由公司銷售部進行考勤管理（具體措施由銷售部根據(jù)營銷實際進行制定）。（六）簽到（打卡）是考勤的唯一憑證，公司各級干部、員工必須嚴肅認真對待。第五條 休假辦法：（一）員工的休息日和法定休假日如下：1、休息日為每周的星期日；特定崗位如炊事員每月休息2天。2、法定節(jié)假日：以公司行政人事部的書面通知為準進行休假，未接到通知一律正常上班。（二）事假條件：1、員工請事假，必須書面說明理由，并經相關領導批準后方能有效，堅決杜絕請霸王假，事假一律不計發(fā)工資。2、員工出差在外，不能回公司請假的，由相關部門負責人審查。3、員工因事請假，一次不得超過五天，全年累計不得超過十五天。（三）病

7、假條件：1、員工生病不能上班的，必須出具書面病假條；如發(fā)病突然或病情嚴重，可電話請假，經批準后及時辦理書面補假手續(xù)。2、病假一律憑定點醫(yī)療機構診斷證明，外診病假要有鎮(zhèn)衛(wèi)生院及以上醫(yī)院證明。3、病假工資按本人日工資的70發(fā)給。（四）工傷假條件：因工負傷，經勞動部門認定為工傷后，按工傷保險政策辦理。（五）婚假、喪假、產假條件：婚喪產假規(guī)定：婚假5天，縣外的增加2天路程假；喪假5天(直系親屬：父母、配偶、子女)，縣外的增加2天路程假；產假60天；上述婚喪假放假期間的工資照發(fā)，產假若實行保險的按保險規(guī)定計發(fā)工資。（六）公司管理層與對口管理部門的負責人原則上不得同時休假。（七）審批程序：總經理、總監(jiān)請假

8、須經董事長審批；各二級部門正副職干部請假經公司對口領導審批后生效（三天以上的請假需總經理審批后生效）；員工請假由所在部門負責人審批，（三天以上的請假需公司對口領導審批）。公司作出統(tǒng)一休假規(guī)定以外的一律屬于請假范疇，請假流程為：1、公司二級部門正副職干部請假流程為：填寫規(guī)范假條公司對口領導審批（三天以上的請假總經理審批）交行政人事部記假。2、公司二級部門正副職以下干部、員工請假流程為：（1）公司總部干部、員工：填寫規(guī)范假條二級部門負責人審批（三天以上的請假需公司對口領導審批）交行政人事部記假。（2）銷售人員請假流程按公司銷售管理制度執(zhí)行。第五條 值班管理1、門衛(wèi)值班。門衛(wèi)必須保證24小時有人當班

9、。2、公司統(tǒng)一休假期間，公司廠區(qū)和廣元辦公室必須安排人員值班，在放假前需將值班表交公司行政人事部備案。3、品質部在公司放假但生產部仍在生產或有原輔材料進廠期間，必須根據(jù)生產需要安排人員值班。第六條 加班：1.員工在公司統(tǒng)一休假的時間內上班的按加班計算，加班后按實際發(fā)生天數(shù)進行調休，特定崗位（如保潔員、花木工、炊事員、駕駛員）加班后按本人工資計算加班工資。 2. 任何人加班均要有行政人事部出具加班審批單，且不得先斬后奏，否則一律不記為加班。加班審批單必須經對口領導審查，總經理審批后生效。營銷系統(tǒng)加班審批流程根據(jù)營銷實際需要另行制定。3.加班時間3小時以上算半天，6小時以上算一天。4.生產計件人員

10、不執(zhí)行加班和調休制度（值班除外）。5. 國家法定節(jié)假日加班，營銷系統(tǒng)需提前一周提報加班申請于銷售部，銷售部報至行政人事部辦理加班，否則一律不算加班。第七條 出差管理：（一）凡出差的員工，須在出差前到行政人事部做好出差登記。出差時間超過一天的員工，須提前一天到行政人事部領取、填寫出差登記表。（二）出差審批流程：1.公司總監(jiān)、總經理：填寫規(guī)范出差登記表董事長審批交行政人事部登記2.公司部門干部、員工：填寫規(guī)范出差登記表部門負責人審查公司對口領導審查交行政人事部登記3.銷售人員出差審批流程按公司銷售管理制度執(zhí)行。（三）有關人員因特殊情況必須緊急出差，來不及按規(guī)定辦理審批手續(xù)的，須口頭報請公司有關領導

11、同意，事后再補辦手續(xù)。（四）出差人員在報銷費用時必須附上領導批準的出差依據(jù)，否則一律不予報銷差旅費。第八條 考勤辦法：（一）按本細則第三條考勤范圍規(guī)定的相關責任部門，每月3號前，將本部門上個月詳細考勤情況以電子版加傳真形式交行政人事部，傳真需部門負責人簽名，超過此時間不報表，導致員工工資不能按時發(fā)放的責任由部門自行負責。（二）考勤應逐日進行記錄，嚴禁到月底時作一次性記錄。（三）考勤人員應把公司出勤情況，按照考勤表的說明、符號，準確、完整地進行考勤，不得漏考，如有長期、短期離崗等情況，應在考勤表內用文字說明。（四）凡請假的員工應及時到行政人事部銷假、續(xù)假。緊急情況不能回公司續(xù)假，須電話請示對口領

12、導事后補齊手續(xù)報行政人事部備案。第九條 處罰管理1每次遲到、早退10分鐘內，扣工資10元，1030分鐘扣20元，超過30分鐘按曠工半天處理，曠工1天扣3天工資。每月遲到、早退五次及其以上，每年遲到、早退十次及其以上，取消年終先進評比資格；一次連續(xù)曠工3天，一年累計曠工5天及以上者作解聘處理。2公司總部辦公的干部員工每日早上上班前必須打卡或簽到，無故未打卡者或簽到，一次罰款20元。銷售部下屬各區(qū)域所有負責人每日早晨8：309：00前用辦事處（或當?shù)亟涗N商座機、當?shù)毓迷挋C）向銷售部內勤報到（當?shù)貐^(qū)域業(yè)務人員向直接領導匯報）；出差人員每到達一個城市都必須用當?shù)亟涗N商（或當?shù)毓迷挋C）報到,周日休息

13、不用報到，未執(zhí)行者，警告一次，罰款20元。3上班時間做與工作無關的事情一次處罰50元。一人一年內發(fā)生兩次以上者（不含兩次），每次增罰50元。4上班時間參與賭博或與公事無關的娛樂活動一次處罰100元。5節(jié)假日、休息日值班時擅離職守，被檢查發(fā)現(xiàn)的一次罰款200元，同時取消值班，不計算值班考勤。6私下代他人簽到的，每次罰款100元，累計三次以上（含三次）的每次增加罰款100元。）第十條 凡未完善手續(xù)擅自離崗的一律按曠工處理，公司行政人事部必須堅持原則嚴格考勤。第二章 印章使用管理第十一條 公司的各類印章是公司在職權范圍內進行公務活動，行使職權的重要標志。第十二條 職責1.公司法定代表人或授權人負責印

14、章的使用審批工作。 責：（1）負責印章的保管。 （2）負責設立印章使用登記臺帳。（3）負責印章使用的審核工作。（4）負責制定所保管印章的使用程序。第十三條 使用規(guī)定1.公司的印章主要包括公司行政公章、合同專用章、財務專用章、法人章、行政人事部及各辦事處專項業(yè)務章等。 2.印章的保管 （1）公司行政公章和合同專用章由行政人事部專人負責管理。 （2）財務專用章由財務部專人負責管理。 （3）法人章由行政人事部專人負責管理。（4）行政人事部及各辦事處專項業(yè)務章由各專業(yè)部門指定專人負責管理。 3.未經董事會和法定代表人授權及批準，任何部門和個人不得擅自刻制公司印章。印章的刻制，必須符合國務院頒布的有關印

15、章刻制的規(guī)定，并經公安局備案。4.公司印章的使用由各保管人員設立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。5.公司印章一般不得攜帶外出使用，如遇特殊情況，需攜帶印章外出，必須填寫印章外借審批單，經公司對口領導審查，總經理批準后方可借出。表一：印章外借審批單章 名用 章 事 由借出時間歸還時間申請人申請部門主管意見公司對口領導意見總經理意見印章管理部門填寫記錄6.公司內部報表及資料使用印章，必須填寫簽章審批單（見表二），由公司對口領導審批，公司外部印章的使用必須經法定代表人批準才能使用，下列情況可以由相關部門或對口領導負責審批后辦理：（1）私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由行政人事

16、部嚴格審批，符合要求后辦理并登記。（2）對調出、解除、終止勞動關系人員要求出示相關證明的，必須持有效證件材料，經人事部審批后，方可蓋章。表二：簽章審批單章 名用 章 事 由份 數(shù)申請人申請部門負責人意見公司對口領導意見印章管理部門填寫記錄7.公司印章管理人員在接到簽章審批單后方可蓋章（公司紅頭文件和通知等經總經理批準印發(fā)的除外）。8.以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，按公司財經管理制度規(guī)定蓋章。 9.公司印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。10.公司印章管理人員如工作變動，應及時上繳印章，由重新確定的印章管理人員另行辦理接收印章手續(xù)，不得私自轉交他人。 11.公司印

17、章應及時維護、確保印章清晰、端正。 12.公司印章如有不慎丟失，保管人員及時向公司對口領導報告，并向印章備案單位報失。第十四條 公司印章管理人員應嚴格履行本制度，如違反上述規(guī)定，給公司造成損失或不良影響的，印章管理員是第一責任人，印章管理部門負責人付連帶責任，違反印章管理的處罰：1.人為遺失或損壞印章的，對相關責任人處罰款300-500元/人。2.未按本章節(jié)規(guī)定私自刻制或使用印章的，根據(jù)情節(jié)輕重,對相關責任人處罰款500-1000元/人次。第三章 會議管理第十五條 公司會議種類及相關要求一、公司總經理辦公會議：每周召開一次，由公司總經理主持，公司總經理辦公會由行政人事部負責做好會議記錄,并于會

18、后1個工作日內向集團正副董事長、報送由總經理簽發(fā)的會議紀要。二、公司各部門會議：每月至少召開兩次，由部門負責人主持，部門全體人員參加，對口領導每季度至少參加一次部門辦公例會。部門辦公例會派專人做好會議記錄，會議召開部門必須于會后1個工作日內向公司總經理、各部門總監(jiān)送由部門負責人簽發(fā)的會議紀要。第十六條 召開會議要求一、會前宣讀公司重要文件及通知。二、總結上月（上周）工作、安排下月（下周）工作第十七條 違反會議要求的處罰一、因特殊原因不能按時召開會議的，必須在規(guī)定周期補開，否則對會議主持人處罰200元。二、未按時真實地報送會議紀要的，每次對會議主持人和會議記錄人各處罰100元。三、會議遲到、早退

19、一次處罰10元，無故缺席一次處罰100元。四、在會議上喧嘩、接打電話的一次處罰10元。五、開會時未將通訊設置到無聲或振動的，發(fā)生一次處罰50元。第十八條 公司行政人事部要不定期的對公司各部門例會開展情況進行檢查，將情況上報公司，并對違反會議要求的進行處罰。第四章 檔案管理第十九條 公司各部門的檔案資料由各部門指派專人負責整理,并定期交由公司行政人事部專職檔案管理員集中管理。公司行政人事部檔案管理員應做好檔案資料的列卷歸檔工作。第二十條 檔案管理員的職責：保證公司所歸檔的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便，并負責記錄公司大事記按季度向總經理及董事長報送。第二十一條 檔案分類、歸檔范圍及責

20、任單位一、檔案資料共分為三類，即：行政人事類、財務類等。二、行政人事檔案。包括：（一）行政事務類，此類檔案由行政人事部門負責收集歸檔：1、各類證照：包含工商登記及變更證照、各類獲獎證照、職稱證照等；2、公司、部門紅頭文件及簽發(fā)件；3、公司、公司各部門對外函件（含簽發(fā)件）、重要信件；4、重要法律文書資料；5、公司刊物及重大活動資料、照片檔案（新聞、活動、領導及員工照片，由原版或翻版底片、照片、文字說明構成）、影音檔案（各種與集團有關的CD、VCD、DVD等，附文字資料及說明）。6、其他行政類資料。（二）人事檔案：由行政人事部負責收集整理。1、員工個人資料；2、員工在本單位內調配、任免、考察、離退

21、職等形成的各種登記表和材料。3、其他可供參考有保存價值的材料。 （三）財務類檔案。1、財務票據(jù)、賬冊類，各公司財務部長自行保存當年及前兩年財務檔案，超出此范圍的財務檔案必須交回檔案室保管。2、會計憑證：原始憑證；記賬憑證；匯總憑證。3、會計賬簿：總分類賬；明細分類賬；現(xiàn)金、銀行存款日記賬；固定資產卡片；輔助賬簿；其他日記賬。4、財務報告：月、季度財務報告；年度財務報告。5、其他：會計移交清冊；會計檔案保管清冊；會計檔案銷毀清冊；銀行余額調節(jié)表；銀行對賬單。（四）經濟合同類，此類檔案資料由各公司自資料形成定稿3個工作日內送交檔案員歸檔。包含租賃合同、工程項目發(fā)包合同、購貨合同、設計合同等，所有經

22、濟合同簽字后主營單位必須即時送檔案室備檔。 第二十二條 資料的收集與整理 一、檔案資料的收集：（一）公司歸檔資料實行季度歸檔、年度歸檔和項目完結歸檔。季度歸檔時間為 每個季度下旬，歸檔時限為10個工作日；年度歸檔為每年12月初，截止時間為12月31日；項目歸檔從項目竣工之日起，歸檔時限為7個工作日。公司年限在三年以上的檔案由公司行政人事部整理移交董事會行政人事部。（二）在檔案資料歸檔期，由各部門按檔案范圍及對應的責任單位把應該歸檔的原始資料或復印件完整的交送檔案管理員，檔案管理員要認真檢查簽收，同時，也要主動向各部門索取和收集。（三）歸檔方法:各類檔案按照分專業(yè)再分年的原則進行歸類歸檔。即：按

23、照本章節(jié)第二十一條的相關要求將資料分類歸入檔案室，且每一類檔案分年入檔，以便于檔案資料的查找。（四）凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔，并自制各類檔案收件目錄，準確收集齊備各類檔案文件及資料，同時在各公司部門移交檔案時實行目錄登記，雙方簽字確認。未按規(guī)定交齊檔案資料的部門要在規(guī)定時間內補交所差部份。 二、檔案的立卷與管理、檔案的安全管理、檔案的銷毀 （一）檔案資料的鑒定： 1、鑒定文件資料制作時間、文號；2、鑒別法人簽字；3、對文件、資料的完整性作出鑒定；4、保管期限鑒定。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長，由檔案管理員根據(jù)檔案法和企業(yè)運營需要進行

24、界定。5、修復、補齊損毀的資料。（二）檔案立卷：1、立卷級別順序；2、在同一級別中產生文件時間或文號順序；3、同一文件、資料中正、副件順序；4、同一文件、資料中的法律文書與實體文件、資料順序；5、保管期限順序。（三）檔案目錄編寫。在卷內目錄中：1、按先上后下順序編寫目錄；2、按同級文件時間或文號編寫目錄；3、按卷為單位編寫頁碼；4、按檔案封面規(guī)定填寫。（四）檔案裝訂：1、檔案厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；2、裝訂不壓字不掉頁、案卷外觀整齊、清潔美觀。（五）檔案的借閱1、公司董事長、總經理可直接向檔案管理員辦理借閱手續(xù)。 2、公司部門借閱檔案以及外單位

25、人員查閱檔案都必須由總經理批準（財務檔案的借閱須經董事長批準），并做好借閱登記。3、檔案借閱者必須愛護檔案、保持整潔、嚴禁涂改和注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，并按時歸還。（六）檔案的安全管理1、采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。2、防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全；3、公司設立專門的檔案保管室保存檔案，檔案室應具備防潮、防火、通風等必備設施；4、做好檔案室的防盜、防蟲蛀、防塵、防鼠害等工作，門窗應結實牢固，每年六月份定時檢查清理；每年進行一次消毒滅蟲處理。（七）檔案的銷毀1、公司內任何個人或部門非經允許不得銷毀任何檔案資料。2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管

26、理員填寫過期檔案資料銷毀審批表，交董事長批準后方可銷毀。3、經批準銷毀的過期檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的過期檔案資料銷毀審批表和過期檔案資料銷毀登記冊一并存檔。登記冊永久保存。4、在銷毀檔案時，必須由總經理或總經理指定專人監(jiān)督銷毀，并在登記冊上簽字。第二十三條 有下列情形之一的，除給予直接責任人警告處分外，造成嚴重后按相關要求進行處罰一、將檔案據(jù)為已有，拒絕歸檔的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰50-100元；二、丟失、涂改檔案的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰100-200元；三、違反檔案管理及保密規(guī)定，擅自提供檔案，造成泄密或嚴重后果的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰200-300元；四、造成檔案破損、變質、下落不明、泄密等情況

27、，分清責任后，對責任人處罰100-300元；五、檔案管理工作人員未按檔案管理制度管理檔案資料的，發(fā)現(xiàn)一次，處罰50-100元；六、未經批準,擅自將檔案帶出公司的,或借閱檔案屢催不還的，一次處罰50-100元; 七、未按本辦法規(guī)定時間提供檔案資料的，一次處罰50-100元。第五章 辦公用品的采購及維護管理第二十四條 辦公用品的分類辦公用品按使用性質分為固定資產、低值易耗品和低值耐用品三類。1. 固定資產主要指：辦公桌椅、文件柜、電腦、投影儀、電動自行車、相機、空調、冰箱等價值較高的物品。2.低值易耗品：名片、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、膠水、膠帶、雙耳夾、橡皮、記事本、打印紙、傳真紙、便簽紙、檔案袋（

28、盒）、紙杯、信封、垃圾袋、衛(wèi)生紙、洗手液、拖布、飲水機、廚房用具等價值較低的日常用品。3. 耐用品：美工刀、直尺、訂書機、打孔器、文件夾、文件架、印泥、計算器、剪刀、U盤、電飯鍋、電話機、電風扇、微波爐等使用期限比較長的物品。第二十五條 辦公用品計劃的制定1.各部門根據(jù)本部門物品消耗和使用情況，當月編制下月辦公用品需求計劃表，經部門負責人審核、部門分管領導審批后于每月25日下班前報行政人事部，逾期視為無需求。2.行政人事部統(tǒng)一匯總、整理各部門的采購申請，并經核查庫存狀況后填寫辦公用品采購申報表（附表1），于當月底前報分管領導審核、執(zhí)行總裁審批，形成采購計劃。3.行政人事部負責公司通用辦公用品（

29、公司各部門均需使用）的采購，部門專用辦公用品由本部門申請并采購、保管。第二十六條 辦公用品計劃申請、審批流程1.低值易耗品、耐用品（單品價值1000元）申請部門辦公用品采購申請單部門負責人審核部門分管領導審批行政人事部采購 2.固定資產（單品價值1000元）申請部門辦公用品采購申請單部門負責人審核部門分管領導復審執(zhí)行總經理審批行政人事部采購3.臨時急需的物品（計劃外）申請部門辦公用品采購申請單部門負責人審核部門分管領導復審執(zhí)行總經理審批行政人事部采購第二十七條 辦公用品的采購及結算1.行政人事部根據(jù)制定的采購計劃實施定時集中采購，并于每月5日前完成采購。2.在實施采購時應本著節(jié)省成本、價廉物美

30、、急需先辦的原則，不得營私舞弊或牟取私利。3.辦公用品的采購每年一次篩選供應商，實行貨比三家、兩人同行的原則，并確定協(xié)議價格，盡可能送貨上門。4.行政人事部將確認無誤后的單據(jù)按當月計劃進行報銷、付款。第二十八條 辦公用品的入庫、保管1.辦公用品到貨后，行政人事部部指定專人進行驗收保管，驗收合格后根據(jù)供貨清單簽收，并做好入庫登記，開具入庫單。2.行政人事部每月申報計劃前查看庫存，根據(jù)辦公用品的消耗或領用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。3.已領用的辦公用品由部門領用人負責保管。4.對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的異常損耗，將根據(jù)個人的

31、過錯程度，由責任人承擔相應損失。第二十九條 辦公用品的領用1.各部門應指定專人負責本部門辦公用品的申請、領用、保管，以明確保管責任，便于管理。2.領用人根據(jù)部門計劃按時到綜合部領取，填寫出庫單并簽字后生效發(fā)放。3.已領取電話機、計算器、訂書機、剪刀等耐用品的，原則上不再發(fā)放。如重復申請應說明原因或憑損壞原物以舊換新，如人為損壞或遺失，由個人負責賠償。第三十條 辦公用品的維修、報廢公司對固定資產的維修、報廢實現(xiàn)審批管理。各部門如有固定資產損壞，不能使用的，應當依據(jù)以下程序進行處理：1.對簡單問題的可以自行修理。但對有保修服務的，且在保修期內的，不得擅自自行處理。2.需外協(xié)維修由保管部門填寫辦公用

32、品維修申請單，經部門分管領導審核，執(zhí)行總經理審批后，交行政人事部執(zhí)行。3.對維修不成的固定資產實行報廢處理。報廢應當是經過維修但無法修好的情況下，或是對無條件維修的、經過了行政人事部的故障認定，方可由管理該物品的保管人填寫辦公用品報廢申請單寫明報廢原因，經行政人事部核實簽字后上報分管領導審核，執(zhí)行總經理審批。4.報廢品在得到報廢審批后應當由行政人事部進行回收處理，盡可能開源節(jié)流。5.固定資產在完成報廢程序后，應當從固定資產登記表上核銷，并附上辦公用品報廢申請單。第三十一條 辦公用品的交接與回收1.員工因離職或工作崗位變動等原因需進行辦公用品交接或收回時，應當遵守交接回收程序。2.移交人需逐項列

33、出物品清單，接交人應仔細點驗，行政人事部根據(jù)移交清單進行核實，如有損壞或遺失，責任人應予以賠償。第六章 公文管理第三十二條 公文格式要求一、內部公文：文號字體用四號仿宋，年份用全稱用【 】插入；標題用二號宋體加粗；正文用四號仿宋；主題詞用四號黑體，報送、抄送用四號仿宋，印發(fā)單位和成文日期用小四號宋體。二、對外公文（上行文格式）：需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，年份用全稱用 ；簽發(fā)人姓名居右空1字，簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。公文標題，紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞

34、目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標

35、識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件（或帶序號）。三、公文層次：第一層用“一、”、“二、”；第二層用“（一）”、“（二）”；第三層用“1、”、“2、”；第四層用“（1）”、“（2）”。四、公文落款成文日期應用大寫，其中“零”不能寫成“0”，應寫成“”。五、頁碼：用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。第三十三條 公文的處理程序和相關處罰。公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等

36、五個階段。一、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權限：公司所有（對內對外）的紅頭文件、公司的對外函件由董事長審批簽發(fā)；各公司及各部門所有的紅頭文件、公司各單位對外函件，先由公司或部門負責人審核，再由對口系統(tǒng)部門總監(jiān)審核，最后由公司總經理、董事長審批簽發(fā)；公司下設部門的內部公文由公司總經理簽發(fā)。（二）簽發(fā)方式：所有印發(fā)的公文，按規(guī)定審簽后，蓋公文落款單位的公章后方能生效發(fā)出。二、公文分送（一）公司主要采用簽收、傳真、郵遞、電子郵件等公文分送方式，無論采用哪一種方式，公文分送人員都必須要做好書面記錄工作。（二）相關人員在工作中，必須積極、準確、快捷地處理公文事務，并嚴格遵守集團保密制度，不泄露和透露公司秘密。（三

37、）、公文閱處。公司各級相關人員在收到公文后，要及時在公文上作出處理意見（簽發(fā)或批復等）。 （四）、公文反饋與跟蹤。公文主辦部門或主辦人員接到相關領導批示后，應盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復印件）。（五）、公文清理、存檔和銷毀。公文辦理人員每周對收發(fā)的公文進行一次整理，對有存檔價值的公文應按檔案管理制度的規(guī)定移交專兼職檔案管理員。三、處罰規(guī)定（一）公司行政人事部為公司公文管理的歸口部門，負責公司公文管理制度的制定、日常管理及考核工作。（二）公文主辦部門或責任人違反公文審核程序的，每出現(xiàn)一次罰款100元。（三）對手續(xù)不完備的公文，公文主辦部門或人員不得予以編號，否則每發(fā)生一次

38、處罰款100元。（四）公文校稿人要認真對照核稿修改的意見，對印發(fā)前的文稿認真細致地校對，并履行簽字手續(xù)。否則，每出現(xiàn)一處錯誤沒有校對改正，對校對人罰款50元，并責成改正。公文凡發(fā)生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規(guī)范的，每次對責任人罰款50元，并責成整改。（五）公文主辦部門或人員要增強工作責任心，做好本單位各類公文的核對工作，確保公文處理的質量和效率。否則，每發(fā)生一次失誤，對責任人罰款50元。第七章 證照管理第三十四條 證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、資質證書、稅務登記證、各類專業(yè)技術證照等，行政人事部檔案室要隨時備存上述證照的紙質和電子檔案件，以

39、供借閱使用。第三十五條 公司營業(yè)執(zhí)照、資質證書公司行政人事部統(tǒng)一年檢；公司產品資質證書由品質部統(tǒng)一年檢；財務所涉及的所有資質證書由公司財務總監(jiān)進行管理。第三十六條 證照借出或復印，公司行政人事部證照保管人必須進行登記，認真填寫證照使用登記表。對外使用的證照復印件蓋鮮章后必須注明“僅供辦理使用”。第三十七條 違反證照管理規(guī)定或因證照管理不善，導致公司利益受損的，視情節(jié)輕重，處罰相關責任人200-500元/人次。第八章 車輛管理第三十八條 適用范圍：川HC1280 和川H 由行政人事部負責管理考核，行政人事部對公司所有車輛的管理有監(jiān)督責任。川H 均屬公司公務用車;川HC1280為公司送貨車。第三十

40、九條 用車原則：小車在進行派車管理時應執(zhí)行“先領導、后員工，先急后緩”的原則。貨車在進行派車管理時應執(zhí)行“先遠后近、先量大后量小，先急后緩，節(jié)約運輸費用”的原則，如:外用車節(jié)約就用外面的車。第四十條 除總經理公務用車自己決定外，公司其他人員用車需填寫“派車單”。特殊情況的私人用車或到廣元市外的用車必須真實、詳細填寫“派車單”并經總經理簽批方可出車。第四十一條 外出辦理一般性日常工作，提倡乘坐公交車，非緊急情況，不得派車。市內用車需提前1小時填寫“派車單”；市外用車需提前一天填寫“派車單”。緊急情況用車必須先向總經理或車輛管理部門負責人申請通過后方可用車，事后補填“派車單”。第四十二條 若多個部

41、門同時申請用車，車輛管理部門有權根據(jù)工作的“輕、重、緩、急”進行統(tǒng)籌安排，任何人不得因無車使用而延誤工作。對無法安排的用車，車輛管理部門應在“派車單”上注明原由。第四十三條 車輛管理部門以“派車單”為依據(jù)，合理調度車輛，送貨車不得作為工作業(yè)務車使用。第四十四條 駕駛員對自己負責的車輛必須要勤檢查、勤保養(yǎng)，確保車況良好，保持車容整潔，杜絕病車故障。車輛維修、設備更換和添置須經車輛管理部門負責人同意，并填寫報修單經批準后辦理，駕駛員不得自行決定，特殊情況可電話請示車輛管理部門負責人，事后立即完善手續(xù)。第四十五條 出車前，要例行檢查車輛的水、電、機油及其它機件性能是否正常，發(fā)現(xiàn)不正常時，要立即加補或

42、調整。出車回來，要檢查存油量，發(fā)現(xiàn)存油不足一格時，應立即加油，不得在出車時才去加油。油發(fā)票必須體現(xiàn)車輛號碼，否則不予報賬。第四十六條 車輛年檢和保險等需辦理的一切手續(xù)由駕駛員自行負責辦理，未按時辦理的一切責任均由駕駛員承擔。車輛行駛證、保險卡、以及與車輛相關的證件資料由駕駛員負責保管。第四十七條 公司車輛實行單車核算，駕駛員應認真填寫“車輛行駛記錄表”，用車前，應記載時間、行駛始止點、使用用途、用車人等，車輛管理部門每月抽查一次。第四十八條 駕駛員休假期間，車輛鑰匙交行政人事部保管。第四十九條 所有車輛實行單車核算和單車費用目標控制使用管理，任何車輛不得突破下列費用控制目標，全年各車費用總額控

43、制情況如下（所有費用總額包干），川HC1280 萬元，川H 萬元。第五十條 在有條件的情況下，車輛的日常清洗維護由駕駛員自己負責。不具備由駕駛員洗車條件的，每輛車每月洗車數(shù)不得超過6次，超出部分費用由駕駛員承擔。第五十一條 里程、油料和費用管理：車輛管理部門在每月25日前根據(jù)當月里程、油耗、洗車次數(shù)、費用情況進行登記報表。車輛所發(fā)生的一切費用報銷審批程序按公司財經管理細則文件規(guī)定執(zhí)行。第五十二條 油耗標準：川HC 百公里耗油量為20升，貨車川HC1280百公里耗油量15升。每月行駛里程數(shù)、油耗、洗車次數(shù)、總費用由駕駛員、車輛管理部門、財務部三方簽字確認，作為年度考核的依據(jù)，年終由財務部執(zhí)行。駕

44、駛員若中途離職，必須按本管理細則的規(guī)定完善考核后，人事部才能辦理離職手續(xù)。第五十三條 凡違反本細則規(guī)定或需對駕駛員進行獎勵的，按公司獎懲辦法規(guī)定執(zhí)行。第九章 公司網絡管理細則第五十四條 計算機設備主要指列入公司固定資產管理的計算機及其附屬設備，包括臺式計算機、筆記本電腦、打印機、復印機、路由器、交換機、移動磁盤、計算機應用軟件等。第五十五條 公司計算機設備及網絡由公司行政人事部進行管理，公司可聯(lián)系外部合作單位對設備進行維護。第五十五條 計算機資產管理與日常維護一、計算機設備的配置，本著“先進、實用、統(tǒng)一”的原則，根據(jù)公司工作的實際需要，由使用部門提出配置請求及填寫請購單，經總經理審批同意后，由

45、公司行政人事部和供應物流部考察后統(tǒng)一進行購置。筆記本電腦僅限高層管理人員出差或特殊情況使用。二、公司行政人事部網絡管理員對公司所有計算機及信息進行統(tǒng)籌管理，對公司計算機設備進行登記、統(tǒng)計、備案。三、3.計算機設備的耗料如刻錄光盤、墨盒、色帶等，由各使用部門根據(jù)使用情況，將需求量報公司行政人事部，由行政人事部提出購置計劃，經總經理審批后統(tǒng)一購置。四、計算機設備資產標簽，不得隨意撕毀；如發(fā)現(xiàn)標簽脫落應及時告知網絡管理員重新補貼。計算機設備附帶的技術資料（驅動程序和說明書等）統(tǒng)一交公司行政人事部保管，以備維護時使用。五、網絡設備由網絡管理員負責日常維護，并做好設備維修記錄，由設備使用者簽字驗收。六、

46、電腦發(fā)生故障時，使用者作簡易處理仍不能排除的，應立即報告網絡管理員；網絡管理員每周要對網絡設備進行抽查，及時記錄不良情況。七、計算機設備的一般維修，由網絡管理員負責，專業(yè)性維修由指定的專業(yè)維修部門維修。所有故障必須在2個工作日內排除，保持網絡暢通。八、計算機病毒的防治工作由網絡管理員負責，各使用部門具體實施。殺毒軟件由公司行政人事部統(tǒng)一購置，并負責在每臺終端設備上進行安裝。計算機使用人員應牢固樹立病毒防范意識，定時對殺毒軟件進行升級查殺。第五十六條 電腦操作規(guī)范管理一、嚴格遵守開關機程序，每次的關、開機操作至少間隔1分鐘，嚴禁連續(xù)進行多次的開關機操作。二、禁止帶電插撥設備配件，遇有雷電嚴重時應

47、關機斷電。三、電腦發(fā)生故障應盡快通知網絡管理員，嚴禁私自打開電腦主機箱，撥插硬件或芯片等內部器件。四、禁止私自在計算機上安裝軟件的行為。外來軟盤、光盤、移動閃存盤、移動硬盤等各種交叉使用的存儲器件，使用前必須進行病毒查殺，確認無毒后方可使用。五、保存有公司重要文件及核新資料的電腦必須設置密碼，但是密碼必須報行政人事部備案。六、未經批準嚴禁非公司人員操作、使用公司計算機，嚴禁私自修改計算機重要信息和有關資料。七、打印機及外圍設備的使用：打印機在使用時要注意電源線和打印線是否連接有效，當出現(xiàn)故障時注意檢查有無卡紙；激光打印機注意硒鼓有無碳粉，噴墨水是否干涸，針式打印機看是否有斷針；當打印機工作時，

48、不要強行阻止，否則更容易損壞打印機。八、電腦操作人員必須愛護電腦設備，保持電腦設備的清潔衛(wèi)生，禁止在開機狀態(tài)下使用濕物（如濕毛巾等）擦拭顯示屏幕。九、如不按管理制度操作，造成計算機硬件損壞，由責任人員承擔經濟賠償責任，故意造成網絡癱瘓的，將追究其責任。十、為保護電腦設施安全運行，避免電力浪費，任何人下班時都應主動關閉電腦（含主機、顯示器及相關附件設備）。第五十七條 網絡運行管理一、網絡開通：公司行政人事部根據(jù)各部門工作需要進行網絡開通，有特殊要求經總經理批準后才能開通。二、上班時間不得上網玩游戲、聊無關QQ、炒股票和瀏覽無關網頁。三、嚴禁有干擾計算機系統(tǒng)和網絡正常運行的行為。四、嚴禁利用公司網

49、絡從事危害公司安全、泄露公司秘密等違規(guī)活動，不得傳播有礙社會治安和有傷風化的信息，不得在網絡上進行人身攻擊。五、網絡管理員有責任提高自己的技術水平，不斷優(yōu)化公司網絡，使網絡運行在最佳狀態(tài)，也有責任制定技術解決方案，提高公司運作效率。第五十八條 公司內部局域網共享管理一、資源共享，有利于縮短工作時間，提高工作效率，節(jié)約成本。所有局域網終端設置共享必須使用本部門真實名稱或個人職務，方便查找。二、所傳共享文件，公司各部門必須派專人負責管理，對上傳資料進行分類，臨時文件成捆打包，嚴禁擺放凌亂、雜亂無章。三、嚴格保密制度，凡涉及公司秘密內容的文件、內部信息或暫不宜公開的事項不得傳入共享，公司各部門負責人

50、對上傳共享文件內容負責。四、共享文件內容應隨時保持更新。五、公司行政人事部網絡管理員定期和不定期對共享文件進行檢查、指導和監(jiān)督。第十章 公司后勤管理制度第五十九條 來賓管理一、行政人事部作為公司的窗口部門，在接待來賓來訪時應時刻維護公司良好形象。二、來客來訪實行歸口接待管理。三、各部門在接待來訪人員時，應使用禮貌用語、微笑致意：“您好，請問找哪位？”，并做好來賓登記。四、如遇到來賓詢問公司內部信息，接待人員應靈活處理，確保公司利益不受損失。附表：四川市金田農業(yè)科技有限公司來訪賓客登記表 20 年 號來訪日期姓 名性 別單 位證 件 號聯(lián)系電話接洽部門來訪事由領導批示辦理結果備 注經 辦 人第六

51、十條 來電管理一、電話鈴聲在響第二聲到第三聲之間必須要接聽。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。二、接待人員在接聽電話時要使用規(guī)范用語。接聽電話使用規(guī)范用語：“您好！請問您找哪位？”。在通話結束時應使用“再見”等結束語。三、來電為一般事項，由接待人員電話告知相關部門即可。對要求轉向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上告知。四、來電為重要事項，則由接待人員將來電內容填寫來電登記表，轉呈相關領導，根據(jù)批示回復來電。電話接聽單要求編號、存檔。五、如果來電要求知道領導電話，對方知道領導姓名，但不知道電話，就要禮貌詢問

52、對方的基本信息，如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應該用禮貌的借口擋駕，或轉相關部門處理。六、 接待人員在接待過程中給公司或集團造成負面影響的，視其情節(jié)處罰100元200元。附表：四川市金田農業(yè)科技有限公司來電登記表 20 年 第 號日 期時 間來電單位來電人姓名來電號碼來電內容擬辦意見領導批示辦理結果備 注經 辦 人本表經相關領導簽批意見后，由行政人事部作為一般檔案存第六十一條 食堂管理一、食堂應做到計劃采購，嚴禁采購過期、腐爛、變質食物，杜絕食物中毒。若出現(xiàn)安全事故，視其情節(jié)處食堂相關責任人5001000元/人的處罰，情節(jié)嚴重構成犯罪的移交司法機關處理。二、公司炊事員應樹立全心全意為員工服

53、務的思想，文明服務，熱情待人。保證飯菜的質量，讓員工享受到健康的飯菜。三、堅持實物驗收制度，搞好成本核算。做到日清月結，帳物相符。四、炊事員應做好個人衛(wèi)生，做到勤洗手、勤剪指甲、勤換洗工作服。每年進行一次健康檢查，無健康合格證者，不準在食堂工作。五、食堂所有炊事器具、用具和餐具均應保持清潔，嚴格依照衛(wèi)生防疫站的規(guī)定消毒，保持食堂整潔。六、員工禁止在食堂內進行一切有損公司形象的活動（如：高聲喧嘩、打鬧、吸煙、打牌等），應樹立文明禮貌的良好風尚。七、愛護食堂公共設施，如有損壞須照價賠償，情節(jié)嚴重者除照價賠償外，另按賠償金額的雙倍罰款。第六十二條 宿舍管理一、員工宿舍由行政人事部統(tǒng)一管理，行政人事部

54、專員要有責任心，敢于承擔工作，承擔責任，發(fā)現(xiàn)本寢室人員使用違章電器，要進行教育，并勒令禁止；對屢教不改的員工要及時向部門主管反映，要做到防患于未然。二、宿舍的公共區(qū)域由住宿人員自行負責，宿舍全體成員都有維護寢室衛(wèi)生的義務，保持地面和床上的整潔，不亂丟亂放。保持宿舍空氣清新無異味。衣服晾曬到指定的位置。三、做好保衛(wèi)工作， 保管好自己的財物，貴重的物品隨身攜帶。注意宿舍的防火防盜，提高認識，爭取把危險扼殺在萌芽狀態(tài)。四、行政人事部將定期對各宿舍進行檢查，發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生太臟太亂的將公開批評，存在嚴重安全隱患的將進行罰款；定期召開舍員交流會，及時協(xié)調解決存在的問題。第六十三條 群團生活一、群團生活是增進了解

55、，消除誤會，展示自我，增強自信的重要平臺。二、公司組織的活動，公司行政人事部應組織公司各部門積極參與。三、對上級安排下達的活動任務涉及到的個人，不配合或擾亂群團生活的，處100元/人/次罰款。第六十三條 環(huán)衛(wèi)管理一、公司員工都有維護衛(wèi)生環(huán)境的權利和義務，應培養(yǎng)“隨手保潔”意識，愛護環(huán)境衛(wèi)生，敢于對破壞環(huán)境衛(wèi)生的行為進行批評。二、公司衛(wèi)生管理實行日常清潔與定期保潔、公共區(qū)域由專人負責、個人辦公區(qū)域由員工負責相結合的原則。三、公司規(guī)定每周六進行大掃除，單間辦公室由使用部門負責，公共區(qū)域由全體員工具體負責。四、保潔工人每天必須按時上下班，負責公共區(qū)域的衛(wèi)生以及為辦公樓內公共區(qū)域盆景澆水。五、花木工應根據(jù)本崗位職責做好花木維護和有害生物的防治工作。第十一章 獎懲辦法第六十三條 獎懲辦法適用范圍及時間一、“適用范圍：公司全體干部員工。二、獎懲的兌現(xiàn)，按公司文件關于加強公司財務管理工作的意見的相關程序執(zhí)行。三、受獎人員必須是在公司廉政建設中沒有過錯的員工。四、獎勵的時間為年度終兌現(xiàn)，超過一年的特殊事項，可在該事項完結后的一定期限內確定。獎懲標準，按照“方案”規(guī)定的獎懲事項和經濟損溢，每年由公司確定并報董事會核準