酒店合同的模板管理規(guī)定

1、.wd.wdPAGE12 / NUMPAGES12.wd濟(jì)寧薩維爾世紀(jì)酒店文件薩維爾2014003號(hào)薩維爾世紀(jì)酒店合同管理規(guī)定第一章：總則第一條：為標(biāo)準(zhǔn)和加強(qiáng)酒店的合同管理工作，預(yù)防和及時(shí)解決合同糾紛，有效控制和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，提高酒店依法治企的管理水平，根據(jù)?中華人民共和國(guó)合同法?及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合酒店實(shí)際運(yùn)營(yíng)，特制定本方法。第二條：本方法所稱(chēng)合同，是指酒店在運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中，以酒店名義與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類(lèi)合同或協(xié)議，包括經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)合同、涉外合同、招標(biāo)投標(biāo)文件等。合同一律采用書(shū)面形式，即時(shí)清結(jié)者除外。勞動(dòng)合同管理另行制定。第三條：本方法所稱(chēng)合同管理，是指對(duì)酒店及酒店各部門(mén)以下簡(jiǎn)稱(chēng)

2、各部門(mén)對(duì)外簽訂的合同進(jìn)展審查、監(jiān)視和管理。包括合同立項(xiàng)、合同談判、合同起草、合同審查會(huì)簽、合同簽署、合同履行、合同變更及解除、合同糾紛處理、合同歸檔、合同備案及其他與合同相關(guān)的事項(xiàng)進(jìn)展全過(guò)程的管理，實(shí)行責(zé)任把關(guān)，最大程度防范和控制合同風(fēng)險(xiǎn)。第二章：合同管理部門(mén)、人員及職責(zé)第四條：合同管理實(shí)行酒店總經(jīng)理主管、行政部統(tǒng)管、各部門(mén)分管、合同承辦人專(zhuān)管的合同分級(jí)管理制度。行政部為酒店合同歸口管理部門(mén)，合同承辦部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)按各自職責(zé)管理合同，并建設(shè)健全相關(guān)機(jī)制。備注：1、如酒店有法務(wù)部，那么以下行政部職能由法務(wù)部負(fù)責(zé)。2、合同正式文本原件兩份，一份留存于酒店行政部，另一份由留存酒店財(cái)務(wù)部

3、，其他相關(guān)部門(mén)一律留存合同正式文本復(fù)印件。第五條：酒店行政部履行以下管理職責(zé)：貫徹實(shí)施?合同法?及相關(guān)法律法規(guī)，普及合同管理法律知識(shí)，建設(shè)和健全合同管理制度；參與酒店重大合同的可行性研究、談判工作；負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性、嚴(yán)密性和可行性進(jìn)展審查；監(jiān)視、檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并協(xié)助有關(guān)部門(mén)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題；審查制作授權(quán)委托書(shū)；協(xié)助合同爭(zhēng)議的解決；負(fù)責(zé)或協(xié)助有關(guān)部門(mén)制訂、修改、發(fā)布并指導(dǎo)適用合同示范文本；組織對(duì)合同管理人員及合同承辦人員的法律知識(shí)培訓(xùn)和考核；建設(shè)健全合同臺(tái)帳管理，對(duì)合同文本包括協(xié)議書(shū)、有關(guān)電報(bào)、圖表、信函等進(jìn)展登記、備案和匯總統(tǒng)計(jì)；十合同管理方面其他應(yīng)當(dāng)由行政部負(fù)責(zé)的事

4、宜。第六條：酒店各部門(mén)應(yīng)設(shè)1名兼職合同管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)的合同管理工作。合同承辦人為酒店相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)依法授權(quán)的人員，其它人員一律不允許對(duì)外代表酒店簽署合同或協(xié)議。第七條：合同承辦部門(mén)履行以下管理職責(zé)：一對(duì)方當(dāng)事人的資信調(diào)查；二組織合同談判；三擬定、完善本部門(mén)使用的合同文本；四負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)；五負(fù)責(zé)合同授權(quán)委托申請(qǐng)見(jiàn)附件1；六負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)合同的簽署、履行、變更、解除以及爭(zhēng)議處理等工作；七負(fù)責(zé)本部門(mén)合同臺(tái)帳的建設(shè)與完善，并按期向行政部進(jìn)展備案登記、向酒店檔案管理中心辦理合同檔案移交手續(xù)；八負(fù)責(zé)指定合同承辦人；八其他應(yīng)由承辦部門(mén)履行的職責(zé)。第八條：酒店財(cái)務(wù)處履行以下管理職責(zé)：一審查合同

5、中的財(cái)務(wù)收支事項(xiàng)是否符合國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)、酒店及上級(jí)主管部門(mén)的財(cái)務(wù)管理制度；二審查合同的經(jīng)濟(jì)可行性；三監(jiān)視檢查合同履行情況；四按照合同約定辦理收支事項(xiàng)。第九條：薩維爾酒店管理公司履行以下管理職責(zé)：一對(duì)合同訂立、履行、變更、解除等事項(xiàng)實(shí)施審查；二對(duì)合同訂立、履行中出現(xiàn)的失控點(diǎn)和違法、違規(guī)、違紀(jì)情況，提出審查意見(jiàn)或?qū)彶榻ㄗh。第十條：合同內(nèi)容涉及招標(biāo)投標(biāo)、物資采購(gòu)、小型基建、加工承攬、技術(shù)改造、科技工程管理、保安服務(wù)、對(duì)外投資、保管、運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、酒店形象宣傳與委托、以及其他涉及資金、費(fèi)用等事項(xiàng)，相關(guān)職能部門(mén)應(yīng)參與審查會(huì)簽，并按各自職責(zé)提出具體審查意見(jiàn)。第十一條：各合同管理部門(mén)及相關(guān)人員不得以任何形式泄露

6、合同簽署、履行過(guò)程中所涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密及其他相關(guān)秘密。第三章：合同的簽署第十二條：合同的簽署必須遵守國(guó)家法律、行政法規(guī)和酒店的相關(guān)規(guī)章制度，不得利用合同進(jìn)展違法活動(dòng)。第十三條：酒店法定代表人和酒店法定代表人授權(quán)的人員在授權(quán)范圍內(nèi)有權(quán)代表酒店簽訂合同。授權(quán)委托書(shū)見(jiàn)附件2應(yīng)明確委托權(quán)限和期限，制止使用“全權(quán)委托等措辭。凡涉及以下合同時(shí)，須由酒店法定代表人每次單獨(dú)授權(quán)：一擔(dān)保合同；二代表酒店實(shí)施的投資工程、融資工程、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)工程的投資合同、融資合同、資產(chǎn)劃轉(zhuǎn)協(xié)議；三企業(yè)兼并、合并、聯(lián)營(yíng)合同；四其他需要酒店審查同意的合同。第十四條：合同的簽署應(yīng)按以下程序進(jìn)展：一對(duì)方當(dāng)事人的資信調(diào)查；二合同的談

7、判；三合同的起草；四合同的審查會(huì)簽；五合同的簽署。根據(jù)法律、法規(guī)的規(guī)定或當(dāng)事人的約定，合同需要辦理公證、鑒證、審批、登記等手續(xù)的，應(yīng)由承辦人負(fù)責(zé)向有關(guān)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)辦理，行政部予以協(xié)助。第十五條：合同簽署前，承辦部門(mén)或合同承辦人應(yīng)仔細(xì)審核對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資質(zhì)、資金、履約能力等資信情況，具體包括：一具備簽署合同的主體合同，能以自身名義獨(dú)立對(duì)外簽署合同，具有經(jīng)年檢有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照；二涉及專(zhuān)營(yíng)許可或法律法規(guī)有資質(zhì)(等級(jí))要求的，應(yīng)具備相應(yīng)的有效許可證書(shū)、資質(zhì)等級(jí)證書(shū)；三由代理人代為簽署的合同，應(yīng)具備真實(shí)有效的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書(shū)和代理人身份證明；四具備相應(yīng)的履約能力，必要時(shí)可要求對(duì)方出具資產(chǎn)

8、負(fù)債表、銀行出具的資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師出具的驗(yàn)資報(bào)告以及近期涉及重大訴訟可能影響合同履行的有關(guān)情況說(shuō)明；五履約信用記錄良好；六通過(guò)招標(biāo)方式確定合同當(dāng)事人的，應(yīng)有生效的中標(biāo)通知書(shū)；七其他與合同簽署、履行相關(guān)的情況。第十六條：對(duì)不符合本方法第十五條規(guī)定的對(duì)方當(dāng)事人，不應(yīng)與其簽署合同；必須簽署合同時(shí)，應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，還應(yīng)審查擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力，審查范圍適用第十五條的有關(guān)規(guī)定。第十七條：一般合同文本由各級(jí)承辦人自行擬稿；重要合同由行政部負(fù)責(zé)擬稿，并會(huì)同業(yè)務(wù)部門(mén)共同制訂成統(tǒng)一的格式文本，由承辦人按合同格式文本要求填寫(xiě)；嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書(shū)面形式。任何有

9、疑問(wèn)和異議的，應(yīng)及時(shí)向行政部咨詢(xún)。酒店的勞動(dòng)合同，由人力資源部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)。第十八條：合同文本應(yīng)條款齊備，權(quán)利義務(wù)內(nèi)容明確具體，用語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確。第十九條：合同一般包括以下主要內(nèi)容：一合同首部1、合同名稱(chēng)及編號(hào)；2、雙方當(dāng)事人 根本情況：包括名稱(chēng)姓名、住所、法定代表人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等內(nèi)容；3、簽約的目的和依據(jù)。二合同正文1、標(biāo)的；2、數(shù)量、質(zhì)量；3、價(jià)款或報(bào)酬及付款方式；4、履行方式、期限和地點(diǎn)；5、違約責(zé)任；6、爭(zhēng)議解決方式；7、變更、解除合同的條件；8、根據(jù)法律或合同性質(zhì)應(yīng)當(dāng)具備的其他條款和雙方當(dāng)事人約定的其他主要條款。三尾部1、合同生效的時(shí)間和條件；2、合同正份數(shù)和雙方持有

10、狀況；3、附件名稱(chēng)及數(shù)量；4、雙方法定代表人或授權(quán)委托代表的簽名、蓋章；5、簽約時(shí)間和地點(diǎn)；6、其他。第二十條：酒店事務(wù)性合同非經(jīng)濟(jì)合同，由酒店統(tǒng)一授權(quán)后，所屬部門(mén)按照本?合同管理方法?內(nèi)部完成審查會(huì)簽流程。酒店經(jīng)濟(jì)合同，在合同正式簽署前，合同承辦人應(yīng)將合同文本草案及相關(guān)文件材料按順序提請(qǐng)酒店有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)和行政部審查會(huì)簽。根據(jù)需要，各審查會(huì)簽部門(mén)有權(quán)要求合同承辦人提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料。合同金額標(biāo)的3萬(wàn)元含以上，須報(bào)薩維爾酒店管理公司審查會(huì)簽。合同金額標(biāo)的5萬(wàn)元含以上，須報(bào)匯源華興集團(tuán)審批。第二十一條：各審查會(huì)簽部門(mén)應(yīng)在自送審起5個(gè)工作日內(nèi)如遇法定節(jié)假日，時(shí)間順延就審查事項(xiàng)出具審查意見(jiàn)。

11、審查意見(jiàn)必須有各審查會(huì)簽部門(mén)負(fù)責(zé)人的簽字或蓋章。合同審查會(huì)簽執(zhí)行?合同審查會(huì)簽單?見(jiàn)附件3程序，相關(guān)部門(mén)在審查合同文本時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在審查意見(jiàn)中予以明確，并提出修改意見(jiàn)。審查意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，制止使用“原那么同意、“ 根本可行等模糊性語(yǔ)言，一旦使用視為對(duì)合同文本的否認(rèn)。審查完畢，合同承辦人應(yīng)將審查意見(jiàn)及合同文本交由酒店總經(jīng)理批示并申請(qǐng)用印。第二十二條：各審查會(huì)簽部門(mén)負(fù)責(zé)審查與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的以下內(nèi)容：一是否符合與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的法律法規(guī)、政策及審批文件；二是否符合與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的各級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)；三是否符合與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的業(yè)內(nèi)習(xí)慣；四認(rèn)為應(yīng)該審查的其他內(nèi)容。第二十三

12、條：合同涉及招標(biāo)投標(biāo)的，依據(jù)關(guān)于招標(biāo)投標(biāo)的有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定進(jìn)展。第二十四條：各部門(mén)對(duì)外簽署各項(xiàng)合同應(yīng)使用合同專(zhuān)用章，不得使用行政公章、部門(mén)印章或其他印章代替。合同專(zhuān)用章的使用與管理，執(zhí)行?酒店印章管理方法?的有關(guān)規(guī)定，不得超越其使用范圍使用和借用。第二十五條：合同承辦人應(yīng)對(duì)正式簽署合同逐頁(yè)小簽或申請(qǐng)加蓋合同騎縫章。第四章：合同的履行第二十六條：合同正式生效前，原那么上不得以任何形式實(shí)際履行合同。合同生效后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同，遵守全面履行、正確履行和老實(shí)信用的原那么。第二十七條：合同履行過(guò)程中，合同承辦人應(yīng)及時(shí)檢查、了解合同履行情況，出現(xiàn)不嚴(yán)格履行合同的情況，應(yīng)及時(shí)書(shū)面向部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部和

13、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第二十八條：合同履行過(guò)程中，合同承辦人應(yīng)正確行使?合同法?及相關(guān)法律規(guī)定的各種抗辯權(quán)利，全面維護(hù)酒店的合法權(quán)益。第二十九條：合同履行完畢后，履行部門(mén)應(yīng)將與合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、 、 記錄、簽證、索賠報(bào)告、合同臺(tái)賬等全部資料整理歸檔。第五章：合同的變更和解除第三十條：變更或解除合同，應(yīng)符合法定的或約定的條件和程序。第三十一條：變更或解除合同，合同承辦人應(yīng)及時(shí)向其主管部門(mén)匯報(bào)情況， 經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，參照審查會(huì)簽程序辦理相應(yīng)的變更或解除手續(xù)。第三十二條：所有合同、補(bǔ)充協(xié)議包括當(dāng)事人雙方的信函、 、電子郵件等的變更或解除，應(yīng)采用書(shū)面形式，并進(jìn)展簽字蓋章。變更、解除和終止合同應(yīng)當(dāng)

14、注意以下事項(xiàng)：一合同主體變更，應(yīng)征得所有合同當(dāng)事人的一致同意，并加蓋簽章；二涉及擔(dān)保事項(xiàng)的合同或合同條款的變更，應(yīng)征得原擔(dān)保單位的書(shū)面同意，并加蓋簽章；三經(jīng)薩維爾/匯源華興批準(zhǔn)的合同，變更、解除合同應(yīng)報(bào)批準(zhǔn)；四經(jīng)公證、鑒證、登記的合同，變更、解除合同應(yīng)報(bào)原公證、鑒證、登記機(jī)關(guān)備案；五其他合同的變更或解除，法律有特別規(guī)定的，按規(guī)定辦理。第三十三條：需辦理變更、解除手續(xù)的合同尚未生效以前，仍按原合同履行。第六章 合同糾紛的處理第三十四條：酒店實(shí)行合同糾紛快速反響制度。發(fā)生合同糾紛，承辦部門(mén)必須在第一時(shí)間向酒店有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)商討解決方案，不得瞞報(bào)、漏報(bào)或誤報(bào)。第三十五條：酒店各部門(mén)

15、發(fā)生的合同糾紛需進(jìn)展訴訟或仲裁的，統(tǒng)一由行政部辦理。同時(shí)，發(fā)生合同糾紛部門(mén)的合同承辦人應(yīng)及時(shí)收集并向行政部提供以下證據(jù)材料：一合同文本，包括變更、解除合同的協(xié)議、電報(bào)、電傳、 、信函、圖表、視聽(tīng)材料、授權(quán)委托書(shū)、介紹信及其他有關(guān)資料等；二送貨單、提貨單、托運(yùn)單、驗(yàn)收單、發(fā)票等有關(guān)單據(jù)、票據(jù)；三付款憑證、托收憑證及其他財(cái)務(wù)憑證；四產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、封樣、樣品和鑒定報(bào)告；五有關(guān)違約的證據(jù)材料；六與處理糾紛有關(guān)的其他材料。第三十六條：行政部對(duì)合同糾紛進(jìn)展調(diào)查取證時(shí)，有關(guān)部門(mén)應(yīng)予以支持和配合，根據(jù)工作需要，指派糾紛涉及部門(mén)參與仲裁、訴訟、出庭作證，各有關(guān)部門(mén)不得拒絕。第三十七條：處理合同糾紛時(shí)，應(yīng)特別注

16、意以下問(wèn)題：一在證據(jù)可能喪失或以后難以取得的情況下，及時(shí)采取證據(jù)保全措施；二發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)將使我方權(quán)利難以實(shí)現(xiàn)時(shí)，及時(shí)依法申請(qǐng)采取財(cái)產(chǎn)保全措施；三對(duì)于債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確，合法且對(duì)方對(duì)債務(wù)無(wú)異議的，依法及時(shí)向人民法院申請(qǐng)支付令；四做好每起合同糾紛的實(shí)況記錄，存案?jìng)洳?；五凡屬我方?zé)任的合同糾紛，要查明原因，分清責(zé)任，要求責(zé)任人員承當(dāng)責(zé)任，并責(zé)成其提出補(bǔ)救措施。第三十八條：對(duì)方當(dāng)事人逾期不履行已經(jīng)生效的調(diào)解書(shū)、裁決、判決時(shí)，承辦人應(yīng)及時(shí)報(bào)行政部，由行政部向人民法院申請(qǐng)強(qiáng)制執(zhí)行。第三十九條：酒店實(shí)行合同過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究制度。發(fā)生合同糾紛，應(yīng)當(dāng)按照糾紛形成的具體原因和經(jīng)辦人主觀

17、過(guò)錯(cuò)情況，追究相關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任。第七章 合同檔案的保管第四十條：合同檔案是指酒店合同包括附件及其他與合同有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。凡歸檔的合同文件材料應(yīng)當(dāng)是原件。確不能保存原件的，保存與原件核對(duì)無(wú)誤的復(fù)印件，并對(duì)原件去向予以說(shuō)明。第四十一條：合同履行期間，承辦部門(mén)應(yīng)注意留存相關(guān)文件材料，并于合同履行完畢7日內(nèi)移交酒店行政部保管。移交資料具體包括：一合同訂立過(guò)程中形成的工程建議書(shū)、意向書(shū)、備忘錄、確認(rèn)書(shū)、來(lái)往電文、資信調(diào)查材料、審核會(huì)簽意見(jiàn)、授權(quán)委托書(shū)等；二合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的有關(guān)合同修改、補(bǔ)充、轉(zhuǎn)讓、變更、解除、終止等方面的材料；三解決合同糾紛的有關(guān)材料。第四十二條：承辦部門(mén)應(yīng)在每季度末

18、，將本季度本部門(mén)完成的合同簽署、履行情況書(shū)面向行政部進(jìn)展備案登記。第八章 檢查與考核第四十三條：酒店行政部、財(cái)務(wù)部等部門(mén)按照各自職責(zé)范圍對(duì)酒店各部門(mén)合同的審查、簽署、履行、歸檔等管理工作實(shí)施定期與不定期的檢查與考核。第四十四條：酒店對(duì)盡職盡責(zé)、工作成績(jī)顯著和防止或挽救經(jīng)濟(jì)損失有重大奉獻(xiàn)的部門(mén)或合同管理員、合同承辦人，將視不同情況給予獎(jiǎng)勵(lì)。第四十五條：有以下情形之一，未造成經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì)直接責(zé)任人及有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)展批評(píng)教育；情節(jié)嚴(yán)重造成經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì)責(zé)任人及部門(mén)負(fù)責(zé)人予以通報(bào)批評(píng)或行政處分；構(gòu)成犯罪的，應(yīng)當(dāng)追究其刑事責(zé)任：一合同承辦人員超出授權(quán)范圍或期限簽訂合同或沒(méi)有獲得授權(quán)簽訂合同的；二簽訂

19、有重大缺陷或無(wú)效合同的；三合同承辦人員利用簽訂合同的權(quán)利，為自己或親戚朋友謀取私利的；四 合同承辦人員未及時(shí)追究合同對(duì)方違約責(zé)任，給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的；五合同承辦人員應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦合同而未及時(shí)補(bǔ)辦合同，給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失的；六合同承辦人員或管理人員，在簽訂、履行合同時(shí)因失職給酒店造成經(jīng)濟(jì)損失或?qū)е潞贤m紛被處賠償、罰款的；七泄漏國(guó)家秘密、酒店商業(yè)秘密或喪失合同文本等資料，造成惡劣影響或經(jīng)濟(jì)損失的；八落實(shí)合同管理信息化工作不到位的；九利用合同進(jìn)展其他違法犯罪活動(dòng)的。第九章 附 那么第四十六條：本方法解釋權(quán)歸酒店行政部。本方法如與國(guó)家法律、法規(guī)相抵觸時(shí)，以國(guó)家法律、法規(guī)為準(zhǔn)。第四十七條：本方法自發(fā)布之日起實(shí)施。