會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理考試復(fù)習(xí)資料(共16頁(yè))

1、PAGE PAGE 23會(huì)展業(yè)職業(yè)(zhy)經(jīng)理人證書(shū)考試會(huì)議(huy)運(yùn)營(yíng)管理考試(kosh)復(fù)習(xí)資料第一章會(huì)議概述第一節(jié) 會(huì)議的概念狹義的會(huì)議是指一種圍繞特定目標(biāo)和議題進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書(shū)面交流為主要方式的、有組織、有計(jì)劃地群體性商議活動(dòng)。（1）會(huì)議的針對(duì)性（2）會(huì)議的規(guī)定性。（3）會(huì)議的程序性，廣義的會(huì)議則包含一切圍繞特定目的開(kāi)展的、使用口頭交流方式的群體性活動(dòng)。 區(qū)分廣義會(huì)議和狹義會(huì)議，首先要看會(huì)議有無(wú)特定的議題。 有目的而無(wú)特定議題的活動(dòng)，如：開(kāi)幕式、閉幕式、頒獎(jiǎng)儀式、開(kāi)業(yè)儀式等，屬于廣義的會(huì)議； 會(huì)議的特征1.會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)和議題開(kāi)展的活動(dòng)2.會(huì)議是一種以口頭交流為主要方

2、式、以書(shū)面交流、聲像交流以及其他交流手段為輔助方式的活動(dòng)3.會(huì)議是一種群體性的社會(huì)交往活動(dòng)第二節(jié) 會(huì)議的要素要素大致可以分為三類：會(huì)議人員要素、會(huì)議物質(zhì)要素和會(huì)議形式要素。會(huì)議主體是指主要策劃、組織會(huì)議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位和協(xié)助單位等。會(huì)議人員的活動(dòng)決定著會(huì)議的效果。會(huì)議的物質(zhì)要素，是會(huì)議順利進(jìn)行的必要保證，會(huì)議議題是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定并提交會(huì)議討論或解決的具體問(wèn)題，會(huì)議議題處于會(huì)議的核心地位。以議題內(nèi)容分。會(huì)議議題可以分為政治性工作議題、經(jīng)濟(jì)工作議題、外交工作議題、教育工作議題、科技工作議題等等。以議題來(lái)源分。主要有法定例會(huì)議題和非例會(huì)議題。會(huì)議名稱是指能夠概括一次會(huì)

3、議的主辦單位、參加對(duì)象、內(nèi)容和時(shí)間地點(diǎn)等的簡(jiǎn)短精煉的標(biāo)題。會(huì)議時(shí)間(shjin)通常包括三個(gè)方面：一是會(huì)議的起止時(shí)間。二是會(huì)議的時(shí)間量。三是會(huì)議(huy)的周期。第三節(jié) 會(huì)議的功能(gngnng)作用會(huì)議的功能1.信息交流、傳遞2.集思廣益、科學(xué)決策和管理3.發(fā)揚(yáng)民主、宣傳教育4.聯(lián)絡(luò)感情5.樹(shù)立形象、產(chǎn)生權(quán)威6.檢查、監(jiān)督第二章 會(huì)議類型第一節(jié) 會(huì)議類型按會(huì)議性質(zhì)劃分1.法定性會(huì)議2.非法定性會(huì)議交流性會(huì)議的意圖著重于在文化、專業(yè)學(xué)術(shù)及其它方面的交流學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)分享，根據(jù)會(huì)議內(nèi)容不同，對(duì)出席者的要求也各有不同。法定代表性會(huì)議（也稱立法性會(huì)議）協(xié)會(huì)類會(huì)議在會(huì)議市場(chǎng)中占有相當(dāng)重要的位置。玻璃魚(yú)缸式

4、會(huì)議這是一種非常獨(dú)特的方便電視轉(zhuǎn)播的討論會(huì)議類型。第二節(jié) 各類會(huì)議的作用和特點(diǎn)公司會(huì)議的特點(diǎn)：準(zhǔn)備時(shí)間相對(duì)較短，很少有超過(guò)一年的。出席者據(jù)調(diào)查，大多數(shù)會(huì)議的參與者少于500人，會(huì)期培訓(xùn)或獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議的會(huì)期最普遍的大約是3天，有時(shí)可長(zhǎng)達(dá)3至5天。協(xié)會(huì)會(huì)議的特點(diǎn)會(huì)期對(duì)于全國(guó)性會(huì)議來(lái)講，協(xié)會(huì)會(huì)議平均期限為3至5天，會(huì)議策劃與決策協(xié)會(huì)會(huì)議的策劃和決策者一般為協(xié)會(huì)的負(fù)責(zé)人。聽(tīng)證會(huì)法定性：廣泛性：公開(kāi)性：新聞發(fā)布會(huì)會(huì)議內(nèi)容具有新聞性：會(huì)議目的具有公關(guān)性：會(huì)議形式多樣性： 發(fā)布對(duì)象的廣泛性： 8.現(xiàn)代(xindi)遠(yuǎn)程會(huì)議現(xiàn)代遠(yuǎn)程會(huì)議打破了傳統(tǒng)會(huì)議在空間以及時(shí)間上的約束，是會(huì)議的空間和時(shí)間觀發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變(

5、zhunbin)，實(shí)現(xiàn)了異時(shí)、異地進(jìn)行會(huì)議的交流溝通。第三節(jié) 各類會(huì)議(huy)的流程會(huì)前工作準(zhǔn)備1.了解會(huì)議目的2.召開(kāi)準(zhǔn)備會(huì)議：3.會(huì)議通知擬定4.會(huì)務(wù)籌備 5.參會(huì)人員6.住宿與餐飲安排 第三章 會(huì)議策劃 會(huì)議策劃的概述會(huì)議策劃，就是以一個(gè)特定的目標(biāo)作為起點(diǎn)，充分收集會(huì)議信息并在深入分析的基礎(chǔ)上，全面地構(gòu)思，設(shè)計(jì)，并運(yùn)用科學(xué)合理的方法，制定出可行方案的創(chuàng)造性思維的過(guò)程。2.會(huì)議策劃的要素一次會(huì)議的成功舉辦，離不開(kāi)會(huì)議策劃各構(gòu)成要素的相互制約，相互影響。會(huì)議的要素主要包括以下幾項(xiàng)：策劃者： 策劃對(duì)象： 策劃依據(jù)： 策劃方案：。只有遵循目的性原則才能為主辦者的決策以及會(huì)議的成功舉辦提供依據(jù)和

6、保障。第二節(jié) 會(huì)議策劃的內(nèi)容會(huì)議目標(biāo)是會(huì)議策劃者或整個(gè)組織所期望的成果，是會(huì)議策劃過(guò)程中頭等要考慮的內(nèi)容。 確定了會(huì)議的總體目標(biāo)是什么，就可以決定會(huì)議的具體目標(biāo)。 準(zhǔn)確地設(shè)定出會(huì)議的目標(biāo)，有助于把會(huì)議信息更清楚地傳達(dá)給參會(huì)者。 會(huì)議目標(biāo)在策劃過(guò)程中的要求會(huì)議目標(biāo)必須清晰明確會(huì)議目標(biāo)必須實(shí)際可行會(huì)議目標(biāo)必須能夠吸引參會(huì)者會(huì)議目標(biāo)必須要緊扣主題會(huì)議目標(biāo)必須是書(shū)面的會(huì)議名稱必須用確切，規(guī)范(gufn)的文字表達(dá)。會(huì)議主題是會(huì)議中貫穿各項(xiàng)議題(yt)的主線，4.會(huì)議議題在策劃(chu)中的要求前瞻性 密切性 集中性 高效性 準(zhǔn)確性會(huì)議議程就是為會(huì)議的議事內(nèi)容和會(huì)議的議題活動(dòng)所做的程序安排，是會(huì)議必須需

7、要遵循的程序。會(huì)議活動(dòng)往往是各種組織、各種利益集團(tuán)進(jìn)行政治較量的舞臺(tái)，沒(méi)有一套既定的、為各方接受的議程，會(huì)議活動(dòng)必然會(huì)出現(xiàn)混論甚至無(wú)法收拾的局面。會(huì)議程序是一次單元性會(huì)議活動(dòng)或單獨(dú)的儀式性活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟。會(huì)議時(shí)間有三種概念：一是指會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間；三是指每一次會(huì)議的時(shí)間限度。會(huì)議舉辦地會(huì)議舉辦地要考慮政治，經(jīng)濟(jì)，文化等大方面的因素， 2.會(huì)議地點(diǎn)在策劃中的要求會(huì)議地點(diǎn)要“量身定做”要綜合考慮政治經(jīng)濟(jì)因素與會(huì)議內(nèi)容相呼應(yīng)要考慮與會(huì)議酒店的距離會(huì)議后的旅游和考察通?？勺兂杀臼悄泐A(yù)算中分量最重的部分，由于參加會(huì)議的人數(shù)往往和預(yù)計(jì)人數(shù)有較大的出入，因此必須制定一個(gè)總預(yù)算

8、的范圍。常見(jiàn)的會(huì)議突發(fā)事件對(duì)策的策劃 主要發(fā)言人缺席 登記代表數(shù)量不足 代表們沒(méi)有出席發(fā)言人表現(xiàn)不當(dāng)某位代表言行不當(dāng)會(huì)議前會(huì)場(chǎng)出現(xiàn)了問(wèn)題由國(guó)家性的重要活動(dòng)會(huì)議同期舉行 重要的健康(jinkng)問(wèn)題飲食供應(yīng)確實(shí)(qush)令人不滿意由于排隊(duì)(pi du)而導(dǎo)致飲供應(yīng)延遲影響代表們到會(huì)與理會(huì)的主要交通問(wèn)題電子系統(tǒng)問(wèn)題嚴(yán)重第三節(jié) 會(huì)議策劃書(shū)的制訂會(huì)議的成果最終要通過(guò)形成某種文書(shū)的形式反映與表達(dá)出來(lái)， 會(huì)議策劃書(shū)是在舉辦會(huì)議之前，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容，形式，時(shí)間，地點(diǎn)，接待，現(xiàn)場(chǎng)管理，經(jīng)費(fèi)籌措與使用，會(huì)議形象等各個(gè)方面進(jìn)行總體策劃和具體安排而形成的建議性文案。比較重要的會(huì)議，會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)都應(yīng)該事先根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者

9、的意圖和指示制定出周密詳盡的策劃方案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審核批準(zhǔn)后由會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)具體實(shí)施。會(huì)議策劃書(shū)的寫(xiě)法 1.開(kāi)頭寫(xiě)會(huì)議舉辦緣由，單位，會(huì)議名稱，時(shí)間，地點(diǎn)，會(huì)期等，以“制定會(huì)議方案如下”作為承上啟下的連接語(yǔ)。 2.主體寫(xiě)會(huì)議宗旨，規(guī)模，議程，日程，流程，準(zhǔn)備工作，經(jīng)費(fèi)預(yù)算，請(qǐng)嘉賓貴賓名單以及他們的講話報(bào)告文件等。 3.結(jié)束語(yǔ)“以上方案，當(dāng)否，請(qǐng)批示”。 4.落款寫(xiě)主辦單位名稱，會(huì)議擬定的秘書(shū)小組或籌備小組名單，該策劃書(shū)形成時(shí)間。 第四章 會(huì)議中心在我國(guó)，基本上可以分為以下四類：專業(yè)的接待會(huì)議團(tuán)隊(duì)的設(shè)施或者建筑會(huì)議功能比較強(qiáng)的酒店、度假村酒店內(nèi)專業(yè)接待會(huì)議的設(shè)施、建筑同時(shí)兼有會(huì)議和展覽功能3.會(huì)議中心

10、的功能區(qū)域性會(huì)議中心的發(fā)展改變了我國(guó)大型、高端會(huì)議及活動(dòng)只能在北京、上海等一類城市舉行的格局，推進(jìn)(tujn)了我國(guó)會(huì)議市場(chǎng)多元化的進(jìn)程；一些高檔次的會(huì)議中心的投入使用，從很大程度(chngd)上提升了我國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)在國(guó)際上的地位，為我國(guó)會(huì)議產(chǎn)業(yè)與國(guó)際接軌做出了積極的貢獻(xiàn)；由于會(huì)議產(chǎn)業(yè)是一個(gè)帶動(dòng)性很強(qiáng)的新興產(chǎn)業(yè)，大型會(huì)議中心進(jìn)入市場(chǎng)，為區(qū)域會(huì)議產(chǎn)業(yè)乃至(nizh)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展注入了新的活力；會(huì)議中心不僅可以成為當(dāng)?shù)氐牡貥?biāo)性建筑，又可以提高城市的形象；參會(huì)者來(lái)到一個(gè)城市參加會(huì)議，必然要住宿、租車、吃飯、購(gòu)物等，在城市中進(jìn)行各式各樣的消費(fèi)，這樣會(huì)議中心就可以拉動(dòng)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展，并創(chuàng)造大量就業(yè)機(jī)會(huì)。第

11、三節(jié) 我國(guó)會(huì)議中心的發(fā)展趨勢(shì)我國(guó)會(huì)議中心的發(fā)展趨勢(shì)一、理念的變化二、郊區(qū)及旅游度假區(qū)將成為亮點(diǎn)。三、環(huán)保、綠色、節(jié)能、生態(tài)等國(guó)際先進(jìn)理念將越來(lái)越受到重視四、內(nèi)部功能更具靈活性和方便性，設(shè)計(jì)風(fēng)格方面更有親近感五、新技術(shù)的大量應(yīng)用六、城區(qū)會(huì)議中心和郊區(qū)會(huì)議中心各自的特性會(huì)更加突出七、現(xiàn)有會(huì)議中心改擴(kuò)建的步伐會(huì)進(jìn)一步加快八、會(huì)議中心市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，優(yōu)勝劣汰速度加快九、地方政府對(duì)會(huì)議產(chǎn)業(yè)的高度重視，促使會(huì)議中心與當(dāng)?shù)卣畷?huì)議主管部門的合作關(guān)系更為密切十、管理與服務(wù)水平將進(jìn)一步提高第五章 會(huì)議營(yíng)銷第一節(jié) 會(huì)議營(yíng)銷的概念體驗(yàn)營(yíng)銷以滿足消費(fèi)者的體驗(yàn)需求為目標(biāo)，以服務(wù)產(chǎn)品為平臺(tái)，以有形產(chǎn)品為載體，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)

12、高質(zhì)量產(chǎn)品，拉近企業(yè)和消費(fèi)者之間的距離。會(huì)議營(yíng)銷優(yōu)勢(shì)（1）操作相對(duì)簡(jiǎn)單可控，無(wú)須與媒體或經(jīng)銷商打交道；（2）低成本，高產(chǎn)出。（3）針對(duì)性強(qiáng)。（4）服務(wù)(fw)更具個(gè)性化和人性化。（5）隱蔽性和排他性；（6）信息反饋快。（7）容易營(yíng)造具有激情(jqng)的銷售現(xiàn)場(chǎng)氣氛。（8）易于控制費(fèi)用(fi yong)。會(huì)議營(yíng)銷人員工資、會(huì)場(chǎng)費(fèi)用、需用物資等均可根據(jù)會(huì)議規(guī)模現(xiàn)場(chǎng)算清，并可及時(shí)地有效控制；（9）能夠建成銷售服務(wù)鏈。（10）溝通深入。（11）可以雙贏。第二節(jié) 會(huì)議營(yíng)銷的原則和內(nèi)容會(huì)議營(yíng)銷的原則1.注重制度建設(shè)2.擬定合適的產(chǎn)品經(jīng)營(yíng)策略3.注重人才培養(yǎng)會(huì)議營(yíng)銷主要特點(diǎn)：針對(duì)性更強(qiáng)，更富人性化，能給消

13、費(fèi)者帶來(lái)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超越產(chǎn)品本身的（售前、售中、售后）超值服務(wù)。投入小、回報(bào)高、風(fēng)險(xiǎn)低、資金回籠快、有效性強(qiáng)。更具竟?fàn)巸?yōu)勢(shì)，其隱蔽性更強(qiáng)，可有效防范同行競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手正面交鋒，以及對(duì)抗性營(yíng)銷跟進(jìn)。第三節(jié) 會(huì)議營(yíng)銷手段關(guān)系營(yíng)銷步驟：1.設(shè)立客戶關(guān)系管理機(jī)構(gòu)2.強(qiáng)化個(gè)人關(guān)系3.制訂頻繁營(yíng)銷規(guī)劃4.采用特定營(yíng)銷方式5.退出管理會(huì)議(huy)服務(wù)營(yíng)銷有利于豐富市場(chǎng)營(yíng)銷的核心充分(chngfn)滿足消費(fèi)者需要，有利于增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，有利于提高(t go)會(huì)議產(chǎn)品的附加值。服務(wù)營(yíng)銷包含以下步驟：1.進(jìn)行服務(wù)市場(chǎng)的分析2.制定獨(dú)特的分析方式3.建立標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)4.創(chuàng)立服務(wù)品牌5.設(shè)立服務(wù)公關(guān)會(huì)議企業(yè)在實(shí)施其服務(wù)營(yíng)銷戰(zhàn)略時(shí)需

14、要將服務(wù)市場(chǎng)對(duì)象進(jìn)行細(xì)分，會(huì)議網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷是利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代媒體進(jìn)行的會(huì)議營(yíng)銷活動(dòng)，網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷可以擴(kuò)大會(huì)議市場(chǎng)范圍，提高會(huì)議企業(yè)的營(yíng)銷能力。網(wǎng)絡(luò)的互動(dòng)性使客戶能真正的參與到整個(gè)會(huì)議產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中來(lái)。電話營(yíng)銷可以降低會(huì)議營(yíng)銷成本，提高營(yíng)銷效率。做好電話營(yíng)銷，應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：1.做好訪問(wèn)前準(zhǔn)備2.電話銷售的禮節(jié)3.交談的技巧第四節(jié) 會(huì)議營(yíng)銷的操作流程會(huì)前管理主要包括以下內(nèi)容：1.明確會(huì)議主題2.會(huì)議營(yíng)銷策劃3.數(shù)據(jù)收集4.預(yù)熱，邀約，回執(zhí)5.食宿安排6.會(huì)場(chǎng)布置7.會(huì)前模擬 第五節(jié) 會(huì)議營(yíng)銷的宣傳會(huì)議營(yíng)銷的概念會(huì)議營(yíng)銷宣傳工作的最終目的就是營(yíng)銷。2.會(huì)議營(yíng)銷的特點(diǎn)目的性?？刹僮餍浴＝y(tǒng)籌性?，F(xiàn)實(shí)性。附

15、合性。 宣傳步驟1.確立宣傳目標(biāo)、計(jì)劃2.制定宣傳內(nèi)容3.準(zhǔn)備宣傳資料4.選擇(xunz)宣傳方式宣傳中應(yīng)注意(zh y)的問(wèn)題1.測(cè)量宣傳(xunchun)效果 2.解決反宣傳的措施 第六節(jié) 會(huì)議營(yíng)銷注意的問(wèn)題會(huì)后工作在會(huì)議營(yíng)銷的過(guò)程中占重要地位，會(huì)議活動(dòng)的結(jié)束并不是會(huì)議營(yíng)銷的結(jié)束，在會(huì)后的一系列工作中能更好的反映出會(huì)議營(yíng)銷的成績(jī)與效果。第六章 會(huì)議邀請(qǐng)與接待第一節(jié) 會(huì)議通知與邀請(qǐng)會(huì)議通知的內(nèi)容1.會(huì)議名稱2.主辦者3.會(huì)議的內(nèi)容4.參加對(duì)象5.會(huì)議的時(shí)間6.會(huì)議地點(diǎn)7.其他事項(xiàng)8.聯(lián)絡(luò)信息“請(qǐng)柬”主要用于舉行儀式類活動(dòng)。如開(kāi)幕式、竣工儀式、簽字儀式等。發(fā)送對(duì)象一般是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)人士、兄弟

16、單位等，多使用書(shū)面語(yǔ)言，語(yǔ)言恭敬儒雅?！昂?bào)”是一種公開(kāi)性的會(huì)議通知形式。通常采用招貼的方式，主要用于可以自由參加的學(xué)術(shù)性報(bào)告會(huì)。使用正式文件的格式印制會(huì)議通知，并通過(guò)正式文件的傳遞渠道發(fā)送，這用于召開(kāi)重要會(huì)議。第二節(jié) 與會(huì)人員的編排規(guī)模較大而且需要安排討論、審議等活動(dòng)的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)將與會(huì)者進(jìn)行編排。編排有利于提高提高會(huì)議的機(jī)動(dòng)性，促進(jìn)相互交流。在法定性會(huì)議中，將與會(huì)人員進(jìn)行編排，編排之后的小組稱之為代表團(tuán)，具有法定的相關(guān)權(quán)力。分組的數(shù)量和規(guī)模要適中。第四節(jié) 會(huì)議接待與迎送會(huì)議接待工作原則1.熱情友好，細(xì)致周到2.一視同仁，平等對(duì)待3.勤儉節(jié)約，倡導(dǎo)新風(fēng)4.加強(qiáng)防范，確保安全收集與會(huì)者的情況的途

17、徑與方法匯總(huzng)回執(zhí)或報(bào)名表。會(huì)議通知回執(zhí)或報(bào)名表是了解與會(huì)者情況(qngkung)的主要途徑。查閱(chyu)歷次會(huì)議的檔案資料。歷次會(huì)議的檔案資料中保存了會(huì)議記錄和接待方面的記錄，這對(duì)于了解與會(huì)者的基本信息有一定的參考價(jià)值。請(qǐng)有關(guān)部門提供的情況。要求與會(huì)者出示有效證件和介紹證明信函。會(huì)議接待方案一般包含以下內(nèi)容：接待方針及接待規(guī)格。接待內(nèi)容接待活動(dòng)的時(shí)間安排。接待責(zé)任。接待經(jīng)費(fèi)。落實(shí)接待事項(xiàng)1.預(yù)定住房2.安排就餐和宴席3.準(zhǔn)備接待禮物4.落實(shí)交通工具5.布置安全保衛(wèi)工作6.選派翻譯和陪同人員7.準(zhǔn)備接待標(biāo)志與物品8.落實(shí)相關(guān)事宜接站是跨地區(qū)會(huì)議、全國(guó)性會(huì)議和國(guó)際性會(huì)議接待工作的

18、第一道環(huán)節(jié)。重要領(lǐng)導(dǎo)或外賓前來(lái)參加會(huì)議，要事先確定迎接的規(guī)格，主辦方應(yīng)當(dāng)派一定身份的人士前往機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站迎接。獻(xiàn)花一般安排在主客雙方見(jiàn)面、介紹、握手之后。第七章 會(huì)場(chǎng)的選定和布置第一節(jié) 會(huì)場(chǎng)的選定選好會(huì)場(chǎng)的意義1.產(chǎn)生良好的政治影響和經(jīng)濟(jì)效果2.突出會(huì)議的主題3.營(yíng)造良好的會(huì)議氣氛如何進(jìn)行會(huì)場(chǎng)的選定1.會(huì)議地點(diǎn)和與會(huì)者所在地的距離2.會(huì)議(huy)舉辦地址的服務(wù)設(shè)施便利性第二節(jié) 會(huì)場(chǎng)(huchng)布置會(huì)場(chǎng)布置是一項(xiàng)有明確(mngqu)意圖的會(huì)務(wù)工作，根本目的在于創(chuàng)設(shè)與會(huì)議主題、性質(zhì)相適應(yīng)的會(huì)場(chǎng)氣氛，從而有利于事先會(huì)議的目標(biāo)。強(qiáng)化會(huì)議的功能。會(huì)場(chǎng)裝飾的作用最終是落實(shí)在能夠增強(qiáng)會(huì)議的功能，實(shí)

19、現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)，這是會(huì)場(chǎng)裝飾的根本目的所在。會(huì)標(biāo)。會(huì)議名稱為主要內(nèi)容的會(huì)議信息的文字性標(biāo)志。會(huì)標(biāo)的作用。直接顯示會(huì)議名稱、直接體現(xiàn)會(huì)議的莊重性、激發(fā)與會(huì)者的參與感。會(huì)標(biāo)的制作與懸掛。會(huì)標(biāo)的格調(diào)要與會(huì)議的主題相一致、會(huì)標(biāo)應(yīng)當(dāng)醒目、會(huì)標(biāo)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔。會(huì)徽。會(huì)徽體現(xiàn)或象征會(huì)議精神的圖案性標(biāo)志，一般懸掛在主席臺(tái)的天幕中央，形成會(huì)場(chǎng)的視覺(jué)中心，具有較強(qiáng)的感染和激勵(lì)作用。標(biāo)語(yǔ)。把會(huì)議口號(hào)用醒目的書(shū)面形式張貼或懸掛起來(lái)，成為會(huì)議的標(biāo)語(yǔ)。會(huì)議標(biāo)語(yǔ)是一種書(shū)面符號(hào)系統(tǒng)，與會(huì)徽、會(huì)標(biāo)、旗幟等裝飾物相比，可以直接張揚(yáng)會(huì)議主題。模型標(biāo)志是一種處理在會(huì)場(chǎng)內(nèi)的立體型的形象標(biāo)志，具有較強(qiáng)的視覺(jué)沖擊力。第三節(jié) 會(huì)議的座次安排幾個(gè)必須

20、考慮的問(wèn)題會(huì)場(chǎng)大小和與會(huì)人數(shù)多少。會(huì)場(chǎng)座位格局的政治意義。會(huì)場(chǎng)座位格局的氣氛和效果。第八章 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理第一節(jié) 報(bào)到與注冊(cè)會(huì)議報(bào)到工作是與會(huì)者達(dá)到會(huì)議所在地后的第一個(gè)接待環(huán)節(jié)。會(huì)議報(bào)到應(yīng)注意以下三方面內(nèi)容：認(rèn)真準(zhǔn)備 有序組織 及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議注冊(cè)是會(huì)議開(kāi)始最為繁忙的階段和關(guān)鍵階段，這段工作的好壞直接(zhji)關(guān)系到會(huì)議整個(gè)階段的運(yùn)作。會(huì)議(huy)注冊(cè)的內(nèi)容包括注冊(cè)人的姓名、性別、職稱、工作單位、通訊方式、聯(lián)系方式、住宿預(yù)訂等信息，會(huì)議注冊(cè)表見(jiàn)下表8-1。會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)參會(huì)人員的注冊(cè)信息，來(lái)安排酒店和餐飲等服務(wù)，以保證(bozhng)到會(huì)者能夠得到休息和熱情接待。第二節(jié) 儀式與典禮按照儀式方案

21、做好各項(xiàng)籌備工作。1.確定儀式主題2.確定時(shí)間和地點(diǎn)3.擬訂邀請(qǐng)賓客名單，提前呈送請(qǐng)柬4.擬訂儀式程序第三節(jié) 茶歇與宴會(huì)宴會(huì)時(shí)因?yàn)榱?xí)俗或社會(huì)利益需要兒舉行的宴飲聚會(huì)第四節(jié) 會(huì)議的主持會(huì)議的主持人需要注意的問(wèn)題遵守時(shí)間。 不要忘了會(huì)議的主要理由。會(huì)議的黃金規(guī)則：公開(kāi)稱贊，私下批評(píng)。 事先告知會(huì)議議程。（5）會(huì)議最好的模式是民主，而非專制。（6）建立清楚的議程，餅在會(huì)議前讓大家傳閱。（7）當(dāng)例行會(huì)議的目的已經(jīng)不存在時(shí)，停止繼續(xù)開(kāi)會(huì)。 “頭腦風(fēng)暴”法最具有特色的地方就在于與會(huì)者無(wú)任何顧忌地自由發(fā)表自己的理論觀點(diǎn)，名義小組發(fā)的好處是要求每個(gè)人都有機(jī)會(huì)陳述自己的觀點(diǎn)，實(shí)際上就是變相的逼迫每個(gè)與會(huì)者都把自

22、己的觀點(diǎn)貢獻(xiàn)出來(lái)。反向討論法是發(fā)動(dòng)與會(huì)人員已逆向思維方式，取得對(duì)特定討論對(duì)象的進(jìn)一步完善的會(huì)議討論方法。會(huì)前預(yù)約法的使用規(guī)則是：在會(huì)議召開(kāi)之前，會(huì)議主持人吧會(huì)議的內(nèi)容及本人的意圖向預(yù)定參加會(huì)議的有關(guān)人員做個(gè)別介紹，請(qǐng)有關(guān)人員就有關(guān)問(wèn)題(wnt)提前準(zhǔn)備，并在會(huì)上做重點(diǎn)發(fā)言。使用(shyng)各抒己見(jiàn)法主持召開(kāi)會(huì)議，一般不安排具有較高職位或德高望重的人參加會(huì)議。第五節(jié) 會(huì)議(huy)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案會(huì)議突發(fā)事件的類型、預(yù)防和應(yīng)對(duì)措施突發(fā)事件的類型突發(fā)情況預(yù)防和應(yīng)對(duì)措施人員問(wèn)題發(fā)言人、參加者或關(guān)鍵代表缺席或無(wú)法按時(shí)到會(huì)，致使會(huì)議無(wú)法按時(shí)開(kāi)始，或者造成參會(huì)人數(shù)不足，從而影響會(huì)議的規(guī)模、財(cái)務(wù)收支和公共關(guān)系。發(fā)

23、言人不能按時(shí)到會(huì)，可以考慮代替，甚至臨時(shí)修改會(huì)議議程；可臨時(shí)額外給每位發(fā)言人10分鐘自由提問(wèn)的時(shí)間，以彌補(bǔ)發(fā)言人的缺席。健康與安全問(wèn)題突發(fā)火災(zāi)、地震等危險(xiǎn)事件，安全通道和消防通道不通暢；參會(huì)人員患有嚴(yán)重的疾??；由于天氣等原因?qū)е聟?huì)人員發(fā)生休克、突發(fā)心臟病、腦出血等危重病情；參會(huì)人員出現(xiàn)食物中毒。加強(qiáng)會(huì)前的檢查，必要時(shí)要組織應(yīng)對(duì)突發(fā)性的火災(zāi)、地震等各種災(zāi)害的演習(xí)，要派專門人員負(fù)責(zé)把守安全通道，有條件的單位應(yīng)充分利用會(huì)場(chǎng)的監(jiān)控?cái)z像系統(tǒng)，以便隨時(shí)掌握會(huì)場(chǎng)的方方面面和各種突發(fā)情況。此外，各種大中型會(huì)議事先應(yīng)安排好醫(yī)術(shù)一流的醫(yī)護(hù)人員在會(huì)場(chǎng)應(yīng)急，同時(shí)還要加強(qiáng)會(huì)議的值班工作。行為問(wèn)題發(fā)言人行為不當(dāng)或某些參

24、會(huì)人員行為不當(dāng)?shù)取徍税l(fā)言人以往的情況，并在發(fā)言前加強(qiáng)與其的溝通與交流，必要時(shí)請(qǐng)某些行為不當(dāng)著暫時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。設(shè)備問(wèn)題會(huì)場(chǎng)的擴(kuò)音設(shè)備、燈光、投影機(jī)或錄音錄像設(shè)備等缺少或出現(xiàn)故障。加強(qiáng)會(huì)前檢查與調(diào)試，準(zhǔn)備好維修師的姓名、電話和地址，還應(yīng)詳細(xì)了解本地可以租到或購(gòu)買相應(yīng)設(shè)備的公司的名稱、電話和具體地址。場(chǎng)地問(wèn)題制冷、取暖設(shè)備或通風(fēng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，有時(shí)會(huì)議場(chǎng)所會(huì)因某種原因不可使用，這就需要臨時(shí)找替代的場(chǎng)所。會(huì)前準(zhǔn)備好維修師的姓名、電話和地址，并及時(shí)與之聯(lián)系。如果會(huì)議場(chǎng)所因某種原因不可使用，可臨時(shí)找附近的大禮堂、電影院、劇院和報(bào)告廳等應(yīng)急。資料問(wèn)題參會(huì)人員超出既定人數(shù)，或是由于會(huì)議資料印刷質(zhì)量欠佳可能造成會(huì)

25、議資料不足的問(wèn)題；有時(shí)由于各種原因，可能致使會(huì)議資料無(wú)法按時(shí)送到會(huì)議地點(diǎn)。秘書(shū)要隨身帶一份會(huì)議活動(dòng)安排及會(huì)議需要使用文件的原稿，以便在會(huì)場(chǎng)附近隨時(shí)復(fù)印，若會(huì)議資料無(wú)法按時(shí)送到會(huì)場(chǎng)，秘書(shū)應(yīng)及時(shí)通知并催促相應(yīng)的工作人員。應(yīng)急人員對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題缺乏預(yù)見(jiàn)，未能安排相應(yīng)的人員和物資，造成問(wèn)題擴(kuò)大。會(huì)前和會(huì)中提醒應(yīng)急組織和人員隨時(shí)做好工作準(zhǔn)備，并備有其聯(lián)系方式。車輛短缺在接站、送站以及會(huì)場(chǎng)轉(zhuǎn)場(chǎng)時(shí)，車輛短缺造成參會(huì)人員長(zhǎng)時(shí)間等待，影響會(huì)議進(jìn)程。加強(qiáng)會(huì)前檢查，準(zhǔn)備足夠的應(yīng)急車輛，提醒司機(jī)隨時(shí)做好準(zhǔn)備，并備有其聯(lián)系方式。指揮混亂會(huì)議的組織協(xié)調(diào)出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)議流程銜接不當(dāng)，會(huì)議信息無(wú)法及時(shí)進(jìn)行傳遞。會(huì)前進(jìn)行適當(dāng)?shù)?/p>

26、突發(fā)事件演練和模擬，檢驗(yàn)會(huì)議指揮溝通系統(tǒng)的靈敏性。處置突發(fā)事件的基本要求及時(shí)報(bào)告。提前采取應(yīng)急處置措施。妥善處理善后工作。處理突發(fā)事件，既要大膽、果斷，又要注意細(xì)致、穩(wěn)妥。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案工作會(huì)議主會(huì)場(chǎng)應(yīng)急預(yù)案 為了確保會(huì)議期間的消防安全管理工作，杜絕火災(zāi)及其它險(xiǎn)情的發(fā)生，制定應(yīng)急處置預(yù)案。 1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià) 2.風(fēng)險(xiǎn)消減措施 3.應(yīng)急措施 第九章 會(huì)議服務(wù)管理第一節(jié) 會(huì)議服務(wù)概述會(huì)議服務(wù)是指為保障會(huì)議工作的召開(kāi)和順利舉行而進(jìn)行的各種( zhn)具體工作事務(wù)的總稱。會(huì)議(huy)服務(wù)的要求1.愛(ài)崗敬業(yè)、團(tuán)結(jié)協(xié)作(xizu)的精神2.熱情友好、細(xì)致耐心的服務(wù)意識(shí)3.良好地組織、交往能力4.嫻熟的會(huì)議服務(wù)專業(yè)

27、技巧5.服務(wù)人員的基本規(guī)范第二節(jié) 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)主要由會(huì)議管理組負(fù)責(zé)，但需要得到相關(guān)部門的協(xié)助。入場(chǎng)服務(wù)關(guān)系著會(huì)議是否能如期順利開(kāi)始的一大因素。入場(chǎng)工作比較簡(jiǎn)單，主要包括會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)簽到、發(fā)放會(huì)議文件及引領(lǐng)服務(wù)三個(gè)方面。與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)間一般要早于會(huì)議預(yù)定的正式開(kāi)始時(shí)間。上樓時(shí)，應(yīng)該讓與會(huì)人員在前，服務(wù)人員在后；會(huì)議完成預(yù)定的各項(xiàng)日程之后即將閉幕，但不意味著會(huì)議服務(wù)工作也隨之結(jié)束。會(huì)場(chǎng)清理工作 (1)文件清退工作 (2)清點(diǎn)回收會(huì)務(wù)用品 (3)清理會(huì)場(chǎng)設(shè)備 (4)整理并移交會(huì)場(chǎng)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)應(yīng)注意的問(wèn)題1.貴賓室與會(huì)場(chǎng)的銜接2.確認(rèn)會(huì)議流程3.維持現(xiàn)場(chǎng)秩序 掌握會(huì)議進(jìn)程4.做好后勤保障5.注

28、意場(chǎng)內(nèi)安全第三節(jié) 會(huì)議生活服務(wù)3.房間分配(1)與會(huì)人員住宿房間盡可能集中，便于信息溝通及交流。(2)身份、職位相同的與會(huì)人員，房間標(biāo)準(zhǔn)(biozhn)大體一致。遇有自費(fèi)出席會(huì)議的特殊人員，則盡量滿足其要求。(3)一般(ybn)情況下，應(yīng)首先安排女性、年長(zhǎng)者和職務(wù)較高的人員。(4)盡量不要把生活習(xí)慣有明顯(mngxin)差異的人員安排在同一房間。(5)如果與會(huì)人員攜帶有隨行人員，應(yīng)將他們安排在相鄰近的房間，以便交流。餐飲服務(wù)的質(zhì)量高低直接影響到與會(huì)人員對(duì)于會(huì)務(wù)工作的整體評(píng)價(jià)，進(jìn)而影響到會(huì)議組委會(huì)的信譽(yù)和形象。4.應(yīng)注意的問(wèn)題為保證會(huì)議餐飲服務(wù)及時(shí)到位，會(huì)議組織方需要事先就相關(guān)的餐飲要求與酒店餐

29、飲部進(jìn)行溝通，使其了解何時(shí)、何地需要為多少人提供何種餐飲服務(wù)。會(huì)議交通服務(wù)主要是指會(huì)議車輛的保證，會(huì)議車輛要根據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短、與會(huì)人員人數(shù)的多少等實(shí)際情況，本著保證服務(wù)及節(jié)約成本的原則，做好安排。第四節(jié) 會(huì)議其他服務(wù)會(huì)議值班服務(wù)就是在會(huì)議期間設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)或安排專門的人員及時(shí)處理需要臨時(shí)辦理的事項(xiàng)，滿足與會(huì)者的臨時(shí)性需求。會(huì)議值班人員的主要工作任務(wù)有以下內(nèi)容：1.在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件及資料，傳遞各種信息。2.要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制，特別是像新產(chǎn)品鑒定會(huì)等保密性較輕的會(huì)議，更不能讓無(wú)關(guān)人員任意出入。3.要具有公司各部門及人員的聯(lián)絡(luò)方式，以便出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)系。4.要堅(jiān)定崗位，人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。5.做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。第十章 會(huì)議財(cái)務(wù)管理第一節(jié) 會(huì)議財(cái)務(wù)管理的概念舉辦會(huì)議通常都不是純粹的商業(yè)活動(dòng)，不是以營(yíng)利為主要目的，但不可以否認(rèn)的是會(huì)議運(yùn)作的過(guò)程是一種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，會(huì)議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)就是對(duì)會(huì)議資金的管理，會(huì)議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容包括：制定財(cái)務(wù)目標(biāo)、制定預(yù)算、會(huì)議成本