4日程安排與值班事務(wù)資料課件(20頁PPT)

1、第三節(jié)日程安排與值班工作第1頁，共20頁。一領(lǐng)導(dǎo)日程安排（一）領(lǐng)導(dǎo)日?；顒优c日程安排1、領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥姆秶鞣N接待走訪慰問慶典儀式出席會議參觀考察商務(wù)旅行會見會談其他活動第2頁，共20頁。2、領(lǐng)導(dǎo)日程安排的原則領(lǐng)導(dǎo)日程安排：是對領(lǐng)導(dǎo)日?；顒拥臅r間和程序進行統(tǒng)籌計劃和組織的過程。（1）統(tǒng)籌兼顧（2）區(qū)分輕重緩急（3）圍繞中心，突出重點（4）力戒排場，求真務(wù)實第3頁，共20頁。（二）日程表的種類與編制1、日程表的種類（1）年計劃表 如一年一度的董事會、年會、早就接到邀請的學(xué)術(shù)報告、出國訪問等（2）月計劃表 如每月一兩次的工作例會、預(yù)先通知的上級檢查、兄弟省市單位的經(jīng)驗交流、友好訪問等（3）周計劃表

2、 如經(jīng)常性的工作、業(yè)務(wù)等（4）日志 如各種臨時性活動等第4頁，共20頁。圖為某高校周安排表第5頁，共20頁。案例 王總一周活動安排表日期 12.08 周一12.09 周二12.10 周三12.11 周四12.12 周五12.13 周六周日上午10-11時每周例會 12時檢查公司防火全天主持項目論證座談會10時去計委談項目立項事宜10時去商業(yè)銀行談項目融資全天主持會議研究下年經(jīng)營繼續(xù)昨天會議重點是新項目休息下午3:30聽項目論證匯報(同上)3:30支部生活(六樓)3:30檢查公司新大樓內(nèi)裝修決策及新上項目問題小渠子鄉(xiāng)慰問貧困戶休息晚間19時宴請深圳新大公司客人與論證組專家共進晚餐19:30體育館

3、看CBA賽金花大酒店宴請咨詢團專家休息備注假日酒店2樓云天閣19:30公司小餐廳全體領(lǐng)導(dǎo)同去檢查(基建部)中層一把手以上人員慰問3時出發(fā)兩輛車第6頁，共20頁。2、編制日程表注意事項A.簡潔明了B.一般設(shè)日期、時間、地點、人員、內(nèi)容、備注等欄目；C.彈性安排、留有余地；D.送領(lǐng)導(dǎo)審定；E.常提醒領(lǐng)導(dǎo)；F.領(lǐng)導(dǎo)者未通過秘書而作的日程安排，秘書應(yīng)盡早掌握并納入日程表；G.已進行完的日程要及時標(biāo)出;H .日程表最好同時編制領(lǐng)導(dǎo)班子和每位領(lǐng)導(dǎo)者個人兩種。第7頁，共20頁?！景咐伎肌?李秘書在一家效益很好的外貿(mào)公司工作，他的秘書工作一向很出色。一天，他突然接到了一個日本客戶的電話，電話中日本客戶很生氣

4、地說道：“請問你們經(jīng)理在不在？我已在酒店等了你們經(jīng)理分鐘了，不知道貴公司還有沒有合作的誠意?！睕]等李秘書說話，對方已將電話掛斷。李秘書根本不知道經(jīng)理與日本客戶約會這回事，但接到此電話后李秘書已經(jīng)感覺到客戶的不滿，于是他立即和經(jīng)理取得電話聯(lián)系。原來，經(jīng)理確實是在上個月的經(jīng)貿(mào)會上與這位日本客戶有過口頭約會，只是由于他當(dāng)時很忙，忘記將此事告知李秘書，而自己又忘記赴約。經(jīng)理很遺憾，也很著急，因為這關(guān)系到公司的發(fā)展和利益。 請問李秘書是否該對此次事件負(fù)有責(zé)任？若你是李秘書，你又該怎么做才能挽回局面？第8頁，共20頁。（三）日程表的落實和OA管理1、日程表的落實2、日程表的變更與調(diào)整3、日程表的OA管理

5、就是用電子計算機來編制、管理領(lǐng)導(dǎo)活動日程，現(xiàn)實日程管理自動化。第9頁，共20頁。a.電話文書(重要會見、會談的預(yù)定計劃)；b.提前一二天再次聯(lián)系落實； c.秘書定期與領(lǐng)導(dǎo)者核對日程； d.月末、周末給領(lǐng)導(dǎo)送日程表，每天早晨核對當(dāng)天日程以免遺忘； e.領(lǐng)導(dǎo)者主持的會議，提前二三天落實會議室，并再次落實參會的上級人員；f.提前一天將領(lǐng)導(dǎo)會見、會談所需資料備齊并注意核對無誤；g.會議、會談時間延長迫近下一預(yù)定計劃時，秘書可用恰當(dāng)方式向領(lǐng)導(dǎo)提出；h.領(lǐng)導(dǎo)活動用車落實及與司機的聯(lián)絡(luò).第10頁，共20頁。（四）訂約事宜。1、預(yù)先安排約會活動2、記好日歷與備忘錄3、提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時赴約4、保證領(lǐng)導(dǎo)順利赴約5、做

6、好約會前后的服務(wù)工作第11頁，共20頁?！局R應(yīng)用】 總經(jīng)理王長春下午點要和業(yè)務(wù)部共同討論如何進行某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項銷售工作的成敗關(guān)系到公司今年度的銷售預(yù)算是否能夠達到。下午點，王總又要和一位客戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個小時的時間和這個客戶談判，點結(jié)束。但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一政府單位的臨時開會的通知書，開會的時間是下午點，而且必須由王總親自參加，通知書上又沒有寫清楚會議結(jié)束的時間。你要是王總的秘書，該怎么辦呢？第12頁，共20頁。 陳之安先生是沈陽某飛機部件股份有限公司主管銷售的經(jīng)理。請把下星期一的活動安排有關(guān)內(nèi)容分別填寫在陳之安先生和他秘書的工作日志上：每周星期

7、一上午10：30在辦公室舉行會議，所有經(jīng)理都參加。要安排時間去銀行取現(xiàn)金。12：30陳先生與王新西先生（北京代理商）在文華大酒店共進午餐。為人事部的朱迪小姐安排下午3：00見陳經(jīng)理。在該天某一適當(dāng)時間，秘書必須空出半個小時的時間以便安排陳先生與自己商談下一次推銷工作會議的日程安排，但不能占上午9：0010：00的時間，因為陳經(jīng)理想在這段時間里處理他的信件。陳經(jīng)理和夫人晚上7：30分出發(fā)去康特公寓出席晚8：00的俱樂部聚餐會。秘書本人在晚上7：00要參加社交俱樂部舉行的一個會。第13頁，共20頁。二值班工作第14頁，共20頁。（一）值班與值班工作 1、定義： 值班，是指在固定時間、崗位和場所輪流

8、從事的日常事務(wù)工作。 2、分類：按職責(zé)范圍劃分：綜合值班與專項值班按人員分工劃分：固定值班與輪流值班按時間特征分類：永久性值與臨時性值班 3、作用：聯(lián)絡(luò)作用 過慮作用 應(yīng)急作用 窗口作用第15頁，共20頁。（二）值班的任務(wù) 1、承接上級指示 2、負(fù)責(zé)電話應(yīng)對 3、接待來訪人員 4、掌握領(lǐng)導(dǎo)者的行蹤 5、處理臨時性、突發(fā)性事件 突發(fā)性事件：及時向上司匯報請示，或就近組織人力物力搶險救災(zāi)，或向鄰近的組織單位、部隊求援，或保護好事故現(xiàn)場等。為保障人民群眾的生命財產(chǎn)安全，盡量減少損失，值班人員有時在未得到上司指示前，便可在可能的范圍內(nèi)適當(dāng)采取臨時應(yīng)急措施。要求：快；準(zhǔn)；加強預(yù)測，積極主動。 6、確保機

9、關(guān)安全 7、編寫值班材料。（三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日志） 第16頁，共20頁。案例 一時忽略 悔急交加 某領(lǐng)導(dǎo)同志出差，秘書從外省給本單位值班室打來電話：某月某日將乘坐某車次回去，請與鐵路部門聯(lián)系，留一包廂。值班員只顧記下日期、車次，卻少問一句：有事如何聯(lián)系。值班人員與鐵路部門聯(lián)系后，得到的答復(fù)是所擬乘坐的車次包廂已經(jīng)客滿，只能改乘別的車次。此時想再次向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋、請示，卻到處尋不著領(lǐng)導(dǎo)的行蹤。絞盡腦汁，對所有能想到的去處，均一一去了電話查問，結(jié)果全部落空，無人知曉。一番折騰，不僅值班員落得個又急又累，而且浪費不少電話費，最后還是誤了領(lǐng)導(dǎo)的行程，有關(guān)人員悔急交加，萬分遺憾。思考題：試述辦公室值班人員應(yīng)如何正確地做好電話記錄？第17頁，共20頁。 1983年6月的一天深夜，武漢市人民政府的值班秘書突然接到市屬交通部門打來的緊急電話，告知：市裝卸公司搬運站在裝卸農(nóng)藥過程中，將一包甲基 E605農(nóng)藥掉進了漢江。E605是一種劇毒農(nóng)藥，人畜飲用含有這種藥物的水就會中毒，嚴(yán)重的有生命危險。值班秘書應(yīng)該怎么做？第18頁