檔案利用工作ppt課件

1、檔案利用任務(wù)西安市檔案局 黃海絨.檔案利用任務(wù)一、檔案利用任務(wù)概述二、檔案利用任務(wù)的途徑與方式. 第一節(jié) 檔案利用任務(wù)概述.一、檔案利用任務(wù)的含義： 檔案利用任務(wù)，亦稱“檔案利用效力、“檔案提供利用 ，是檔案部門將本館室及其他單位所藏的檔案信息資源，經(jīng)過一定的方式進展開發(fā)并傳送給利用者，為利用者提供效力，滿足社會需求的一項任務(wù)。.檔案與檔案信息： 檔案：檔案，是指過去和如今的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接構(gòu)成的對國家和社會有保管價值的各種文字、圖表、聲像等不同方式的歷史紀錄。 - 檔案信息：檔案信息是指檔案的內(nèi)容及表達檔案內(nèi)容的文字、圖形等信息

2、。. 檔案是由檔案內(nèi)容信息和記錄檔案內(nèi)容信息的載體兩部分組成。無論是內(nèi)容信息還是載體信息都是具有原始性。 檔案信息指檔案的內(nèi)容信息，人們可以經(jīng)過信息處置手段將檔案的內(nèi)容信息文字、圖形等轉(zhuǎn)換到其它載體上，使其脫離原始載體。這時的檔案內(nèi)容信息仍具有原始性，由于它來源于檔案，但是它的載體曾經(jīng)不是原來的載體。就是說，載體的原始性曾經(jīng)失去，只保管了內(nèi)容信息的原始性。.檔案利用任務(wù)與利用檔案： 檔案利用任務(wù)是檔案部門經(jīng)過一定的途徑與方式提供檔案； 利用檔案是利用者為了研討處理一定的問題而實踐的運用檔案；.二、檔案利用任務(wù)的根本內(nèi)容 1、熟習(xí)館(室)藏檔案內(nèi)容和各種檔案檢索工具的運用方法，引見、報道本館(室

3、)所藏檔案的內(nèi)容、成分和價值，引導(dǎo)利用者利用檔案。 2、開發(fā)、發(fā)掘檔案信息資源，為利用者利用檔案作好必要預(yù)備。 3、開展各種方式的利用效力，向利用者提供所需求的檔案信息；. 三、檔案利用任務(wù)的指點思想 以效力社會開展，效力經(jīng)濟建立，效力科技、文化開展為目的，經(jīng)過各種有效手段開發(fā)傳送檔案信息，最大限制地滿足社會各方面對檔案 信息的需求，充分實現(xiàn)檔案 的價值。.四、檔案利用任務(wù)的根本要求1、明確效力方向，堅決效力思想2、熟習(xí)檔案，了解利用需求。3、運用先進技術(shù)手段，加速開發(fā)利用檔案信息資源。4、做好對檔案利用效果的搜集與分析研討，運用反響機制，科學(xué)地開發(fā)檔案信息資源。.檢驗檔案檢索效率的四項檢驗?zāi)?/p>

4、的：檢全率查全率：被檢索出的有關(guān)檔案占符合利用者要求檢索的檔案的百分比。反映出檢索的網(wǎng)絡(luò)度，也稱查全率、檢出率。漏檢率：根據(jù)利用者提出的檢索要求，未能檢索出的有關(guān)檔案資料占參與檢索的全部有關(guān)檔案資料的百分比。檢準(zhǔn)率查準(zhǔn)率：根據(jù)利用者提出的檢索要求，檢索出符合要求的有關(guān)檔案資料占檢索出的全部檔案資料的百分比。反映出檢索的專指度。.誤檢率：根據(jù)利用者提出的檢索要求，檢索出的無關(guān)檔案資料占檢索出的全部檔案資料的百分比。計算公式：檢全率 R=a/(a+c)100%漏檢率 O=c/(a+c)100%檢準(zhǔn)率 P=a/(a+b)100%誤檢率 M=b/(a+b)100%公式中：a被檢索出的有關(guān)檔案資料； b

5、被檢索出的無關(guān)檔案資料； c未檢索出的有關(guān)檔案資料；.舉例：測算某機關(guān)檔案室某段時間檔案檢索效率如：被檢出的有關(guān)資料檔案 a=100 被檢出的無關(guān)檔案資料 b=30 未被檢出的有關(guān)檔案資料 c=10檢全率 R=a/(a+c) 100% =100/100+10100%=91%漏檢率 O=c/(a+c)100% =10/100+10100%=9%檢準(zhǔn)率 P=a/(a+b)100% =100/100+30100%=77%誤檢率 M=b/(a+b)100% =30/100+30100%=23%.5、正確處置檔案利用任務(wù)幾個方面的關(guān)系 正確處置利用任務(wù)與根底任務(wù)的關(guān)系正確處置利用與嚴密的關(guān)系 正確處置利

6、用檔案與維護檔案的關(guān)系 正確處置被動效力與自動效力的關(guān)系.五、檔案利用任務(wù)的意義1、檔案利用任務(wù)是檔案任務(wù)的根本目的。2、檔案利用任務(wù)可以檢驗和促進檔案根底任務(wù)。3 、檔案利用任務(wù)是對檔案任務(wù)最有效、最實踐的宣傳。. 第二節(jié) 檔案利用的途徑與方式.一、檔案利用的根本途徑 第一、提供檔案原件第二、提供檔案復(fù)制件第三、提供經(jīng)過開掘整理的檔案信息資料.二、檔案利用的方式一傳統(tǒng)提供利用二自動開發(fā)利用.一傳統(tǒng)提供利用 傳統(tǒng)提供利用方式以查檔室“窗口效力為典型。有檔案閱覽 ，檔案外借，提供檔案復(fù)制本，提供檔案證明，信函、和網(wǎng)絡(luò)查詢等常用效力方式。.1、開設(shè)檔案閱覽室查檔室 調(diào)檔閱覽 . 開架閱覽. 2、檔

7、案外借 檔案外借，是檔案部門為了某些特定利用者利用檔案的特殊需求，按照一定的制度，將有關(guān)檔案資料借給利用者帶出檔案館室閱覽和運用的一種利用方式。.檔案外借效力應(yīng)留意的問題：檔案外借效力普通適用于機關(guān)、企事業(yè)單位檔案部門，借閱檔案的人員必需是本單位內(nèi)部、而且短期內(nèi)不會分開任務(wù)崗位或任務(wù)現(xiàn)場的利用者。借閱檔案的范圍和數(shù)量要適當(dāng)控制。必需履行審批登記手續(xù)。. 3、提供檔案復(fù)制本 提供檔案復(fù)制本，是檔案部門運用復(fù)印、打印、拍照、曬印、縮微、掃描、攝錄、抄錄等手段，制造與檔案原件內(nèi)容一樣的各種復(fù)制件，為利用者提供效力的檔案利用方式。 提供檔案復(fù)制本，分為全錄提供副本提供和節(jié)錄提供兩種方式。. 4、出具檔

8、案證明 出具檔案證明，是檔案館室根據(jù)利用者的需求，為證明某種事項、問題在本館室保管的檔案中有無記載和如何記載而提供書面證明資料的效力方式。. 5、信函、和網(wǎng)絡(luò)查詢 信函、和網(wǎng)上查詢，是利用者經(jīng)過信函、或經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)提出查檔需求，由檔案部門提供相應(yīng)查檔效力的利用方式。.傳統(tǒng)提供利用方式的特點： 第一、以提供檔案原件或復(fù)制件為主； 第二、對檔案部門來說，是被動式效力；. 二自動開發(fā)利用 自動開發(fā)利用是檔案部門針對本單位或社會對檔案信息的需求，利用保管檔案的優(yōu)勢，開掘館室藏資源，經(jīng)過一定方式方法自動向外報道或提供利用檔案信息的檔案利用效力方式。其詳細方式有印發(fā)公布檔案目錄、提供檔案編研資料、舉行檔案史料

9、陳列展覽、檔案信息上網(wǎng)、開放檔案、公布檔案等。. 1、公布檔案目錄 公布檔案目錄是檔案部門根據(jù)一定專題，編制印發(fā)檔案目錄，自動向社會或有關(guān)部門報道、傳播檔案信息的一種檔案利用效力方式。. 2、開放檔案 開放檔案是國家檔案館將超越一定保管期限的檔案向社會公開提供廣泛利用的一項方針政策。. 做好檔案開放任務(wù)的根本要求： 明確開放檔案的范圍； 做好根底任務(wù)，為開放檔案發(fā)明條件； 第一、做好到期檔案的鑒定任務(wù)。 第二、編制開放檔案檢索工具。 建立開放檔案的各項管理制度； 積極宣傳開放檔案的內(nèi)容和開放效果；. 3、公布檔案 公布檔案是指國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)以及非國有檔案的一切者，經(jīng)過一定方式初次

10、向社會公開檔案的全部或者部分原文，或者檔案記載的特定內(nèi)容，以使檔案內(nèi)容被社會知曉的行為。.公布檔案的方式： 在正式的合法的出版物上發(fā)表；在各級國家廣播電視臺和電視臺播放；經(jīng)過公眾計算機信息網(wǎng)絡(luò)傳播；在公開場所宣讀，播放；出版發(fā)行檔案史料、資料；向社會公開出賣、分發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；展覽、公開陳列檔案或者其復(fù)制件。.4、檔案信息上網(wǎng) 檔案信息上網(wǎng)，指檔案館、檔案室將可公開利用的檔案內(nèi)容信息上載到局域網(wǎng)或因特網(wǎng)，用戶只需按照有關(guān)要求或程序操作，即可查閱所需檔案信息。.5、政府信息公開查詢利用1行政機關(guān)政府信息公開查詢利用2005年12月10日 公布2007年4月5日 公布2021年4月11日 公

11、布 第一、建立健全政府信息公開的制度； 第二、做好信息整理任務(wù)；政府信息劃分為應(yīng)自動公開、依懇求公開、免于公開三類。 第三、積極做好信息公開任務(wù)，有條件的行政機關(guān)要設(shè)置公共查閱室或公共查閱點，方便公眾進展政府信息的檢索、查詢和復(fù)制。. 確定的信息公開的方式：1、政府網(wǎng)站；2、各級國家綜合檔案館；3、政府公報或者報刊、電視、廣播等新聞媒體；4、公開欄、電子屏幕、電子觸摸屏等設(shè)備；5、政府信息公開效力熱線；6、政府新聞發(fā)布會；7、其他便于公眾及時、準(zhǔn)確獲得信息的方式。.2檔案館已公開現(xiàn)行文件利用 已公開非涉密現(xiàn)行文件： 第一、非的可公開文件； 第二、未到進館期限，按規(guī)定應(yīng)保管在構(gòu)成單位的文件； 第

12、三、具有時效性的文件；. 確定各級國家綜合檔案館為各級政府自動公開政府信息的方式之一.蓮湖區(qū)人民政府政務(wù)效力中心.6、舉行檔案展覽 舉行檔案展覽，是檔案部門為了配合各項任務(wù)的需求，按照一定的主題，以文字、圖片、檔案復(fù)制品的陳列展出為手段，系統(tǒng)地提示、引見檔案館藏、室藏有關(guān)檔案內(nèi)容的一種效力方式。 .展覽的特點：一是具有自動性：展覽是檔案部門自動向利用者引見檔案內(nèi)容的效力方式。二是具有系統(tǒng)性：展出的檔案信息主題突出、內(nèi)容集中,使利用者能得到系統(tǒng)的信息。三是具有廣泛性：展覽能吸引眾多利用者，效力面廣，提高了檔案資源的利用率。四是具有多樣性：舉行展覽時可根據(jù)需求決議時間長短、規(guī)模大小、內(nèi)容多少、方式

13、多樣、不拘一格。五是具有生動性：圖文并茂、籠統(tǒng)直觀，能給人留下深化印象。.構(gòu)成展覽的根本要素： 主題、內(nèi)容、展品、藝術(shù)方式.舉行展覽的根本程序： 一、研討確定主題和根本內(nèi)容； 二、選擇和征集展品，包括文字資料、圖片、音像資料、檔案復(fù)制品及其他實物展品； 三、擬定展覽大綱和陳列的詳細方案； 四、進展藝術(shù)方式的設(shè)計和陳列設(shè)備的設(shè)計和制造； 五、布展現(xiàn)場安裝布置； 六、開展前的各項預(yù)備； 七、正式展出。. 國家檔案局于2005年公布檔案行業(yè)規(guī)范。指出：檔案館開展愛國主義教育以舉行各種方式的根本陳列和展覽為主，同時兼顧其他多種教育方式，即還可經(jīng)過舉行報告會、演講會、討論會、夏令營等活動，制造播放電視專題片等開展愛國主義教育活動。.7、開展檔案編研任務(wù) 檔案編研任務(wù)，是以館室藏檔案文獻為主要對象，以自動提供檔案信息內(nèi)容為主要目的，在深化研討的根底上，按照一定的標(biāo)題要求，對檔案文獻進展搜集、挑選和不同性質(zhì)、不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為不