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1、秘書學(xué)第一章 秘書學(xué)概述第一節(jié) 秘書學(xué)產(chǎn)生的邏輯根源與歷史演進(jìn) 中國秘書學(xué)的產(chǎn)生是20世紀(jì)80年代的事情。 了解秘書學(xué)的產(chǎn)生必須清楚秘書活動、秘書工作、秘書人員、秘書機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)制等的演進(jìn)歷史。一、秘書產(chǎn)生的邏輯根源 古代秘書的起源，秘書學(xué)界有殷商說、夏朝說、堯舜說、黃帝說、神農(nóng)說等。 “秘書”是個歷史性的概念，每個歷史時期都有著不同的內(nèi)涵。古代前期“秘書”一詞指物：“宮禁中的秘藏之書”、“讖緯圖錄”，后來指“官職名稱”、“官署名稱”，再到指“人”。 漢代是道“分水嶺”，東漢后期的“秘書”由原來的指物演變?yōu)橹笝C(jī)構(gòu)、指人，即朝廷中掌管圖書秘籍的一類人的官職及其人員。 直到1912年南京臨時政府的

2、成立，設(shè)立辦公部門，其中包括秘書機(jī)構(gòu)，并配備秘書官員和秘書職員。至此，中國才有了名副其實的、具有現(xiàn)代意義上的秘書人員和秘書機(jī)構(gòu)。 二、封建社會秘書活動的歷史演進(jìn)（一）夏朝（二）商朝（三）西周（四）春秋戰(zhàn)國（五）秦朝（六）漢朝（七）魏晉南北朝（八）隋朝（九）唐朝（十）宋朝（十一）元朝（十二）明朝（十三）清朝（十四）中華民國三、新中國成立后的秘書的歷史演進(jìn)（一）新中國秘書工作的制度化發(fā)展（二）秘書工作的現(xiàn)狀三服務(wù):為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù);為各部門和所轄地區(qū)或下級單位服務(wù);為人民群眾服務(wù)。四個強(qiáng)化： 一是輔助決策的強(qiáng)化 二是信息工作的強(qiáng)化 三是督查工作的強(qiáng)化 四是協(xié)調(diào)工作的強(qiáng)化四個轉(zhuǎn)變：從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)?/p>

3、既辦文辦事，又為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策和輔助管理；從單純的收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)槭占幚碚闲畔?；從被動服?wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)；從手工辦公轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊k公，提高工作質(zhì)量和效率。 成就達(dá)到新水平 一、從20世紀(jì)下半葉以來，涌現(xiàn)出一大批秘書學(xué)研究者和秘書學(xué)教育家?，F(xiàn)在已經(jīng)形成了以秘書學(xué)界資深奠基人領(lǐng)航、中生代和新生代為骨干的秘書理論研究和實踐者的隊伍，秘書研究學(xué)者流派異彩紛呈。舉例二、秘書學(xué)理論著作的數(shù)量無以計數(shù)。僅秘書理論著作種類就有，秘書修養(yǎng)、秘書實務(wù)、秘書寫作、秘書史、辦公室事務(wù)管理、會議管理、辦公自動化、辦公設(shè)備操作與管理、秘書心理學(xué)、秘書美學(xué)、秘書禮儀、檔案管理、涉外秘書工作、秘書語言學(xué)、秘書工作、秘書

4、學(xué)、秘書文化、秘書工作案例等。成就達(dá)到新水平三、秘書學(xué)專業(yè)刊物50多種上海大學(xué)文學(xué)院主辦的秘書。中共中央辦公廳秘書局主辦的秘書工作。蘭州大學(xué)主辦的秘書之友。廣東省人民政府辦公廳主辦的廣東秘書工作（原為秘書工作）。廣東省秘書工作質(zhì)量研究會主辦的秘書工作質(zhì)量研究。天津市企業(yè)秘書協(xié)會主辦的企業(yè)秘書與寫作。沈陽大學(xué)主辦的文秘。成都市秘書學(xué)會主辦的秘書界。鄂爾多斯秘書學(xué)會主辦的鄂爾多斯文秘。北京市秘書學(xué)會主辦的北京秘書工作通訊。青島市辦公室工作研究會主辦的辦公室工作研究。中國礦業(yè)大學(xué)主辦的文秘風(fēng)。四川樂山市工交秘書學(xué)會、樂山師范高等專科學(xué)校主辦的廠長與秘書。武鋼（集團(tuán)）公司秘書工作研究會和湖北大學(xué)行管系

5、等主辦的企業(yè)秘書。中共云南省委辦公廳和云南省秘書學(xué)會主辦的秘書之聲。中共廣西壯族自治區(qū)黨委辦公廳和廣西秘書工作者協(xié)會主辦的文秘工作。中共重慶市委辦公廳、重慶市人民政府辦公廳主辦的辦公室工作。中共內(nèi)蒙古自治區(qū)黨委辦公廳主辦的秘書園地。中共湖南省委辦公廳和湖南省秘書學(xué)會主辦的當(dāng)代秘書論壇(原為當(dāng)代秘書)。中國檔案出版社主辦的辦公室業(yè)務(wù)。中共貴州省委辦公廳主辦的秘書世界。中共廣西壯族自治區(qū)黨委辦公廳和廣西秘書工作者協(xié)會主辦的秘書工作研究。中共石家莊市委辦公廳和石家莊市秘書協(xié)會主辦的秘書戰(zhàn)線。河南省秘書協(xié)會主辦的河南秘書。貴州省畢節(jié)市政府辦公室主辦的文秘園地。河南省秘書學(xué)研究會主辦的秘書學(xué)刊。江漢大學(xué)

6、主辦的秘書學(xué)研究。山東省人民政府辦公廳和山東大學(xué)合辦的現(xiàn)代文秘。河南省現(xiàn)代秘書科學(xué)研究院主辦的秘書理論與實踐。中國儀器儀表協(xié)會主辦、北京辦公自動化雜志社編輯的辦公自動化。多少年來，秘書專家、學(xué)者、教育精英在這些刊物上各抒己見，發(fā)表自己的研究成果，刊登論文無計其數(shù)。（說明：秘書學(xué)的深入研究自20世紀(jì)80 年代開始蹣跚起步，至今已走過了一段艱辛、曲折的發(fā)展歷程，由于辦刊主體的各方面原因，以上有的刊物起起落落，或停刊或改刊。）四、全國、地方、行業(yè)性秘書“學(xué)會、協(xié)會、研究會、專業(yè)委員會”等社團(tuán)學(xué)術(shù)組織紛紛成立，如：上海市秘書學(xué)會、重慶市秘書學(xué)會、浙江省秘書學(xué)會、廣東高教學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會、北京市秘書

7、學(xué)會、廣西秘書工作研究會、中國高教學(xué)會秘書學(xué)會（現(xiàn)為中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會）、四川省秘書學(xué)會 。例如：教育部、人力資源和社會保障部、商務(wù)部都成立秘書專業(yè)委員會。中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會是中國高等教育學(xué)會所屬的“學(xué)科”“學(xué)術(shù)”“專業(yè)”委員會，開展了“全國文秘技能大賽”、“文秘課題申報”、“文秘精品課程立項”、“文秘教科研立項”、“文秘高層論壇”、“文秘教材編寫”、“國家級十二五教材申報”、“文秘教育教學(xué)成果評獎”、“文秘專業(yè)優(yōu)秀畢業(yè)論文（設(shè)計）評獎”等活動，推動了秘書事業(yè)健康、持續(xù)的大發(fā)展。秘書學(xué)術(shù)會議和秘書專業(yè)技能競賽、評獎活動相繼在全國各地紛紛舉辦，秘書科學(xué)研究十分活躍，秘

8、書職業(yè)技能鑒定機(jī)構(gòu)，規(guī)范了秘書人才上崗資格。五、人力資源和社會保障部（原勞動和社會保障部）是全國鑒定機(jī)構(gòu)，在秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制訂、秘書職業(yè)資格鑒定統(tǒng)一管理，秘書專業(yè)技能競賽起到了開拓、引領(lǐng)和規(guī)范的作用。1998年在新職業(yè)、新技能領(lǐng)域向社會推出的試驗性、示范性和開拓性的全國統(tǒng)一考試。秘書職業(yè)首批參加了全國統(tǒng)一鑒定。為規(guī)范管理，相繼出臺并調(diào)整了一系列政策，如秘書國家職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定綜合評審辦法、秘書國家職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定考核方案、秘書國家職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定時間安排、秘書國家職業(yè)資格全國統(tǒng)一鑒定工作要求、秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。保證了秘書職業(yè)資格認(rèn)證的質(zhì)量，大大提升了秘書職業(yè)準(zhǔn)入的含金量。 六、

9、高等院校秘書專業(yè)開始興起，秘書專業(yè)建設(shè)出現(xiàn)了嶄新的體制、機(jī)制、格局和途徑。秘書教育先是以中專、高職高專層次為主，開設(shè)了文秘書專業(yè)（或秘書方向），據(jù)不完全統(tǒng)計，截至目前，有近千所大中專院校開設(shè)了文秘專業(yè)。2011年“秘書學(xué)”正式被列入本科招生專業(yè)目錄，從而，使我國文秘專業(yè)教育層次的設(shè)置形成了從中專、專科、本科到研究生完整的教育層次系統(tǒng)，培養(yǎng)了數(shù)以萬計的秘書人才。這些院校一直是秘書專業(yè)辦學(xué)層次、培養(yǎng)目標(biāo)、課程設(shè)置、教材編寫、師資培訓(xùn)、教學(xué)改革等成為理論研究以及教學(xué)實踐中著力探索的問題的教育基地。值得關(guān)注的是，目前，政府、高校、行業(yè)、職場秘書構(gòu)成了四方聯(lián)動的秘書人才培養(yǎng)機(jī)制。 凡此種種都標(biāo)志著秘書學(xué)

10、的誕生與發(fā)展。 四、國際秘書工作的發(fā)展（一）國際職業(yè)秘書協(xié)會（二）歐洲專業(yè)秘書協(xié)會（三）亞洲秘書協(xié)會五、國際秘書節(jié)1952年，美國芝加哥資深秘書哈里克林福 (Harry Klemfuss)，有感于秘書在組織中的角色和重要地位應(yīng)該得到重視和提升，就向美國商務(wù)部長提報應(yīng)該建立秘書周計劃，這一提議很快被批準(zhǔn)，從而促成了世界第一個國際秘書節(jié)的誕生，即每年四月的最后一周為國際秘書周，本周的禮拜三即為國際秘書節(jié)，國際秘書周與國際秘書節(jié)就此共同誕生。自2000年開始，每年的國際秘書周和國際秘書節(jié)又改名稱為“行政專業(yè)周”(Administrative Professionals Week)和“行政專業(yè)日”(A

11、dministrative Professionals Day)?！皣H秘書節(jié)”設(shè)立的宗旨是，為了肯定秘書工作在職場上的貢獻(xiàn)，表達(dá)對秘書的敬意，借此節(jié)日向秘書們道聲辛苦，并鼓勵年輕人投入此專業(yè)。為此，每年的秘書節(jié)期間，全世界各國都要舉行相應(yīng)的慶祝活動。如新加坡每兩年評選一次“最專業(yè)的秘書”，表彰最具專業(yè)精神、工作效率高和有杰出表現(xiàn)的秘書。第二節(jié) 秘書學(xué)的研究對象與研究方法一、秘書學(xué)的研究對象（一）秘書工作的內(nèi)容、性質(zhì)、特點、原則、方法、制度規(guī)律以及中外秘書工作產(chǎn)生、發(fā)展和運動變化的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景等。（二）各國、各級、各類型的秘書機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則、組織形式、性質(zhì)、職能以及國別間的區(qū)

12、別等（三）秘書人員的類別、層次、職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)能力、社交禮儀以及秘書的資格選拔以及古今中外的區(qū)別等。二、秘書學(xué)的研究方法（一）理論聯(lián)系實際（二）運用比較的方法（三）借助他山之石（四）多方建立聯(lián)動機(jī)制第三節(jié) 秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)與本質(zhì)一、秘書學(xué)的學(xué)科性質(zhì)(一)秘書學(xué)是一門新興學(xué)科(二) 秘書學(xué)是一門應(yīng)用學(xué)科(三)秘書學(xué)是一門綜合學(xué)科二、秘書學(xué)的學(xué)科本質(zhì)兩分法：即將秘書學(xué)劃分為理論秘書學(xué)、應(yīng)用秘書學(xué)。三分法：即理論秘書學(xué)、工作秘書學(xué)和技術(shù)秘書學(xué)。筆者認(rèn)為：秘書學(xué)既不是單純的理論秘書學(xué)，也不是單純的應(yīng)用秘書學(xué)，秘書學(xué)的學(xué)科本質(zhì)而是應(yīng)用秘書學(xué)提練為理論秘書學(xué)，反之理論秘書學(xué)指導(dǎo)應(yīng)用秘書學(xué)，二者相互兼而有之

13、。本書將秘書學(xué)分為兩個模塊，即理論篇應(yīng)用篇，理論篇涵蓋秘書史和秘書理論；應(yīng)用篇涵蓋秘書實務(wù)和秘書技術(shù)。第四節(jié) 秘書學(xué)的結(jié)構(gòu)與知識體系一、秘書學(xué)的結(jié)構(gòu)體系（一）秘書理論秘書理論闡釋靜態(tài)的問題，核心點在于秘書工作、秘書人員和秘書機(jī)構(gòu)。（二）秘書實務(wù)秘書實務(wù)闡釋動態(tài)的問題，秘書實務(wù)即闡述秘書的應(yīng)用問題。四個模塊：秘書工作的事務(wù)管理、會務(wù)管理、公文擬制與處理和辦公自動化。二、秘書學(xué)的知識體系秘書學(xué)整合了多門學(xué)科的部分內(nèi)容，以此構(gòu)成了秘書學(xué)的知識體系，并沒有構(gòu)成了學(xué)科體系。秘書學(xué)吸收了多種社會科學(xué)和自然科學(xué)的某些知識與技術(shù)。其內(nèi)容汲取了行政管理學(xué)、心理學(xué)、會議實務(wù)、行政學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、行為科學(xué)、社會學(xué)、文

14、書學(xué)、檔案、寫作、速記（錄）、調(diào)研、信訪、督查、統(tǒng)計、傳播、公共關(guān)系、信息科學(xué)、辦公設(shè)備、計算機(jī)科學(xué)等學(xué)科的內(nèi)容而構(gòu)成了自身的知識體系。本書按著秘書學(xué)的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，即秘書史、秘書理論和秘書實務(wù)、秘書技術(shù)進(jìn)行分布知識體系。 第八章 秘書工作的辦公自動化第一節(jié) 秘書工作的辦公自動化一、辦公自動化概述（一）辦公自動化 1.辦公自動化的概念 辦公自動化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人、機(jī)、信息處理系統(tǒng)。辦公自動化正在改變著過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，提高了工作質(zhì)量與效率。 辦公自動化關(guān)鍵要素：辦公人員、辦公活動、科學(xué)技術(shù)、辦

15、公設(shè)備、人機(jī)處理系統(tǒng)、質(zhì)量與效率。2.辦公自動化的核心技術(shù) 辦公自動化是一個發(fā)展著的動態(tài)概念。核心技術(shù): 計算機(jī)技術(shù) 數(shù)據(jù)庫技術(shù) 通信技術(shù) 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)（二）辦公自動化的功能1.辦公自動化的功能 辦公自動化的強(qiáng)大功能在于實現(xiàn)辦公過程自動化、信息獲取快速化、數(shù)據(jù)處理分析智能化、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源利用共享化、辦公業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、輔助決策科學(xué)化、信息發(fā)布迅速化。2.辦公自動化的應(yīng)用業(yè)務(wù)范圍（1）文字處理。（2）數(shù)據(jù)處理。（3）資料處理。（4）行政事務(wù)處理。（5）表格、圖形、圖像處理。（6）語音處理。（7）網(wǎng)絡(luò)通信處理。（8）信息管理。（9）輔助決策管理。（10）建立中樞神經(jīng)系統(tǒng)。（三）辦公自動化系統(tǒng)的

16、構(gòu)成要素1.辦公自動化是多技術(shù)、多學(xué)科的綜合應(yīng)用。2.辦公自動化意味著對包括語音、數(shù)據(jù)、圖像、文 字在內(nèi)的信息的一體化處理。3.辦公自動化是一個“人、機(jī)與信息”處理系4.辦公自動化是人們?yōu)榱水a(chǎn)生更高價值的行動目標(biāo)而采取的一種輔助功能手段。（四）辦公自動化的特點1.集成化。2.智能化。3.多媒體化。4.電子數(shù)據(jù)互換化。二、秘書人員的辦公自動化能力要求（一）秘書人員的辦公自動化的概念 秘書人員的辦公自動化指秘書人員在辦公活動中，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，構(gòu)成一個服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的“人、機(jī)”處理系統(tǒng)，通過使用機(jī)器設(shè)備和先進(jìn)的技術(shù)，利用信息資源進(jìn)行辦公事務(wù)的處理，從而提高辦公效率和質(zhì)量水平。（二）秘書人員的辦

17、公自動化能力要求1.計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)能力2.文字處理設(shè)備使用技術(shù)能力3.電子通信技術(shù)能力4.軟件應(yīng)用技術(shù)能力5.網(wǎng)絡(luò)化辦公的能力第二節(jié) 辦公設(shè)備與器具一、常用辦公設(shè)備、器具的種類（一）文字處理設(shè)備（二）信息傳輸設(shè)備（三）信息存儲設(shè)備（四）圖形圖像處理設(shè)備（五）會議支持設(shè)備（六）通信處理設(shè)備（七）辦公安全設(shè)備（八）辦公其它設(shè)備二、辦公設(shè)備與器具的保養(yǎng)規(guī)范（一) 使用過程中不能隨意拆卸，如出現(xiàn)故障要找專業(yè)人員修理（二）保持機(jī)器的干凈清潔（三）開窗通風(fēng)，給機(jī)器通電，以防潮濕空氣損壞電路和器件（四）辦公設(shè)備要遠(yuǎn)離太陽直射，防止機(jī)器的長期受熱損傷（五）預(yù)防雷擊造成機(jī)器的損壞（六）機(jī)器上不能堆放雜物（七）操

18、作要執(zhí)行正確的開啟和關(guān)閉程序（八）打印、復(fù)印、傳送紙質(zhì)文件時，仔細(xì)檢查紙件的附著異物（九）機(jī)器設(shè)備放置要平穩(wěn)（十）配備優(yōu)質(zhì)的耗材用品（十一）較小的辦公器具要歸類存儲，有序放置（十二）設(shè)備不要圍繞在秘書人員四周，最好使用防輻射裝置第二章秘書機(jī)構(gòu)第一節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則一、秘書機(jī)構(gòu)的概念秘書機(jī)構(gòu)即秘書工作部門，指各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會團(tuán)體等設(shè)立的為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、領(lǐng)導(dǎo)者及全面處理綜合行政事務(wù)的輔助機(jī)構(gòu)。社會行政組織分為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、職能機(jī)構(gòu)、輔助機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)和派出機(jī)構(gòu)，其中的輔助機(jī)構(gòu)又分為全面輔助機(jī)構(gòu)和局部輔助機(jī)構(gòu)，我國的秘書機(jī)構(gòu)一般屬于全面輔助機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)的概念：廣義的秘書機(jī)構(gòu)，是指負(fù)責(zé)綜合

19、行政工作的辦公廳（室），包括其下屬的文書、接待、檔案、機(jī)要、外聯(lián)、宣傳、信訪、調(diào)研、警衛(wèi)等部門的統(tǒng)稱；狹義秘書機(jī)構(gòu)，僅指各級辦公廳（室）中的秘書部門。 本書介紹的是廣義的秘書機(jī)構(gòu)。二、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的原則(一) 必要性原則 1.組織工作的必要 2.領(lǐng)導(dǎo)工作的必要 3.綜合事務(wù)的必要 (二) 一致性原則 1.機(jī)構(gòu)名稱一致 2.設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)一致 3.秘書職能一致 (三)高效性原則 1.高效率 2.高質(zhì)量 3.高效益第二節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)的組織形式我國各級黨政機(jī)關(guān)，大中型企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等，普遍設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)。秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置不僅表現(xiàn)為常設(shè)的組織中，有時為了完成某項特定任務(wù)，還會成立臨時性秘書機(jī)構(gòu)，如大型會議、

20、慶典活動、中國共產(chǎn)黨代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議、多個組織聯(lián)合參與的項目等。一、各級各類秘書機(jī)構(gòu)根據(jù)我國黨政組織系統(tǒng)的級別層次，秘書機(jī)構(gòu)自上而下為辦公廳、秘書處、秘書科、秘書股等。(一)國家機(jī)關(guān)的秘書機(jī)構(gòu)中共中央、國務(wù)院辦公廳在設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)方面，由于黨和國家最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的職責(zé)、工作任務(wù)的需要，采用分理制和綜理制兩種形式設(shè)置所屬秘書機(jī)構(gòu)。分理制，采用分部門辦公的形式。中共中央和國務(wù)院實行的都是這種形式，內(nèi)部下設(shè)局級機(jī)構(gòu)，局級以下設(shè)處、室或科等。綜理制，采用不分部門辦公的形式，由秘書工作機(jī)構(gòu)綜合管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合日常工作。全國人大常委會、中央軍委、全國政協(xié)常委會實行的便是綜理制這種機(jī)構(gòu)設(shè)置

21、形式，由秘書長領(lǐng)導(dǎo)辦公廳負(fù)責(zé)綜合管理，承辦日常工作，辦公廳下設(shè)若干局、處、室等。（二）省、市（地）縣級的秘書機(jī)構(gòu)省委和省人民政府均設(shè)正副秘書長和辦公廳，辦公廳設(shè)正副主任。辦公廳工作由秘書長直接領(lǐng)導(dǎo)。設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)采用分理制的形式，辦公廳與省屬部、委、局平行，廳下設(shè)處、室、設(shè)、科、組?？h委和縣人民政府均設(shè)辦公室，辦公室設(shè)正副主任，下設(shè)科、股、組等。省、市、縣級的人民代表大會、政治協(xié)商常委會，按相應(yīng)級別分別設(shè)辦公廳或辦公室。設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)均采用綜理制的形式。(三) 基層單位的秘書機(jī)構(gòu)基層單位的秘書機(jī)構(gòu)通常只設(shè)辦公室，不再設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，由辦公室的人員各分管某項秘書工作。城市的社區(qū)辦事處和農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般設(shè)辦

22、公室或秘書股，根據(jù)較少的業(yè)務(wù)量和簡單的工作程序，或設(shè)專職秘書或兼職秘書。二、秘書機(jī)構(gòu)的組織模式秘書機(jī)構(gòu)的組織模式是指本組織進(jìn)行生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動所采用的組織結(jié)構(gòu)形態(tài)或模型。(一) 因人分設(shè)制(二) 因事分設(shè)制(三) 混合分設(shè)制第三節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)一、輔助功能的綜合性二、機(jī)構(gòu)地位的中樞性三、組織關(guān)系的封閉性第四節(jié) 秘書機(jī)構(gòu)的職能一、參謀助手職能二、樞紐橋梁職能三、管理協(xié)調(diào)職能四、公關(guān)形象職能第三章秘書人員第一節(jié) 秘書人員一、“秘書”一詞的演化“秘書”一詞是個歷史性的概念，在我國不同的歷史時期有著不同的內(nèi)涵。（一）指物。（二）東漢時期，“秘書”意為“讖緯（chn wi）圖篆”。（三）指藏書機(jī)構(gòu)

23、，專門管理圖書檔案的機(jī)構(gòu)。（四）指職位。（五）指人。二、現(xiàn)代秘書人員的定義 現(xiàn)代秘書人員即“秘書”，指“人”。(一)秘書定義的各種說法秘書學(xué)界對“秘書”的定義多種，有“人員”說、“職務(wù)”說，“職位”說，“職業(yè)”說、“職稱”說、“參謀”說、“助手”說等多個說法。 例如12種說法。(二) 國外對秘書定義的各種說法1.國際職業(yè)秘書協(xié)會：“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！?.國際秘書聯(lián)合會：秘書是上司的一位特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所

24、給予的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。3.全美秘書協(xié)會：高級官員的助手，掌握機(jī)關(guān)職責(zé)并具有在不同上司直接監(jiān)督下，承擔(dān)任務(wù)的才干，發(fā)揮積極主動性，運用判斷力在其職權(quán)范圍內(nèi)對機(jī)關(guān)工作做出決定。4.美國：秘書是辦公室內(nèi)特定主管的助手。其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，不必經(jīng)過直接的督管，就能運用辦公室內(nèi)的工具設(shè)備，從事該主管指定之行政性任務(wù)。5.英國：秘書一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會。往往有地位有財富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級官員，其職責(zé)為負(fù)責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團(tuán)體會社的秘書，是義務(wù)的不受報酬。三為國家的秘書

25、，負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實為部長。如英國的國務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為（部長或大臣），但也稱（秘書）。6.前蘇聯(lián)：“秘書是一項普通的職業(yè)，其職能主要為機(jī)關(guān)提供稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)?！?.日本：秘書是“幫助與處理各種事務(wù)的工作人員”；“秘書是全能運動員”；“ 幫助上司處理雜務(wù)的工作人員”。綜上各種說法，可以歸納出國外對秘書定義的共性：一是秘書是一種社會職業(yè)，而不僅是一種官職名稱；二是秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員。三、現(xiàn)代秘書的職業(yè)特點“秘書”包含了從組織的基礎(chǔ)文員、專職秘書到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員系列。關(guān)鍵點為：一是秘書在領(lǐng)導(dǎo)近身，所謂領(lǐng)導(dǎo)，既

26、含領(lǐng)導(dǎo)“人”，又含“領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)”；二是以“助手”和“參謀”的角度對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行輔助管理，既輔助領(lǐng)導(dǎo)，也輔助其他職能部門；三是處理綜合事務(wù)，分解為“辦文、辦會、辦事”。第二節(jié)秘書的類別一、中國秘書的類別（一）依據(jù)服務(wù)對象和報酬來源的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：公務(wù)秘書和私人秘書。（二）依據(jù)所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：黨務(wù)秘書、行政秘書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、教學(xué)秘書、體育秘書、軍務(wù)秘書、商務(wù)秘書、學(xué)術(shù)秘書、涉外秘書等。（三）依據(jù)橫向具體的秘書崗位工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：機(jī)要秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書、檔案秘書、人事秘書等。（四）依據(jù)具體的秘書職位級別的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：1.五級秘書即初級秘書。2.四級秘書即

27、中級秘書。3.三級秘書即高級秘書。4.二級秘書，即行政總監(jiān)或總經(jīng)理秘書。5.一級秘書空缺。二、外國秘書的類別（一）美國1.行政秘書，指在各類機(jī)關(guān)、公司、企業(yè)中擔(dān)任行政性職務(wù)的秘書，是美國行政管理協(xié)會劃定的秘書種類之一，也稱行政助理、管理秘書，占美國秘書職位的大多數(shù)。行政秘書按照其職權(quán)可以分為兩類：類是屬于領(lǐng)導(dǎo)職位的秘書，如秘書長；另一類是般行政秘書。2.專業(yè)秘書(1)法律秘書(2)醫(yī)學(xué)秘書(3)教育秘書(4)通信秘書(5)技術(shù)秘書(6)財經(jīng)秘書(二)英國1.政府秘書 ，指在英國政府機(jī)關(guān)中供職的秘書。他們屬于文宮中的事務(wù)官，是公務(wù)員，供職任期為終身制，不受內(nèi)閣更替的影響。2.執(zhí)行秘書，指在英國工

28、商企業(yè)中受高級經(jīng)理雇用的一種私人秘書。他們是雇主的得力助手和私人代表，必須對雇主的活動和工作范圍有詳細(xì)的了解，為雇主分擔(dān)許多具體事務(wù)。3.公司秘書 ，指在英國公司中的高級行政職員。英國公司法規(guī)定，每個公司必須配備一名專職秘書，同時可配備助理秘書或者代理秘書，以備公司秘書缺席時代行其職責(zé)等。4.私人秘書，指被雇主雇用、為雇主個人服務(wù)的秘書。（三）日本1.公務(wù)秘書，也稱政治秘書，指在國會、政黨、內(nèi)閣中供職、具有公務(wù)員性質(zhì)的秘書。其中在國會、官廳、地方公共機(jī)構(gòu)工作的秘書，除了要求了解國會、政黨、內(nèi)閣的結(jié)構(gòu)外，還要求精通法律制訂程序和有關(guān)機(jī)關(guān)詳細(xì)工作程序，國會議員秘書還得將與自己所居之地聯(lián)系的工作作為

29、重要任務(wù)。2.事務(wù)秘書，指在醫(yī)師、律師等專業(yè)人員身邊工作的秘書。他們除具有秘書工作知識和技能外，還必須具有相當(dāng)程度的專業(yè)知識，如醫(yī)師的秘書要配合醫(yī)生接收病人，從事社會保險等與醫(yī)療事務(wù)有關(guān)的工作；律師的秘書要協(xié)助接待委托人，調(diào)查案件，與法院聯(lián)系，代替律師與委托人預(yù)談，整理材料等；會計師、稅理師的秘書要掌握簿記、會計知識；大學(xué)教授、研究人員的秘書要善于搜集、剪貼資料開整理立卷等。 3.外事秘書，指擅長外語、在外資企業(yè)和各國駐日使館供職的秘書。這類秘書必須精通外語，能將上司的話語當(dāng)場速記下來并打印出來，還要求能以優(yōu)美、準(zhǔn)確的日本語進(jìn)行翻譯，能用日文準(zhǔn)確無誤地擬寫文件書信，能為外國來客當(dāng)向?qū)В阃^看

30、歌舞等文娛表演，懂得茶道、花道以及日本其他文化歷史知識。4.私人秘書，指在日本黨政要員、議員、大企業(yè)家、有名望的學(xué)者、教授和明星等社會名流中都雇用私人秘書。這些私人秘書負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、接待，公關(guān)，安排雇主一天、一周或者一旬的工作門程等。第三節(jié) 秘書的層次一、我國秘書的層級（一）層次劃分1.按著我國黨政系統(tǒng)的從高到低級別劃分：國家到地方基層，從大的縱向劃分：中共中央、國務(wù)院級秘書部門的秘書人員?。ㄖ陛犑小⒆灾螀^(qū)）級秘書部門的秘書人員市級秘書部門的秘書人員縣級秘書部門的秘書人員鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級秘書部門的秘書人員村級秘書部門的秘書人員。2.按著我國人力資源和社會保障部的秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從低到高級別的標(biāo)準(zhǔn)，同

31、一單位組織秘書部門中的秘書人員職位，從低到高的縱向劃分：五級：即初級秘書(有上級無下級）四級：即中級秘書(既有上級又有下級）三級：即高級秘書(既有上級又有下級）二級：即行政總監(jiān)或助理級秘書（既有上級又有下級）3.按著社會約定俗成職位的高低劃分：從高到低：秘書長、辦公廳主任秘書處長、科長、辦公室主任科員級秘書、文員。（二）層級差異秘書層次內(nèi)涵差異：1.級別不同的秘書人員具有高低不同的輔助層次的差別。2.級別不同的秘書人員工作難度配備相應(yīng)的秘書結(jié)構(gòu)和不同比例的差別。3.級別不同的秘書人員在專業(yè)知識、經(jīng)驗和技術(shù)能力上的級差。4.級別不同的秘書人員在級別與工資待遇上的差別。5.級別不同的秘書人員在政治

32、前途、責(zé)任與風(fēng)險大小的差別。二、外國秘書的層級（一）美國1B級秘書，B級秘書的服務(wù)對象是公司和社會團(tuán)體，做公司和社會團(tuán)體的基層管理人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行范圍有限的秘書職務(wù)”。工作任務(wù)大致包括口授、安排約會和公務(wù)旅行、答復(fù)日常信函和保管文件檔案等，內(nèi)容以事務(wù)性事項為主，范圍比較確定。 2A級秘書，A級秘書的服務(wù)對象是各類公司和社會團(tuán)體組織，做公司和社會團(tuán)體的中級管理人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行范圍不定的秘書職務(wù)”。工作任務(wù)要負(fù)責(zé)較為復(fù)雜的工作，因此要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營實踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識，負(fù)責(zé)較復(fù)雜的秘書工作和具有行政工作技能。3經(jīng)理秘書，經(jīng)理秘書也稱行政助理，其服務(wù)對象一般是各類組織的高層

33、領(lǐng)導(dǎo)人，即做高級行政首腦或者企事業(yè)單位中的高層決策人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行全部秘書和行政職務(wù)”的職務(wù)。工作任務(wù)要負(fù)責(zé)計劃、方案的制定和調(diào)整，并負(fù)責(zé)使之按時完成，還要為經(jīng)理辦理各種行政方面的具體事務(wù)等，要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營實踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識，并掌握秘書與行政管理工作的高級技能。綜上看出，B級秘書、A級秘書和經(jīng)理秘書，實際上是分別為各類企業(yè)組織和社會團(tuán)體的基層、中層和高層領(lǐng)導(dǎo)人配備的三種秘書職位，其職級分別屬于低級、中級和高級。至于另沒的法律秘書、醫(yī)學(xué)秘書、教育秘書等，完全是從專業(yè)角度劃分的。 (二)英國1.行政級秘書，指擔(dān)任政府各部部長主要助手的高級秘書官，相當(dāng)于秘書長或者辦公廳主任。

34、其職責(zé)為代部長草擬提交國會或者內(nèi)閣會議討論的政策方案，溝通與協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系，改進(jìn)機(jī)關(guān)結(jié)構(gòu)和工作方法，對機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員進(jìn)行管理和考核、監(jiān)督。他們必須具有豐富的學(xué)識，很強(qiáng)的組織、判斷、創(chuàng)造能力，并規(guī)定不得參加任何政黨活動以保持中立的非政府性地位。2.執(zhí)行級秘書，指中級秘書官，相當(dāng)于秘書科長、辦公室主任。其職責(zé)為對法規(guī)范圍外次要的、特定的案件作檢討性分析，對較重要的案件或者問題作主動觀察與考察，對較小范圍或者較少份量的事務(wù)進(jìn)行直接領(lǐng)導(dǎo)。有的還負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)部的管理、考核，解決公務(wù)中的糾紛，支持較重要工作的進(jìn)行等。3.文書級秘書，也稱辦事員級秘書，他們?yōu)橐话忝貢藛T。其職責(zé)是按一定的法規(guī)、指示處理特定

35、事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄、回答問題及統(tǒng)計資料，做簡單的文書草擬，收集、提供、保存資料，為上司決策提供依據(jù)。4.助理文書級秘書，為初級秘書。其職責(zé)為打字、速記、繕印、接打電話、接待來客等。（三）日本1.初級秘書，般能完成上司指定的工作，基本了解秘書職責(zé)和工作方法，已有二年至三年的工作經(jīng)歷，除能熟練地處理見習(xí)秘書的各項業(yè)務(wù)外，還能承擔(dān)文書收發(fā)、信函起草、預(yù)訂票據(jù)等業(yè)務(wù)。其工作能力基本上得到上司和同事的認(rèn)可，已具備作為上司個人秘書的候選資格。2.中級秘書，能主動分擔(dān)上司雜務(wù)，減輕上司行政工作的負(fù)擔(dān)，并能夠獨立進(jìn)行工作，一般已有四年至五年的工作經(jīng)驗，以指導(dǎo)新秘書的業(yè)務(wù)。其主要工作是為上司安排日?；顒尤?/p>

36、程，必要時也代表上司對外談判。3.高級秘書，必須能夠給上司以有力的協(xié)助，能夠提供解決問題的有效方案，工作中能夠發(fā)揮作用并取得相應(yīng)成績。他們是上司名副其實的助手，基本上不處理具體日常事務(wù)，主要負(fù)責(zé)秘書課(室)的領(lǐng)導(dǎo)工作。在公司召開董事會時，則是上司的高級參謀。第四節(jié) 秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)一、職業(yè)素養(yǎng)的概念素養(yǎng)，即素質(zhì)與修養(yǎng)。是指一個人在道德品質(zhì)、氣質(zhì)秉性、思想作風(fēng)、工作態(tài)度、行為習(xí)慣等方面，經(jīng)過長期修練所達(dá)到的綜合水平。素養(yǎng)是后天形成的，體現(xiàn)在人的行為規(guī)范中，它又是穩(wěn)定的，對人的各種行為起到?jīng)Q定性的作用。一個人工作能力的強(qiáng)弱，工作質(zhì)量優(yōu)劣，工作效率的高低，取決于一個人的主觀因素，這個主觀因素就是內(nèi)

37、在的素養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)指人在思想、道德品質(zhì)和職業(yè)行為等方面，經(jīng)過長期鍛煉和培養(yǎng)所達(dá)到的綜合水平。包括基本素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)。 （一）基本素質(zhì)1.身體素質(zhì)2.心理素質(zhì)3.思想素質(zhì)（二）職業(yè)修養(yǎng)1.職業(yè)道德2.職業(yè)紀(jì)律 3.工作作風(fēng)4.行為習(xí)慣5.職業(yè)技術(shù)第五節(jié) 秘書人員的職業(yè)能力一、邏輯思維能力二、表達(dá)能力三、社交能力四、應(yīng)變能力五、記憶能力六、速記（錄）能力七、執(zhí)行能力八、辦公設(shè)備的操作能力第六節(jié) 秘書人員的社交禮儀一、禮儀基本知識（一）秘書人員禮儀1.禮儀的概念禮儀是人類社會生活中，人們?yōu)楸硎咀鹬?、親善、友好，在語言及行為方面共同遵守的準(zhǔn)則和規(guī)范。禮儀包括儀容和儀表兩個方面。儀容，是人的“硬件”，通

38、常指人的外觀外貌。在人際交往中，每個人的儀容都會引起交往對象的特別關(guān)注?？梢哉f，一個生得“美”否，無法選擇，但是可以通過后天的“儀表”給自己的形象加分；儀表，是人的“軟件”，通常指人的修飾、風(fēng)度、舉止、態(tài)度、風(fēng)韻、氣質(zhì)等。儀容儀表之禮儀，是綜合了人的外表，諸如人的形體、容貌、健康、姿態(tài)、舉止、服飾、態(tài)度、風(fēng)度等。我國古代文獻(xiàn)禮記.玉藻中說：“君子之容舒遲，見所尊者齊速。其中的“容”指：足容重，手容恭，目容端，口容止，聲容靜，頭容直，氣容肅，立容德，色容莊，坐如尸。可見，講究禮儀是中華民族的光榮傳統(tǒng)。2.秘書禮儀的概念秘書禮儀即秘書人員在工作及其他社會交往活動中應(yīng)該遵守的一切言行規(guī)范和準(zhǔn)則。（二

39、）禮儀的重要性1.禮儀是個人教養(yǎng)、學(xué)養(yǎng)、涵養(yǎng)、修養(yǎng)的外在表現(xiàn)。2.禮儀在社會交往過程中是構(gòu)成第一印象的主要因素，會影響領(lǐng)導(dǎo)和同事對其業(yè)務(wù)能力和任職資格的判斷。 3.禮儀在社會交往過程中中，是一張沒有文字卻形象生動的名片，體現(xiàn)個人形象和組織形象。二、秘書人員的禮儀（一）舉止禮儀（以下配圖）1.正確的站姿（1）基本的站姿：頭正，兩眼平視前方，嘴微閉，脖頸挺直，表情自然，稍帶微笑。肩要平，微微放松，稍向后下沉。 臂要垂，兩肩平整，兩臂自然下垂，中指對準(zhǔn)褲縫。軀要挺，挺胸收腹，臀部向內(nèi)向上收緊。腿要并，兩腿立直，貼緊，腳跟靠攏，兩腳夾角成60度。（2）叉手站姿：兩手在腹前交叉，右手搭在左手上，直立、“

40、八”字。男子可以兩腳分開，距離不超過20厘米，腳后跟間距離寬度要窄于前腳掌的距離。女子可以用小丁字步，即一腳稍微向前，腳跟靠在另一個腳內(nèi)側(cè)。（3）背手站姿：雙手在背后交叉，右手貼在左手外面，放置于兩臀是間。兩腳可分可并，分開時，不超過肩腳尖展開，兩腳夾角成60度。挺胸立腰，收頜收腹，雙目平視。（4）背垂手站姿：一只手背在后面，貼在臀部，另只一手自然下垂，中指對準(zhǔn)褲縫，兩腳既可以并攏也可以分開，也可以成小丁字步。 2.行姿 （1）正確的走姿頭正，雙目平視，收頜，表情自然平和。肩平，兩肩平穩(wěn)，防止上下前后搖擺。雙臂前后自然擺動，前后擺幅在30-40度，兩手自然彎曲，在擺動中離開雙腿不超過一拳的距離

41、。軀挺，上身挺直，收腹立腰。步位直，兩腳尖略開，腳跟先著地，兩腳內(nèi)側(cè)落地。走出的軌跡要在一條直錢上，步幅適度。 （2）其他行姿 后退步； 引導(dǎo)步；前行轉(zhuǎn)身步。（3）穿不同鞋子的行姿 穿平底鞋； 穿高跟鞋。 3.坐姿 （1）女士坐姿 標(biāo)準(zhǔn)式； 前伸式；前交叉式；屈直式；后點式；側(cè)點式； 側(cè)掛式； 重疊式。 （2）男士坐姿 標(biāo)準(zhǔn)式； 前伸式； 前交叉式； 屈直式； 斜身交叉式；重疊式。4.手勢 （1）規(guī)范的手勢（2）常用手勢 橫擺式；前擺式；雙臂橫擺式；斜擺式； 直臂式。6.表情（1）微笑（2）眼神談話的場合不同，眼神注視的部位也不同：親密眼神部位。注視親朋好友或夫妻戀人的眼神可以是對方的上半身。

42、社交眼神部位。注視對方雙眼以下，下顎以上的部分。公務(wù)眼神部位。注視對方雙眼以上的額頭部分。（二）著裝禮儀1.著裝的基本原則（1）目的要明確（2）要適應(yīng)不同場合（3）要符合自己身份（4）要適合自身條件2.著裝的基本要求（1）女性秘書的著裝 女性秘書的著裝除了要干凈、整潔、合身外，還要顯得高雅、大方和美麗，要體現(xiàn)出自身的職業(yè)特點、性格特征和女性的魅力，要與具體場景和季節(jié)相協(xié)調(diào)。女性秘書的標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)裝 樣式。 顏色。 面料。 襯衫。 鞋襪。 皮包。 首飾。 化妝。女性秘書的職業(yè)便裝 社交場合中，女性秘書可以不穿西裝套裙，其他各式上衣配長裙或長褲、連衣裙、旗袍或民族服裝均可。參加晚宴、晚會時，還應(yīng)穿禮服

43、，但不應(yīng)裝飾過多。 （2）男性秘書著裝要領(lǐng)男性秘書的標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)裝樣式。襯衫。皮鞋。襪子。領(lǐng)帶。皮包。皮帶。配飾。西服穿著的程序梳理頭發(fā)穿襯衫穿西褲穿皮鞋系領(lǐng)帶穿上裝男性秘書的職業(yè)便裝 社交場合，男士的著裝可以選擇運動式夾克配長褲、T恤衫配長褲，毛衣配長褲，但是衣著顏色不應(yīng)過多變化，大致以不超過三種色為原則。合體、整潔、平挺、莊重應(yīng)是男士服飾追求的整體效果。（三）餐飲禮儀1.中國餐飲禮儀（1）赴宴前準(zhǔn)備（2）準(zhǔn)時赴宴（3）禮貌問候（4）入席后的優(yōu)雅表現(xiàn)（5）使用餐具禮儀 正確使用餐巾 筷子禮儀 用湯匙禮儀（6）席間禮儀（7）座次安排2.涉外餐飲禮儀（1）西餐禮儀 赴宴前準(zhǔn)備 座次安排 入席禮儀 退

44、席禮儀 席間禮儀（2）全套西餐上菜順序（3）西餐上酒次序（4）喝咖啡的方法（5）進(jìn)餐速度第三章秘書人員第一節(jié) 秘書人員一、“秘書”一詞的演化“秘書”一詞是個歷史性的概念，在我國不同的歷史時期有著不同的內(nèi)涵。（一）指物。（二）東漢時期，“秘書”意為“讖緯（chn wi）圖篆”。（三）指藏書機(jī)構(gòu)，專門管理圖書檔案的機(jī)構(gòu)。（四）指職位。（五）指人。二、現(xiàn)代秘書人員的定義 現(xiàn)代秘書人員即“秘書”，指“人”。(一)秘書定義的各種說法秘書學(xué)界對“秘書”的定義多種，有“人員”說、“職務(wù)”說，“職位”說，“職業(yè)”說、“職稱”說、“參謀”說、“助手”說等多個說法。 例如12種說法。(二) 國外對秘書定義的各種說

45、法1.國際職業(yè)秘書協(xié)會：“具有熟練的辦公室工作能力，不需上級敦促即能主動負(fù)責(zé)、積極進(jìn)取、干練果斷、能在授權(quán)范圍作正確決定的經(jīng)理助手?！?.國際秘書聯(lián)合會：秘書是上司的一位特殊助手，他們掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實際行動顯示出主動性和判斷能力，并且在所給予的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。3.全美秘書協(xié)會：高級官員的助手，掌握機(jī)關(guān)職責(zé)并具有在不同上司直接監(jiān)督下，承擔(dān)任務(wù)的才干，發(fā)揮積極主動性，運用判斷力在其職權(quán)范圍內(nèi)對機(jī)關(guān)工作做出決定。4.美國：秘書是辦公室內(nèi)特定主管的助手。其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，不必經(jīng)過直接的督管，就能運用辦公室內(nèi)的工具設(shè)備，從事該主管指定之

46、行政性任務(wù)。5.英國：秘書一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會。往往有地位有財富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級官員，其職責(zé)為負(fù)責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團(tuán)體會社的秘書，是義務(wù)的不受報酬。三為國家的秘書，負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實為部長。如英國的國務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為（部長或大臣），但也稱（秘書）。6.前蘇聯(lián)：“秘書是一項普通的職業(yè)，其職能主要為機(jī)關(guān)提供稱作秘書的輔助性、事務(wù)性和信息性的服務(wù)?！?.日本：秘書是“幫助與處理各種事務(wù)的工作人員”；“秘書是全能運動員”；“ 幫助上司處

47、理雜務(wù)的工作人員”。綜上各種說法，可以歸納出國外對秘書定義的共性：一是秘書是一種社會職業(yè)，而不僅是一種官職名稱；二是秘書主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員。三、現(xiàn)代秘書的職業(yè)特點“秘書”包含了從組織的基礎(chǔ)文員、專職秘書到高級行政助理等一個完整的行政輔助人員系列。關(guān)鍵點為：一是秘書在領(lǐng)導(dǎo)近身，所謂領(lǐng)導(dǎo)，既含領(lǐng)導(dǎo)“人”，又含“領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)”；二是以“助手”和“參謀”的角度對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行輔助管理，既輔助領(lǐng)導(dǎo)，也輔助其他職能部門；三是處理綜合事務(wù)，分解為“辦文、辦會、辦事”。第二節(jié)秘書的類別一、中國秘書的類別（一）依據(jù)服務(wù)對象和報酬來源的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：公務(wù)秘書和私人秘書。（二）依據(jù)所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：黨務(wù)秘書、行政秘

48、書、司法秘書、醫(yī)務(wù)秘書、教學(xué)秘書、體育秘書、軍務(wù)秘書、商務(wù)秘書、學(xué)術(shù)秘書、涉外秘書等。（三）依據(jù)橫向具體的秘書崗位工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：機(jī)要秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書、檔案秘書、人事秘書等。（四）依據(jù)具體的秘書職位級別的標(biāo)準(zhǔn)，可分為：1.五級秘書即初級秘書。2.四級秘書即中級秘書。3.三級秘書即高級秘書。4.二級秘書，即行政總監(jiān)或總經(jīng)理秘書。5.一級秘書空缺。二、外國秘書的類別（一）美國1.行政秘書，指在各類機(jī)關(guān)、公司、企業(yè)中擔(dān)任行政性職務(wù)的秘書，是美國行政管理協(xié)會劃定的秘書種類之一，也稱行政助理、管理秘書，占美國秘書職位的大多數(shù)。行政秘書按照其職權(quán)可以分為兩類：類是屬于領(lǐng)

49、導(dǎo)職位的秘書，如秘書長；另一類是般行政秘書。2.專業(yè)秘書(1)法律秘書(2)醫(yī)學(xué)秘書(3)教育秘書(4)通信秘書(5)技術(shù)秘書(6)財經(jīng)秘書(二)英國1.政府秘書 ，指在英國政府機(jī)關(guān)中供職的秘書。他們屬于文宮中的事務(wù)官，是公務(wù)員，供職任期為終身制，不受內(nèi)閣更替的影響。2.執(zhí)行秘書，指在英國工商企業(yè)中受高級經(jīng)理雇用的一種私人秘書。他們是雇主的得力助手和私人代表，必須對雇主的活動和工作范圍有詳細(xì)的了解，為雇主分擔(dān)許多具體事務(wù)。3.公司秘書 ，指在英國公司中的高級行政職員。英國公司法規(guī)定，每個公司必須配備一名專職秘書，同時可配備助理秘書或者代理秘書，以備公司秘書缺席時代行其職責(zé)等。4.私人秘書，指被

50、雇主雇用、為雇主個人服務(wù)的秘書。（三）日本1.公務(wù)秘書，也稱政治秘書，指在國會、政黨、內(nèi)閣中供職、具有公務(wù)員性質(zhì)的秘書。其中在國會、官廳、地方公共機(jī)構(gòu)工作的秘書，除了要求了解國會、政黨、內(nèi)閣的結(jié)構(gòu)外，還要求精通法律制訂程序和有關(guān)機(jī)關(guān)詳細(xì)工作程序，國會議員秘書還得將與自己所居之地聯(lián)系的工作作為重要任務(wù)。2.事務(wù)秘書，指在醫(yī)師、律師等專業(yè)人員身邊工作的秘書。他們除具有秘書工作知識和技能外，還必須具有相當(dāng)程度的專業(yè)知識，如醫(yī)師的秘書要配合醫(yī)生接收病人，從事社會保險等與醫(yī)療事務(wù)有關(guān)的工作；律師的秘書要協(xié)助接待委托人，調(diào)查案件，與法院聯(lián)系，代替律師與委托人預(yù)談，整理材料等；會計師、稅理師的秘書要掌握簿記

51、、會計知識；大學(xué)教授、研究人員的秘書要善于搜集、剪貼資料開整理立卷等。 3.外事秘書，指擅長外語、在外資企業(yè)和各國駐日使館供職的秘書。這類秘書必須精通外語，能將上司的話語當(dāng)場速記下來并打印出來，還要求能以優(yōu)美、準(zhǔn)確的日本語進(jìn)行翻譯，能用日文準(zhǔn)確無誤地擬寫文件書信，能為外國來客當(dāng)向?qū)?，陪同觀看歌舞等文娛表演，懂得茶道、花道以及日本其他文化歷史知識。4.私人秘書，指在日本黨政要員、議員、大企業(yè)家、有名望的學(xué)者、教授和明星等社會名流中都雇用私人秘書。這些私人秘書負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)、接待，公關(guān)，安排雇主一天、一周或者一旬的工作門程等。第三節(jié) 秘書的層次一、我國秘書的層級（一）層次劃分1.按著我國黨政系統(tǒng)的從

52、高到低級別劃分：國家到地方基層，從大的縱向劃分：中共中央、國務(wù)院級秘書部門的秘書人員?。ㄖ陛犑?、自治區(qū)）級秘書部門的秘書人員市級秘書部門的秘書人員縣級秘書部門的秘書人員鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級秘書部門的秘書人員村級秘書部門的秘書人員。2.按著我國人力資源和社會保障部的秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)從低到高級別的標(biāo)準(zhǔn)，同一單位組織秘書部門中的秘書人員職位，從低到高的縱向劃分：五級：即初級秘書(有上級無下級）四級：即中級秘書(既有上級又有下級）三級：即高級秘書(既有上級又有下級）二級：即行政總監(jiān)或助理級秘書（既有上級又有下級）3.按著社會約定俗成職位的高低劃分：從高到低：秘書長、辦公廳主任秘書處長、科長、辦公室主任科員級秘書

53、、文員。（二）層級差異秘書層次內(nèi)涵差異：1.級別不同的秘書人員具有高低不同的輔助層次的差別。2.級別不同的秘書人員工作難度配備相應(yīng)的秘書結(jié)構(gòu)和不同比例的差別。3.級別不同的秘書人員在專業(yè)知識、經(jīng)驗和技術(shù)能力上的級差。4.級別不同的秘書人員在級別與工資待遇上的差別。5.級別不同的秘書人員在政治前途、責(zé)任與風(fēng)險大小的差別。二、外國秘書的層級（一）美國1B級秘書，B級秘書的服務(wù)對象是公司和社會團(tuán)體，做公司和社會團(tuán)體的基層管理人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行范圍有限的秘書職務(wù)”。工作任務(wù)大致包括口授、安排約會和公務(wù)旅行、答復(fù)日常信函和保管文件檔案等，內(nèi)容以事務(wù)性事項為主，范圍比較確定。 2A級秘書，A級秘書的服

54、務(wù)對象是各類公司和社會團(tuán)體組織，做公司和社會團(tuán)體的中級管理人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行范圍不定的秘書職務(wù)”。工作任務(wù)要負(fù)責(zé)較為復(fù)雜的工作，因此要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營實踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識，負(fù)責(zé)較復(fù)雜的秘書工作和具有行政工作技能。3經(jīng)理秘書，經(jīng)理秘書也稱行政助理，其服務(wù)對象一般是各類組織的高層領(lǐng)導(dǎo)人，即做高級行政首腦或者企事業(yè)單位中的高層決策人員，工作職責(zé)是“執(zhí)行全部秘書和行政職務(wù)”的職務(wù)。工作任務(wù)要負(fù)責(zé)計劃、方案的制定和調(diào)整，并負(fù)責(zé)使之按時完成，還要為經(jīng)理辦理各種行政方面的具體事務(wù)等，要求具有關(guān)于本公司的經(jīng)營實踐和組織結(jié)構(gòu)等方面的知識，并掌握秘書與行政管理工作的高級技能。綜上看出，B級秘書、A

55、級秘書和經(jīng)理秘書，實際上是分別為各類企業(yè)組織和社會團(tuán)體的基層、中層和高層領(lǐng)導(dǎo)人配備的三種秘書職位，其職級分別屬于低級、中級和高級。至于另沒的法律秘書、醫(yī)學(xué)秘書、教育秘書等，完全是從專業(yè)角度劃分的。 (二)英國1.行政級秘書，指擔(dān)任政府各部部長主要助手的高級秘書官，相當(dāng)于秘書長或者辦公廳主任。其職責(zé)為代部長草擬提交國會或者內(nèi)閣會議討論的政策方案，溝通與協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系，改進(jìn)機(jī)關(guān)結(jié)構(gòu)和工作方法，對機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員進(jìn)行管理和考核、監(jiān)督。他們必須具有豐富的學(xué)識，很強(qiáng)的組織、判斷、創(chuàng)造能力，并規(guī)定不得參加任何政黨活動以保持中立的非政府性地位。2.執(zhí)行級秘書，指中級秘書官，相當(dāng)于秘書科長、辦公室主任。其職

56、責(zé)為對法規(guī)范圍外次要的、特定的案件作檢討性分析，對較重要的案件或者問題作主動觀察與考察，對較小范圍或者較少份量的事務(wù)進(jìn)行直接領(lǐng)導(dǎo)。有的還負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)部的管理、考核，解決公務(wù)中的糾紛，支持較重要工作的進(jìn)行等。3.文書級秘書，也稱辦事員級秘書，他們?yōu)橐话忝貢藛T。其職責(zé)是按一定的法規(guī)、指示處理特定事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄、回答問題及統(tǒng)計資料，做簡單的文書草擬，收集、提供、保存資料，為上司決策提供依據(jù)。4.助理文書級秘書，為初級秘書。其職責(zé)為打字、速記、繕印、接打電話、接待來客等。（三）日本1.初級秘書，般能完成上司指定的工作，基本了解秘書職責(zé)和工作方法，已有二年至三年的工作經(jīng)歷，除能熟練地處理見習(xí)秘

57、書的各項業(yè)務(wù)外，還能承擔(dān)文書收發(fā)、信函起草、預(yù)訂票據(jù)等業(yè)務(wù)。其工作能力基本上得到上司和同事的認(rèn)可，已具備作為上司個人秘書的候選資格。2.中級秘書，能主動分擔(dān)上司雜務(wù)，減輕上司行政工作的負(fù)擔(dān)，并能夠獨立進(jìn)行工作，一般已有四年至五年的工作經(jīng)驗，以指導(dǎo)新秘書的業(yè)務(wù)。其主要工作是為上司安排日?；顒尤粘?，必要時也代表上司對外談判。3.高級秘書，必須能夠給上司以有力的協(xié)助，能夠提供解決問題的有效方案，工作中能夠發(fā)揮作用并取得相應(yīng)成績。他們是上司名副其實的助手，基本上不處理具體日常事務(wù)，主要負(fù)責(zé)秘書課(室)的領(lǐng)導(dǎo)工作。在公司召開董事會時，則是上司的高級參謀。第四節(jié) 秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)一、職業(yè)素養(yǎng)的概念素養(yǎng)，

58、即素質(zhì)與修養(yǎng)。是指一個人在道德品質(zhì)、氣質(zhì)秉性、思想作風(fēng)、工作態(tài)度、行為習(xí)慣等方面，經(jīng)過長期修練所達(dá)到的綜合水平。素養(yǎng)是后天形成的，體現(xiàn)在人的行為規(guī)范中，它又是穩(wěn)定的，對人的各種行為起到?jīng)Q定性的作用。一個人工作能力的強(qiáng)弱，工作質(zhì)量優(yōu)劣，工作效率的高低，取決于一個人的主觀因素，這個主觀因素就是內(nèi)在的素養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)指人在思想、道德品質(zhì)和職業(yè)行為等方面，經(jīng)過長期鍛煉和培養(yǎng)所達(dá)到的綜合水平。包括基本素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)。 （一）基本素質(zhì)1.身體素質(zhì)2.心理素質(zhì)3.思想素質(zhì)（二）職業(yè)修養(yǎng)1.職業(yè)道德2.職業(yè)紀(jì)律 3.工作作風(fēng)4.行為習(xí)慣5.職業(yè)技術(shù)第五節(jié) 秘書人員的職業(yè)能力一、邏輯思維能力二、表達(dá)能力三、社交能

59、力四、應(yīng)變能力五、記憶能力六、速記（錄）能力七、執(zhí)行能力八、辦公設(shè)備的操作能力第六節(jié) 秘書人員的社交禮儀一、禮儀基本知識（一）秘書人員禮儀1.禮儀的概念禮儀是人類社會生活中，人們?yōu)楸硎咀鹬亍⒂H善、友好，在語言及行為方面共同遵守的準(zhǔn)則和規(guī)范。禮儀包括儀容和儀表兩個方面。儀容，是人的“硬件”，通常指人的外觀外貌。在人際交往中，每個人的儀容都會引起交往對象的特別關(guān)注。可以說，一個生得“美”否，無法選擇，但是可以通過后天的“儀表”給自己的形象加分；儀表，是人的“軟件”，通常指人的修飾、風(fēng)度、舉止、態(tài)度、風(fēng)韻、氣質(zhì)等。儀容儀表之禮儀，是綜合了人的外表，諸如人的形體、容貌、健康、姿態(tài)、舉止、服飾、態(tài)度、風(fēng)

60、度等。我國古代文獻(xiàn)禮記.玉藻中說：“君子之容舒遲，見所尊者齊速。其中的“容”指：足容重，手容恭，目容端，口容止，聲容靜，頭容直，氣容肅，立容德，色容莊，坐如尸?？梢?，講究禮儀是中華民族的光榮傳統(tǒng)。2.秘書禮儀的概念秘書禮儀即秘書人員在工作及其他社會交往活動中應(yīng)該遵守的一切言行規(guī)范和準(zhǔn)則。（二）禮儀的重要性1.禮儀是個人教養(yǎng)、學(xué)養(yǎng)、涵養(yǎng)、修養(yǎng)的外在表現(xiàn)。2.禮儀在社會交往過程中是構(gòu)成第一印象的主要因素，會影響領(lǐng)導(dǎo)和同事對其業(yè)務(wù)能力和任職資格的判斷。 3.禮儀在社會交往過程中中，是一張沒有文字卻形象生動的名片，體現(xiàn)個人形象和組織形象。二、秘書人員的禮儀（一）舉止禮儀（以下配圖）1.正確的站姿（1）