十大常用管理工具剖析

1、十大常用管理工具剖析常用管理工具2工具的意義人與動(dòng)物的區(qū)別工具提高效率掌握工具：學(xué)習(xí)、持之以恒地練習(xí)工具能夠體現(xiàn)專業(yè)3 你不能通過(guò)命令來(lái)達(dá)到某一生產(chǎn)率，你必須提供工具使人們發(fā)揮出最好水平。 史蒂夫.喬布斯，計(jì)算機(jī)天才 一些人把自己的部分成功歸功于一種能力能夠?yàn)樗麄兊墓ぷ髡业阶詈线m的工具。 約瑟夫.廉拉德，波蘭裔小說(shuō)家4培訓(xùn)的目的把想法變成辦法把思想變成行為5主要內(nèi)容2+102個(gè)理念+10種工具62個(gè)理念 “二八”定律“木桶”理論710種工具頭腦風(fēng)暴法5W2H方法PDCA循環(huán)SMART原則任務(wù)分解法 （WBS）魚(yú)骨圖（因果圖）SWOT分析5S管理責(zé)任劃分法（AMPES）柏拉圖82個(gè)理念9“二八”

2、定律理念之一 關(guān)注關(guān)鍵問(wèn)題的思維方式10“二八”定律基本概念 總結(jié)果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的。要點(diǎn) 任何事情都可以被分成兩類：一類是“次要的多數(shù)”，占總數(shù)的80%，但對(duì)總體效果只有20%的影響程度；另外的20%屬于“關(guān)鍵的少數(shù)”，卻能產(chǎn)生80%的成效。理念之一11“二八”定律啟示 我們?cè)诠ぷ髦幸朴谧ブ饕?，善于從紛繁?fù)雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。 理念之一12理念之二木桶理論短限決定原理13“木桶”理論基本原理： 木桶盛水多少的決定因素不在于最長(zhǎng)板，而是最短板。要點(diǎn) 每個(gè)木桶都有自己的短板。 想盛更多的水，就得提高短板。 短板是關(guān)鍵理念之二14“木

3、桶”理論理念之二啟示 在組建和管理一個(gè)團(tuán)隊(duì)的過(guò)程中，要關(guān)注整個(gè)團(tuán)隊(duì)的均衡建設(shè)與發(fā)展。其中包含兩層意思，一是整個(gè)團(tuán)隊(duì)的每個(gè)個(gè)體都要均衡發(fā)展，不要出現(xiàn)拖后腿的現(xiàn)象；二是整個(gè)團(tuán)隊(duì)工作的方方面面也要均衡發(fā)展，不要出現(xiàn)顧此失彼的現(xiàn)象。 在實(shí)際工作中，我們要時(shí)刻尋找到影響團(tuán)隊(duì)進(jìn)步的最短處，并集體幫助改進(jìn)，使得團(tuán)隊(duì)的整體績(jī)效得到提升。1510種工具16工具之一 SWOT分析是制訂戰(zhàn)略的一種工具是判明方向的一種方法17SWOT分析優(yōu)勢(shì) Strengths劣勢(shì) Weaknesses機(jī)會(huì) Opportunities 威脅 Threats 可以幫助我們清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，把握環(huán)境提供的機(jī)

4、會(huì)，防范可能存在的風(fēng)險(xiǎn)與威脅，最終使我們走向的成功！工具之一18SWOT分析步驟：分析環(huán)境因素 構(gòu)造SWOT矩陣 制定行動(dòng)計(jì)劃工具之一19 優(yōu)勢(shì) 劣勢(shì)機(jī)會(huì)so戰(zhàn)略（增長(zhǎng)性戰(zhàn)略） wo戰(zhàn)略（扭轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略）威脅st戰(zhàn)略（多種經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略） wt戰(zhàn)略（防御型戰(zhàn)略）戰(zhàn)略就是依靠?jī)?nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)去抓住外部機(jī)會(huì)的戰(zhàn)略。戰(zhàn)略是利用外部機(jī)會(huì)來(lái)改進(jìn)內(nèi)部弱點(diǎn)的戰(zhàn)略。 戰(zhàn)略就是利用企業(yè)的優(yōu)勢(shì)，去避免或減輕外部威脅的打擊。 戰(zhàn)略就是直接服內(nèi)部弱點(diǎn)和避免外部威脅的戰(zhàn)略。 威遠(yuǎn)集團(tuán)工具之一20 注意點(diǎn)： 制訂策略、對(duì)策 21工具之二 頭腦風(fēng)暴會(huì)是一種開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)智慧的技術(shù)是一種收集創(chuàng)意的工具22頭腦風(fēng)暴會(huì)非結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴會(huì)為團(tuán)隊(duì)成員提供

5、了自由的提出見(jiàn)解和意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。這種方式鼓勵(lì)成員任意地貢獻(xiàn)出盡可能多的主意，直至沒(méi)有人再有新東西可增加了。結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴會(huì)對(duì)于團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人或會(huì)議主持人提出的問(wèn)題，團(tuán)隊(duì)成員一個(gè)接一個(gè)地提出自己的見(jiàn)解。每人每次只能提一個(gè)。當(dāng)某個(gè)成員再也沒(méi)有新的主意時(shí)，可以跳過(guò)。所有的主意都應(yīng)記錄在白紙板上。類型工具之二23頭腦風(fēng)暴會(huì)第一步 第二步 第三步 第四步 第五步 第六步第七步 確定頭腦風(fēng)暴會(huì)的目的或目標(biāo)。將問(wèn)題或題目寫在白紙板上。確定使用哪一種頭腦風(fēng)暴會(huì)的形式（結(jié)構(gòu)化的還是非結(jié)構(gòu)化的）。與團(tuán)隊(duì)回顧頭腦風(fēng)暴會(huì)的基本規(guī)則。非結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴個(gè)人任意地說(shuō)出想法。所出的主意一起記錄在白板紙上。當(dāng)團(tuán)隊(duì)的主意已出盡后，

6、主持人可以用提問(wèn)的方式來(lái)產(chǎn)生更多的主意。當(dāng)完成以上步驟后，主持人可以要求澄清先前的主意。結(jié)構(gòu)化的頭腦風(fēng)暴個(gè)人輪流地說(shuō)出想法。所出的主意一個(gè)一個(gè)地記錄在白板紙上。工具之二步驟24頭 腦 風(fēng) 暴 會(huì)注意點(diǎn)強(qiáng)調(diào)主意的數(shù)量而不是質(zhì)量。鼓勵(lì)荒謬的和牽強(qiáng)的主意。避免對(duì)所出主意的批評(píng)、評(píng)價(jià)和判斷。應(yīng)鼓勵(lì)對(duì)別人的主意搭順風(fēng)車和加以發(fā)揮。工具之二25工具之三 5W2H方法是一種思考問(wèn)題的方法也是一種檢查工作的辦法265W2H方法5WWhy：為什么干要做這項(xiàng)工作，對(duì)工作目標(biāo)是否有支持What：干什么任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的時(shí)間是什么When：時(shí)間在什么時(shí)間段進(jìn)行Where：地點(diǎn)任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)Who：責(zé)任人哪些人員參加此

7、任務(wù)，由誰(shuí)負(fù)責(zé)工具之三275W2H方法指導(dǎo)、計(jì)劃或布置、檢查工作時(shí)要明確2HHow tO：怎么干用什么方法進(jìn)行How much：費(fèi)用需要多少成本工具之三28工具之四SMART原則是一種分配任務(wù)的原則是一種提高任務(wù)完成率的辦法29SMART原則具體的（Specific)： 任務(wù)要有層次，各層任務(wù)要具體，要分解到不能再分解為止；可衡量的（Measurable）： 任務(wù)的結(jié)果要能夠測(cè)量，比如效果、數(shù)量。可達(dá)到的（Attainable）： 計(jì)劃要有合理性，要考慮：進(jìn)度、質(zhì)量及所需的資源能否及時(shí)到位；相關(guān)的(Relevant）： 有關(guān)聯(lián)的任務(wù)一定要體現(xiàn)相關(guān)性基于時(shí)間的（Time-based)： 要有起始

8、時(shí)間和結(jié)束時(shí)間；工具之四30工具之五責(zé)任劃分法（AMPES）是一種使每個(gè)人都成為責(zé)任者的工具是一種讓你知道誰(shuí)替你分憂，誰(shuí)替你解勞的方法31責(zé)任劃分法（AMPES）批準(zhǔn) Approve監(jiān)督 Monitor計(jì)劃 Plan執(zhí)行 Execute協(xié)助 aSsist工具之五32責(zé)任劃分法（AMPES）步驟： 注意點(diǎn)： 與涉及人員充分溝通為明確責(zé)任，計(jì)劃最好由一人來(lái)做跟蹤監(jiān)督與責(zé)任劃分同等重要 表工具之五33工具之六任務(wù)分解法（WBS）是一種把任務(wù)細(xì)分并逐步落實(shí)的方法是一種讓每項(xiàng)工作落地的辦法34任務(wù)分解法（WBS）任務(wù)分解法 work breakdown structure 工具之六35任務(wù)分解法（WBS

9、）注意點(diǎn)任務(wù)分解到不能再分與任務(wù)承擔(dān)者充分溝通分解的任務(wù)要符合SMART原則 表工具之六36工具之七魚(yú)骨圖（因果圖）是一種尋找各因素之間因果關(guān)系的方法是一種尋找各項(xiàng)工作之間邏輯關(guān)系的方法37制作步驟第一步 在圖的右側(cè)將結(jié)果或問(wèn)題畫在框中。結(jié)果結(jié)果 方法人機(jī)器材料第二步定義原因的分類，即“魚(yú)骨”。1）決定要畫出哪些分類。常用的分類有： 機(jī)器 方法 材料 人 評(píng)估 環(huán)境2）將分析的原因與主箭頭平行寫下來(lái)。工具之七魚(yú)骨圖（因果圖）38制作步驟（續(xù)一）機(jī)器停工 方法人機(jī)器材料 維護(hù) 速度機(jī)器年齡 清除鐵屑啟動(dòng) 培訓(xùn) 倉(cāng)庫(kù)環(huán)境 庫(kù)存量 第三步建立一系列可能的原因。1）作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，要決定使用哪一種產(chǎn)生主

10、意的方法。很多團(tuán)隊(duì)用頭腦風(fēng)暴法。2）作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，要決定找出問(wèn)題所有的原因還是在討論下一個(gè)“魚(yú)骨”前集中在當(dāng)前的“魚(yú)骨”上。3）提醒團(tuán)隊(duì)成員他們正在分析產(chǎn)生問(wèn)題的原因而不是解決問(wèn)題的答案。通常要在圖的上面直接寫出頭腦風(fēng)暴的問(wèn)題，如右圖。4）回顧使用方法的規(guī)則。5）畫出小“魚(yú)骨”。為何我們會(huì)產(chǎn)生機(jī)器停工？工具之七魚(yú)骨圖（因果圖）39工具之八柏拉圖是一種從眾多因素中找出最關(guān)鍵因素的方法40100908070605040302010影響品牌的原因調(diào)查55.24%85.28%100%質(zhì)量宣傳價(jià)格累計(jì)影響曲線影響品牌的因素柏拉圖“影響品牌因素調(diào)查”100%90%80%70%60%50%40%30%20%

11、10%工具之八舉例41柏拉圖第一步 定義數(shù)據(jù)表格式定義你的小組收集感興趣資料的數(shù)據(jù)表格式。第二步 收集資料第三步 計(jì)算總數(shù)從記錄表計(jì)算總數(shù)。有時(shí)經(jīng)計(jì)算后，有些項(xiàng)的出現(xiàn)頻率很小或重要性很低。這些項(xiàng)可以合起來(lái)歸入“其它”項(xiàng)。記錄表原因發(fā)生次數(shù)總數(shù)備件用完IIIII IIIII I11維修IIIII III8故障IIIII5其它III3合計(jì) 27工具之八制作步驟42第四步 畫柏拉圖坐標(biāo)軸1）在圖紙上畫出左垂直軸和底部的水平軸。2）將左垂直軸根據(jù)你檢測(cè)到的最大數(shù)值進(jìn)行等分。3）將底部水平軸按測(cè)試的項(xiàng)目進(jìn)行等分。4）將頻率最高的項(xiàng)目畫在最左邊，然后是第二高頻率，直至所有項(xiàng)都畫出來(lái)。這樣，最重要的項(xiàng)出現(xiàn)在

12、最左面，而“其它”項(xiàng)則出現(xiàn)在最右面。第五步 畫出柏拉圖柱子 柱子的高度應(yīng)該等于各項(xiàng)目的數(shù)值。相鄰的柱子應(yīng)緊靠一起。柏拉圖工具之八制作步驟43第六步 連接累計(jì)曲線1）畫出右邊的垂直軸。2）在右垂直軸與左垂直軸上的最高數(shù)值點(diǎn)的對(duì)應(yīng)位置上標(biāo)出100%，并將其均分，標(biāo)出百分?jǐn)?shù)。3）從最左邊柱子的左下角開(kāi)始畫該柱子的對(duì)角線。4）再將第二項(xiàng)的數(shù)值與第一項(xiàng)相加，從第一項(xiàng)柱子的右上角畫到相加所得的數(shù)值位置，水平方向等于延伸的寬度應(yīng)等于第二項(xiàng)的寬度。5）重復(fù)上述步驟直至畫到圖的右上角。最終的高度應(yīng)等于所有項(xiàng)之和的數(shù)值并畫到100%的地方。第七步 加上圖例日期、資料來(lái)源、責(zé)任人以及圖名等均應(yīng)標(biāo)出。50040030

13、0200100100%100%90%80%70%60%50%40%30%20%10%長(zhǎng)江公司1998年2月15日數(shù)據(jù)由改革推廣小組收集和分析與他人的關(guān)系愉快的工作環(huán)境學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)其它員工不滿意度調(diào)查的柏拉圖分析舉例應(yīng)答頻率百分比48%76%88%員工不滿的原因柏拉圖制作步驟工具之八44工具之九PDCA循環(huán)是一種把任務(wù)變成辦法的工具是一種使工作不斷改進(jìn)的方法45PDCA循環(huán)工具之九Plan-計(jì)劃；Do-執(zhí)行；Check-檢查；Action行動(dòng)（改正，再執(zhí)行）46A -改正再執(zhí)行P 計(jì)劃D -執(zhí)行C -檢查SWOT分析、頭腦風(fēng)暴、 5W2H、SMART、AMPES、WBSPDCA循環(huán)工具之九AMPES

14、、WBS、 5W2HAMPES、WBS因果圖，柏拉圖、頭腦風(fēng)暴47案例 干部輪訓(xùn)48 一、背景（為什么干） 1.改制后面臨戰(zhàn)略和產(chǎn)品調(diào)整，部分員工和管理人員素質(zhì)及能力還不能適合企業(yè)發(fā)展的要求，職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)意識(shí)不夠，盡快培養(yǎng)一只職業(yè)經(jīng)理人團(tuán)隊(duì)已迫在眉睫。 2.改制后員工的整體精神面貌雖有很大改觀, 但對(duì)企業(yè)文化的理解還有一定差距.心智模式的改變已成為員工素質(zhì)整體提升的突出問(wèn)題。 3.企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，依賴于人力資源的開(kāi)發(fā)，做好員工培訓(xùn)是解決這一問(wèn)題的根本途徑。 49方法：1、問(wèn)卷調(diào)查2、職工座談3、高層感覺(jué)4、透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)了解現(xiàn)狀50管理干部現(xiàn)狀： 意愿現(xiàn)狀： 總體上愿意接受新奧企業(yè)文化

15、 對(duì)新奧文化認(rèn)可，已經(jīng)開(kāi)始由表面轉(zhuǎn)為內(nèi)化； 工作作風(fēng)得到貫徹，體現(xiàn)在態(tài)度（想干好）、學(xué)習(xí)（想學(xué)）、工作（積極去做） 欠缺：對(duì)新奧企業(yè)文化深層次含義理解不夠 思想觀念轉(zhuǎn)變不徹底,攀比心比較強(qiáng),官意識(shí)比較濃 行為現(xiàn)狀： 服從命令，認(rèn)真執(zhí)行 思維方式上憑經(jīng)驗(yàn)多，看問(wèn)題的高度不夠，定位不準(zhǔn) 管理技能、方法不足，領(lǐng)導(dǎo)力弱51 培訓(xùn)需求 1、對(duì)新奧企業(yè)文化的領(lǐng)悟力不夠，不能運(yùn)用新奧企業(yè)文化進(jìn)行有效的引導(dǎo)和管理員工。 2、領(lǐng)導(dǎo)力缺乏，不能有效的調(diào)動(dòng)部屬積極性3、缺乏如何將計(jì)劃分解的能力 4、缺乏執(zhí)行的效率和方法 5、 如何通過(guò)流程管理，將組織資源鏈接起來(lái) 6、 FDA的系統(tǒng)管理知識(shí)缺乏52SWOT分析干部輪

16、訓(xùn)班-尋找短板53二、怎么干？1、頭腦風(fēng)暴會(huì)小組討論-人力資源領(lǐng)導(dǎo)意圖征求意見(jiàn)542、分配工作AMPESWBS55三、干什么？實(shí)施方案56四、干得如何？學(xué)員反饋心得發(fā)表領(lǐng)導(dǎo)肯定總結(jié)會(huì)57尋找關(guān)鍵、尋找短板畫柏拉圖學(xué)員評(píng)估表的統(tǒng)計(jì)結(jié)果放映的問(wèn)題人數(shù)有的課程理解有難度沒(méi)有消化的時(shí)間課堂互動(dòng)比較少其他211896合計(jì)5458課程時(shí)間互動(dòng)其他20%40%60%80%100%柏拉圖第一期干部輪訓(xùn)班2004年11月16日39%72%90%100%培訓(xùn)評(píng)估59消化不良課程設(shè)計(jì)講師水平學(xué)員素質(zhì)內(nèi)容與實(shí)際差異教材準(zhǔn)備準(zhǔn)備程度授課技巧知識(shí)水平編排順序印刷質(zhì)量?jī)?nèi)容時(shí)間安排知識(shí)積累理解能力學(xué)習(xí)能力因果圖60五、改進(jìn)課程設(shè)計(jì)61總結(jié)62工具之十5S管理是一種能夠改善工作環(huán)境的方法是一種提高工作效率的手段63內(nèi)容1. 整理（SEIRI） 將有用的東西和沒(méi)有用的東西分開(kāi)，將沒(méi)有用的東西清理掉。2. 整頓（SEITION） 將有用的東西放在應(yīng)該放的地方，并做好標(biāo)識(shí)。 3. 清掃（SEISO） 清除場(chǎng)內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生。 4. 清潔（SEIKETSU） 將前3S成果維持住。5. 素養(yǎng)（SHITSUKE） 人人依規(guī)定行事，養(yǎng)成好習(xí)慣。管理工具之十64辦公環(huán)境的要