2022年企業(yè)溝通實務(wù)之文書溝通報告

1、第二講 文書溝通_報告第一節(jié) 了解對象 第二節(jié) 寫作技巧 第三節(jié) 報告原則前言文書是溝通渠道中必不可少的一種溝通方式，借助文書的形式，你可以向其它人傳遞準(zhǔn)確、重要的信息。文書溝通的關(guān)鍵不在于你開始是否寫得很好，而在于你是否愿意養(yǎng)成文書溝通的習(xí)慣。如果你寫不出來，你也別指望你能說得好！當(dāng)然如你寫得很好，也不能保證你會說得很好。 文字溝通并沒有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓(xùn)練自己，這一過程可能是漫長的。與其說你在訓(xùn)練寫作技能，不如說你在培養(yǎng)正確的寫作習(xí)慣。不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會發(fā)現(xiàn)，這個模版本身就是溝通的阻礙。傳達(dá)必要、準(zhǔn)確、重要的信息 文字溝通的特點 信

2、涵、備忘錄、報告、提議、記錄、合約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計劃、討論文件等 文字溝通的類型 第一節(jié) 了解報告對象一、了解報告對象 二、報告對象的五種類型 一、了解報告對象問題: 在工作中，你需要了解報告對象哪些方面？ 基本情況價值觀報告對象的三個層次:內(nèi)涵年齡、教育背景、從業(yè)經(jīng)驗 對要報告內(nèi)容的了解程度個人興趣、觀點、態(tài)度價值觀 二、報告對象的五種類型門外漢型 用戶型 專家型 綜合復(fù)雜型 管理人員型 案例討論:隨著技術(shù)的高速發(fā)展，每一個人只能專注于某一學(xué)科，而很難成為全才。同足球教練談專業(yè)通訊產(chǎn)品對策:著重強(qiáng)調(diào)能給他帶來多少好處或收益 討論1:報告對象既是管理人員又是門外漢對策: 提供

3、一個簡潔的摘要，同時附上詳細(xì)的說明就行 討論2:報告對象既是專家又是管理人員演練:請分辨你接觸到的讀者類型，并制訂改進(jìn)計劃第二節(jié) 報告寫作技巧 一、明確報告目標(biāo) 二、寫作運用技巧 三、報告寫作過程 四、報告寫作六大要點一、明確報告目的1. 匯報工作工作目標(biāo)達(dá)成結(jié)果缺失改進(jìn)2. 請求批示請求事項完成時間事項追蹤視事件輕重緩急選取適宜請示及追蹤方式3. 解釋事情解釋時機(jī)思路清晰描述清楚4. 事后補(bǔ)遺致謙事項描述重點說明二、寫作技巧問題: 請回想你在工作報告寫作過程中，通常運用了哪些寫作步驟？寫作報告的步驟 步驟1_大綱: 整理寫作思路，考慮報告內(nèi)容步驟2_成文: 一口氣寫完步驟3_修改: 寫完后重

4、讀，大膽刪減步驟4_排版: 編輯格式，檢查細(xì)節(jié)1.報告語言的合理運用語言的力量在于表達(dá)而不在于炫耀 語言力求清晰、簡單、直白，避免陳詞濫調(diào)使用正式語言，不要采用非正式語言 【案例】:通知在建筑物相鄰的停車場停車是受到這片停車場是設(shè)計給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的，所以，員工們應(yīng)該考慮共同使用交通工具，或在正常時間內(nèi)另作停車打算。討論:上面一則通知，文中的標(biāo)點符號很少，簡單閱讀之后，請你寫出通知所要表達(dá)的意思。準(zhǔn)確描述:通知建筑物相鄰最外面的四塊空間, 是設(shè)計給工人的停車場, 在這片停車場停車是受到大樓管理者制約的，交通工具太多則停車場停不下。所以，員工們應(yīng)該

5、考慮共同使用交通工具，或在正常時間內(nèi)另作停車打算。2.目錄與附件的合理運用目錄提綱：便于報告對象了解你寫作的整體內(nèi)容、結(jié)構(gòu)。附件：對寫作中引用的內(nèi)容或相關(guān)資料，應(yīng)當(dāng)采用附件的形式加以說明。案例：人員分析報告提問:針對哪種報告對象需要以附件佐以說明?3.布局的合理運用開頭與結(jié)尾: 要吸引報告對象的注意，根據(jù)不同的報告內(nèi)容與對象，采用不同的開頭和結(jié)尾方式。段落安排: 明確主次、突出重點 4.標(biāo)題與圖表的合理運用1.圖表 圖表往往比文字更易于被視覺接受，傳送更直接，在工作報告寫作中，圖表是一種非常好的表示形式。使用圖表時一定要注意恰當(dāng)、準(zhǔn)確、易于察看。圖表的適用情況表 格: 大量的數(shù)字信息餅狀圖柱狀

6、圖流程圖圖 片2. 餅狀圖 百分比關(guān)系、整體與部分的份額比3.柱狀圖 隨時間的增減變化4.流程圖 事物的過程、工作步驟5.圖 片烘托氣氛、非常形象直觀2)標(biāo)題標(biāo)題的字體、字號和顏色要合理利用，應(yīng)使標(biāo)題非常清晰，重點突出。但字體、字號和顏色不宜過多。三、寫作過程案例演練: 結(jié)合今日培訓(xùn)，小組討論并編寫一份呈報上司的工作報告(討論15分鐘，發(fā)表5分鐘) 四、報告寫作要點第一: 了解報告對象第二: 確定目標(biāo)，突出重點第三: 運用清晰、簡單、直白的語言第四: 報告內(nèi)容準(zhǔn)確、完整第五: 合理運用標(biāo)題與圖表第六: 運用目錄、提綱以及附件，更好的突出報告主題第三節(jié)、報告原則 及 時 簡 單 清 楚 準(zhǔn) 確故事:責(zé)任感 _一個英雄飛行員的事跡啟示: 在第一時間報告準(zhǔn)確信息是報告者的責(zé)任，戰(zhàn)場上及時、簡單、清楚、準(zhǔn)確的報告，可以贏取戰(zhàn)機(jī)與生命，企業(yè)內(nèi)則可降低成本、贏取商機(jī)與利潤，每位員工都有及時報告崗位工作的義務(wù)與責(zé)任?！颈局v總結(jié)】:工作報告是文書溝通中的一種重要的溝通渠道，是上下級溝通必不