檔案管理規(guī)范編寫規(guī)則

1、.：.；檔案管理規(guī)范編寫規(guī)那么 HYPERLINK law-lib/law/lawml.asp?bbdw=機械部 機械部檔案管理規(guī)范編寫規(guī)那么 1994年5月4日，機械部本規(guī)那么參照11一87結(jié)合我部檔案管理規(guī)范編寫的實踐情況制定的。1 主題內(nèi)容與適用范圍本規(guī)那么規(guī)定了檔案管理規(guī)范編寫的根本要求、規(guī)那么的構(gòu)成、 條文的編排。本規(guī)那么適用于編寫機械行業(yè)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范。2 援用規(guī)范113 檔案管理規(guī)范編寫的根本要求31 貫徹國家有關(guān)政策，法令和法規(guī)，與同級有關(guān)規(guī)范相協(xié)調(diào)， 下級規(guī)范不得與上級規(guī)范相抵觸。32 規(guī)范的文字表達應準確、簡明、易懂、邏輯嚴謹， 防止產(chǎn)生不易了解或不同了解的

2、能夠性。規(guī)范的圖樣、表格、 數(shù)值和其他管理內(nèi)容應正確無誤。33 規(guī)范中的術(shù)語、符號、代號應一致，并與其他的有關(guān)規(guī)范一致。同一術(shù)語應表達同一概念，同一概念應采用同一術(shù)語來表達。 類似部分應采用一樣的表達方式與措詞。4 檔案管理規(guī)范的構(gòu)成檔案管理規(guī)范的普通構(gòu)成和編寫順序如下： 封面與首頁見51條概述部分 目次見52條 規(guī)范稱號見53條 引言見54條主題內(nèi)容與適用范圍見61條 援用規(guī)范及法規(guī)文件見62條正文部分 術(shù)語、符號、代號見63條 管理規(guī)范內(nèi)容見64條檢查與考核見65條附錄見71條補充部分 附加闡明見72條上述構(gòu)成部分不是任何一項檔案管理規(guī)范都需求全部包括的。 一項檔案管理規(guī)范終究應包括其中的

3、哪些部分，可根據(jù)實踐情況確定。5 概述部分51 封面與首頁規(guī)范的封面、首頁及內(nèi)頁應符合12的規(guī)定， 當規(guī)范的印刷為合訂本時、可設(shè)封面。52 目次521 當規(guī)范的內(nèi)容較長、構(gòu)造復雜、條文較多普通印刷在15頁以上時應編寫目次。522 目次的內(nèi)容包括篇、章和附錄的編號、標題以及所在頁碼。標題及頁碼之間用符號“銜接。523 目次中所引規(guī)范正文標題的頁碼應加圓括號。目次應另編頁碼，不與規(guī)范正文的頁碼延續(xù)。531 規(guī)范稱號應簡短明確地反映規(guī)范化對象或規(guī)范的主題。必要時，應在規(guī)范化對象前加闡明部分以明確其他相類似規(guī)范的區(qū)別。例：科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的普通要求闡明部分532 規(guī)范稱號普通由規(guī)范化對象的稱號和所

4、規(guī)定的管理特征兩部分組成，假設(shè)兩部分連起來不照射，可在兩者之間留一字的位置，不用破折號，在封面和首頁可寫成兩行。例：規(guī)范化任務導那么 規(guī)范編寫的根本規(guī)定533 規(guī)范化對象的稱號過長時，在規(guī)范正文的表達中可用簡稱，但在第一次出現(xiàn)全稱時用括號加以闡明。例：以下簡稱“規(guī)那么。54 引言引言普通不寫標題，也不編號。其內(nèi)容包括：制定規(guī)范的根據(jù)，目的，執(zhí)行本規(guī)范的原那么和需求在引言中表述的其他內(nèi)容。 如這些內(nèi)容不需闡明時，引言可省略。6 正文部分61 主題內(nèi)容與適用范圍611 主題內(nèi)容簡明闡明規(guī)范的主要內(nèi)容普通在50字以下普通采用以下典型用語：“本規(guī)范規(guī)定了。612 適用范圍主要規(guī)定了規(guī)范適用范圍或運用領(lǐng)

5、域，必要時， 還應明確寫出不適用范圍或領(lǐng)域?！氨疽?guī)范適用于。“本規(guī)范適用于，可參照運用。“本規(guī)范適用于也適用于。“本規(guī)范不適用于。62 援用規(guī)范與法規(guī)文件闡明檔案管理規(guī)范中直接援用和必需配合運用的規(guī)范。 應寫明規(guī)范號和稱號，必需遵照的法規(guī)文件應寫明發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號及題名。63 術(shù)語、符號、代號管理規(guī)范中運用的術(shù)語、符號、代號， 必要時應同時寫明其定義或闡明。64 管理規(guī)范內(nèi)容641 管理規(guī)范的內(nèi)容，應根據(jù)各類檔案管理規(guī)范對象的特點和需求進展編寫。642 應明確規(guī)定該規(guī)范涉及的管理職能及業(yè)務范圍，寫明所管理的事項由哪些部門主管，其他部門或基層單位應擔任哪些任務。643 應明確檔案管理任務的數(shù)量

6、、質(zhì)量、期限、程序、方法的要求以及有關(guān)責任單位的協(xié)作方式和相互制約的關(guān)系、制約方式， 任務中遇有矛盾的處置方式等。需求信息管理反響時，應規(guī)定信息反響的渠道、 內(nèi)容、方式和處置程序。65 檢查與考核規(guī)定有關(guān)部門完成的期限、數(shù)量和質(zhì)量檢查與考核的方法。7 補充部分71 附錄711 根據(jù)實踐需求編制檔案管理規(guī)范附錄。附錄分為“補充件和“參考件兩種，按補充件在前，參考件在后順序編排， 并分別在目次中、條文中和附錄標題下方寫明。712 “補充件附錄，主要是指對管理規(guī)范內(nèi)容所作的補充，相當于管理內(nèi)容的一個組成部分。能直接寫入正文的盡量不編寫附錄。713 “參考件附錄，主要是協(xié)助 了解管理規(guī)范的內(nèi)容。以便正

7、確掌握和運用規(guī)范?！皡⒖技戒洝Ｖ饕獌?nèi)容包括：規(guī)范中重要規(guī)定的根據(jù)和有關(guān)問題的系統(tǒng)引見；規(guī)范中有關(guān)條文的參考性資料或引薦性方法；正確運用規(guī)范的闡明等。72 附加闡明“附加闡明分段寫在規(guī)范終結(jié)線的下面。主要內(nèi)容如下：本規(guī)范由單位提出。本規(guī)范主要起草人或單位。本規(guī)范由單位擔任解釋。8 檔案管理規(guī)范條文的編排及編號81 檔案管理規(guī)范按其內(nèi)容分為假設(shè)干章。第一層次為章， 以下層次統(tǒng)為條。層次劃分普通不超越四節(jié)。82 章條層次的編號方法采用阿拉伯數(shù)字， 每兩個層次之間加圓點。圓點加在數(shù)字右下角，編號方法加附錄一補充件所示。83 章，條的編號應左起頂格書寫。有標題時， 在編號后空一十字的位置再寫標題，另起

8、一行寫詳細內(nèi)容。無標題時， 在編號之后空一個字的位置再寫詳細內(nèi)容。84 規(guī)范條文的編排及編號格式如附冊二補充件所示。9 終結(jié)線在附加闡明前，版面的中間劃一條粗實線作為終結(jié)線。 其長度約為版面寬度的14。附錄一 檔案管理規(guī)范層次編號例如補充件 1 6.4.3.1 2 6.1 6.4.3.2 3 6.2 6.4.1 6.4.3.3 4 6.3 6.4.2 6.4.3.4 5 6.46.4.36.4.3.5 6 6.5 6.4.4 6.4.3.6第一篇 7 6.4.5 6.4.3.7 8 6.6 6.4.3.8 9正文部分 12.3.1 12.3.5.1 10 12.3.2 12.3.5.2 11 12.1 12.3.3 12.3.5.3 12.2 12.3.4 12.3.5.4 1212.312.3.512.3.5.5第二篇13 12.4 12.3.6 12.3.5.6 14 12.5 12.3.7 12.3.5.7 15 12.3.8 16附錄A B1 B2.1 B2.2.1補充部分附錄BB2 B2.2.2附錄C B3 B2.2B2.2.3 B2.2.4.1B2.2.4B2.2.4.2B2.2.5 B2.2.4.3注：1引言部分可有可無。2當規(guī)范不設(shè)篇時，去掉篇的編號，即為不設(shè)篇的規(guī)范的層次編號。附錄二 檔案管理規(guī)范條文陳列格式例如補充件 引言 1