公共關(guān)系文書(《公共關(guān)系學》課件)

1、公共關(guān)系學第十二章：公共關(guān)系文書第1頁，共53頁。公共關(guān)系學課件引例 威廉C亞當斯是美國佛羅里達國際大學新聞和大眾學院的教授，從事公關(guān)工作達30年，曾在美國石油公司、飛利普石油公司和英國化學工業(yè)公司擔任過管理職位，是著名的公關(guān)戰(zhàn)略雜志中教授欄目的撰稿人。他認為優(yōu)秀的寫作是公關(guān)的基礎(chǔ)，寫作是公關(guān)事業(yè)的發(fā)源地，也是公關(guān)人員與他人相區(qū)別的重要標志。一次，他對一位具有公關(guān)潛力的學生說：“選擇公關(guān)職業(yè)，一定要寫好所有的公關(guān)材料。”第2頁，共53頁。事務性公關(guān)文書 公共關(guān)系學課件本章要點公共關(guān)系文書概述 1溝通協(xié)調(diào)性公關(guān)文書 2信息傳播性公關(guān)文書 344第3頁，共53頁。第一節(jié) 公共關(guān)系文書概述一、公共關(guān)

2、系文書的概念及其分類二、公共關(guān)系文書的寫作特點三、公共關(guān)系文書的語言要求公共關(guān)系學課件第4頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、公共關(guān)系文書概述及其分類文書是一個外延很寬泛的概念，它包括公務文書和私人文書兩大類。公共關(guān)系文書是社會組織為了實現(xiàn)自己的公關(guān)目標和開展公關(guān)活動而制作的各種書面文字材料，它是文書在公共關(guān)系中的運用。一般來說，公共關(guān)系文書寫作內(nèi)容較多，但概括起來，主要分為三個方面，即溝通協(xié)調(diào)性公關(guān)文書、信息傳播性公關(guān)文書和事務性公關(guān)文書。 第5頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、公共關(guān)系文書的寫作特點 明確的實用性 內(nèi)容的真實性較強的時效性格式的規(guī)范性 作者與讀者的特定性 第6頁，共53頁。公共關(guān)

3、系學課件三、公共關(guān)系文書的語言要求用詞準確 文字簡潔語言質(zhì)樸表現(xiàn)得體第7頁，共53頁。第二節(jié) 溝通性協(xié)調(diào)性公關(guān)文書一、請柬二、信函三、專用書信公共關(guān)系學課件第8頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、請柬 請柬又叫柬貼或請貼,是人們在社會活動和相互交往中,如開業(yè),奠基,慶祝等禮儀性活動前,以書面形式通知,邀請參加者的文體。公關(guān)請柬就是社會組織與公眾交往中,為了達到某種公關(guān)目的,用來告知特定公眾的書面語體。其主要作用是密切和協(xié)調(diào)主客體之間的友誼關(guān)系,促進雙方的理解與合作,幫助本組織擴大聲譽和進一步發(fā)展。第9頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、請柬請柬的寫作方法和格式 1.標題 用較大的字體書寫“請柬”二字，

4、可寫在第一行正中，也可放在首頁的正中當作封面。2.正文頂格上寫明邀請的機構(gòu)全稱或個人的姓名，如果邀請的是個人的話，那么除了要寫上他的姓名外，還要寫上其頭銜或職務；第二行空兩格寫正文，寫明事由，時間和地點；并換行頂格寫上“敬請參加”，“恭請屆時光臨”等詞。3.落款正文下面靠右寫明發(fā)貼的單位全稱或個人的姓名，頭銜，換行寫發(fā)貼的年、月、日。一般為表示誠意和恭敬，落款的個人姓名由本人書寫。 第10頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、請柬請柬的語言要求 1.簡潔明了 2.禮貌典雅 第11頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、信函信函信函是社會組織之間聯(lián)系工作的公用信件，它是企事業(yè)單位公關(guān)事物活動中不可缺少的重要傳

5、播工具。 公關(guān)信函的主要作用是溝通組織與公眾之間的感情，交換某些與雙方有關(guān)問題的意見和建議，協(xié)調(diào)建立和發(fā)展組織對外公眾之間的關(guān)系，樹立本組織良好的形象，爭取公眾的理解，信賴，支持與合作。 公函就其內(nèi)容與作用來看又可分為商洽函，詢問函，答復函，委托函，告知函五類。 第12頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、信函商洽函 這是最為常用的一種公函，用于社會組織之間商量和接洽工作。這類公函多半是主動發(fā)出的，即要求對方給予協(xié)助。有的則是向?qū)Ψ教岢龉餐k理某事的要求，也有的是向?qū)Ψ教岢鎏幚砟骋粏栴}的意見。商洽函正文一般包括兩個部分：一是商洽原由，即寫名發(fā)函的原因；二是商洽事項，這部分是主體，應寫清所商洽的具體事

6、項，寫清對對方的要求。 第13頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、信函詢問函詢問函主要用于向?qū)Ψ皆儐枂栴}，也可以簡述某一事項并提出處理方法，然后征求對方意見，要求答復。詢問函正文一般也由兩部分組成：一是說明詢問的目的或原由；二是詢問事項的主要內(nèi)容，這是詢問函的主要部分。因此要寫的既明確而又具體，簡潔，讓人一目了然，以便答復。 第14頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、信函答復函答復函是用來答復對方詢問函的問題。答復函正文一般由三部分構(gòu)成：一是說明對方函已收到，并寫清收文的日期；二是簡要復述對方函件所詢問的主要問題或所提要求；三是答復內(nèi)容。這部分是答復函的主體。因此要寫的明確具體，簡明扼要，所答問題的內(nèi)

7、容要有條理性，針對性和順序性。 第15頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、信函委托函委托函用于委托有關(guān)組織代為辦理某一事項。委托函正文一般由兩部分組成：一是原因，這部分既要寫清委托的目的，又要寫清所委托代辦或代辦事項的基本情況；二是委托事項，這部分是主體，因此要寫得清楚明了，尤其要寫清托辦或托查的要求。第16頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、信函告知函告知函一般是用在辦理受托代辦事項之后告知代辦情況，或主動告知對方某種情況或某一事項，以引起對方注意。其正文包括兩部分：一是告知發(fā)函原由；二是告知事項。第17頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、專用書信專用書信 介紹信 證明信 感謝信 邀請書 第18頁，共5

8、3頁。公共關(guān)系學課件三、專用書信介紹信 第19頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、專用書信證明信 第20頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、專用書信感謝信 感謝信的寫法：1.開頭落筆第一行寫“感謝信”，或者“致XX感謝信”，這些字的字體應稍微大一些，寫于第一行的等距離中間。2.正文首先是開頭語；其次，另起一行開頭空兩個字，使開始寫正文的內(nèi)容。正文如果內(nèi)容多，可以分段落一個意思一個段落，層次要分明。再次，是結(jié)束語。結(jié)束語一般表示敬意致謝的話。3.署名署名、年月日。這些文字寫于右下方，先署名然后署年月日。 第21頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、專用書信邀請書 第22頁，共53頁。第三節(jié) 信息傳播性文書一、

9、廣告 二、新聞 三、演講稿 公共關(guān)系學課件第23頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、廣告廣告的概念 營銷廣告主要傳遞商品、市場、服務信息，它以盈利為目的，有促進商品流通或勞務銷售的作用。 公共關(guān)系廣告宣傳的內(nèi)容主要是社會組織自身的經(jīng)營宗旨、追求目標、人員素質(zhì)、管理水平、社會聲譽等，其主要目的就是樹立良好的組織形象，使公眾對本組織產(chǎn)生認知、認可,從而與其它社會組織和個人建立起相互信任、相互理解、相互支持的良好關(guān)系，創(chuàng)造一個有利于組織發(fā)展的良好社會環(huán)境。第24頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、廣告廣告的結(jié)構(gòu) 廣告一般由標題、正文、落款三部分構(gòu)成。 標題是廣告的題目，它的作用是提示廣告內(nèi)容，引起讀者的注意

10、。一個好的標題能夠吸引讀者、加深印象，起到畫龍點睛的作用。 正文是廣告的主要內(nèi)容，是對廣告主題的延伸和說明，廣告正文的寫作，要求重點突出，結(jié)構(gòu)緊湊，材料充實，表達清晰。廣告正文分開頭、主體、結(jié)尾三部分。落款是在廣告文之后，對公眾提供的進一步消息，一般包括廣告組織的名稱、通訊地址、聯(lián)系方法等等。落款雖然不是廣告的主要內(nèi)容，但也是公眾十分關(guān)心的內(nèi)容，因此要準確、細致、不可出現(xiàn)半點差錯。第25頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、廣告廣告的寫作要求 1.主題突出2.內(nèi)容真實3.構(gòu)思新穎4.語言簡潔5.富有形象第26頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、新聞新聞的概念 新聞有廣狹二義。廣義的新聞指消息、通訊、特寫

11、等等，狹義的新聞特指消息，所以新聞也叫消息。新聞是社會新聞機構(gòu)(電視,廣播,報紙,刊物)對社會中所發(fā)生的重要事實的報道。公共關(guān)系新聞特指社會組織為了開展公關(guān)活動向公眾傳遞的有關(guān)自己組織公開的信息。 第27頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、新聞新聞的種類 動態(tài)新聞 簡明新聞 綜合消息 典型報道 第28頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、新聞新聞的特點 真實性 時效性 簡潔性思想性第29頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、新聞新聞的結(jié)構(gòu)和寫作 一般來講,新聞有五大部分組成：標題、導語、主體、背景、結(jié)尾。 標題是新聞的題目。 導語是新聞的頭一句話或頭一段話。 主體是新聞的主要部分，進一步報道新聞的具體事實。

12、背景材料是新聞所報道的事實發(fā)生的環(huán)境或條件。 結(jié)尾是新聞的結(jié)束語。 第30頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、演講稿演講稿的概念及其特點 公共關(guān)系演講則是在公關(guān)活動中，公關(guān)人員為了樹立組織形象，爭取公眾的了解，支持，面向公眾，在特定場合發(fā)表的公開演講。演講稿正是據(jù)此而寫的書面文稿，一般在集合，會議等公開場合發(fā)表。 演講稿特點：1.針對性2.傳聲性3.情感性4.演示性第31頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、演講稿演講稿的寫作方法 演講稿的結(jié)構(gòu)和一般文章大致相同，有標題，開頭，主體和結(jié)尾四部分。第32頁，共53頁。第四節(jié) 事務性公關(guān)文書一、 事務文書的概述二、簡報的寫作三、計劃的寫作四、總結(jié)的寫作 五、

13、調(diào)查報告的寫作公共關(guān)系學課件第33頁，共53頁。公共關(guān)系學課件一、事務文書的概述事務文書是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結(jié)得失 、研究問題的實用文體。 簡報計劃與總結(jié) 調(diào)查報告 第34頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、簡報 簡報是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位內(nèi)部，或者是某項中心工作、某次重要會議中用的溝通信息 、交流經(jīng)驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。 第35頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、簡報簡報的名稱很多，常見的有簡報、簡訊、信息、動態(tài)、 通報、通訊及內(nèi)部參考、情況反映等。 從不同角度對簡報有不同的分類，按內(nèi)容來分，可分三種。 1.綜合簡報 2.中心工作簡報

14、 3.會議簡報 第36頁，共53頁。公共關(guān)系學課件二、簡報簡報的編寫 1.報頭 2.文稿 3.報尾 第37頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、計劃 計劃是單位或個人對未來一定時間內(nèi)要做的工作從目標、任務、要求到措施預先作出設(shè)計安 排的事務性文書。 計劃的種類 第38頁，共53頁。公共關(guān)系學課件三、計劃計劃的寫法（1）標題 （2）引言（3）主體 （4）落款 第39頁，共53頁。公共關(guān)系學課件四、總結(jié)總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出 規(guī)律性認識用以指導今后工作的事務性文書。 總結(jié)的種類 第40頁，共53頁。公共關(guān)系學課件四、總結(jié).總結(jié)的寫法（1）標題 （

15、2）正文 （3）落款第41頁，共53頁。公共關(guān)系學課件五、調(diào)查報告調(diào)查報告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫出的反映客觀事實的書面報告。由于調(diào)查報告是調(diào)查與分析、實踐與理論、客觀與主觀相結(jié)合的實用性文體，是從調(diào)查 目的通向社會效益和經(jīng)濟效益的橋梁和工具，它在社會生活、經(jīng)濟活動和人類的其他實踐活 動中具有十分重要的作用。 第42頁，共53頁。公共關(guān)系學課件五、調(diào)查報告調(diào)查報告的類別1.專題型調(diào)查報告 2.綜合型調(diào)查報告 3.理論研究型調(diào)查報告 4.實際建議型調(diào)查報告 5.歷史情況型調(diào)查報告 6.現(xiàn)實情況型調(diào)查報告 第43頁，共53頁。公共關(guān)系學課件五、調(diào)查報告調(diào)查報告的寫法調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)特點 調(diào)查報告的寫作

16、程序 第44頁，共53頁。公共關(guān)系學課件五、調(diào)查報告調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)特點一般來說，調(diào)查報告的內(nèi)容大體有：標題、導語、概況介紹、資料統(tǒng)計、理性分析、總結(jié)和結(jié)論或?qū)Σ摺⒔ㄗh，以及所附的材料等。根據(jù)這些內(nèi)容所形成的調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)，就包括標題、導語、正文、結(jié)尾和落款。 第45頁，共53頁。公共關(guān)系學課件五、調(diào)查報告調(diào)查報告的寫作程序（1）確定主題 （2）取舍材料 （3）擬定提綱 （4）起草報告 （5）修改報告 第46頁，共53頁。公共關(guān)系學課件案例討論 總裁致詞尊敬的各位領(lǐng)導、各位嘉賓、朋友們： 今天，天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司正式成立了！在此，請允許我代表天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司對各位的到來，以

17、及各位對鼎牌的支持表示衷心的感謝！ 天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司由天津市燃氣集團有限公司和廣東長青集團有限公司分別持股24.5%和75.5%所組成，總投資額為800萬美元。 天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司將全面收購原天津鼎牌燃氣具總廠的業(yè)務，同時對原企業(yè)的員工進行改制，并延續(xù)原鼎牌燃氣具產(chǎn)品售后服務的責任。第47頁，共53頁。公共關(guān)系學課件案例討論 天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司將主要從事天然氣、太陽能環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品的科研、開發(fā)和制造，在延續(xù)原鼎牌燃氣熱水器、灶具產(chǎn)品的基礎(chǔ)上，將把重點放在使用天然氣、太陽能產(chǎn)品的分戶取暖和熱水供應的智能化和低污染、低運行成本產(chǎn)品的研發(fā)和制造，同時為解決城市燃油、燃煤

18、的大型公用灶具的污染問題，將提供更具科技含量的低污染、低耗能的大型燃氣公用灶具技術(shù)和產(chǎn)品。 天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司作為天津燃氣集團參股的企業(yè)，將圍繞著天津燃氣集團為天津市民提供優(yōu)質(zhì)服務、改變官商形象的總體策略，以市場化的運作模式，并引入境外最優(yōu)煤氣公司對配套燃氣用具經(jīng)營的便民服務方法。作為天津燃氣的一個組成部分，不但要承接好原鼎牌產(chǎn)品的售后服務責任，而且要有更好更有保障的服務措施推出，并請市民對我們的工作進行監(jiān)督，逐步讓鼎牌成為最讓市民信賴的品牌。 第48頁，共53頁。公共關(guān)系學課件案例討論 作為天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司的股東，廣東長青集團為能有機會在天津發(fā)展、與老朋友天津市燃氣集團

19、一起為天津市民提供高效節(jié)能的燃氣具和熱能產(chǎn)品、提供優(yōu)質(zhì)服務而深感榮幸。作為中國最大的燃氣具出口企業(yè)，長青集團不但成功地登陸美國、加拿大、澳大利亞及歐洲的沃爾瑪、紅迪普等著名跨國連鎖超市，而且本公司的內(nèi)銷品牌“創(chuàng)爾特”熱水器更被國家質(zhì)檢總局評為中國燃氣具“質(zhì)量效益型”的五強之一，今年，“創(chuàng)爾特”燃氣具又被評為廣東省名牌產(chǎn)品。在此基礎(chǔ)上，我們將把經(jīng)驗和資源用于鼎牌的經(jīng)營中。愿我們把握機遇，攜手合作，讓鼎牌這個百年老店在新公司的載體上重新煥發(fā)出其奪目的光彩。 （此案例范文是廣東長青集團有限公司總裁何啟強在天津鼎牌熱能科技發(fā)展有限公司成立揭牌儀式上的致辭。轉(zhuǎn)引自長青報，第119期，廣東長青集團有限公司主辦）第49頁，共53頁。公共關(guān)系學課件案例討論