文秘辦公項目五

1、高等職業(yè)院校立體化精品系列規(guī)劃教材項目五 排版Word文檔學習目標知識目標 熟悉在Word文檔中插入圖形對象的方法 掌握Word文檔樣式的修改方法 掌握Word文檔頁眉和頁腳的設置方法 掌握Word文檔批注和修訂的使用方法技能目標 掌握“公司簡介”辦公文檔的編排方法 掌握“公司制度手冊”辦公文檔編排方法 掌握“辦公文件管理”辦公文檔的審閱方法主要內(nèi)容排版“公司簡介”文檔1排版“公司制度手冊”文檔2審閱和修訂“辦公文件管理”文檔3實訓一 創(chuàng)建“文檔管理”文件夾體系4實訓二 共享“獎懲管理”文件夾5任務一 排版“公司簡介”文檔任務實施相關知識任務目標任務目標 在用Word制作“公司簡介”文檔，打開

2、素材文件，依次插入圖片、藝術字、組織結(jié)構圖和表格等，然后分別設置其格式。制作完成后的最終效果如圖所示。相關知識 在Word中可插入圖片和剪貼畫等對象，且插入圖形對象后系統(tǒng)將自動打開對應的浮動工具欄，在工具欄中單擊相應的按鈕可對圖形對象進行相應編輯。任務實施123插入圖片插入藝術字繪制公司組織結(jié)構圖4插入表格插入圖片插入圖片：選擇【插入】/【圖片】/【來自文件】菜單命令，打開“插入圖片”對話框，選擇圖片后單擊“插入”按鈕。裁剪圖片：選擇圖片，單擊“裁剪”按鈕，將鼠標指針移到裁剪節(jié)點上，拖曳鼠標裁剪圖片，再次單擊“裁剪”按鈕退出。縮放圖片：選擇圖片，將鼠標指針移到圖片的節(jié)點上，按住【Shift】鍵

3、不動拖曳鼠標，等比例縮放圖片。設置圖片顯示方式：選擇圖片，在工具欄中單擊“文字環(huán)繞”按鈕，在打開的下拉菜單中選擇菜單命令。調(diào)整圖片位置：選擇圖片，將鼠標指針移動到圖片上，按住鼠標左鍵拖曳圖片到適當位置，然后釋放鼠標。插入藝術字 選擇【插入】/【圖片】/【藝術字】菜單命令，打開“藝術字庫”對話框，在中間列表框中選擇一種藝術字樣式，單擊“確定”按鈕，打開“編輯藝術字文字”對話框，輸入文本并設置文本格式，確認設置即可。繪制公司組織結(jié)構圖插入組織結(jié)構圖：選擇【插入】/【圖示】菜單命令，打開“圖示庫”對話框，選擇“組織結(jié)構圖”選項，單擊“確定”按鈕，插入組織結(jié)構圖。添加組織結(jié)構圖形：選擇圖形，單擊“添加

4、形狀”按鈕右側(cè)的下拉按鈕，然后選擇“下屬”、“同事”或“助手”菜單命令。編輯組織結(jié)構圖：定位光標插入點，輸入文本，設置文本格式。插入表格 選擇【表格】/【插入】/【表格】菜單命令,打開“插入表格”對話框，設置表格參數(shù)后插入表格。任務二 排版“公司制度手冊”文檔任務實施相關知識任務目標任務目標 用Word排版“公司制度手冊”文檔，制作時先打開提供的“公司制度手冊”文檔，然后為不同級別內(nèi)容設置不同的樣式。制作完成后的最終效果圖所示。相關知識設置基本格式：對第一級別標題應用“標題1”樣式，其下級別標題依次應用“標題2”、“標題3”等樣式等。分節(jié)：文檔的新篇、章和節(jié)等有時需要另起一頁開始，需對文檔進行

5、分節(jié)，插入分節(jié)符可快速實現(xiàn)章節(jié)在新頁顯示。插入頁碼和提取目錄：在長文檔中插入頁碼通常是為提取目錄做準備，以便在內(nèi)容龐大的文檔中，也能通過查詢目錄和頁碼來快速查找需要的內(nèi)容。任務實施123設置頁面大小應用和修改標題樣式設置文檔的頁眉與頁腳4插入分頁符并提取目錄設置頁面大小 選擇【文件】/【頁面設置】菜單命令，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”欄的“上”、“下”、“左”和 “右”數(shù)值框中分別輸入“2.5厘米”。應用和修改標題樣式（1）應用樣式 選擇【格式】/【樣式和格式】菜單命令，打開“樣式和格式”任務窗格，在需應用樣式的段落定位光標插入點，在任務窗格中選擇標題選項。應用和修改標題樣式（2）修改

6、樣式 在“樣式和格式”任務窗格的樣式選項上單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“修改”菜單命令，打開“修改樣式”對話框，修改樣式的字符格式或其他格式。設置文檔的頁眉與頁腳設置文檔頁眉：選擇【視圖】/【頁眉和頁腳】菜單命令，進入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)，單擊“頁眉和頁腳”工具欄中的 “在頁眉和頁腳間切換”按鈕，在頁眉和頁腳之間切換。在頁腳插入頁碼：選擇【插入】/【頁碼】菜單命令，打開“頁碼”對話框，設置插入選項，單擊“確定”按鈕。插入分頁符并提取目錄插入分頁符：選擇【插入】/【分隔符】菜單命令，打開“分隔符”對話框，在“分隔符類型”欄中單擊選中“分頁符”單選項，單擊“確認”按鈕確認設置。設置底紋：選擇

7、【插入】/【引用】/【索引和目錄】菜單命令，打開“索引和目錄”對話框，單擊“目錄”選項卡，設置目錄參數(shù)，單擊“確認”按鈕插入目錄。任務三 審閱和修訂“辦公文件管理”文檔 任務實施相關知識任務目標任務目標 對“辦公文件管理”文檔進行審閱和修訂，可添加批注著重強調(diào)某些內(nèi)容，利用拼寫檢查校對文檔中的錯字、別字和語法錯誤等，完成審閱和修訂后將文檔打印裝訂即可。本任務制作完成后的最終效果如圖所示。相關知識 選擇【工具】/【選項】菜單命令，打開“選項”對話框，單擊“用戶信息”選項卡，在“用戶名”文本框中可更改當前用戶的姓名，不同用戶對文檔進行的批注和修訂的效果如下圖所示。任務實施123添加批注添加修訂并修

8、改修訂文本利用拼寫檢查校對文檔4打印裝訂文檔添加批注 選擇要添加批注的文本，然后選擇【插入】/【批注】菜單命令，選擇的文本由一條引線引至文檔右側(cè)，在批注文本框中輸入文本內(nèi)容。單擊“插入批注”按鈕， 繼續(xù)插入批注，輸入批注文本。添加修訂并修改修訂文本 在“審閱”工具欄中單擊“修訂”按鈕，進入修訂狀態(tài)，此時對文檔的任何操作都將被記錄下來，再次單擊“修訂”按鈕，退出修訂狀態(tài)。利用拼寫檢查校對文檔 選擇【工具】/【拼寫與語法】菜單命令，打開“拼寫和語法:中文（中國）”對話框，檢查句子是否有錯誤。若無誤，則單擊“忽略一次”按鈕，進入下一個可能有錯的句子的檢查；若有誤，則直接在對話框中進行更改，或單擊“更

9、改”按鈕接受系統(tǒng)默認的更改方法。完成后，打開提示對話框，提示完成拼寫與語法檢查。打印裝訂文檔 設置在工具欄中單擊“打印預覽”按鈕，進入打印預覽狀態(tài)，預覽文檔每頁的打印效果，單擊“關閉”按鈕退出打印預覽狀態(tài)，選擇【文件】/【打印】菜單命令，打開“打印”對話框，設置打印參數(shù)后，單擊“確定”按鈕，打印文檔。實訓一制作“公司考勤制度”文檔實訓要求 擬定制作公司考勤制度文檔，對重要的內(nèi)容添加批注和說明，對陳舊的數(shù)據(jù)進行修訂，避免錯誤影響公司日常工作和作息。實訓思路 先瀏覽文檔的詳細內(nèi)容，對闡述不清楚的內(nèi)容添加批注，對可能存在錯誤的地方添加修訂，最后利用Word的拼寫檢查功能檢查文檔即可。實訓二制作“商業(yè)企劃”文檔實訓要求 打開提供的素材文檔，創(chuàng)建新樣式控制文檔中的編號段落，為不同的標題段落應用樣式，調(diào)整文檔的整體效果。實訓思路 本實訓主要創(chuàng)建和修改樣式，并為文檔應用樣式格式，首先可以設置標題和副標題格式，然后打開“樣式和格式”任務窗格，創(chuàng)建“編號”