秘書基礎知識要點整理

1、秘書基礎知識要點整理檔案管理工作在整個秘書資格考試中， 是其中的一個基礎知識考點，那么你有整理相關知識要點呢?下面學識網小編給大家介紹關于秘書基礎知識要點整理的相關資料，希望對您有所幫助。秘書知識要點整理如下（一）檔案材料的收集：. 建立，健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍，歸檔時間，保管期限;.對遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全;.及時催辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。（二）檔案的歸檔，立卷與管理。. 區(qū)分全宗，確定立檔單位。.分類。依據(jù)檔案來源，時間，題目，內容，字母順序分成若干層次和類別。.歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。.案卷排列。立卷按永久，長期，

2、短期分別組卷，卷內文件把正文，底稿，附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄，并復印出四至五份。.整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm 至 2cm 之間，材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊 ;字跡難辨認的， 應附抄件 ; 以每一案卷端正書寫標題。.對所有公司檔案系統(tǒng)排列， 確定保管期限， 編制檔案目錄（卡片） ，按一定次序排列和存放。.每年對檔案進行一次清理： 清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。（三）檔案的保管：. 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全;.公司設立專門地點或專用庫房或專用文件庫保存檔案;.做好檔案室的防盜，防水漬，防潮，防蟲蛀，防塵，防鼠

3、害，防高溫，防強光等工作，門窗應結實牢固。（四）檔案的鑒定：. 從檔案的內容，來源，時間，可靠程度，名稱等方面鑒別檔案的價值。.確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案保存期限表。公司檔案保管期限分永久，長期，短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。五）檔案的銷毀：. 對已失效的檔案， 認真鑒定， 編制銷毀清冊，該清冊永久保存 ;.辦理銷毀手續(xù)，經董事會或總經理批準，方能銷毀 ;.銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，關在清冊上簽字。.公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。（六）檔案借閱，利用工作. 凡需使用檔案者，均須填寫文件調閱單，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能調閱.卷一

4、般僅供在檔案室閱看，立卷的文件，資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。.借閱期限不得超過3天。一個稱職的秘書， 必須具有運籌能力、 辦事能力、 調查研究能力、組織協(xié)調能力、 交際能力、 文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎?？梢赃@么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是 “看家的本領。那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢 ?具體說來，主要應注意以下幾點：首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學好文秘寫作。不管干什么事情， 必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣， 這樣才有動力， 才樂于去干， 并想方設法去把工作干好。 學習文秘寫作也是如此。寫作

5、，是一種復雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰奈斯比特在大趨勢一一改變我們生活的十個新方向一書中指出： “在工業(yè)社會向信息社會過渡中， 有五件 最重要 的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的 讀寫技能 ，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。 ”與此同時，我們還要培養(yǎng)學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。 對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到 “忘我

6、”、 “癡迷 ”的程度， “衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴 ”， “每有會意， 便欣然忘我” ， 樂此不疲， 如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優(yōu)秀作品。寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢 ?我們的回答是肯定的。古人說： “寫作無秘雇作文有要道” ， “定體則無，大體須有” ，這種認識是符合辯證法的。 我們所學的文秘寫作教材， 就是前人文秘寫作經驗的科學總結， 就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、 引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過： “凡是已有

7、定評的大作家，他的作品，全部就說明著 應該怎樣寫 。 只是讀者很不容易看出， 也就不能領悟。 我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢 ” 。最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多 寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。 多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、 由片面到全面的規(guī)律， 也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感， ，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克