企業(yè)辦公自動化應(yīng)用概述

1、辦公自動化重慶理工大學計算機學院信息管理系 張興蘭E_mail: 第3章 企業(yè)辦公自動化3.1 企業(yè)辦公自動化概述3.2 企業(yè)信息化與企業(yè)OA3.3 企業(yè)流程與辦公自動化3.4 知識管理與辦公自動化（KM與OA）3.5 OA的新一輪革命協(xié)同管理教學內(nèi)容教學重點企業(yè)辦公自動化的概念企業(yè)OA的特點企業(yè)信息化的概念及內(nèi)涵流程及流程的特點知識管理的概念及主要功能知識管理（KM）和OA的關(guān)系協(xié)同、協(xié)同管理的理念、特點、目的等協(xié)同辦公的概念、構(gòu)架及發(fā)展方向教學難點企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的必要性和可行性塑造一個好的流程有兩種手段OA對知識管理的支撐概念回顧OA辦公自動化：是應(yīng)用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系

2、統(tǒng)科學、管理科學等先進科學技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種辦公目標的人機信息系統(tǒng)。第3章 企業(yè)辦公自動化通訊支持(COMMUNICATIONS SUPPORT)配銷中心供應(yīng)商供應(yīng)商支付WAL-MAT總部財務(wù)(FINANCING)衛(wèi)星通訊零售商店P(guān)OS數(shù)據(jù)(Point-of-sale data)組織學習 (Organizational Learning)POS數(shù)據(jù)(Point-of-sale data)WAL-MAT供應(yīng)鏈Partner3.1 企業(yè)辦公自動化概述3.1.1 什么是企業(yè)辦公自動化3.1.2 企業(yè)辦公自動化的特點3.1.3 企

3、業(yè)辦公自動化的類型3.1.1 什么是企業(yè)辦公自動化3.1.1 什么是企業(yè)辦公自動化企業(yè)辦公自動化:就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)是企業(yè)應(yīng)用軟件體系的重要組成部分。3.1.1 什么是企業(yè)辦公自動化企業(yè)OA系統(tǒng)本質(zhì)是面向企業(yè)級的辦公應(yīng)用軟件系統(tǒng)。它不是象MS Office一樣的桌面(個人)辦公系統(tǒng)，而是主要著眼于企業(yè)的工

4、作人員間的協(xié)同工作。對于一個企業(yè)而言，不僅包括具體的生產(chǎn)、銷售、采購過程，也不僅包括財務(wù)、人力資源等專項管理，而且同時有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協(xié)同工作。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)就是通過應(yīng)用軟件為企業(yè)的日常辦公及管理業(yè)務(wù)的協(xié)作提供支撐平臺。3.1.2 企業(yè)辦公自動化的特點1.企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點-與政務(wù)OA的差異從功能上講，政務(wù)OA應(yīng)該說是以公文為核心的。流程是圍繞著公文運轉(zhuǎn)服務(wù)的。這是與政府部門的工作特點相一致的。而企業(yè)OA則是以工作流為核心，以協(xié)同工作和知識管理為重點，公文只是其中一個平行的一項應(yīng)用。從特性上講，政務(wù)OA更注重處理過程嚴格遵照政府部門的

5、標準規(guī)范。而企業(yè)OA則隨著每個企業(yè)的特點更注重從實際出發(fā)，更注重強調(diào)通過OA系統(tǒng)的實施改進企業(yè)流程。從目標上講，政務(wù)OA同樣以提高效率和對日常工作進行更加有效的管理為目標。而企業(yè)OA除此之外更加看重加強企業(yè)的快速反應(yīng)能力，增強知識共享與管理，從而提升企業(yè)在激烈的市場中的競爭能力。從這個意義上講，企業(yè)OA不僅是作為一個工具來應(yīng)用，而更重要的是作為企業(yè)增強盈利能力的一個重要手段。這才是企業(yè)OA與政務(wù)OA的最本質(zhì)的區(qū)別。 政務(wù)辦公自動化（政務(wù)OA）3.1.2 企業(yè)辦公自動化的特點 2.企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點-與ERP等系統(tǒng)的差異功能不同。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)著眼于協(xié)同工作、公

6、文處理、文檔管理、行政辦公等。ERP著眼于企業(yè)的銷售、采購、生產(chǎn)、庫存、財務(wù)等過程及資源控制與計劃，SCM著眼于與上下游的銜接，CRM著眼于客戶關(guān)系的管理，等等。目標不同。ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)更著重于企業(yè)的具體業(yè)務(wù)過程運作，而企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)更著重于企業(yè)的管理過程。前者是通過優(yōu)化業(yè)務(wù)過程的效率來提高生產(chǎn)效率、提高資金使用效率、加強對財、物的管理等等，后者則是通過優(yōu)化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應(yīng)速度、決策能力、加強管理過程的規(guī)范性。企業(yè)資源計劃（ERP）3.1.2 企業(yè)辦公自動化的特點3.企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點-與桌面辦公軟件的差異桌面

7、辦公軟件應(yīng)該說也是一種重要的辦公自動化工具。但它們主要解決的是個人辦公，面向的是個人工作效率的提高。雖然目前桌面辦公軟件也逐漸有一些協(xié)同工作的功能，但都還是簡單的協(xié)作，而無法面向企業(yè)級的、復雜的工作流程與協(xié)同工作。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)則主要面向的是企業(yè)整體辦公效率的提高，其重點在于對跨崗位、跨部門的流程進行電子化處理，提高協(xié)同工作的效率與規(guī)范性，加強各部門間的知識共享，提高整體辦公效率等。3.1.3 企業(yè)辦公自動化的類型目前企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：1.起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。 2.已經(jīng)建

8、立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。 3.已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。 4. 通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)；Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。3.2 企業(yè)信息化與辦公自動化3.2.1 企業(yè)信息化3.2.2 企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的必要性和可行性3.2

9、.1 企業(yè)信息化3.2.1 企業(yè)信息化1. 企業(yè)信息化企業(yè)信息化就是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過信息資源的深入開發(fā)和廣泛利用，不斷提高生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、決策的效率和水平，進而提高企業(yè)經(jīng)濟效益和企業(yè)競爭力的過程。企業(yè)要在利用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)和企業(yè)經(jīng)營管理信息化兩個方面加緊推進。3.2.1 企業(yè)信息化2.企業(yè)信息化的內(nèi)涵 （1）目標：企業(yè)進行信息化建設(shè)的目的是“增強企業(yè)的核心競爭力”。（2）手段：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。（3）涉及的部門：企業(yè)的各個部門，包括：企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、設(shè)計、制造、管理等職能部門。（4）支持層：高級經(jīng)理層（決策層）、中間管理層（管理層）、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)層（事務(wù)層）。（5）功能：進行信息

10、的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護。（6）組成：企業(yè)信息化是一個人機合一的系統(tǒng)，包括人、計算機網(wǎng)絡(luò)硬件、系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫平臺、通用軟件、應(yīng)用軟件、終端設(shè)備（如數(shù)控機床等）。企業(yè)信息化與辦公自動化辦公自動化是企業(yè)實現(xiàn)信息化的前提企業(yè)信息化是辦公自動化的根本目標政府信息化國家信息化社會信息化企業(yè)信息化3.2.2 企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的必要性和可行性1.必要性：（）企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問題；（需要一個信息交流和溝通平臺）（）在企業(yè)的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉(zhuǎn)，特別是那些管理水平比較高、嚴格按照質(zhì)量認證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此；（需

11、要一個靈活的工作流處理機制和協(xié)同辦公系統(tǒng)）（）知識管理對企業(yè)來說，其作用已經(jīng)越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經(jīng)驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對于企業(yè)來說將是至關(guān)重要的；（需要建立企業(yè)的知識管理體系和系統(tǒng)）（）企業(yè)領(lǐng)導做出決策需要及時獲得來自各種渠道的信息和數(shù)據(jù)，包括企業(yè)外部的以及企業(yè)內(nèi)部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發(fā)布給相關(guān)人員（當然包括各級領(lǐng)導）作為開展業(yè)務(wù)和做出決策的參考，也是企業(yè)非常重要和急需的需求。（需要有效的信息資源利用機制和整合信息的系統(tǒng)）3.2.2 企業(yè)信息化應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)的必要性和可行

12、性2.可行性從我國企業(yè)信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現(xiàn)狀來看，也可優(yōu)先考慮應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)：（）有效利用硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和相應(yīng)的資金投入。由于辦公自動化系統(tǒng)可以涉及企業(yè)的每個部門的每個人員，所以對于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的企業(yè)來說，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用能充分發(fā)揮硬件網(wǎng)絡(luò)資源的效率；（）與應(yīng)用類似ERP和PDM等軟件系統(tǒng)相比，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)不僅投入小，而且實施應(yīng)用難度小，容易取得成功。對于我們的大多數(shù)企業(yè)來說，避開投入大、實施成功率很低的ERP等系統(tǒng)，先應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)將是一個明智的選擇。特別是我國的很多企業(yè)對信息化的認識和基礎(chǔ)很有限，辦公自動化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用將

13、很好的提高企業(yè)領(lǐng)導及員工對企業(yè)信息化的認識，提升企業(yè)信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)。同時能增強大家對信息化應(yīng)用的信心，以利于逐步應(yīng)用更艱難的ERP等系統(tǒng)。案例一 萬科管理當52歲的萬科掌門王石在珠穆朗瑪峰考慮下一步應(yīng)該怎么邁出的時候，成千上萬的中國經(jīng)理人正坐在辦公室里為企業(yè)的各種管理問題絞盡腦汁。 后來有人指責王石的做法是對股東的不負責任，說萬科比登山隊更需要他，可是老王不改初衷，反駁道：“如果一旦王石離開萬科，萬科就稀里嘩啦，那這就是一個病態(tài)的企業(yè)”。事實上，萬科缺少了王石兩個月不但沒有生病，甚至用老王的話說“業(yè)績還是比較可喜的”。看來老王的確有休閑的資本，而其他的經(jīng)理人恐怕就難有這么灑脫了，上班有人騷擾

14、，下班電話騷擾，別說登山，連散步都得找人代勞了。其實經(jīng)理人大可不必這么忙碌，因為這并是一個值得夸耀的好現(xiàn)象。企業(yè)管理包括戰(zhàn)略、人員、流程和資源這幾個要素，其中流程整合了另外三項，內(nèi)容最多，變化最快，工作量最大，可塑性也最強。健康的企業(yè)是通過流程而不是某個人來運轉(zhuǎn)的，所以只要經(jīng)理人能塑造一個好的流程，就可以將自己和企業(yè)從很多繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，釋放出時間和精力。案例二 某設(shè)備技術(shù)有限公司顧客服務(wù)流程顧客工作人員維修負責人維修工程師維修工程師工作人員當設(shè)備出現(xiàn)故障時，顧客通過電話、傳真或信件通知該公司的服務(wù)中心。中心工作人員登記顧客的反饋信息，交負責人處理。負責人查閱顧客的檔案，分析

15、能否解決問題，并指定責任人維修工程師。故障分析，維修準備，奔赴顧客現(xiàn)場。故障診斷，排除故障。如有問題，則通過傳真、電話向公司總部（深圳）技術(shù)人員咨詢。維修完成，拜訪客戶主管。維修工程師向有關(guān)管理人員匯報維修情況。工作人員登記處理結(jié)果。案例二 某設(shè)備技術(shù)有限公司顧客服務(wù)流程顧客服務(wù)中心維修工程師技術(shù)支援基于Internet的服務(wù)信息系統(tǒng)研討數(shù)據(jù)庫故障案例庫故障診斷專家系統(tǒng)1234應(yīng)用OA及MIS以后的流程3.3 企業(yè)流程與辦公自動化1.流程定義：把一系列的活動，按照一定的次序連接起來，以達到預(yù)期的效果。理解：流程是任何企業(yè)運作的基礎(chǔ)，企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)都是需要流程來驅(qū)動，就像人體的血脈流程把相關(guān)的

16、信息數(shù)據(jù)根據(jù)一定的條件從一個人（部門）輸送到其他人員（部門）得到相應(yīng)的結(jié)果以后再返回到相關(guān)的人（或部門）。 3.3 企業(yè)流程與辦公自動化2.什么是好的流程？好流程有三個特點：快捷、規(guī)范、低成本。實現(xiàn)了企業(yè)各管理要素的有效整合，形成強有力的工作流；具有自動調(diào)節(jié)和約束作用，大大提高了整體企業(yè)工作的效率和質(zhì)量，從而迅速提高執(zhí)行力；是一個高速運轉(zhuǎn)的管理機器，維護著企業(yè)健康、有序的運轉(zhuǎn)。3.3 企業(yè)流程與辦公自動化3.如何塑造一個好的流程？塑造一個好的流程有兩種手段：一是管理手段，包括企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、管理機制、文化理念等方面的創(chuàng)新，這是一個日積月累的過程，是在管理層面上對企業(yè)實行的根本性改造；一是技術(shù)手段

17、，即通過信息化技術(shù)改變傳統(tǒng)的辦公模式，這是一個立竿見影的過程，讓管理創(chuàng)新得到更好的貫徹和效果。比如最典型的辦公自動化系統(tǒng)，即OA。OA所解決的問題歸根到底都是塑造一個利于企業(yè)運轉(zhuǎn)的工作流程。以前是這樣，將來也是這樣。3.3 企業(yè)流程與辦公自動化4.OA研究的兩個熱點：（1）協(xié)同辦公。企業(yè)將所有相關(guān)的人、財、物等內(nèi)部和外部資源通過一個辦公平臺實現(xiàn)協(xié)同互動，這是一個整合工作流的流程；（2）知識管理。對企業(yè)積累的各種知識進行主動的收集、整理、分析、存儲和增值應(yīng)用，這是一個整合知識流的流程。3.3 企業(yè)流程與辦公自動化5.OA系統(tǒng)如何讓流程變得快捷、規(guī)范、低成本而富有競爭力？首先，信息在網(wǎng)上通過新聞、

18、通知、文件、郵件、短信、論壇、投票等各種形式實現(xiàn)了即時、并行傳輸；輕松的在線審批報告、計劃工作、寫作日記、登記考勤、查閱資料、管理資源、交流溝通而不需要到處奔走，打破了部門、職位壁壘，使企業(yè)形成一支快速反應(yīng)部隊，所以大大提高了工作的便捷性。3.3 企業(yè)流程與辦公自動化其次，在系統(tǒng)里面，各種信息的傳輸是無障礙、無失真、無延遲的，領(lǐng)導人和員工能及時、直接得到對方思想，不再依靠個人溝通能力；各種資源、知識、文件、制度統(tǒng)一存檔管理，杜絕丟失、泄密和混亂；員工責任明確，權(quán)限分明，具體事務(wù)落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮；開放、科學、高效的信息化平臺降低工作內(nèi)耗，避免世故人情，消除暗箱操作；擺脫低級、繁

19、瑣、落后的工作內(nèi)容，致力于核心事務(wù)的處理，讓整個工作流程變得規(guī)范高效。最后，系統(tǒng)實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約紙張等大量辦公用品的消耗，節(jié)省電話費，更節(jié)省人力、時間、精力、管理等各種無形的成本，將寶貴的資源用于促進企業(yè)發(fā)展上。3.3 企業(yè)流程與辦公自動化更多的時間里，企業(yè)的競爭力并不在戰(zhàn)略，而在戰(zhàn)術(shù)，也就是內(nèi)部管理。這是很明顯的道理，比如兩個企業(yè)都將自己的戰(zhàn)略目標定位于行業(yè)老大，那么接下來做什么呢？就是管理的比拼！在辦公自動化時代已全面到來的今天，應(yīng)用OA系統(tǒng)對企業(yè)，特別是中小企業(yè)來說，是一個快速整理辦公流程，加強內(nèi)部管理的有效手段。3.3 企業(yè)流程與辦公自動化好的OA塑造好的流程，好的流程能夠讓企業(yè)

20、管理趨向一種理想的境界，只要有效應(yīng)用，會對管理起到很好的輔助作用。管理就是管制和理順，它是通過流程來實現(xiàn)的，流程所起的角色就是將最簡單的事情做到最好，流程需要不斷的完善，因為企業(yè)需要不斷的發(fā)展。打造一個強有力的工作流程，無疑會讓經(jīng)理人從容有度，事半功倍，也讓企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)、健康、高效發(fā)展。真正有效的管理并不一定要忙得一塌糊涂為代價。如果你在打高爾夫的時候接到一個電話：“老板，我們的打印機壞了，怎么辦？”？3.4 知識管理與辦公自動化3.4.1 知識管理概述3.4.2 知識管理的概念3.4.3 OA對知識管理的支撐3.4.1知識管理概述把知識管理融入OA今天，辦公自動化領(lǐng)域一系列的變革令人矚目，其

21、中之一便是OA的管理核心由正在由單純的事務(wù)處理轉(zhuǎn)向融合知識管理的協(xié)同辦公.換言之，知識管理是辦公自動化的革命性進展，是新一代OA的發(fā)展方向，而OA將為知識管理提供基礎(chǔ)環(huán)境，成為實現(xiàn)知識管理的協(xié)同工作平臺。3.4.1 知識管理概述OA管理核心的轉(zhuǎn)變：知識管理辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過十幾年的發(fā)展，已經(jīng)進入到新一代的協(xié)同OA時代。協(xié)同OA不僅可以實現(xiàn)企業(yè)各組織、各部門以及人員之間的協(xié)同，還能夠很方便的將各種內(nèi)外資源結(jié)合在一起，從而讓人們越來越多的體會到協(xié)同所帶來的高效；而接下來的問題就是：我們?nèi)绾螐默F(xiàn)有的OA系統(tǒng)中挖掘更多的信息、創(chuàng)造更多的價值？案例有一個工程師在一家公司工作30年，退休了，他對該公司的機

22、器及產(chǎn)品了如指掌。幾年后，該公司的一套機器故障，全公司的人都沒法找出問題來。絕望中，他們只好找這位退休工程師。這位工程師看了一個小時之后，工程師從上衣口袋拿出一支粉筆，用粉筆在一個零件上畫了一個叉叉。公司把零件換了,機器操作正常。但是不久公司收到一張十萬元的賬單，是這位退休工程師的收費。公司老板火大了，認為一個小時不值這么多，就要求送一張明細表。這位退休工程師的回函是：粉筆 $1知道在哪里畫粉筆 $99,999$100,0003.4.2 知識管理的概念辦公管理中存在的問題之一新員工入職只有一本員工手冊，一時間無從下手，不知道閱讀學習哪些內(nèi)容，很長時間才進入狀態(tài)。辦公管理中存在的問題之二公司跨地

23、域管理，在地理上分散，導致信息共享困難，協(xié)同辦公效率低下。 辦公管理中存在的問題之三市場部門做一份公司宣傳冊，到處找不到公司歷史或者現(xiàn)場活動的圖片。 辦公管理中存在的問題之四技術(shù)團隊創(chuàng)新成果沒有共享、保存，不斷做車輪式發(fā)明。 辦公管理中存在的問題之五銷售部異地去競標，臨時組織修改方案，手頭沒資料相當被動。 辦公管理中存在的問題之六公司各類歷史資料沒有存檔、管理，大量資料散失，企業(yè)花錢聘請員工創(chuàng)建的知識不斷流失。 辦公管理中存在的問題之七 企業(yè)的大量知識，分散保存?zhèn)€人電腦，甚至個人的頭腦中，需要卻找不到，找到又發(fā)現(xiàn)版本不統(tǒng)一。 辦公管理中存在的問題之八關(guān)鍵員工離職，公司業(yè)務(wù)、文檔、重要數(shù)據(jù)統(tǒng)統(tǒng)帶

24、走或刪掉，損失往往難以彌補。 辦公管理中存在的問題之九很多業(yè)務(wù)經(jīng)驗只能靠個人“傳幫帶”，團隊整體素質(zhì)難以提升。 辦公管理中存在的問題之十缺乏知識管理，企業(yè)的員工其實在不斷的重復勞動，重復的事情，才是最大的浪費。 1.知識管理的概念知識管理：是將組織可得到各種來源的信息轉(zhuǎn)化為知識，并將知識與人聯(lián)系起來的過程。知識管理是對知識進行正式的管理，以便于知識的產(chǎn)生、獲取和重新利用。IBM(中國)公司知識管理案例 IBM公司的內(nèi)部網(wǎng)上有公司新聞、公司季度收益、銷售情況、公司新的市場戰(zhàn)略、競爭對手戰(zhàn)報、全球人力資源、員工職業(yè)計劃等。除此之外，內(nèi)部網(wǎng)還開設(shè)了查找欄目，員工可以利用該欄目查找相關(guān)或感興趣的公司資

25、料。內(nèi)部網(wǎng)的藍頁（Blue Page）按鈕可以幫助員工查詢有關(guān)公司員工的情況，例如，輸入一個員工的名字、代碼或分機號碼，就可以查找到該員工在公司內(nèi)的一些詳細情況，如他的主管經(jīng)理、職務(wù)職稱、同一個團隊中同級別的員工以及這些人的電子郵件和電話。點擊員工職業(yè)計劃按鈕，就會滾動顯示有關(guān)職業(yè)計劃的相關(guān)內(nèi)容，介紹如何在IBM發(fā)展自己的職業(yè)計劃?可以利用哪些資源?分幾步完成等。IBM(中國)公司知識管理案例IBM的員工培訓是多方位的，既有集中面授又有分期培訓，同時還建有電子學習中心（e-Learning）、圖書中心等。新加入的員工首先要接受新員工定位培訓，內(nèi)容包括IBM公司的介紹、歷史沿革、業(yè)務(wù)框架、經(jīng)營戰(zhàn)

26、略、部門分工合作情況、新員工的工作職責、福利待遇、如何進行培訓學習以及如何利用公司資源等。隨后，公司將對員工掌握的技能進行測試評定，看是否適合上崗。2.知識管理的涵義知識管理是一種全新的經(jīng)營管理模式，它要求企業(yè)將知識視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，把最大限度地掌握和利用知識作為提高企業(yè)競爭力的關(guān)鍵。從實踐的層面上來說，知識管理一方面需要及時獲取存在于企業(yè)內(nèi)外部的各種信息、數(shù)據(jù)、文檔等，另一方面還需要對與知識相關(guān)的活動進行充分的管理和支持，這就需要把知識本身、使用知識的人、傳播知識的活動等各方面的資源協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來。3.知識管理的主要功能對文檔的收錄，一般應(yīng)該支持較復雜格式的文檔，比如HTML或WORD

27、的；對各種類型附件的管理；對信息的分類管理，可以靈活地建立多層次的分類體系；嚴格的權(quán)限管理，控制不同人員建立分類、查看文檔和發(fā)布文檔的權(quán)限；強有力的檢索功能，按目前技術(shù)發(fā)展，全文檢索已經(jīng)成為必備的功能；閱讀統(tǒng)計：統(tǒng)計不同文檔被閱讀的次數(shù)，統(tǒng)計最受歡迎的文檔等等；3.知識管理的主要功能知識貢獻統(tǒng)計：統(tǒng)計各部門、員工貢獻的文檔的篇數(shù)等；知識地圖：將不同內(nèi)容的文檔根據(jù)不同主題組織起來，提供快速掌握相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的指南；與其他功能的關(guān)聯(lián)：與企業(yè)的客戶信息、項目信息、業(yè)務(wù)流程等建立緊密的關(guān)系，可以方便地查找相關(guān)的內(nèi)容。3.4.3 OA對知識管理的支撐1.知識的基本要素 知識來源 存儲知識共享 知識利用 知

28、識 知識獲取 知識整理 知識分發(fā)創(chuàng)新知識知識管理3.4.3 OA對知識管理的支撐2.OA對知識管理的支撐從知識管理的過程來看，它像是一個螺旋形，一方面，知識從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng)新，再到獲得，這是一個不斷循環(huán)往復的過程；另一方面，知識通過這樣的循環(huán)，知識本身得到不斷的積累，知識量不斷擴大，從而對組織產(chǎn)生越來越強的影響力。從知識管理的平臺來看，新一代OA將拓展和深化其應(yīng)用，圍繞整個的知識管理過程，提供內(nèi)容管理、知識檢索、知識推送、知識創(chuàng)建、知識激勵、知識分析等一系列的工具，同時將知識管理從狹隘的文檔管理擴展到企業(yè)的整個業(yè)務(wù)管理和運作環(huán)節(jié)中，并與其緊密的融合在一起，從而以知識管理有效的

29、提升個人和組織的能力。 3.4.3 OA對知識管理的支撐3.OA與知識管理的關(guān)系簡單來說，這是大概念和小概念的關(guān)系。OA只不過是KM中的一小部分。OA更加關(guān)注于流程的處理以及文檔的管理，但是KM更多地關(guān)注于整個知識環(huán)路的全部過程。KM是將各種信息，經(jīng)過傳遞、加工、整理，而升華為知識。目前大家都將文檔管理稱為知識管理，這是非常錯誤的。OA軟件也絕對不是KM。真正的KM應(yīng)該包括以下幾個部分：OA、門戶、elearning、實時通訊、現(xiàn)實通訊等幾個主要內(nèi)容。但是，KM更多的是一種概念，而OA則更多的是一種應(yīng)用。3.4.3 OA對知識管理的支撐知識管理要說大可以比任何系統(tǒng)大，要說小有可能就一文不值，關(guān)

30、鍵還是看我們怎么樣的應(yīng)用，事實上也沒有跟ERP等管理軟件比較的地方，而應(yīng)該是集成的使用，才能體現(xiàn)其價值。應(yīng)用KM的結(jié)果是希望能為每個企業(yè)的日常運作增添更有效的信息，如與ERP的整合，能從中提取到非常有利益的資料，對于以后的分析提供更好的工具。3.5 OA的新一輪革命協(xié)同管理3.5.1 協(xié)同管理3.5.2 協(xié)同辦公3.5 OA的新一輪革命協(xié)同管理熙熙攘攘的企業(yè)信息化道路上，無論是傳統(tǒng)的ERP、CRM，還是新近的熱點KM，都薈集著眾多業(yè)界人士述說紛紜，新概念、新產(chǎn)品、新技術(shù)層出不窮。然而對于中國最早的信息化領(lǐng)域之一的OA，自九十年代紅火了一陣以后，就一直被人們遺忘在角落。且不說OA在用戶的眼中越來

31、越失去了它的光華，信息化采購計劃里不是硬件系統(tǒng)就是ERP、CRM，或是電子商務(wù)平臺；連一些老牌的廠商也對OA市場產(chǎn)生了懷疑。另一方面，發(fā)展了二十多年的OA，卻并沒有象其他領(lǐng)域那樣出現(xiàn)一些赫赫有名的領(lǐng)頭羊，這似乎不能不引起人們的思考：OA真的已經(jīng)“日薄西山”，應(yīng)該被淘汰了嗎？背景：OA難以避免的尷尬OA在中國信息化的早期一直扮演著重要的角色。起源于政府公文和檔案管理的OA，經(jīng)過一段時間的發(fā)展，在企業(yè)中也得到越來越廣泛的應(yīng)用。除了政府的收發(fā)文管理、檔案管理、公告牌這些傳統(tǒng)功能外，又逐步加入了BBS、日程安排、人事管理等功能。OA似乎如它最初的定義那樣，達成了所謂的“Office Automatio

32、n”即通過電子化日常事務(wù)流程和各種信息，實現(xiàn)無紙化辦公。背景：OA難以避免的尷尬傳統(tǒng)OA簡單的功能在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程日益復雜，海量信息呈線性增長的今天，愈發(fā)顯得力不從心，更多時候，它只是提供一種信息發(fā)布、查看和類似BBS的功能，而其所包含的一些功能也在被更為專業(yè)的軟件所“瓜分”；同時，當我們把目光從傳統(tǒng)OA所涵蓋的功能上移開就會發(fā)現(xiàn)，企業(yè)除了日常辦公之外還有人事、客戶、財務(wù)、銷售等管理需求，于是企業(yè)不得不建立各種信息化系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)很少能夠被協(xié)調(diào)起來，企業(yè)常常面臨著要在不同應(yīng)用平臺、數(shù)據(jù)庫之間切換的煩惱，傳統(tǒng)OA卻無法擔當“集成”的角色，為企業(yè)提供整合這些信息和應(yīng)用的前臺。另一方面，在市場化和

33、全球一體的經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)間日益強調(diào)協(xié)作，跨部門、跨組織、跨企業(yè)、跨地域的工作每天都在進行，而傳統(tǒng)OA落后的架構(gòu)及功能設(shè)計顯然無法滿足企業(yè)高度靈活性和協(xié)作性的要求。3.5.1 協(xié)同管理協(xié)同管理3.5.1 協(xié)同管理1. 什么是協(xié)同 在組織中，每一天、每一個人、每一件事都處于協(xié)同工作之中，由此產(chǎn)生大量的協(xié)同信息，這些信息占到組織信息總量的80，管理好它們對于您來說非常重要。協(xié)同（Collaboration）：泛指組織中多人完成一個或多個事務(wù)的行為方式和過程，協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)。2.協(xié)同管理，即協(xié)同作戰(zhàn)。是把局部力量合理地排列、組合，來完成某項工作和項目。如，協(xié)同銷售。3.5.1 協(xié)同管理3.5.1 協(xié)同管理3. 協(xié)同管理理念協(xié)同管理要素：是對組織中“人、事件、資源”之間的協(xié)同關(guān)系進行管理，它是團隊組織的協(xié)同工作平臺和工具。 人HUMAN資源RESOURCESCOLLABORATIVE MANAGEMENT協(xié)同管理 事件EVENT3.5.1 協(xié)同管理4.協(xié)同管理三大特點、以“人”為中心。以“人”為根本的元素和出發(fā)點來設(shè)計和構(gòu)造應(yīng)用。以人為中心組織信息展現(xiàn)和操作內(nèi)容。、以“管理”為根本。即對描述組織行為的“角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結(jié)果”等要素進行管理。3、以“非結(jié)構(gòu)化”信息管理為重點。它占到團隊組織信息總量的80。 3