秘書實務(wù)之秘書工作概述的課件

1、秘 書 實 務(wù) 11.1 秘書1.2 秘書部門1.3 秘書工作1.4 技能訓(xùn)練 秘書工作概述2 了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點，理解秘書工作的作用。 通過本章學(xué)習(xí)，你會對秘書有一個初步的了解，為學(xué)習(xí)后續(xù)內(nèi)容，奠定一個良好的基礎(chǔ)。 教學(xué)目 的3教學(xué)重點與難點一、教學(xué)重點1、秘書的概念2、秘書的職業(yè)特點3、秘書工作的原則與作用4、技能訓(xùn)練二、教學(xué)難點1、秘書的來由與定義2、秘書工作作用的技能3、案例分析41.1.1 “秘書”詞義的演變宮中秘藏之書 ： 最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。職務(wù)之稱: 秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。社

2、會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。 1.1 秘書5 1.1.2 秘書的定義 所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。 61.1.3 秘書的職業(yè)特色 1.直接性 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么; 二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報的; 三是秘書做工作是直接對領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的，其結(jié)果的成敗與領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。72.穩(wěn)定性 秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達(dá)幾年甚至幾

3、十年。3.知識化 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。8 4.年輕化 發(fā)達(dá)國家的秘書人員平均年齡為26歲左右，一般為2035歲。他們把秘書崗位看做是由操作層通向管理層的最好階梯。5.女性化 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達(dá)到了90%。91.1.4 秘書的分類 橫向分類 按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。 按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按服務(wù)對象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。 縱向分類（層次）高級、中級、

4、初級 10 1.2.1 秘書部門的涵義 秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。 廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（如下圖） 狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。 1.2 秘書部門11秘書機(jī)構(gòu)圖辦公室（主任、副主任） 調(diào)研科室 秘書科室檔案科室信訪科室行政科室督查科室 機(jī)要科室121.2.2 秘書部門的地位秘書部門無論是在黨政機(jī)關(guān)還是在企事業(yè)單位，都是直接為單位領(lǐng)導(dǎo)層服

5、務(wù)的。它處于承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的樞紐地位。如圖 ：131.2.3 秘書部門的 基本特征 從屬性 秘書機(jī)構(gòu)在整個機(jī)構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。 中介性 在黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機(jī)構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機(jī)構(gòu)。 綜合性 秘書機(jī)構(gòu)的主要活動是圍繞領(lǐng)導(dǎo)層的活動而展開的，活動內(nèi)容涉及面廣。14 秘書工作內(nèi)容與形式辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。辦會：包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。 1.3 秘書工作151.3.2 秘書工作的原則 1.準(zhǔn)確原則 理解和執(zhí)行黨和國家的現(xiàn)行方針政策。收集和提供領(lǐng)導(dǎo)工作

6、所需要的信息資料。判斷和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。處理各種秘書事務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)者交辦的事項。進(jìn)行文字表達(dá)和口頭表達(dá)。16 2.及時原則 要確立正確的時間觀念。 要講究工作效率。 要分辨輕重緩急。 要變被動為主動。 3.嚴(yán)謹(jǐn)原則 嚴(yán)密地思考。 周詳?shù)剡\作。 謹(jǐn)慎地行事。174.同步原則 要同步思維。 要同步行動。 要同步提高。5.保密原則 要強(qiáng)化保密意識。 要具備法律知識。181.3.3 秘書工作的特點從屬性 是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點。 被動性秘書機(jī)構(gòu)的輔助地位，決定了秘書工作的被動性。 事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。 綜合性秘書機(jī)構(gòu)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。機(jī)要性 指秘書

7、工作的機(jī)密性和重要性。 191.3.4 秘書工作的作用樞紐作用 秘書部門的地位是承上啟下，聯(lián)系左右，溝通各方的樞紐。參謀助手作用 秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個過程中。 形象作用 秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。201.3.5 秘書工作的發(fā)展趨勢逐步形成以公務(wù)秘書為主導(dǎo)、社會秘書為主體的職業(yè)階層逐漸形成雙向選擇的社會化秘書性服務(wù)系統(tǒng) 逐漸走向秘書工作科學(xué)化的道路 21國外秘書工作的發(fā)展趨勢由事務(wù)型轉(zhuǎn)為智能型 秘書工作日益專業(yè)化 秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化 22 【訓(xùn)練目標(biāo)】 通過訓(xùn)練，熟練地掌握有效發(fā)揮秘書工作作用的技能?！景咐治?】季市長與他的秘書 分析思考：1、通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價：“老季不過是個比別人勤奮些的凡人。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個不出名的更勤奮的人市長的秘書老許”1.4 技能訓(xùn)練232、從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領(lǐng)導(dǎo)人及市長起了哪些積極作用？3、若你擔(dān)任市長秘書，要產(chǎn)生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？【案例分析2】 交印 分析思考