某大型機床配件銷售公司的面向流程ERP系統(tǒng)設(shè)計案例

1、.：.；某大型機床配件廠是一家從供貨廠家購進重型數(shù)控立臥式車床、深孔鉆鏜床、鐵路車床、軋輥車床等機床配件，然后向修繕部門或者運用單位出賣，公司有配件8000多種，每天平均60筆的買賣，營業(yè)額達20萬元左右，一切的業(yè)務(wù)均用手工處置。在前些年這家公司的運營銷售情況一向都不錯,而且業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)的都很好，但隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展和全球經(jīng)濟的一體化,計算機網(wǎng)絡(luò)和運用技術(shù)在經(jīng)濟管理方面的運用越來越廣泛。由于該公司是一個大型的機床配件銷售公司，公司市場的競爭的壓力越來越大，再加上公司業(yè)務(wù)量增長了近一倍，買賣量多，買賣額也大，而且業(yè)務(wù)有進一步增長的趨勢，傳統(tǒng)的手工操作曾經(jīng)不能順應(yīng)新的經(jīng)濟情勢，在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日益興

2、隆，特別是信息技術(shù)和計算機科學(xué)技術(shù)的突飛猛進的開展的情況下，許多企業(yè)都充分利用計算機技術(shù)來提高消費質(zhì)量和管理效率。假設(shè)企業(yè)步跟上這個步伐，很有能夠會被淘汰掉。在社會競爭日益猛烈的今天，效率已成為關(guān)系到公司競爭力高低的關(guān)鍵要素。為了更好地利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，提高公司的任務(wù)效率和業(yè)務(wù)程度，加強企業(yè)的競爭才干，要想在猛烈的競爭環(huán)境中求的生存，開展，就必需提高企業(yè)的任務(wù)效率，基于如今的計算機技術(shù)曾經(jīng)相當成熟，決議開發(fā)信息系統(tǒng)并運用ERP，而購買相關(guān)的設(shè)備的本錢也不是很高，而其帶來效益是不可低估的。我們對現(xiàn)行的系統(tǒng)進展了調(diào)查研討，對其中存在的問題進展了初步的了解，并對新系統(tǒng)要處理的問題有了大約的認識

3、，在對現(xiàn)行系統(tǒng)分析的根底上，我們對新系統(tǒng)在技術(shù)、經(jīng)濟可行性也進展了研討。調(diào)查結(jié)果闡明，新系統(tǒng)的開發(fā)是非常必要的而且是可行的。 現(xiàn)行系統(tǒng)的缺乏主要表達在：1 公司的銷售業(yè)務(wù)任務(wù)量大，要處置的數(shù)據(jù)非常多，單據(jù)很煩雜。需求大量的任務(wù)人員操作處置。然而在手工方式下的任務(wù)人員的任務(wù)勞動強度高，效率低，出錯的機率大，不但添加任務(wù)人員的任務(wù)量，而且處置的速度慢。2 對于各個部門的業(yè)務(wù)任務(wù)，部門之間涉及的單據(jù)傳輸復(fù)雜，添加了任務(wù)量和任務(wù)人員的任務(wù)力度，也不利于公司整體任務(wù)效率的提高。3 人員冗雜，添加公司的開支。4 系統(tǒng)的順應(yīng)才干低，對突發(fā)的事件不能做出有效的處置，比如公司在銷售旺季節(jié)的時候，基于上面的缺乏，

4、公司有能夠應(yīng)付不過來而錯失了很多的商機。5 公司的銷售資料多，不利于平常的查找和整理，也不容易保管。6 由于公司的事務(wù)采用人工操作，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤是難免的，這樣會帶來額外的任務(wù)量，影響了公司的任務(wù)效率，也有能夠影響到運營情況。7 在決策支持方面，決策者大都根據(jù)本人的管理閱歷和少量的公司過往銷售情況來進展決策，短少可靠有效的信息作為決策的后盾，添加了企業(yè)的運營風(fēng)險度。不利于企業(yè)的長久開展戰(zhàn)略。針對現(xiàn)行系統(tǒng)存在的一些問題，需進展對銷售系統(tǒng)的自動化開發(fā)任務(wù)，銷售管理系統(tǒng)是經(jīng)過運用計算機對公司的銷售、采購等任務(wù)進展管理的系統(tǒng)，銷售管理系統(tǒng)以信息技術(shù)為手段，以提高公司的任務(wù)質(zhì)量、任務(wù)效率和節(jié)省人力物力資源

5、為目的，利用先進的計算機硬件設(shè)備，對公司的會計、采購等業(yè)務(wù)進展計算機管理、控制。同時我們對實施ERP的可行性也進展了研討： 技術(shù)可行性。鑒于當今計算機技術(shù)越來越成熟，運用領(lǐng)域方面也越來越廣泛，很多大中型企事業(yè)單位都采取了電腦技術(shù)處置一些紛繁復(fù)雜的事務(wù)，都獲得了非常好效果，因此可以，另一方面，新開發(fā)的系統(tǒng)事基于高效能的計算機，完善的數(shù)據(jù)庫作為存取數(shù)據(jù).更新和維護作用，思索到平安性，各個子系統(tǒng)都配備一臺效力器，分別存儲各個子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源，各個子系統(tǒng)之間聯(lián)絡(luò)都有一定限制，以加強系統(tǒng)的平安性。對于這一項技術(shù)，在當前計算機技術(shù)相當普遍的情況下，對這一技術(shù)要求并不高，也不難實現(xiàn)，因此，開發(fā)此系統(tǒng)在技術(shù)方

6、面是可行的。 經(jīng)濟可行性。如今的計算機技術(shù)開展的非常迅速，技術(shù)也日益成熟，購買高性能的計算機也并不昂貴，而且相對越系統(tǒng)開發(fā)后的高效作業(yè)帶來的豐厚利潤來說，這些支出非常值得的，而且新系統(tǒng)的技術(shù)本錢不高，廠家有才干承當開發(fā)系統(tǒng)的費用，新系統(tǒng)在軟件方面將采用linux操作系統(tǒng)作為效力器，由于此操作系統(tǒng)比較穩(wěn)定，不容易出現(xiàn)問題，而且在平安性方面也很好，價錢方面也比較廉價，客戶端運用widnows操作系統(tǒng)，這是思索到windows操作系統(tǒng)友好的用戶界面，易于操作性，不需對任務(wù)人員任進展專門的培訓(xùn)就可很快地學(xué)會運用，運用mysql數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)存儲、更新和維護之用。電腦采購方面，由于如今的電子計算機技

7、術(shù)曾經(jīng)相當成熟 ，電腦硬件價錢并不昂貴。因此，開發(fā)此系統(tǒng)在經(jīng)濟方面是可行的。 管理的可行性分析。由于開發(fā)的新系統(tǒng)是基于windows操作系統(tǒng)，界面友好，非常易于操作，管理人員并不需求非常專業(yè)的軟件知識，只需求接受簡單的上機培訓(xùn)就能熟練操作，另外由于運用系統(tǒng)管理軟件，這使得整個公司的業(yè)務(wù)作業(yè)流程簡單，簡化了許多復(fù)雜的程序，使公司的整個作業(yè)運轉(zhuǎn)易于管理。下面采用面向流程的設(shè)計方法進展ERP系統(tǒng)設(shè)計，這是一種以實現(xiàn)流程優(yōu)化和信息集成為中心的、適宜快速定制開發(fā)的ERP系統(tǒng)設(shè)計思想.這種設(shè)計思想是面向業(yè)務(wù)流程的,不同于傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)面向部門職能的設(shè)計思想.首先把ERP系統(tǒng)設(shè)計區(qū)分為原理層設(shè)計和技術(shù)層設(shè)計

8、兩個層次,然后從業(yè)務(wù)流程設(shè)計、數(shù)據(jù)模型設(shè)計和技術(shù)架構(gòu)設(shè)計三個方面論述了原理層設(shè)計的根本思想。ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)的主要區(qū)別是ERP系統(tǒng)的根本功能是業(yè)務(wù)流程白動化，是以流程優(yōu)化和跨部門信息集成為主要特征的信息系統(tǒng)?；谶@一思索本文提出一種面向流程的ERP系統(tǒng)設(shè)計思想，這里技術(shù)架構(gòu)是圍繞實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的需求來選取的，而不是在某種技術(shù)架構(gòu)下設(shè)計如何實現(xiàn)各種管理職能。業(yè)務(wù)流程是指一組橫跨職能部門保送產(chǎn)出的、相互關(guān)聯(lián)的活動。業(yè)務(wù)流程設(shè)計的根本義務(wù)是為即將實施的ERP系統(tǒng)設(shè)計出高效的、符合內(nèi)控要求的一組業(yè)務(wù)流程。為此就需求對現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程進展分析，在此根底上結(jié)合ERP系統(tǒng)的集成化、面向供應(yīng)鏈的管理思想和

9、信息技術(shù)手段的運用，設(shè)計滿足企業(yè)管理偏要和未來業(yè)務(wù)開展的新的業(yè)務(wù)流程。所以，業(yè)務(wù)流程設(shè)計普通分為現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程描畫(A一Is)和目的業(yè)務(wù)流程設(shè)計二個本階段。ERP系統(tǒng)設(shè)計的重點是目的業(yè)務(wù)流程設(shè)計。為了防止“先人為主的不良形響現(xiàn)行業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)方式能夠成為影響目的業(yè)務(wù)渡程設(shè)計的框框)，同時也是為了簡化現(xiàn)行業(yè)務(wù)描畫，現(xiàn)行業(yè)務(wù)魂程描畫的最終文檔應(yīng)是崗位闡明和流程描畫兩類分析文檔(單據(jù)作為附件)，傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)分析中的其他分析文檔(如數(shù)據(jù)流圖和數(shù)據(jù)字典)都可以省略。崗位闡明文檔該當逐個崗位寫出分析文檔，應(yīng)包括崗位設(shè)t、業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)描畫(框圖和文字結(jié)合)、名詞解釋、單證樣張等幾部分內(nèi)容。流程描畫文檔每個業(yè)務(wù)流

10、程一份，該當包括墓本政策、流程闡明(詳細的業(yè)務(wù)流程圖及其闡明)、名詞術(shù)語等幾部分內(nèi)容。流程設(shè)計包括沈程的識別、分析和描畫。業(yè)務(wù)流程的識別目前沒有一個一致公認的識別方法，只需一個普統(tǒng)統(tǒng)行的規(guī)那么，即經(jīng)過事件的結(jié)果逆行識別。作者以為.流程的識別除了“結(jié)果逆行“外，還應(yīng)思索企業(yè)的行業(yè)和管理特點，從結(jié)果和流向兩個方面識別流程。 業(yè)務(wù)流程通?？蓞^(qū)分為根本業(yè)務(wù)流程、輔助業(yè)務(wù)流程和特殊業(yè)務(wù)流程三大類。根本業(yè)務(wù)流程是指那些直接與外部客戶或供應(yīng)商相關(guān)的或者跨職能部門的業(yè)務(wù)流程;輔助業(yè)務(wù)流程是指那些不直接與外部客戶或供應(yīng)商相關(guān)的或者不跨職能的系列活動，且這些業(yè)務(wù)流程都是為根本業(yè)務(wù)流程效力的.是為了確保根本業(yè)務(wù)的正

11、常開展而設(shè)置的;特殊業(yè)務(wù)流程是指那些極少發(fā)生的或者需求特別處置的業(yè)務(wù)流程，這類流程反映企業(yè)特有的管理活動，是圍繞完成根本業(yè)務(wù)流程而設(shè)置的.是通常需求對商品化ER，進展二次開發(fā)才干實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程。流程分析是指針對識別出來的業(yè)務(wù)流程，明確流程設(shè)計的目的，分析這些流程涉及的崗位和單據(jù)，識別流程關(guān)鍵控制點，評價流程的效率。流程描畫是決議流程的描畫方法，即用什么方法、什么圖形化符合描畫業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程的描畫方法很多，常見的有基于UML的系統(tǒng)模型描畫法(Activity框圖)、框圖描畫法、文字描畫法、數(shù)學(xué)模塑描畫法(矩陣、過程代數(shù))。流程描迷的原那么應(yīng)是簡單易謐、完好細致。流程設(shè)計以業(yè)務(wù)流程圖為中心.但

12、僅有這種流程描畫文檔還是不夠的。由于業(yè)務(wù)流程圖中涉及大盆的各類單據(jù)和各種崗位，為了進一步細化業(yè)務(wù)流程圖并檢查流程設(shè)計的合理性，還需求編寫詳細描畫流程涉及的各類單據(jù)的“單據(jù)格式“文檔和各種崗位的“肖位闡明文檔。單據(jù)格式文檔該當逐個單聽闡明其作用、款式、聯(lián)次、打印方式等。崗位闡明文檔該當逐個崗位闡明其崗位設(shè)t.職貴范圍、業(yè)務(wù)描畫等事項。所以，目的業(yè)務(wù)流程設(shè)計的最終文檔應(yīng)包括流程描畫、崗位闡明和單據(jù)格式三類設(shè)計文檔。業(yè)務(wù)流程設(shè)計的結(jié)果是流程描畫、崗位闡明和單據(jù)格式三類文檔。這三類文檔只是從整休上描畫了ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能但還沒有闡明如何實現(xiàn)信息集成和流程控制的功能，這就搖要圍繞業(yè)務(wù)流程進展數(shù)據(jù)模型設(shè)

13、計和技術(shù)架構(gòu)設(shè)計。只需完成了這些原理層設(shè)計，才干把設(shè)計義務(wù)轉(zhuǎn)交軟件技術(shù)人員維續(xù)設(shè)計系統(tǒng)。經(jīng)過分析，建立了ERP系統(tǒng)的總體框架，如以下圖所示：顧 客供 貨廠 家經(jīng) 理業(yè)務(wù)員情況顧客信息匯總營銷方案銷售報表催貨單采購訂單采購情況表庫存記錄表收支報表發(fā)貨情況表已購貨清單已已發(fā)貨通知發(fā)貨單會計子系統(tǒng)銷售子系統(tǒng)配件目錄采購子系統(tǒng)倉庫子系統(tǒng)發(fā)貨子系統(tǒng)催款單訂單已處置不合格訂單汽車配件單顧客情況延時發(fā)貨通知單意見反響市場信息發(fā)貨單銷售發(fā)票催款單現(xiàn)金可供貨訂單再訂貨通知單緊急再訂貨通知單庫存記錄表 已驗收催貨單市 場銀 行備貨單轉(zhuǎn)帳信息現(xiàn)金市場信息貨款到位信息 進一步對各子系統(tǒng)進展闡明：1 銷售子系統(tǒng)：接受顧

14、客的訂貨，檢驗訂單，將不合格的訂單退回給顧客，檢驗過 程中運用計算機查閱庫存記錄。對可訂貨訂單填寫備貨單通知倉庫發(fā)貨，當接納到發(fā)貨子系統(tǒng)進貨通知后，修正銷售記錄，將已處置的缺貨訂單存入數(shù)據(jù)庫中。月末的時候，要整理銷售數(shù)據(jù)，寫銷售報表給經(jīng)理。進展市場調(diào)查，及時對市場進展預(yù)測，制定每年的營銷決策。對顧客反映回來的信息進展處置，完善效力和內(nèi)部的管理。并且，建立顧客的檔案，方便公司進展經(jīng)銷商的選擇和做出對經(jīng)銷商的優(yōu)惠政策。編寫業(yè)務(wù)員管理手冊和考核制度，招聘業(yè)務(wù)員，進展業(yè)務(wù)員的培訓(xùn)。2倉庫子系統(tǒng)：倉庫對新采購來的配件進展分類登記入庫，同時接納銷售部的備貨通知，提取庫存現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進展比較，符合發(fā)貨規(guī)范，那

15、么準許發(fā)貨，否那么給出再訂貨通知給采購部要求其迅速訂貨，補充庫存。倉庫的實時監(jiān)控功能實時的對現(xiàn)有庫存進展核算，并決策能否要求再訂貨。在滿足備貨的條件后，開發(fā)貨單給發(fā)貨組。當收到進貨通知單和新購入的配件后，要登帳和上架。3發(fā)貨子系統(tǒng)：對倉庫送來的配件進展包裝，并將發(fā)貨單發(fā)貨單交給會計室算帳，并打印一份發(fā)貨單伴隨配件一同托運或送貨到戶。在運輸方面，充分思索到運輸費用的問題，因此會采取相關(guān)的方案，選擇最優(yōu)的運輸途徑，以減少運輸費用。4會計子系統(tǒng)：本子系統(tǒng)擔任對整個銷售系統(tǒng)的財務(wù)處置，一方面聯(lián)絡(luò)銷售子系統(tǒng)擔任客戶部分的銷售處置，進展銷售帳的登記，而另一方面那么聯(lián)絡(luò)采購子系統(tǒng)擔任供貨廠家部分的購貨處置，

16、進展購貨帳的登記，最后對銷售帳和購貨帳進展收支統(tǒng)計，將收支報表送往經(jīng)理室做決策運用。此外本子系統(tǒng)與銀行有頻繁的業(yè)務(wù)往來5采購子系統(tǒng)：根據(jù)供貨廠家的目錄和銷售辦公室、倉庫提供的缺貨清單，向有關(guān)的廠家發(fā)購貨訂單，收到廠家發(fā)來的機床配件和催款單后，驗收機床配件，登記后傳輸給庫房，并將催款單發(fā)給辦公室。另外，填寫進貨通知單送銷售辦公室。新系統(tǒng)主張采購前的信息獲取，充分搜集市場信息后對供貨廠家進展信譽度的評價，借此選出符合采購要求的廠家來制定采購方案，而信譽度是定時更新的，由于一個廠家不能夠沒有它改良后的地方，用信譽度來衡量只是一個尺度，也可以借此提高本系統(tǒng)進貨的質(zhì)量，為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的效力。經(jīng)過對新系

17、統(tǒng)的開發(fā)，實現(xiàn)銷售的有關(guān)的部門任務(wù)的計算機化，提高關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的處置速度和規(guī)范化程度和提高效率，并對有關(guān)的任務(wù)進展集成和重組，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強本公司的和外部環(huán)境的業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)，提高業(yè)務(wù)程度，進而全面提高任務(wù)效率和質(zhì)量，更好地為顧客效力，新的銷售管理系統(tǒng)的運用可以大幅度地提高銷售任務(wù)的效率和質(zhì)量，這主要表如今以下的主要幾個方面：提高任務(wù)效率, 在此之前的公司的業(yè)務(wù)處置效率低，容易出錯，對突發(fā)事件處置不夠及時，但運用了新的系統(tǒng)后，采取聯(lián)機處置，任務(wù)人員可以在電腦上處置大部分的任務(wù)，而不需求在各個辦公室之間來往傳輸單據(jù)等任務(wù)，可減少任務(wù)人，節(jié)省開支,降低任務(wù)人員地任務(wù)量和任務(wù)強度，一些手工任務(wù)方式無法實