公文寫作培訓(xùn)-公文的寫作與處理

1、公文寫作培訓(xùn)公文的寫作與處理吳松山 公文寫作培訓(xùn)講師義提綱如何體現(xiàn)公文的法定效力常見的行政公文寫作技巧公文處理的一般程序公文格式常見錯誤（一）內(nèi)容保證（二）指導(dǎo)依據(jù)（三）格式支持一、如何體現(xiàn)公文的法定效力（一）內(nèi)容保證 1.公文的定義 行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。（依法行文是依法行政的重要內(nèi)容）2.公文的特點（1）以反映和傳達治理社會、管理國家的公務(wù)信息為內(nèi)容（2）有法定的作者（公文的法定作者公文的實際制作者），特定的讀者（3）有規(guī)范的體式（4）有法定的權(quán)威和行政約束力（5）公文必須

2、是發(fā)文機關(guān)集體意志的體現(xiàn)，具體表現(xiàn)為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及其負責(zé)人的意愿和要求3.公文的作用（1）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用（2）聯(lián)系公務(wù)作用（3）宣傳教育作用（4）憑證依據(jù)作用（5）文獻史料作用（二）指導(dǎo)依據(jù)1.中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例（1996年5月3日）2.國家行政機關(guān)公文處理辦法（2000年8月24日） 改革開放以來，國家先后四次發(fā)布關(guān)于公文處理工作的行政規(guī)章： 1、1981年2月27日，國務(wù)院辦公廳發(fā)布國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法。 2、1987年2月18日，國務(wù)院辦公廳發(fā)布國家行政機關(guān)公文處理辦法，這是關(guān)于公文處理工作的第一個正式的行政規(guī)章。 3、1993年11月21日，國務(wù)院辦公廳發(fā)布修訂的國家行政機關(guān)

3、公文處理辦法。 4、2000年8月24日，國務(wù)院發(fā)布新的國家行政機關(guān)公文處理辦法。規(guī)定從2001年1月1日起施行。與93年辦法對比，（1）取消了“指示”，增加了“意見”；（2）將“公告”、“通告”分離成兩類不同文種。 指示 命令 決定 決議 請示 公報 議案 批復(fù) 通知 條例 公告 函 通報 規(guī)定 通告 會議紀要 報告 意見行政機關(guān)和黨的機關(guān)公文種類比較表（三）格式支持 行政公文的格式（1）公文的用紙及裝訂的規(guī)定 國際通用的A4型紙(210mm297mm);左側(cè)裝訂2個釘（2）公文用紙的文面分區(qū) 圖文區(qū)、白邊區(qū)公文用紙分區(qū)示意圖圖文區(qū)的要素構(gòu)成（眉首部分）份號 秘密等級緊急程度 發(fā)文機關(guān)標識發(fā)

4、文字號主體部分標題主送機關(guān)正文附件 署名、印章成文日期 附注版記部分主題詞抄送機關(guān)印發(fā)機關(guān)和時間（一）文號的兩套“標準”（二）公文標題的規(guī)范化（三）數(shù)字使用的規(guī)范化（四）印章使用的規(guī)范化二、公文格式常見的錯誤（一）文號的兩套標準 1.一般格式：穗府200233號組成：機關(guān)代字年份序號位置：發(fā)文機關(guān)標識與紅色 反線之間適用對象：大多數(shù)行政公文（一）文號的兩套標準 2.信函格式：粵府函1994113號 組成：機關(guān)代字“函”年份序號 位置：紅色反線右下方 適用對象：函、請示、批復(fù)、 報告、意見、通知等（一）文號的兩套標準 3.國辦函20011號文對此的解釋： “函的形式”是指公文格式中區(qū)別于“文件格

5、式”的“信函格式”。以“函的形式”行文應(yīng)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。 4.運用現(xiàn)狀：理解各異，相對復(fù)雜（二）公文標題的規(guī)范化 1標題要力求準確、規(guī)范、簡練 錯例： 關(guān)于向左同志學(xué)習(xí)活動的決定 改正：關(guān)于迅速開展向左同志 學(xué)習(xí)活動的決定錯例：關(guān)于申請購買復(fù)印機的請示 改正：關(guān)于購買復(fù)印機的請示（二）公文標題的規(guī)范化錯例：關(guān)于解決貴省民工春節(jié)期間 往返運輸問題的函改正：關(guān)于商請派車運送民工的函 錯例：局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)第四季度安全生產(chǎn)會議紀要的通知改正：局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)第四季度安全生產(chǎn)會議紀要的通知（二）公文標題的規(guī)范化 錯例： 廣州市公安局關(guān)于在首屆 杯馬拉松國際邀請賽期間對城區(qū)部分路段

6、實行交通管制的通告 改正：廣州市公安局通告（二）公文標題的規(guī)范化錯例：天河區(qū)人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)廣州市人民政府 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)廣東省人民政府關(guān)于大力 開展爭創(chuàng)全國衛(wèi)生城市活動 的通知的通知的通知改正： 轉(zhuǎn)發(fā)廣東省人民政府關(guān)于大力開展 爭創(chuàng)全國衛(wèi)生城市活動的通知（二）公文標題的規(guī)范化 2事由項的寫作通式： （1）動詞短語事項 示例：關(guān)于切實做好今冬明春 消防安全工作的通知 示例：關(guān)于召開全省地方政協(xié)工作經(jīng)驗 交流會問題的批復(fù) （關(guān)于召開全省地方政協(xié)工作 經(jīng)驗交流會的請示）（二）公文標題的規(guī)范化（2）相關(guān)單位動詞短語事項示例：關(guān)于丹霞山風(fēng)景名勝區(qū)列為 國家重點風(fēng)景名勝區(qū)的請示（3）動詞短語相關(guān)單位事項示例：

7、關(guān)于同意免征華港五金制品 有限公司稅款的復(fù)函（二）公文標題的規(guī)范化 3.分行排列時不要破壞詞語的完整性（1）固定詞語不能上下分拆錯例：城管局關(guān)于整治市場混亂狀況的通告改正：城管局關(guān)于整治市場混亂狀況的通告（二）公文標題的規(guī)范化（2）相對固定的短語，也要盡量予以顧及，以保證概念的完整性錯例：關(guān)于對一線工作人員實行特殊津貼政策的決定改正：關(guān)于對一線工作人員實行特殊津貼政策的決定（三）數(shù)字使用的規(guī)范化1.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)詞：第一層：“一、”，第二層：“（一）”，第三層：“”，第四層：“（1）”。2.成文日期：必須使用漢字小寫阿拉伯數(shù)字：2005年6月30日漢字大寫：貳零零伍年陸月叁拾日漢字小寫：二五年六

8、月三十日（三）數(shù)字使用的規(guī)范化 3.一組符號的對比：阿拉伯數(shù)字：0拉丁字母：漢字小寫： 漢字大寫：零錯例：二00五年六月三十日二五年六月三十日改正：二五年六月三十日（三）數(shù)字使用的規(guī)范化 4.必須使用漢字數(shù)詞的幾種情況：（1）在詞中作為詞素的數(shù)字：十分、千萬（2）在詞組中作為詞素的數(shù)字：百花齊放（3）在縮略語中作為詞素的數(shù)字：三中全會（4）在具有修辭色彩的語句中的數(shù)字： 大會三六九，小會天天有。（三）數(shù)字使用的規(guī)范化5.年份、數(shù)字不能回行錯例：人事部門經(jīng)理最感頭痛的是年改正：人事部門經(jīng)理最感頭痛的是2004年錯例：去年下半年比上半年多生產(chǎn)了輛改正：去年下半年比上半年多生產(chǎn)了987輛（四）印章使

9、用的規(guī)范化1.會議紀要(因其有特定的版式)、電報為什么可以不加蓋印章2.印章數(shù)量不同，加蓋方法各異： （1）一個單位單獨發(fā)文 （2）兩個單位聯(lián)合發(fā)文 （3）三個以上單位聯(lián)合發(fā)文3.電子印章不再遙遠（一）請示（二）報告（三）函（四）通知（五）會議紀要補充：事務(wù)公文之“總結(jié)”三、 常見的行政公文寫作技巧（一） 請示1.定義 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準2.類型 請求批準的請示；請求幫助的請示；請求解答的請示3.請示的特點 （1） 行文范圍廣泛 （2）要求上級機關(guān)予以回復(fù) （3）內(nèi)容必須是屬于本機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)無力或確實難以處理的問題與事項。4.請示的寫法 （1） 標題：制發(fā)機關(guān)（可省略）關(guān)于內(nèi)容請

10、示 （2） 文號：發(fā)，辦發(fā)，或者電，辦電 （3） 簽發(fā)人：向上級請示的文件必須標明簽發(fā)人的姓名。簽發(fā)人為制文機關(guān)的主要負責(zé)人，如主要負責(zé)人外出，由其指定人簽發(fā)。 （4） 主送機關(guān)：必須注意用全稱或者規(guī)范化簡稱 （5） 正文：寫明制發(fā)請示的理由以及請示事項。 （6） 結(jié)束語 （7） 落款：制發(fā)機關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱，一般和公章名稱一致。國家行政機關(guān)的文件可以不落款，黨委機關(guān)必須要有落款。 （8） 制發(fā)公文的日期：以簽發(fā)人最后簽名時間為準。 （9） 蓋章：騎年蓋月。 版記部分（略） 5.請示寫作的常見錯誤 （1） 用錯文種，特別容易和報告、函混淆。甚至只是白頭稿紙報送。 （2） 用錯文號，或者與落

11、款不一致。 （3） 沒有簽發(fā)人，或者簽發(fā)人是部門副職；或以黨政名義報送的請示，只有黨或政單方面的領(lǐng)導(dǎo)簽名。 （4）主送機關(guān)用法不規(guī)范，報送的方式也出現(xiàn)錯誤。 文件不能送領(lǐng)導(dǎo)個人 越級請示（5）正文沒有一事一請示。（6）正文沒有使用公文的規(guī)范化語言，或者文字不通順，邏輯錯誤，甚至有錯別字。（7）遺漏了公文版記部分請看下面這篇請示：關(guān)于增撥辦稅大廳基建經(jīng)費的請示報告 省人民政府、 省長： 1995年11月，我局派出調(diào)查組到廣西柳州市國稅局學(xué)習(xí)考察其辦稅大廳的建設(shè)情況。調(diào)查組認為辦稅大廳功能齊全，適應(yīng)稅收征管模式的改革，方便納稅人繳納稅款。為此我局于1996年決定建辦稅大廳，并得到省人民政府的支持，

12、在府1996 號文“關(guān)于撥款建辦稅大廳的批復(fù)”中，撥給我局150萬元，此項資金已專款專用。 但由于建筑材料漲價，原預(yù)算資金缺口較大，懇請省人民政府撥給不足部分，否則將影響辦稅大廳的竣工及我省稅收任務(wù)的完成。 特此請示報告 省地方稅務(wù)局 一九九九年十月十日 （二）報告1.定義 “適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”2.報告的類型 工作報告（又分為綜合報告、專題報告）；情況報告；答復(fù)報告3.報告的特點（1）下級機關(guān)向上級機關(guān)反饋工作信息（2）不需要批復(fù)（3）是陳述性公文4.報告的格式 （1） 標題：制發(fā)機關(guān)（可省略）關(guān)于內(nèi)容（情況）報告 （2） 文號：發(fā)，辦發(fā)，或者電，辦電 （

13、3） 簽發(fā)人 （4） 主送機關(guān) （5） 正文：包括目前的工作進程，工作措施與體會，工作中的缺點與不足，今后工作安排 （6） 結(jié)束語：特此報告 （7） 落款 （8） 簽發(fā)日期 （9） 蓋章 （10） 公文版記5.常見錯誤 （1） 用“匯報”而不用“報告”，“匯報”不是正式的公文文種。 （2） 在正文中向上級機關(guān)提出解決問題，或要求審批，混淆了報告和請示。 （3） 大范圍地把文件抄送給領(lǐng)導(dǎo)。 （4） 沒有簽發(fā)人姓名，或簽發(fā)人不是單位正職。如：關(guān)于高速公路塌方事故的報告 市建設(shè)委員會： 1997年月日， 高速公路路段發(fā)生塌方事故，造成一定的傷亡后果。事故發(fā)生前，橋面上分散有二三十名工人，已澆注了近2

14、00立方的混凝土，而且違章施工，按照施工程序應(yīng)分兩次澆鑄的混凝土卻一次澆鑄，估計事故原因是橋面負荷過大。事故發(fā)生后，近200名消防隊員、工地工人、公安干警到現(xiàn)場緊張搶救，搶救時間持續(xù)近28小時。據(jù)查，該工程承建商是市市政總公司第一分公司。 特此報告 市政工程總公司 一九九七年月日（三） 函1.定義 “適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項”。2.類型 發(fā)函（商洽函、詢問函、請批函）；復(fù)函。3.函的寫法（一）格式（采用正式行文，格式有專門規(guī)定） 廣 州 市 人 民 政 府 穗府函200320號廣州市人民政府關(guān)于的函 （蓋章） 二00年月日 廣州市政府辦公廳關(guān)于

15、征求國家行政機關(guān)公文處理辦法（草案）意見的函 各區(qū)、縣級市人民政府、市府直屬各部門辦公室： 現(xiàn)將國務(wù)院草擬的國家行政機關(guān)公文處理辦法（草案）送給你們，請組織有關(guān)同志討論修改，并將修改意見于11月底前告訴我們。 廣州市政府辦公廳（蓋章） 一九九九年月日 關(guān)于召開市交通工作會議的復(fù)函交通局： 你局關(guān)于召開全市交通工作會議的請示（交局199號）收悉。市人民政府指示，同意你們的請示，會議時間、地點、會程安排由你局具體負責(zé)，其余事項按請示要求由市辦統(tǒng)一辦理。 特此函復(fù) 市人民政府辦公室 一九九年月日2.函的正文寫法（1）發(fā)函（商洽函、詢問函、請批函）的正文： 事由 + 事項（2）答復(fù)函的正文： 答復(fù)對象

16、（引敘來文） + 答復(fù)意見（可詳可略）3.要求與“病文”剖析 寫作時，要注意內(nèi)容清楚、明白，以及方法上的直敘其事，語言的得體與分寸感，否則，就會影響公務(wù)的辦理。如： 大學(xué)教務(wù)處： 首先讓我們以電子工業(yè)學(xué)校的名義，向貴處表示誠心的感謝。感謝你們?yōu)槲倚＾k學(xué)給予的很大幫助。目前我校又面臨一個很難解決的問題。 原來事情是這樣的：我校開辦不久，師資力量很差，決定派位年輕教師到貴校旁聽進修一年。我校與貴校有關(guān)部門多次商量，但位教師進修住宿問題，至今也沒有得到解決。提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵是師資。為提高我校教育質(zhì)量，懇請貴處設(shè)法在貴校給解決住宿問題。但不知貴處是否有什么困難。如果需要我校給貴處辦什么事情，請盡量提

17、出，我校會竭力去辦。再說一句，貴處如能解決我校進修教師的住宿問題，我們以我校領(lǐng)導(dǎo)的名義向貴校領(lǐng)導(dǎo)深深地表示誠意，萬望函復(fù)。 市電子工業(yè)學(xué)校 一九年月日（四）通知1.定義 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)；傳達事項；任免人員2.類型（1）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知（2）事項性通知（會議通知）（3）任免性通知3.通知的寫法（1）批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知 格式要素 標題的寫法 層層轉(zhuǎn)發(fā)的公文，直接轉(zhuǎn)發(fā)最上級機關(guān)的公文標題。例1 除法規(guī)規(guī)章的名稱要加書名號外，一般不加標點符號。例2普發(fā)性通知的主送機關(guān)（例舉）國務(wù)院發(fā)往各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)的；省人民政府發(fā)往各市、縣人民政府，各廳局、省府直屬各單位的；市人民政

18、府發(fā)往各縣、縣級市人民政府，市府直屬各單位的。正文的寫法 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)對象 + 批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)意見（2）傳達性通知事由 + 事項會議通知的寫法： 基本要素：會議目的、會議主題、會議時間地點、參會人員、準備材料、報到時間地點。要求與“病文”剖析：關(guān)于石化總公司召開開展增產(chǎn)節(jié)約、勞動競賽會議的通知 各分公司、分廠，各車間黨支部，總公司各直屬部門： 為貫徹上級精神，總公司董事會研究決定，在全公司范圍內(nèi)廣泛開展增產(chǎn)節(jié)約、勞動競賽活動。現(xiàn)在把會議有關(guān)問題通知如下： 一、會議時間：十月四日至八日。 二、會議地點：總公司招待所。 三、與會人員：各分公司、分廠，總公司各直屬部門主管生產(chǎn)的負責(zé)同志、工會主席等。 四、

19、請各單位準備好本單位開展勞動競賽活動的經(jīng)驗材料，限五千字，報到時交給會務(wù)組。并請與會人員于十月四日前來報到。 省石化總公司 年六月八日（3）任免性通知適用于對一般干部的任免;重要的干部任免通常有命令（如全國人大常務(wù)委員會令）、決定、公告等（五）會議紀要1.定義 “適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。2.會議紀要的特點 (1)傳送上，本身沒有獨立的行文能力，必須結(jié)合通知或報告?zhèn)魉汀?(2)格式上，不用正式的公文格式，而是采用一般文章的格式。3.會議紀要的特殊性 （1）或隨報告上報，或隨通知下發(fā)。 （2）稱謂的特殊性為了更好地概括與會者的集體意愿，常以“會議”作為表述主體，常使用下列短語：“會議

20、認為”、“會議指出”、“會議強調(diào)”、“會議決定”、“會議要求”、“會議希望”、“會議號召”等。4.會議紀要的寫作 導(dǎo)言：概述會議的基本情況（會議時間、地點、主持人或主持單位、與會單位或人員、主要領(lǐng)導(dǎo)在會議上的活動等）主體：條項式綜合式摘記式結(jié)尾：可有可無寫作時，要特別注意兩點：1、全局在胸，了如指掌。2、抓住實質(zhì)，把握要點、突出重點。 有些會議紀要未能按會議紀要寫作的基本要求撰寫，就難免有這樣或那樣的毛病，下面這篇“會議紀要”就有很多毛病：5.要求及“病文”剖析市稅務(wù)局市場征收工作經(jīng)驗交流大會紀要 年5月29日，市稅務(wù)局召開了“市場征收工作經(jīng)驗交流大會”，副局長對去年6月1日農(nóng)貿(mào)市場實行征稅以

21、來的工作進行了回顧總結(jié)，部署了今后工作。 副局長在總結(jié)中指出，在各級黨政領(lǐng)導(dǎo)重視支持和有關(guān)部門的密切配合下，經(jīng)過廣大稅務(wù)專管員的努力，一年來征收稅款萬余元，市場物價基本穩(wěn)定，攤位、品種并未減少，“管而不死”的方針得到了貫徹，在稅收工作上取得了不少成績： 一、運用稅收經(jīng)濟杠桿，加強稅收管理。在保護合法經(jīng)營、打擊和限制投機違法活動方面發(fā)揮了積極的作用，如xx區(qū)稅務(wù)分局第x稅務(wù)所，從宣傳著手，提高商販的遵紀守法的觀念；從檢查著手，促使商販正確申報；從管理著手，做到十足收齊。 二、初步摸索、積累了一些行之有效的征收管理辦法。如xx區(qū)稅務(wù)分局與工商局密切配合，思想上統(tǒng)一認識，管理上統(tǒng)一步調(diào)，處理上統(tǒng)一行

22、動，通過一年實踐，證明這樣做法有利于加強市場征收工作。 三、在培養(yǎng)、鍛煉新生力量方面邁出了可喜的一步。據(jù)統(tǒng)計，一年來拒腐蝕的事例共有289起，不少分局摸索、總結(jié)了一些培養(yǎng)干部的經(jīng)驗，xx區(qū)稅務(wù)分局第三稅務(wù)所在大會上介紹了他們“曉之以理，導(dǎo)之以行，抓緊隊伍”的做法，就是這些經(jīng)驗的代表。 副局長還號召市場稅務(wù)專管員向一年來立功受獎的同志學(xué)習(xí)，拒腐蝕，永不沾。只有思想上筑起一道防線，方能在種種糖彈面前立于不敗之地。 最后，副局長要求各單位進一步加強市場專管員的隊伍建設(shè)，在政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作經(jīng)驗上都有一個新提高：認真貫徹市委18號文件，密切與其他部門的配合，把整頓市場秩序的工作做好。補充（六）總

23、結(jié) 1.定義 總結(jié)是一種事務(wù)公文（非行政公文），指的是單位或個人對一段時期以來的工作實踐進行回顧、檢查、分析評價，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，獲得規(guī)律性認識以指導(dǎo)今后工作的一種應(yīng)用文書。2.總結(jié)的類型 一般可以按照總結(jié)的內(nèi)容，將其分成綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。 綜合性總結(jié)是對本單位、本部門或個人一定時期內(nèi)全面工作的綜合性回顧。內(nèi)容往往涉及各個方面，側(cè)重于對工作情況和成績的概括，使用的材料多是任務(wù)完成的情況、數(shù)據(jù)和做法。 專題性總結(jié)則是側(cè)重于對某項工作、某一問題或某一任務(wù)完成情況的專門總結(jié)。在寫作上主要介紹典型經(jīng)驗，內(nèi)容側(cè)重于介紹事實、做法，并從中導(dǎo)引出經(jīng)驗教訓(xùn)，展開相關(guān)分析，從而得出規(guī)律性的認識。材料上多

24、為詳細的具體事例。3.總結(jié)的寫法 格式問題（1）總結(jié)的寫作格式并不固定，往往針對不同的對象，根據(jù)不同的內(nèi)容和目的，而確定寫作格式和寫作重點。一般來說，一篇總結(jié)是由“標題、正文、落款”幾部分構(gòu)成。（2）標題的寫法 公文式標題 （基本構(gòu)成要素：單位名稱、時限、內(nèi)容、文種） 由該四要素的不同省略組合成四要素式、三要素式、二要素式幾種 新聞式標題正副標題式。即正標題用概括性語言表示總結(jié)的內(nèi)容，副標題標明總結(jié)標題的四要素單標題式。即只用概括性語言表示總結(jié)的內(nèi)容。2、正文的寫法（1）正文一般由前言（一般是基本情況的概述）、主體（包括基本做法、成績經(jīng)驗；問題教訓(xùn)；今后工作的努力方向）兩部分內(nèi)容組成（2）常見的結(jié)構(gòu)方式 前言 板塊式 過程和做法 主體 經(jīng)驗和體會 今后打算 這是按“情況成績經(jīng)驗問題意見”或“主旨做法效果體會”的順序來安排內(nèi)容 前言（有時不寫） 基本情況 縱式 階段一 過程與做法 經(jīng)驗與體會 主體 階段二 （同上） 階段三 （同上） 前言概述 觀點一 過程與做法 橫式 經(jīng)驗與體會 主體 觀點二 （同上） 觀點三 （同上）（一）概念（二）基本原則（三）主要內(nèi)容四、公文處理的一般程序 （一）概念 公