檔案分類編號辦法(改)

1、本文格式為Word版，下載可任意編輯 檔案分類編號辦法(改) 關(guān)于下發(fā) X XXXXXX 有限公司 檔案分類編號手段的通知 各相關(guān)部門： 為科學(xué)地管理檔案，促進檔案信息資源的利用與交流，現(xiàn)將檔案分類編號手段下發(fā)，請各部門參照本手段的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 附件：檔案分類編號手段 XXXXXX 有限公司 二 0 一九年二月二十七日 檔案分類編號手段 第一條 為科學(xué)地管理檔案，促進檔案信息資源的利用與交流，制定本手段。 其次條 本手段規(guī)定了本企業(yè)各項工作中形成的全部檔案的分類原那么、類目設(shè)置、編號手段以及檔案實體的排列方法。 第三條 檔案的分類原那么是：以公司全部檔案為對象，依據(jù)本單位職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及

2、其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。 第四條 檔案的類目設(shè)置 （一） 檔案一級類目的設(shè)置 一級類目設(shè)置：管理類（含質(zhì)量管理體系類及公司其他管理類文件）、基建類、設(shè)備儀器、財務(wù)類、職工檔案類、音像類、實物類、照片類、光盤類、電子文件（有實體電子文件檔號與實體保持一致）等 10 大類別。 （二） 檔 案二級及二級以下類目的設(shè)置 1、二級類目一般按工程（或性質(zhì)、類別）設(shè)置，用阿拉伯數(shù)字代替。三級類目按年度設(shè)置。 2、根本創(chuàng)辦類檔案二級類目一般按工程設(shè)置。基建三級類目按年度設(shè)置。 3、設(shè)備儀器類檔案二級類目按設(shè)備儀器編號設(shè)置。 4、財務(wù)檔案二級類目按其種類設(shè)置，如 1 財

3、務(wù)報告、2 會計帳薄、3 會計憑證、4其他等設(shè)置。三級類目按年度設(shè)置，財務(wù)報告（表）不設(shè)置三級類目。 5、音像類檔案一般按載體形式設(shè)置二級類目，如 1 錄音帶、2 錄像帶，如數(shù)量較多可按年度設(shè)置三級類目。 6、實物檔案二級類目一般按實物種類度設(shè)置。二級類目為：如 1 為獎牌類、2 為證書類、3 為印章類等。假設(shè)實物檔案數(shù)量較多，可按年度設(shè)置三級類目。 7、數(shù)碼照片類檔案按年度設(shè)置二級類目，按性質(zhì)設(shè)置三級類目。 8、無實體電子文件檔案二級類目按文件種類設(shè)置。 9、公司內(nèi)檔案保管期限分三類：永久、長期（30 年）、短期（10 年）；永久為久、長期為長、短期為短表示。 第五條 檔號的編制 1、檔號由

4、全宗號、類目號、部門及流水號組成。 2、質(zhì)量管理體系文件按公司文件操縱程序5.1 內(nèi)容舉行編號。 （一）全宗號 統(tǒng)一采用 XXXXX（XXXXX）。 （二）類目號 類目采用其類目中有代表性的英文大寫字母編寫： 1、管理類 CMS 2、基建類 CC 3、設(shè)備儀器類 EM 4、財務(wù)類 FM 5、音像類 AV 6、照片類：紙質(zhì)照片 PT； 數(shù)碼照片 DP。 7、實物類 MO 8、電子文件 ED， 9、光盤類 CD 10、職工檔案類 SA 二級及二級以下類目： 1、管理（質(zhì)量管理體系）、財務(wù)、音像、數(shù)碼照片、實物、人力資源類等二級類目采用阿拉伯數(shù)字編寫。 2、基建類檔案二級類目建筑工程設(shè)置有的，一般應(yīng)

5、優(yōu)先采用型號或舉行編寫；無的，可采用漢語拼音、英文字母或阿拉伯數(shù)字編寫。如：A1、A2、A3、A4、：分別代表建筑工程 1、2、3、4 號廠房。 3、年度號采用相應(yīng)的四位阿拉伯數(shù)字表示。 4、版本采用 A、B、C 5、電子文件類目設(shè)置：有實體的電子文件以實體的檔案編號為檔號；無實體的電子文件二級類目號為性質(zhì)編號，用阿拉伯數(shù)字表示。 6、設(shè)備儀表類二級類編號按公司設(shè)備臺賬中編號。 7、職工檔案類二級類目用阿拉伯數(shù)字區(qū)分，如有三級類目用年度區(qū)分。 （三）部門 名稱 名稱 名稱 名稱 財務(wù)部 FD 質(zhì)量部 QD 生產(chǎn)部 PD 人力資源部 HR 銷售部 SD 倉儲物流科 WL 經(jīng)營規(guī)劃 OD 購買部

6、PC 工藝技術(shù)科 TS 綜合管理部 IM 設(shè)備設(shè)施部 EF 安環(huán)辦 AO （四）流水號（案卷）號 各類檔案分別以適用最多位數(shù)字號碼編寫（案卷）流水號。 第六條 檔號示意： （一）管理類（不含體系類文件）： XXXXX-CMS-HR001 人力資源部管理類第 1 件； XXXXX-CMS-PD001 生產(chǎn)部管理類第 1 件； XXXXX-CMS-FD001 財務(wù)部管理類第 1 件； XXXXX-CMS1-IM001 綜合管理部公司文件第 1 件； XXXXX-CMS2-IM001 綜合管理部外來文件第 1 件； XXXXX-CMS3-IM001 綜合管理部安好類文件第 1 件； XXXXX-CM

7、S4-IM001 綜合管理部環(huán)境類第 1 件； XXXXX-CMS5-IM001 綜合管理部信息類文件第 1 件 XXXXX-CMS6-IM001 綜合管理部企業(yè)文化創(chuàng)辦類第 1 件； XXXXX-CMS7-IM001 綜合管理部制度類文件第 1 件； XXXXX-CMS8-IM001 綜合管理部其他類文件第 1 件； （二）體系類：按文件和記錄管理程序附件 1 1： 體系文件編號規(guī)矩舉行編號： XXXXX1-QD001A 質(zhì)量手冊第 1 版 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；1：代表 1 階文件，QD：代表文件主管部門質(zhì)量部；001：為依次號；A 為第 1 版。 XXXXX2-QD00

8、1A 程序文件第 1 版 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；2：代表 2 階文件，QD：代表文件主管部門質(zhì)量部；001：為依次號；A 為第 1 版本。 XXXXX3-QD001A 作業(yè)文件第 1 版 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；3：代表 3 階文件，QD：代表文件主管部門質(zhì)量部；001：為依次號；A 為第 1 版本。 XXXXXQ-PD001A 生產(chǎn)部的第一份 A 版質(zhì)量記錄 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；Q：代表質(zhì)量管理體系；PD:代表生產(chǎn)部；001：為記錄依次號；A：為第一版。 （三）基建類: : XXXXX-CC3-EF0001 設(shè)備設(shè)施部 3 號廠房第 1

9、件資料 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；CC1：代表基建類二級類目廠房編號；EF:代表主管部門設(shè)備設(shè)施部；001：為資料依次號。 XXXXX-CCA2022-EF0001 設(shè)備設(shè)施部 2 車間 2 號自動窯第 1 件資料; （四）設(shè)備儀器類： XXXXX-EMA3038-EF0001 設(shè)備設(shè)施部 3 車間直線微波（A3038）第 1 件資料。 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；EMA3038：代表設(shè)備儀器類二級類目編號；EF:代表主管部門設(shè)備設(shè)施部；001：為資料依次號。 （五）財務(wù)類： XXXXX-FM1-FD0001 財務(wù)部財務(wù)報告第 1 件資料; XXXXX-FM2-FD0

10、001 財務(wù)部會計賬簿第 1 件資料; XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；FM1：代表財務(wù)報告；FM2 代表會計賬簿；FD：財務(wù)部；0001 代表流水號。 （六）音像類： XXXXX-AV1-IM0001 綜合管理部第 1 件錄音帶資料； XXXXX-AV2-IM0001 綜合管理部第 1 件錄像帶資料； XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；AV1：代表錄音帶；AV2 代表錄像帶；IM：綜合管理部；0001 代表流水號。 （七）實物類： XXXXX-MO1-IM0001 綜合管理部經(jīng)營證件類第 1 類資料 XXXXX-MO2-IM0001 綜合管理部獎牌第 1 件; ; XXXXX-

11、MO3-IM0001 綜合管理部榮譽證書第 1 件 XXXXX-MO4-IM0001 綜合管理部廢止印章第 1 件; XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；MO1：代表經(jīng)營證件類；MO2 代表獎牌類；MO3：代表榮譽證書類；MO4：代表印章類；IM：綜合管理部；0001 代表流水號。 （八）照片類： XXXXX-PT1-IM0001 綜合管理部紙質(zhì)照片類第 1 件; XXXXX-PT2-IM0001 綜合管理部電子照片類第 1 件; XXXXX 為公司代碼（宗號），PT1 為紙質(zhì)照片類，PT2 為電子照片類；IM0：綜合管理部，001 第 1 件資料。 （九）電子文件： XXXXX-ED-I

12、M0001 綜合管理部電子類第 1 件資料; XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；ED 代表電子類；IM 代表綜合管理部；0001 代表流水號。 ( ( 十) ) 電子文件光盤載體編號示意： XXXXX-CD1-IM0001 電子文件光管理類第 1 盤； XXXXX-CD2-IM0001 電子文件賬務(wù)類第 1 盤； XXXXX-CD3-IM0001 電子文件基建類第 1 盤。 XXXXX-CD4-IM0001 電子照片類第 1 盤。 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；CD1：代表管理類；CD2 代表賬務(wù)類光盤；CD3：代表基建類；CD4 電子光盤照片類；IM：綜合管理部；0001 代

13、表流水號。 (十一) 職工檔案類： XXXXX-SA1-IM0001 綜合管理部職工檔案員工簡歷類第 1 件資料 XXXXX-SA2-IM0001 綜合管理部職工檔案員工入職登記表第 1 件資料 XXXXX-SA3-IM0001 綜合管理部職工檔案員工微分證復(fù)印件第 1 件資料 XXXXX：代表 XXXXX（全宗號）；SA1：代表員工簡歷類；SA2 代表員工入職登記表 類；SA3：代表員工身份證復(fù)印件類；IM：綜合管理部；0001 代表流水號。 第七條 檔案分類大綱 序號 一級類目與 二級類目與 三級類目與 1 管理類 CMS 按性質(zhì)或類別 1 為公司文件 2 為外來文件 3 安好類文件 4

14、環(huán)境類文件 5 信息類文件 6 企業(yè)文化創(chuàng)辦類文件 7 制度類文件 8 其他文件 質(zhì)量管理體系類文件按文件編號或記錄編號 年度號 2 基建類 CC 工程工程名稱及 年度號 3 設(shè)備儀器類 EM 設(shè)備儀器編號 年度號 4 財務(wù)類 FM 1 財務(wù)報告 2 賬簿 3 憑證 4 其它 年度號 5 照片類 DP 1 紙質(zhì)照片 2 電子照片 年度號 6 實物類 MO 按實物種類劃分： 1 企業(yè)經(jīng)營證書 2 獎牌 3 榮譽證書 4 廢止印章 年度號 7 電子文件 ED 按文件編號舉行編號 年度號 9 光盤類 CD 按載體內(nèi)容：1 管理類 2 財務(wù)類 3基建類 4 照片類 年度號 10 職工檔案類 （SA） 按國家有關(guān)部門規(guī)定設(shè)置二級及二級以下類目 年度號 第八條 檔案實體排架 公司檔案排架如下： （一）一級類目按管理類、基建類、設(shè)備儀器類、財務(wù)類、數(shù)碼照片類、音像類、實物類、電子文件類、職工檔案類等大類依次排列。 （二）各大類內(nèi)按以下依次排列 1、管理類檔案，在大類內(nèi)按蛋白質(zhì)