辦公室環(huán)境管理

1、關(guān)于辦公室環(huán)境管理第一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月第二節(jié) 辦公環(huán)境管理技能要求1、進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境2、做好信息的保密工作知識(shí)要求1、健康、安全的辦公室環(huán)境的基本要求2、秘書(shū)保密工作的范圍和要求第二張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)工作環(huán)境安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備案例通常企業(yè)辦公室中安全檢查的方法：1、確定檢查周期，定期檢查2、發(fā)現(xiàn)隱患，在職權(quán)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)3、個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除時(shí)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決4、將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、處理等過(guò)程認(rèn)真記錄在本企業(yè)的“隱患記錄及處理表”中第三張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月

2、一、合理布置辦公室二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境第四張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月布置辦公室的基本要求1、辦公室大2、桌子同樣大小3、柜子高度一致4、外賓來(lái)訪部門(mén)入口處5、自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板6、空間7、主管座位8、自然光9、電源插座10、常用設(shè)備與檔案第五張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月辦公室布置的三大原則1、有利于溝通2、便于監(jiān)督3、協(xié)調(diào)、舒適（人際關(guān)系協(xié)調(diào)的表現(xiàn)和要求：連續(xù)性、協(xié)同性、有序、和諧）第六張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月辦公室布置的具體要求1、排列：直線對(duì)稱(chēng)2、座位間通道3、領(lǐng)導(dǎo)者：后方4、光線5、常用設(shè)備6、電話：5平方米空間范圍第七張，

3、PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月工作程序1、對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門(mén)及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。根據(jù)工作的需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議第八張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月安全檢查的內(nèi)容1、學(xué)法2、上崗前安全學(xué)習(xí)3、主動(dòng)識(shí)別隱患4、發(fā)現(xiàn)異常、險(xiǎn)情，應(yīng)立即向主管報(bào)告5、操作設(shè)備6、發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報(bào)告，并填寫(xiě)“設(shè)備報(bào)告登記表”第九張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月 辦公環(huán)境中常見(jiàn)的有礙健康和安

4、全的隱患1、地、墻、天花板、門(mén)、窗2、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道3、辦公家具4、辦公設(shè)備及操作5、工作中疏忽造成的傷害、失密6、火災(zāi)或消防中的第十張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求1、建筑2、光線3、溫度4、通風(fēng)5、空間6、噪音7、家具8、辦公設(shè)備要滿(mǎn)足安全要求9、辦公設(shè)備的安裝10、設(shè)置相應(yīng)的消防、報(bào)警裝置11、飲水12、急救包13、建立相應(yīng)的規(guī)章制度14、裝飾、綠色植物第十一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月工作程序1、確定安全檢查周期，定期檢查2、發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)3、發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無(wú)法排除的危險(xiǎn)，有

5、責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決第十二張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月注意事項(xiàng)1、上崗前應(yīng)了解辦公室場(chǎng)所的安全規(guī)定2、安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別安全隱患表：記錄的是隱患，包括辦公環(huán) 境和辦公設(shè)備兩部分設(shè)備故障表：記錄的是辦公設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)的故障第十三張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月第三節(jié) 日常辦公室事務(wù)技能要點(diǎn)：1、安排值班工作，并編制值班表2、管理零碎現(xiàn)金并履行報(bào)銷(xiāo)手續(xù)知識(shí)要點(diǎn)1、值班工作的內(nèi)容及值班管理制度2、印章及介紹信管理要求第十四張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月一、管理印章和介紹信二、安排值班工作三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)四、安排上司的差旅事宜五、完

6、成上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)六、管理時(shí)間、提高工作效率第十五張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月印章和介紹信的管理印章和介紹信是各級(jí)各類(lèi)組織對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證使用印章、介紹信，一般應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，辦理簽批手續(xù)，秘書(shū)人員不得擅自作主第十六張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月印章的管理分類(lèi)：?jiǎn)挝挥≌拢ê撚。﹩挝活I(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章秘書(shū)部門(mén)的公章作用：標(biāo)志作用權(quán)威作用法律作用憑證作用第十七張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月1、印章的種類(lèi)： 正式印章 套印章 鋼印 領(lǐng)導(dǎo)人簽名 專(zhuān)用章2、印章的樣式 構(gòu)成：質(zhì)料、形狀、印文、圖案、尺寸規(guī)格第十八張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2

7、022年6月工作程序刻制程序： 上級(jí)正式機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)制發(fā)單位開(kāi)具公函附章樣到公安部門(mén)辦理登記公安部門(mén)指定刻制單位刻制印章選定啟用時(shí)間發(fā)出附印樣的通知雙人同行取回印章拆封檢驗(yàn)專(zhuān)人保管第十九張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月印章的刻制和使用申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)用印申請(qǐng)單專(zhuān)人審核內(nèi)容用印登記印章的刻制須上級(jí)單位批準(zhǔn)的正式公文，到公安部門(mén)登記，有指定單位刻制印章在啟用前，應(yīng)備文通知有關(guān)單位保管者不得委托他人代蓋，不得隨意帶出辦公室，不得交他人拿走使用保管通常由秘書(shū)承擔(dān)，保管者是使用者蓋章要上不壓正文，下要騎年蓋月蓋章要領(lǐng)：握法標(biāo)準(zhǔn)、印泥適度、用力均勻、落印平穩(wěn)第二十張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月

8、介紹信及其管理介紹信是用來(lái)介紹被派遣人員的姓名、年齡、身份、洽談事項(xiàng)等情況的一種專(zhuān)用書(shū)信，具有介紹和證明的雙重作用出具介紹信，要通過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫(xiě)清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查介紹信有時(shí)限要求第二十一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月用印要謹(jǐn)慎1、用印時(shí)，首先檢查有無(wú)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)用印的簽字。加蓋單位的公章應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。2、檢查文件內(nèi)容，看其是否超越或是降低了本單位公章的職權(quán)范圍。3、公章的使用必須登記，登記的內(nèi)容為：用印日期、用印編號(hào)、用印單位、印文名稱(chēng)、用印人姓名、批準(zhǔn)用印人姓名、蓋章人姓名4、蓋章要保證位置恰當(dāng)5、印章管理人員發(fā)現(xiàn)帶有政治性錯(cuò)誤或政治

9、上不嚴(yán)肅的文件；弄虛作假的或與實(shí)際有較大出入發(fā)文件；內(nèi)容、觀點(diǎn)、文字有毛病的文字；根本就不該蓋印的文件，則不能蓋印并及時(shí)向上司反映。6、不允許違章用印，以印謀私。杜絕濫用印、私用印、空用印，以及將印章帶出辦公室。第二十二張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月安排值班工作1、學(xué)習(xí)目標(biāo)： 能夠安排值班工作，并合理編制值班表2、值班表常用在： a、值班室 b、平日需要有人值班的辦公室 c、節(jié)假日值班辦公室 d、為某項(xiàng)任務(wù)值班的辦公室第二十三張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月一、安排值班工作，編制值班表值班工作的內(nèi)容值班表的編制值班管理制度第二十四張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月

10、值班工作主要內(nèi)容：（1）記好值班電話記錄（時(shí)間、單位、姓名、內(nèi)容）（2）記好值班接待記錄（來(lái)訪人姓名、單位、來(lái)訪原由、聯(lián)系電話）（3）記好值班日記（針對(duì)外來(lái)信函、電報(bào)、反映情況）（4）做好信息傳遞第二十五張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月值班工作程序制定值班制度與值班規(guī)定編制值班安排表通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表值班人員做值班記錄重大事件做值班報(bào)告值班結(jié)束交接班第二十六張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月值班工作1、值班工作的任務(wù)辦理上司交辦的事項(xiàng) 上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外認(rèn)真處理來(lái)函、來(lái)電掌握上司外出活動(dòng)情況 協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作加強(qiáng)安全護(hù)衛(wèi)2、值班工作規(guī)范堅(jiān)守值班崗位認(rèn)真處理事務(wù)做好

11、值班記錄負(fù)責(zé)接待工作熱情接待來(lái)訪者第二十七張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月值班表 值班表是將某一時(shí)間段中已經(jīng)確定的上班人員姓名清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒人們按照值班表的要求值班，以保證組織整體工作連續(xù)和完成的表格。第二十八張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月*值班表的編制（熟記）1、值班期限和具體值班時(shí)間2、按要求填入值班人姓名3、值班地點(diǎn)4、標(biāo)明負(fù)責(zé)人或帶班人姓名5、有時(shí)須簡(jiǎn)明表明值班內(nèi)容6、標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人的姓名第二十九張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月值班工作管理制度（1）信息處理制度（2）崗位責(zé)任制度（3）保密制度（4）交接班制度第三十張，PP

12、T共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月二、有關(guān)現(xiàn)金和報(bào)銷(xiāo)的知識(shí)和規(guī)定零用現(xiàn)金的管理商用費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)第三十一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月零用現(xiàn)金的管理1、建立零用現(xiàn)金帳簿2、領(lǐng)取人填寫(xiě)“零用現(xiàn)金憑單”3、核對(duì)憑單，有授權(quán)人簽字方可4、核對(duì)領(lǐng)取人提交的發(fā)票與憑單是否一致5、支出須在帳簿上記錄6、支出達(dá)到一定數(shù)額或月末，到財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)并將現(xiàn)金返回零用現(xiàn)金箱周轉(zhuǎn)第三十二張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1、提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表2、授權(quán)人審核同意，并簽名批準(zhǔn)3、報(bào)告或申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門(mén)，領(lǐng)取現(xiàn)金或支票；先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)活動(dòng)4、使用時(shí)要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票5、商

13、務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，將發(fā)票附在“出差報(bào)銷(xiāo)單”后，簽名，報(bào)銷(xiāo)6、如活動(dòng)中，計(jì)劃費(fèi)用不夠，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，取得許可后，超出部分方可報(bào)銷(xiāo)。第三十三張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月注意：秘書(shū)人員不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室“小金庫(kù)”，應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公秩序和財(cái)務(wù)制度秘書(shū)保管備用金，應(yīng)把辦公室的開(kāi)支記錄下來(lái)，以便了解辦公開(kāi)支的情況，也可作資料查詢(xún)第三十四張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月安排上司差旅事務(wù)相關(guān)知識(shí)：1、差旅準(zhǔn)備的要求： 待遇 時(shí)刻表 愛(ài)好、習(xí)慣 順序第三十五張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月2、制定旅程計(jì)劃表 （1） 要明確上司旅行的意圖、目的地、旅行時(shí)間、到達(dá)目的地

14、后的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃 （2）了解上司對(duì)交通工具及食宿的要求，熟悉本單位對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定 （3）制定旅程表時(shí)，索取相關(guān)資料，了解具體情況，合理安排時(shí)間 （4）旅行計(jì)劃要按時(shí)間順序編排，做到清楚明了。第三十六張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月安排上司的差旅事務(wù)的工作程序（1）、制定商務(wù)旅行計(jì)劃 1）出差的時(shí)間、啟程及返回日期，接站安排。 2）出差的路線、終點(diǎn)及途徑地點(diǎn)和住宿安排。 3）會(huì)晤計(jì)劃（人員、地點(diǎn)、日期和時(shí)間） 4）交通工具的選擇 5）需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料 6）上司或接待人的特別要求 7）上司旅行區(qū)域的天氣情況（了解旅行地區(qū)的天氣） 8）行程安排，約會(huì)、會(huì)議計(jì)劃，會(huì)晤人

15、員的名單及背景，會(huì)晤主題。 9）差旅費(fèi)用、現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票 10）上司的住宅電話號(hào)碼第三十七張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月制作旅程表 日 期： 時(shí) 間： 地 點(diǎn)： 交通工具： 具體事項(xiàng)： 備 注：第三十八張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月工作程序： 制定商務(wù)旅行計(jì)劃 制作旅程表 準(zhǔn)備上司在不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱 辦理出國(guó)手續(xù) 在上司出行前落實(shí)具體工作內(nèi)容 第三十九張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月第四十張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月要求： 明確上司意圖及活動(dòng)內(nèi)容 了解上司對(duì)旅行各項(xiàng)事務(wù)的具體要求及本單位規(guī)定 向旅行社索取旅行有關(guān)資料 旅程表要按時(shí)

16、序安排并注意各地時(shí)差 擬訂多個(gè)方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇。第四十一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月做好信息保密工作信息保密工作的類(lèi)別信息保密工作的措施第四十二張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月按載體分包括：口頭信息的安全及保密工作紙面信息的安全及保密工作電子信息的安全及保密工作第四十三張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月做好口頭信息的安全1、不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息。2、沒(méi)有確認(rèn)電話、對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過(guò)電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息。3、向來(lái)訪者提供組織允許提供的信息，若超出范圍，應(yīng)向上司匯報(bào)。4、遵照會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。第四十四張，PP

17、T共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月做好紙面信息的安全1、接受任何保密文件、資料等都要簽收并登記2、文件或其他紙質(zhì)信息只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員，并要簽收3、在傳遞保密文件或資料時(shí)，要放在文件夾中攜帶，以防失密或丟失4、機(jī)密文件須保存在帶鎖的、防火的柜子里5、離開(kāi)辦公室時(shí)不要把信息或機(jī)密文件留在辦公桌上，應(yīng)鎖入抽屜，并鎖好門(mén)窗6、用郵件發(fā)送保密信息，信封要貼封口，并標(biāo)記“秘密”或“保密”7、為了確保安全，高密級(jí)信息可以由工作人員親自送交收件人8、復(fù)印完成后，應(yīng)將保密原件取走，不要留在玻璃板上9、當(dāng)傳真保密信息時(shí)，須使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁即時(shí)收取10、極為重要且不常使用

18、的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里11、不再需要的保密的文檔要粉碎第四十五張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月做好電子信息安全1、計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方，如果來(lái)訪者走近，應(yīng)迅速滾動(dòng)頁(yè)面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器2、計(jì)算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī)3、在提交電子信息給他人之前，應(yīng)向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人4、每個(gè)使用者應(yīng)有自己的識(shí)別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換5、應(yīng)該使用密碼來(lái)保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，并定期更換6、計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒殺毒，為了安全，不要安裝借來(lái)的程序7、重要的文件要備份，并存儲(chǔ)在安全加鎖的地方，磁盤(pán)不能保存在過(guò)熱或過(guò)冷的地方8、有保密信息的

19、軟盤(pán)不應(yīng)帶出單位9、有可能計(jì)算機(jī)警報(bào)系統(tǒng)，防止信息被盜第四十六張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月保密工作應(yīng)注意：文件保密（自覺(jué)做好接受、傳遞和保管）會(huì)議保密（會(huì)議內(nèi)容不得隨意擴(kuò)散和泄漏，是否公開(kāi)、何時(shí)公開(kāi)、向誰(shuí)公開(kāi)都由主管領(lǐng)導(dǎo)確定）科技保密第四十七張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月做好組織中特定信息的保密工作人事信息財(cái)務(wù)信息產(chǎn)品信息客戶(hù)信息第四十八張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月三、文書(shū)形成、處理程序收文（簽收拆封登記擬辦發(fā)辦傳閱承辦催辦辦復(fù)）發(fā)文（交擬議擬撰擬審核簽發(fā)印制用印登記發(fā)文）立卷、歸檔銷(xiāo)毀第四十九張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月立卷的范圍凡是在工

20、作活動(dòng)中形成和使用，已經(jīng)辦理完畢，具有考察價(jià)值的文件材料文件案卷歸檔歸檔是指文書(shū)部門(mén)將立好的案卷定期向檔案部門(mén)移交，以便集中保管第五十張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月立卷的工作程序檢查和整理歸卷文件鑒定區(qū)分保管期限具體組卷拆除裝訂修補(bǔ)不合規(guī)格文件編寫(xiě)頁(yè)碼登記卷內(nèi)目錄和備考表擬定案卷標(biāo)題裝訂成卷填寫(xiě)案卷封面案卷排列與編號(hào)編制案卷目錄編寫(xiě)歸卷號(hào)第五十一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月公文銷(xiāo)毀特殊場(chǎng)合不立即銷(xiāo)毀有可能造成嚴(yán)重失密的公文程序：鑒定逐件核定造冊(cè)將目錄送領(lǐng)導(dǎo)簽批在有關(guān)人員監(jiān)督下銷(xiāo)毀方式： 焚燒、粉碎、重新制成紙漿第五十二張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月第三節(jié)

21、辦公用品的發(fā)放和管理技能要點(diǎn)辦理辦公設(shè)備和耗材的進(jìn)貨和保管進(jìn)行庫(kù)存管理知識(shí)要點(diǎn)辦公設(shè)備和辦公易耗品的進(jìn)出庫(kù)基本知識(shí)和保管常識(shí)辦公用品和易耗品的庫(kù)存管理基本要求第五十三張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月一、辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨和保管 辦公室秘書(shū)處理的庫(kù)存物品辦公用品和消費(fèi)品紙張、打印機(jī)墨盒、鋼筆、圖釘、膠水、橡皮、尺子等小型辦公設(shè)備廢紙簍、裝訂機(jī)等第五十四張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月辦公用品和設(shè)備的接收程序先用訂貨單和通知單,核對(duì)對(duì)方交付貨物時(shí)出具的訂貨單及貨物數(shù)目不對(duì)，立即通知采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系供應(yīng)商接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購(gòu)部門(mén),按真實(shí)的數(shù)目支付款項(xiàng)接收的每一類(lèi)貨物應(yīng)登記

22、在庫(kù)存卡的接收項(xiàng)及時(shí)更新庫(kù)存余額按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好訂立物品發(fā)放制度，確定發(fā)放人第五十五張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月庫(kù)存保管的措施儲(chǔ)存間或物品柜要上鎖各類(lèi)物品貼上標(biāo)簽，表明類(lèi)別和存放地新物品置于舊物品上面體積大、份量重的放置在最下面小的、常用的，放在較大的前面儲(chǔ)存間要有良好的通風(fēng)良好的照明第五十六張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月二、辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存管理保證進(jìn)貨卡、出貨卡、庫(kù)存卡三卡一致庫(kù)存記錄可以用手工記錄在一連串的庫(kù)存記錄卡片上，或者在計(jì)算機(jī)使用庫(kù)存控制軟件包、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)。第五十七張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月庫(kù)存記錄的目的保證大量的資

23、金不被不必要的庫(kù)存占用空間不被用來(lái)存儲(chǔ)不必要的貨物監(jiān)督個(gè)人和部門(mén)對(duì)物品的使用保持充足的貨存監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)第五十八張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月庫(kù)存卡內(nèi)容項(xiàng)目單位庫(kù)存參考號(hào)最大庫(kù)存量再定貨量最小庫(kù)存量日期接收發(fā)放余額第五十九張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月第四節(jié) 辦公效率和時(shí)間管理技能要求1、運(yùn)用時(shí)間表進(jìn)行管理2、編制并管理本人和上司的工作日志知識(shí)要點(diǎn)時(shí)間表、工作日志的基本內(nèi)容和要求 第六十張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月【案例】對(duì)時(shí)間的管理自我時(shí)間的管理對(duì)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間的管理第六十一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月時(shí)間管理

24、落后的原因1、領(lǐng)導(dǎo)者自身陳舊的時(shí)間觀念2、客觀原因，如組織環(huán)境因素3、秘書(shū)部門(mén)自身原因第六十二張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月時(shí)間管理原則時(shí)間有序性最大限度的為領(lǐng)導(dǎo)謀求可控時(shí)間重急輕緩的原則切忌安排領(lǐng)導(dǎo)事必躬親的原則第六十三張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間管理具體時(shí)間表【習(xí)題】工作計(jì)劃表第六十四張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月一、時(shí)間表的編制 根據(jù)信息制定一份時(shí)間表 天地公司銷(xiāo)售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多，七月的前兩周要到上海開(kāi)會(huì)；八月的第二周要去香港參加5天會(huì)議；每月的最后一個(gè)星期五上午是銷(xiāo)售部固定的部門(mén)會(huì)議；八月最后一個(gè)星期三要參加公司的辦公會(huì)議；七月的

25、第三周星期二要在公司開(kāi)銷(xiāo)售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神；八月第一周的星期一還要面試3位營(yíng)銷(xiāo)員；九月的前兩周希望安排休假。第六十五張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月第三季度會(huì)議時(shí)間表 （2002.7-9）七月八月九月第一周上海會(huì)議周一上午：面試3位營(yíng)銷(xiāo)員休假第二周上海會(huì)議香港會(huì)議休假第三周周二：銷(xiāo)售會(huì)議，傳達(dá)上海會(huì)議精神（大會(huì)議室）第四周周五（上午）部門(mén)會(huì)議周三：公司辦公會(huì)議周五（上午）部門(mén)會(huì)議周五（上午）部門(mén)會(huì)議第六十六張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月時(shí)間表的編制方法根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)、任務(wù)發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列

26、清晰繪制表格，標(biāo)明時(shí)期、時(shí)間、項(xiàng)目用簡(jiǎn)明的文字將信息填入表格第六十七張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月時(shí)間表的類(lèi)別年度時(shí)間表（將一年中企業(yè)的例行會(huì)議、重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、確定的商務(wù)出訪等安排妥善，可參照上一年的時(shí)間表和新一年的工作部署）季度時(shí)間表月時(shí)間表（由主管領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議擬定或請(qǐng)其他領(lǐng)導(dǎo)提出下月計(jì)劃，再結(jié)合集體議定事項(xiàng)，由秘書(shū)制表，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審定下發(fā)實(shí)施）周時(shí)間表（常在周五下班前或周一上午由主要領(lǐng)導(dǎo)碰頭協(xié)商活動(dòng)安排，在月時(shí)間表的基礎(chǔ)上，加上平時(shí)收集信息，由秘書(shū)人員按周一至周五分上下午排表，經(jīng)被授權(quán)人過(guò)目印發(fā)給相關(guān)人員 ）第六十八張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月二、管理自己和上司

27、的工作日志【案例】秘書(shū)的職責(zé)是把多而雜的問(wèn)題和事情安排好。詳細(xì)的、清楚的工作日志、工作計(jì)劃和詳細(xì)的時(shí)間安排每天、月、季度、年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺(tái)式日志等辦公輔助手段第六十九張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月工作日志日志9月28日（星期五），2001 時(shí)間 地點(diǎn) 活動(dòng)內(nèi)容 備注09：00 辦公室 工作人員會(huì)議日程09：30 會(huì)議室 會(huì)議開(kāi)始進(jìn)行 帶A文件10：30 辦公室 會(huì)議結(jié)束，整理信函10：45 辦公室 信函分類(lèi)處理，文件經(jīng)理簽字11：00 辦公室 打字機(jī)維修工維修打字機(jī)11：30 辦公室 約會(huì)提醒：王總會(huì)見(jiàn)貝爾先生12：00 銀行 匯款：人民幣

28、、美元14：30 辦公室 工作人員會(huì)議記錄15：00 區(qū)郵政局 郵寄公司信函17：00 大森林酒店 18：00開(kāi)始的招待會(huì)，提醒總經(jīng)理第七十張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月工作日志通常兩本：上司使用；自己使用 使用工作方法：1、提前了解，當(dāng)日一早再次確定補(bǔ)充2、在自己日志上標(biāo)明當(dāng)日應(yīng)完成的任務(wù)3、輸入信息，先用鉛筆，確認(rèn)后用水筆正式標(biāo)明，還可使用不同色彩4、信息完整（時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)絡(luò)）5、當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化6、上司日志變化的同時(shí)，更改自己的日志，做好更變的善后工作7、自己的日志要標(biāo)明上司活動(dòng)的準(zhǔn)備工作，逐項(xiàng)落實(shí)8、協(xié)助和提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃第七十一張，PPT共七十九頁(yè)，創(chuàng)作于2022年6月注意事項(xiàng)秘書(shū)日志比上