淺析已被依法辦理注銷與吊銷工商企業(yè)檔案資料的保管期限優(yōu)秀獲獎科研論文

1、淺析已被依法辦理注銷與吊銷工商企業(yè)檔案資料的保管期限優(yōu)秀獲獎科研論文 【摘 要】長期以來，已被依法注銷與吊銷的工商企業(yè)登記檔案資料的保管工作一直在困擾著工商行政管理機關(guān)的企業(yè)檔案管理部門。在日常工作中，面對這類沒有明確保管期限的工商企業(yè)檔案資料，是企業(yè)當(dāng)年注銷、吊銷后就可將其檔案資料進(jìn)行銷毀還是長期保存等，一直以來沒有明確的界定。為此，對工商企業(yè)檔案資料保管與利用工作崗位的現(xiàn)狀進(jìn)行研究十分必要。 【關(guān)鍵詞】依法注銷與吊銷 企業(yè)公司 檔案管理 期限 一、公司注銷和公司吊銷的特征、區(qū)別及法律后果 （一）公司注銷和公司吊銷的含義及區(qū)別 1.注銷是企業(yè)由于自身原因不能或者不愿經(jīng)營下去而主動要求銷戶，不

2、涉及違法現(xiàn)象。也就是說，當(dāng)一個公司宣告破產(chǎn)，或者被其他公司收購、公司章程規(guī)定營業(yè)期限屆滿、公司內(nèi)部分立解散，或者由于一些業(yè)務(wù)經(jīng)營方式不規(guī)范被依法責(zé)令關(guān)閉，這時公司可以向工商行政管理機關(guān)企業(yè)登記注冊部門進(jìn)行登記申請注銷。 2.吊銷一般是指被政府有關(guān)部門依法撤銷，是政府有關(guān)部門做出的一種行政處罰措施，主要針對被吊銷單位的違法經(jīng)營行為或者是營業(yè)執(zhí)照過期未審等情況。也就是說，當(dāng)企業(yè)在經(jīng)營過程中，出現(xiàn)了違法經(jīng)營行為，或者每年年檢時，該企業(yè)已經(jīng)連續(xù)幾年未到工商行政管理機關(guān)對營業(yè)執(zhí)照進(jìn)行有效的審驗，此時，工商行政管理機關(guān)，可依據(jù)中華人民共和國企業(yè)法人登記管理條例中華人民共和國公司登記管理條例中華人民共和國企

3、業(yè)法人登記管理條例施行細(xì)則及國家工商總局企業(yè)年度檢驗辦法的規(guī)定，對企業(yè)公司營業(yè)執(zhí)照依法進(jìn)行吊銷。 3.注銷和吊銷都是一種法律行為，都會產(chǎn)生經(jīng)營主體的經(jīng)營資格不復(fù)存在的法律后果，但二者的行為性質(zhì)及最終法律后果存在很大區(qū)別，既注銷企業(yè)則直接導(dǎo)致企業(yè)主體資格的消滅，注銷后企業(yè)終止民事權(quán)利能力，不能再從事任何民事活動。 （二）公司注銷和公司吊銷的法律后果 1.注銷一般是經(jīng)營主體決定終止經(jīng)營向工商行政管理機關(guān)履行的登記程序，注銷是企業(yè)的主動行為。在企業(yè)注銷的同時，隨著企業(yè)資產(chǎn)及債務(wù)清算等工作的完善，該企業(yè)就宣告消亡。也就是說企業(yè)的主體資格已被消滅，任何民事權(quán)利已終止。 2.吊銷則肯定是工商行政管理機關(guān)對

4、嚴(yán)重違法的登記主體做出的行政處罰，吊銷則是被動的。根據(jù)中華人民共和國公司法（以下簡稱公司法） 和最高人民法院關(guān)于企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照被吊銷后，其民事訴訟地位如何確定的函 的有關(guān)規(guī)定，企業(yè)法人被吊銷營業(yè)執(zhí)照后，應(yīng)當(dāng)依法進(jìn)行清算，清算程序結(jié)束并辦理工商注銷登記后，該企業(yè)法人才歸于消滅。 因此，吊銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照并不能當(dāng)然地導(dǎo)致企業(yè)法人資格的消滅。在公司清算并注銷登記之前，公司的股東不能夠分配公司的財產(chǎn)，否則對公司財產(chǎn)造成的損害應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。所以，吊銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照這一行政處罰的實施并不影響企業(yè)按照正常的程序進(jìn)行清算、并申請注銷登記。 二、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的基本構(gòu)成及成分構(gòu)成 1.注銷與吊銷企業(yè)檔

5、案資料的基本構(gòu)成：一是國有公司，機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位設(shè)立的下屬企業(yè)公司，大型省屬企業(yè)公司，集團(tuán)公司，發(fā)行股票的上市公司，股份制公司，有限公司及分公司，有限責(zé)任公司及分公司，以及能代表地方特色的老牌企業(yè)公司等。二是個體私營公司，有限公司與有限責(zé)任公司及分公司等。三是在江西設(shè)立的外資公司，外資合作公司，外資獨資公司，外資分公司，外資方駐中國江西代表處及辦事處等。 2.注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的成分構(gòu)成：一是公司設(shè)立時所有具有法律效應(yīng)的登記材料。其中包括：有公司法人簽署的設(shè)立登記表，法人及公司股東（以公司名義出資的股東營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）的身份證復(fù)印件，公司董事及監(jiān)事會成員身份證復(fù)印件，公司章程，出資

6、證明，經(jīng)營地址，聯(lián)系方式等。二是公司變更、年檢、備案、質(zhì)押等一系列檔案材料。其中包括：章程修正、變更公司經(jīng)營地址及范圍，公司資金增加與減少，法人及董事、監(jiān)事等變動，歷年年檢財務(wù)報表，公司某些事項的備案，以及公司以財產(chǎn)、股票等物質(zhì)押等等。 三、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的實際運用 在企業(yè)檔案資料實際運用工作中，盡管有的企業(yè)是公司自行自愿注銷的，但是，這些已經(jīng)依法注銷與吊銷的企業(yè)檔案資料，還是經(jīng)常被調(diào)閱使用，尤其是公、檢、法、紀(jì)檢、監(jiān)察機關(guān)及律師事務(wù)所等辦案使用頻率較高，還有企業(yè)公司自身事后也來翻舊賬等等。所以，管理好這些檔案資料也顯得尤為重要。對此，筆者就注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的實際運用，略舉一例翔

7、實案例。2012年期間，有位律師需要查詢某企業(yè)公司檔案資料。事由是該公司原股東與股東之間的股份、債務(wù)及財產(chǎn)處置等問題，一直糾纏不清，甚至鬧到要打官司，你說你的股份當(dāng)初是多少、多少，他說他的股份是多少、多少等等。還有的股東拿出了所謂當(dāng)年在工商登記時的材料來證明（經(jīng)對照檔案資料中的原始材料，純屬偽造）。經(jīng)過查閱檔案資料，該企業(yè)公司是1984年設(shè)立的，于1996年被依法吊銷。公司被吊銷后由于股東與股東之間的善后事務(wù)沒有及時處理，才導(dǎo)致了若干年后重提以前舊賬的現(xiàn)象。好在有工商企業(yè)檔案資料作證，最終，使他們弄清了股東與股東之間的具體股份，為他們正本清原提供了依據(jù)。 四、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的保管現(xiàn)狀

8、隨著我國經(jīng)濟建設(shè)改革與發(fā)展的步伐不斷進(jìn)行和深入，越來越多的企業(yè)公司如雨后春筍般地涌入市場，給日益發(fā)展的市場經(jīng)濟不斷帶來新的活力。但是，既有“生”也會有“死”，企業(yè)公司也是如此。一方面新設(shè)立的企業(yè)和那些“活著的”企業(yè)公司在不斷增加變更、備案等檔案資料，另一方面注銷與被依法吊銷企業(yè)公司也在不斷增加。長期以來，無論是省級，還是其他市級和縣級工商行政管理機關(guān)，在管理這些企業(yè)檔案資料等工作中，都要花費很大的人力、物力及財力成本，尤其是這些注銷與吊銷企業(yè)公司的檔案資料，銷毀又沒有相關(guān)的法律依據(jù)，不銷毀只見庫房內(nèi)存空間不斷膨脹和擠壓。這樣一來，不僅給庫房的儲存帶來巨大壓力，同時也給庫房的承重帶來危險。所以，

9、對這類企業(yè)檔案資料的保管，期望能有一個權(quán)威性的保管期限表來具體指導(dǎo)和實施。 五、注銷與吊銷企業(yè)檔案資料的保管期限 筆者根據(jù)這類企業(yè)檔案資料的特殊性，結(jié)合工作中的實際案例，認(rèn)為，對此類檔案資料的保管期限應(yīng)參照目前國家對文書檔案保管期限的方式來鑒定，即分為永久和定期兩種。 1.永久保存的范圍應(yīng)包括：一是所有注銷與吊銷企業(yè)設(shè)立登記時的檔案資料既開業(yè)時的翔實材料（不包括企業(yè)屬下的分公司、個人出資的私有公司、外資方駐江西代表處及辦事處等）。二是所有企業(yè)開業(yè)后的變更、備案、股權(quán)質(zhì)押等輔助性登記材料（不包括企業(yè)屬下的分公司、個人出資的私有公司等）。 2.定期保存的期限又可分為30年和10年。30年保存的，一是包括有限責(zé)任公司與股份有限公司等檔案資料；二是所有企業(yè)的年檢報告材料。三是所有外資方設(shè)立代表處及辦事處等檔案資料。10年保存的，一是由個人出資的個體私有企業(yè)的獨資公司等（對大型的曾經(jīng)很有名氣的除