會(huì)議管理(半天版)

1、劉峰松會(huì)議管理為什么要開會(huì)為什么有人不喜歡開會(huì)為什么會(huì)議會(huì)拖沓、扯皮為什么開會(huì)時(shí)都喜歡坐在后面為什么開會(huì)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的座位都安排在前排我們有什么必須每時(shí)每刻都放不下的事我們?yōu)槭裁磿?huì)放任別人議論自己的議題為什么我們心甘情愿地執(zhí)行自己不在場的決議課前導(dǎo)入會(huì)前因素明確會(huì)議目標(biāo)確定與會(huì)人員制訂會(huì)議議程選擇會(huì)議方式安排場地/設(shè)備會(huì)議/議程通知影響會(huì)議效率的因素會(huì)中因素準(zhǔn)點(diǎn)開會(huì)營造氛圍合理控制節(jié)奏遵守會(huì)議守則遵守人員角色遵守議程總結(jié)會(huì)議成果準(zhǔn)點(diǎn)結(jié)束會(huì)議會(huì)后因素分發(fā)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議文件存檔跟進(jìn)回憶決議高效會(huì)議的特征只有在必要時(shí)才召集好好籌劃擬定和分發(fā)議程表事先分發(fā)發(fā)言大綱遵守議題、議程、時(shí)間一切按部就班對(duì)相關(guān)議題有經(jīng)

2、驗(yàn)的人出席有評(píng)論、有歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議流程通知開會(huì)準(zhǔn)備會(huì)場、設(shè)備、資料簽到入座準(zhǔn)點(diǎn)開會(huì)（誰都不等）宣布開會(huì)再次強(qiáng)調(diào)議題、議程進(jìn)入議程總結(jié)會(huì)議成果散會(huì)整理會(huì)場會(huì)議規(guī)范一般紀(jì)律提前進(jìn)場不擅自插嘴不跑題不糾纏不中途離場不接聽電話不走神不作其它事情不過分發(fā)泄情緒認(rèn)真傾聽仔細(xì)記錄會(huì)議規(guī)范營造和諧氣氛按照議題、議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的言論、資料幫助與會(huì)者厘清不假思索的想法尊重少數(shù)人的意見，避免會(huì)中意見一邊倒的現(xiàn)象保持中立制止與議題無關(guān)的爭辯與討論制止糾纏與扯皮會(huì)議主持人守則發(fā)言內(nèi)容要有組織適時(shí)發(fā)言一次只討論一個(gè)重點(diǎn)口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口

3、吻自信在要點(diǎn)處加大音量與會(huì)者的責(zé)任會(huì)前確定議題與議程；議題與議程與與會(huì)各方協(xié)商；議題與議程必須明確；議題與議程易于執(zhí)行與監(jiān)控；與會(huì)各方提供發(fā)言提綱、時(shí)間；確立的議題與議程須正式通知與會(huì)方。 議題與議程的確立職責(zé)所在做事細(xì)致周到有一定誠信度對(duì)與會(huì)各方比較熟悉有能力組織會(huì)議資源會(huì)議組織者的確定主持人的確定有相當(dāng)高的地位與與會(huì)各方有領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系有較高的威望對(duì)議題有詳細(xì)的了解邏輯思維與辯證思維嚴(yán)謹(jǐn)處事客觀、公正能夠?qū)Q議能否達(dá)成負(fù)責(zé)有發(fā)表意見的意愿 能夠理解其他人的意見有立場、有原則有溝通與交流的技巧參加與自己有關(guān)的議題、議程（階段性與會(huì)）參會(huì)人員選擇上午8:009:00 發(fā)言的欲望尚未喚起，不宜讓與會(huì)者

4、對(duì)提議有太多回應(yīng)與分析 上午9:0010:00 適合一對(duì)一面談，也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)上午10:0012：00 適宜集思廣益下午3：005:00 最好不要安排會(huì)議盡量少打攪與會(huì)者按照正常工作安排已經(jīng)安排好的工作會(huì)議的時(shí)間安排會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H WHY：會(huì)議目的WHAT：議題WHO：與會(huì)者WHEN：日期及開始/結(jié)束時(shí)間WHERE：地點(diǎn)、設(shè)施、設(shè)備HOW：規(guī)章制度邀請(qǐng)與會(huì)人員確認(rèn)與會(huì)、請(qǐng)假、缺席的人員；提醒與會(huì)人員帶上與會(huì)資料；確認(rèn)會(huì)場；檢查會(huì)議設(shè)備、設(shè)施準(zhǔn)備背景資料準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)言大綱預(yù)先設(shè)定可能的沖突與應(yīng)對(duì)方案會(huì)前準(zhǔn)備將會(huì)議資料發(fā)到參會(huì)人員手上。如果是公司網(wǎng)站、OA上公示或者發(fā)到郵箱、共享文檔

5、上的資料，必須要求每個(gè)人確認(rèn)已經(jīng)看到確認(rèn)參會(huì)者閱讀并且理解了資料會(huì)議資料會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單了解會(huì)議的目的是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽是否一定要開會(huì)是否安排交通工具確定會(huì)議的形式是否安排與會(huì)者住宿安排會(huì)議的議程是否發(fā)出了會(huì)議通知決定會(huì)議的時(shí)間確定視聽教材確定會(huì)議的主持人確定輔助教材決定會(huì)議的地點(diǎn)準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖是否確認(rèn)發(fā)言大綱是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料研究會(huì)場如何布置確定自己人的相關(guān)資料確定出席人數(shù)是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知安排出席者座位其它會(huì)議物料是否準(zhǔn)備確認(rèn)自己在會(huì)前收到的議程表對(duì)自己負(fù)責(zé)的議題充分了解，并有充分法資料提供給其它與會(huì)者除非已被指定對(duì)某議題發(fā)表演講，否則有義務(wù)在會(huì)中

6、主動(dòng)提出建設(shè)性的意見努力去了解其他與會(huì)者對(duì)議程上議題的觀點(diǎn)以及背景資料對(duì)于可能的反對(duì)者、疑問者事先溝通與會(huì)者的準(zhǔn)備工作如何做開場白35分鐘發(fā)言，系統(tǒng)簡潔介紹會(huì)議目的等事項(xiàng)；內(nèi)容：會(huì)議目的、議題與議程、時(shí)間安排、議事方式、紀(jì)律規(guī)則、指定會(huì)議記錄者等可以寒暄，緩解與會(huì)者緊張情緒主持人的會(huì)議管理如何分配發(fā)言時(shí)間遵守議程依次發(fā)言提議、新觀點(diǎn)在前提議、闡述時(shí)間充裕附和、復(fù)述時(shí)間短主持人的會(huì)議管理如何掌握議事進(jìn)度遵守議程不求每人一次性有結(jié)論觀點(diǎn)清楚了就行節(jié)奏緊湊不給跑題、扯皮以時(shí)間如何圓滿結(jié)束會(huì)議必須有結(jié)論必須有方案必須有責(zé)任人必須有跟蹤與監(jiān)督承認(rèn)分歧就解決分歧有議案會(huì)議控制宣布會(huì)議紀(jì)律；手機(jī)靜音、震動(dòng)、

7、關(guān)閉或不得使用手機(jī)；強(qiáng)調(diào)執(zhí)行議程；跑題時(shí)及時(shí)糾偏；議程外話題記錄在案。另選時(shí)機(jī)協(xié)商；不能決議的內(nèi)容不的糾纏。執(zhí)行完既定議程后再議；會(huì)議任務(wù)完成者可先行離開。意外情況處置非語言性暗示探詢、總結(jié)、測(cè)試了解程度提醒議程將別人的話題帶入議題非語言性打斷重復(fù)問題短暫沉默如何對(duì)待會(huì)議中的麻煩制造者跑題者跑題者強(qiáng)調(diào)議程重申會(huì)議紀(jì)律短暫沉默否定者反問打斷執(zhí)行會(huì)議紀(jì)律過敏者點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題自賞者提示議程暗示結(jié)束及時(shí)總結(jié)革命者重申議程、議題必須有決議，必須有人負(fù)責(zé)；決意要明確、可行；如果會(huì)議上暫時(shí)無法形成具體的決議案，可以商定會(huì)后的議事方式、時(shí)間；與會(huì)各方須遵守決議；缺席者視為自然認(rèn)可會(huì)議決議；會(huì)議決議行文并發(fā)到

8、每一個(gè)與會(huì)者、相關(guān)方；會(huì)議中有不一致的意見，可以記錄、存疑、再議。會(huì)議決議會(huì)議決策方式彼得 德魯克決議法用“足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案開始討論客觀比較各提案優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案獲益評(píng)估有無采集更多參考資料的需要征求反對(duì)意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)各提案之認(rèn)同對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位會(huì)議決策方式四種群體決策權(quán)威決策最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定適宜：組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)不宜：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持決策時(shí)少數(shù)服從多數(shù)多數(shù)成員同意提案，以民主原則為基礎(chǔ)適宜：時(shí)間有

9、限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入共識(shí)決策所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)決議，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都有否決權(quán)提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等注意：如果決策時(shí)間有限或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策技巧時(shí)，決策難以形成會(huì)議決策方式四種群體決策無異議決策所有成員對(duì)決策完全贊同當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策無論團(tuán)隊(duì)具備怎樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難到處。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無異議決策。會(huì)議文字記錄資料重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指定記錄

10、者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者會(huì)議記錄 記錄者重要性僅次于主持人記錄發(fā)言與決議維持議程觀察員探尋真實(shí)的意思表達(dá)詢問錯(cuò)過的詞句引導(dǎo)面向議題與議程的討論確認(rèn)記錄真實(shí)正確記錄過程中的話術(shù)技巧會(huì)議跟蹤主持者的跟蹤請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表針對(duì)意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后檢討得失指定部門專職負(fù)責(zé)會(huì)議決議執(zhí)行情況的跟蹤；發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通、及時(shí)記錄、及時(shí)匯報(bào)；需要調(diào)整對(duì)決議的執(zhí)行方案時(shí)須征求相關(guān)方意見并知會(huì)跟蹤責(zé)任人；跟蹤必須閉環(huán)；跟蹤必須針對(duì)結(jié)果有處置措施；跟蹤結(jié)果、處置措施、處置結(jié)果在下次會(huì)議時(shí)公布。會(huì)后跟蹤會(huì)議低效的原因時(shí)間安排欠妥：比如周一上午與周五下午臨時(shí)會(huì)議太多，影響正常工