協(xié)同辦公平臺(tái)需求說(shuō)明書(shū)

1、協(xié)同工作平臺(tái)需求分析說(shuō)明書(shū)編寫(xiě)：XXX日期:審核：日期:批準(zhǔn)：日期:受控狀態(tài)：是發(fā)布版次：日期:編號(hào)：YYYY-MM-DDYYYY-MM-DD變更記錄日期版本變更說(shuō)明作者YYYY-MM-DD初始版本XX簽字確認(rèn)系統(tǒng)模塊對(duì)應(yīng)章節(jié)對(duì)應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字目錄 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark24 o Current Document 概述4 HYPERLINK l bookmark27 o Current Document 目的4 HYPERLINK l bookmark30 o Current Document 范圍4 HYPERLINK l bookmark33

2、o Current Document 術(shù)語(yǔ)定義4 HYPERLINK l bookmark36 o Current Document 運(yùn)行環(huán)境4 HYPERLINK l bookmark39 o Current Document 需求說(shuō)明6 HYPERLINK l bookmark42 o Current Document 系統(tǒng)功能流程6 HYPERLINK l bookmark45 o Current Document 2.1.1組織結(jié)構(gòu)圖及用戶(hù)角色6 HYPERLINK l bookmark48 o Current Document 2.1.2系統(tǒng)功能層次模塊圖6 HYPERLINK l

3、bookmark51 o Current Document 個(gè)人辦公6 HYPERLINK l bookmark54 o Current Document 個(gè)人信息6 HYPERLINK l bookmark57 o Current Document 日程安排7 HYPERLINK l bookmark87 o Current Document 名片夾8 HYPERLINK l bookmark126 o Current Document 公司通訊錄10 HYPERLINK l bookmark135 o Current Document 待辦事項(xiàng)10 HYPERLINK l bookmark

4、147 o Current Document 在線信息11 HYPERLINK l bookmark201 o Current Document 個(gè)人文件夾13 HYPERLINK l bookmark207 o Current Document 會(huì)議管理14 HYPERLINK l bookmark210 o Current Document 會(huì)議室管理14 HYPERLINK l bookmark236 o Current Document 會(huì)議管理16 HYPERLINK l bookmark251 o Current Document 系統(tǒng)管理16 HYPERLINK l bookma

5、rk254 o Current Document 2.4.1組織管理17 HYPERLINK l bookmark287 o Current Document 交付文檔清單191概述1.1目的本說(shuō)明書(shū)目的在于明確說(shuō)明系統(tǒng)需求，界定系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能的范圍，指導(dǎo)系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及編 碼。本說(shuō)明書(shū)的預(yù)期讀者為：XXX，XXX項(xiàng)目經(jīng)理，系統(tǒng)分析員，系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員，開(kāi)發(fā)工程 師，測(cè)試經(jīng)理以及測(cè)試設(shè)計(jì)人員等。1.2范圍系統(tǒng)包括的范圍：個(gè)人辦公、會(huì)議管理。1.3術(shù)語(yǔ)定義XX1.4運(yùn)行環(huán)境軟件環(huán)境名稱(chēng)版本語(yǔ)種操作系統(tǒng)Windows Server2000間體中文操作系統(tǒng)的附加功能SP43間體中文數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)IBM DB2間體

6、中文應(yīng)用平臺(tái)IBM WebSphere間體中文郵件系統(tǒng)MS Exchange2000間體中文客戶(hù)端軟件MS IE間體中文硬件環(huán)境服務(wù)器最低配置推薦配置應(yīng)用和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器1CPU： P4 2.0G1CPU： P4 2.8GMem： 512MMem： 2GHD： 40GHD： 120G郵件服務(wù)器1CPU： P4 2.0G1CPU： P4 2.8GMem： 512MMem： 1GHD： 80GHD： 120G2需求說(shuō)明2.1系統(tǒng)功能流程2.11組織結(jié)構(gòu)圖及用戶(hù)角色（TBD :插入圖片）圖表2-1 XX組織架構(gòu)錯(cuò)誤!未找到引用源。是XX的主要組織架構(gòu)。2.1.2系統(tǒng)功能層次模塊圖（TBD：插入圖片）2

7、.2個(gè)人辦公在本系統(tǒng)中為員工日常辦公常用功能，包括個(gè)人信息維護(hù)、日程安排、名片夾、通訊 錄，并且能夠查看個(gè)人的待辦工作、已辦工作。當(dāng)個(gè)人忘記密碼時(shí)，由其通過(guò)電話向系統(tǒng)管理 員請(qǐng)求修改密碼。2.2.1個(gè)人信息為員工提供包括密碼、自我介紹、興趣愛(ài)好、聯(lián)系方式等個(gè)人信息維護(hù)的功能。此模塊包含的功能有：個(gè)人信息維護(hù)、查看他人信息。2.2.1.1個(gè)人信息維護(hù)員工利用該功能可以維護(hù)系統(tǒng)允許個(gè)人維護(hù)的信息。其中自我介紹、聯(lián)系方式和興趣愛(ài) 好會(huì)被公開(kāi)給整個(gè)公司。2.2.1.2查看他人信息員工通過(guò)組織機(jī)構(gòu)和姓名檢索到某個(gè)特定的員工，查看其提供的可公開(kāi)的個(gè)人信息。2.2.2日程安排為員工提供日程安排維護(hù)和查詢(xún)功能

8、，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定時(shí)間將提示內(nèi)容發(fā)布到該員工的日 程安排中。員工可以設(shè)置自己的日程安排的讀者，以便別人知道自己的安排；也可以將自己的 日程安排權(quán)限開(kāi)放給指定的人，以便別人替自己安排工作。此模塊包含的功能有：讀者設(shè)置、代辦設(shè)置、日程安排、綜合查詢(xún)和日歷查看。2.2.2.1讀者設(shè)置由當(dāng)前用戶(hù)通過(guò)組織機(jī)構(gòu)選擇可以查看自己日程安排的人員。也可以將已經(jīng)具有查看權(quán) 限的人員從讀者中去掉。用戶(hù)點(diǎn)擊讀者設(shè)置鏈接后，彈出組織機(jī)構(gòu)框，選擇組織機(jī)構(gòu)后，顯示該組織下的所有人 員，選擇被授權(quán)的人員，加入到讀者組中，即實(shí)現(xiàn)對(duì)被選擇人員的授權(quán)。用戶(hù)點(diǎn)擊讀者設(shè)置鏈接后，彈出組織機(jī)構(gòu)框，從被授權(quán)人員中去除選定人員，即實(shí)現(xiàn)對(duì) 該讀者

9、的刪除。2222代辦設(shè)置由當(dāng)前用戶(hù)通過(guò)組織機(jī)構(gòu)選擇可以代自己安排日程的人員。也可以將已經(jīng)具有代辦權(quán)限 的人員從代辦人員中去掉。用戶(hù)點(diǎn)擊代辦設(shè)置鏈接后，彈出組織機(jī)構(gòu)框，選擇組織機(jī)構(gòu)后，顯示該組織下的所有人 員，選擇被授權(quán)的人員，加入到代辦組中，即實(shí)現(xiàn)對(duì)被選擇人員的授權(quán)。2.2.2.3日程安排當(dāng)前用戶(hù)給自己或授權(quán)代辦的人安排日程。對(duì)于已經(jīng)安排的日程，可以進(jìn)行編輯和刪 除?？梢愿鶕?jù)日期查詢(xún)某一天的安排，也可以查詢(xún)某一個(gè)月中有安排的日期。此功能包含的操作有：添加安排、刪除安排、修改安排、查詢(xún)一天安排、按月查看安 排。2.2.2.3.1添加安排當(dāng)前用戶(hù)點(diǎn)擊新建，進(jìn)入日程安排內(nèi)容錄入界面，設(shè)置提示內(nèi)容和時(shí)

10、間安排。提交前可 進(jìn)行時(shí)間沖突檢查，有沖突時(shí)將提示用戶(hù)。2.2.2.3.2修改安排當(dāng)前用戶(hù)可以在查詢(xún)出日程安排后，點(diǎn)擊一條具體的日程安排，可以進(jìn)行修改。提交前 進(jìn)行時(shí)間沖突檢查，有沖突時(shí)將提示用戶(hù)。2.2.2.3.3刪除安排當(dāng)前用戶(hù)可以在查詢(xún)出日程安排后，點(diǎn)擊一條具體的日程安排，查看詳細(xì)信息時(shí)可以選 擇刪除此日程安排。2.2.2.3.4查詢(xún)一天安排當(dāng)前用戶(hù)可以錄入條件查詢(xún)自己錄入的日程安排。查詢(xún)結(jié)果是一個(gè)列表，可以點(diǎn)擊具體 的日程安排進(jìn)行修改和刪除。2.2.2.3.5按月查看安排當(dāng)前用戶(hù)可以點(diǎn)擊“按月”按鈕，根據(jù)日期框中的日期顯示給定月份的日期，對(duì)于有安 排的日期，用紅色突顯出來(lái)。點(diǎn)擊每一個(gè)日

11、期，可以進(jìn)入查看該日期所有安排的界面。2.2.2.4綜合查詢(xún)綜合查詢(xún)是根據(jù)用戶(hù)錄入的查詢(xún)條件，找出所有符合條件的安排?？梢渣c(diǎn)擊具體一條安 排查看其具體信息。2.2.3名片夾員工對(duì)自己的通訊錄進(jìn)行管理?？稍O(shè)置私有或共享?？芍苯狱c(diǎn)擊發(fā)郵件。此模塊包含的功能有：名片夾分類(lèi)、個(gè)人名片夾、查看共享名片夾2.2.3.1名片夾分類(lèi)員工可以對(duì)自己的名片夾的分類(lèi)進(jìn)行維護(hù)。此功能包含的操作有：名片夾分類(lèi)清單、添加名片夾分類(lèi)、修改名片夾分類(lèi)、刪除名片 夾分類(lèi)2.2.3.1.1名片夾分類(lèi)清單展示該員工所有的名片夾分類(lèi)。2.2.3.1.2添加名片夾分類(lèi)員工為便于管理自己的名片夾，建立自己的名片夾分類(lèi)。2.2.3.1.3

12、修改名片夾分類(lèi)員工可以選擇一個(gè)自己的名片夾分類(lèi)，進(jìn)行重新命名。2.2.3.1.4刪除名片夾分類(lèi)員工可以選擇一個(gè)自己的名片夾分類(lèi)，進(jìn)行刪除。2232個(gè)人名片夾個(gè)人名片夾的功能是員工維護(hù)自己的聯(lián)系人。此功能包含的操作有：查詢(xún)名片、添加名片、修改名片、刪除名片、查看名片。2.2.3.2.1查詢(xún)名片員工可以錄入條件查詢(xún)自己的名片。2.2.3.2.2添加名片員工添加自己的名片。2.2.3.2.3修改名片員工可通過(guò)查詢(xún)，修改選擇的自己的名片。對(duì)于別人的名片不能修改。2.2.3.2.4刪除名片員工可通過(guò)查詢(xún)，刪除選定的自己的名片。對(duì)于別人的名片不能刪除。2.2.3.2.5查看名片細(xì)節(jié)員工可通過(guò)查詢(xún)，查看選定

13、的名片的細(xì)節(jié)。2233查看共享名片夾員工可以在共享名片夾中錄入條件查詢(xún)所有別人共享的名片，并可以選擇一個(gè)名片查看 其細(xì)節(jié)，但是不能進(jìn)行修改。此功能包含的操作有：查詢(xún)名片、查看名片。2.2.3.3.1查詢(xún)名片員工可以錄入條件查詢(xún)別人共享的名片。2.2.3.3.2查看名片細(xì)節(jié)員工可通過(guò)查詢(xún)，查看選定的名片的細(xì)節(jié)。2.2.4公司通訊錄系統(tǒng)管理員維護(hù)整個(gè)公司的組織機(jī)構(gòu)和聯(lián)系方式，公司人員可以查詢(xún)通訊錄并導(dǎo)出到 Excel文件。2.2.4.1查詢(xún)通訊錄員工可以錄入條件查詢(xún)本公司的人員通訊錄?？梢酝ㄟ^(guò)點(diǎn)擊樹(shù)狀結(jié)構(gòu)的組織架構(gòu)圖查 詢(xún)。2.2.4.2導(dǎo)出通訊錄員工可以將查詢(xún)到的人員通訊錄導(dǎo)出到Excel文件中

14、，利用Excel的另存為功能保存為 CSV或TXT等格式文件。2.2.5待辦事項(xiàng)列出所有傳送給當(dāng)前用戶(hù)但該用戶(hù)尚未簽收處理的工作、收到留言、日程安排。待辦事項(xiàng)模塊包括的功能有：待辦工作清單、收到留言清單、到期日程安排清單。2.2.5.1待辦工作清單列示出來(lái)源于流程處理中的待辦工作。工作流的催辦信息發(fā)送到待辦工作中。按日期從 新到舊的順序排列。首頁(yè)上只顯示5條記錄，更多的記錄需進(jìn)入待辦工作總清單進(jìn)行處理。對(duì) 于工作流類(lèi)的處理事務(wù)，用戶(hù)可以點(diǎn)擊待辦工作名稱(chēng)進(jìn)入具體的工作處理頁(yè)面。此功能包含的操作有：工作臺(tái)待辦工作清單、待辦工作總清單、新增待辦工作、刪除待 辦工作。2.2.5.1.1工作臺(tái)待辦工作清

15、單顯示當(dāng)前用戶(hù)需要處理的工作?？梢酝ㄟ^(guò)點(diǎn)擊更多進(jìn)入待辦工作總清單處理。2.2.5.1.2待辦工作總清單以每頁(yè)10條顯示所有的待辦工作。2.2.5.1.3新增待辦工作增加一個(gè)非工作流的待辦工作，屬于隨筆記事類(lèi)提醒。2.2.5.1.4刪除待辦工作對(duì)于待辦工作總清單上的工作，可以進(jìn)行刪除。2252收到留言清單列示出別人發(fā)給自己的留言清單。按日期從新到舊的順序排列。首頁(yè)上只顯示5條記 錄，更多的記錄需進(jìn)入留言清單中進(jìn)行處理。2253到期日程安排清單列示出來(lái)源于日程安排中的到期日程安排。按日期從新到舊的順序排列。首頁(yè)上只顯示5 條記錄，更多的記錄需進(jìn)入日程安排模塊中進(jìn)行處理。2.2.6在線信息指利用系統(tǒng)

16、短消息功能發(fā)送的通知。用戶(hù)點(diǎn)擊在線信息后，彈出新窗口顯示該信息的詳 細(xì)內(nèi)容。在查看信息的頁(yè)面可以選擇已閱，對(duì)于已閱的在線信息不再顯示。此模塊包含的功能有：草稿箱、已發(fā)送、未閱留言、全部留言。2.2.6.1草稿箱保存自己起草的還沒(méi)有發(fā)送出去的短信息。此功能包含的操作有：新建留言、修改留言、刪除留言、查詢(xún)留言。2.2.6.1.1新增留言向別的用戶(hù)發(fā)出一個(gè)新的在線消息。支持群發(fā)。2.2.6.1.2修改留言在查詢(xún)結(jié)果中選擇一條留言，點(diǎn)擊名稱(chēng)可進(jìn)入具體內(nèi)容修改。2.2.6.1.3刪除留言在查詢(xún)結(jié)果中選擇一條留言，可以進(jìn)行刪除。2.2.6.1.4查詢(xún)留言當(dāng)前用戶(hù)錄入條件，查詢(xún)符合條件的還沒(méi)有發(fā)出的留言。2

17、.2.6.2已發(fā)送保存自己起草的已經(jīng)發(fā)送出去的短信息。此功能包含的操作有：查詢(xún)留言、刪除留言2.2.6.2.1查詢(xún)留言當(dāng)前用戶(hù)錄入條件，查詢(xún)符合條件的由自己發(fā)出的留言。2.2.6.2.2刪除留言在查詢(xún)結(jié)果中選擇一條留言，可以進(jìn)行刪除。2.2.6.3未閱留言列示系統(tǒng)或其他用戶(hù)發(fā)送給自己，而自己還沒(méi)有閱讀的短信息。本功能包含的操作有：查詢(xún)留言、查看留言、回復(fù)留言、刪除留言。2.2.6.3.1查詢(xún)留言當(dāng)前用戶(hù)錄入條件，查詢(xún)符合條件的由別人發(fā)給自己而自己還未閱讀的留言。2.2.6.3.2查看留言在查詢(xún)結(jié)果中選擇一條留言，點(diǎn)擊名稱(chēng)可查看留言的具體內(nèi)容。查看過(guò)的留言，將其狀 態(tài)置為已閱讀。2.2.6.3.

18、3回復(fù)留言對(duì)于自己收到的留言查看具體內(nèi)容時(shí)，可以點(diǎn)擊回復(fù)按鈕進(jìn)行回復(fù)，原內(nèi)容會(huì)自動(dòng)進(jìn)入 回復(fù)的留言中。2.2.6.3.4刪除留言在查詢(xún)結(jié)果中選擇一條留言，可以進(jìn)行刪除。2264全部留言列示全部系統(tǒng)或其他用戶(hù)發(fā)送給自己的短信息。本功能包含的操作有：查詢(xún)留言、查看留言、回復(fù)留言、刪除留言。2.2.6.4.1查詢(xún)留言當(dāng)前用戶(hù)錄入條件，查詢(xún)符合條件的由別人發(fā)給自己的留言。2.2.6.4.2查看留言在查詢(xún)結(jié)果中選擇一條留言，點(diǎn)擊名稱(chēng)可查看留言的具體內(nèi)容。2.2.6.4.3回復(fù)留言對(duì)于自己收到的留言查看具體內(nèi)容時(shí)，可以點(diǎn)擊回復(fù)按鈕進(jìn)行回復(fù)，原內(nèi)容會(huì)自動(dòng)進(jìn)入 回復(fù)的留言中。2.2.6.4.4刪除留言在查詢(xún)結(jié)

19、果中選擇一條留言，可以進(jìn)行刪除。2.2.7個(gè)人文件夾在服務(wù)器上提供個(gè)人文件夾；文件夾大小由系統(tǒng)管理員設(shè)定；個(gè)人可將文件上傳至個(gè)人 文件夾中；個(gè)人文件夾可由使用者設(shè)置共享功能。此模塊包含的功能有：我的文件夾、共享目錄。2.2.7.1我的文件夾查看自己的文件夾和子文件夾。227.2新建個(gè)人文件夾選擇一個(gè)文件夾，在下面建立子文件夾。2273個(gè)人文件夾更名選擇一個(gè)文件夾，修改其文件夾名稱(chēng)和描述。2274個(gè)人文件夾刪除選擇一個(gè)文件夾，刪除該文件夾及其下面的文件。2275共享個(gè)人文件夾選擇一個(gè)文件夾，將其設(shè)置為共享。2.3會(huì)議管理會(huì)議發(fā)起人能夠查詢(xún)到別的系統(tǒng)的會(huì)議室的安排情況，以便發(fā)起網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。由管理員對(duì)

20、 會(huì)議室進(jìn)行管理，員工使用會(huì)議室時(shí)進(jìn)行預(yù)約，由管理員統(tǒng)一安排。并且提供對(duì)會(huì)議通知發(fā)布 和會(huì)議記錄提交功能。231會(huì)議室管理包括設(shè)施分類(lèi)維護(hù)、會(huì)議室設(shè)施管理、會(huì)議室管理、會(huì)議室預(yù)定審批和會(huì)議室使用報(bào)表 功能。2.3.1.1新增會(huì)議室會(huì)議室管理員增加會(huì)議室。2.3.1.2修改會(huì)議室會(huì)議室管理員通過(guò)查詢(xún)，選擇一個(gè)會(huì)議室進(jìn)行修改。2.3.1.3刪除會(huì)議室會(huì)議室管理員通過(guò)查詢(xún)，選擇某些會(huì)議室進(jìn)行刪除。被刪除會(huì)議室的預(yù)約失效。2.3.1.4查詢(xún)會(huì)議室會(huì)議室管理員或員工錄入條件，查詢(xún)所需要的會(huì)議室。2.3.1.5新增會(huì)議設(shè)備會(huì)議室管理員增加會(huì)議設(shè)備。2.316修改會(huì)議設(shè)備會(huì)議室管理員通過(guò)查詢(xún)，選擇一個(gè)會(huì)議設(shè)

21、備進(jìn)行修改。2.3.1.7刪除會(huì)議設(shè)備會(huì)議室管理員通過(guò)查詢(xún)，選擇某些會(huì)議設(shè)備進(jìn)行刪除。被刪除會(huì)議設(shè)備的預(yù)約失效。2.3.1.8查詢(xún)會(huì)議設(shè)備會(huì)議室管理員錄入條件，查詢(xún)所需要的會(huì)議設(shè)備。2.3.1.9預(yù)約會(huì)議室通過(guò)查詢(xún)會(huì)議室，找到符合條件的會(huì)議室進(jìn)行預(yù)約，并且填寫(xiě)使用的會(huì)議設(shè)備，以及其 它準(zhǔn)備事項(xiàng)。列示會(huì)議設(shè)備只列示可使用的會(huì)議設(shè)備。預(yù)約的會(huì)議室在審批前用“預(yù)約中”狀 態(tài)表示。對(duì)于同意的會(huì)議自動(dòng)將會(huì)議室狀態(tài)置為“使用中”。取消預(yù)約員工查詢(xún)自己預(yù)約的會(huì)議室，進(jìn)行取消。只能取消自己預(yù)約的會(huì)議室。會(huì)議室使用報(bào)表每月可以根據(jù)查詢(xún)條件生成報(bào)表。2.3.2會(huì)議管理會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議和會(huì)議記錄進(jìn)行維護(hù)。與會(huì)者可以查詢(xún)會(huì)議并查看會(huì)議記錄。2.3.2.1新增會(huì)議由會(huì)議組織者發(fā)起一個(gè)會(huì)議，添加參會(huì)人并上傳會(huì)議記錄。利用系統(tǒng)提供的短消息功能 給參加會(huì)議的人員發(fā)送會(huì)議通知。系統(tǒng)自動(dòng)將參加會(huì)議的人員記錄下來(lái)。2.32.2修改會(huì)議由會(huì)議組