大型購物廣場內(nèi)控管理

1、PAGE 010201-x杉杉-內(nèi)控管理 7/7xxx購物廣場有限公司內(nèi)部控制系列文件 010201內(nèi)控管理20 xx 版批 準(zhǔn)： 20 xx-04-01 發(fā)布 20 xx-04-01 實施xxx購物廣場有限公司1.0目的本程序規(guī)定了x杉杉公司內(nèi)部控制管理要求，旨在規(guī)范各項具體工作，防范潛在的風(fēng)險。2.0制度要求2.1內(nèi)控管理程序制定2.1.1公司內(nèi)控人員根據(jù)集團(tuán)內(nèi)控管理制度要求，結(jié)合本公司實際情況制定本程序。2.1.2統(tǒng)括部和內(nèi)控人員共同組織相關(guān)人員進(jìn)行本程序培訓(xùn)。培訓(xùn)后應(yīng)當(dāng)對參加培訓(xùn)人員進(jìn)行考核。2.2內(nèi)控組織及內(nèi)控人員工作職責(zé)2.2.1公司內(nèi)控管理組織2.2.1.1公司成立以總經(jīng)理為首的

2、內(nèi)控管理委員會，總經(jīng)理擔(dān)任內(nèi)控管理委員會主任，副總經(jīng)理擔(dān)任內(nèi)控管理委員會副主任，內(nèi)控管理委員會組員：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、各部門負(fù)責(zé)人等。2.2.1.2公司為了開展內(nèi)控管理工作，設(shè)立內(nèi)部控制管理崗位，內(nèi)控人員直接向總經(jīng)理匯報工作并在其領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。公司內(nèi)控體系的人員構(gòu)成:公司內(nèi)控總負(fù)責(zé)人：總經(jīng)理公司內(nèi)控具體負(fù)責(zé)人：內(nèi)控負(fù)責(zé)人、內(nèi)控專員等各部門內(nèi)控負(fù)責(zé)人:部門負(fù)責(zé)人或指定主管參加人：全體員工2.2.1.3公司內(nèi)控負(fù)責(zé)人可以由公司高層管理人員或合適崗位的管理人員兼任。公司內(nèi)控負(fù)責(zé)人委任和撤換前須事先征求杉杉集團(tuán)內(nèi)控部的意見，并經(jīng)公司內(nèi)控委員會或總經(jīng)理辦公會通過，報集團(tuán)內(nèi)控部備案。2.2.

3、2內(nèi)控人員工作職責(zé)制定公司年度、季度內(nèi)控工作計劃；協(xié)助各部門編制公司各項管理程序；建立和完善內(nèi)控管理組織；檢查公司管理程序和政策法規(guī)等的執(zhí)行、落實情況；追蹤和協(xié)助各部門補(bǔ)充完善相關(guān)管理程序，對無效的管理程序提出修改、刪減意見；建立和保管公司內(nèi)控管理程序和管理制度文件；參加公司重要文件（特別是受控文件，專利技術(shù)資料）的保密和保管情況；根據(jù)新業(yè)務(wù)新情況確定公司新的高風(fēng)險領(lǐng)域，并組織補(bǔ)充完善和修改公司內(nèi)控程序；參加總經(jīng)理辦公會議，對涉及內(nèi)控工作的決議，監(jiān)督檢查執(zhí)行；參加公司發(fā)生的突發(fā)事件的調(diào)查，并向總經(jīng)理和集團(tuán)報告調(diào)查結(jié)果；向杉杉集團(tuán)內(nèi)控小組報告本公司內(nèi)控執(zhí)行情況（分年報、季報、周報）；協(xié)助外部審計

4、師和集團(tuán)內(nèi)控審計小組人員對本企業(yè)進(jìn)行內(nèi)控抽查和復(fù)查；對本公司各管理人員進(jìn)行內(nèi)控培訓(xùn)并提供有關(guān)咨詢；組織安排各部門進(jìn)行風(fēng)險評估和高風(fēng)險測定，協(xié)助公司提高風(fēng)險管理水平；參與集團(tuán)公司組織的公司間開展內(nèi)控管理互查活動；組織召開內(nèi)控會議，安排內(nèi)控工作（如：內(nèi)控培訓(xùn)、管理風(fēng)險評估、內(nèi)控調(diào)查、利益沖突調(diào)查等）；督促并跟蹤檢查實際執(zhí)行管理建議書、內(nèi)控審計、檢查意見等整改情況；組織編制、修訂和討論評估內(nèi)控程序文件，并對執(zhí)行情況監(jiān)督檢查；宣傳內(nèi)控知識并開展內(nèi)控管理專項培訓(xùn)；對公司各管理人員提供內(nèi)控有關(guān)咨詢；對不執(zhí)行和嚴(yán)重違反內(nèi)控制度的有關(guān)人員向總經(jīng)理提出處罰意見；完成杉杉集團(tuán)內(nèi)控部布置的其他內(nèi)控業(yè)務(wù)專項調(diào)查；其它

5、內(nèi)控相關(guān)工作；完成公司安排的其他臨時工作。2.3重要內(nèi)控工作2.3.1管理風(fēng)險評估對每一業(yè)務(wù)循環(huán)，公司每年至少進(jìn)行一次管理風(fēng)險評估工作。在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，由相關(guān)的業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)實施，內(nèi)控部提供協(xié)助和支持，對現(xiàn)有和未來可能發(fā)生的業(yè)務(wù)管理風(fēng)險進(jìn)行客觀評估，進(jìn)而為完善現(xiàn)有的程序文件提供依據(jù)，提高風(fēng)險控制能力和水平。（詳見010204-x杉杉-管理風(fēng)險評估）公司也可以根據(jù)實際情況，增加對公司其他相關(guān)的重要業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行管理風(fēng)險評估。在公司內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境發(fā)生重大變化時，應(yīng)即時根據(jù)實際經(jīng)營需要對相應(yīng)的業(yè)務(wù)循環(huán)進(jìn)行風(fēng)險評估。2.3.2內(nèi)控調(diào)查公司每年接受集團(tuán)統(tǒng)一進(jìn)行的綜合內(nèi)控問題調(diào)查工作。當(dāng)經(jīng)營管理發(fā)生重大變化時

6、，可以隨時進(jìn)行內(nèi)控調(diào)查。年度內(nèi)控調(diào)查由總經(jīng)理主持，內(nèi)控人員組織各部門負(fù)責(zé)人共同實施，總經(jīng)理對調(diào)查結(jié)果的客觀性和真實性負(fù)責(zé)。內(nèi)控調(diào)查后，各管理負(fù)責(zé)人須針對所發(fā)現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)提出糾正措施。內(nèi)控負(fù)責(zé)人須隨時將各項糾正措施的落實情況向總經(jīng)理和集團(tuán)內(nèi)控部匯報。2.3.3 內(nèi)控檢查公司內(nèi)控人員應(yīng)定期對本公司的內(nèi)控運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，每月對核心業(yè)務(wù)循環(huán)檢查一次，每季度對其他業(yè)務(wù)循環(huán)檢查一次。每季度對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題出具書面報告，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后上報總經(jīng)理辦公會及集團(tuán)內(nèi)控部。對于檢查中出現(xiàn)的問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)與內(nèi)控人員一起制定改進(jìn)計劃，內(nèi)控人員應(yīng)就內(nèi)控檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行跟蹤。2.3.4跟蹤內(nèi)控調(diào)查

7、、內(nèi)部檢查等結(jié)果完成內(nèi)控調(diào)查、內(nèi)部檢查后，應(yīng)及時完成檢查報告，確保客觀真實的反映內(nèi)控檢查的結(jié)果，并通過周報的形式上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和集團(tuán)內(nèi)控部。應(yīng)針對發(fā)現(xiàn)的管理控制薄弱環(huán)節(jié)或控制真空地帶提出糾正措施，并在隨后的周報中反映各項整改的進(jìn)度跟蹤調(diào)查糾正措施實施進(jìn)展情況是公司管理層和內(nèi)控人員的重要日常工作。內(nèi)控人員應(yīng)隨時將各項糾正措施的落實情況向杉杉集團(tuán)內(nèi)控部、公司內(nèi)控委員會和其他管理人員匯報。2.3.5利益沖突調(diào)查整體性利益沖突調(diào)查活動每年一次，時間一般安排在每年13月，由相關(guān)員工對最新的利益沖突情況進(jìn)行說明和承諾。在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，由內(nèi)控人員會同統(tǒng)括部對管理人員和敏感崗位（招商、工程、采購）人員、新員工或

8、新安排工作的老員工進(jìn)行利益沖突調(diào)查。（詳見010206-x杉杉-利益沖突調(diào)查）2.3.6出具內(nèi)控工作報告內(nèi)控人員必須按時匯報內(nèi)控工作情況。具體如下：內(nèi)控人員應(yīng)在相應(yīng)的周末提交每周的內(nèi)控工作完成情況和跟蹤各項糾正措施的實施執(zhí)行情況。每月10日前向總經(jīng)理和集團(tuán)內(nèi)控部報告上月內(nèi)控工作完成情況及本月工作計劃；每年7月10日前完成子公司內(nèi)控狀況半年度報告，并提交給總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公會、杉杉集團(tuán)內(nèi)控部每年 1月10 日前，完成上年度內(nèi)控總結(jié)報告，并提交總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公會和集團(tuán)內(nèi)控部。2.3.7公司內(nèi)控資料管理2.3.7.1內(nèi)控人員應(yīng)負(fù)責(zé)建立和管理子公司內(nèi)控管理資料。2.3.7.2內(nèi)控資料的管理和歸檔包括

9、兩個方面內(nèi)容：根據(jù)公司經(jīng)營管理所需要的各類檔案管理工作，內(nèi)控部主要參與對各類重要檔案歸檔要求的確認(rèn)和密級管理等工作，以及對檔案歸檔工作執(zhí)行情況的檢查，保證公司檔案保存的完整性、歸檔的及時性。內(nèi)控部自身部門檔案資料的歸檔和管理，是內(nèi)控部門的重要工作之一，是公司檔案管理工作的有機(jī)組成部分。內(nèi)控部存檔的內(nèi)控資料文件必須保持及時的更新，并嚴(yán)格按照資料和記錄的保存進(jìn)行管理。2.3.7.3內(nèi)控人員應(yīng)定期對下列資料的完整性和有效性進(jìn)行檢查：公司各項管理制度和業(yè)務(wù)程序公司注冊登記記錄、稅務(wù)登記記錄、海關(guān)報關(guān)登記資料、網(wǎng)絡(luò)登記注冊證書、知識產(chǎn)權(quán)及其他無形資產(chǎn)證書等公司重要資產(chǎn)權(quán)屬證明、房地產(chǎn)證書、公司入股股份證

10、明公司重要擔(dān)保文件合資合同、子公司章程、董事會決議公司組織機(jī)構(gòu)圖、雇員名單、崗位職責(zé)表各項管理授權(quán)、董事會授權(quán)、會議紀(jì)要公司印鑒登記和各銀行賬戶開戶申請和操作說明書各項內(nèi)控問題調(diào)查記錄、工作報告、跟蹤結(jié)果記錄利益沖突調(diào)查結(jié)果報告和有利益沖突情況的處理結(jié)果記錄及背景調(diào)查報告公司外部審計報告和管理建議書公司資本性支出計劃(包括合資合作計劃、設(shè)置分支機(jī)構(gòu)計劃)和重要工程項目招投標(biāo)記錄各類資產(chǎn)(包括但不限于應(yīng)收應(yīng)付賬款、存貨、固定資產(chǎn)等)調(diào)整、核銷申請報告和處理結(jié)果批準(zhǔn)記錄 處置公司固定資產(chǎn)的申請、批準(zhǔn)記錄重要崗位職責(zé)和人員調(diào)整的審批記錄各類獎懲處罰申請和執(zhí)行批準(zhǔn)記錄公司各類保險單及保險購買、索賠記錄

11、等資料公司各類財務(wù)預(yù)算和決算資料公司提供的各類擔(dān)保資料其他重要的管理文件和批準(zhǔn)記錄2.3.7.4內(nèi)控部門自身的檔案管理內(nèi)容包括但不限于：公司的管理制度，及相應(yīng)的審批文件和修改修訂記錄。按制度要求，各項需要在公司內(nèi)控部備案的文件。按制度要求設(shè)立的各專業(yè)委員會或工作小組的任命文件。內(nèi)控部人員的簡歷，及年度總結(jié)和考核記錄。對內(nèi)控工作開展結(jié)果（進(jìn)度和質(zhì)量）的記錄，含：內(nèi)控檢查、周報、季報、培訓(xùn)記錄、內(nèi)控評價反饋表和評價報告、外部第三方的內(nèi)控審計報告、（檢查和評價后的）整改計劃和報告等相關(guān)的內(nèi)控執(zhí)行方面的資料。各項內(nèi)控工作的專項調(diào)查記錄、工作報告、跟蹤結(jié)果記錄。管理風(fēng)險評估結(jié)果和記錄。上級機(jī)構(gòu)的相關(guān)內(nèi)控工作函告文件、回復(fù)及執(zhí)行結(jié)果報告。其它認(rèn)為需要?dú)w檔保存的資料。2.3.7.5公司的內(nèi)控檔案在期滿一年后，應(yīng)封存并移交公司檔案部門管理。3.0 流程圖（無）4.0政策4.1 禁止對秉公處理業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理人員實施各種打擊報復(fù)行為。4.2 禁止內(nèi)控管理人員利用職權(quán)，接受被調(diào)查人員的各種賄賂。4.3 禁止任命與董事會成員、高管或其他重要崗位人員有利益沖突關(guān)系的