高職院校教學檔案管理初探

1、 高職院校教學檔案管理初探 摘要加強高職院校教學檔案管理對于正確評估辦學水平，研究教學及其管理規(guī)律，改進教學方法，提高教學質量，有著十分重要的意義。教學檔案管理人員應在分析高職院校教學檔案特點的基礎上，利用現代化管理技術，對高職院校教學檔案進行收集、鑒定與利用，更好地為教育教學服務。 關鍵詞高職 教學檔案 檔案管理 高職院校的教學檔案，是指學院在教學管理和教學實踐活動中形成的，對學校和社會當前與長遠發(fā)展具有參考價值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲存保管起來的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲存的歷史記錄總和。 科學、系統(tǒng)、規(guī)范的教學檔案對于正確

2、評估辦學水平，研究教學及其管理規(guī)律，改進教學方法，提高教學質量，有著十分重要的意義。在學院建設發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見證、現實參考、未來判斷的重要作用，在主管部門對高職院校各種評估中發(fā)揮著事實信息的佐證、客觀評價的依據、準確診斷的工具等關鍵作用。 1 高職院校教學檔案的特點 記錄的成套性。教學檔案是高職院校在教學、科研活動中形成的一套有工作對象、工作任務和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學生畢業(yè)的大循環(huán)過程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內在關系。 時間的周期性與交叉性。檔案管理強調時間的特性，往往以日歷年度來劃分、排列和

3、管理。教學活動是一種以學生學歷教育培養(yǎng)為目標的周期性活動，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學年度和學制周期相交叉結合的形式來整理歸檔。LOCALHost教學檔案歸檔時間的交叉性增添了教學檔案管理的復雜性和管理人員的工作量。 來源分散性。教學檔案是由教學文件材料轉化而來的。教學文件有的來源于上級主管部門，有的來源于教務處、學生處等教學管理部門，有的來源于系、部、教研室等教學單位，有的來源于從事教學活動的教師。 內容的原始性、專業(yè)性。教學檔案是教學工作、教學活動最詳實、具體、權威的反映，同時，同一專業(yè)的教學檔案，是由不同課程的教學人員分別展開具體的教學工作，又相互配合共同形成的

4、，因此，其形成過程又反應出很強的專業(yè)性特點。 載體的多樣性。教學檔案不僅內容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質為載體，同時還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎杯、獎旗以及某些有價值的實物、標本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。 2 高職院校教學檔案的收集、鑒定與利用 高職院校要把教學檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。 首先，應把握檔案收集時間。從高職院校教學檔案的特點可以看出，教學文件材料的形成，主要是以教學年度或學制年度為周期形成的。教學文件材料的收集、歸檔時間，以選在每年的十月前后為宜。 其次，歸檔的教學文件

5、材料均應是原件，規(guī)格相對一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學檔案材料后，還需要對教學檔案進行鑒定。高職院校教學檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標準對教學文件進行鑒別、處置和整理的過程，是教學檔案工作的中心環(huán)節(jié)。 高職院校根據本學院教育工作任務和教學活動形成材料的實際情況及它們的使用價值，參照國家檔案局、教育部的有關教學檔案管理規(guī)定，擬制本學院的教學檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學周期定期收集各類教學檔案并進行歸檔鑒定，主要是檢查教學文件材料的完整性、準確性、真實性，有關的材料審核手續(xù)必須完備。 3 高職院校教學檔案管理工作現狀與解決對策 教務檔案管理工作現狀 由于高職院校成立時間不長，相對缺乏

6、經驗，所以教務檔案管理中存在不少問題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識不強。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。 (2)對策與解決途徑 轉變觀念，認識重要性。 高職院校需要從加強宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強化制度建設和管理人員培訓、檔案管理硬件和軟件建設上下工夫，確保教學檔案管理的規(guī)范有序，提高其效率。 拓寬教學檔案的編研內容，開發(fā)多種教學檔案信息服務，提高教學檔案的利用率。 隨著教學檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開拓性地開展檔案利用服務工作。檔案部門應充分利用教學檔案所蘊涵的原始信息，有針對性地進行檔案信息編制,

7、除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應積極編寫各種教學檔案資料匯編，選取更多的、有價值的教學信息資料，滿足利用者對教學信息資源的各種需求，提高教學檔案的利用率。 利用現代化管理技術，開拓多元化利用渠道。 實現檔案信息數字化和網絡化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學院尚未實現文檔一體化管理前，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數據庫；三是對重要紙質檔案，通過掃描、錄入等方式，轉化為數字化檔案信息。逐步實現教學檔案輔助立卷、目錄編制、數據統(tǒng)計、電子歸檔，使教學檔案管理工作規(guī)范化、科學化、現代化，從而提高教學檔案的利用率。 參考文獻： 1朱春瑜.高職高專教學檔案的功能與建設研究高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估引發(fā)的思考j.鎮(zhèn)江高專學報，2008