檔案管理辦法

1、2004-06-27發(fā)布版本：12004-07-06實(shí)施修訂：0檔案管理辦法目錄總則機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案歸檔要求檔案庫(kù)房管理庫(kù)房檔案和設(shè)備檢查制度收入、移出檔案總登記檔案鑒定和處置檔案著錄檔案借閱和復(fù)制制度合并、撤銷機(jī)構(gòu)的檔案管理檔案管理獎(jiǎng)懲附錄：檔案保管期限表文件材料立卷歸檔辦法借用檔案規(guī)定項(xiàng)目文檔管理辦法總則1.0.1 為了加強(qiáng)檔案管理， 有效地保護(hù)和利用檔案， 更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)特制定本辦法。1.0.2 本辦法是依據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和檔案法實(shí)施辦法 ，結(jié)合公司實(shí)際制定的。1.0.3 本辦法適用于公司及所屬各單位的檔案管理。1.0.4 檔案:是指國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及個(gè)人，在其工作、生

2、產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)建設(shè)和科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的， 對(duì)本單位和社會(huì)有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。1.0.5 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于利用。 各單位所形成的檔案均應(yīng)由各單位檔案室實(shí)行統(tǒng)一管理， 不得由各承辦部門和個(gè)人分散保存。機(jī)構(gòu)與職責(zé).1 公司綜合類檔案由負(fù)責(zé)行政工作的領(lǐng)導(dǎo)主管； 科技檔案由公司總工程師主管。.2 公司總經(jīng)理事務(wù)部設(shè)檔案室，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理全公司的檔案工作。其主要職責(zé)是：對(duì)全公司檔案工作統(tǒng)一計(jì)劃部署，進(jìn)行檢查督促和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。制定公司檔案管理規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)并負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行。組織接收、收集、整理、保管、統(tǒng)

3、計(jì)公司重要文書、科技和會(huì)計(jì)檔案。辦理檔案的借出和閱覽手續(xù)， 積極開展檔案的利用工作， 編制專題目錄、 索引、卡片和匯編檔案資料。5 參加公司有關(guān)生產(chǎn)技術(shù)會(huì)議和重點(diǎn)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議、科研成果鑒定會(huì) 議及公司本部重要設(shè)備開箱的資料驗(yàn)收工作。會(huì)同有關(guān)部門對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。積極開展檔案的編研工作，推行檔案現(xiàn)代化管理，學(xué)習(xí)、研究、采用新技術(shù)。2.0.3 各項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)專（兼）職檔案資料員。其主要職責(zé)是：負(fù)責(zé)工地的文件圖紙資料的收發(fā)、登記、借閱和保密工作。負(fù)責(zé)完整收集、整理和保管工地的文件、圖紙檔案資料。2.0.4 檔案管理員的入職要求 :檔案人員必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的方針

4、政策；事業(yè)心強(qiáng)，鉆研檔案專業(yè)理論知識(shí)，熟悉交通行業(yè)和本單位主管的業(yè)務(wù)范圍；忠于職守，遵守紀(jì)律；身體健康，具有中專以上文化水平和一定專業(yè)知識(shí)。負(fù)責(zé)黨組織檔案工作的人員必須是共產(chǎn)黨員，符合機(jī)要人員條件。2.0.5 檔案管理員的職責(zé):認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)。指導(dǎo)文書立卷人員和專業(yè)技術(shù)人員做好文件材料的收集、立卷、歸檔工作，提高案卷質(zhì)量。做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計(jì)等基礎(chǔ)工作，熟悉所保管的檔案情況。保護(hù)檔案的安全，堅(jiān)持做好“七防”工作。非經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。做好檔案利用服務(wù)工作，編制各種檢索工具，迅速準(zhǔn)確地查調(diào)檔案，匯 編檔案資料。開展檔案業(yè)務(wù)指

5、導(dǎo)工作，并采取各種有力措施，檢查督促所屬單位做好 檔案工作。遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不 得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容。檔案歸檔要求3.0.1 凡本單位各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料， 均由文書部門或業(yè) 務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案室歸檔。3.0.2 檔案室接收的檔案，應(yīng)符合公司有關(guān)案卷質(zhì)量的規(guī)定要求。3.0.3 檔案歸檔 :各單位每年的文書檔案，應(yīng)于第二年上半年向公司檔案室歸檔；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案于第三年3 月底以前歸檔；科技檔案按工程項(xiàng)目、產(chǎn)品、課題分階段或全部鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)向 檔案室歸檔；新購(gòu)置的機(jī)械、儀器設(shè)備檔案開箱驗(yàn)收后歸檔；聲像檔案一般在年終向

6、檔案室歸檔，會(huì)議形成的聲像檔案，在會(huì)議結(jié)束 兩個(gè)月內(nèi)由會(huì)議主辦部門負(fù)責(zé)歸檔。交接雙方應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。3.0.4 各單位要保證檔案收集渠道暢通。文書立卷歸檔審查過程中，查對(duì)各部室的收發(fā)文簿、文件收集齊全才歸檔；科技檔案在工程交工驗(yàn)收、成果鑒定、新購(gòu)設(shè)備開箱時(shí)，檢查收集科技文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)才歸檔。3.0.5 國(guó)有企業(yè)單位的檔案歸國(guó)家所有。中外合作項(xiàng)目在協(xié)議、 合同生效形成的檔案，為中外雙方共同所有。該協(xié)議、合同終止時(shí)，檔案原件歸中方所有，外方可以保存復(fù)制件。 集體所有的和個(gè)人所有的檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，可由檔案室代為保管。3

7、.0.6 逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。一個(gè)全宗內(nèi)的文書檔案按年度、機(jī)構(gòu)、問題排列?？萍紮n案應(yīng)按交通部頒布的交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類、編號(hào)辦法進(jìn)行分類、整理，按照規(guī)定編制科學(xué)技術(shù)檔案總目錄和分類目錄。3.0.7 案卷分別按永久、長(zhǎng)期和短期三種保管方式進(jìn)行系統(tǒng)排列。3.0.8 案卷目錄應(yīng)編號(hào)排列、專柜保存。并隨時(shí)填寫案卷目錄登記簿。檔案庫(kù)房管理4.0.1 應(yīng)有專門的庫(kù)房保管檔案，繪制庫(kù)房存放示意圖，配置必要的設(shè)備，認(rèn)真做好“防盜、防火、防光、防潮、防塵、防污染、防有害生物”等“七防”工作。堅(jiān)持庫(kù)房檢查制度和庫(kù)房溫濕度記錄制度， 注意調(diào)節(jié)和控制庫(kù)房的溫濕度， 確保 檔案的安全。4.0.2檔案庫(kù)房（含膠片、

8、磁帶）的溫濕度應(yīng)控制在 14c24C,有設(shè)備的庫(kù)房 溫度日變化幅度不得超過正2C；相對(duì)濕度控制在4560%,有設(shè)備的庫(kù)房濕度 日變化幅度不得超過正負(fù)5%。保存母片的膠片庫(kù)溫度應(yīng)控制在 13c15C,相 對(duì)濕度應(yīng)控制在3545%。4.0.3 聲像檔案管理人員，應(yīng)穿工作服、帶潔凈手套操作，防止汗?jié)n、細(xì)菌等有 害物污染檔案。庫(kù)存檔案和設(shè)備檢查制度.1 檔案室應(yīng)建立定期檢查庫(kù)存檔案和設(shè)備制度，并做好檢查記錄。5.0.2 對(duì)破損和字跡模糊或變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。.3 對(duì)庫(kù)存檔案發(fā)現(xiàn)可疑情況或者發(fā)生意外事故，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查， 并將檢查 的結(jié)果立即向單位領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。收入、移出檔案總登記簿.1 檔案室應(yīng)

9、該建立收入、移出檔案總登記簿，及時(shí)把收入和移出檔案分別進(jìn)行登記。.2 按照要求，準(zhǔn)確編制交通檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)表，每年二月底報(bào)送中國(guó)路橋（集團(tuán)）總公司。檔案鑒定和處置7.0.1 檔案室應(yīng)按檔案的保管期限，定期用直接鑒定法對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。7.0.2 文書檔案的鑒定工作應(yīng)在主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理事務(wù)部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下， 由 檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。7.0.3 科技檔案的鑒定工作，要在總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案人員和科技人員共同進(jìn)行。7.0.4 鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)由檔案部門提出檔案鑒定報(bào)告，編寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方予銷毀，并報(bào)上級(jí)檔案部門備案。7.0.5 銷毀檔案時(shí)，

10、應(yīng)指定兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。檔案著錄8.0.1 檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案的交接手續(xù)。8.0.2 積極開展檔案利用工作。編制多種切實(shí)可行的檢索工具，并可視具體情況進(jìn)行檔案著錄工作。 經(jīng)常主動(dòng)了解各部門的需要， 開展檔案編研工作， 編制必要的資料匯編，準(zhǔn)確、及時(shí)、主動(dòng)熱情地提供檔案，為公司各項(xiàng)工作、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理和科研服務(wù)。8.0.3 編制的資料匯編如需印發(fā)或出版,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)主管部門備案。檔案借閱和復(fù)制制度9.0.1 建立檔案借閱和復(fù)制制度，設(shè)立檔案閱覽室。借閱和復(fù)制檔案時(shí)，必須嚴(yán)格按照檔案借閱和復(fù)制制度的有關(guān)條

11、款辦理（詳見 ） 。9.0.2 聲像檔案實(shí)行兩套制。以復(fù)制件提供利用。借出的聲像檔案不得在有磁場(chǎng)和不潔的環(huán)境中保存， 不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。 歸還時(shí)必須保證聲像檔案完好 無損。9.0.3 凡借用檔案解決重大問題，并產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的，應(yīng)填寫檔 案利用效果登記表。9.0.4 檔案從庫(kù)房調(diào)出時(shí)，檔案人員及時(shí)填寫案卷代理卡放置于原案卷位置，檔案歸還時(shí)，將代理卡放入案卷內(nèi)，以備下次調(diào)卷使用。9.0.5 遵守中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法 ，認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家、交通部的保密法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保守國(guó)家秘密、工作秘密和商業(yè)秘密，檔案室在收到保密委員會(huì)和有關(guān)部門關(guān)于檔案解密的通知后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密

12、級(jí)。合并、撤銷機(jī)構(gòu)的檔案管理10.0.1 凡合并、撤銷（包括臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)）機(jī)構(gòu)的全部檔案根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，必須將本機(jī)構(gòu)全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理、 妥善保管， 不得分散， 并按下列辦法進(jìn)行 處理和移交：撤銷機(jī)構(gòu)的檔案，應(yīng)向有關(guān)的檔案室進(jìn)行移交或由有關(guān)主管機(jī)構(gòu)代管。一個(gè)機(jī)構(gòu)并入另一個(gè)機(jī)構(gòu)或幾個(gè)機(jī)構(gòu)合并為一個(gè)新的機(jī)構(gòu)，其檔案材料 應(yīng)移交給合并后的機(jī)構(gòu)代管或向有關(guān)的檔案室移交。機(jī)構(gòu)撤銷或者合并時(shí)，沒有處理完畢的文件材料，可以移交給新的機(jī)構(gòu) 繼續(xù)辦理，并作為新的機(jī)構(gòu)的檔案加以保存。一個(gè)機(jī)構(gòu)改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系， 在其工作活動(dòng)中形成的全部檔案仍屬原來的全宗，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。10.0.2 國(guó)有企業(yè)單位資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時(shí)，轉(zhuǎn)讓

13、有關(guān)檔案的具體辦法應(yīng)按國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定辦理。11 檔案管理獎(jiǎng)懲11.0.1 在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位和個(gè)人，公司應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。11.0.2 有下列行為之一的，由公司檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)領(lǐng)導(dǎo)小組責(zé)令限期改正， 并對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分； 構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家所有的檔案的；涂改、偽造、抽取檔案的；擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的；倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國(guó)人的；不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工

14、作人員玩忽職守，造成檔案損失的。11.0.3 在利用檔案室的檔案中 :2 對(duì)丟失檔案,其賠償標(biāo)準(zhǔn)如下： 丟失永久保管期限檔案的每卷賠款500元，丟失長(zhǎng)期保管期限的檔案每卷賠款400 元，丟失短期保管期限的檔案每卷賠款300元。丟失音像檔案視情節(jié)、數(shù)量予以經(jīng)濟(jì)處罰。LQHD-ZH/B07-附錄 1檔案保管期限表順序歸 檔 文件保管期限號(hào)1、上級(jí)黨組織頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的永久一、決議、決定、條例、規(guī)定、寸比、通知、通報(bào)等文件長(zhǎng)期或短黨重要的期群丁一M的作2、上級(jí)黨組織頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)的文件短期3、級(jí)黨組織召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件長(zhǎng)期黨重要的短期群一M的工作4、上級(jí)組織對(duì)本

15、單位、本單位對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行工作檢查形成的主要文件材料重要的一M的永久或長(zhǎng)期短期5、本單位召開的黨、團(tuán)、工會(huì)、代表大會(huì)、職工代表大會(huì) 的批準(zhǔn)文件、能知、報(bào)告、決議、總結(jié)、紀(jì)要、講話、 開幕詞、閉幕詞、發(fā)言稿、提案、簡(jiǎn)報(bào)、討論的文件、 會(huì)議代表名單及聲像資料永久6、本單位召開的黨、團(tuán)、工會(huì)、代表大會(huì)、職工代表大會(huì)的小組會(huì)記錄、會(huì)議參考資料等短期7、本單位黨、團(tuán)、工會(huì)委員會(huì)全體會(huì)議、黨委會(huì)會(huì)議的記錄、紀(jì)要和討論的定稿文件永久8、本單位黨委制發(fā)的文件方針、政策法規(guī)性的事務(wù)性的永久長(zhǎng)期短期9、黨中央領(lǐng)導(dǎo)人視察本單位工作時(shí)指示、講話、題詞及聲像等資料永久10、本單位黨委向上級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)和上級(jí)批復(fù)的文

16、件材料方針政策性的、重要問題的一般事務(wù)性問題永久短期11、本單位黨員、團(tuán)員年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及工會(huì)各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)永久12、本單位黨員、團(tuán)員組織關(guān)系和工會(huì)會(huì)員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信及存根長(zhǎng)期13、本單位黨員、團(tuán)員有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)和處分的決定及有關(guān)材料重要的一M的永久長(zhǎng)期14、本單位黨組織建設(shè)中形成的文件材料例如：換屆改選、發(fā)展計(jì)劃等重要的一M的永久長(zhǎng)期短期15、善美選拔優(yōu)秀年輕干部的文件材料長(zhǎng)期16、上級(jí)黨組織紀(jì)律檢查委員會(huì)對(duì)本單位紀(jì)律檢查委員會(huì)及本單位案件檢查處理的文件材料重要的一M的永久長(zhǎng)期短期17、本單位黨組織宣傳教育、統(tǒng)戰(zhàn)工作中形成的文件長(zhǎng)期重要的短期一M的18、本單位黨組織調(diào)查、研究、大事記、有美的照片、工永

17、久作總結(jié)等材料長(zhǎng)期重要的一M的19、黨費(fèi)、團(tuán)費(fèi)、工會(huì)會(huì)費(fèi)收據(jù)等材料短期20、上級(jí)工會(huì)及本單位工會(huì)頒發(fā)的決定、指示、決議、規(guī)長(zhǎng)期定、條例、制度、辦法等文件短期重要的一M的21、上級(jí)工會(huì)對(duì)本單位及本單位對(duì)下級(jí)進(jìn)行工作檢查形成的文件材料重要的一M的長(zhǎng)期短期22、工會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)等文件材料長(zhǎng)期23、本單位工會(huì)工作問題的請(qǐng)示、批復(fù)材料永久長(zhǎng)重要的期一M的短期24、本單位工會(huì)勞動(dòng)競(jìng)賽條件、競(jìng)賽評(píng)比總結(jié)材料、先進(jìn)長(zhǎng)期短集體、個(gè)人名單（光榮榜）與事跡材料及獎(jiǎng)狀存根期25、上級(jí)團(tuán)組織頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、條例、長(zhǎng)期制度、辦法、通知、通報(bào)等文件材料短期重要的一M的26、上級(jí)團(tuán)組織召開的各種重要會(huì)議文

18、件短期27、本單位團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查研究等文件材料短期計(jì)劃長(zhǎng)期總結(jié)28、先進(jìn)團(tuán)員典型事跡材料、團(tuán)委的經(jīng)驗(yàn)材料與上級(jí)的批永久長(zhǎng)復(fù)期重要的短期一M的29、政工職稱評(píng)審的文件材料長(zhǎng)期一1、永久長(zhǎng).*、上家仇人耿口 J牌牛T1”L目2LL力） rm *鞏仃口 ”2a 1平、指示、命令、條例、規(guī)定、重要通知、通報(bào)等文件期行重要的短期政管一M的2、代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬的并被采用的文件的最草稿及印件永久長(zhǎng)理重要的、法規(guī)的期行其他的短期政管3、上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和無隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件短期理4、本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）永久行決議、決定、指示、命令

19、、條例、規(guī)定、辦法等文件重要的主簽的短期政管一般的（指事務(wù)性的規(guī)定、辦法等）5、本單位的請(qǐng)示報(bào)告與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、下級(jí)單位的請(qǐng)示永久長(zhǎng)理與本單位批復(fù)期行方針政策性的、重要問題的短期政一般事務(wù)性問題的管6、國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及肩關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)等視察、永久理檢查本單位工作的重要請(qǐng)示、講話、題詞及聲像資料長(zhǎng)期短重要的期一M的7、本單位行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的記錄、紀(jì)要和討論的文件永久8、本單位召開的工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、重要電話會(huì)議的文件及聲像資料重要的如：開會(huì)批準(zhǔn)文件、通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、講話、開幕詞、閉幕詞、討論的文件、會(huì)議代表名單、聲像資料簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議參考資料、發(fā)言稿、經(jīng)驗(yàn)材料永久長(zhǎng)期短期9、本單位

20、領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電話記錄及從外單位帶回與本單位方關(guān)的未經(jīng)文書處理部門登記的文件材料重要的一M的永久長(zhǎng)期短期10、本單位的歷史沿革、大事記、年鑒匯編、反映本單位重要活動(dòng)事件的剪報(bào)照片、情況簡(jiǎn)報(bào)、信息等定稿印本、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書永久11、本單位與同級(jí)單位和非隸屬單位工作往來形成的文件重要的一M的長(zhǎng)期短期長(zhǎng)期永久永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久一長(zhǎng)期12、規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、總結(jié)(1)上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的國(guó)民經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、年度計(jì)劃、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和設(shè)想等計(jì)劃規(guī)劃文件(2)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)本單位編制的各種規(guī)劃、計(jì)劃和本單位 下達(dá)的計(jì)劃年度的和年度以上的(沒有年度的、季度 和半年的)(3)本單位編制的中、期發(fā)展規(guī)劃及基本建設(shè)、生產(chǎn)

21、技術(shù)、 科學(xué)研究等方面的計(jì)劃長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久短期永久短期長(zhǎng)期永久-長(zhǎng)期短期短期重要的一般的(4)本單位技術(shù)改造措施、安全措施規(guī)劃、推行現(xiàn)代化管理規(guī)劃和企業(yè)升級(jí)規(guī)劃(5)本單位總體改革方案(6)本單位關(guān)于技術(shù)隊(duì)伍、職工發(fā)展規(guī)劃(7)本單位年、季度經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)年度的(無年度的、季度的)(8)本單位年度生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展計(jì)劃及執(zhí)行情況分析(9)下級(jí)單位報(bào)送的各種年度計(jì)劃(10)本單位和本單位匯總的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表(包括計(jì)算軟盤等)年度的季度、月份的(11)下級(jí)單位報(bào)送的各種年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表(12)本單位的工作報(bào)告、總結(jié)(包括專題報(bào)告綜合報(bào)告專題總結(jié)等)典型的主要職能活動(dòng)的年度和年度以上的13、機(jī)構(gòu)人事勞資文件永久永

22、久永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期短期永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期短期長(zhǎng)期短期長(zhǎng)期短(1)上級(jí)對(duì)本單位和本單位對(duì)下級(jí)關(guān)于機(jī)構(gòu)成立、合 并、撤銷、更改名稱、啟用鑒辦公遷址等文件(2)本單位組織簡(jiǎn)則、人員編制、工作條例、章程、 工作職責(zé)、職工名冊(cè)、職工考核材料(3)本單位干部的任免、評(píng)級(jí)、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù) 評(píng)定、聘任、退職、離休、退休、撫恤、死亡等 文件材料上級(jí)對(duì)本單位領(lǐng)導(dǎo)人、本單位對(duì)直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人 任免其他的(4)有關(guān)本單位定編、崗位定員和勞動(dòng)人事調(diào)配等材 料(包括職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資關(guān)系介紹信 及存根)(5)本單位內(nèi)部職能部門的制度、辦法(6)本單位所管轄的干部的資獎(jiǎng)勵(lì)和處分的決定及有 關(guān)材料重要的

23、一般的(7)本單位先進(jìn)工作者、勞動(dòng)模范名單及事跡材料14、外事和涉外文件(1)外事活動(dòng)中形成的文件材料，包括與外商簽訂的協(xié)書、意向書、合同等后關(guān)材料本單位經(jīng)辦的非本單位經(jīng)辦但需要執(zhí)行的永久長(zhǎng)期行(2)單位出國(guó)活動(dòng)、接待外賓和聘請(qǐng)外國(guó)專家和專家在我國(guó)活動(dòng)所形成的文件（如請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、永久政總結(jié)、匯報(bào)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、談話記錄等長(zhǎng)期管及有關(guān)聲像資料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作往來文件）短期理永久長(zhǎng)重要的期一M的短期純事務(wù)性的長(zhǎng)期(3)(4)本單位選拔出國(guó)留學(xué)生、實(shí)習(xí)生、研修生、研究生所形成的文件重要的一M的本單位與外國(guó)商務(wù)機(jī)構(gòu)及其他企業(yè)、事業(yè)單位建立工作聯(lián)系和一般業(yè)務(wù)往來形成的文

24、件重要的一M的短期15、其他永久永久長(zhǎng)期短期永久-長(zhǎng)期短期永久-長(zhǎng)期短期永久-長(zhǎng)期短期永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期短期永久(1)本單位編輯出版物樣本、原稿和經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人修改過的清樣(2)本單位發(fā)布的文告(如公告、通告、告示、聲明等)文稿及剪報(bào)重要的一般的(3)本單位發(fā)出、收到的賀信、賀電重要的一般的(4)本單位普查、調(diào)查、視察、檢查工作形成的文件材料重要的一般的(5)本單位信訪工作文件、簡(jiǎn)報(bào)、摘報(bào)、記錄、處理報(bào)告與總結(jié)、請(qǐng)示與批復(fù)重要的一般的二、1、本單位向工商管理部門登記、申請(qǐng)執(zhí)照的有關(guān)文件永久經(jīng)2、本單位經(jīng)營(yíng)方針目標(biāo)管理方面文件永久長(zhǎng)營(yíng)期管3、單位升為國(guó)家一級(jí)、二級(jí)、省先進(jìn)企業(yè)等活動(dòng)中形成的永久長(zhǎng)文件

25、材料期理重要的短期一M的4、實(shí)行股份制、中外合資和國(guó)內(nèi)聯(lián)營(yíng)的單位在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中永久長(zhǎng)所形成的文件材料（包括會(huì)議文件）及招標(biāo)投標(biāo)材料和期本單位投標(biāo)材料，聯(lián)合投標(biāo)協(xié)議、意向書等短期重要的一M的5、銷售方回永久(1)本單位匕肩關(guān)單位及國(guó)外廠家簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、長(zhǎng)期短協(xié)議、意向書及肩關(guān)談判材料與合同執(zhí)行情況等期重要的長(zhǎng)期一M的短期(2)產(chǎn)品銷售價(jià)格目錄短期(3)產(chǎn)品銷售調(diào)查預(yù)測(cè)決策措施及用戶對(duì)產(chǎn)品情況長(zhǎng)期反饋和處理材料長(zhǎng)期短(4)產(chǎn)品訂貨、展銷會(huì)形成的文件期(5)有美工商、稅務(wù)管理部門的審批報(bào)表等有關(guān)材料(6)國(guó)內(nèi)外同行業(yè)調(diào)查考察報(bào)告6、物資供應(yīng)永久長(zhǎng)(1)年度原材料、物資供應(yīng)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)及總結(jié)期(2)生產(chǎn)

26、用材料收支與結(jié)存明細(xì)表短期(3)材料價(jià)格表短期(4)物資消耗、儲(chǔ)備定額長(zhǎng)期(5)物資消耗統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久長(zhǎng)期(6)年度材料運(yùn)輸計(jì)劃、總結(jié)短期月份運(yùn)輸計(jì)劃（記錄）統(tǒng)計(jì)表短期(8)財(cái)產(chǎn)、物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓交接清冊(cè)永久-長(zhǎng)期重要的短期一M的四、1、本單位制定的財(cái)務(wù)管理的規(guī)定、制度永久長(zhǎng)財(cái)期務(wù)2、本單位財(cái)務(wù)工作計(jì)劃、預(yù)算、編制說明、總結(jié)永久長(zhǎng)期管3、固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報(bào)廢、封存的有關(guān)文件材料永久長(zhǎng)期理重要的短期一M的4、本單位和本單位匯總的各種決算永久5、本單位的各種帳簿（總帳、明細(xì)帳、序明帳、現(xiàn)金出納長(zhǎng)期帳）重要的記帳憑證和原始憑證6、各單位上報(bào)及上級(jí)批復(fù)和以下屬單位批復(fù)的決算長(zhǎng)期7、本單位每月發(fā)工資登記表長(zhǎng)

27、期8、涉及外事的各種憑證永久五、1、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)審計(jì)工作的規(guī)定、旨示、請(qǐng)示與批復(fù)永久審重要的長(zhǎng)期計(jì)一M的2、本單位、上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬單位審計(jì)工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期本單位短期上級(jí)單位及下屬單位3、本單位制定的審計(jì)工作規(guī)章制度永久長(zhǎng)期重要的短期一M的4、審計(jì)工作的通知、決定、結(jié)論、會(huì)議紀(jì)要、對(duì)審計(jì)報(bào)告永久長(zhǎng)的書間思見、謂小與批期5、審計(jì)工作會(huì)議文件長(zhǎng)期6、與審計(jì)工作有關(guān)的群眾來信短期六、1、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)監(jiān)察工作的規(guī)定、寸斤、請(qǐng)示與批復(fù)永久監(jiān)重要的長(zhǎng)期察一M的2、本單位、上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬單位監(jiān)察工作計(jì)劃、總結(jié)長(zhǎng)期本單位短期上級(jí)單位及下屬單位3、監(jiān)察工作的通知、決定、結(jié)論、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示與批復(fù)重要的一M的永久長(zhǎng)期

28、短期4、監(jiān)察工作會(huì)議文件長(zhǎng)期5、與監(jiān)察工作肩關(guān)的的群眾來信保管期限匕侶天乂件相同6、肩關(guān)監(jiān)察案件方面的文件材料批準(zhǔn)立案的依據(jù)調(diào)查報(bào)告及有關(guān)證據(jù)被調(diào)查人所在單位領(lǐng)導(dǎo)的意見被調(diào)查人的檢查材料及其對(duì)核查事實(shí)的意見審查結(jié)論和處理意見，結(jié)案報(bào)告及其與本案有關(guān)的重要材料永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期七 教育 培訓(xùn) 教育 培訓(xùn)1、國(guó)家有關(guān)教育培訓(xùn)方面的方針、政策、旨示、規(guī)定、辦法及本單位貫徹執(zhí)行的文件材料永久長(zhǎng)期2、干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)采用的教材長(zhǎng)期3、在職職工培訓(xùn)考試成績(jī)單長(zhǎng)期4、外培、代培合同、學(xué)員名單長(zhǎng)期5、年度招生計(jì)劃、簡(jiǎn)章等文件材料長(zhǎng)期6、學(xué)生入學(xué)審批手續(xù)、錄取通知書名單長(zhǎng)期7、學(xué)校

29、自己編輯和被教育部門采用推廣出版的教學(xué)講議、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)材料及教學(xué)論文長(zhǎng)期8、有價(jià)值的課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)中的優(yōu)異成果、學(xué)術(shù)論文長(zhǎng)期9、典型教學(xué)、試題、試卷、分析材料長(zhǎng)期10、電化教學(xué)中錄音、錄像磁帶等文件材料長(zhǎng)期11、全學(xué)程學(xué)籍成績(jī)表長(zhǎng)期12、學(xué)生違紀(jì)處理及獎(jiǎng)勵(lì)肩關(guān)義件材料長(zhǎng)期13、學(xué)生、教師名冊(cè)及畢業(yè)證書登記簿永久15、本單位制定的教學(xué)工作規(guī)章制度重要的一M的永久長(zhǎng)期短期16、職業(yè)技能鑒定考評(píng)的文件材料長(zhǎng)期短期順設(shè)主管建設(shè)計(jì)序歸 檔 文 件機(jī)關(guān)單位單位單號(hào)位八（一-）可行性研究、任務(wù)書等義件材料長(zhǎng)期永久長(zhǎng)基1、項(xiàng)目建議書及批復(fù)期14、學(xué)校在學(xué)術(shù)交流中所形成的文件材料長(zhǎng)期本建設(shè)2、3、4

30、、可行性研究報(bào)告項(xiàng)目評(píng)估環(huán)境預(yù)測(cè)及調(diào)查報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期項(xiàng)5、設(shè)計(jì)任務(wù)書及審批文件長(zhǎng)期永久長(zhǎng)目期基（一二）設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)本期1、工程地質(zhì)、水文、氣象及地震原始記錄永久建永2、工程地形地質(zhì)測(cè)繪報(bào)告、重要的測(cè)繪計(jì)永久久設(shè)算、作為設(shè)計(jì)依據(jù)的水文、氣象、地震材料永項(xiàng)3、經(jīng)濟(jì)調(diào)查報(bào)告、工廠、公路、橋梁、隧道、久目路線的選址、選線報(bào)告（三）設(shè)計(jì)文件材料1、初步設(shè)計(jì)、技木設(shè)計(jì)2、施工圖設(shè)計(jì)及變更文件3、設(shè)計(jì)計(jì)算書、采用的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)、通用設(shè)計(jì)4、關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)5、總體規(guī)劃設(shè)計(jì)6、工程概、預(yù)算7、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批永久短期永久永久長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期永久永久永久永久長(zhǎng)期永久（四）工程管理文件材料1、

31、征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié) 議書2、承發(fā)包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃 等義件3、施工執(zhí)照、施工許可證、報(bào)建審核書及審 建圖4、環(huán)保三同時(shí)、消防、衛(wèi)生及水暖、電、煤 氣供應(yīng)協(xié)議書永久永久永久永久永久永久長(zhǎng)期（五）施工文件材料1、開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要2、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃3、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工一M的重要的4、原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定5、建筑材料試驗(yàn)報(bào)告6、設(shè)計(jì)變更（設(shè)計(jì)修改通知單、工程更改洽商單）、材料代用審批7、施工定位測(cè)量、地質(zhì)勘察8、土、巖試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖9、施工原始記錄、日記、大事記、大型、特大型

32、工程項(xiàng)目的混合配合比設(shè)計(jì)資料、水泥砂配合比設(shè)計(jì)資料、瀝青般配合比設(shè)計(jì)資料10、蔽，程驗(yàn)收記錄及質(zhì)量檢驗(yàn)單短期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 短期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期 永久 長(zhǎng)期 長(zhǎng)期短期長(zhǎng)期短期（六）唆工義件材料1、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告2、全部竣工圖3、項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)審材料4、工程現(xiàn)場(chǎng)聲像材料5、竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久永久永久永久永久永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期（七）大中型工程的附屬建筑物、小型項(xiàng)目 基建工程及單位的一般工程的各種文件。比 以上同類項(xiàng)目的技術(shù)文件保管期限的劃分降 一級(jí)。即“永久”降為“長(zhǎng)期”、“長(zhǎng)期”降 為“短期

33、”筑路機(jī)械、汽車、潛水設(shè)備等自行設(shè)計(jì)、制 造和修理方面形成的各種載體的文件材料1、設(shè)計(jì)任務(wù)書（計(jì)劃任務(wù)書）、力某設(shè)計(jì)、 經(jīng)濟(jì)論證、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)修改、設(shè)計(jì) 通知單和圖紙、各種計(jì)算書、說明書、會(huì)審 記錄和紀(jì)要、合同、協(xié)議書長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久永久九、產(chǎn)品設(shè)備儀2、施工圖修改通知單長(zhǎng)期長(zhǎng)期3、產(chǎn)品的竣工圖紙（完工圖）、試車、試驗(yàn)長(zhǎng)期永久永器調(diào)試總結(jié)報(bào)告、試驗(yàn)調(diào)查記錄、分析材料、久產(chǎn)產(chǎn)品試制完工驗(yàn)收文件、定型驗(yàn)收文件、產(chǎn)品品出廠文件、質(zhì)量檢驗(yàn)證書、技術(shù)鑒定書、總結(jié)、產(chǎn)品圖紙目錄、配件目錄、修理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)以及在試制、制造、改革過程中的來往文件備4、產(chǎn)品制造工藝、工藝裝備、工藝技術(shù)條、永久儀工藝總結(jié)等文件器5、

34、引進(jìn)外國(guó)技術(shù)和專利產(chǎn)品的圖紙、性能使重要用說明書、外文原圖、原稿和譯文的永的長(zhǎng)6、關(guān)于米用國(guó)內(nèi)、國(guó)外新技術(shù)及生產(chǎn)經(jīng)驗(yàn)的文件材料長(zhǎng)期重 要 的 永股 的 長(zhǎng)7、車、船修理計(jì)劃、修理單、合同、估價(jià)單、結(jié)帳單、修理總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期8、重大技術(shù)改造和重大修改項(xiàng)目的論證、設(shè)計(jì)繪圖、改進(jìn)方案、計(jì)算、分析研究、審批意見、鑒定意見長(zhǎng)期永久永久9、改裝工藝、定型設(shè)計(jì)、大、中小修形成、 積累的各種圖紙文件、修理工技術(shù)總結(jié) 文件材料長(zhǎng)期永久長(zhǎng)期10、各類汽車、筑路機(jī)械等運(yùn)輸設(shè)備的圖紙、性能使用說明書、計(jì)算書長(zhǎng)期11、工廠的各類生產(chǎn)和附屬的設(shè)備圖紙使用維修說明書、計(jì)算書長(zhǎng)期12、科學(xué)研究、教學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)、檢驗(yàn)、試長(zhǎng)期驗(yàn)的

35、儀器設(shè)備圖紙和說明計(jì)算書13、種類機(jī)械、儀器在大、中修理過程中形長(zhǎng)期修理成的圖紙（竣工圖）、質(zhì)量檢驗(yàn)證書及文件說單位明材料短期14、設(shè)備、儀器修理記錄卡長(zhǎng)-短15、凡是國(guó)外購(gòu)進(jìn)的種類儀器、機(jī)械設(shè)備的重要重要請(qǐng)示、批復(fù)、涉外文件（包括與外商談判記的永的永錄、協(xié)議書、議定書、意向書、合同等）及全套圖紙、照片、使用維修說明書、計(jì)算書及譯本的長(zhǎng)順序歸 檔 文 件保管期限號(hào)十、1、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)安全、保衛(wèi)工作的規(guī)定、永久安重要的長(zhǎng)期全一M的保2、本單位制定的安全、保衛(wèi)工作的規(guī)章制度永久長(zhǎng)衛(wèi)重要的期一M的短期3、本單位、上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬單位安全、保衛(wèi)工作的計(jì)劃、長(zhǎng)期總結(jié)短期本單位上級(jí)單位及下屬單位4、安全生產(chǎn)統(tǒng)

36、計(jì)年報(bào)表永久5調(diào)查處理報(bào)告、批復(fù)永久重要的長(zhǎng)期短一M的期6、安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)抵押“百日安全生產(chǎn)”、“安全生產(chǎn)周”活動(dòng)，“二防”工作文件重要的一M的長(zhǎng)期短期7、先進(jìn)集體、先進(jìn)各人事跡材料長(zhǎng)期8、安全保衛(wèi)工作會(huì)議文件長(zhǎng)期順主管建設(shè)設(shè)計(jì)科序歸檔文件單位單位單位單位研單號(hào)位十1、課題立項(xiàng)報(bào)告及批準(zhǔn)文件、研究課題長(zhǎng)期永一任務(wù)書、已批準(zhǔn)的科學(xué)研究工作專題計(jì)久科戈h大綱及審批意見學(xué)2、科研合同、協(xié)議書、研究過程的實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)告、考查記錄、分析計(jì)算、圖表重要研照片、樣本、樣品、專題會(huì)議記錄的究長(zhǎng)股的短3、專題研究總結(jié)、技術(shù)鑒定報(bào)告、鑒定長(zhǎng)期永書、研究成果報(bào)告及審批材料評(píng)價(jià)、論久文、著作4、科研技術(shù)交流、推廣研究成果

37、的文件長(zhǎng)期永久5、為本專題科研工作考察、調(diào)查總結(jié)、長(zhǎng)報(bào)告期6、未完成、中止、負(fù)結(jié)果的科研項(xiàng)目文重件要順序號(hào)歸 檔 文 件審批機(jī)關(guān)使用單位形成單位設(shè)計(jì)單位十二、技術(shù)管理1、有關(guān)技術(shù)問題的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、批示、會(huì)議紀(jì)要技術(shù)審查重要的永的短重要的永的短2、各種技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、定額長(zhǎng)期長(zhǎng)期永久3、本單位頒發(fā)的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)、科學(xué)研究等方面的專題技術(shù)決定、決議、實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期永久4、已批準(zhǔn)的公路、交通工業(yè)發(fā)展規(guī)劃永久永久永久5、關(guān)于公路、交通工業(yè)或其他建筑設(shè)施的調(diào)查、勘測(cè)的綜合報(bào)告、總結(jié)及原始資料永久永久6、已被米用的國(guó)內(nèi)外專家技術(shù)問題的建議及技術(shù)服務(wù)、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓活動(dòng)中形成的文件材料重

38、要的長(zhǎng)的短重要的長(zhǎng)的短7、經(jīng)批準(zhǔn)木用的科學(xué)技木發(fā)明創(chuàng)造的交件材料永久永久重要8、本單位或參與國(guó)內(nèi)外有關(guān)專業(yè)技術(shù)調(diào)查、的長(zhǎng)考察報(bào)告的短重要的長(zhǎng)9、本甲位與專業(yè)協(xié)作單位侶大技本性萬卸的來往信件的短10、計(jì)算機(jī)管理：立項(xiàng)課題通知書、可行性 研究報(bào)告或課題開發(fā)計(jì)劃；實(shí)施進(jìn)度報(bào)告； 技術(shù)合同協(xié)議書、系統(tǒng)分析報(bào)告、系統(tǒng)設(shè)計(jì) 報(bào)告；程序設(shè)計(jì)說明書、程序清單及使用說 明書；系統(tǒng)測(cè)試及分析報(bào)告；課題總結(jié)報(bào)告、 研究報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、鑒定（評(píng)審）成果中 報(bào)等文件材料出 一科 學(xué)研 究劃 分保 管期 限11質(zhì)量管理技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和同能源管理工作形成的文件重要的長(zhǎng)的短十三反映本單位主要職能活動(dòng)的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)榮譽(yù)獎(jiǎng)

39、章、錦旗等物品永久杯（狀）國(guó)家級(jí)長(zhǎng)期省、部級(jí)短期市、局級(jí)LQHD-ZH/B07- 附錄 2文件材料立卷歸檔辦法總則1.0.1 為做好公司文件材料立卷歸檔工作,提高案卷質(zhì)量,以達(dá)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，特制定本辦法。1.0.2 本辦法是依據(jù)交通部 公路工程文件材料立卷歸檔管理辦法 ,結(jié)合公司 實(shí)際編制的。1.0.3 范圍 :歸檔的文件， 文書材料按年度立卷， 科技文件材料按工程項(xiàng)目、 科 研課題、產(chǎn)品及設(shè)備型號(hào)立卷。各單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，都要按照文件材料立卷歸檔要求分別立卷歸檔。組織與職責(zé)2.0.1 應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料必須堅(jiān)持文書

40、處理部門或業(yè)務(wù)部門立卷制度。公司的文書立卷工作，文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。科技文件材料的整理、立卷工作，應(yīng)由工程項(xiàng)目承辦人員負(fù)責(zé)。2.0.2 各部門都要有平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢和領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，由文書立卷人員負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管?？萍嘉募牧弦残杵綍r(shí)歸卷，應(yīng)由項(xiàng)目承辦人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷。對(duì)因工作需要時(shí)臨時(shí)借用文件，應(yīng)及時(shí)提供利用，并在臨時(shí)借用文件登記簿上登記，歸還時(shí)注銷。2.0.3 各部門根據(jù)自己的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，擬制簡(jiǎn)明確切的“案卷類目” ， 并編上條款號(hào)。 承辦人員應(yīng)將處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料在七天至半月內(nèi)收集齊全，加以整理，送本部門立卷人員歸卷。2.0.4 立卷人員職

41、責(zé):文書立卷人員應(yīng)了解本部門的工作業(yè)務(wù)， 掌握立卷工作的知識(shí)， 熟悉立卷工作的規(guī)定和方法。按照案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，做好立卷歸檔工作。認(rèn)真執(zhí)行歸檔制度， 根據(jù)本部門業(yè)務(wù)范圍和當(dāng)年工作任務(wù)， 負(fù)責(zé)編制平時(shí)歸卷使用的“案卷類目” ，對(duì)處理完畢的文件和借出的文件，應(yīng)主動(dòng)及時(shí)向承辦人收集歸卷，集中統(tǒng)一保管。具體要求是：發(fā)文應(yīng)在文件發(fā)出時(shí)，將原稿和印件同時(shí)歸卷。本機(jī)關(guān)召開的會(huì)議形成的文件，會(huì)議結(jié)束時(shí)歸卷。參加上級(jí)召開的會(huì)議帶回的文件，傳達(dá)完畢歸卷。各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)收集歸卷。歸卷文件，要做好檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，保證歸檔文件的齊全完整，檢查時(shí)要做到：公文體式正確，簽署用印完整。正件與附件、原稿與印

42、件、請(qǐng)示與批復(fù)件、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件、合同、協(xié)議書、帳內(nèi)件與帳外件齊全完整。照片、錄音、錄像帶、磁盤等已作文字注釋。對(duì)所形成的科技文件材料，收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，加以系統(tǒng)整理，組成保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒) 。3 文件材料立卷總體要求文書檔案的文件材料立卷，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，分類立卷。要靈活運(yùn)用問題(指文件內(nèi)容所反映的問題) 、作者、時(shí)間、名稱、通訊者、地點(diǎn)六個(gè)特征進(jìn)行立卷。為便于查找利用，多數(shù)案卷應(yīng)以問題為主結(jié)合其他特征立卷。文電應(yīng)合一立卷。案卷要求文書案卷的卷皮格式、案卷題名、卷內(nèi)文件目錄及備考表的樣式及填寫內(nèi)容要求如下：文書案卷采用的卷皮尺寸為

43、300mmX 220mm。案卷封皮項(xiàng)目包括： 全宗名稱、 單位名稱、 案卷題名、 年度、 保管期限、 頁(yè)數(shù)、分類卷號(hào)、保管卷號(hào)、檔號(hào)。案卷背面注有交通部辦公廳檔案監(jiān)制。卷內(nèi)文件要逐件填寫“卷內(nèi)文件目錄” ，卷內(nèi)文件目錄尺寸用國(guó)內(nèi)通用16開型（即260mmX 185mm）。卷內(nèi)文件目錄包括首頁(yè)和第二頁(yè)。內(nèi)備考表包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。案卷各部分的排列格式均應(yīng)是：案卷封面卷內(nèi)文件目錄文件材料 備考表封底。文書檔案卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列：密切聯(lián)系的文件，批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被發(fā)件在后；重要法規(guī)性文件歷次修改稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件結(jié)論性材料在前，