學(xué)院行政公文處理規(guī)定

1、學(xué)院行政公文處理規(guī)定根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布 的通 知（國(guó)發(fā)200023號(hào)，以下簡(jiǎn)稱辦法）及省市有關(guān)規(guī)定， 結(jié)合我校實(shí)際，制定本規(guī)定。一、公文種類辦法規(guī)定行政公文有13種：命令（令X公告、通告、 通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。 我校常用的有以下8種：（一）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及 人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（二）通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān) 的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的 事項(xiàng)，任免人員。（三）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。（四）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)

2、匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢 問。（五）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)。（六）意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。（七）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求 批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（八）會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)二、公文格式（一）按照辦法規(guī)定執(zhí)行。（二）學(xué)校印發(fā)的文件類型主要有：上行文：平學(xué)院。號(hào)；下行文：平學(xué)院行。號(hào)、平學(xué)院 學(xué)號(hào)、院辦行）號(hào)。三、行文要求1、上行文和下行文，一律由院長(zhǎng)辦公室（以下簡(jiǎn)稱“院辦”） 負(fù)責(zé)辦理。2、除院辦外，學(xué)校行政內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)不得對(duì)內(nèi)對(duì)外正式行文, 如需對(duì)下屬單位正式行文，須報(bào)經(jīng)院辦，由院辦核準(zhǔn)發(fā)文。3、嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)

3、量和范圍，精簡(jiǎn)一切不必要的行文。四、公文辦理（一）收文1、學(xué)?；蛟洪L(zhǎng)的收文由院辦文秘人員簽收、拆封、登記。屬校領(lǐng)導(dǎo)的親收件由校領(lǐng)導(dǎo)本人拆封；若需由院辦處理的，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，院辦進(jìn)行辦理。2、收文要隨到隨登隨送。（1 ）一般事務(wù)性公文，可直送有關(guān)單位承辦。（2）重要的公文由院辦主任簽批，呈送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)閱批后， 再轉(zhuǎn)相關(guān)部門承辦。（3）需兩個(gè)或兩個(gè)以上部門辦理的公文，應(yīng)明確主辦部門； 屬業(yè)務(wù)性事項(xiàng)的急件，由院辦主任或主管校領(lǐng)導(dǎo)閱批后，直接交 有關(guān)部門辦理。3、各部門收到的公文，由該部門承辦；需校領(lǐng)導(dǎo)簽批或事 關(guān)學(xué)校全局性重要公文，須及時(shí)交院辦登記處理。4、院辦對(duì)各部門公文處理有檢查、督促、催辦之責(zé)

4、。急件 要隨到隨辦，辦理進(jìn)展情況及時(shí)向主管校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，辦結(jié)后立即 將文件退還院辦。（二）發(fā)文1、草擬公文與核稿、簽發(fā)（1）以學(xué)校名義發(fā)出的公文，由有關(guān)部門擬稿。稿件擬定 報(bào)送院辦審核后，由院辦呈校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（2）日常工作性質(zhì)的公文等，院辦主任根據(jù)校領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)簽 發(fā)。（3）對(duì)不符合要求的文稿，文秘人員可提出意見并退回?cái)M 稿單位修改。（4）文稿一經(jīng)簽發(fā)，即成定稿，不得自行添改；若修改，須報(bào)經(jīng)簽發(fā)人同意。2、繕校、監(jiān)印和發(fā)文（1 ）學(xué)校發(fā)文，由院辦登記、編號(hào)、印發(fā)。（2）校對(duì)一般由擬稿單位或擬稿人負(fù)責(zé)。（3）繕印要忠于定稿，不擅自改動(dòng)，做到準(zhǔn)確、清晰、整 潔、及時(shí)。（4）上報(bào)省教育廳的學(xué)校文件應(yīng)盡可能

5、通過公文交換系統(tǒng) 上傳。除涉及保密文件外，校發(fā)下行文應(yīng)提交我校網(wǎng)站“辦公系 統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上發(fā)文、收文、查閱。（三）其它簽批草擬公文，需用鋼筆（蘭黑水或碳素水）或毛筆或碳素 質(zhì)的筆，不得使用用鉛筆、彩筆或圓珠筆。簽發(fā)人要簽署全名及 年月日。五、立卷歸檔公文辦結(jié)后，按照學(xué)校檔案管理的有關(guān)規(guī)定，及時(shí)立卷、歸 檔。六、公文處理工作中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把握的事項(xiàng)（一）文稿審核1、公文的內(nèi)容同黨的方針、政策以及上級(jí)有關(guān)部門的規(guī)定、 本校以前的規(guī)定有無(wú)矛盾。2、是否符合行文關(guān)系，主送和抄送單位是否適當(dāng)，是否需 要提交一定的會(huì)議進(jìn)行討論或經(jīng)有關(guān)部門會(huì)簽。（二）公文簽發(fā)1、凡以學(xué)校名義發(fā)出的公文，根據(jù)公文內(nèi)容，一般由主管 校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上行文及重要的公文由院長(zhǎng)簽發(fā)。2、經(jīng)過會(huì)議討論通過的文件，由主持會(huì)議的主要校領(lǐng)導(dǎo)簽