駐外辦事處管理制度手冊

1、 / 9 / 9 / 9公司駐外辦事處管理制度第一條總則公司駐外辦事處是隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展， 客戶的需要而設(shè)立，是公司銷售窗 口的延伸。為不斷加強(qiáng)辦事處業(yè)務(wù)隊伍建設(shè)， 完善現(xiàn)代營銷手段，建立有效的競 爭激勵機(jī)制，整合公司內(nèi)外可用的資源，實現(xiàn)公司、個人的效益最大化，優(yōu)勝劣 汰、獎優(yōu)罰劣，充分調(diào)動辦事處的積極性和創(chuàng)造性，特制定本辦法。第二條第二條辦事處組織結(jié)構(gòu)和人事管理辦事處主管區(qū)域銷售經(jīng)即銷售部總經(jīng)理LIIJ按需要增加其他工種業(yè)務(wù)人員【客人】.各辦事處實行主管負(fù)責(zé)制，并在滿足公司全面銷售管理工作的前提下， 負(fù)責(zé)辦事處的一切事宜。.辦事處工種及人員的設(shè)置，初期按上述標(biāo)準(zhǔn)，后續(xù)以辦事處實際情況可 予

2、以增減（審批權(quán)在公司銷售部總經(jīng)理或公司總經(jīng)理）。.辦事處人員的招聘：辦事處主管和庫管由公司總部負(fù)責(zé)委派或聘任，其 他人員由銷售總經(jīng)理和辦事處主管根據(jù)實際情況在公司或辦事處所在地招聘。辦事處人員不管在何處招聘，都必須按公司人事管理流程辦理好入職手續(xù)，并將入職手續(xù)交公司行政部存檔。招聘方式可參照公司員工招聘和離職管理辦法的相關(guān)款。. 辦事處人員離、退職(含自動離職和被公司辭退) ：)滿足公司員工招聘和離職管理辦法離退職部分的相關(guān)款；)辦事處主管、業(yè)務(wù)人員、 庫管、 司機(jī)或其他特殊工種人員的離職時間同管理人員，搬運工的離職時間同一般員工；) 滿足本規(guī)定的其他離職要素。第三 第三辦事處人員崗位職責(zé)辦事

3、處主管：)負(fù)責(zé)辦事處的日常工作；)負(fù)責(zé)辦事處所有人員的管理和考勤；)負(fù)責(zé)辦事處的收款工作；)協(xié)助并督導(dǎo)辦事處的業(yè)務(wù)銷售和倉庫管理工作；)負(fù)責(zé)辦事處與公司之間的產(chǎn)品調(diào)撥和下單工作；)負(fù)責(zé)辦事處的報銷審核和把關(guān)工作；)負(fù)責(zé)辦事處與公司各部門及客戶的聯(lián)系溝通工作；)負(fù)責(zé)辦事處車輛的管理工作；)負(fù)責(zé)辦事處財產(chǎn)和安全的管理及督察工作；)負(fù)責(zé)辦事處制度的擬定和執(zhí)行，公司管理制度的傳達(dá)；)負(fù)責(zé)公司報表、報告的編寫填制，并及時上報公司各相關(guān)部門；)負(fù)責(zé)與辦事處相關(guān)的其他工作或公司交代的臨時工作庫管：)負(fù)責(zé)辦事處倉庫所有產(chǎn)品的入出庫工作，產(chǎn)品出庫要符合先進(jìn)先出的原則；)負(fù)責(zé)辦事處倉庫成品的堆碼、 管理和整理工作

4、， 成品堆放要橫平豎直， 便于人員及車輛的進(jìn)出；)負(fù)責(zé)辦事處倉庫帳的建立和登錄，數(shù)據(jù)要真實可靠，要及時入賬；)負(fù)責(zé)辦事處倉庫的安全和衛(wèi)生工作，及時消除安全隱患；)做好辦事處倉庫的盤點和“安全庫存”工作；)負(fù)責(zé)編制倉庫月報表，并與公司財務(wù)部門及時核對；) 做好倉庫內(nèi)良品和不良品的分類工作， 不良品在條件合適的前提下， 要及時返回公司；)及時完成辦事處主管或公司其他部門交代的其他工作。業(yè)務(wù)員：)服從辦事處主管和公司領(lǐng)導(dǎo)的工作安排；)負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的市場開拓工作；)通過相關(guān)的市場調(diào)查(通過網(wǎng)絡(luò)、走訪客戶等) ，熟悉并掌握所轄區(qū)域的資源狀況， 了解各產(chǎn)品在當(dāng)?shù)氐氖袌龇蓊~及主要競爭對手等， 確定在當(dāng)?shù)氐?/p>

5、市場開發(fā)目標(biāo)。) 挖掘客戶信息， 進(jìn)行有效過濾； 與客戶溝通， 建立關(guān)系； 對有意向客戶進(jìn)行跟蹤，以便完成營銷任務(wù)；) 在合同 (或訂單) 執(zhí)行過程中認(rèn)真跟進(jìn)， 同辦事處或公司相關(guān)人員進(jìn)行有效的信息溝通， 隨時了解合同 (或訂單) 完成的進(jìn)度及效果， 以求為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；) 負(fù)責(zé)催收所屬客戶貨款， 及時查詢是否到賬， 以保證公司在規(guī)定的時間內(nèi)足額收款；)執(zhí)行公司規(guī)定的銷售政策，并根據(jù)市場反饋，提出合理改進(jìn)意見。)收集區(qū)域市場信息，掌握區(qū)域市場動態(tài)、 特點和趨勢， 并將所收集到的有用信息反饋給相關(guān)部門以便作為決策參考資料。) 不斷學(xué)習(xí)行業(yè)知識， 不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)， 以便完成各項任務(wù)指標(biāo)， 擴(kuò)

6、大公司市場影響，增強(qiáng)國內(nèi)市場競爭能力，提高企業(yè)的知名度。)遵守業(yè)務(wù)規(guī)范及公司其他規(guī)章制度，努力完成公司下達(dá)的銷售指標(biāo)；)及時完成辦事處主管或公司其他部門交代的其他工作。搬運工：)服從辦事處主管和庫管的管理和工作安排，工作時間必須呆在工作崗位；)搬運貨物上下車時要輕拿輕放，嚴(yán)禁損壞貨物；)協(xié)助庫管做好庫存產(chǎn)品的堆放工作； 中午不得飲酒， 時刻注意搬運貨物時的人身安全，嚴(yán)禁胡干蠻干；)按當(dāng)天出貨情況多少配合加班送貨；)辦事處主管可根據(jù)需要安排調(diào)整其工作，不得以各種理由拒絕；）及時完成辦事處主管或庫管交代的其他工作。）司機(jī)：）服從辦事處主管的管理和工作安排，工作時間必須呆在工作崗位；）辦事處車輛的安

7、全（油、水、電） 、保養(yǎng)與維護(hù)工作；）做好辦事處貨物的運輸工作，辦事處主管可根據(jù)情況對車輛進(jìn)行調(diào)配；）做好辦事處車輛的清潔衛(wèi)生工作；）根據(jù)業(yè)務(wù)量合理安排行駛路線；）工作期間嚴(yán)禁飲酒， 駕車時要小心謹(jǐn)慎， 注意安全，嚴(yán)禁開意氣車、賭氣車；）協(xié)助搬運工完成上下貨物較高或長尺寸的，并注意人身安全；）按當(dāng)天出貨情況多少配合加班送貨；）及時完成辦事處主管或公司其他部門交代的相關(guān)工作。其他工種：待工種確定后，再予以明確和規(guī)范。第四條 第四條辦事處人員薪資及作息時間 （特殊情況另行呈報公司核準(zhǔn)）辦事處人員薪資（含各種福利）：辦事處主管： 3000 元月業(yè)務(wù)員：1000 元月庫管：1500 元月司機(jī)：1800

8、 元月搬運工：2000 元月其他工種：面談確定后報公司核準(zhǔn)試用期基本工資按本條對應(yīng)之基本工資的80%-90%核算試用期時間為1-3 個月 （時間長短由辦事處主管綜合評估后報公司核準(zhǔn)）二、辦事處人員正常作息時間：辦事處業(yè)務(wù)員每周上班6 天，辦事處其他人員每月上班28 天。辦事處所有人員的休息前提條件是不影響辦事處工作的正常開展，不影響客戶的的交貨和配合。辦事處主管要做好辦事處人員休息的合理安排和管控。第五條 第五條辦事處銷售管理營銷計劃：業(yè)務(wù)人員根據(jù)辦事處下達(dá)的個人年銷售指標(biāo)制定月或周銷售計劃計劃，經(jīng)辦事處主管審核同意后實施； 該計劃包括銷售指標(biāo)分解， 及開拓市場、 增加銷售 / 9 / 9量的

9、設(shè)想和措施；營銷過程：) 業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況真實完整的填寫 “工作日報表” 和“客戶檔案表” ，次月 5 號前針對上月業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行書面工作總結(jié)；辦事處主管每月匯總“客戶檔案表” ，在次月 10 日前提交公司銷售部總經(jīng)理。) 各業(yè)務(wù)員開發(fā)的客戶須及時向辦事處主管備案， 如同一區(qū)域內(nèi)市場出現(xiàn) “碰車”現(xiàn)象，由辦事處主管以“先入為主”原則予以協(xié)調(diào)。若出現(xiàn)跨區(qū)域的“碰車”現(xiàn)象，由公司銷售部以“先入為主”原則予以協(xié)調(diào)。) 銷售時， 原則上要經(jīng)過辦事處主管對合同評審后簽訂經(jīng)濟(jì)合同， 合同簽訂后辦事處要對合同歸檔備查； 對信譽較好的老客戶經(jīng)辦事處主管同意后， 可由用戶負(fù)責(zé)人簽字的采購單為訂貨依據(jù)；

10、合同額五萬元以上的原則上要有預(yù)付款。) 銷售價格低于公司報價底線的經(jīng)濟(jì)合同或銷售行為必須要通過公司銷售部總經(jīng)理同意后決定。) 業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)合同履約，并按約定回收合同款項(包括質(zhì)保金) ；因業(yè)務(wù)人員個人原因不能收回貨款、 形成呆壞帳造成公司損失的， 由業(yè)務(wù)人員付連帶賠償責(zé)任。銷售價格：) 業(yè)務(wù)人員必須按照公司銷售部確定的產(chǎn)品銷售指導(dǎo)價向客戶報價 (銷售指導(dǎo)價由公司銷售部門制定，當(dāng)產(chǎn)品成本增減幅度在5%以上，指導(dǎo)價將予以變動)。) 業(yè)務(wù)員對外報價前應(yīng)先弄清客戶的貨款結(jié)算方式、 月銷售量、 競爭程度、 是否開票、 是否送貨到廠及與辦事處倉庫路途遠(yuǎn)近等要素， 再根據(jù)產(chǎn)品銷售指導(dǎo)價對外報價。)客戶還價低

11、于公司銷售指導(dǎo)價，須報公司銷售部主管批準(zhǔn)。)公司銷售指導(dǎo)價屬公司秘密，嚴(yán)禁對外泄漏，違者追究相關(guān)責(zé)任。貨款結(jié)算方式：)客戶月銷售金額在 2 萬元以下，實行現(xiàn)金收款。超過 2萬元以上，才能實行月結(jié)，月結(jié)期限最長不能超過一個月。)月結(jié)客戶若信譽不好，發(fā)生付款不及時的現(xiàn)象，應(yīng)轉(zhuǎn)為現(xiàn)金收款。)實行特案處理價格較低的客戶，實行現(xiàn)金收款。)情況較為特殊的客戶，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可予以靈活處理。銷售回款：) 辦事處客戶的收款除直接匯到公司指定的賬戶外， 一律由辦事處主管負(fù)責(zé)收款。)業(yè)務(wù)員不得私自收取任何客戶貨款，并要告知客戶無公司專印的正式收款收據(jù)(上有蓋公司財務(wù)專用章)不得付款給任何人，否則造成的損失由客戶承擔(dān)

12、。)業(yè)務(wù)員要負(fù)責(zé)催收所屬客戶的付款，及時向辦事處主管或公司查詢款項是否到賬。) 任何人不得以任何方式挪用公司貨款。產(chǎn)品運輸：)在同客戶確定價格時，業(yè)務(wù)員必須明確是否送貨到廠。)同一客戶月銷售量在2 萬元以上，且單次訂貨在3000 元以上，辦事處才送貨到廠。) 辦事處要樹立成本意識， 在不增加成本或?qū)Τ杀窘档陀袔椭那疤嵯拢?可實行 拼車或請客戶返空車協(xié)助運輸。)零星購買的散戶必須要求其到公司倉庫自行提貨。)若有特殊情況或有潛力的客戶在辦事處主管全盤考慮和衡量做特案處理后予以送貨到廠。第六 辦事處倉庫管理收到從總公司或客戶退回的實際貨物和相關(guān)的貨物明細(xì)后， 辦事處庫管員應(yīng)進(jìn)行清點和核對，做到數(shù)量

13、、規(guī)格型號等準(zhǔn)確無誤,并簽收入庫單，及時做好入庫登記。貨物入庫要按照不同的型號、材質(zhì)、 規(guī)格和要求分類、分別放入適宜的儲存，保證貨物的安全。貨物入庫要數(shù)量準(zhǔn)確、 規(guī)格型號準(zhǔn)確， 做到帳、 物相吻合。 發(fā)生問題不得隨意更改，應(yīng)查明原因，是否有漏入庫，多入庫。每次入庫的送貨單庫管員都要做相應(yīng)的保留備案。物品出庫， 庫管員要做好記錄。 出庫單由辦事處主管簽字后方可生效。 如若遇到相關(guān)責(zé)任人外出不能及時簽字的， 應(yīng)有電話口頭的方式授權(quán)， 貨物方可出庫。 負(fù)責(zé)人 外出返回公司后，應(yīng)及時補(bǔ)上簽字。物品出庫，規(guī)格型號和數(shù)量要準(zhǔn)確，要按照先進(jìn)先出原則發(fā)貨，做到帳物一致。庫管員要及時做好出庫登記， 并保證發(fā)貨的

14、正確性， 及時供貨， 保證合同的完整履行。 / 9 / 9庫管員要做好庫房的賬目管理工作， 保證賬物一致。 每天做好相應(yīng)的庫存更新， 在每月末編寫辦事處倉庫報表 。辦事處倉庫每月底要進(jìn)行一次庫房盤點工作， 對出現(xiàn)盤虧或盤盈的現(xiàn)象要分析原因，報公司批準(zhǔn)后處理。庫房要做好安全管理，若有安全隱患，要從快從速予以消除。第七條第七條辦事處車輛管理：參照司機(jī)崗位職責(zé)部分的相關(guān)車輛管理條款第八條第八條辦事處費用管理差旅費：公交車費憑車票報銷， 市內(nèi)的士車費必須說明原因后方可報銷 （辦事處要加強(qiáng)管制） ， 長途汽車票、 火車票、 飛機(jī)票等必須事先向公司申請批準(zhǔn)后予以報銷。通訊費：） 手機(jī)費補(bǔ)貼：辦事處主管和業(yè)

15、務(wù)員每月 100 元，司機(jī)每月 50 元。用公司配置手機(jī)者， 公司將代為繳納手機(jī)費， 超過部分公司將從其當(dāng)月工資中扣除。 個人自配手機(jī)者，手機(jī)費補(bǔ)貼將同工資一起發(fā)放（手機(jī)必須每天24 小時開機(jī)，如有發(fā)現(xiàn)關(guān)機(jī)者，每發(fā)現(xiàn)一次扣款20 元） 。） 固定電話和網(wǎng)絡(luò)費： 據(jù)實實報實銷 （辦事處主管要嚴(yán)格管制， 長話短說， 杜絕與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的通話） 。辦事處主管每月打印電話清單到公司，若查為私人電話，將由個人承擔(dān)。生活費：辦事處業(yè)務(wù)人員每人每月150元。辦公費：實報實銷（單項費用超過100元須事先向公司申請）。房租費：公司統(tǒng)一承租，費用由公司承擔(dān)。車輛使用費：若為外租車輛，按相關(guān)協(xié)議執(zhí)行。若為公司配置送

16、貨車輛，則相關(guān)費用實報實銷。業(yè)務(wù)招待費、 傭金回扣、 禮品禮金等費用須事先向公司申請并得到批準(zhǔn)后才能報銷。時機(jī)成熟后，銷售費用按銷售額實行費用提成制（比例另訂） 。第九條 第九條辦事處業(yè)務(wù)獎金及提成. 業(yè)務(wù)員按每月的銷售額核算業(yè)務(wù)提成， 業(yè)務(wù)提成的發(fā)放以業(yè)務(wù)員每月收回的實際貨款為準(zhǔn)，業(yè)務(wù)提成多少與貨款收回時間長短掛鉤。. 業(yè)務(wù)員若月銷售額低于10 萬元，將不予提成。超過 10 萬元，業(yè)務(wù)員的提成=當(dāng)月收款額業(yè)務(wù)提成比例收款時間比例系數(shù)。業(yè)務(wù)提成比例表：月銷售額1。萬（含）以t30萬（舍）以內(nèi)池萬（含）以內(nèi)超過前萬提成比例L光LS%10%收款時間長短比例表:改款U向現(xiàn)金及當(dāng)月溝款貨到次月內(nèi)帕秋童

17、到次次月內(nèi)收款貨到超過次次月內(nèi)收款比例系徽10(1%90%不予提他.不管何原因?qū)е驴蛻敉素?、補(bǔ)數(shù)、扣款都應(yīng)扣除業(yè)務(wù)員相應(yīng)的提成。 對公司造成損 失的，將由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)。.銷售提成同次次月工資一起發(fā)放（即5月的提成同7月工資一起發(fā)放）。第十條第十條辦事處單據(jù)管理.辦事處的專用收款收據(jù)（蓋公司的財務(wù)專用章方為有效），辦事處主管必 須妥善保存和使用，嚴(yán)禁遺失和毀損。收款收據(jù)若有作廢，必須三聯(lián)同 在并注明作廢字樣。收款收據(jù)用完后，存根聯(lián)要移交給公司財務(wù)部。.辦事處的所有出貨都必須有出貨單據(jù)，出貨單在客戶簽章后必須當(dāng)天內(nèi) 傳真公司。.客戶若有退貨或扣款的單據(jù)，必須在當(dāng)天內(nèi)傳真公司。.辦事處人員因公發(fā)生的各項支出，必須在兩天內(nèi)據(jù)實填寫報銷單呈辦事 處主管審核（