技術(shù)情報管理使用規(guī)定

1、技術(shù)情報管理使用規(guī)定1.目的為規(guī)范技術(shù)情報管理，保證其接收、歸檔、保管、借閱、復(fù)制、使用等工作的正常開展，同時做好技術(shù)情報的保密工作，制定本規(guī)定。2.范圍適用于公司的TS和相關(guān)的技術(shù)情報管理。3.質(zhì)量術(shù)語：3.1TS：工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)3.2TTIM：技術(shù)信息手冊3.3ECI：工程變化說明書3.4圖紙：發(fā)放的有關(guān)零件圖紙以及技術(shù)相關(guān)圖紙。4.管理職責(zé)4.1技術(shù)部為技術(shù)情報的接收并送文控室歸檔的責(zé)任部門。4.2企管部為歸檔的技術(shù)情報的管理責(zé)任部門。4.3所有部門對技術(shù)情報負有保密管理的責(zé)任。4.4企管部經(jīng)理為技術(shù)情報管理的負責(zé)人。4.5企管部文控員為技術(shù)情報管理的責(zé)任人。5.工作程序5.1技術(shù)情報的接

2、收5.1.1接收窗口（技術(shù)部）收到公司的TS以及相關(guān)的技術(shù)文件，項目擔(dān)當(dāng)首先填寫外來文件清單對收到的資料的內(nèi)容、數(shù)量等進行確認(rèn)。5.1.2項目擔(dān)當(dāng)在周內(nèi)評審文件的有效性，填寫外來技術(shù)文件評審表，在確認(rèn)無誤后，并和同外來文件清單、技術(shù)文件一起移交到檔案室。外來文件包括兩個階段：1：報價階段，2:生產(chǎn)階段。在評審意見中注明。5.1.3文控員負責(zé)存檔，并填寫歸檔文件登記表，歸檔文件登記表應(yīng)包含資料名稱、編號、發(fā)送單位、接收人、存檔日期等，文控員負責(zé)保存。5.1.4皮紋樣本、色板由文控員建檔后發(fā)給實驗室使用、保管，樣件由文控發(fā)給質(zhì)保部保管。5.2技術(shù)情報的復(fù)制5.2.1文件需要翻譯時，公司內(nèi)部需在文控

3、室內(nèi)、固定人和固定計算機。資料不許帶出規(guī)定場所，外委翻譯需簽署保密協(xié)議并按規(guī)定程序使用文件，翻譯文件只能在公司內(nèi)部使用，中文版不能有標(biāo)志。5.2.2文控員對收到的技術(shù)光盤信息應(yīng)在固定的計算機（文控室）上復(fù)制備份。光盤在特定的資料柜中保存。原件在文控室存檔，不得使用；復(fù)制光盤按規(guī)定范圍和要求使用。5.2.3所有接觸技術(shù)情報的員工不得私自復(fù)?。截悾┘夹g(shù)資料。若需復(fù)印（拷貝）技術(shù)資料需填寫檔案借閱、復(fù)制單，經(jīng)部門經(jīng)理審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)?。截悾?，文控員做好復(fù)印（拷貝）記錄，若公司內(nèi)不能復(fù)印，需在外復(fù)印時，文控員應(yīng)監(jiān)督復(fù)印過程，防止泄密。5.3技術(shù)情報的借閱、發(fā)放5.3.1項目擔(dān)當(dāng)應(yīng)確定技術(shù)

4、情報的發(fā)放范圍，通知文控員發(fā)放。5.3.2文控員對技術(shù)文件加蓋“受控”印章后，按項目擔(dān)當(dāng)確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，嚴(yán)禁超范圍發(fā)放。5.3.3文控員需建立文件發(fā)放/回收記錄，包含文件名稱、編號、發(fā)放日期、發(fā)放部門、接受人、接受日期等。5.3.4若需技術(shù)情報，需填寫檔案借閱、復(fù)制單，經(jīng)部門經(jīng)理審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后文控員方可給借閱人，并填寫檔案借閱、復(fù)制登記表。借閱人不得轉(zhuǎn)借他人，并按時歸還。5.3.5當(dāng)技術(shù)情報發(fā)生變更時，項目擔(dān)當(dāng)應(yīng)及時辦理變更手續(xù)。文控員應(yīng)及時將新文件取代舊文件，若收回舊文件，則項目擔(dān)當(dāng)應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，若不收回舊文件，則文控員在舊文件上加蓋作廢章并注明日期。同時，文控員還需將新

5、舊文件分開存放，防止混淆。5.3.6一般舊文件、作廢文件保留3年，生產(chǎn)用技術(shù)圖紙永久保留。5.4技術(shù)情報的保管5.4.1文控室除檔案組工作人員外，其他任何人不得隨便進入。5.4.2文控室柜、架排列整齊，清潔、編號統(tǒng)一，按公司6S進行嚴(yán)格的管理。 5.4.3各類檔案分類明確，存放規(guī)整。標(biāo)志明顯，排架和類目一致。5.5.4文控室應(yīng)保持常溫，文控員對接收的紙質(zhì)和電腦版資料登記注冊，整理后入庫妥善保管，不得遺失。保證其資料的安全完整。對所管轄的文件和資料相關(guān)信息應(yīng)嚴(yán)格保密，不得對外泄密。對失控文件及資料應(yīng)按規(guī)定制度進行銷毀。調(diào)閱時憑相關(guān)手續(xù)方可查閱，歸還時應(yīng)認(rèn)真清點無誤后及時歸檔。5.4.5文控室要有

6、必要的防火、防盜、防曬、防塵、防潮、防鼠、防蟲、防有害氣體等“八防”措施。5.4.6檔案室門窗必須堅固，檔案人員下班時要檢查門窗是否關(guān)鎖完好，電源、水源是否關(guān)好。末經(jīng)允許檔案室門、柜子鑰匙不得交與他人管理。5.4.7文控員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案資料的保管質(zhì)量，對破損或褪色、污染檔案及時采取修補，復(fù)制等措施。發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時向上級匯報，得到妥善解決。并做好檢查記錄。5.4.8企管部經(jīng)理應(yīng)不定期對文控員工作進行督查。5.5CAD數(shù)據(jù)管理5.5.1項目擔(dān)當(dāng)負責(zé)接收CAD數(shù)據(jù)，接收到CAD數(shù)據(jù)后，填寫外來文件清單，對收到的數(shù)據(jù)的內(nèi)容、數(shù)量等進行確認(rèn)。5.5.2項目擔(dān)當(dāng)在周內(nèi)評審數(shù)據(jù)的有效性，填寫外來技術(shù)文件評審表，并在外來技術(shù)文件評審表注明數(shù)據(jù)所使用的軟件名稱及版本號，在確認(rèn)無誤后，并和同外來文件清單、技術(shù)文件一起移交到檔案室。5.5.3文控員接收到CAD數(shù)據(jù)后，復(fù)制1份作為使用，原件保存作為備用，并建立臺賬，臺賬應(yīng)包括CAD數(shù)據(jù)名稱、編號、發(fā)送單位、接收人、存檔日期等，同時在光盤上做好標(biāo)識。5.5.4CAD數(shù)據(jù)原則上只能在文控室閱讀使用，確需借出，需按檔案管理規(guī)定辦理。5.5.5CAD數(shù)據(jù)借出使用時，嚴(yán)禁復(fù)制，嚴(yán)禁通過網(wǎng)絡(luò)傳遞CAD數(shù)據(jù)，使用過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密管理制度，若因開模等原因需給外單位使用，需與該單位簽訂保密協(xié)議。5.5.6