內(nèi)部控制手冊 合同管理

1、 協(xié)議管理概述規(guī)定了XX市XX股份有限公司及其下級公司協(xié)議管理工作，旨在確保協(xié)議管理符合國家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，規(guī)范協(xié)議管理制度及管理模式，依據(jù)公平公正及誠實信用原則訂立協(xié)議，依法有效監(jiān)督、管理，保證協(xié)議順利執(zhí)行，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。適用范圍適用于XX市XX股份有限公司及其下級公司。相關(guān)制度COP7.2-01內(nèi)銷協(xié)議管理程序職責(zé)分工協(xié)議經(jīng)辦部門：對協(xié)議簽訂和全面履行負(fù)責(zé)，具體包括：確定經(jīng)辦人，協(xié)議招投標(biāo)，協(xié)議談判，相對人資信調(diào)查，起草協(xié)議文本，辦理協(xié)議評價流程，負(fù)責(zé)協(xié)議的簽署、用印流程，全面履行協(xié)議并跟蹤履行情況，及時保存證據(jù)，協(xié)助法律事務(wù)部處理協(xié)議糾紛。財務(wù)部：負(fù)責(zé)評價協(xié)議的單

2、價、總價、付款方式、結(jié)算辦法、稅務(wù)、保險等條款。法務(wù)部：負(fù)責(zé)評價協(xié)議的完整性、有效性、用語準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性，監(jiān)督協(xié)議履行情況。質(zhì)量部：負(fù)責(zé)品質(zhì)協(xié)議、環(huán)保協(xié)議、買賣協(xié)議中關(guān)于質(zhì)量條款的評價。其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門：依照部門職責(zé)權(quán)限結(jié)合協(xié)議的實際情況進(jìn)行評價。行政部：對公司協(xié)議檔案進(jìn)行管理，登記簽訂協(xié)議的情況；督促協(xié)議及時歸檔。1.5流程圖監(jiān)控矩陣風(fēng)險編號風(fēng)險描述監(jiān)控措施編號監(jiān)控類型監(jiān)控措施應(yīng)用系統(tǒng)監(jiān)控監(jiān)控頻率（隨時/日/周/月/季/年）監(jiān)控實施證據(jù)對應(yīng)制度/管理辦法應(yīng)用系統(tǒng)監(jiān)控所屬模塊系統(tǒng)監(jiān)控措施16.3-R1公司廠房及辦公樓租賃協(xié)議審批、簽訂及執(zhí)行不規(guī)范，部分承租方缺少合格的資質(zhì)資料文件資料或

3、尚未簽訂租賃協(xié)議便已經(jīng)交付使用，可能致使承租方的資質(zhì)不符合法律規(guī)范、協(xié)議條款內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，承租方存在違約行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，公司無法通過法律途徑保護(hù)公司權(quán)益16.3-C1發(fā)現(xiàn)性企業(yè)應(yīng)當(dāng)審核租賃企業(yè)的資質(zhì)資料文件，同時應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)議管理，明確協(xié)議擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定時檢查和評價協(xié)議管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應(yīng)監(jiān)控措施，促進(jìn)協(xié)議有效履行，切實維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，杜絕先執(zhí)行后簽訂協(xié)議的現(xiàn)象出現(xiàn)年辦公樓、廠房租賃協(xié)議；協(xié)議評價表16.3-R2部分綜合授信額度協(xié)議無協(xié)議簽訂日期，可能致使授信協(xié)議生效日期不明，無法計算協(xié)議到期日，影響公司辦理銀行貸款及相關(guān)銀行借款16.3-C2

4、發(fā)現(xiàn)性與銀行簽訂授信額度協(xié)議時，應(yīng)依照規(guī)定簽訂協(xié)議日期并經(jīng)協(xié)議各方確認(rèn)后蓋章生效，協(xié)議日期不明的審核人員有權(quán)退回協(xié)議重新簽訂年銀行授信協(xié)議16.3-PR1無協(xié)議歸口管理部門，可能致使協(xié)議資料文件保管分散無法得到有效管理,影響公司經(jīng)營率目標(biāo)16.3-C7預(yù)防性公司協(xié)議歸口管理部門為總經(jīng)理授權(quán)的公司行政部。行政部對公司協(xié)議進(jìn)行綜合管理。子公司應(yīng)根據(jù)自己的實際情況依照內(nèi)部權(quán)限監(jiān)控和會簽審批制原則合理確定協(xié)議管理部門年協(xié)議管理制度16.3-PR2沒有重大協(xié)議和一般協(xié)議的區(qū)分，可能致使重大協(xié)議和一般協(xié)議一樣的審批簽訂流程，可能致使公司權(quán)益的損失，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)16.3-C8A預(yù)防性公司制定正式的協(xié)

5、議管理規(guī)定，對重大協(xié)議的判定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行定義，并規(guī)定了對于重大協(xié)議和非重大協(xié)議的審批權(quán)限，明確相關(guān)授權(quán)人審批的權(quán)限范圍（協(xié)議金額，協(xié)議類型等）年協(xié)議管理制度16.3-C8B預(yù)防性相關(guān)授權(quán)人根據(jù)審批權(quán)限對協(xié)議的內(nèi)容和條款（包括協(xié)議價格、付款條款等）進(jìn)行審閱，確保協(xié)議內(nèi)容的合理性，并最大滿足公司的權(quán)益年協(xié)議管理制度16.3-C8C預(yù)防性對采用對方協(xié)議文本或協(xié)議法律條款發(fā)生修改的協(xié)議，內(nèi)審部對協(xié)議進(jìn)行審核，確保協(xié)議的合規(guī)性和合法性年協(xié)議管理制度16.3-PR3未對協(xié)議談判的重要事項形成資料文件記錄，當(dāng)出現(xiàn)協(xié)議爭議時無據(jù)可依，可能影響將來協(xié)議的簽訂，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)16.3-C9預(yù)防性協(xié)議承辦部門與對

6、方進(jìn)行協(xié)議談判，并形成各方認(rèn)可的會議紀(jì)要，一式二份作為協(xié)議簽訂依據(jù)由各方妥善保管年協(xié)議談判會議紀(jì)要16.3-PR4協(xié)議的擬定、審批與審核和履行為同一負(fù)責(zé)人或部門，協(xié)議條款未得到充分審批，可能致使協(xié)議條款存在風(fēng)險漏洞，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)16.3-C10預(yù)防性1）項目主辦人員組織招投標(biāo)（詢價、比價）工作并編制標(biāo)書、協(xié)議及關(guān)于材料，草擬評價材料并報相關(guān)職能部門評價；2）協(xié)議評價可以根據(jù)實際情況采取書面評價或集中評價。實行書面評價的，承辦部門依照評價程序?qū)鎱f(xié)議草本送交職能部門評價；集中評價的，由承辦部門召集相關(guān)職能部門評價；3）協(xié)議評價通過后，由承辦部門組織進(jìn)行協(xié)議談判，簽訂協(xié)議年協(xié)議管理制度1

7、6.3-PR5協(xié)議簽訂后履行審批程序或倒簽審批協(xié)議，可能致使公司法律風(fēng)險或經(jīng)濟(jì)損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)16.3-C11預(yù)防性所有協(xié)議項目的展開必須以協(xié)議規(guī)定時間為準(zhǔn)，不得提前開始，如遇到臨時調(diào)整時間的須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批并重新修訂協(xié)議后實施年協(xié)議文本抽樣16.3-PR6協(xié)議審批中提出的審核建議或意見未具體落實到最終協(xié)議條款中，可能致使協(xié)議條款及內(nèi)容不合規(guī)，造成公司法律風(fēng)險或經(jīng)濟(jì)損失16.3-C12預(yù)防性協(xié)議簽訂前須將協(xié)議會審表中各部門及領(lǐng)導(dǎo)審核建議或意見予以落實，添加或修改協(xié)議文本并提交領(lǐng)導(dǎo)審核年協(xié)議會審表16.3-PR7格式條款協(xié)議未能準(zhǔn)確反應(yīng)公司與簽訂方權(quán)利義務(wù)關(guān)系，或長時間未更新，可能致使協(xié)

8、議條款及內(nèi)容與實際情況不符，造成公司法律風(fēng)險或經(jīng)濟(jì)損失16.3-C13A預(yù)防性協(xié)議管理部門定時對格式條款進(jìn)行評價，及時更新協(xié)議模版年格式協(xié)議16.3-C13B預(yù)防性協(xié)議管理部門對所有業(yè)務(wù)新訂或更新的標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議模板和條款進(jìn)行審閱，充分考慮經(jīng)營、管理、財務(wù)和法律等方面的風(fēng)險，確保所有新訂或更新的協(xié)議模板和條款合規(guī)性及合法性，并符合公司的權(quán)益年格式協(xié)議16.3-PR8協(xié)議條款及內(nèi)容商定不明確,協(xié)議各方的權(quán)利與義務(wù)不明確且未經(jīng)審核，可能影響協(xié)議的執(zhí)行或造成公司經(jīng)濟(jì)損失及法律風(fēng)險16.3-C14預(yù)防性內(nèi)審部負(fù)責(zé)評價協(xié)議的完整性、用語準(zhǔn)確性、合法性、合規(guī)性，對發(fā)現(xiàn)的協(xié)議條款不明、權(quán)利義務(wù)劃分不清或不利于公司

9、權(quán)益的應(yīng)及時要求協(xié)議起草部門進(jìn)行修改并重新審批年協(xié)議會審表16.3-PR9協(xié)議條款中未明確各方違約責(zé)任內(nèi)容，可能致使對方出現(xiàn)違約現(xiàn)象而公司無法律依據(jù)進(jìn)行追討，造成公司經(jīng)濟(jì)損失16.3-C15預(yù)防性協(xié)議評價相關(guān)部門對協(xié)議中的違約處理進(jìn)行嚴(yán)格評價，內(nèi)審部負(fù)責(zé)違約責(zé)任的準(zhǔn)確、完整、合規(guī)，其他相關(guān)部門對違約處理條款的合理性進(jìn)行審批年協(xié)議會審表16.3-PR10協(xié)議商定的處理糾紛的方式不合理，可能致使公司糾紛處置不合理，損害公司合法權(quán)益16.3-C16預(yù)防性在協(xié)議會審過程中，法務(wù)管理人員須對協(xié)議條款中的爭議/糾紛處理內(nèi)容做出合理性評價，嚴(yán)格依據(jù)中華人民共和國協(xié)議法規(guī)定對爭議/糾紛處理條款進(jìn)行評估，確認(rèn)該

10、條款是否合規(guī)合法年協(xié)議會審表16.3-PR11協(xié)議審批權(quán)限不明確，未合理授權(quán)集團(tuán)公司各部門及分子機(jī)構(gòu)的審批權(quán)限，可能致使協(xié)議未能得到有效審批，造成或產(chǎn)生舞弊風(fēng)險，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)16.3-C17A預(yù)防性公司職能部門辦理的協(xié)議，其會簽審批程序為：協(xié)議涉及的相關(guān)職能部門、財務(wù)部、內(nèi)審部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長審批。根據(jù)實際情況應(yīng)由股東或董事會審議確定的協(xié)議，報公司股東或董事會審議通過年協(xié)議會審表16.3-C17B預(yù)防性集團(tuán)下級單位應(yīng)根據(jù)自己的實際情況建立內(nèi)部會簽審批決策制度，其會簽審批程序為：協(xié)議辦理部門起草協(xié)議文本送交本單位財務(wù)、協(xié)議涉及的相關(guān)職能部門和協(xié)議管理部門會審后，報本單位分管領(lǐng)導(dǎo)

11、和主管領(lǐng)導(dǎo)會審批準(zhǔn)后方可簽訂正式協(xié)議，重大協(xié)議還須提交集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審核年協(xié)議會審表16.3-PR12協(xié)議簽訂人未經(jīng)授權(quán)簽署協(xié)議，或超越授權(quán)權(quán)限違規(guī)簽署協(xié)議，可能致使公司法律風(fēng)險，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)16.3-C18預(yù)防性有職權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)因特殊原因確實未能履行其在協(xié)議上簽字的職責(zé)時，可在協(xié)議管理制度規(guī)定的職權(quán)內(nèi)授權(quán)本級副職領(lǐng)導(dǎo)或下級簽字，并出具書面委托授權(quán)書。受委托人不得再轉(zhuǎn)授權(quán)，授權(quán)人對授權(quán)簽字事項承擔(dān)責(zé)任年授權(quán)委托書16.3-PR13協(xié)議的變更、補(bǔ)充、解除或轉(zhuǎn)讓的審批與審核為同一人，協(xié)議變更、補(bǔ)充、解除或轉(zhuǎn)讓未得到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)會審、總經(jīng)理審批，可能致使協(xié)議條款的改變對我方不利，造成公

12、司經(jīng)濟(jì)損失16.3-C19預(yù)防性協(xié)議的變更及調(diào)整應(yīng)形成變更報告報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及職能部門進(jìn)行討論確定，并形成書面資料文件，由協(xié)議承辦人與對方進(jìn)行交涉，辦理協(xié)議變更、解除、終止和轉(zhuǎn)讓事宜年協(xié)議變更申請單16.3-PR14協(xié)議未按商定條款履行，可能致使公司法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失，影響公司合法合規(guī)和資產(chǎn)安全目標(biāo)16.3-C20發(fā)現(xiàn)性協(xié)議設(shè)立生效后由協(xié)議管理人員監(jiān)督協(xié)議實施情況并記錄管理臺賬，發(fā)現(xiàn)任何違反協(xié)議條款的現(xiàn)象須及時上報相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)，涉及違約的應(yīng)追究其法律責(zé)任年協(xié)議管理臺賬16.3-PR15未能對協(xié)議進(jìn)行延續(xù)跟蹤監(jiān)督，可能致使對方未按協(xié)議商定條款履行協(xié)議義務(wù)，影響協(xié)議的執(zhí)行，造成公司經(jīng)濟(jì)損失

13、16.3-C21發(fā)現(xiàn)性公司協(xié)議業(yè)務(wù)歸口部門和公司所屬單位按年向行政部上報年度的協(xié)議簽訂、履行情況自檢自查報告。內(nèi)審部按月、季或年會同其他協(xié)議監(jiān)督管理部門對協(xié)議業(yè)務(wù)歸口部門或公司所屬單位執(zhí)行本制度的情況進(jìn)行檢查并形成檢查報告提交公司進(jìn)行考核，按考核結(jié)果進(jìn)行獎罰兌現(xiàn)年協(xié)議履行情況自檢自查報告16.3-PR16協(xié)議爭議或糾紛發(fā)生后未及時上報相關(guān)職能部門和領(lǐng)導(dǎo)，可能致使協(xié)議爭議或糾紛無法及時解決，造成損失進(jìn)一步擴(kuò)大，造成公司經(jīng)濟(jì)損失16.3-C22預(yù)防性發(fā)生協(xié)議爭議或糾紛時，相關(guān)人員須及時上報內(nèi)審部及分管領(lǐng)導(dǎo)商討爭議解決方案并在內(nèi)審部備案記錄，建立協(xié)議爭議/糾紛備忘錄年協(xié)議爭議備忘錄16.3-PR17

14、出現(xiàn)糾紛時，未經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，協(xié)議承辦部門或個人即向?qū)Ψ阶龀鰧嵸|(zhì)性答復(fù)或承諾、接受或向?qū)Ψ教峁┎焕谖曳降奶幚砑m紛的資料文件資料，可能致使公司法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失，影響公司合法合規(guī)目標(biāo)16.3-C23預(yù)防性1）協(xié)議履行過程中發(fā)生爭議或履行風(fēng)險，承辦部門應(yīng)當(dāng)及時向公司、相關(guān)職能部門提交協(xié)議爭議或履行風(fēng)險的協(xié)議糾紛報告，以便共同商議處理方式或辦法，形成處理建議或意見；2）發(fā)生爭議或履行風(fēng)險的協(xié)議，處理建議或意見形成后，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批建議或意見后，提交總經(jīng)理或者總經(jīng)理辦公會對擬采取的措施做出決策，同時根據(jù)實際情況，采取適當(dāng)方式進(jìn)行處理年協(xié)議糾紛備忘錄16.3-PR18協(xié)議履行完畢后，協(xié)議文本及相關(guān)審核資料文件資料未交由檔案管理部門進(jìn)行歸檔，可能致使對協(xié)議歸檔不規(guī)范，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)16.3-C24預(yù)防性協(xié)議管理人員對已生效的協(xié)議應(yīng)及時錄入?yún)f(xié)議管理登記臺賬，在協(xié)議履行后應(yīng)逐個建立檔案歸檔保管，凡與協(xié)議關(guān)于的資料文件、函件、電報、會議紀(jì)要、招標(biāo)投標(biāo)資料文件資料、詢價資料文件資料、協(xié)議履行和驗收等資料文件資料均應(yīng)附在協(xié)議卷內(nèi)歸檔年協(xié)議歸檔清單16.3-PR19協(xié)議歸檔資料文件資料未能統(tǒng)一進(jìn)行分類且連續(xù)編號，可能致使協(xié)議難以查找，影響對協(xié)議的有序管理，影響公司經(jīng)營效率目標(biāo)16.3-C25預(yù)防性公司行政部及屬單