某公司行政部崗位職責規(guī)范手冊

1、行政事務(wù)規(guī)范化管理目錄第一章行政部組織結(jié)構(gòu)與責權(quán)一、行政部組織結(jié)構(gòu)圖二、行政部職責三、行政部權(quán)力四、行政總監(jiān)崗位職責五、行政經(jīng)理崗位職責第二章前臺接待管理一、接待主管崗位職責二、接待專員崗位職責三、客人來訪登記表1公司前臺來訪客人登記表2前臺接待來訪記錄表3物業(yè)公司前臺來客登記表四、前臺接待日志表五、函件收發(fā)登記表1信函與快件簽收登記表2信函與快件寄送登記表六、前臺接待管理流程1預約客人來訪接待工作流程2來電轉(zhuǎn)接流程七、收發(fā)文件管理流程1信函收發(fā)工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4傳真發(fā)文工作流程5傳真收文工作流程6收文背簽流程八、前臺接待流程九、來電處理流程第三章辦公事

2、務(wù)管理一、辦公事務(wù)主管崗位職責二、辦公事務(wù)專員崗位職責三、行政辦公秘書崗位職責四、辦公用品訂購審批單五、辦公用品臺賬六、報廢物品清單七、辦公用品領(lǐng)用表八、辦公設(shè)備登記表九、辦公文書會簽單1文件會簽單2行文單3目錄表十、印章使用登記表印章使用審批表印章使用登記表十一、文書檔案借閱審批表十二、辦公用品管理流程1辦公用品購買流程辦公用品領(lǐng)用流程十三、辦公設(shè)備購買流程辦公設(shè)備購買審批流程辦公設(shè)備詢價流程辦公設(shè)備比價流程辦公設(shè)備采購流程十四、文書檔案管理流程發(fā)文管理流程2收文管理流程3檔案歸檔流程4檔案借閱歸還流程5檔案銷毀流程十五、往來信件管理流程十六、公司印章管理流程1制刻申請流程2使用流程十七、公

3、司證照管理流程第四章行政人事管理一、行政主管崗位職責二、行政人事管理專員職責三、費用報銷標準四、員工考勤登記表五、年度考勤匯總表六、員工請假申請單七、員工加班申請表八、員工出差申請表九、差旅費報銷清單十、公司會議記錄表1公司會議記錄表一2公司會議記錄表二十一、提案管理記錄表十二、員工提案評定表十三、員工獎懲記錄表十四、員工違紀處理表十五、會議管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、會議工作評估表第五章安全BaoMi管理一、安全主管崗位職責二、安全專員崗位職責三、電梯設(shè)備巡視記錄表四、電梯維修保養(yǎng)記錄1電梯月維修保養(yǎng)記錄2電梯季維修保養(yǎng)記錄3電梯年維修保養(yǎng)記錄五、值班登記日志表六、保安

4、執(zhí)勤日志表七、外出員工登記表八、來賓出入登記表九、安全狀況檢查表十、防火設(shè)施檢查表十一、安全事故報告書十二、突發(fā)事故報告表十三、事故統(tǒng)計匯總表十四、人員出入管理流程十五、消防安全管理流程十六、安全檢查管理流程十七、突發(fā)事件處理流程第六章車輛管理一、車輛主管崗位職責二、司機崗位職責三、車輛登記表四、車輛檢查表1車輛檢查日志2車輛檢點表五、車輛請修表六、保養(yǎng)記錄表七、車輛加油表1車輛加油申請表2車輛加油記錄表八、用車申請表1用車申請表2車輛使用申請表九、派車記錄單十、車輛事故單1車輛事故現(xiàn)場記錄單2車輛事故報告單十一、用車記錄表1司機用車記錄表2車輛使用日志表3車輛使用狀況月報表十二、1車輛費用報

5、銷單2車輛費用月度統(tǒng)計表十三、事故處理流程十四、車輛管理流程1車輛使用流程2車輛加油管理流程3車輛安全管理流程十五、肇事處理流程圖十六、車輛費用額度控制程序圖第七章總務(wù)后勤管理一、總務(wù)后勤主管崗位職責二、總務(wù)后勤專員崗位職責三、宿舍管理專員崗位職責四、食堂管理專員崗位職責五、保潔人員崗位職責六、綠化人員崗位職責七、食堂衛(wèi)生檢查表八、住宿人員管理表1住宿申請表2住宿人員資料卡3宿舍分配申請表4住宿登記表5宿舍檢查登記表6宿舍物品借用卡九、清潔衛(wèi)生管理表1衛(wèi)生區(qū)域劃計劃表2清潔工作安排表3衛(wèi)生狀況檢查表4清潔衛(wèi)生評分表十、員工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程2員工入住宿舍管理流程十一、員工食堂管

6、理流程十二、清潔衛(wèi)生管理流程十三、企業(yè)綠化管理流程第八章公關(guān)事務(wù)管理一、公關(guān)事務(wù)主管崗位職責二、公關(guān)事務(wù)專員崗位職責三、商務(wù)接待安排表四、公務(wù)接待審批表五、公關(guān)活動策劃表六、危機預警處理表七、危機記錄分析表八、重要接待流程九、危機處理流程十、媒體宣傳流程十一、接待規(guī)格表十二、例外事項工作安排表第一章行政部組織結(jié)構(gòu)與責權(quán)一、行政部組織結(jié)構(gòu)圖行政總監(jiān)行政總監(jiān)行政經(jīng)理安全BaoMi主管人事行政主管2辦公事務(wù)主管安全專員辦公專員專員秘書后勤總務(wù)主管行政專員后勤專員宿管專員食堂 管理專員保潔人員綠化人員接待專員公關(guān)專員司機前臺接待主管公關(guān)事務(wù)主管車輛主管二、行政部職責職責1根職責1根據(jù)領(lǐng)導意圖和公司發(fā)展

7、戰(zhàn)略，負責起草重要文稿，牽頭或協(xié)助公司的規(guī)劃研究職責3公司會議組織、記錄及記錄歸檔工作職責4員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人事管理工作職責5負責前臺接待、客人來訪登記迎送等招待工作職責6負責公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作職責7負責公司車輛調(diào)動管理工作職責8負責公司總務(wù)后勤管理工作職責9負責公司對外宣傳、公關(guān)工作職責10牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預案職責11完成公司高層臨時交辦的工作職責2負責全公司資料、信息管理以及宣傳報道等日常行政事務(wù)管理工作三、行政部權(quán)力職責職責1根據(jù)公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃，對公司經(jīng)營計劃有建議權(quán)職責3依照制度，按規(guī)定程序，實施對其他部門處罰的建議權(quán)職責4依照制度，對

8、公司員工違反行政制度的處罰建議權(quán)職責5依照制度，對公司行政資源（包括車輛、辦公設(shè)備等）合理調(diào)動的權(quán)力職責6部門內(nèi)部員工聘任、解聘的建議權(quán)職責2依照制度，對行政稽查中發(fā)現(xiàn)的問題實施處理的權(quán)力四、行政總監(jiān)崗位職責職責職責1審查核準辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)等行政管理相關(guān)關(guān)規(guī)章制度職責3根據(jù)企業(yè)階段性目標和年度計劃，制定所屬部門的年度目標、計劃和措施職責4組織行政部自查和職能檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題職責5負責企業(yè)各系統(tǒng)思想、文化建設(shè)，籌劃增強員工凝聚力的宣傳和教育職責6負責比較重要的對外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實施職責7組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作，指導、監(jiān)督檢查公司Bao

9、Mi工作的執(zhí)行情況職責8負責考核行政部各主管并向總經(jīng)理提請行政部經(jīng)理考核的建議職責9負責行政部突發(fā)事件的處理及總經(jīng)理臨時交辦的工作職責2審查核準辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、公關(guān)等各主管年度計劃方案五、行政經(jīng)理崗位職責職責職責1在行政總監(jiān)領(lǐng)導下，負責管理和監(jiān)督企業(yè)的行政、后勤總務(wù)、環(huán)境和保衛(wèi)等工作職責3負責組織行政季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計劃職責4本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計劃，搞好行政后勤預算工作職責5組織收集各部門的工作動態(tài)，協(xié)助公司領(lǐng)導協(xié)調(diào)各部門之間相關(guān)的業(yè)務(wù)工作職責6做好公司重要來賓的接待工作或代表公司與政府對口部門和有關(guān)團體、機構(gòu)聯(lián)絡(luò)職責7負責召集公司辦公會議，檢查督促公司領(lǐng)導

10、布置的各項工作的落實情況職責8貫徹落實本部崗位責任制和工作標準，加強與有關(guān)部門協(xié)作配合職責9負責召集本部門的有關(guān)工作會議職責10負責組織編寫公司年度大事記職責11負責行政部突發(fā)事件及公司領(lǐng)導臨時交辦事件的處理職責2行政管理方針、政策和制度。指定人事管理和辦公、行政管理的有關(guān)規(guī)章制度第二章前臺接待管理一、接待主管崗位職責職責1職責1制定前臺接待工作年度計劃，報行政部經(jīng)理審批職責3對前臺接待專員進行有效的培訓和指導，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)素質(zhì)職責4協(xié)助前臺接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實情況職責5主持前臺班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦職責6參加行政例會，及時了解

11、員工的思想動態(tài)及困難，及時采取解決措施職責7受理直接下級上報的合理化建議，并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理職責8與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動等職責9督導迎送工作，檢查前臺接待專員的儀表儀容、勞動紀律、禮儀及工作效率職責10負責向行政經(jīng)理提請對前臺接待專員績效考核的建議并協(xié)助實施考核職責11負責檢查、監(jiān)督前臺辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作職責2協(xié)助制定前臺接待處的崗位責任、操作規(guī)程及各項規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行職責12正確傳達上級指示，及時對下級工作中的爭議做出裁決職責一三協(xié)助公關(guān)事務(wù)主管、行政經(jīng)理處理各種社會公共關(guān)系職責14負責前臺接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導臨時交辦事件的處理二、接

12、待專員崗位職責職責1職責1服從前臺接待主管的領(lǐng)導，按規(guī)定的程序與標準向客人提供一流的接待服務(wù)職責3熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規(guī)的非BaoMi信息職責4負責電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔職責5負責公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存職責6配合接待主管完成部分文件的打印、復印、文字工作職責7負責管理前臺辦公用品及辦公設(shè)備的清潔保養(yǎng)職責8維護前臺區(qū)域內(nèi)的整潔，進行該區(qū)域內(nèi)的報刊雜志、盆景植物的日常維護和保養(yǎng)職責9執(zhí)行公司考勤制度，負責員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡職責10負責員工出差預訂機票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)

13、登記職責11對工作中出現(xiàn)的各種問題及時匯報，提出工作改進意見職責2負責訪客、來賓的登記、接待、引見，對無關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理職責12完成領(lǐng)導交辦的其他或臨時工作三、客人來訪登記表1公司前臺來訪客人登記表年月日序號姓名所在單位來訪人數(shù)是否預約被訪人事由時間備注姓名部門到達離開12345編制：審核：2前臺接待來訪記錄表來訪人姓名來訪人單位來訪時間接待人接待內(nèi)容簡況處理意見：處理結(jié)果：編制：審核：3物業(yè)公司前臺來客登記表年月日序號姓名所在單位來訪人數(shù)聯(lián)系方式是否預約被訪單位及被訪人姓名來訪事由時間備注進入離開12345編制：審核：四、前臺接待日志表日期年月日記錄人考勤記錄姓名簽到時間姓名簽

14、到時間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制：審核：五、函件收發(fā)登記表信函與快件簽收登記表日期來件單位編號數(shù)量密（速）級接受部門簽收人（簽字）編制：填表人：信函與快件寄送登記表日期送寄部門編號數(shù)量密（速）級送達單位接收人送寄人（簽字）編制：填表人：六、前臺接待管理流程1預約客人來訪接待工作流程整理當天預約記錄告知來訪者情況開始結(jié)束前臺接待主管前臺接待專員客人各職能部門確認與提醒訪問事宜來訪來訪登記通知被訪者客人等待接待來訪客人確認來訪告知相關(guān)事宜準備接待來訪客人引領(lǐng)會見配合送走客戶來訪信息錄入，記錄匯總審核存檔2來電轉(zhuǎn)接流程開始開始撥通電話結(jié)束前臺接待專員外部單位人員各部門或員工聽到電話鈴響拿起話筒

15、接聽傾聽來電事由明確被訪人在否 處理范圍內(nèi)范圍外轉(zhuǎn)接接電在單位不在告知情況留言記錄七、收發(fā)文件管理流程1信函收發(fā)工作流程開始開始接收信函審核登 記審核分 信接 收回 信寄 信結(jié)束有無拆 信登記信息是否有明確收信人行政部經(jīng)理前臺接待專員各職能部門2接收信函、快件工作流程各職能部門前臺接待專員前臺接待主管外部單位各職能部門前臺接待專員前臺接待主管外部單位開始開始登 記篩 選分 送結(jié)束發(fā)來信函、文件簽 收接 收記錄存檔3寄送信函、快件工作流程開始開始登 記聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺接待主管前臺接待專員各職能部門外部單位交待寄送信函、文件事宜簽 收接到服務(wù)要求4傳真發(fā)文工作流程開始開始提出申請審批結(jié)

16、束登 記發(fā)傳真原件存檔填寫申請表行政部經(jīng)理前臺接待專員員工5傳真收文工作流程開始開始收 文簽收結(jié)束登 記復 印轉(zhuǎn)交文件存 檔接收行政部經(jīng)理前臺接待專員各部門或員工6收文背簽流程開始開始遞交文件結(jié)束簽 字審核轉(zhuǎn) 交存 檔總經(jīng)理前臺接待專員各部門或員工八、前臺接待流程看到客人，看到客人，禮貌招呼開始問明來訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點引領(lǐng)客人到達等待地點奉茶或飲料，請客人稍等微笑離開結(jié)束九、來電處理流程電話接通，禮貌招呼電話接通，禮貌招呼開始問明來電事由電話處理結(jié)束電話留言記錄電話記錄歸檔第三章辦公事務(wù)管理一、辦公事務(wù)主管崗位職責職責職責1組織擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計劃，送交部門經(jīng)理審核

17、職責3負責組織辦公用品的登記、采購、發(fā)放以及控制辦公成本費用等工作職責4建立和完善公司固定資產(chǎn)和辦公用品管理制度職責5負責公司的各種公章證照管理，并負責使用登記和年檢工作職責6起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況職責7搞好與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系職責8受理直接下級上報的合理化建議，按照程序處理職責9負責檢查本部門的安全、消防工作職責10負責辦公事務(wù)突發(fā)事件職責11負責向行政經(jīng)理提請對辦公事務(wù)人員績效考核的建議職責2起草、擬訂辦公用品的需求計劃，報直接上級審批職責12完成公司領(lǐng)導臨時交辦事件的處理二、辦公事務(wù)專員崗位職責職責職責1協(xié)助部門主管做好各項辦公事務(wù)制度草擬工作職責3負責公司

18、辦公家具設(shè)備、辦公用品的采購工作職責4負責辦公用品的登記、發(fā)放管理職責5負責制定辦公家具、設(shè)備、用品的采購流程職責6負責監(jiān)督辦公設(shè)備的日常使用、維護職責7負責計算機信息資料管理職責8負責公司圖書、資料、合同等文檔的管理職責9提出辦公事務(wù)合理化建議，不斷改進工作職責2積極落實上級要求的各項任務(wù)，提供相關(guān)服務(wù)職責10對于其他部門不符合行政事務(wù)管理規(guī)定的行為進行監(jiān)督、檢查職責11協(xié)助其他部門作好會議、接待工作職責12完成領(lǐng)導臨時交辦的其他工作三、行政辦公秘書崗位職責職責職責1協(xié)助上級領(lǐng)導與企業(yè)內(nèi)各部門進行聯(lián)絡(luò)、溝通與協(xié)調(diào)，做好上傳下達工作職責3負責企業(yè)內(nèi)、外各種來往文件的核對、頒布和下發(fā)工作職責4妥善