投訴處理與客戶管理

1、投訴處理 投訴處理與客戶管理請用一句話給“投訴”下一個定義投訴:顧客的任何不滿意的 表示，不論正確與否。 -英國標準協(xié)會（ BSI ）1999年頒布的國際標準BS8600什么是“顧客”？什么是“滿意”？顧客:接受產品的組織和個人。 滿意:顧客對其要求已被滿足的 感受。 -國際標準化組織（ISO）在ISO9000:2000中的定義為什么會有投訴？目前主投訴的主要分類？系統(tǒng)問題資費錯誤，系統(tǒng)升級等員工能力問題業(yè)務能力，投訴能力，綜合素質，服務問題，口徑不一等業(yè)務問題新業(yè)務宣傳方面，業(yè)務漏洞等主觀投訴投訴分類投訴分類棘手情況頗高難度一般異議 極端事例正常情況投訴/困難情況投訴處理技能提升專業(yè)滿足感及

2、自豪感更大學習弧度更高的個人及市場價值工作常開心，敬業(yè)樂業(yè)(i) 對同事有效地處理投訴好處加強顧客滿足感長線顧客關系(ii) 對客人有效地處理投訴的好處更了解顧客實質需要更了解公司的灰色地帶更高的商譽(iii) 對公司以客戶的標準為標準，超越客戶的期望！什么是客戶滿意？處理投訴的普遍態(tài)度及心理障礙普遍態(tài)度及心理障礙正面看法麻煩想占便宜好小事，有什么大驚小怪不關我的錯多做多錯自己沒權投訴處理五步驟迅速受理分析問題提供信息獲取信息總結歸納 安撫情緒傾聽提問分析期望邏輯表達一次close迅速受理 安撫情緒投訴處理五步驟生氣是拿別人的錯誤來懲罰自己 同理心就是將心比心，同樣時間、地點、事件，把當事人換

3、成自己，也就是設身處地去感受、去體諒他人。 同理心表達同理心1.共同共通點2.要表達有良好的動機3.要建立合作與信任同理心運用 您的心情我可以理解 要是我碰上這種事情，我也許也會象您一樣 過去有個別用戶也象您一樣的想法 站在您這個角度，我是可以理解的 你剛才說的，是不是說.對嗎？ 獲取信息傾聽提問投訴處理五步驟 確認問題積極傾聽不僅僅聽字面意思，更要聽客戶期望值不僅僅聽表達內容，還要聽客戶的心情不僅僅聽客戶語言，還要看客戶的肢體不僅僅聽事情經過，還要聽衡量的標準溝通的最高境界：聽者，聽到說者想說；說者，說到聽者想聽 確認問題積極傾聽溝通的最高境界：聽者，聽到說者想說；說者，說到聽者想聽如果客戶

4、投訴 那么客戶的價值取向是 響應慢 速度 工作人員態(tài)度不好 獲得尊重 資費、額外的損失金錢的價值 （費用）產品缺陷 可靠性 、便利性繁瑣的流程靈活性 前后的不同待遇 、與他人的不同待遇公平性 建議 多說無益，言多必失；在表達之前，先談談你對他人的理解； 在獲取大量的信息時，要作好簡要的記錄 ； 傾聽時要配合肢體語言； 避免主觀臆斷，及時檢驗理解 把你的積極的感覺反饋給對方 說話回答問題前，先暫停35秒鐘。 含蓄地贊美方法是將聽來的語言總結一次。搜集足夠的信息1、向客戶表示：我們一起來解決這個問題2、提問前要有一個開放式的問題“能告訴我事情的經過嗎？” 3、及時對客戶的問題表達自己的感受4、一次

5、問一個問題，連續(xù)發(fā)問不要超過三個，否則中間必 須談談自己的感受。5、問什么問題呢： 運用開放式的問題，收集客戶的信息 運用封閉式的問題，總結歸納客戶的信息6、避免提謎語型的問題，答案盡量由提問者控制分析問題分析期望投訴處理五步驟分析客戶的期望值（猜猜客戶會怎么說）預測發(fā)現(xiàn)期望準確地表達期望滿足并超越期望投訴處理五步驟理性： 希望了解問題希望解決問題 希望得到補償 希望避免失誤感性： 希望得到尊重（重視） 希望得以傾訴（理解） 希望體會愉悅客戶滿意總之，多數客戶只想討回公道；因此企業(yè)只要做些大于客戶期望的補償，他們就會回報?？蛻敉ǔＳ心男┢谕堤峁┬畔⑦壿嫳磉_投訴處理五步驟邏輯表達1、將話題集中

6、在問題的解決上，不要總是安撫客戶的情緒2、要對專業(yè)名詞做一些解釋2、圍繞的客戶的期望值提供信息3、表達客戶的期望值是成功引導客戶的小技巧4、如果客戶的要求是不能滿足的，一定要給客戶一個替代方案5、WHY優(yōu)先于WHAT投訴處理五步驟表達的要領 創(chuàng)造和諧的溝通環(huán)境 表達的技巧 表達小貼士 表達的自如肢體，內容，聲音 表達的清楚從結論說起 表達的生動理性了解與感性認知 表達的內容具像假設表達的技巧相互協(xié)商和諧溝通環(huán)境 控制說話的語氣與節(jié)奏 合適的肢體語言 說明自己的良好意圖 針對問題本身而非人物本身 展示對方的行為與目的之間的偏差 得體的插話 正確應用溝通模式相互協(xié)商有效表達微笑表達贊美認同是永恒不

7、變的話題先說結論，再說過程遺憾代替拒絕，同時附上“我能為你做什么”來轉移話題以對方的利益為先客戶已知的利益也表達出來用客戶聽得懂的語言表達說“我會”表達服務意愿說“我理解”體諒客戶情感正面表達法： 用“非常感謝您的耐心等候”代替“很抱歉讓您久等了”少用雙重否定： 用“我想給您準確的建議”代替“我不想給您錯誤的建議”謙遜表達法： “可能我沒有表達清楚”代替“您誤會了”取得信任法：表示承擔責任時用“我”代替“我們”相互協(xié)商有效表達投訴處理五步驟總結歸納一次close總結歸納重復做法，以確保客戶沒有誤解講一些結束語問封閉式的問題了解客戶的期望值是否滿足再次為客戶帶來的不便表示歉意感謝客戶對于企業(yè)的信

8、任和惠顧重新表達服務意愿歡迎下次撥打電話如何進行CLOSE要給顧客一個良好的最終印象，正如要給他一個良好的第一印象投訴處理五步驟特殊客戶應對 第一種：反復問同一個問題（原因） 第二種：懷疑客服代表提出的問題，不停詢問 第三種：問遍所有的問題（應對） 第四種：愛問為什么的客戶（原因） 第五種：理智型、專業(yè)型的客戶（客戶分析） 第六種：不問業(yè)務問題（應對方法） 第七種：怎么解釋都聽不懂的用戶（應對方法）第一種：反復問同一個問題（原因）A：對這個問題不是很理解聽到解釋，沒有過多的話語，但一會兒又開始重新提同樣的問題 ：服務員員沒有表達清晰聽到解釋，沒有過多的話語，但一會兒又開始重新提同樣的問題：對這

9、個服務員不是很信任 參見第二種類型的客戶特殊客戶應對第一種：反復問同一個問題（應對）A、C類客戶應對總結客戶的問題對客戶提出的問題所涉及到的主要 的名詞進行名詞解釋原因解釋出現(xiàn)這樣的原因的分析客戶期望值的表達根據客戶的期望值，進行針對性問 題的解決為了避免類似情況的發(fā)生，建議您可（營業(yè)廳演示、網站上查詢）B類客戶應對總結客戶的問題原因解釋出現(xiàn)這樣的原因的析客戶期望值的確認？（或詢問客戶：您覺得怎么處理會好一點，怎么做才能讓您滿意）根據客戶的期望值，進行問題的決為了避免類似情況的發(fā)生，建議您可以（下次如果碰到類似的問題，您可以 ）特殊客戶應對第二種：懷疑客服代表提出的問題，不停詢問不信任客服代表

10、的解決方案舉他人的例子經驗的展示：過去也曾經遇到過類似的問題，通過這樣的方法能很好解決工號的展示：我是*號，如果下次您還碰到類似的問題，您可以直接我親身體驗法：您可以采用通話記錄追蹤的方式來驗證話費詳單特殊客戶應對第三種：問遍所有的問題（應對）原則：把握談話的控制權，暗示客戶：“非常感謝您對我們業(yè)務的關注，建議您也可以到大廳的業(yè)務演示區(qū)，在那里，您可以更為直觀的了解這項業(yè)務的優(yōu)點和操作方式”提問客戶：“看得出來，您對我們公司的業(yè)務是非常認可的，相信您也希望能辦理適合您的業(yè)務不知道您平時經常出差嗎？（通過提問，推薦適合之的業(yè)務（最好是可以通過密碼就可以馬上辦理的）然后找一個業(yè)務，簡單介紹一下，就

11、告訴之“我現(xiàn)在就可以為您辦理您看是否現(xiàn)在就辦理？” 特殊客戶應對第四種：愛問為什么的客戶（原因）客戶原因分析：a：沒有什么話好說的時候，用“為什么”進行語氣的過渡b：故意刁難c：對該項業(yè)務不理解（不明白為什么這樣）d：該項業(yè)務和自己的期望值有差異，作為一種失望的語氣表達詞語特殊客戶應對第四種：愛問為什么的客戶（應對）a：如果僅僅是用為什么來進行語氣過渡，則忽略不計b：故意刁難（對該項業(yè)務不理解）解釋該項業(yè)務的針對人群和利益通過利益點來淡化 考慮到我們的一些（大多數）客戶有這樣的需求，我們專門推出了這項業(yè)務。他特別適合于*樣的客戶，使用了他之后的（利益）c：和期望值有差異表達出客戶的期望值：您是

12、希望能夠找到*的業(yè)務嗎？詢問客戶的基本情況根據客戶的基本情況和期望值，推薦適合他的業(yè)務如果沒有適合的業(yè)務，則給客戶一些替代方案如果沒有替代方案像客戶表達重視“非常感謝您給我們提出的寶貴意見。關于您反映的問題（您的需求）我已經記錄下來了，我也會像公司領導反映，未來如果有適合您的業(yè)務（優(yōu)惠政策）的推出，我們會在第一時間內告知所有有和您一樣需求的客戶。再次感謝客戶。特殊客戶應對第五種：理智型、專業(yè)型的客戶（客戶分析）a：客戶特點：有一定的背景，很理智，對移動的業(yè)務比較理解，通常會自己披露自己的身份以打官司、媒體暴光相要挾。b：該類型客戶的溝通特點： 說倒你是他最大的需求和滿足不甘心被說倒 需要贊美和

13、滿足 看輕您的專業(yè) 很會引導您 有真實的想法，但不愿意說出來 高傲，很難溝通，不太容易接受別人的意見c：客戶的心理分析 希望引起重視 希望得到認可 希望通過各種方式達成自己的目的 特殊客戶應對第五種：理智型、專業(yè)型的客戶（應對方法）a：原則：不要去說倒他，而是說到他舒服謹言慎行，小心留下文字性的東西盡量迅速高效解決他的問題滿足其虛榮心：讓其感覺到受到重視展示您的專業(yè)性，但同時不能讓之有受挫感就當是鍛煉自己的電話技巧b:參考應對：贊美客戶：“看得出來，您對我們移動的業(yè)務是很了解的，您也一定是我們的老客戶了。真的很感謝您一直以來對我們的支持.” “我理解，聽得出來，您是一位理性、通情達理的客戶”提

14、出您的處理意見（技巧參前）,征詢對方的意見“怎么做才能讓您滿意了”“您覺得怎么處理會好一些”暗示對方提出的要求比較難以滿足“除了您剛才提到的，還有沒有我們雙方都能接受的意見呢？”如果對方還是堅持禮貌重復能做什么而非不能做什么如果確實要求無法滿足則：上報上級部門 特殊客戶應對第六種：不問業(yè)務問題（應對方法）感謝客戶：很感謝您對我們的關心委婉表示不是適合做與工作無關的事情“上班時間我們是不可以聊天的” 問客戶：“您所問的問題由于與我們的業(yè)務無關，并非我們的咨詢項目，請問您還有什么業(yè)務上的問題嗎？”特殊客戶應對第七種：怎么解釋都聽不懂的用戶（應對方法）特殊客戶應對 少用專業(yè)用語 多一些封閉式的問題，

15、框定客戶的期望值 自己占主導位置，多提問 幫之總結要表達的意思 明確給之答案要求難以滿足的客戶 高額賠償 要求退費 精神賠償 公開道歉媒體曝光 序號步驟目的應該做的不該做的1接受引導安撫客戶心平氣和，自信肯定稱呼客戶的姓名表現(xiàn)重視聽與說的比例約為7：3尊重客戶的感受防御、爭辯急躁，表現(xiàn)出反感稱之為不常見事件問不相關的問題不適當的面部表情說“這種事通常不會發(fā)生”2傾聽響應獲取信息找出問題的使之，并弄清客戶的真實感受控制客戶的情緒讓其抒發(fā)不滿運營提問技巧，讓客戶盡情的說留心傾聽，適當時候，表示反應。例如：“對，沒錯，明白”對客戶提出的疑問積極回復及時記錄重點做防御反應一連串的質問客戶照讀電話腳本表現(xiàn)匆忙或者不耐煩否認客戶感受當作針對你個人的投訴3確認事實分析問題判斷問題的實質，對客戶的遭遇感同身受表示關注，適時表示對客戶的關心引用和總結客戶說話內容，重申要點用不同的提問技巧，以控制談話內容參考已摘下的客戶需要，跟進應問但未問的問題主觀判斷爭辯或貶抑反駁或搶話找證明或借口讓客戶感覺這類投訴非常多說公司或其他同事的不是投訴處理百寶箱序號步驟目的應該做的不該做的4提出建議建議解決方法提出暫時建議并說明建議的好處注意建議的措辭要直截了當如建議超出自己的能力范圍，請先與上級領導商討再回復客戶提出解決問題的方案（如可以，可提供多項選擇給客戶）提及賠償引用先例給