會(huì)議管理工作指引

1、程序文件會(huì)議管理工作指引一、制定本工作指引的目的本工作指引的編制主要是為了便于本部門(mén)會(huì)議組織人員更好的掌握會(huì)議流程、會(huì)議組織、管理和服務(wù)的工作安排、細(xì)節(jié)把握；減少不必要的錯(cuò)誤發(fā)生。戰(zhàn)略運(yùn)營(yíng)部制定本工作指引以部門(mén)承辦的總經(jīng)理辦公會(huì)為主， 同時(shí)考慮了部門(mén)可能承辦的其他會(huì)議。 會(huì)議場(chǎng)地均是選在公司內(nèi)部； 因此省略了會(huì)議預(yù)算、 會(huì)務(wù)方案、車(chē)輛安排、住宿等內(nèi)容。二、公司會(huì)議資源1、公司會(huì)議管理制度公司會(huì)議管理制度規(guī)定了公司常規(guī)會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、頻率、召集人、主持人、會(huì)議議題、會(huì)議成果管理等信息。會(huì)議組織者在組織會(huì)議前，可通過(guò)會(huì)議管理制度了解會(huì)議的基本情況。2、公司會(huì)議室資源公司本部辦公樓會(huì)議室有4 個(gè)。資

2、源設(shè)備設(shè)施可納背景場(chǎng)所音響投影講臺(tái)視頻暖風(fēng)人數(shù)橫幅尺寸* 小會(huì)議室14* 小會(huì)議室10* 小會(huì)議室20* 會(huì)議室80會(huì)議室協(xié)調(diào)同綜合辦公室溝通。當(dāng)公司內(nèi)部會(huì)議室資源不能協(xié)調(diào)開(kāi)時(shí)，可考慮本地分子公司的會(huì)議室資源。資源設(shè)備設(shè)施可納人背景橫地點(diǎn)場(chǎng)所音響投影講臺(tái)視頻暖風(fēng)數(shù)幅尺寸*605.6米第1/14頁(yè)程序文件*1006-8米三、會(huì)前工作1、會(huì)議組織的整體流程會(huì)議的促發(fā)一般有兩個(gè)條件： 一是會(huì)議管理制度規(guī)定的定期舉行的情況；二是由領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的會(huì)議指令。對(duì)于第一種情況，本部門(mén)會(huì)議管理人員需在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間的10 天前啟動(dòng)會(huì)議的準(zhǔn)備工作 （按規(guī)定公司班子辦公例會(huì)每月7 日召開(kāi)，那么會(huì)議管理人員應(yīng)在每月月末

3、就啟動(dòng)下月班子辦公例會(huì)的準(zhǔn)備工作）；對(duì)于第二種情況，部門(mén)在接到會(huì)議指令后，即刻啟動(dòng)會(huì)議準(zhǔn)備工作。會(huì)議組織的整體流程是： 啟動(dòng)會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議通知起草 （含會(huì)場(chǎng)、參會(huì)人員確定等） 組織會(huì)議 （含會(huì)務(wù)） 會(huì)議紀(jì)要及決議的整理與發(fā)布跟進(jìn)會(huì)議決議2、會(huì)議策劃2.1對(duì)于大型會(huì)議，比如年中/ 年終的工作總結(jié)會(huì)等，參加人數(shù)較多，歷時(shí)時(shí)間較長(zhǎng)的會(huì)議，應(yīng)該要提前進(jìn)行會(huì)議策劃，做好會(huì)議策劃案（可參考附件5：會(huì)議策劃示范樣例1/2 ）。策劃案應(yīng)該一般應(yīng)該提前半個(gè)月完成， 并同主要領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)策劃方案， 通過(guò)后執(zhí)行。一般會(huì)議方案應(yīng)包含幾項(xiàng)內(nèi)容：會(huì)議概況：必須含時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、會(huì)務(wù)組織部門(mén)、參加人員等會(huì)議議程：如果含有對(duì)議

4、程的設(shè)計(jì)， 必須包含會(huì)議議程設(shè)計(jì)規(guī)則的說(shuō)明，如果沒(méi)有，只是列示內(nèi)容，要列示清晰哪些人匯報(bào)，一般要按類(lèi)別分組。會(huì)務(wù)組織：事無(wú)巨細(xì)的所有會(huì)簽事項(xiàng)都要考慮清晰，列表，明示每項(xiàng)工作的完成時(shí)間和責(zé)任人，外聯(lián)部門(mén)等。對(duì)會(huì)中保障要一并列示清晰，明晰會(huì)務(wù)人員的分工。（大型會(huì)議的會(huì)務(wù)組織更復(fù)雜，需要從流程的角度去逐項(xiàng)考慮。大型會(huì)務(wù)組織可參考附件9：大型會(huì)議會(huì)務(wù)工作流程清單。 ）會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)方案策劃：必須做好會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)方案的策劃，座位分配應(yīng)做好圖示（可參考附件 6：會(huì)場(chǎng)座位布置導(dǎo)圖樣例） ，一是便于會(huì)場(chǎng)布置有保障，第2/14頁(yè)程序文件二是可以作為會(huì)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)圖示，防止會(huì)務(wù)人員因事尋人，找不到人。2.2在策劃方案通

5、過(guò)后，及時(shí)同主持人溝通，讓其了解并認(rèn)可會(huì)議策劃的內(nèi)容，以及明確需要主持人把握的要點(diǎn)。 同時(shí)，確認(rèn)主持詞相關(guān)需求，會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)給主持人提供主持詞，主持詞撰寫(xiě)一定要便于支持人應(yīng)用。（主持詞參考附件 8：會(huì)議主持詞模板）3、會(huì)議通知3.1 會(huì)議通知主要通過(guò)會(huì)議通知單形式（ 會(huì)議通知單見(jiàn)本指引所在文件夾中附件 1）；起草會(huì)議通知單時(shí)，首先需要確定以下幾項(xiàng)內(nèi)容：會(huì)議具體時(shí)間會(huì)議場(chǎng)所的選定會(huì)議議題與會(huì)人員（含主持人、參會(huì)人員、匯報(bào)人、列席人）3.2 關(guān)于主持人、參會(huì)人員、匯報(bào)人、列席人的名詞定義。會(huì)議通知單和會(huì)議紀(jì)要中可能涉及的以下名詞：匯報(bào)人：對(duì)會(huì)議議題內(nèi)容進(jìn)行闡述，并回答參會(huì)人員的問(wèn)題， 參與討論；

6、主持人： 主持會(huì)議，對(duì)會(huì)議的進(jìn)程進(jìn)行整體控制，保證會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)；參會(huì)人員： 對(duì)會(huì)議議程參與討論和決策列席人： 列席會(huì)議，但不參與會(huì)議議題的討論和決策；與會(huì)人員： 參會(huì)人員、匯報(bào)人員、列席人員和主持人等參加會(huì)議人員的總稱(chēng)；3.3會(huì)議通知單中的“會(huì)議組織聯(lián)系人”要確定惟一的聯(lián)絡(luò)人員，以免讓接到通知的人搞不清到底是哪一個(gè)部門(mén)通知開(kāi)會(huì)。3.4 對(duì)于會(huì)議議題，應(yīng)簡(jiǎn)潔、清晰，表述清楚議題內(nèi)容和程序；涉及討論、匯報(bào)的議題，應(yīng)明確注明本議題的匯報(bào)人、討論參與者等。3.5 會(huì)議時(shí)間確定上，如果領(lǐng)導(dǎo)只制定了日期而未制定具體時(shí)間，會(huì)議組織人員需擬定具體時(shí)間。 一般若非緊急會(huì)議， 早上 9 點(diǎn)到 10 點(diǎn)，下午 2

7、點(diǎn)到 3 點(diǎn)，是最佳開(kāi)會(huì)時(shí)間，此段時(shí)間是一天中精神最好，工作最佳時(shí)間；當(dāng)然，具體決定根據(jù)會(huì)議主持人意見(jiàn)調(diào)整。第3/14頁(yè)程序文件3.6會(huì)議通知單起草后，需同會(huì)議召集人或主持人確認(rèn)通知單信息（本部門(mén)組織的總經(jīng)理辦公會(huì)同公司總經(jīng)理確認(rèn)）；確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)送。3.7 需要會(huì)前了解或閱讀的資料，需連同會(huì)議通知單一同發(fā)送；會(huì)場(chǎng)未選在公司總部辦公樓的，視與會(huì)人員情況提供會(huì)議地點(diǎn)路線(xiàn)示意圖。3.8 發(fā)送方式的常規(guī)形式是通過(guò) “ OA 協(xié)同辦公” 發(fā)送；如果發(fā)送對(duì)象為二級(jí)單位負(fù)責(zé)人或其他人員， 應(yīng)同時(shí)發(fā)給二級(jí)單位綜合辦，并告知綜合辦 “信息已發(fā)其本人 OA，但需要綜合辦再次直接告知” 。對(duì)于臨時(shí)性的會(huì)議，會(huì)議時(shí)間

8、不緊急的，應(yīng)執(zhí)行以上會(huì)議通知方式。對(duì)于臨時(shí)性的會(huì)議且時(shí)間較緊急的會(huì)議，議題簡(jiǎn)單、不需參會(huì)人員準(zhǔn)備的可通過(guò)電話(huà)通知。3.9 關(guān)于與會(huì)人員不能按時(shí)參加會(huì)議的處理在會(huì)議通知時(shí)， 尤其是電話(huà)通知時(shí)， 與會(huì)人員提出不能按時(shí)參加會(huì)議的，請(qǐng)按以下方式回答?！胺浅＠斫饽?，但很對(duì)不起，這個(gè)事情您需要同 （主持人）經(jīng)理提前請(qǐng)假，看是否可以派人參加”對(duì)以此類(lèi)事情， 本部門(mén)會(huì)議組織者沒(méi)有權(quán)利批注任何與會(huì)人員的請(qǐng)假；同時(shí)絕對(duì)不可以答應(yīng)任何代為請(qǐng)假的請(qǐng)求。3.10 對(duì)于重要的會(huì)議（如總經(jīng)理辦公會(huì)） ，如果會(huì)議通知和會(huì)議舉辦時(shí)間間隔較長(zhǎng)，應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)時(shí)間的前1-2 天，短信提醒與會(huì)人員。 會(huì)議短信模板如下：發(fā)送時(shí)間短信內(nèi)容

9、發(fā)送形式會(huì) 前1-2您好，XX會(huì)議將于 XX（時(shí)間）XX（地點(diǎn)） 短信群發(fā)（參加人員天舉行，請(qǐng)您預(yù)先安排好工作，提前 10 分鐘到 較多時(shí)，可考慮公司場(chǎng)，準(zhǔn)時(shí)參加。會(huì)議議題請(qǐng)參考會(huì)議 OA 系統(tǒng) 短信平臺(tái)，短信平臺(tái)XX（日期）發(fā)送的會(huì)議通知單。同綜合辦公室聯(lián)系）4、會(huì)務(wù)管理4.1 外部人員需返回總部所在地參加所組織的會(huì)議時(shí)，應(yīng)主動(dòng)同其溝通，確認(rèn)是否需要安排接站或接機(jī)，是否需要安排住宿。需要接站、接機(jī)、住宿的必須協(xié)調(diào)公司綜合辦公室， 做好保障事宜； 不允許發(fā)生只通知， 其他事情不管不顧的事情。4.2 用品準(zhǔn)備第4/14頁(yè)程序文件會(huì)議用品準(zhǔn)備包括會(huì)議資料和會(huì)務(wù)用品。 對(duì)于會(huì)議資料應(yīng)提醒相關(guān)匯報(bào)部門(mén)

10、提前準(zhǔn)備。會(huì)務(wù)用品同綜合辦公室協(xié)調(diào)，視頻等會(huì)議設(shè)備同信息管理部協(xié)調(diào)。本部門(mén)承辦的諸如總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議，一般涉及的會(huì)務(wù)用品有：序號(hào)會(huì)務(wù)用品備注1筆記本電腦應(yīng)帶電源2電子教鞭視情況準(zhǔn)備，一般需要演示匯報(bào) PPT時(shí)準(zhǔn)備3會(huì)議記錄本、筆準(zhǔn)備若干筆記本或筆，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)未帶本和筆的情況（此項(xiàng)由本部門(mén)自行準(zhǔn)備）4礦泉水同綜合辦提前 1 天聯(lián)系，根據(jù)人數(shù)確認(rèn)數(shù)量，一般按人均 2 瓶準(zhǔn)備5茶、白開(kāi)水、水杯當(dāng)有外部客人時(shí)準(zhǔn)備，同綜合辦聯(lián)系6與會(huì)人員通訊錄如與會(huì)人員未及時(shí)到會(huì)，便于會(huì)前聯(lián)系擴(kuò)大性班子會(huì)及其他 10 人以上參加的會(huì)議，7會(huì)議簽到表 / 筆必須安排簽到；應(yīng)按照與會(huì)人員名單提前準(zhǔn)備好，以便于在會(huì)前清晰

11、掌握到會(huì)人數(shù)及未到會(huì)人員。8U 盤(pán)（此項(xiàng)由本部門(mén)自行準(zhǔn)備）白板、白板筆10煙灰缸、打火機(jī)只有在外部客人會(huì)議時(shí)準(zhǔn)備紙巾12麥克風(fēng)電池視情況而定，視頻會(huì)議需要除以上可能的會(huì)務(wù)用品外，會(huì)議參加人員較多（如擴(kuò)大性的班子會(huì)） 、且會(huì)議用時(shí)較長(zhǎng)的（超過(guò) 2 小時(shí)）；或者有客人參加的會(huì)議，應(yīng)準(zhǔn)備相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心，具體參考如下：水果春天草莓，油桃，香蕉，伊麗莎白瓜夏天西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊麗莎白瓜秋天香蕉，葡萄，橙子，蘋(píng)果冬天蘋(píng)果，桔子 / 蘆柑，香蕉，桂圓4.3 會(huì)前檢查干果點(diǎn)心開(kāi)心果，話(huà)梅， 巧克力派，蜜棗等（一般 小蛋糕，情況下部準(zhǔn)備 （視情況）干果）會(huì)議開(kāi)始前（一般會(huì)議一小時(shí)前） ，應(yīng)逐一檢

12、查以下內(nèi)容：檢查項(xiàng)目檢查內(nèi)容備注第5/14頁(yè)程序文件會(huì)議桌椅布置是否妥當(dāng) （含出席人數(shù)及桌椅數(shù)）會(huì)議座位安排及領(lǐng)導(dǎo)名牌是否合理擺放禮儀可參考本指引第七節(jié)現(xiàn)場(chǎng)布置電源是否充足且完好，是否需要插排檢查礦泉水是否到位，是否擺放如果涉及條幅等內(nèi)容，是否布置妥當(dāng)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生是否清潔電腦、投影儀是否支持良好設(shè)備實(shí)施視頻會(huì)議系統(tǒng)是否運(yùn)營(yíng)良好投影儀和視頻系統(tǒng)的遙控器是否良好應(yīng)將其放在顯眼處檢查麥克及音響設(shè)備是否良好應(yīng)準(zhǔn)備備用電池冬季取暖設(shè)備是否運(yùn)行良好應(yīng)提前 1 天檢查會(huì)議資料是否拷貝到電腦會(huì)議資料文檔與軟件兼容情況視頻會(huì)議時(shí)，會(huì)議資料是否上傳會(huì)議系統(tǒng)檢查會(huì)議議題是否打印會(huì)議簽到表、筆是否準(zhǔn)備視頻會(huì)議時(shí)，應(yīng)提

13、前 1 天同分會(huì)場(chǎng)取得聯(lián)系，約定連線(xiàn)時(shí)間并測(cè)試，會(huì)前 1 小時(shí)應(yīng)保證系統(tǒng)其他可用在會(huì)上，需要操作視屏?xí)h系統(tǒng)的匯報(bào)人員，應(yīng)提前約定其在會(huì)前 30 分鐘熟悉操作界面以上檢查事項(xiàng)為通用檢查事項(xiàng)， 不一定每次會(huì)議都包含以上程序， 但應(yīng)按照以上內(nèi)容逐項(xiàng)提醒自己。以上內(nèi)容已制成 會(huì)前檢查表 作為指導(dǎo)工具， 會(huì)議組織者可打印此表以便于每次會(huì)議前自查。 同時(shí)，根據(jù)工作中發(fā)生的情況， 在每次會(huì)議組織后應(yīng)更新 會(huì)議檢查表，將新情況記錄下來(lái)已做前車(chē)之鑒。 （會(huì)前檢查表見(jiàn)本指引所在文件夾中附件 2）4.4 礦泉水?dāng)[放會(huì)議桌上：按組擺放，位置距桌沿20 厘米左右；每四瓶為一組，每組之間有一定間隔，不要過(guò)密；不可正對(duì)座

14、位。座位上：對(duì)于非會(huì)議桌而是類(lèi)似觀(guān)眾席的時(shí)候，如果有桌子且桌椅成套的，礦泉水放在桌子上，每人一瓶；如果只有座椅，則放在座椅正中間，盡量橫臥擺放，不可隨意丟擲。第6/14頁(yè)程序文件4.5 擴(kuò)大性班子會(huì)及其他10 人以上參加的會(huì)議，必須安排簽到；4.6 會(huì)議開(kāi)始 5 分鐘前，還未到會(huì)的人員，會(huì)議組織聯(lián)系人應(yīng)根據(jù)提前準(zhǔn)備的與會(huì)人員通訊錄及時(shí)電話(huà)溝通；并向會(huì)議主持人及時(shí)匯報(bào)。四、會(huì)中工作、會(huì)議保障1.1 除記錄人員外， 參會(huì)人員達(dá)到 20 人的，應(yīng)另配一名會(huì)務(wù)人員， 負(fù)責(zé)供應(yīng)各種會(huì)議備品、負(fù)責(zé)有外部賓客參加的會(huì)議倒茶以及在視頻會(huì)議中遞送麥克風(fēng)。1.2 視頻會(huì)議的，應(yīng)要求信息管理部人員全程負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)。

15、1.3 與會(huì)人員較多的，如果會(huì)議跨午飯時(shí)間，應(yīng)同綜合辦溝通用餐人數(shù)；在非本部辦公樓用餐的，同會(huì)議地點(diǎn)所在單位溝通用餐情況；1.4 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織人員應(yīng)提醒與會(huì)人員將未喝完的礦泉水帶走，以控制成本浪費(fèi)。1.5 會(huì)議組織人員，首先要將自己的手機(jī)調(diào)成振動(dòng)狀態(tài)；1.6 會(huì)議期間，會(huì)議組織人員不可隨意走動(dòng)，如果走動(dòng)，不可造成聲響影響他人。1.7 冬季應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前半小時(shí)提前打開(kāi)取暖設(shè)備，提高室內(nèi)溫度。2、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議記錄2.1 會(huì)議記錄人員可以在會(huì)前做好會(huì)議記錄準(zhǔn)備工作，主要是可以向會(huì)議人員提前搜集發(fā)言?xún)?nèi)容，熟讀，對(duì)生僻概念、詞語(yǔ)重點(diǎn)記憶和理解，這樣能有效防止因會(huì)上聽(tīng)不懂而無(wú)法完成會(huì)議記錄。2.2 現(xiàn)

16、場(chǎng)會(huì)議記錄用會(huì)議記錄本 （不可用空白復(fù)印紙），黑色中性筆（保證墨水充足，且絕對(duì)不可用鉛筆） 。2.3 會(huì)議記錄的要求會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話(huà)，不得任意取舍增刪。會(huì)議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見(jiàn)，必須記錄完整，不要遺漏；一般情況下， 每個(gè)議題討論到最后， 會(huì)議召集人都會(huì)做總結(jié)性發(fā)言。這個(gè)發(fā)言是在歸納會(huì)議討論情況，形成一致意見(jiàn)基礎(chǔ)上做出的會(huì)議結(jié)論，也第7/14頁(yè)程序文件是會(huì)議紀(jì)要的主要內(nèi)容，要盡可能一字不漏地記錄下來(lái)。同時(shí)，對(duì)于某項(xiàng)工作，分管副職的發(fā)言往往操作性很強(qiáng)， 對(duì)于落實(shí)會(huì)議精神十分重要，也要重點(diǎn)記錄。2.4

17、 會(huì)議記錄的技巧書(shū)寫(xiě)運(yùn)筆要快，記得快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過(guò)程可以不記。就記一句話(huà)來(lái)說(shuō)，要記這句話(huà)的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不 記。要注意上下句子的連貫性。在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱(chēng)、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱(chēng)。比如“但是”只記“但”，省略較長(zhǎng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫(huà)一曲線(xiàn)代替，如“只要功夫深，” 。用較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復(fù)雜的寫(xiě)法。一可用姓代替全名，二可用筆

18、畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字；三可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字；五可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)還原成規(guī)范的書(shū)寫(xiě)形式。一般說(shuō)，按照會(huì)議的議程， 與會(huì)者一個(gè)接一個(gè)地發(fā)言，這是比較好記的。但實(shí)際情況是，經(jīng)常發(fā)生與會(huì)者熱烈討論，爭(zhēng)先恐后地發(fā)言的場(chǎng)面。你一言，我一語(yǔ)，到底聽(tīng)誰(shuí)的？記誰(shuí)的？通常的經(jīng)驗(yàn)是，死死盯著主要領(lǐng)導(dǎo)。其實(shí)，就是誰(shuí)的官大首先記錄誰(shuí)的。2.5 根據(jù)個(gè)人需要，可以向綜合辦公室借用錄音筆等設(shè)備，輔助會(huì)議記錄；但對(duì)于討論性質(zhì)的會(huì)議，一定不要完全依靠錄音設(shè)備。五、會(huì)后工作1、會(huì)議紀(jì)要的整理1.1 會(huì)議紀(jì)要在整理時(shí)應(yīng)用 會(huì)議管理制

19、度 中規(guī)定的會(huì)議紀(jì)要模板 （會(huì)議紀(jì)要模板見(jiàn)本指引所在文件夾中附件 3）。第8/14頁(yè)程序文件1.2 會(huì)議記錄整理過(guò)程，如果有錄音，建議首先整理筆錄，之后再聽(tīng)錄音補(bǔ)充和修正。1.3 會(huì)議記錄根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，在整理過(guò)程中，有時(shí)需要將會(huì)議記錄詳細(xì)記錄，有時(shí)需要整理成紀(jì)要，因此會(huì)議記錄實(shí)際分為“會(huì)議記錄”和“會(huì)議紀(jì)要”兩種形式。二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書(shū)。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開(kāi)，是當(dāng)事人記錄會(huì)議情況以供備查的一種文體，對(duì)于發(fā)言的內(nèi)容，要求詳細(xì)具體地記錄，盡量記錄原話(huà)，便于會(huì)后整理，往往只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通

20、常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，對(duì)會(huì)議的主要內(nèi)容及議定的事項(xiàng)，經(jīng)過(guò)摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行的紀(jì)實(shí)性和指導(dǎo)性的文件。會(huì)議紀(jì)要是依據(jù)會(huì)議情況綜合而成的。撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)圍繞會(huì)議主旨及主要成果來(lái)整理、提煉和概括。重點(diǎn)應(yīng)放在介紹會(huì)議成果，而不是敘述會(huì)議的過(guò)程，切忌記流水帳。公司在應(yīng)用中，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)用較多，但在要點(diǎn)記錄上往往記錄的也很細(xì)致。會(huì)議記錄應(yīng)用較少，主要用于討論性會(huì)議且需要反映討論過(guò)程的情況。如果是傳達(dá)性的會(huì)議，盡量采用會(huì)議紀(jì)要的方式，重點(diǎn)關(guān)注會(huì)議發(fā)言和決議。如果是討論性會(huì)議，盡量采用會(huì)議記錄的方式，真實(shí)記錄每個(gè)人的觀(guān)點(diǎn)，完整呈現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)班子辦公會(huì)原則上采用會(huì)

21、議紀(jì)要。1.4 會(huì)議紀(jì)要的整理要領(lǐng)正文應(yīng)包含兩部分。在開(kāi)頭部分應(yīng)扼要地?cái)⑹鰰?huì)議概況。主體部分主要寫(xiě)會(huì)議研究的問(wèn)題、討論中的意見(jiàn)、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。正文內(nèi)容整理一般有三種寫(xiě)法：一是概述法。 即把會(huì)議上的發(fā)言?xún)?nèi)容、 討論情況總結(jié)到一起， 概述出來(lái)。這種寫(xiě)法適用于小型會(huì)議。第9/14頁(yè)程序文件二是發(fā)言記錄式寫(xiě)法。 按照會(huì)上發(fā)言順序， 摘錄每個(gè)人發(fā)言的主要內(nèi)容。此寫(xiě)法主要用于座談會(huì)紀(jì)要。三是歸納法就是把會(huì)議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個(gè)問(wèn)題來(lái)寫(xiě)。適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復(fù)雜的會(huì)議。寫(xiě)作時(shí)，可根據(jù)表達(dá)內(nèi)容的需要，分條列項(xiàng)寫(xiě)或擬小標(biāo)題分部分、分層次寫(xiě)。會(huì)議紀(jì)要一般采用第三人稱(chēng)寫(xiě)法。由于會(huì)議紀(jì)要反映的

22、是與會(huì)人員的集體意志和意向，常以“會(huì)議”作為表述主體，如“會(huì)議認(rèn)為” 、“會(huì)議指出”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”等。要求寫(xiě)明發(fā)言、決議、問(wèn)題。這是會(huì)議記錄的核心部分。在整理過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言中為論證觀(guān)點(diǎn)而舉得具體事例或因舉例而衍生的跑題論述，一般可以在整理過(guò)程中去掉。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言偶爾出現(xiàn)的語(yǔ)言啰嗦或發(fā)言中多次出現(xiàn)的重復(fù)語(yǔ)句 （一般在一段論述的首尾） ，應(yīng)進(jìn)行必要的語(yǔ)言加工，但必須保證語(yǔ)義，不可更改其要表述的意思或造成歧義。會(huì)議討論中可能附帶牽涉到其他一些問(wèn)題，如果沒(méi)有實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容，就應(yīng)避而不談或者談而從簡(jiǎn)。有時(shí)會(huì)議的中心議題不十分明確，或一個(gè)會(huì)議同時(shí)討論多個(gè)議題，且難分主次。遇到這種情況，應(yīng)把難分主次

23、的幾個(gè)問(wèn)題視為一個(gè)中心議題中的幾個(gè)子議題，放在基本同等的位置上，分題歸納整理，寫(xiě)成“一、關(guān)于 xxx 問(wèn)題”、“二、關(guān)于 xxx 問(wèn)題”等。對(duì)于人員稱(chēng)謂，一般直書(shū)姓名，必要時(shí)可寫(xiě)明職務(wù)。2、會(huì)議紀(jì)要排版不要隨意改變會(huì)議紀(jì)要模板的頁(yè)面設(shè)置；統(tǒng)一應(yīng)用宋體，字號(hào)小四，行間距1.5 倍行距，首行縮進(jìn)。在排版上，注意劃分段落，盡量不要采用一大段的情況堆積內(nèi)容。對(duì)于會(huì)議紀(jì)要中需要重點(diǎn)突出的部分， 往往均是會(huì)議決議， 應(yīng)列示到會(huì)議決議欄中，忌在正文中通過(guò)加粗字體或加下劃線(xiàn)等方式突出。會(huì)議決議內(nèi)容應(yīng)以第三方陳述事實(shí)的方式撰寫(xiě)，不可直接將正文內(nèi)容復(fù)制。會(huì)議紀(jì)要最忌諱有錯(cuò)別字， 所以一般在會(huì)議紀(jì)要整理完成后， 要

24、仔細(xì)復(fù)讀一遍，以保證會(huì)議紀(jì)要無(wú)錯(cuò)別字，語(yǔ)句通順，言簡(jiǎn)意賅。第10/14頁(yè)程序文件會(huì)議紀(jì)要提供一份參考模板，見(jiàn)附件7。3、會(huì)議紀(jì)要發(fā)布與存檔會(huì)議記錄人員要在會(huì)議結(jié)束后24 小時(shí)內(nèi)整理原始記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，交由主持人核定簽發(fā)，同時(shí)復(fù)核發(fā)送范圍，并在48 小時(shí)內(nèi)由會(huì)議記錄人員根據(jù)簽發(fā)意見(jiàn)進(jìn)行下發(fā)。 會(huì)議紀(jì)要按照 會(huì)議管理制度 中條款及會(huì)議體系文件規(guī)定發(fā)送、存檔。會(huì)議記錄人員應(yīng)規(guī)范存檔會(huì)議紀(jì)要， 在電腦中建立獨(dú)立文件夾， 根據(jù)需要按照年度或月份存檔管理。4、會(huì)議決議跟進(jìn)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要決議以及下次召開(kāi)同類(lèi)會(huì)議的時(shí)間，在下次同類(lèi)會(huì)議召開(kāi)前3天內(nèi)，會(huì)議組織者應(yīng)按照會(huì)議決議內(nèi)容同相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)工作完成情況，并

25、撰寫(xiě)會(huì)議決議跟蹤情況報(bào)告（見(jiàn)本指引所在文件夾中附件4），在會(huì)議前1 天交由會(huì)議主持人。為保證決議的落實(shí)， 會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)在會(huì)后不定期的逐項(xiàng)跟進(jìn)，并動(dòng)態(tài)記錄完成情況，直至下次會(huì)議3 天前的最后一次確認(rèn)。無(wú)法確定是有下次會(huì)議或下次會(huì)議時(shí)間間隔過(guò)長(zhǎng)的， 在會(huì)議召開(kāi) 1 個(gè)月后將跟蹤情況報(bào)送給班子及主要領(lǐng)導(dǎo)。無(wú)重要決議，此項(xiàng)工作可省略。六、會(huì)議禮儀知識(shí)1、座位安排常識(shí)1.1 關(guān)于會(huì)議主席臺(tái)座次的安排（1）主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。（2）主席臺(tái)座次排列：領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。第11/14頁(yè)程序文件領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時(shí)， 1、2 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中， 2 號(hào) 領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。幾個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人同時(shí)上主席臺(tái)， 可靈活掌握， 不生搬硬套。 可按年齡和習(xí)慣安排。1.2 關(guān)于會(huì)議桌座位的安排本部門(mén)如果負(fù)責(zé)接待外來(lái)人員， 尤其是外來(lái)上級(jí)管理部門(mén)，