OTC部管理制度管理辦法規(guī)定

1、管理制度 部門職責(zé)組織結(jié)構(gòu)及人員編制藥店執(zhí)行和管理標準零售藥店日常工作流程OTC本部工作流程為做好公司產(chǎn)品在OTC市場的宣傳、推廣、銷售以及公司的形象宣傳，提高銷售工作的效率，制定本制度。所有的OTC代表及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。OTC經(jīng)理對所屬OTC部人員進行考核和管理。部門職責(zé)一、OTC部職責(zé)OTC全國隊伍的建立OTC零售藥店隊伍人員培訓(xùn)OTC零售藥店數(shù)據(jù)收集、分析OTC零售藥店運行結(jié)果分析OTC零售藥店隊伍實際運作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查OTC零售藥店隊伍考核管理和薪酬獎金管理OTC零售藥店促銷活動的策劃承辦二、片區(qū)銷售經(jīng)理在OTC工作中的職責(zé)：區(qū)域OTC藥店隊伍的全面管理區(qū)域OTC藥

2、店實際運作和工作流程監(jiān)督區(qū)域OTC藥店衡量指標的實現(xiàn)和考核檢查區(qū)域OTC藥店隊伍的培訓(xùn)和團隊建設(shè)區(qū)域OTC藥店隊伍的人員管理區(qū)域OTC零售藥店工作計劃的設(shè)定和執(zhí)行監(jiān)督區(qū)域OTC零售藥店開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)管理區(qū)域OTC零售藥店促銷活動的實施組織區(qū)域OTC零售藥店工作的日常管理區(qū)域關(guān)鍵OTC零售藥店的業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧區(qū)域OTC藥店的嘉林公司品種進貨數(shù)據(jù)采集和確認OTC零售藥店代表協(xié)同拜訪，實地工作指導(dǎo)和監(jiān)督OTC零售藥店代表考核三、OTC零售藥店代表職責(zé)：OTC零售藥店代表直接向片區(qū)銷售經(jīng)理和OTC助理匯報工作：負責(zé)OTC零售藥店工作目標實現(xiàn)所負責(zé)OTC零售藥店衡量指標達標新產(chǎn)品的迅速導(dǎo)入促銷活動順

3、利執(zhí)行并達標OTC零售藥店基本工作數(shù)據(jù)及時準確的采集OTC零售藥店店員的培訓(xùn)、擺柜和第一推薦的實現(xiàn)協(xié)助商業(yè)擬順渠道，穩(wěn)定價格，及時發(fā)現(xiàn)假貨、竄貨競爭對手在零售藥店活動的跟蹤匯報和可能的反擊行動的執(zhí)行OTC助理職責(zé)是總部和片區(qū)人員之間溝通的橋梁及時傳達總部各項政策、方案給各片區(qū)及時搜集各片區(qū)OTC市場狀況并反饋給OTC經(jīng)理協(xié)助OTC經(jīng)理進行各項日常工作配合OTC經(jīng)理跟進各種活動的進行監(jiān)督指導(dǎo)OTC代表日常工作統(tǒng)計月度全國OTC市場銷量統(tǒng)計OTC代表月度銷量計算銷售人員獎金OTC部文件保存歸檔 組織結(jié)構(gòu)及人員編制嘉林藥業(yè)零售藥店隊伍組織結(jié)構(gòu)圖銷售總監(jiān)銷售總監(jiān)北 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理北 區(qū) 銷 售 經(jīng)

4、 理OTC 經(jīng) 理南 區(qū) 銷 售 經(jīng) 理南 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理北 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理北 區(qū) 銷 售 經(jīng) 理OTC 經(jīng) 理南 區(qū) 銷 售 經(jīng) 理南 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理片 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理片 區(qū) 銷 售 經(jīng) 理片 區(qū) 銷 售 經(jīng) 理片 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理片 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理片 區(qū) 銷 售 經(jīng) 理片 區(qū) 銷 售 經(jīng) 理片 區(qū) 商 務(wù) 經(jīng) 理處 方 藥 代 表OTC 代表OTC 代表處 方 藥 代 表處 方 藥 代 表OTC 代表OTC 代表處 方 藥 代 表零售藥店選擇的程序：零售藥店調(diào)查該零售藥店整體銷量零售藥店調(diào)查該零售藥店整體銷量該零售藥店嘉林品種的銷量競爭品種的銷量該零售藥店嘉林品種供應(yīng)

5、商業(yè)渠道該零售藥店嘉林品種供應(yīng)商業(yè)渠道區(qū)域零售藥店整體象限分析零售藥店評估區(qū)域零售藥店整體象限分析零售藥店評估區(qū)域目標覆蓋零售藥店和覆蓋分配區(qū)域目標覆蓋零售藥店和覆蓋分配區(qū)域目標覆蓋零售藥店具體分類片區(qū)經(jīng)理確認片區(qū)經(jīng)理確認區(qū)域目標覆蓋零售藥店商業(yè)歸口藥店代表和商業(yè)主管的溝通機制區(qū)域目標覆蓋零售藥店商業(yè)歸口藥店代表和商業(yè)主管的溝通機制季度調(diào)整季度調(diào)整新店的建立或擴張新店的建立或擴張銷量變化藥店改址、拆遷商業(yè)渠道或公司資源變化零售藥店調(diào)查表序號編號區(qū)域城市藥店名稱地址級別隸屬連鎖進貨渠道類型年整體銷量主要競爭對手在該店情況經(jīng)理電話備注競品1競品2競品31Gd-001廣東廣州海王1A海王海王股份50

6、0萬王二b、零售藥店評估：采用以下的分析方法，確定該零售藥店屬于哪個象限這是藥店選擇的第二優(yōu)先整體銷量大說明消費基礎(chǔ)好，具備提升的空間實地檢查是否因為我們覆蓋的問題造成我們的產(chǎn)品銷量小。同時參考競爭對手的同類產(chǎn)品銷售情況這種藥店一般占所有零售藥店數(shù)量的2030該零售藥這是藥店選擇的第二優(yōu)先整體銷量大說明消費基礎(chǔ)好，具備提升的空間實地檢查是否因為我們覆蓋的問題造成我們的產(chǎn)品銷量小。同時參考競爭對手的同類產(chǎn)品銷售情況這種藥店一般占所有零售藥店數(shù)量的2030該零售藥店整體銷量大這是理想的目標零售藥店首要保證這些店100覆蓋這種店一般會占有零售藥店數(shù)量1020嘉林產(chǎn)品在該零售藥店銷量大嘉林產(chǎn)品在該店銷

7、量小該零售該零售藥店整體銷量小這是目前我們無法直接覆蓋的藥店這種藥店一般會占所有零售藥店的1020這是藥店選擇的后備整體銷量小，說明可能的提升空間比較小如果有額外的精力可以考慮維持這種藥店一般會占所有零售藥店數(shù)量的3040確定覆蓋的零售藥店門店的數(shù)量，確定覆蓋的零售藥店門店的數(shù)量，要求至少100家按照零售藥店門店的大體銷量計算其占整體按照零售藥店門店的大體銷量計算其占整體覆蓋的零售零售藥店銷量的比例大體估計在每家零售藥店門店的平均訪問時間如：30分鐘大體估算每天花費在交通，吃飯、準備工作、總結(jié)工作方面的時間大體估算每月需要辦公室工作，主要指培訓(xùn)，月總結(jié)，數(shù)據(jù)報告等方面的時間，扣除之后得到每月有

8、效工作日大體估計在每家零售藥店門店的平均訪問時間如：30分鐘大體估算每天花費在交通，吃飯、準備工作、總結(jié)工作方面的時間大體估算每月需要辦公室工作，主要指培訓(xùn)，月總結(jié)，數(shù)據(jù)報告等方面的時間，扣除之后得到每月有效工作日按照每天工作8個小時，扣 除花費在交通、吃飯準備工作，總結(jié)工作方面的時間，得到每天有效工作時間按照每天工作8個小時，扣 除花費在交通、吃飯準備工作，總結(jié)工作方面的時間，得到每天有效工作時間每天有效工作時間*每月有效工作日=每月有效訪問時間每天有效工作時間*每月有效工作日=每月有效訪問時間每月有效訪問時間*該零售藥店銷量比例/平均每 店訪問時間=該零售藥店每月訪問次數(shù)每月有效訪問時間*

9、該零售藥店銷量比例/平均每 店訪問時間=該零售藥店每月訪問次數(shù)代表每天8小時工作時間分配比例：工作時間 工作時間實際工作50%行 程35%行 政10%等 候5%實際工作50%行 程35%行 政10%等 候5%設(shè)定零售藥店的拜訪頻率：代表目標對A類店每月訪問4次，B類每月訪問2次，C類每月訪問1次代表每天訪問10-12家藥店（平均每店30分鐘）片區(qū)經(jīng)理每月至少和OTC代表2個工作日以上的協(xié)訪和抽查每位代表根據(jù)拜訪頻率和實際的區(qū)域位置制定出10條拜訪路線拜訪的目標藥店A、 B、C類用和10條拜訪路線用不同顏色在地圖上標出備案每日訪問計劃表：每月工作計劃每月工作計劃 零 售 藥 店 分 布突 發(fā) 事

10、 件上 次 訪 問 約 定新產(chǎn)品或重點品種 推 廣行 走 路 線訪 問 頻 率 要 求零 售 藥 店 分 布突 發(fā) 事 件上 次 訪 問 約 定新產(chǎn)品或重點品種 推 廣行 走 路 線訪 問 頻 率 要 求每日訪問計劃每日訪問計劃第四章 零售藥店日常工作流程零售藥店工作流程具體規(guī)定了零售藥店代表每日、每周、每月應(yīng)該做什么,應(yīng)該如何做,以及使用哪些表格工具來幫助自己管理好工作,同時規(guī)定了片區(qū)經(jīng)理如何管理好代表的日常工作，以及經(jīng)常使用的表格工具。每月業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧：每月業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧的原則：基于公司零售藥店的銷售目標和銷售策略基于能夠反映覆蓋的零售藥店的真實業(yè)務(wù)情況的衡量指標數(shù)據(jù)和上級經(jīng)理關(guān)

11、于零售藥店工作的總體計劃相一致并溝通以獲得必要支持片區(qū)經(jīng)理每月抽一個工作日的時間和代表指導(dǎo)、討論、制訂業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧，并最終根據(jù)零售藥店代表的業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧來完成自己的業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧。 每月業(yè)務(wù)計劃和回顧的格式和內(nèi)容見附表代表每月業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧報片區(qū)經(jīng)理審批并同時回傳總部OTC部每月業(yè)務(wù)計劃和業(yè)務(wù)回顧流程：上 月 工 作 結(jié) 果 數(shù) 據(jù)上 月 業(yè) 務(wù) 目 標上 月 工 作 結(jié) 果 數(shù) 據(jù)上 月 業(yè) 務(wù) 目 標經(jīng) 驗 和 問 題 分 析 和 總 結(jié)經(jīng) 驗 和 問 題 分 析 和 總 結(jié)本 月 業(yè) 務(wù) 目 標促 銷 活 動 計 劃新 開 發(fā) 終 端 客 戶 計劃新 產(chǎn) 品 推 廣

12、計 劃本 月 業(yè) 務(wù) 目 標促 銷 活 動 計 劃新 開 發(fā) 終 端 客 戶 計劃新 產(chǎn) 品 推 廣 計 劃本 月 行 動 計 劃本 月 行 動 計 劃業(yè) 務(wù) 計 劃 和 業(yè) 務(wù) 回 顧 表業(yè) 務(wù) 計 劃 和 業(yè) 務(wù) 回 顧 表每月工作計劃和回顧片區(qū)： 城市： 月份： 填表人： 審批人： 1、基本工作數(shù)據(jù)：銷量鋪貨率（%）擺柜達標（店數(shù)）店員教育（人）促銷執(zhí)行（店數(shù)）A類上月實際本月目標本月實際B類上月實際本月目標本月實際C類上月實際本月目標本月實際2、行動計劃：3、本月工作回顧：每日拜訪流程：每日拜訪流程是零售藥店代表每天從開始到結(jié)束工作中的主要工作活動的基本流程：每日訪問流程包括三個階段：

13、訪問前的準備訪問的基本步驟訪問結(jié)束后的總結(jié)、分析和跟進流程圖：銷售介紹資料料訪 問 預(yù) 約準 備 訪 問 資 料訪 問 前 準 備重 溫 訪 問 計 劃銷售介紹資料料訪 問 預(yù) 約準 備 訪 問 資 料訪 問 前 準 備重 溫 訪 問 計 劃銷 售 文 具銷 售 文 具禮 品禮 品名 片名 片訪 問 的 基 本 步 驟回想訪問目標回想藥店信息，應(yīng)采取什么溝通辦法訪 問 的 基 本 步 驟回想訪問目標回想藥店信息，應(yīng)采取什么溝通辦法拿出訪問資料，整理儀容訪 問 準 備訪 問 準 備自我介紹，打招呼問候店長、店員自我介紹，打招呼問候店長、店員檢查藥店鋪貨和擺放檢查新產(chǎn)品和促銷的情況檢查藥店鋪貨和擺

14、放檢查新產(chǎn)品和促銷的情況檢查競爭對手活動店 內(nèi) 檢 查店 內(nèi) 檢 查新產(chǎn)品鋪貨介紹或改進建議促銷活動介紹或改進建議新產(chǎn)品鋪貨介紹或改進建議促銷活動介紹或改進建議店員培訓(xùn)或其他提高第一推薦率的辦法其他品種鋪貨問題及改進建議擺柜問題及改進建議店內(nèi)設(shè)施問題及改進建議訪 問 目 標 介 紹訪 問 目 標 介 紹建議訂單并督促其完成訂單處理建議擺柜并現(xiàn)場實現(xiàn)達標狀態(tài)建議訂單并督促其完成訂單處理建議擺柜并現(xiàn)場實現(xiàn)達標狀態(tài)建議促銷并指定位置，或者立即開始促銷實施店員培訓(xùn)現(xiàn)場實施，同時發(fā)放禮品店內(nèi)實施現(xiàn)場布置或者調(diào)整訪 問 目 標 執(zhí) 行訪 問 目 標 執(zhí) 行競爭對手的活動當時工作的數(shù)據(jù)競爭對手的活動當時工作

15、的數(shù)據(jù)需要特別解決或者之后答復(fù)的問題完 成 訪 問 記 錄完 成 訪 問 記 錄訪問完成后的總結(jié)，分析回顧及跟進計劃訪問完成后的總結(jié)，分析回顧及跟進計劃訪問前的準備：1、重溫每周工作計劃表確保零售藥店代表明確在每一個訪問對象的具體訪問目標，從而為整個訪問做好充分的準備，同時可以衡量訪問的效果2、準備所需要的訪問材料和銷售工具，并把它們放入銷售包 檢查有沒有帶備當天訪問所要的銷售報表、銷售介紹資料、價目表、公司有關(guān)的證明文件、促銷計劃書、宣傳品、禮品等；檢查訪問所用的文具、簽字筆、雙面膠、名片、涂改液、抹布、裁紙刀3、如有需要致電與相交決策人預(yù)約 電話預(yù)約可以幫助代表與相關(guān)負責(zé)人見面的機會和具體

16、時間，確保他們不會白跑一趟，同時也顯示對客戶的尊重 做好這部分工作非常重要，因為它直接影響到零售藥店代表是否能成功的達到其每日的訪問目標，每天出訪前花30分鐘的時間來準備一天的訪問工作，會大大提高效率和節(jié)省由于準備不足而浪費的時間專業(yè)的訪問應(yīng)該包括五個步驟：訪問準備訪問準備2、 店內(nèi)檢查3、 訪問目標介紹4、 訪問目標執(zhí)行5、 完成訪問記錄步驟一：訪問準備 這是在進入該藥店前必須工作，目的是確保清楚在該零售藥店的訪問目標，同時做到有條不紊，訪問準備需要花10-30分鐘，甚至只是在腦海中回想一遍，訪前準備包括：回想在該零售藥店的訪問目標回想該零售藥店的資料，設(shè)想溝通方式拿出必要的訪問資料整理自己

17、的儀容，調(diào)整心態(tài)，做好心理準備步驟二：店內(nèi)檢查 檢查貨架擺放情況檢查并記錄嘉林產(chǎn)品在該店的鋪貨和擺柜情況，注意哪些品種在該店沒有存貨，哪些品種擺柜存在問題檢查各個品種尤其是重點品種、新品種和促銷品種銷售情況，發(fā)現(xiàn)問題以尋找改進措施檢查促銷執(zhí)行的各個要素是否依然保持，這是提供給零售藥店代表的一個銷售機會，將原來在該店的訪問計劃和實際檢查結(jié)果相對照，調(diào)整自己的訪問內(nèi)容，確保訪問能夠真正解決問題檢查嘉林制作的陳列貨架、招牌、立板等情況檢查競爭對活動情況競爭對手活動將直接影響我們的產(chǎn)品的銷售，檢查其活動不僅能夠提供給我們藥店工作的經(jīng)驗，同時也幫助我們設(shè)定反擊計劃步驟三、訪問目標介紹 在通過店內(nèi)檢查確定

18、了實際在該零售藥店存在的問題之后，調(diào)整我們在該店的訪問計劃，接著就需要開始對該零售藥店主要決策人進行訪問目標介紹注意:這里所指的主要決策人不一定是該店的店長（經(jīng)理），誰能夠在某個事情上做決定，誰就是我們在該店的這個事情上的主要決策人。如：該店的店員就能決定進貨，則該店員就是進貨方面的主要決策人。訪問目標按照重要順序分別是新產(chǎn)品鋪貨介紹式改進建議促銷活動介紹式改進建議其他品種鋪貨問題及改進建議店員培訓(xùn)或其他提高第一推薦率的辦法店內(nèi)設(shè)施問題及改進建議數(shù)據(jù)收集步驟四：訪問目標執(zhí)行 不要指望該店的主要決策人主動去為你執(zhí)行你需要的行動，如果你要取得好結(jié)果，就應(yīng)該是在取得認可的情況下盡量自己執(zhí)行，沒有人比

19、你更加關(guān)心你的產(chǎn)品訪問目標執(zhí)行需要注意：當時能夠執(zhí)行的問題一定要當時解決，同時，利用技巧督促其當場完成一定取得其認可，或者使用技巧在不引起反感的情況下，造成其認可的既定事實手腳利索，盡快完成如果不能當場落實一定要和其約定可以落實的時間，并一定要回訪檢查或者落實訪問目標執(zhí)行的內(nèi)容包括建議訂單內(nèi)容并督促其完成訂單建議擺柜并馬上調(diào)整到目標狀態(tài)建議促銷并馬上指定位置，或者馬上開始實現(xiàn)促銷內(nèi)容，如：馬上開始擺放堆頭店員培訓(xùn)并馬上實施，同時發(fā)放禮品店內(nèi)設(shè)施的布置或者馬上調(diào)整要求報數(shù)據(jù)并同時記錄步驟五：完成訪問記錄記錄需要記錄的數(shù)據(jù)，并向相關(guān)的人員打招呼并離開藥店進行下一個訪問記錄的數(shù)據(jù)包括鋪貨數(shù)據(jù)擺柜數(shù)據(jù)

20、新產(chǎn)品鋪貨數(shù)據(jù)促銷活動執(zhí)行數(shù)據(jù)庫存數(shù)據(jù)訂單數(shù)據(jù)競爭對手情況尚待確認或者目前不能完成的事項的記錄該藥店提出的其他問題不能馬上解決的當零售藥店代表訪問的五個步驟完成了對這個零售藥店的訪問后，接下來就照著訪問計劃對下一個零售藥店進行訪問，同樣，也需要按照這五個基本步驟來進行訪問按照訪問的五個步驟來進行零售藥店訪問是銷售人員獲得銷售成功的基礎(chǔ)，只要零售藥店代表能堅持運用這些技巧，運用在每一天每一個銷售訪問中，就會形成良好的習(xí)慣，最終你會發(fā)現(xiàn)訪問所使用時間減少，而訪問成效卻大大提高了訪問完成后的總結(jié)、分析和跟進訪問結(jié)束后的跟進工作主要包括以下內(nèi)容：跟進零售藥店訂貨以及其它服務(wù)，尤其是新產(chǎn)品和促銷期間，通

21、常是和供應(yīng)商或者負責(zé)供應(yīng)商的商業(yè)代表溝通、協(xié)調(diào)，必要時候需要片區(qū)經(jīng)理的幫助根據(jù)當天訪問中未能完成的執(zhí)行工作，修正下一次的訪問目標或者約定時間的跟進分析當天的訪問成效零售藥店代表用結(jié)果對比目標來分析當天的訪問，如果成功，嘗試找出成功的原因，如果不成功，也嘗試去發(fā)現(xiàn)其原因，去分析，可以幫助代表更好地克服缺點和強化優(yōu)點，從每天訪問中總結(jié)學(xué)到東西，應(yīng)用到隨后的訪問中去代表可以制定相應(yīng)的行動計劃來應(yīng)用所學(xué)到的經(jīng)驗代表需要支持和幫助就及時向上級領(lǐng)導(dǎo)提出，請求幫助通常分析訪問只需要花零售藥店代表不太多的時間，當養(yǎng)成了習(xí)慣以后，就可以以實際的經(jīng)驗中不斷地總結(jié)出新的知識和技巧。片區(qū)經(jīng)理巡店流程：基本上片區(qū)經(jīng)理巡

22、店的流程和零售藥店代表的流程類似，只是內(nèi)容不同。片區(qū)經(jīng)理巡店的主要工作內(nèi)容包括：1、代表工作結(jié)果檢查工作結(jié)果檢查包括：鋪貨率檢查新產(chǎn)品或重點品種鋪貨檢查店員培訓(xùn)情況擺柜檢查促銷活動執(zhí)行2、零售藥店運作情況檢查檢查內(nèi)容主要包括：供應(yīng)商配送效率檢查店內(nèi)設(shè)施使用狀況檢查3、代表工作技能檢查和培訓(xùn)代表工作技能使用狀況代表相關(guān)工作技能的培訓(xùn)競爭對手活動了解和調(diào)查共同對零售藥店主要決策人的共訪第五章 OTC本部工作流程片區(qū)報告由片區(qū)經(jīng)理申請工作流程圖片區(qū)報告由片區(qū)經(jīng)理申請嘉林規(guī)定報告格式 嘉林規(guī)定報告格式 日常報表日常報表監(jiān)督、指導(dǎo)代表日常工作工作總結(jié)電話、郵件溝通監(jiān)督、指導(dǎo)代表日常工作工作總結(jié)電話、郵件溝通各項活動跟蹤各項活動跟蹤OTOTC經(jīng)理OTC代表搜集市場情報OTC市場OTC代表搜集市場情報OTC市場調(diào)查OTC助理及時提交各項數(shù)據(jù)區(qū)域（商務(wù)）經(jīng)理協(xié)助OTC助理及時提交各項數(shù)據(jù)區(qū)域（商務(wù)）經(jīng)理協(xié)助OTC全國月度銷量OTCOTC全國月度銷量OTC銷量核查OTC代表月度銷量OTC代表月度銷量代表常規(guī)費用代表常規(guī)費用片區(qū)申請費用費用報帳片區(qū)申請費用費用報帳提成提成活動費用活動費用流向單流向單文檔保存費用報銷明細片區(qū)報告文檔保存費用報銷明細片區(qū)報告總部下發(fā)文件總部下發(fā)文件活動資料活動資料片區(qū)報告片區(qū)經(jīng)理申請?zhí)峤缓?/p>