房地產檔案管理制度

1、房地產地地產檔案案管理制制度為了公司司檔案管管理的統(tǒng)統(tǒng)一性、完整性性、規(guī)范范性和安安全性，充分發(fā)發(fā)揮檔案案的有效效作用，維護公公司合法法權益，防止檔檔案丟失失、損壞壞、被盜盜、受潮潮、蛀蝕蝕等，特特制定本本制度。一、編制制依據(jù)：（一）中華人人民共和和國檔案案法（二）國營企企業(yè)檔案案管理暫暫行規(guī)定定（三）XX工工業(yè)企業(yè)業(yè)檔案分分類規(guī)劃劃（四）XX企企業(yè)網(wǎng)、機關檔檔案歸檔檔范圍及及保管期期限二、總則則（一）公公司檔案案是指各各職能部部門及個個人在房房地產開開發(fā)建設設中所形形成的，對公司司有保存存、查考考價值的的文字、圖表、聲像等等各種形形式的文文件材料料。（二）公公司檔案案是公司司在各項項工作中中

2、形成的的全部檔檔案的總總和，包包括行政政管理、營銷策策劃、工工程開發(fā)發(fā)建設、財務審審計、人人事勞資資、設備備等。（三）檔檔案是公公司的寶寶貴財富富，必須須堅持集集中統(tǒng)一一管理，按照檔案法法規(guī)定定，任何何部門和和個人不不得以任任何形式式和手段段將應歸歸檔的文文件、資資料據(jù)為為己有。（四）公公司檔案案由公司司總工程程師分管管，行政政隸屬總總經(jīng)辦。（五）公公司開發(fā)發(fā)建設的的工程項項目各施施工、監(jiān)監(jiān)理單位位應遵照照本制度度有關條條款執(zhí)行行。二、歸檔檔范圍：行政管理理，歸口口單位總總經(jīng)部。1、本級級組織所所形成的的各種會會議記錄錄、總結結、報告告、文件件資料及及上級組組織下發(fā)發(fā)的文件件資料等等；2、本公

3、公司總經(jīng)經(jīng)理工作作會、司司務會、專題會會、工程程協(xié)調會會會議記記錄、紀紀要、決決定；3、本公公司中長長遠規(guī)劃劃、工作作計劃、總結及及制定的的規(guī)章制制度等；4、本公公司的資資質證書書、工商商、稅務務登記、營業(yè)執(zhí)執(zhí)照等各各項證書書；5、本公公司形成成的各類類行政性性經(jīng)濟合合同、民民事案件件等；6、本公公司向上上級及有有關部門門呈送的的請示、報告及及匯報資資料及其其上級批批示等；7、本公公司的簡報、機構構沿革、大事記記等；8、上級級及本公公司法律律事務等等工作的的資料；9、公司司章程程法人人治理結結構的便便宜，議議事規(guī)則則，董事事會、監(jiān)監(jiān)事會的的預案、議案、決議等等。（二）財財務審計計，歸口口單位財

4、財務部1、財務務工作計計劃、總總結、上上級及本本公司有有關財務務管理方方面的制制度、規(guī)規(guī)定、辦辦法、通通知；2、有關關財務、稅費檢檢查的文文件資料料；3、各類類財務報報表、憑憑證、帳帳簿、工工資表等等；4、固定定資產的的新增、調撥、報廢、核資的的請示、批復等等文件資資料；5、上級級及本單單位關于于審計工工作的決決定、規(guī)規(guī)定、請請示、批批復等；（三）人人事勞資資，歸口口單位：人力資資源部1、有關關本公司司機構設設立、撤撤消、合合并、更更名和改改變關系系的決定定、通知知等文件件；2、有關關本公司司定員、定編的的文件資資料；3、有關關本公司司干部任任免、聘聘用文件件資料；4、本公公司人員員有關專專業(yè)

5、技術術職務聘聘用資料料；5、本公公司臨時時短聘人人員聘用用計劃、考核及及聘用工工資待遇遇、解聘聘等；6、關于于本公司司人員退退職、退退休、調調動、獎獎懲等資資料；7、本公公司工資資計劃、報表、獎金、津貼、福利等等方面的的文件資資料。（四）新新征，歸歸口單位位：行政政部1、新征征受讓土土地選點點、評估估、洽談談、科研研報告、董事會會（董事事長）批批復等原原始資料料；2、新征征受讓土土地合同同、法律律文書等等原始資資料；3、新征征受讓土土地規(guī)劃劃、國土土進窗報報批等全全部原始始資料；4、規(guī)劃劃許可證證、國土土證、紅紅線圖等等全部原原始資料料；5、拆遷遷公告、差遣補補償?shù)荣Y資料。（五）住住宅營銷銷分

6、配，歸口單單位：總總經(jīng)部、財務部部1、入園園人員資資格界定定資料；2、購房房人員購購房申請請、戶型型選定、交納認認購保證證金等資資料；3、購購房須知知、樓書；4、住宅宅預售報報告、批批復及證證書；5、首付付款有關關資料；6、住宅宅分配到到戶及個個人銀行行按揭等等資料；7、住宅宅房價結結算等資資料；8、辦理理產權證證書等形形成的全全部資料料。（六）工工程技術術部分，歸口單單位：工工程部、行政部部1、征地地受讓土土地手續(xù)續(xù)辦妥后后，工程程啟動的的初步可可行性研研究報告告與批復復；2、規(guī)劃劃設計任任務書、設計、圖紙文文件、報報告、審審查與批批復；3、工程程可研、環(huán)評報報告與批批復；4、初勘勘任務書書

7、及出勘勘資料；5、初設設任務書書及初設設圖紙文文件（含含概算）初設審審查與批批復；6、施工工詳勘及及詳勘資資料；7、施工工設計任任務書及及施設圖圖紙、文文件（含含預算）、資料料審查與與批復；8、工程程進窗報報建報批批過程中中，所形形成的全全部資料料、文件件、證書書；9、工程程建設各各階段驗驗收報告告；10、 HYPERLINK / 工工程竣工工圖、竣竣工驗收收報告；11、工工程設計計、監(jiān)理理、施工工、設備備、物資資材料等等招標全全過程形形成的所所有請示示、報告告、批復復、紀要要等資料料；12、在在項目委委托過程程中所形形成的方方案、工工程量計計算、確確認簽證證等資料料；13、所所有設計計修改、

8、變更中中形成的的全部資資料；14、設設備、材材料、產產品出產產證書、技術參參數(shù)指標標、開箱箱驗收等等資料；15、工工程各類類款項支支付審批批手續(xù)等等資料；16、工工程審計計、決算算等全部部資料。（七）電電力土木木建筑分分會1、分會會章程、組織機機構沿革革、分會會組成領領導成員員名單等等；2、分會會工作規(guī)規(guī)則、各各會議工工程報告告等；3、分會會年度工工作計劃劃總結；4、各類類專業(yè)會會議形成成的全部部資料；5、各類類課題論論文及評評審意見見；6、土建建分會評評審專家家?guī)斓娜抠Y料料。四、歸檔檔要求（一）檔檔案資料料的形成成是全過過程的產產物，而而不是事事后追索索。因此此，必須須保證其其準確性性、

9、完整整性、系系統(tǒng)性，任何工工作人員員不得因因工作貽貽誤而造造成資料料檔案的的遺失或或流失。（二）所所有歸檔檔的圖紙紙文件資資料必須須符合永永久保存存條件，凡圓珠珠筆、鉛鉛筆填寫寫或復印印資料均均不能作作為永久久保存條條件歸檔檔。（三）工工程技術術檔案按按工程技技術檔案案管理辦辦法執(zhí)行行。（四）設設計單位位提供的的圖紙、計算書書、說明明書及設設計文件件必須先先交檔案案室簽收收，然后后再按有有關規(guī)定定分發(fā)。任何個個人不得得中間截截留。（五）設設備物資資開箱資資料必須須由物資資部和檔檔案室工工作人員員共同簽簽收后歸歸檔。五、檔案案機構及及其職責責、檔案案管理的的方式1）檔案案工作實實行統(tǒng)一一領導，分

10、級保保管、分分級查閱閱的原則則，進行行網(wǎng)絡化化管理。2）公司司人力資資源檔案案由人力力資源部部統(tǒng)一管管理，在在沒有人人力資源源部授權權的情況況下，各各部門、經(jīng)辦人人不允許許保存應應當歸檔檔的資料料。3）財務務檔案管管理由財財務部負負責，營營銷客戶戶檔案及及業(yè)務經(jīng)經(jīng)營文件件資料管管理由所所在業(yè)務務部門負負責，管管理方式式應與公公司其它它檔案保保持一致致，行政政部定期期檢查各各業(yè)務部部歸檔管管理情況況。4）檔案案一律存存放在檔檔案盒或或檔案袋袋里，然然后放在在專門的的檔案柜柜里。檔檔案柜應應有門鎖鎖，未使使用時必必須上鎖鎖。5）公司司及各部部門、員員工有保保護檔案案的義務務。6) 公公司各部部門指

11、定定專人負負責檔案案管理工工作（即即資料員員）。7) 檔檔案工作作由公司司行政經(jīng)經(jīng)理統(tǒng)一一領導，行政部部負責接接收，收收集、整整理、立立卷、保保管由指指定的由由行政部部保管的的檔案和和提供其其利用工工作，并并監(jiān)督各各部門、各下屬屬子公司司、各參參股公司司、各合合資合作作公司的的檔案工工作。8) 行行政部應應逐步完完善檔案案制度，確保檔檔案安全全和方便便利用，采用科科學手段段，逐步步實現(xiàn)檔檔案管理理現(xiàn)代化化。六、檔案案的管理理1） 整整理辦法法： 方法法：以問問題特征征為主，立小卷卷，一事事一卷。 步驟驟：A. 收收集 文書書檔案：當年立立前一年年的卷，并預立立當年的的卷。 企業(yè)業(yè)科技檔檔案類：

12、立竣工工工程卷卷，未竣竣工工程程資料整整理成冊冊。B. 整整理 根據(jù)分分類和成成立時間間整理。C. 分分類 根據(jù)下下述分類類方法分分類D. 立立卷 區(qū)分不不同價值值確定保保管期限限：永久久、長期期、短期期。2）過程程管理： 屬于于公司保保管的檔檔案：公公司及各各下屬公公司的各各部門的的資料員員做好平平時文件件的預立立卷工作作，并在在事件結結束后或或在每季季頭一個個月的五五日前將將上季需需歸檔的的預立卷卷的文件件整理成成冊移交交行政部部保管，任何人人不得據(jù)據(jù)為己有有。 部門門保管的的檔案：在每季季頭一個個月五日日前匯編編成冊上上報行政政部，各各分級保保管者在在每年的的二月十十日前將將檔案總總目錄

13、、預立卷卷材料的的目錄交交行政部部。3）在業(yè)業(yè)務中對對外簽署署的各種種經(jīng)濟合合同按合同管管理規(guī)定定處理理。七、歸檔檔要求或或條件1、 代代表公司司發(fā)展歷歷史的2、 有有參考、存查價價值的3、 對對將來工工作有延延續(xù)性4、 有有保密等等級要求求的5、 勞勞動人力力資源檔檔案6、過去去和現(xiàn)在在的公司司各級部部門及員員工從事事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管管理、公公關宣傳傳等活動動中所直直接形成成的對企企業(yè)有辦辦存價值值的各種種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資資料、電電腦盤片片、聲像像、膠卷卷、榮譽譽實物、證件等等不同形形式的歷歷史記錄錄。歸檔時，各部門門或經(jīng)辦辦人應及及時將有有關材料料整理立立卷，一一般在

14、某某事項完完成后一一個月內內，辦理理移交手手續(xù)。通通常情況況下，歸歸檔文件件為原件件，相關關部門或或人員可可以保存存復制件件。有多多份原件件時，相相關部門門或人員員可以持持有原件件，但“絕密”、“機密”級文件件除外。幾個部門門聯(lián)合辦辦理的文文件，由由牽頭部部門立卷卷歸檔。檔案分類類及編號號 公司檔檔案的分分類及編編號：指指定資料料員經(jīng)人人力資源源行政部部培訓后后，按有有關檔案案分類及及編號要要求操作作：1）公司司檔案暫暫時分為為政策法法規(guī)批文文類、公公司文件件類、工工程類、合同類類、人力力資源類類、行政政類、信信息類和和其它類類。檔案案分類可可在12年調調整一次次。2）檔案案編號：“檔案”二字

15、拼拼音的第第一個大大寫字母母+類別別+日期期，即DDA-類類別-。日日期以年年月日表表示。例例20009年77月1日日可以寫寫成20009.07.01。人力資源源檔案：為公司司所屬員員工人力力資源檔檔案，在在編號前前以“G”（公司司）；具具體為“檔案”二字拼拼音的第第一個大大寫字母+人人力資源源兩字的的第一個個大寫字字母+GG編號，即DAA+RSS+G。3）查閱閱檔案時時以檔案案目錄與與檔案編編號對照照一致即即可。 九、保密密等級劃劃分及保保存期限限公司檔案案分絕密密、機密密、秘密密三個密密級，其其余為普普通級。絕密、機密文文件應標標明份數(shù)數(shù)和序號號。密級級的確定定由文件件的起草草人或經(jīng)經(jīng)辦人

16、提提出，由由核簽收收人或簽簽收人審審定。檔案保存存期分永永久保存存、十年年保存、五年保保存、一一年保存存期。需要永久久保存的的有：公公司章程程、股東東名簿、組織規(guī)規(guī)程及辦辦事細則則、規(guī)章章制度、董事會會及股東東會記錄錄、財務務報表、政府機機關核準準文件、不動產產所有權權狀況及及其它債債權憑證證、工程程設計圖圖、核心心技術，其它經(jīng)經(jīng)核定需需永久保保存的資資料。十年保存存期的有有：預決決算書類類、會計計憑證、計劃資資料；企企業(yè)發(fā)展展規(guī)劃、其它經(jīng)經(jīng)核定需需十年保保存的資資料。五年保存存期的有有：期滿滿或解除除的合約約及其它它經(jīng)核定定需五年年保存的的資料。三年保存存期的有有：生產產記錄、銷售記記錄、規(guī)

17、規(guī)劃報建建資料。一年保存存期的有有：工作作事項完完成后，確認無無長期保保存必要要的。十、檔案案查、借借閱和復復制1）因公公司需要要借閱文文檔的，應填好好檔案查查閱單，員工不不得隨意意外帶有有關公司司重要的的文件材材料，確確因工作作需要外外帶，需需辦理檔檔案外借借手續(xù)，經(jīng)所屬屬副總經(jīng)經(jīng)理或總總經(jīng)理核核準后，方可帶帶出，用用畢即歸歸還。閱閱檔人對對所借閱閱檔案必必須妥善善保管，不得私私自復制制、調換換、涂改改、污損損、劃線線等，更更不能隨隨意亂放放，以免免遺失。2）具體體規(guī)定如如下： 公司司“秘密”級、普普通級檔檔案，公公司任何何員工都都可以在在行政部部登記后后，進行行查閱；查閱時時，一般般不允許

18、許將檔案案帶出，若要帶帶出時，需經(jīng)所所在部門門負責人人或行政政部負責責人批準準。 查閱閱公司“絕密級級”、“機密”級檔案案，必須須經(jīng)所屬屬副總經(jīng)經(jīng)理和總總經(jīng)理批批準。一一般不允允許帶出出檔案室室。 借閱閱公司秘秘密級、普通級級檔案，需經(jīng)所所在部門門負責人人或行政政部負責責人批準準并登記記。借閱閱時間不不超過一一周，需需繼續(xù)借借閱，應應辦理續(xù)續(xù)借手續(xù)續(xù)。 借閱閱公司絕絕密級、機密級級檔案，需經(jīng)所所在部門門負責人人、行政政部負責責人批準準并登記記。借閱閱時間不不超過一一天。若若續(xù)借，應辦理理續(xù)借手手續(xù)。 公司司絕密級級、機密密級檔案案，非經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理特批，不允許許復制，其它檔檔案經(jīng)部部門負責責人、行行政部負負責人批批準，可可以復制制并登記記。 人力力資源檔檔案不允允許自己己查閱、借閱和和復制。 分級級查閱：具體的的查閱分分檔，公公司擁有有絕對的的制定權權。十一、檔檔案備份份制度1）公司司所有有有價值的的文件、報表、業(yè)務記記錄等必必須備份份。2）各部部門應盡盡量采用用電腦管管理和工工作，便便于業(yè)務務資料的的數(shù)字化化處理和和保存。對存入入電腦的的資料、檔案，按計計算機管管理辦法法管理理。3）備份份盤與源源盤應分分開存放放，公司司的備份份盤應在在公司外外保存。十二、監(jiān)監(jiān)督：行行政部根根據(jù)各部部門和各各部門上上報的檔檔案總目目錄、預預立卷材材料的目目錄，進進行定期期或不定定期