人力資源檔案

1、PAGE PAGE 56企業(yè)檔案工作規(guī)范1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了企業(yè)開展檔案工作的體制和制度的要求，提出了檔案工作業(yè)務(wù)、檔案管理信息化、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的規(guī)范。本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)和企業(yè)化管理的事業(yè)單位。2 引用標(biāo)準(zhǔn)下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。ISO15489信息與文獻(xiàn)、文件管理GBT 1767811999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 1182220

2、00科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 118212002照片檔案管理規(guī)范GB/T 188942002電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 1294全宗卷規(guī)范DA/T 1394檔號編制規(guī)則DA/T 1595磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T 181999檔案著錄規(guī)則DA/T 1 2000檔案工作基本術(shù)語DA/T 222000歸檔文件整理規(guī)則DA/T 282002國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 312005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T 322005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則JGJ 252000檔案館建筑設(shè)計規(guī)范3術(shù)語與定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1企業(yè)檔案 busin

3、ess archives企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。3.2 企業(yè)檔案工作 business archives work企業(yè)在履行檔案管理職責(zé)過程中的活動。3.3三納入three incorporation將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。3.4四參加four participations企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項(xiàng)目驗(yàn)收；設(shè)備開箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.5四同步four synchr

4、onizations企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步；項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。3.6檔案信息化archival informationisation運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)為主對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用。4檔案工作原則4.1企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的基礎(chǔ)工作。企業(yè)檔案工作應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā)。4.2企業(yè)應(yīng)在各項(xiàng)工作和活動中建立健全文件材料歸檔和檔案管理工作，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提

5、供有效服務(wù)，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。4.3企業(yè)檔案管理的方法與技術(shù)應(yīng)適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理發(fā)展的需要，并以檔案管理信息化為發(fā)展方向。5 檔案工作體制5.1 組織系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)建立分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體系和以檔案部門為核心、各專職和兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。5.1.1 檔案工作領(lǐng)導(dǎo)確定分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)；確定各部門、各項(xiàng)目主管檔案工作的負(fù)責(zé)人；確定檔案部門的負(fù)責(zé)人。5.1.2檔案部門根據(jù)企業(yè)規(guī)模和檔案工作實(shí)際需要設(shè)置檔案部門。檔案部門統(tǒng)一管理企業(yè)各類檔案，行使對企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職能。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立具有獨(dú)立職能的檔案

6、機(jī)構(gòu)。5.1.3檔案人員根據(jù)工作需要在檔案部門配備專職檔案人員，在各部門、各項(xiàng)目管理部門配備專職或兼職檔案人員。5.2 工作職責(zé)企業(yè)應(yīng)對檔案工作職責(zé)進(jìn)行劃分，明確企業(yè)、檔案部門、檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和文件形成者責(zé)任。5.2.1 企業(yè)職責(zé)5.2.1.1建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃。5.2.1.2將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員進(jìn)行考核。5.2.1.3維護(hù)和確保檔案真實(shí)、安全，預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，并隨技術(shù)進(jìn)步為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供技術(shù)和設(shè)施、設(shè)備保障。5.2.1.4在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動

7、時，同時提出所涉及檔案的處置要求。5.2.1.5按規(guī)定向相應(yīng)單位移交檔案。5.2.2 檔案部門職責(zé)5.2.2.1 貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度。5.2.2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。5.2.2.3 指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作。5.2.2.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。5.3 崗位職責(zé)5.3.1分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本企業(yè)的檔案工作，負(fù)責(zé)審查批準(zhǔn)檔案工作規(guī)劃、計劃，對企業(yè)依法開展

8、檔案工作負(fù)總責(zé)。5.3.2各部門或項(xiàng)目檔案工作的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)審核本部門或項(xiàng)目檔案工作計劃，對本部門或項(xiàng)目歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確負(fù)責(zé)。5.3.3 文件形成者應(yīng)對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、有效性負(fù)責(zé)，并按規(guī)定向本部門或項(xiàng)目專兼職檔案人員移交。5.3.4各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的專兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集、整理本部門或項(xiàng)目歸檔的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，對文件材料的歸檔質(zhì)量負(fù)責(zé)。5.3.5 檔案部門的檔案人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、提供利用工作，監(jiān)督、指導(dǎo)各部門和項(xiàng)目文件材料的歸檔工作，對所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)與檢查，對檔案管理工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。5.4 人員要求企

9、業(yè)應(yīng)配備遵紀(jì)守法、忠于職守、具有檔案專業(yè)及相關(guān)專業(yè)知識的人員從事檔案工作。檔案人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，符合專業(yè)技術(shù)或管理人員要求。5.4.1 檔案人員的配備應(yīng)與企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展需要相適應(yīng)。5.4.2檔案人員應(yīng)具備大專以上或同等學(xué)識水平。5.4.3檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。5.4.4檔案人員應(yīng)定期進(jìn)行在職培訓(xùn)。6檔案工作制度6.1檔案工作制度體系企業(yè)檔案工作制度體系由工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成。6.1.1工作規(guī)章企業(yè)應(yīng)將文件材料收集、歸檔及檔案管理要求納入到企業(yè)相關(guān)的管理制度中，同時將企業(yè)檔案工作規(guī)定、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理

10、應(yīng)急預(yù)案等作為企業(yè)管理制度的重要組成部分。6.1.1.1企業(yè)在制定產(chǎn)品開發(fā)、科研管理、設(shè)備管理、基建工程管理等制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件材料收集、歸檔及檔案管理要求。6.1.1.2檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求。其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件材料的形成、積累與歸檔要求，檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等，規(guī)定中應(yīng)明確體現(xiàn)“三納入”、“四參加”、“四同步”的要求。6.1. 1.3 檔案工作責(zé)任追究制度應(yīng)對相關(guān)崗位和人員違反文件材料收集、歸檔及檔案管理要求，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為提出責(zé)任追究和處罰措施。既可單獨(dú)制定，也可

11、納入到相關(guān)的管理制度中。6.1. 1.4 檔案管理應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)。6.1.2管理制度根據(jù)檔案工作各環(huán)節(jié)需要，制定相關(guān)制度。其中文件材料歸檔、鑒定銷毀、保密、利用、移交、電子文件管理、科技檔案補(bǔ)充更新等制度等需要其它部門配合檔案部門貫徹實(shí)施；檔案保管、統(tǒng)計，檔案管理系統(tǒng)操作，庫房管理等制度主要是檔案部門和檔案人員貫徹實(shí)施。6.1.2.1 文件材料歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。6.1.2.2 鑒定銷毀制度應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定方法、鑒定時間和銷毀要求。6.1.2

12、.3 保密制度應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者承擔(dān)保密的責(zé)任。6.1.2.4 利用制度應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查（借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查（借）檔案的要求。6.1.2.5移交制度應(yīng)規(guī)定檔案移交范圍、移交對象、移交內(nèi)容、移交程序及手續(xù)。6.1.2.6電子文件管理制度應(yīng)對本企業(yè)計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫提出歸檔、管理和利用要求。6.1.2.7 科技檔案補(bǔ)充更新制度應(yīng)明確科技檔案補(bǔ)充更新原則，補(bǔ)充更新程序和方式、違規(guī)處罰原則。6.1.2.8檔案保管制度應(yīng)包括保管工作原則、各門類檔案保管條件，特殊載體檔案保管方式，檔案進(jìn)、出庫房要求；對受損檔案的處置原則和

13、要求。6.1.2.9 檔案統(tǒng)計制度應(yīng)包括統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求，并提出對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。6.1.2.10 檔案管理系統(tǒng)操作制度應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。6.1.2.11庫房管理制度應(yīng)明確庫房管理員職責(zé)、庫房管理要求，進(jìn)出庫房要求。6.1.3業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范根據(jù)檔案業(yè)務(wù)需要，提出技術(shù)和操作要求。6.1.3.1 檔案整理規(guī)則應(yīng)明確整理原則、整理方法、檔號編制要求，和檔案裝具要求等。6.1.3.2 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確分類依據(jù)、類別符號、類目范圍。6.1.3.3 各門類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同載體、不同類別的檔案收集、整理操作程序和保管條件。6.2檔案工作制度制訂

14、程序6.2.1企業(yè)應(yīng)依據(jù)國家檔案法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，提出制訂檔案工作制度方案，并將檔案工作制度的制訂程序納入到企業(yè)規(guī)章制度的制訂程序中。6.2.2企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)企業(yè)檔案工作制度的制訂和修訂工作，審核后報企業(yè)批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。6.2.3 根據(jù)有關(guān)規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的調(diào)整，并結(jié)合本企業(yè)實(shí)際需要，依程序?qū)n案工作制度進(jìn)行補(bǔ)充和修訂。7 檔案工作業(yè)務(wù)7.1 文件材料的形成、積累7.1.1文件材料形成時應(yīng)使用符合檔案要求的載體和記錄方法。7.1.2文件形成者應(yīng)隨時積累自身形成的文件材料。7.2 文件材料的歸檔企業(yè)應(yīng)推行部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作的文件材料整理、歸檔責(zé)任制。根據(jù)歸檔范圍、按照歸檔要求、

15、在規(guī)定的時間內(nèi)由各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作對文件材料整理后向企業(yè)檔案部門歸檔。7.2.1 歸檔范圍企業(yè)各種活動中形成的具有保存價值的不同形式、載體的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍。（參見附錄C）7.2.1.1本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料。7.2.1.2 本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等帶來的文件材料。7.2.1.3本企業(yè)派出機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）應(yīng)報本企業(yè)的文件材料。7.2.1.4本企業(yè)所屬單位（包括投資的全資、控股、參股企業(yè)）應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。7.2.1.5本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。7.2.1.6本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。7.2.2歸檔時間根據(jù)文件材料形成特點(diǎn)確定歸

16、檔時間。7.2.2.1黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。7.2.2.2產(chǎn)品生產(chǎn)或業(yè)務(wù)開發(fā)、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。7.2.2.3外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。7.2.2.4會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。7.2.2.5電子文件邏輯歸檔實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。7.2.2.6磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)

17、束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的其它載體歸檔時間一致。7.2.2.7更新、補(bǔ)充的文件材料；企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；其他臨時活動中形成的文件材料等，應(yīng)做到隨時歸檔。7.2.3 歸檔要求7.2.3.1歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有益于長久保存。7.2.3.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的文件材料歸檔。7.2.3.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。7.2.3.4歸檔的文件材料一般一式一份。重要的

18、、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7.2.3.5兩個以上單位合作完成的項(xiàng)目，在無合同、協(xié)議要求情形下，主辦單位保存全套文件材料，協(xié)辦單位保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。7.2.3.6文件材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔材料移交清冊。重要項(xiàng)目文件材料歸檔時應(yīng)由項(xiàng)目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽字。7.3收集工作企業(yè)應(yīng)做好歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收和有關(guān)檔案資料的收集。7.3.1 歸檔范圍內(nèi)文件材料的接收7.3.1.1承辦部門將核對無誤的檔案移交（接收）登記表（參見附錄A圖A1）隨同歸檔文件一起向檔案部門移交。7.3.1.2檔案部門接收檔案時，要認(rèn)真核對檔案移交（接收）登記表，并檢查

19、整理質(zhì)量。移交清冊雙方各保留一份。7.3.2有關(guān)檔案資料的收集7.3.2.1 應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動無規(guī)定接收單位卻有保存價值的檔案。7.3.2.2 根據(jù)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位的檔案。7.3.2.3 根據(jù)企業(yè)需要，收集宣傳報道本單位的新聞資料。7.3.2.4 根據(jù)研發(fā)、市場競爭等需要，收集可供分析研究的資料。7.3.2.5 根據(jù)企業(yè)歷史研究需要，向社會、離退休人員收集、征集的檔案資料。7.4 整理工作企業(yè)應(yīng)按照一定原則和標(biāo)準(zhǔn)對文件材料和檔案進(jìn)行整理。7.4.1文件材料整理7.4.1.1文件材料整理應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。7.4.1.2 文件

20、材料一般按事由結(jié)合時間或文件的重要程度排列。具有成套性特點(diǎn)的文件材料按項(xiàng)目、專業(yè)等分階段或過程排列。圖文并存的文件材料按文字在前，圖樣在后次序排列。7.4.1.3不同載體形式的文件材料應(yīng)分別排列。7.4.1.4 非紙質(zhì)載體應(yīng)編寫時間、地點(diǎn)、事由、人物等文字說明。7.4.1.5 根據(jù)需要填寫相應(yīng)目錄、備考表等。7.4.2檔案整理7.4.2.1企業(yè)應(yīng)以本企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的分類方案。7.4.2.2 分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴(kuò)充性，同時附分類說明。分類層次不宜過多，一般為三級。7.4.2.3 根據(jù)分類方案設(shè)定類別符號。可采用漢字或阿拉伯?dāng)?shù)字或英文字母

21、或拼音字母或其中兩種混合方法設(shè)定類別代號。7.4.2.4 明確全宗內(nèi)檔案排列方法。全宗內(nèi)檔案按分類方案分別集中、歸類，類內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列。7.4.2.5根據(jù)分類方案擬定檔號編制方案。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號可采用全宗號分類號（或項(xiàng)目代號或目錄號）案卷號（或件號或盤、盒、張?zhí)枺┙Y(jié)構(gòu)。7.4.2.6全宗號由企業(yè)根據(jù)本企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號由該檔案館另定。企業(yè)可對所屬單位的檔案設(shè)定全宗號。7.4.2.7分類號是根據(jù)分類方案設(shè)定的類別符號。項(xiàng)目代號是指檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號。目錄號是指檔案分類目錄號。7.4.2.8案卷號

22、是根據(jù)排列要求編制的案卷順序流水號。件號是根據(jù)排列要求編制的文件順序流水號。盤、盒、張?zhí)柺欠羌堎|(zhì)載體檔案排列的順序流水號。7.4.2.9紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號?；ヒ娞柺欠从惩粌?nèi)容其它載體的檔案保管單位的檔號。7.4.2.10 根據(jù)需要填寫檔案盒封面、脊背。7.4.3 全宗卷全宗卷是檔案部門在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。7.4.3.1 檔案部門應(yīng)對企業(yè)每個全宗檔案建立全宗卷。7.4.3.2 全宗卷的主要內(nèi)容有：檔案收集工作中形成的接收、移交目錄、記錄、說明；檔案整理過程中形成的分類、檔號編制方案、說明；檔案鑒定工作中形成的

23、檔案鑒定委員會（組）名單、保管期限表、鑒定意見、銷毀檔案的請示與批復(fù)、銷毀清冊；檔案保管工作中形成的安全記錄、重點(diǎn)檔案的保護(hù)措施、受損檔案的搶救與修復(fù)情況；檔案統(tǒng)計工作中形成的反映檔案收進(jìn)、移出情況、檔案利用情況、館藏檔案基本情況等管理臺賬；檔案利用工作中形成的全宗指南（介紹）、利用權(quán)限說明、檔案利用典型實(shí)例等；檔案信息化工作中形成的軟件說明、操作手冊、數(shù)字檔案館（室）和檔案數(shù)字化情況說明等。7.5保管工作企業(yè)應(yīng)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管。7.5.1檔案的保管保管工作應(yīng)以預(yù)防為主，防治結(jié)合，確保檔案完整與安全。7.5.1.1 檔案入庫前應(yīng)去污、消毒、去酸。7.5.1.2 對一些不利于檔案保

24、管的紙制材料和字跡，應(yīng)以復(fù)印或加膜等方式保護(hù)。對一些不利于檔案保護(hù)的包裝物應(yīng)去除。7.5.1.3 重要檔案應(yīng)考慮異地備份保存。7.5.1.4 底圖應(yīng)存放在底圖柜中，不易折疊。7.5.1.5磁帶、錄音帶、錄像帶等磁性材料應(yīng)存在防磁柜中。7.5.1.6 光盤、縮微膠片和底片應(yīng)存放于專用的裝具內(nèi)。7.5.1.7及時補(bǔ)救或修復(fù)受損的檔案。7.5.2庫房管理7.5.2.1庫房管理要采取防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防高溫、防塵、防蟲等措施。區(qū)分載體控制庫房溫度和相對濕度。7.5.2.2庫房應(yīng)保持衛(wèi)生清潔。堅持溫濕度登記（登記表參見附錄A圖A2）,溫、濕度應(yīng)符合各類載體的保管要求。7.5.2.3 定

25、期檢查庫房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況，及時排查隱患。7.5.2.4定期清理核對庫藏檔案,做到賬物相符。庫藏檔案發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。7.6 鑒定工作企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），負(fù)責(zé)對文件材料價值和到期檔案的鑒定。7.6.1文件材料價值的鑒定7.6.1.1從企業(yè)、國家和社會角度判斷文件材料對現(xiàn)實(shí)和今后工作的依據(jù)、參考價值以及對歷史研究的價值。7.6.1.2參照本規(guī)范制定本企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限表。（參見附錄C）7.6.1.3保管期限一般分永久、長期、短期。永久，30年以上長期，10以上至30年以下（含30年）短期，10年（含10年）以下7.6.2 到期檔

26、案的鑒定7.6.2.1 企業(yè)檔案鑒定委員會（組）應(yīng)對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。其中已無保存價值的應(yīng)進(jìn)行審核，需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限。7.6.2.2 保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊（銷毀清冊參見附錄A圖A3），經(jīng)企業(yè)法人代表批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀清冊永久保存。7.6.2.3 檔案銷毀必須實(shí)行兩人以上監(jiān)銷。7.7統(tǒng)計工作檔案部門應(yīng)對檔案管理、利用、檔案人員等有關(guān)情況進(jìn)行日常統(tǒng)計，并按要求填報有關(guān)報表。7.7.1 統(tǒng)計工作應(yīng)做到統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確無誤，統(tǒng)計資料按時報送，統(tǒng)計活動符合規(guī)范。7.7.2日常統(tǒng)計工作要有臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館藏情況統(tǒng)計；檔案利用情況統(tǒng)計；檔案人員情況統(tǒng)計；檔案設(shè)

27、施、設(shè)備情況統(tǒng)計；檔案銷毀情況統(tǒng)計等。7.7.3及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。7.8 利用工作檔案管理部門應(yīng)及時有效地提供檔案，并大力開發(fā)檔案信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。7.8.1 根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用必須按相關(guān)規(guī)定審批。7.8.2 利用檔案應(yīng)按規(guī)定登記（借閱登記表參見附錄A圖A4）。利用效果突出的應(yīng)進(jìn)行登記。（利用效果登記表參見附錄A圖A5）7.8.3可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子版本檔案。7.8.4編制多種檢索工具滿足利用者需要。7.8.5檔案管理部門應(yīng)結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展需要，開發(fā)檔案

28、信息資源為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。7.8.5.1 對檔案信息進(jìn)行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編、榮譽(yù)證書集等。7.8.5.2 對檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。7.8.5.3 對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。7.8.6 舉辦檔案陳列或展覽，通過檔案展示企業(yè)業(yè)績和形象。8 檔案信息化8.1 檔案信息化的目標(biāo)和原則8.1.1檔案信息化的總目標(biāo)是檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各信息系統(tǒng)銜接。8

29、.1.2檔案信息化原則是堅持技術(shù)與管理并重，以技術(shù)促進(jìn)管理更新，以管理統(tǒng)領(lǐng)技術(shù)應(yīng)用。8.2 電子文件的歸檔8.2.1 企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。通用電子文件格式主要有：電子文件類型推薦數(shù)據(jù)格式文本PDF、XML、TXT、RTF、CEB圖像、照片TIFF、JPEG、PDF、DWG音頻MP3、WAV視頻MPEG-

30、2、MPEG-4、AVI數(shù)據(jù)庫與光盤數(shù)據(jù)表DBF、XML圖形DXF、SVG、DWF網(wǎng)頁HTML、XML8.2.4 電子文件歸檔采用物理歸檔和邏輯歸檔兩種方式。8.2.4.1 物理歸檔是把計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上后，向檔案部門移交。有網(wǎng)絡(luò)傳輸和介質(zhì)傳遞兩種方式。網(wǎng)絡(luò)傳輸既可實(shí)時進(jìn)行，也可定期完成。介質(zhì)傳遞宜定期完成。8.2.4.2 邏輯歸檔是在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)電子文件向檔案部門的移交。邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時進(jìn)行，并定期進(jìn)行物理歸檔。8.2.5 電子文件必須經(jīng)鑒定、整理、審核后才可以歸檔。8.2.6 加密的電子文件歸檔時應(yīng)解密，必須加密歸

31、檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。8.2.7 電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，歸檔前由形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案部門負(fù)責(zé)。8.3 非電子檔案的數(shù)字化企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)檔案保管和利用的實(shí)際需要，逐步對非電子檔案實(shí)施數(shù)字化。8.3.1 紙質(zhì)檔案和照片檔案數(shù)字化的要求：掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)；采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存儲；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲；提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為PDF或CEB或其他格式。掃描后的圖像文件應(yīng)與紙質(zhì)或照片檔案檔號對應(yīng)。8.

32、3.2 聲像檔案數(shù)字化的要求：音頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應(yīng)為MP3或WAV，視頻檔案數(shù)字化形成的電子文件格式應(yīng)為MPEG或AVI。數(shù)字化生成的電子文件應(yīng)與聲像檔案檔號對應(yīng)。8.4 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案部門應(yīng)為企業(yè)各項(xiàng)工作提供檔案信息網(wǎng)上利用服務(wù)。8.4.1 建立庫（室）藏全部檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫，逐步建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。8.4.2 利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字化后的非電子檔案和各信息系統(tǒng)中歸檔的電子文件根據(jù)利用權(quán)限及時有效地提供利用。8.4.3 堅持涉密檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)邏輯隔離。8.4.4檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密

33、措施。8.4.5檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。8.4.6企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)有檔案部門的參與。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。（各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關(guān)系參見附錄B）8.5 檔案管理系統(tǒng)軟件的要求檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。8.5.1 應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。8.5.2 應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。8.5.3與企業(yè)信息化建設(shè)相適應(yīng)，可逐步從單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)版

34、發(fā)展。8.6 電子檔案的安全與保存8.6.1 電子檔案可參照紙質(zhì)檔案的分類、整理。8.6.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機(jī)載體上。8.6.3 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤、閃存等。8.6.4 脫機(jī)存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.6.5 存儲在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。8.6.6 存儲在脫機(jī)載體上的電子檔案保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： a）歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃

35、、觸摸記錄涂層。 b）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 c）存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。 d）環(huán)境溫度選定范圍：1720；相對濕度選定范圍：3545。8.6.7 存儲電子檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年應(yīng)進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。8.6.8 對磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留，時間不少于4年。8.6.9 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。9 檔案工作設(shè)施、設(shè)備配置根據(jù)檔案工作需要，配置設(shè)施、設(shè)備。9.1設(shè)施要求企業(yè)應(yīng)合理配置檔案庫

36、房、閱覽室、辦公室、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、陳列室等檔案工作用房。至少應(yīng)做到庫房專用。檔案工作用房應(yīng)集中設(shè)置在企業(yè)管理工作區(qū)域內(nèi)。9.1.1檔案庫房9.1.1.1檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離存有易燃易爆物品等不安全的場所，不適宜設(shè)置在地下樓層或頂層。9.1.1.2 檔案庫房樓面應(yīng)滿足檔案及其裝具的的承重要求2。9.1.1.3 檔案庫房符合防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等有關(guān)要求，庫房照明應(yīng)采用冷光源熒光燈。9.1.1.4檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要,留有存儲空間。設(shè)立檔案館的庫房應(yīng)滿足今后二十年檔案存儲需要。9.1.1.5檔案館建筑應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。9.1.2閱覽室閱覽室是供

37、利用者查閱檔案的場所，應(yīng)緊鄰辦公室和檔案庫房，環(huán)境應(yīng)安靜舒適，照明良好。9.1.3辦公室辦公室應(yīng)滿足檔案人員的工作、學(xué)習(xí)等需要。9.1.4 檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實(shí)際需要。獨(dú)立的檔案管理樓宇或檔案館，可視工作需要設(shè)立檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。9.1.5 陳列室（展覽室）陳列室（展覽室）是展示企業(yè)歷史和發(fā)展的窗口，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立。陳列室（展覽室）應(yīng)設(shè)置在適于觀覽的場所。9.2 設(shè)備要求企業(yè)應(yīng)配置滿足工作需要的檔案裝具、庫房保護(hù)設(shè)備、日常管理設(shè)備。9.2.1檔案裝具9.2.1.1 檔案柜架應(yīng)牢固，具有防火、防

38、盜、防塵作用。有條件的可采用密集架。9.2.1.2 磁性載體檔案宜采用防磁柜存放，其它非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)保存在專用柜、架、盒中。9.2.1.3 檔案的卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸制品，其規(guī)格、式樣和質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。9.2.2庫房保護(hù)設(shè)備9.2.2.1檔案庫房應(yīng)配置滅火器材、溫濕度監(jiān)控儀、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)備。9.2.2.2 根據(jù)庫房管理需要配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。9.2.2.3 獨(dú)立的檔案管理樓宇或檔案館還應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控等設(shè)備。9.2.3日常管理設(shè)備 9.2.3.1檔案整理所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備。9.2.3.2庫房管理需要的除塵器、消毒柜、去濕機(jī)

39、、加濕機(jī)、去酸等設(shè)備。9.2.3.3檔案修復(fù)、利用需要的照相機(jī)、攝像機(jī)、復(fù)印機(jī)、閱讀機(jī)、裱糊機(jī)等設(shè)備。9.2.3.4 現(xiàn)代化管理需要的計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備。9.2.3.5 根據(jù)需要配備CAD繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機(jī)、縮微機(jī)、縮微閱讀復(fù)印機(jī)。附錄A 表格式樣（資料性附錄）圖A1 檔案移交（接收）登記表圖A2 溫濕度登記表圖一：附錄A 表格式樣（資料性附錄）圖A1 檔案移交（接收）登記表圖A2 溫濕度登記表圖一：圖A3 檔案銷毀清冊圖A3 檔案銷毀清冊圖A4 借閱檔案登記表圖三圖A4 借閱檔案登記表圖三圖A5 檔案利用效果登記表附錄B 業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)關(guān)系參考架構(gòu)圖圖A5 檔案利用

40、效果登記表（資料性附錄）收集整理收集整理鑒定核對統(tǒng)計移交數(shù)字化分級管理全宗級管理案卷級管理文件級管理專題管理全文索引收集子系統(tǒng)管理子系統(tǒng)利用子系統(tǒng)企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件數(shù)據(jù)（庫）文本視頻音頻圖形圖像動畫多媒體非電子檔案紙質(zhì)照片聲像實(shí)物實(shí)現(xiàn)途徑本地局域網(wǎng)外聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)網(wǎng)館(室)藏檔案實(shí)時管理在線登記在線統(tǒng)計在線指導(dǎo)在線答疑歸檔登記統(tǒng)計反饋數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)挖掘過程管理接收管理利用統(tǒng)計鑒定銷毀說明： 信息流 檔案源 系統(tǒng)模塊 功能要求檔案管理系統(tǒng)訪問管理附錄C 企業(yè)文件材料歸檔范圍與保管期限參照表（資料性附錄）一、黨群管理序號基 本 范 圍保管期限1黨務(wù)工作1.1本企業(yè)黨委（總支、支部）工作計劃、總結(jié)1.1

41、.1工作規(guī)劃、總結(jié)永久1.1.2年度工作計劃、總結(jié)長期1.2本企業(yè)黨委（總支、支部）決定、決議、辦法、通知、通報等永久1.3本企業(yè)黨委（總支、支部）會及召開的工作會議、民主生活會會議記錄、紀(jì)要永久1.4本企業(yè)黨員（代表）大會文件材料1.4.1主報告、決定、決議、通報永久1.4.2發(fā)言、簡報等短期1.5本企業(yè)黨委（總支、支部）調(diào)查研究材料、專題總結(jié)報告等1.5.1重要的永久1.5.2一般的短期1.6黨委（總支、支部）評先創(chuàng)優(yōu)文件材料長期1.7黨委（總支、支部）綜合性文件材料1.7.1重要的長期1.7.2一般的短期1.8本企業(yè)黨務(wù)工作大事記永久1.9上級機(jī)關(guān)關(guān)于黨務(wù)工作的文件材料1.9.1針對本企

42、業(yè)重大問題的指示、批示文件永久1.9.2針對本企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件短期1.10對下屬單位關(guān)于黨務(wù)工作請示的批復(fù)長期2組織工作2.1對黨員、黨員干部考察、考核、任免、政審決議、決定等永久2.2黨員入黨、轉(zhuǎn)正、延期、退黨、取消預(yù)備期資格的決議、決定及黨員名冊永久2.3本企業(yè)黨委（總支、支部）組織工作的規(guī)章制度長期2.4本企業(yè)黨群機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面決議、決定及通知長期2.5黨費(fèi)收支與黨組織關(guān)系介紹信及存根長期2.6本企業(yè)黨員學(xué)習(xí)教育與整黨工作中形成的文件材料長期2.7本企業(yè)老干部工作中形成的文件材料長期2.8黨組織情況方面的統(tǒng)計報表永久3宣傳工作3.1本企業(yè)宣傳工作報告、會議記錄、調(diào)

43、研材料等長期3.2本單位編輯的簡報、出版物樣本與定稿永久3.3反映本企業(yè)活動的的報刊、廣播稿長期3.4本企業(yè)精神文明建設(shè)方面的文件材料3.4.1重要的長期3.4.2一般的短期4紀(jì)檢與監(jiān)察工作4.1紀(jì)檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報、通知、統(tǒng)計報表、會議記錄與紀(jì)要、請示報告及上級批復(fù)永久4.2違紀(jì)案件調(diào)查處理材料4.2.1重大案件的立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料永久4.2.2一般案件的調(diào)查處理材料長期5工會工作5.1本企業(yè)工會工作計劃、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表長期5.2本企業(yè)職工代表大會及有關(guān)會議文件5.2.1重要的永久5.2.2一般的短期5.3本企業(yè)工會制發(fā)的規(guī)章制度、決定、通知長

44、期5.4本企業(yè)民主管理、勞動競賽、表彰先進(jìn)、勞保福利方面的文件材料長期5.5本企業(yè)女工工作、文體活動等方面的文件材料短期5.6本企業(yè)工會會費(fèi)與財務(wù)管理材料長期6共青團(tuán)工作6.1本企業(yè)共青團(tuán)工作計劃、總結(jié)長期6.2本企業(yè)共青團(tuán)組織情況方面的統(tǒng)計報表永久6.3本企業(yè)團(tuán)代會、團(tuán)委（常委、擴(kuò)大）會會議文件材料6.3.1重要的永久6.3.2一般的短期6.4本企業(yè)團(tuán)員及團(tuán)組織管理方面的決定、通知、批復(fù) 長期6.5本企業(yè)團(tuán)費(fèi)收據(jù)與團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根 長期7民間團(tuán)體工作7.1專業(yè)學(xué)會、協(xié)會7.1.1重要活動的文件材料長期7.1.2一般活動的文件材料短期7.2民間組織7.2.1重要活動的文件材料長期7.2.

45、2一般活動的文件材料短期二、行政管理序號基 本 范 圍保管期限1行政事務(wù)1.1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件長期1.2上級領(lǐng)導(dǎo)視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料永久1.3本企業(yè)行政工作計劃、總結(jié)等長期1.4本企業(yè)經(jīng)理辦公會、行政辦公會會議記錄、紀(jì)要、決定等永久1.5本企業(yè)制發(fā)的行政決定、通報和簽訂的行政協(xié)議、合同長期1.6工商行政管理方面的材料長期1.7本企業(yè)的設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)及更名、啟用與廢止印模等方面的文件材料永久1.8本企業(yè)文秘、機(jī)要、保密、信訪等方面的文件材料長期1.9本企業(yè)編史修志方面的文件材料永久1.10本企業(yè)其他行政事務(wù)方面形成的材料1.10.1重要的長期1.10.2一般

46、的短期2安全保衛(wèi)工作2.1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件短期2.2本企業(yè)安全保衛(wèi)、民征兵工作的計劃、總結(jié)、報告、請示與批復(fù)、決定、辦法、通知、報表等長期2.3對本企業(yè)及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表長期2.4武裝保衛(wèi)、民兵、預(yù)備役人員名單及有關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免文件長期2.5法律及公證事務(wù)中形成的文件材料永久3審計工作3.1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)審計工作文件長期3.2經(jīng)審計機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的審計任務(wù)書永久3.3本企業(yè)審計工作會議記錄與紀(jì)要、計劃、報告、總結(jié)、決定、辦法、請示與批復(fù)等長期3.4本企業(yè)專項(xiàng)審計的重要通知、報告、決定、評價書（結(jié)論）、調(diào)查與證明等材料永久3

47、.5下級單位報送的審計工作文件短期4勞動人事4.1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)材料長期4.2本企業(yè)制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等長期4.3本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制方面的有關(guān)文件材料永久4.4本企業(yè)干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、考察、職稱評聘等方面的文件材料永久4.5本企業(yè)干部職工調(diào)動介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證等長期4.6本企業(yè)干部職工離退休、停薪留職、剩余人員與復(fù)轉(zhuǎn)退軍人安置等有關(guān)材料長期4.7本企業(yè)勞動人事工作計劃、總結(jié)、報表及調(diào)資方案等長期4.8勞動保護(hù)、保險的方針、政策、規(guī)定、統(tǒng)計報表等永久5教育工作5.1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件長期5.2本企業(yè)

48、教育工作的計劃、總結(jié)短期5.3本企業(yè)制定教育工作規(guī)章制度、請示與批復(fù)、決定等長期5.4本企業(yè)教育工作統(tǒng)計報表等永久5.5本企業(yè)干部職工進(jìn)修培訓(xùn)名單、合同等長期6外事工作6.1上級機(jī)關(guān)關(guān)于外事工作的規(guī)定、通知等長期6.2本企業(yè)外事工作的請示與批復(fù)永久6.3本企業(yè)外事工作的來往函電、談判記錄、考察資料與報告等永久三、經(jīng)營管理序號基 本 范 圍保管期限1經(jīng)營決策1.1本企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、方針目標(biāo)及管理材料長期1.2企業(yè)轉(zhuǎn)換經(jīng)營機(jī)制、各項(xiàng)配套制度改革實(shí)施方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、報告等永久1.3本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更方面的文件材料永久1.4廠務(wù)公開文件材料長期1.5廠長（經(jīng)理）責(zé)任制、任期目

49、標(biāo)等長期1.6股東大會文件材料1.6.1重要的永久1.6.2一般的短期1.7董事會會議記錄、紀(jì)要、工作報告、聲明、決定、決議等永久1.8監(jiān)事會會議記錄、紀(jì)要、工作報告、聲明決定、決議等永久1.9股票、股市方面的材料長期1.10紅利分配材料長期2生產(chǎn)經(jīng)營計劃2.1生產(chǎn)經(jīng)營計劃、總結(jié)、報告及計劃調(diào)整等材料短期2.2計劃任務(wù)書或作業(yè)計劃短期2.3生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析長期3統(tǒng)計工作3.1統(tǒng)計工作制度、規(guī)定、辦法、通知長期3.2生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計報表永久3.3企業(yè)綜合性統(tǒng)計報表及分析材料長期3.4工業(yè)普查報表永久4財務(wù)管理4.1財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、通知長期4.2財務(wù)管理計劃、總結(jié)短期4

50、.3固定資產(chǎn)的新增、報廢、調(diào)撥材料長期4.4生產(chǎn)財務(wù)和成本核算永久4.5稅務(wù)方面的材料長期4.6資金管理、會計管理的材料長期4.7價格管理規(guī)定、制度長期5資產(chǎn)管理5.1本企業(yè)的房地產(chǎn)5.1.1房地產(chǎn)的權(quán)屬證明材料永久5.1.2房地產(chǎn)的租賃、使用方面材料長期5.2對外投資項(xiàng)目5.2.1投資規(guī)劃、決策等方面的材料永久5.2.2投資企業(yè)的董事會、股東會材料永久5.2.3投資企業(yè)的財務(wù)報告、紅利分配材料永久5.2.4股權(quán)證、轉(zhuǎn)讓協(xié)議等股權(quán)管理方面的材料永久5.3本企業(yè)的產(chǎn)權(quán)變動5.3.1產(chǎn)權(quán)變動的請示、批復(fù)方面的材料永久5.3.2清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評估工作的文件材料永久5.3.3產(chǎn)權(quán)變動的協(xié)議、合同等永久

51、5.3.4資產(chǎn)處置方案、歸屬方面的材料永久5.3.5因產(chǎn)權(quán)變動所致職工身份變化的材料永久5.4多種經(jīng)營管理5.4.1經(jīng)營機(jī)構(gòu)的工作計劃、匯報、總結(jié)、長期5.4.2內(nèi)部承包章程、合同、協(xié)議長期5.4.2經(jīng)濟(jì)核算材料永久6物資管理6.1物資分配計劃、記錄短期6.2重要物資采購與保管合同、協(xié)議、來往函件、總結(jié)永久6.3倉庫管理規(guī)章制度、臺帳、統(tǒng)計報表長期7產(chǎn)品銷售7.1營銷組織管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)材料長期7.2產(chǎn)品銷售計劃、總結(jié)、會議記錄與紀(jì)要長期7.3銷售合同、協(xié)議、函件長期7.4訂貨會、市場分析和用戶調(diào)查材料長期7.5廣告宣傳材料長期7.6售后服務(wù)材料短期7.7統(tǒng)計報表永久7.8商務(wù)合同正本及其補(bǔ)充件

52、長期7.9客戶資信調(diào)查材料長期8信用管理8.1企業(yè)標(biāo)識、商標(biāo)標(biāo)識方面的材料永久8.2企業(yè)認(rèn)證、達(dá)標(biāo)等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等永久8.3企業(yè)形象宣傳文件材料長期8.4專利、商標(biāo)和其它知識產(chǎn)權(quán)方面的申報、證明及管理方面材料永久8.5企業(yè)獲得的資質(zhì)、信譽(yù)方面的證書及其它獎勵永久四、生產(chǎn)技術(shù)管理序號基本范圍保管期限1生 產(chǎn) 調(diào) 度11生產(chǎn)調(diào)度工作計劃、總結(jié)、報告短期12生產(chǎn)作業(yè)計劃的編制、執(zhí)行及調(diào)度工作情況短期13生產(chǎn)調(diào)度會議記錄長期14生產(chǎn)調(diào)度的職責(zé)、制度、規(guī)程永久15生產(chǎn)活動綜合分析短期2質(zhì) 量 管 理21質(zhì)量管理計劃、措施、總結(jié)短期22質(zhì)量管理制度、辦法、規(guī)定、條例長期23產(chǎn)品質(zhì)

53、量檢測、化驗(yàn)、試驗(yàn)材料長期24質(zhì)量異議處理、事故分析及處理材料，質(zhì)量檢查、評比材料長期3能 源 管 理31能源管理的規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)長期32能源消耗定額管理材料短期33節(jié)能工作方案、措施、總結(jié)短期34統(tǒng)計報表長期4安 全 生 產(chǎn)41安全技術(shù)管理規(guī)定、通報、總結(jié)、會議紀(jì)要等長期42事故報告、調(diào)查分析及處理材料長期43安全教育、安全生產(chǎn)競賽活動的材料短期44統(tǒng)計報表永久5科 技 管 理51科技發(fā)展規(guī)劃、計劃、總結(jié)，科技工作規(guī)定等長期52技術(shù)革新和合理化建議文件材料短期53現(xiàn)代化管理文件材料長期54學(xué)術(shù)論文、考察報告、專題總結(jié)長期55統(tǒng)計報表長期6環(huán) 境 保 護(hù)61環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、計劃、總

54、結(jié)長期62環(huán)境保護(hù)制度、通知長期63環(huán)保調(diào)查、監(jiān)測、分析材料長期64環(huán)境污染防治措施、總結(jié)、報告長期65統(tǒng)計報表65.1年度以上的統(tǒng)計報表永久65.2半年、季度、月的統(tǒng)計報表短期7計 量 工 作71計量工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)短期72計量工作管理規(guī)定長期73計量設(shè)備、儀器、器具資料及定期檢查記錄短期74計量管理工作方面的材料短期75統(tǒng)計報表75.1年度以上的統(tǒng)計報表永久75.2半年、季度、月的統(tǒng)計報表短期8標(biāo) 準(zhǔn) 化 工 作81標(biāo)準(zhǔn)化管理的規(guī)劃、制度、辦法、規(guī)定長期82標(biāo)準(zhǔn)化管理計劃、總結(jié)短期83生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范永久84本單位技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)永久85本單位工作標(biāo)準(zhǔn)永久86本單位管理標(biāo)準(zhǔn)永久9檔 案 和 信 息

55、 工 作91檔案工作計劃、總結(jié)短期92檔案工作的規(guī)劃、規(guī)定等長期93檔案移交清單、銷毀清冊永久94檔案利用、開發(fā)成果材料長期95信息工作計劃、總結(jié)短期96信息管理工作的通知、規(guī)定等長期97有關(guān)科技信息長期98圖書、資料工作材料短期99統(tǒng)計報表永久五、產(chǎn)品序號基 本 范 圍保管期限1計劃決策階段1.1調(diào)查研究1.1.1市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察、預(yù)測報告、調(diào)研綜合報告短期 1.1.2技術(shù)、經(jīng)濟(jì)可行性研究報告長期1.2決策1.2.1發(fā)展建議書、技術(shù)建議書、協(xié)議書、委托書、合同永久1.2.2專題分析報告、專題會議紀(jì)要長期1.2.3研制計劃、方案、方案論證報告長期2設(shè)計階段2.1產(chǎn)品研究、設(shè)計計劃長期2

56、.2技術(shù)、經(jīng)濟(jì)初步評價長期2.3研究試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)報告長期2.4產(chǎn)品設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)永久2.5技術(shù)設(shè)計說明書長期2.6產(chǎn)品設(shè)計圖樣長期2.7專題技術(shù)請示報告長期2.8設(shè)計評審報告長期3試制階段3.1試制3.1.1試制計劃、方案、規(guī)程、報告永久3.1.2工藝研究報告、工藝總體方案論證永久3.1.3試制工藝流程、工藝標(biāo)準(zhǔn)長期3.1.4試制工藝文件和工藝裝備文件長期3.1.5工藝評審報告長期3.1.6試制運(yùn)行記錄、化驗(yàn)記錄長期3.1.7試制過程紀(jì)要長期3.1.8原材料與半成品、成品檢驗(yàn)方法批準(zhǔn)書長期3.1.9理化分析報告、化學(xué)配方、化學(xué)反應(yīng)式、計算公式長期3.1.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議、試制質(zhì)量分析報告長期3.1.專

57、題會議記錄、紀(jì)要、決議及合理化建議長期3.1.重大故障分析和排除措施報告長期3.1.試制總結(jié)報告永久3.2試驗(yàn)3.2.1試驗(yàn)計劃、方案、規(guī)程永久3.2.2試驗(yàn)所需儀器與設(shè)備清單長期3.2.3試驗(yàn)分項(xiàng)目記錄長期3.2.4試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)與材料永久3.2.5試驗(yàn)分析報告長期3.2.6試驗(yàn)分項(xiàng)小結(jié)短期3.2.7試驗(yàn)總結(jié)報告永久3.3鑒定3.3.1鑒定申請報告及批復(fù)永久3.3.2試制、試驗(yàn)鑒定大綱永久3.3.3成套設(shè)計文件長期3.3.4標(biāo)準(zhǔn)化審查報告長期3.3.5可靠性試驗(yàn)情況報告長期3.3.6產(chǎn)品質(zhì)量和技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析報告短期3.3.7技術(shù)鑒定材料（申請批復(fù)、評價材料、會議紀(jì)要）永久3.3.8設(shè)計定型報告、

58、證書永久3.3.9試用或試運(yùn)行報告長期3.3.鑒定驗(yàn)收書永久4生產(chǎn)階段4.1小批生產(chǎn)4.1.1小批生產(chǎn)方案、計劃短期4.1.2小批生產(chǎn)工序工程能力分析報告長期4.1.3關(guān)健件、重要件、關(guān)健工序的質(zhì)量控制及檢測報告長期4.1.4原料鑒定卡片、配用設(shè)計表長期4.1.5歷次更改與補(bǔ)充的設(shè)計及工藝文件和更改通知單長期4.1.6小批生產(chǎn)總結(jié)報告、小批生產(chǎn)鑒定書永久4.1.7產(chǎn)品設(shè)計評審報告長期4.1.8產(chǎn)品研制完成報告長期4.1.9產(chǎn)品許可證、合格證、使用說明書、裝箱單、產(chǎn)品介紹、樣本長期4.2批量生產(chǎn)4.2.1申請正式投產(chǎn)報告、批復(fù)、通知永久4.2.2生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范

59、永久4.2.3技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國際、國家、部、企、內(nèi)標(biāo)）永久4.2.4企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制說明、審批書及修改、修訂的通知永久4.2.5生產(chǎn)定型（結(jié)構(gòu)、配方）設(shè)計文件永久4.2.6工藝文件長期4.2.6。1工藝方案（工藝設(shè)計表與設(shè)計卡、配方卡）4.2.6。2工藝規(guī)程（工藝流程卡、工藝卡、工序卡、調(diào)整卡、技術(shù)檢查卡、毛坯圖、工藝守則）4.2.6。3管理用工藝文件（路線圖、明細(xì)表、主要材料工藝消耗定額、工時定額匯總表、工藝總結(jié)、工藝文件總目錄）4.2.7工藝作業(yè)指導(dǎo)書、工藝說明書長期4.2.8工藝裝備文件、圖樣（刃具、夾具、量具、模具圖）、說明書長期4.2.9產(chǎn)品改進(jìn)與更新建議書、合理化建議、QC成果長期4.2.

60、10產(chǎn)品質(zhì)量技術(shù)攻關(guān)會議記錄、紀(jì)要和成果長期4.2.11重大質(zhì)量事故分析、質(zhì)量異議處理結(jié)果長期4.2.12各種操作記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報告單長期4.2.13產(chǎn)品特性重要度分級長期4.2.14技術(shù)條件長期4.2.15明細(xì)表、匯總表、產(chǎn)品目錄長期4.2.16專利登記表、專利證書等材料永久4.2.17商標(biāo)注冊材料永久5評優(yōu)階段5.1創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和措施長期5.2創(chuàng)優(yōu)工藝操作規(guī)程長期5.3國內(nèi)外對比材料短期5.4上級檢(抽)查結(jié)果和理化分析報告長期5.5主要用戶評價短期5.6創(chuàng)優(yōu)申請、審批表長期5.7優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品評定書永久5.8獲獎獎?wù)?、獎狀、證書永久6認(rèn)證階段6.1認(rèn)證申請書、信函長期6.2跟綜服務(wù)材料長期6.3認(rèn)