文件和記錄管理制度

1、PAGE PAGE 12xx集團卓越績效管理體系 合同管理工作程序文件和記錄管理制度編 號： 版本號：A/0主責(zé)：綜合管理部編寫： 審核： 批準： 實施日期： 1 范圍 本程序適用于xx集團總部各部門、分公司。 本程序規(guī)定了xx集團卓越績效管理體系有關(guān)的所有文件和記錄的管理要求，包括內(nèi)部和外部文件。2 定義2.1 文件指xx集團卓越績效管理體系運行過程中所形成的全部文件。2.2 記錄指xx集團卓越績效管理體系運行過程中形成的用于表明所取得的結(jié)果或提供完成工作證據(jù)的文件。2.3 內(nèi)部文件指xx集團自行編制的文件，包括管理手冊、程序、作業(yè)文件及其他。2.4 外部文件指外部相關(guān)方發(fā)布的與集團公司管理

2、相關(guān)的文件，包括法律法規(guī)、通知公告等。2.5 臨時文件指xx集團各職能部門發(fā)布的用于臨時事務(wù)的文件，如會議通知等。3 職責(zé)3.1總裁負責(zé)管理手冊及其他重要文件的審批。3.2 分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)發(fā)布文件的審核或批準。3.3 綜合管理部3.3.1負責(zé)xx集團各職能部門以xx集團名義發(fā)布的行政類公文的審核、編號和發(fā)放控制，并按照檔案管理制度進行檔案管理。3.3.2負責(zé)黨務(wù)類公文的審核、編號和發(fā)放控制。3.3.3負責(zé)團務(wù)類公文的審核、編號和發(fā)放控制。3.3.4負責(zé)xx集團總部管理體系內(nèi)公文以外所有文件的審核、編號和更改控制，并對各分公司文件實施備案管理。3.6 總部職能部門負責(zé)本部門相關(guān)文件的編寫

3、、保管、更新、修訂及檔案移交等工作，并對外部文件進行識別和控制。3.7 分公司根據(jù)xx集團總部體系文件，制定完善本公司的管理體系文件，做好文件管理工作。3.8 文件管理員負責(zé)本部門具體的文件管理工作。4 文件管理程序文件管理流程圖如下：外部文件識別外部文件識別內(nèi)部文件編寫部門內(nèi)審核跨職能審核批準發(fā)布實施評審更新歸檔保存否監(jiān)督檢查內(nèi)網(wǎng)公示征求意見見4.0 xx集團卓越績效管理體系文件結(jié)構(gòu)及編號要求4.0.1 文件結(jié)構(gòu)第二層次：程序文件第三層次：作業(yè)文件管理手冊第二層次：程序文件第三層次：作業(yè)文件管理手冊程 序xx集團總部公文制度內(nèi)部標準專業(yè)手冊分公司公文作業(yè)指導(dǎo)制度外部文件記錄外部文件記錄臨時文

4、件臨時文件第一層次：管理手冊4.0.2 編號要求除臨時文件外，體系文件結(jié)構(gòu)內(nèi)包含的文件都需要統(tǒng)一編號，編號的要求為：管理手冊QDJS- SC - A/0 QDJS- SC - A/0 版本號程序文件QDJS- CX - XXX QDJS- CX - XXX 順序號公文xxxx / XX 字 XXXX XX 號年份順序號分公司簡稱制度QDJS - ZD - XXX QDJS - ZD - XXX 順序號內(nèi)部標準QDJS - BZ - XXX QDJS - BZ - XXX 順序號專業(yè)手冊QDJS - ZSC - XXX QDJS - ZSC - XXX 順序號工法QDJS - QDJS - GF

5、XX - XXX 順序號類別外部文件沿用原編號，如需進行轉(zhuǎn)化編寫，按照上述要求進行編號。4.1 外部文件識別各部門應(yīng)根據(jù)工作需要明確與外部相關(guān)方的溝通渠道，隨時識別與本部門工作相關(guān)的外部文件。4.2 內(nèi)部文件編寫綜合管理部負責(zé)組織編寫管理手冊，各部門負責(zé)組織編寫與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的公文、程序、制度、內(nèi)部標準、專業(yè)手冊、“外部文件控制清單”。編寫按照以下格式進行：4.2.1 公文格式公文按照公文格式要求由綜合管理部統(tǒng)一管理。4.2.2 其它文件格式文字：所有標題均為小四號黑體字，正文為宋體五號字，行間距為1.25倍，段落間距為前后各0.5倍行距。版式：頁面設(shè)置為上、下、左、右頁邊距均為2.5cm。

6、語言：文件語言應(yīng)力求精煉。題頭圖框：用于程序和制度類文件，包含股份公司標志圖案、文件名稱、編號及版本號、主責(zé)部門、實施日期五部分，其中文件名為黑體小三號字，其他部分用宋體五號加黑字（見本制度題頭圖框）。xx集團發(fā)布的文件直接使用文件名（如合同管理制度），分公司發(fā)布的文件在文件名前加單位名稱（如第二一分公司合同管理制度）。程序結(jié)構(gòu)框架：包括題頭圖框、范圍、定義、職責(zé)、程序（包含流程圖和程序內(nèi)容）、相關(guān)文件表、記錄表、附件、記錄九部分，可根據(jù)情況增減。制度結(jié)構(gòu)框架：包括題頭圖框、范圍、定義、職責(zé)、制度（包含流程圖和制度內(nèi)容）、相關(guān)文件表、記錄表、附件、記錄九部分，可根據(jù)情況增減。內(nèi)部標準結(jié)構(gòu)框架：

7、包括封面、標準的管理、標準內(nèi)容三部分。專業(yè)手冊結(jié)構(gòu)框架：包括封面、目錄、手冊內(nèi)容三部分。4.3 審核外部文件由責(zé)任部門提出初步審核意見，并提交分管領(lǐng)導(dǎo)審閱。管理手冊由管理者代表負責(zé)審核。其它僅涉及部門內(nèi)部的文件，由部門負責(zé)人負責(zé)審核，涉及跨職能部門的文件，由編寫主責(zé)部門組織相關(guān)部門聯(lián)簽審核，跨部門審核時，文件在本部門停留時間不超過2天，超過2天視為認同文件內(nèi)容（根據(jù)需要在內(nèi)部夢龍網(wǎng)上征求各單位意見）。公文由編寫部門負責(zé)組織相關(guān)部門聯(lián)簽審核。除公文和臨時文件以外的所有管理體系文件，分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)審核文件內(nèi)容并確認發(fā)布形式，部門編寫完成并審核后，由綜合管理部負責(zé)審核文件格式并編號。4.4 批準外部文

8、件由分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)批示。管理手冊和行政類公文由總裁批準。程序和作業(yè)文件由編制部門的分管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.5 發(fā)布實施外部文件由分管領(lǐng)導(dǎo)批示后，責(zé)任部門根據(jù)批示意見實施并填寫“外部文件控制清單”。公文經(jīng)批準后由綜合管理部統(tǒng)一發(fā)布。需以公文形式發(fā)布的其他內(nèi)部文件，經(jīng)批準后作為公文的附件發(fā)布實施。其他臨時文件由部門負責(zé)人審核后可直接發(fā)布。4.6 評審更新各部門負責(zé)定期評審并更新與本部門相關(guān)的“外部文件控制清單”。管理者代表負責(zé)根據(jù)管理評審制度要求，每年對體系文件組織評審。綜合管理部負責(zé)根據(jù)評審結(jié)果，組織體系文件更新并及時發(fā)布“管理體系文件控制清單”。當(dāng)公司組織架構(gòu)、部門職能調(diào)整等變動時，由綜合管理部組織各

9、部門根據(jù)需要隨時評審并更新與本部門相關(guān)的其他管理體系文件。文件更新應(yīng)執(zhí)行本程序4.1-4.5條款。4.7 歸檔保存管理體系運行過程中形成的文件和記錄按照檔案管理制度進行歸檔保存。各類文件盡可能以電子文件方式保存，需要以書面形式保存的文件，按照文件內(nèi)容分類存放，并填寫“卷內(nèi)文件目錄”。4.8 監(jiān)督檢查綜合管理部負責(zé)按照內(nèi)部管理體系審核制度，通過組織內(nèi)部審核，對各部門、分公司以及項目部的文件管理情況進行監(jiān)督檢查。綜合管理部負責(zé)對文件管理進行日常監(jiān)督檢查。文件管理員負責(zé)對本部門文件管理情況進行監(jiān)督檢查。分公司及項目部負責(zé)對本單位文件管理情況進行監(jiān)督檢查。5 記錄管理程序5.0 編號要求QDJS -

10、XX - XXX - XXXQDJS - XX - XXX - XXX順序號所在文件編號5.1 設(shè)計5.1.1 直接引用記錄 外部文件有明確要求直接引用其所包含記錄的，經(jīng)批準后可直接使用，不再對該項記錄進行內(nèi)部設(shè)計。5.1.2 內(nèi)部記錄 各部門在編寫內(nèi)部文件時，應(yīng)設(shè)計相應(yīng)的記錄樣式，記錄樣式作為文件的一部分，并按照文件管理程序統(tǒng)一管理。不得使用未經(jīng)批準的記錄樣式。 記錄樣式的編寫要求執(zhí)行本程序4.2.2條款。5.2 填寫 記錄應(yīng)盡可能用電子版方式填寫，打印后由填寫人書面簽字確認，確需書面填寫的記錄，應(yīng)字跡清晰、便于保存和存檔，重要的記錄在更正時，必須由更正人在更正部位書面簽字確認或加蓋印章。5.3 審核或?qū)徟?各部門相關(guān)人員負責(zé)按照規(guī)定的權(quán)限對填寫的記錄進行檢查、審核或?qū)徟?.4 歸檔 記錄按照檔案管理制度規(guī)定的歸檔范圍及期限定期歸檔保存。6 罰則出現(xiàn)以下情況者，視情況給予內(nèi)部通報批評：1）未經(jīng)綜合管理部審核編號發(fā)布的； 2）文件和記錄格式、保存等與本程序要求嚴重不符合的； 3）在xx集團結(jié)構(gòu)、職能發(fā)生變化文件需修訂未及時修訂的。7 相關(guān)文件序號名稱編號管理評審制度 檔案管理制度 8 記錄序號記錄名稱記錄編號收集部門保存部門保存期限管理體系文件控制清單 綜合管理部綜合管理部長期卷內(nèi)文件目錄 各部門各部門長期外部文件控制清單 各部門各部