ERP流程描述系列培訓

1、流程描述培訓湖南用友軟件有限公司實施部：吳廣2010-8-30流程描述述培訓的的目的和和內(nèi)容了解和掌掌握流程程說明編編寫的規(guī)規(guī)范了解和掌掌握流程程圖繪制制的規(guī)范范了解流程程圖繪制制及流程程說明編編寫的步驟以及及要求一致性原原則完整性原原則具體性原原則流程圖繪繪制的總總體原則則流程步驟驟的繪制制要符合合企業(yè)管理現(xiàn)狀狀，現(xiàn)在怎么么做就怎怎么繪制制出來，不加入入任何個個人的想想法。打破了經(jīng)經(jīng)營管理理的“部部門”的的概念，強調(diào)業(yè)務(wù)過程程本身的的完整性性，充分體體現(xiàn)該項業(yè)務(wù)務(wù)如何發(fā)發(fā)生、處處理、記記錄和報報告的自自始至終終這樣一一個過程程。每個流程步驟驟應(yīng)盡量量具體，兩個不不同工作作內(nèi)容的的應(yīng)該拆拆分成

2、兩兩個工作作步驟，不要合合并。流程圖實實例示例流程說明明實例示例目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求標題標題填寫寫“流程程名稱”,字體：宋宋體，字字號：36號。每一個流流程說明明Word文檔對應(yīng)應(yīng)一個流流程圖，該文檔檔命名規(guī)則與流流程圖的的VISIO文件名相相同，存存在相同同目錄下下。示例目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流

3、程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程說明明正文主主要內(nèi)容容示例一、流程程簡介流程內(nèi)容容：描述述流程的的主要活活動、運運作原則則流程起止止點：描描述流程程的開始始和結(jié)束束活動術(shù)語解釋釋：描述述特定使使用的詞詞匯流程說明明正文部部分為宋宋體10號字。示例示例二、流程程涉及部部門及職職責1、在“流流程涉及及部門及及職責”處，如如果已經(jīng)經(jīng)有現(xiàn)成成的崗位位職責及及規(guī)定，在流程文文字說明明中需要要再次體體現(xiàn)，不不能建立立引用。2、在“流流程參與與部門及及職責”處，除除“公司司領(lǐng)導(dǎo)”的職責責不用描描述外，其其他涉及及的部門門職責均均需描述述。示例三、流程程依據(jù)的

4、的管理制制度、工工作標準準及體系系文件在“制度度”下列列示相關(guān)關(guān)文件時時，每個個文件在在一行顯顯示，不要出現(xiàn)現(xiàn)一行顯顯示多個個文件，每一行行內(nèi)必須須標明文文件編號號。示例四、流程程相關(guān)的的表單和和記錄在“記錄錄”中列列示的全全部內(nèi)容容，要在在流程圖圖中清晰晰的繪制，并且且名稱必必須完全全一致。且流程程圖中所所有標識識為的文檔，必須在在文字描描述中的的記錄中中體現(xiàn)。示例五、流程程關(guān)鍵環(huán)環(huán)節(jié)對本流程程的績效效影響比比較大或或易產(chǎn)生生風險的的關(guān)鍵環(huán)環(huán)節(jié)進行行說明。示例六、流程程存在的的問題和和改進建建議問題和建建議應(yīng)分分項列出出，不要要在一行行中列出出所有事事項。示例七、信息息系統(tǒng)的的使用情情況描述

5、使用用的信息息系統(tǒng)名名稱，應(yīng)應(yīng)用的主主要功能能。八、其它它需要說說明的事事項描述前面面未能敘敘述到的的信息。目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程圖實實例示例流程圖背背景LOGO：XYNH+湘鋼LOGO(企標)編號號：部門+流程+編碼審核核:審核人業(yè)務(wù)主管管部門：該流流程的主主要負責責部門業(yè)務(wù)參與與部門：參與與該流程程的部門門活動說明明：該流程圖圖起止過過程與范范圍文字字說明標題：該流程圖圖對應(yīng)的的三級流流程編號號，如

6、“XYNH-XS-02-01”。如果該該流程是是二級以以下的流流程此處處填寫對對應(yīng)的二二級流程程編號+本流程編編碼。生效時間間：流程程開始使使用時間間，格式式y(tǒng)yyy-mm-dd版本：由由項目組組統(tǒng)一制制定.(統(tǒng)一定為為：1.0)流程圖表表頭流程圖背背景修改改說明示例目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程圖實實例流程圖主主體示例流程圖主主體說明明流程圖頂頂端標題欄填入流流程圖的的名稱，格式也也是“流流程編號號流程程名稱

7、”，雙擊擊即可填填入文字字，字體體為14號宋體加加粗，左左對齊。每個流程程文件中中繪制一一個流程程圖；頁頁名稱與與流程圖圖名稱一一致。為保持流流程圖美美觀及易易于裝訂訂，流程程圖大小小規(guī)定如如下：左邊界3格上邊界與與背景的的距離=2格下邊界3格圖形大小小需占整整體頁面面三分之之二以上上目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求編號圖形名稱編號圖形名稱1職能帶區(qū)區(qū)7信息系統(tǒng)統(tǒng)/電子存檔檔2最低一級級工作步步驟8非電子存存檔3引用

8、/拆分的流流程圖9批注/文字說明明4文件/表單10頁碼索引引5判斷/決策11結(jié)束6連接線流程圖繪繪制工具具包括11個圖形圖形1圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加職能部門時使用 使用說明和標準：每個流程參與部門占一列，若某一流程主要在某一部門內(nèi)完成，可以將部門下的班組作為一列，班組名稱應(yīng)放在第二行 公司領(lǐng)導(dǎo)單獨占一列，統(tǒng)一稱作“公司領(lǐng)導(dǎo)”。在流程步驟中寫明高層的職務(wù)，如“總經(jīng)理”等，但不能出現(xiàn)“財務(wù)經(jīng)理”、“生產(chǎn)經(jīng)理”的職能帶。職能帶中業(yè)務(wù)主導(dǎo)部門在左邊，參與部門在右邊 ，其中，“公司領(lǐng)導(dǎo)”在最左邊。流程圖形形講解職能帶區(qū)區(qū)圖形1圖形名稱： 職能帶區(qū) 圖形作用：在增加部門時使用 使用說明和標

9、準：部門名稱應(yīng)使用正式全稱，不能用簡稱。字體為默認12號宋體加粗，若第二行有班組，班組字體為10號宋體加粗。選中職能帶，在頂部橫向推動，可以改變職能帶的橫向?qū)挾取Ｔ凇皹I(yè)務(wù)參與部門”中，列出具體業(yè)務(wù)參與部門；參與部門如果很多并且的活動完全一致，可歸結(jié)寫為如”生產(chǎn)各部門”。流程圖形形講解職能帶區(qū)區(qū)(續(xù))圖形2圖形名稱： 最低一級的操作步驟 圖形作用：在描述一個流程時使用操作步驟描述工作過程使用說明和標準：上方框填入操作此項工作的崗位名稱，不是姓名；下方框簡要填入工作內(nèi)容，如：“填寫費用報銷單 ”，應(yīng)盡量簡明，一般不超過15個字。字體為默認8號宋體。每個步驟都要加上順序的編號。圖形必須放在職能欄內(nèi)，

10、不能跨越兩個職能欄，即不能跨越豎線。使用默認圖形大小，若需改變框圖大小，則圖形的橫行寬度不可以改變，可以縱向高度加高。負責崗位位07工作內(nèi)容容流程圖形形講解最低一級級的操作作步驟圖形3圖形名稱：引用/拆分的流程圖 圖形作用：在流程圖中，當需用引用別的流程圖時使用；或流程圖中某一環(huán)節(jié)較復(fù)雜，可以進一步拆分成子流程圖時使用使用說明和標準：填入所引用/拆分的流程圖編號和名稱，它是流程圖中的一個步驟，也有步驟編號。當使用這一圖形時，我們默認所引用/拆分的流程圖已經(jīng)完成相應(yīng)的操作步驟。引用時，必須跟所引用流程圖的主管部門溝通確認引用的流程圖已經(jīng)存在，并且所引用流程圖的內(nèi)容已經(jīng)包括了相應(yīng)的工作步驟。使用默

11、認圖形大小，若需要改變圖形大小，圖形橫向?qū)挾榷炔豢梢愿淖?，縱向高度可以加高。引用/拆分的流程圖不用單建一個職能欄。字體為默認8號宋體。流程圖形形講解引用/拆分的流流程圖圖形4圖形名稱： 文件/表單 圖形作用：工作步驟中直接用到的文件/表單，或工作步驟中產(chǎn)生的文件/表單 使用說明和標準：填入文件/表單的名稱，包括紙張的或是電子的，應(yīng)使用正式的全稱。此形狀不是單獨的工作步驟，必須與“最低一級操作步驟”或“引用/拆分的流程圖”一起使用，一般緊貼在以上兩個圖形的下方。使用默認的圖形大小，橫向?qū)挾扰c所屬工作步驟的圖形一樣，縱向可以加高。每一個文件/表單獨占一行流程圖形形講解文件/表單圖形5圖形名稱： 判

12、斷/決策 圖形作用：在出現(xiàn)情況判斷或進行審核審批時使用 使用說明和標準：此圖形也作為工作步驟之一，內(nèi)容填入具體的判斷事項，并應(yīng)加以編號。如本步驟為審核，應(yīng)直接使用判斷框，而非在“最低一級操作步驟”圖形下再加判斷框。 判斷結(jié)果統(tǒng)一使用“是”與“否”；不能使用“YES”NO”。使用此圖形，必須而且只能出現(xiàn)兩種決策/判斷結(jié)果；應(yīng)該只有一個信息入口，兩個信息出口。流程圖形形講解判斷/決策圖形6圖形名稱： 連線 圖形作用：連接兩個圖形之間的關(guān)系，箭頭表示流程進行的方向。使用說明和標準：線條與圖形的連接點只能是同一個業(yè)務(wù)方向，同一點上不能同時出現(xiàn)信息流入和信息流出，可以有多個信息流入或多個信息流出。兩個圖

13、形之間選擇連接點時，應(yīng)該遵循“最少曲折”原則。選擇連線并雙擊，可以在連線上加上文字。連線應(yīng)該連到圖上的連接點，不應(yīng)連到另一條線上。流程圖形形講解連線圖形7圖形名稱：信息系統(tǒng)/ 電子存檔 圖形作用：一個工作步驟需要借助信息系統(tǒng)完成時，或是完成的工作表單以電子文檔的形式存儲時使用 使用說明和標準：此圖形不能單獨作為獨立的工作步驟使用。若是借助信息系統(tǒng)完成工作的，應(yīng)附屬在“操作步驟”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“操作步驟”圖形連接。在此圖形中填入信息系統(tǒng)的名稱，比如“新中大系統(tǒng)”。若是電子存檔，應(yīng)附屬在“文件/表單”圖形側(cè)下面，并用連線將其與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形形講解信息系統(tǒng)統(tǒng)/電

14、子存檔檔圖形8圖形名稱： 非電子文檔存儲 圖形作用：產(chǎn)生的結(jié)果需要以非電子形式進行存檔時使用使用說明和標準：此圖形不是獨立的工作步驟，必須附屬在“文件/表單”側(cè)下面，用連線將此圖與所屬“文件/表單”圖形連接。流程圖形形講解非電子文文檔存儲儲圖形9圖形名稱： 批注/文字說明 圖形作用：需要對工作步驟進行補充說明時使用 使用說明和標準：此圖不是獨立的工作步驟，必須附屬在其他圖形上。字體使用默認8號宋體。此圖可以跨越兩個職能欄，可以與所附屬的圖形不在同一個職能欄。流程圖形形講解批注/文字說明明圖形10圖形名稱： 頁碼索引 圖形作用：當流程圖較長，沒法在一頁中繪制出來，需要多頁繪制時使用 使用說明和標

15、準：拖動此圖出來后，選擇所要連接的頁碼，在所連接的頁碼右上角出現(xiàn)同樣的圖形，就是頁碼之間的連接關(guān)系。此圖為第一個頁碼的結(jié)尾圖，是所連接頁碼的開始圖，用連線與其他圖形連接。流程圖形形講解頁碼索引引圖形11圖形名稱： 流程結(jié)束 圖形作用：一個流程圖結(jié)束時使用，表明此流程圖到此結(jié)束。使用說明和標準：在圖形中填入“結(jié)束”兩字，使用默認8號字體。注意，流程開始時不需要用此圖形來說明流程開始，流程圖的第一個步驟視為流程開始。在經(jīng)過判斷后結(jié)束的，需要出現(xiàn)“結(jié)束”圖形；如果流程有肯定的結(jié)果，則不需要出現(xiàn)“結(jié)束”?！敖Y(jié)束”在流程圖中不需要標注步驟號。 流程圖形形講解流程結(jié)束束目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流

16、程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求繪制流程程圖考慮慮的內(nèi)容容表單或文文件的種種類、內(nèi)內(nèi)容、頻頻度、張張數(shù)有關(guān)聯(lián)的的部門，有關(guān)聯(lián)聯(lián)的人表單、文文件的填填寫方法法、填寫寫時機表單與管管理運行行的關(guān)系系參考項目目錄一、流程程說明規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程說說明標題題2、流程說說明正文文二、流程程繪制規(guī)規(guī)范介紹紹1、流程圖圖背景2、流程圖圖主體3、流程圖圖形說明明三、流程程繪制及及說明應(yīng)應(yīng)準備的的資料四、繪制制步驟以以及要求求流程描述述建議步步驟1、整理手手頭資料料，包括括所使用用的各種種表單、文件、制度等等；2、在紙上上寫出實實際的工工作步驟驟，并與與相關(guān)崗崗位人員員交流討討論確認認；3、在紙上上畫出流