化妝品公司文件和資料管理

1、化妝品公司文件和資料管理化妝品公司文件和資料管理化妝品公司文件和資料管理xxx公司化妝品公司文件和資料管理文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準審 核制 定方案設計，管理制度XX化妝品有限公司文件和資料管理1. 目的本規(guī)程對公司文件的分類、編寫、更改、審核、批準、發(fā)放、作廢、文件編號的申請、記錄管理等進行了規(guī)定，確保公司所有文件都受控，各部門及各崗位都使用文件的有效版本，并在實際工作中有效實施。2. 適用范圍本規(guī)程適用于公司各部門及所有文件和資料的管理。3. 術語和定義參見ISO9000:2000之規(guī)定。4. 職責 各部門按職能負責行使文件和資料的歸口管理工作，總經(jīng)理辦公

2、室負責對各部門的文件管理進行指導和監(jiān)督；各部門負責所起草文件和資料的統(tǒng)一標識、協(xié)調(diào)、發(fā)放、回收、銷毀等控制工作； 各部門按其主管業(yè)務范圍負責有關公司文件的編寫/審核/批準，負責貫徹執(zhí)行批準發(fā)布的文件； 各部門負責本部門記錄表格的審核、批準和發(fā)放； 各部門負責對本部門持有文件進行有效管理并保證其有效實施； 各部門應密切關注文件的執(zhí)行情況和反饋信息并及時組織修改；全員執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)文件存在問題時，應及時填寫信息反饋表交其部門負責人審閱后，由其傳送文件編制的責任部門。5.工作程序文件的分類 一級文件：質(zhì)量手冊； 二級文件：程序文件； 三級文件：作業(yè)指導書； 記錄表格 規(guī)范、標準公司內(nèi)部技術標準包裝材

3、料檢驗標準（包括包裝材料通用標準、包裝物料產(chǎn)品標準等）；化工原、輔料檢驗標準；成品質(zhì)量標準/產(chǎn)品內(nèi)控標準；已備案的企業(yè)標準；工藝技術文件；引用國家、行業(yè)或其它標準，目前正作為公司產(chǎn)品的執(zhí)行標準；國家強制執(zhí)行的有關標準；公司外部參考標準（包括可收集到的國際、國內(nèi)先進標準，同行企業(yè)標準等）； 顧客提供的文件和資料（包括圖樣） 法律、法規(guī)（包括產(chǎn)品質(zhì)量法、消費者權益保護法等）。 公司內(nèi)部各項管理規(guī)范、制度 公司內(nèi)部各部門之間、與公司外部之間的發(fā)出公文。其中所描述的文件為受控文件。文件的編寫、審核和批準文件的編寫品質(zhì)/技術部組織編寫質(zhì)量手冊管理規(guī)程、程序文件管理規(guī)程、作業(yè)指導書管理規(guī)程、表格管理規(guī)程，

4、對文件編寫的格式、文件內(nèi)容要求及表格格式等進行規(guī)定，并下發(fā)到各職能部門，同時組織各部門指定的文件編寫人員學習以上文件。 各部門按照質(zhì)量手冊管理規(guī)程、程序文件管理規(guī)程、作業(yè)指導書管理規(guī)程、記錄表格管理規(guī)程及本規(guī)程的相關規(guī)定進行文件編寫工作和表格的設制，編寫人員應熟悉ISO9001：2000標準要求和本文件所規(guī)定的內(nèi)容，對所編寫的文件的全面性、準確性、符合性、適用性和有效性負責； 對所規(guī)定的公司內(nèi)部技術標準由品質(zhì)/技術部組織編寫技術文件管理規(guī)程（或分別制定標準管理規(guī)程、工藝管理規(guī)程、配方管理規(guī)程等技術文件），由品質(zhì)/技術部按照本規(guī)程進行相應文件的編寫工作。 各部門依據(jù)工作需要按照公司制定的模版，自

5、行進行日常公文的起草、審核、批準和傳遞工作。 文件審核質(zhì)量手冊由管理者代表審核；程序文件、管理規(guī)范由各責任部門經(jīng)理審核；作業(yè)指導書由各部門業(yè)務負責人審核；公司內(nèi)部技術標準由品質(zhì)/技術部負責人審核；審核人對所審定的文件（包括所涉及的表格）進行簽名確認，同時要簽具審核日期； 審核人對文件的有效性、適用性、系統(tǒng)性負責； 當文件涉及多個部門執(zhí)行時，由文件編寫部門組織相關部門對文件內(nèi)容進行會審，會審人員對審定通過的文件進行簽名確認并簽具會審日期； 文件批準質(zhì)量手冊由總經(jīng)理批準；程序文件、管理規(guī)范由總經(jīng)理/管理者代表批準；作業(yè)指導書由各部門負責人批準；公司內(nèi)部技術標準由管理者代表或指定人員批準；表格隨文件

6、的類別所規(guī)定的權限進行批準，如涉及程序文件、管理規(guī)范的表格則由總經(jīng)理/管理者代表批準，以此類推。批準人對文件所涉及的資源配置需要增加給予有效支持，對文件的可操作性及有效性負責。公司所有質(zhì)量體系文件必須按照的規(guī)定進行批準，然后到品質(zhì)/技術部備案后才能下發(fā)實施；所有文件經(jīng)規(guī)定的權限批準時，批準人必須簽署本人姓名和批準日期，否則視為無效文件，執(zhí)行部門有權拒絕執(zhí)行。文件標識文件標識的內(nèi)容包括文件編號、受控狀態(tài)及文件的有效性標識，以上所有標識對該文件而言都是唯一的。文件編號 公司內(nèi)部通用標準和產(chǎn)品標準編號格式為：Q/BB XXX-YYYY其中：Q-企業(yè)內(nèi)部標準代號BB-公司代碼：GLxx化妝品有限公司（

7、廣州工廠） SLxx化妝品有限公司（汕頭工廠）LCxx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠）XXX-順序號（001-999）YYYY-年號（以自然年號為準） 一般性技術標準、管理規(guī)范和制度編號格式為BBDDAAATTXXXVV格式。 修正號（VV）順序號（XXX）部門下一級機構（TT）部門代號（AAA）文件類別（DD）公司代碼（BB）其中： BB公司名稱代號: GLxx化妝品有限公司（廣州工廠） SLxx化妝品有限公司（汕頭工廠） LCxx化妝品有限公司（廣州工廠和汕頭工廠） DD文件類別（詳見附表1：本公司一般性技術標準、管理規(guī)范和制度編號） AAA提出該作業(yè)指導書的部門 TT部門下一級機構的

8、編號（如車間、科、室等）可以是從0199之間的任何數(shù)字 XXX 順序號，可以是從000999之間的任何數(shù)字 VV 修正號，如是新作業(yè)指導書，則定義VV為00，作業(yè)指導書每修正一次，VV則遞增01，VV可以是從0099之間的任何數(shù)字。 公文FE字（BBBB）XXX號其中：F-部門英文縮寫MG-總經(jīng)理辦公室；PD-生產(chǎn)部；PMC-PMC部；HR-人力資源/行政部；MRK-銷售部；FIN-財務部；QT-品質(zhì)/技術部E-公文種類簡稱，如：聯(lián)絡書簡稱為聯(lián)。BBBB-公元年號XXX-順序號文件受控狀態(tài)所有文件分為兩種狀態(tài)，即“受控”和“非受控”。所有文件必須標識受控狀態(tài)，蓋藍色“受控”或藍色“非受控”章。

9、印章格式如下：XX XX 文件管理專用章XX XX 文件管理專用章非受控XX XX 文件管理專用章受控/生效所有受控文件只能為使用者在工作崗位上使用，一律不允許對外（包括公司內(nèi)與本崗位無關的人和公司外部）；非受控文件可以對外，但必須有發(fā)放登記，領取人需辦理相應的簽領手續(xù)。文件有效性標識所有文件必須到品質(zhì)部備案，并在文件封面加蓋文件管理專用章、同時對文件進行唯一編號方為有效。若為作廢文件，由各部門回收，文件管理員加蓋紅色“作廢”章；印章格式如下：XX XXXX XX文件管理專用章作廢文件發(fā)布、發(fā)放所有質(zhì)量體系文件必須經(jīng)編寫人、審核人、批準人簽名確認，報品質(zhì)/技術部備案對文件進行標識后才能發(fā)布，否

10、則視為無效文件；所有質(zhì)量體系文件的發(fā)放由品質(zhì)/技術部文件管理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到各部門文件管理員，各部門文件管理員按部門內(nèi)部文件分發(fā)清單再發(fā)放到相應的工作崗位人員手中。 所有管理文件由各部門文件管理員按文件分發(fā)清單發(fā)放到相應部門文件管理員，再按部門內(nèi)部文件分發(fā)清單再發(fā)放到相應的工作崗位人員手中；公司所有的文件管理員必須建立文件管理臺帳，發(fā)放文件時，要求文件領取人在管理臺帳上完成簽名及簽署領取日期手續(xù)； 當文件、資料有嚴重的損壞等不能正常使用時，使用部門應申請更換，經(jīng)部門負責人批準后交回破損文件，由原始文件發(fā)放部門文件管理員用原件復印并完成標識后按和規(guī)定發(fā)放，并在文件管理臺帳上注明補發(fā)原因；文

11、件發(fā)放部門的文件管理員對破損文件加蓋“作廢”章并妥善保存；當使用部門丟失文件，使用者必須說明原因經(jīng)部門負責人核實后提出補發(fā)申請，然后按發(fā)放規(guī)定進行；文件更改質(zhì)量體系文件、資料需更改、更新時，應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，對重要的更改（如技術參數(shù)）還應附有充分的證據(jù),將所有與文件更改相關的資料匯總，提交品質(zhì)/技術部，再由品質(zhì)/技術部將需更改的信息傳達到文件的原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按規(guī)定進行； 管理文件需更改、更新時，應由文件更改提出人或文件更改提出部門的負責人填寫“文件更改申請單”說明更改原因，將所有與文

12、件更改相關的資料匯總，提交原編寫部門，由編寫部門提出更改、更新意見并對原文件進行更改，同時按規(guī)定進行；文件、資料更改的審批應由原審批人或相應職權的人員進行，同時應獲得原始審批資料。文件、資料更改批準后，才允許發(fā)布。文件更改時注明更改標記和更改生效時間，由品管部文件管理員按照規(guī)定的原發(fā)放清單發(fā)放修正后的文件、資料，同時回收原文件、資料并對回收文件進行“作廢”標識。對重要更改還應發(fā)放“文件更改通知單”告知文件、資料使用人。所有文件更改在未獲批準前一律執(zhí)行原文件的規(guī)定。文件作廢及處理 各部門文件管理員必須控制現(xiàn)場的作廢文件、資料，所有使用現(xiàn)場不允許出現(xiàn)任何作廢的文件（包括已經(jīng)作廢但未標識的文件）。作

13、廢或換版前的文件、資料由各部門文件管理員按“文件管理臺帳”收回并記錄，進行“作廢”印章標識；質(zhì)量體系文件由各部門文件管理員上交品質(zhì)/技術部文件管理員進行“作廢”印章標識；絕不允許現(xiàn)場出現(xiàn)任何“作廢”文件，以防誤用。 各部門文件管理員每年的7月份匯總所有的作廢文件，統(tǒng)一填寫“文件銷毀申請單”，說明作廢及銷毀原因，報各部負責人審核后，需有兩人在場完成銷毀工作。需作資料保留的作廢文件，文件管理員需填寫“作廢文件留用申請單”，經(jīng)各部負責人同意后，方能留檔備存，原則上所作廢銷毀的文件都必須保留2份作為歷史檔案以備查。文件保管、復制、貯存、歸檔 文件管理員對文件的管理必須建立文件管理臺帳，文件的收、發(fā)、銷

14、毀、更改的信息都必須在臺帳上進行登記。 文件的復制者必須申請，填寫文件復制、補發(fā)申請表，經(jīng)部門負責人審核批準后，由文件管理員登記并向各部文件管理員索取文件原件進行復制，任何單位和個人不得隨意復制任何文件，所有文件上只允許原始的文件管理專用章出現(xiàn)，而不允許有任何復印的文件管理專用章出現(xiàn)，否則視為違規(guī)。文件的使用者和管理者對于所有文件都必須妥善保存，確保文件完好，并注意保密工作，不得隨意借與他人進行復制。所有文件的原件都必須統(tǒng)一由各部文件管理員進行歸檔管理，文件管理員建立相應的文件檔案，并有適宜的環(huán)境條件以保證歸檔的文件保持完好，符合國家規(guī)定的檔案管理要求。文件管理員必須堅持原則，認真管理好所有文

15、件，確保文件的有效性，同時應注意保密工作，不得將文件任意復制和傳播。文件存載的媒體本公司所有文件所采用的媒體可以是計算機軟件、軟盤、光盤和書面文件，在目前公司MIS系統(tǒng)不健全的情況下，一律使用書面文件形式，同時完成簽名手續(xù)。6.支持性文件質(zhì)量手冊管理操作規(guī)程作業(yè)指導書管理操作規(guī)程表格管理操作規(guī)程7.質(zhì)量記錄標準表格文件管理臺帳文件更改申請、審批表文件作廢留用銷毀申請表文件分發(fā)清單文件復制、補發(fā)申請表文件更改通知單8.引用文件ISO9001：20009.附件附表1：本公司一般性技術標準、管理規(guī)范和制度編號。附表1：本公司一般性技術標準、管理規(guī)范和制度編號AAATTDD800-總經(jīng)理辦公室 0001-經(jīng)營決策02-市場調(diào)研03-產(chǎn)品銷售04-廣告宣傳05-售后服務06-資金管理07-價格管理08-會計管理09-統(tǒng)計工作10-審計工作11-外事工作12-程序文件13-作業(yè)指導書14標準表格15-質(zhì)量記錄16-計量檢測17-儀器設備18-質(zhì)量信息19-質(zhì)量培訓20-人事管理21規(guī)章制度22-薪資勞保23-教育培訓24-后勤管理25-行政事務26安全保衛(wèi)27-計劃調(diào)度28-車間管理29-安全管理30-設備管理31-工