建筑集團公司行政事務管理制度

1、建筑集團公司行政事務管理制度為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關系，促進內(nèi) 部管理制度化，規(guī)范化，提高辦事效率，特制定本制度。（一）印鑒管理第一條 公司公章、合同專用章由公司行政部負責保管 （財務用的例外），銀行印鑒由財務部保管。第二條 公章、合同章、印鑒不得隨意轉(zhuǎn)交他人，特殊 情況下需借用的，需經(jīng)主管領導書面同意方可移交，并登記 好借用時間及歸還時間。第三條 嚴格公章、印鑒的使用手續(xù)，凡需要蓋印章、 印鑒的事項需經(jīng)領導批準方可蓋章，并進行詳細登記，以便 備查。第四條公司公章、公司合同專用章的使用一律由公司 總經(jīng)理、主管副總經(jīng)理簽字許可，經(jīng)登記后，方可蓋章。如 違反此項規(guī)定造成的后果由直接責

2、任人員負責。第五條 公司所有需要蓋公章的介紹信、文字材料、說 明及對外發(fā)出的任何公文，均應由董事長、總經(jīng)理簽字同意 后方可發(fā)出。第六條蓋章必須符合公文規(guī)范，公司一般不允許開具 空白介紹信或在沒有填寫內(nèi)容的空白紙、表上蓋章，如因工 作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經(jīng)公司總經(jīng)理、主 管副總經(jīng)理批準后方可開出。持空白介紹信外出工作回公司 后必須補辦其介紹信的用途手續(xù)，未使用的必須交回。第七條確因公司需要往外部辦理工作業(yè)務的事項，經(jīng) 公司法人批準后，由辦公室委派專人一同前往蓋章，公章、 印鑒一律不準外借，必須確保公司利益。第八條印章專管人員若離職或因公務離崗或休假等 原因需要移交保管時，應辦理移交

3、手續(xù)，交清后方可離開。第九條 凡加蓋印章的文件、資料等須交由資料管理 部門存檔備查。第十條 凡不符合用印規(guī)定的，或內(nèi)容、數(shù)量等與申 請理由不符或有疑問的，印章管理部門和專管員有權拒絕用 印。（二）打印、復印管理第六條 所有需復印資料之人員必須熟練復印技術，倘 若自己不懂復印技術必須向總臺文員咨詢清楚方可。第七條復印時原件、紙張必須放置妥當，保證復印質(zhì) 量，印件清晰。第八條 若復印資料數(shù)量較多時，應先選擇復印1件, 確認質(zhì)量合格，再輸入余數(shù)，以免浪費紙張。第九條 節(jié)約紙張，若內(nèi)部使用則盡量使用再生紙張, 紙張盡量雙面復印使用。（行政部可以領取再生紙）第十條嚴禁復印與公務無關的私人資料，違者罰款2

4、0yu O（三）傳真管理第十一條 公司傳真機由行政部負責管理。第十二條行政部收到傳真件后應及時送達收件人，并 由收件人簽名確認。發(fā)送傳真經(jīng)行政部同意，登記后方可發(fā) 送。第十三條 傳真機由專人負責管理、操作，嚴禁他人擅自收發(fā)傳真件。（四）報刊及郵件收發(fā)管理第十四條 公司報刊及郵件收發(fā)工作由公司行政部管理，行政部文員負責。第十五條行政部文員按照公司要求負責辦理有關報 刊訂閱手續(xù)。第十六條 行政部文員應負責按時取回公司所訂報刊,并負責分送或上報刊架。第十七條 各類郵件由行政部文員統(tǒng)一簽收，或及時通 知收件人簽收，經(jīng)簽收郵件應及時送達收件人，重要郵件須 進行登記并由收件人簽收。第十八條所有公發(fā)信件、郵

5、件一律經(jīng)公司主管領導批 準，行政部進行登記，方可寄發(fā)并報銷郵資。（五）辦公物資管理第十九條 公司辦公物資分為低值易耗品、管制品、實物資產(chǎn)。1、低值易耗品：筆、紙、橡皮擦、訂書釘、膠水等。2、管制品：訂書機、起訂器、剪刀、美工刀、文件夾、 計算器等。3、實物資產(chǎn)：物資價格達300元以上，如：空調(diào)、計 算機、打印機、照相機等。第二十條 各部門于每月20日前將部門下月所需辦 公用品需求表提交行政部，所有辦公用品由行政部統(tǒng)一負 責編制計劃，協(xié)助采購，行政部安排辦公用品管理員專人管 理，領用人須在辦公用品領用登記表上登記。第二十一條 辦公用品管理員根據(jù)辦公用品庫存量情 況以及消耗水平，及時向行政部部長報

6、告，確定訂購品種、 數(shù)量。第二十二條調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文 書形式提出正式申請，經(jīng)行政部按公司VI視覺系統(tǒng)標準審 核確定規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量，然后到專門地點印刷、制作。第二十三條 收到辦公用品，由辦公用品管理員簽字驗 收后，作好登記入庫工作。第二十四條 辦公用品由行政部統(tǒng)一采購、保管發(fā)放。第二十五條 辦公需要應本著節(jié)約、環(huán)保的原則，文件 夾應盡量提高使用周轉(zhuǎn)效率，多余的部分可以退回行政部; 紙張的背面可以用于打印文件初稿或用于作草稿；簽字筆可 以多用筆芯替換等。第二十六條 辦公用品管理員每月匯總辦公用品消耗 量并記錄匯總結(jié)果。第二十七條 凡借用公司辦公物資，需填寫辦公設備 使用登

7、記表，并由部門主管負責人簽字認可。第二十八條借用物資超時未還的，行政部有責任督促 歸還。第二十九條借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況 照價或折價賠償。（六）電話及網(wǎng)絡管理第二十五條 公司電話僅為工作聯(lián)系使用，員工接聽與 撥打電話應語氣熱情、語言文明。第二十六條 業(yè)務電話應盡量長話短說，控制通話時間, 節(jié)約話費，嚴禁使用辦公電話閑聊或聯(lián)系與工作無關事務， 嚴禁撥打聲訊服務臺。第二十七條 行政部開通長途電話，各部門的公務長途 一律到行政部撥打，行政部負責登記。后勤服務人員因公電 話一律到行政部撥打。第二十八條嚴禁在上班時間使用網(wǎng)絡瀏覽與工作無 關內(nèi)容，嚴禁在行政部上網(wǎng)聊天、玩游戲或在網(wǎng)上發(fā)布違法

8、、 違規(guī)信息。（七）公司接待制度第一條 接打電話時，要使用文明語言，如“您好”、請 問貴姓、“您找哪位”、“請稍候”、“謝謝”等之類的禮貌用 語。第二條在打電話前要準備好記錄用紙、筆或其他所需 要的文件、資料，不能等電話接通后，去找所需要的東西而 讓對方拿著聽筒等候。第三條 當客人來訪時，應熱情迎接，主動引客人到會 議室交談，忌讓客人長久等候無人過問。第四條 業(yè)務客戶和重要訪客離開公司時，應由具體接 待的員工為客戶開門并送至電梯口或大門口。第五條 謝絕訪客翻動、閱讀、使用公司與員工個人用 品，注意公司與客戶的商業(yè)機密。第六條 著裝整潔大方，舉止談吐文明禮貌，服務熱情、 周到、耐心，保持笑容。（

9、八）員工出差管理制度第一條為加強出差費用的管理，特制定本規(guī)定。第二條 本公司員工因公出差辦理公務者，依本辦法規(guī) 定發(fā)給出差旅費。第三條 本公司員工乘坐火車、輪船、飛機按相關標準 發(fā)給交通費：1、乘坐火車及長途汽車，原則上應出具鐵路局、公路 局或汽車公司的購票證明單，如因故未能取得購票證明單者, 由出差人出具憑單。2、乘坐輪船應取具輪船公司或旅行社的購票證明單或 船票存根。3、因急要公務必需搭乘飛機者應事先報準并憑飛機票 根報支旅費。4、搭乘公司的交通工具者，不得再報支交通費。第四條 員工出差的膳食、住宿、雜費均需開具發(fā)票第五條 出差期間因公支出的下列費用，準予按實報銷, 并依下列規(guī)定辦理：1、乘坐計程車原則上應取得汽車公司開具的統(tǒng)一發(fā)票， 無法取得者由出差人員出具憑單為憑。2、因公宴客的費用，經(jīng)公司領導批準后應以統(tǒng)一發(fā)票 為憑。第六條 員工出差銷差后三日內(nèi)應填具