怎樣才能做好會議記錄

怎樣才能做好會議記錄？

會議記錄是會議的重要組成部分，如果沒有會議記錄的會議，在會后很多議題和措施很難得到實際和有效的貫徹執(zhí)行，如果沒有會議記錄，很可能在會后問題的處理和解決過程中存在推諉的現(xiàn)象。下面就談談怎樣才能做好會議記錄呢，須要注意以下六個方面的問題：

第一是記錄會議的組織情況、應寫明：1．會議的名稱；2．開會的時間；3．開會的地點；4．出缺席和列席人員；5．主持人的姓名；6．記錄人的姓名；7．備注；有些會議還要寫清楚會議的起止時間。

第二是記錄會議的內(nèi)容，這是會議記錄的重要組成部分。1。要寫明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容，提出的建議，通過的決議等。必要時，還要記下表決情況（如全體通過或多少人同意，多少人異議，多少人棄權(quán)）。2。記錄還要記下會議的有關(guān)動態(tài)。如發(fā)言中的插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及會場重要情況等等。3。會議結(jié)束，記錄完了，就要另起一行寫“會議結(jié)束”。重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文結(jié)尾右下方簽字。4。會議的記錄在方法上有詳細記錄和摘要記錄兩種。這兩種記錄，采用哪一種，要根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容來定。

第第三是如如果人員員參與多多、發(fā)言言多、議議題多，最最主要的的就是采采用速記記。把每每一位發(fā)發(fā)言的人人所講的的中心意意思概括括出來，不不一定要要一字一一句的寫寫出來。重重點放在在所討論論的問題題上，把把問題的的核心點點出來。如如：會議議待解決決的問題題，提出出的觀點點，問題題各個小小點解決決的方案案，問題題討論到到最后的的結(jié)果。

第第四是采采用錄音音方式然然后再整整理會議議記錄。用用MP33錄音，或或者是錄錄音筆等等其他錄錄音器材材錄音，此此種方式式采用在在重要會會議才使使用，如如重要客客戶會議議，商業(yè)業(yè)談判等等。不過過此種記記錄方式式如果客客人或?qū)Ψ街赖赖脑?，可可能會對對會議產(chǎn)產(chǎn)生一些些負面影影響，如如有的人人不愿意意發(fā)言或或怕說錯錯話等，當當然在客客戶事先先申明不不能錄音音的前提提下，這這種方式式就不可可以采用用。另外外事后整整理錄音音記錄也也需要大大量的時時間，因因為需要要重新聽聽和提煉煉會議內(nèi)內(nèi)容，建建議此種種方式不不要經(jīng)常常采用。((注意：：在同國國外客人人開會的的時候，如如果你要要錄音，最最好征得得其同意意后才能能進行，千千萬不要要隨意放放個錄音音機在會會議場所所，因為為在國外外客人看看來，不不是他認認為不方方便，而而是在他他們的文文化背景景下，錄錄音含有有“人權(quán)”的基本本概念，不不過有的的客人事事先會主主動申明明不能錄錄音，也也許他們們認為牽牽涉到商商業(yè)秘密密等。如如果要照照相也必必須事先先征得客客人的同同意后才才能進行行，否則則訂單泡泡湯或談談判無果果的可能能性非常常大，因因為客人人認為可可能涉及及到其“隱私”問題等等內(nèi)容。）

第第五是要要對會議議各項責責任人和和會后實實施的有有效性進進行跟蹤蹤和評估估。會議議上的議議題需要要在會議議記錄種種詳細而而嚴明的的提出，最最好作為為標題，要要表明責責任人，實實施時間間，完成成時間和和評估人人等后續(xù)續(xù)跟進工工作，讓讓會議的的有效性性得到實實施，并并用會議議記錄加加以確認認和證實實。

第第六要確確保會議議記錄的的準確性性和及時時性發(fā)出出。如果果遇到不不太清楚楚的，在在發(fā)出之之前最好好將跟發(fā)發(fā)言人本本人和會會議的組組織者確確認不清清楚的會會議內(nèi)容容，以免免發(fā)出會會議記錄錄后產(chǎn)生生異議或或錯記。最最后分發(fā)發(fā)記錄，要要做好分分發(fā)的收收到確認認記錄。如何開好會會議？董事長請教教新上任任的總經(jīng)經(jīng)理：“過過去召集集部門經(jīng)經(jīng)理開會會，他們們老是心心不在焉焉，這種種會風怎怎么整頓頓？”“這這好辦，”總總經(jīng)理胸胸有成竹竹地說，“撤撤掉會議議記錄員員，立出出新規(guī)矩矩，在會會議結(jié)束束時才宣宣布由哪哪位負責責記錄?！边@這是一則則笑話，卻卻蘊含著著深刻的的道理。你你也許會會說上班班的人誰誰沒有開開過會？？又有誰誰不會開開會呢？？！的確確，開會會不難開開，而開開好會卻卻不易。

經(jīng)常開會的人會覺得開會費時費力費心，但你細想過沒有，開會的成本到底有哪些呢？你也許會說無非是場地和設施租用費，差旅費，食宿費，文件費。其實這些只是直接成本。會議的成本還包括時間成本和間接損失成本！時間成本等于與會者平均每小時的薪水乘以與會者人數(shù)再乘以他們投入的時間，這些時間包括會議的準備時間，與會者的旅行時間以及會議本身所消耗的時間。間接損失成本指的是，由于會議原因與會者不得不離開自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下降。例如，沒有及時接聽客戶的電話而損失定單，不及時處理客戶的投訴使得客戶滿意度降低，不及時處理突發(fā)事件乃至造成停工停產(chǎn)等嚴重事故。

由此看來，開會的成本還真的不少。為此，要謹慎召集開會。召集開會前你要認真地問自己三個問題：能不能不開本次會議？能不能與別的會議合并在一起召開？有沒有其它方式可以代替本次開會？三個問題的回答只要有一項是肯定的，就堅決取消本次開會。

仔細想來，會議無非分兩類：信息發(fā)布型會議和討論型會議。信息發(fā)布型會議比較簡單，與會者往往只做聽眾即可，事實上這類的會議意義不大，通過其它信息傳播途徑如傳真或電子郵件即可達到目的，所以應該少開乃至不開。討論型會議是為了做出決定或解決問題，相對復雜一些，筆者在這里著重想與大家探討這類會議的準備、過程控制和一些注意事項。

說到會議的準備，指的是精心地策劃和組織會議。召集開會要有明確的目的和議題。確定議題時要把戰(zhàn)略議題和運營議題分開，否則會議議程常常會被日常的運營問題所“淹沒”，而留給討論重大戰(zhàn)略議題的時間太少。如果能針對運營和戰(zhàn)略議題分別召開會議，就可以避免這種現(xiàn)象。其次，會議的議題不宜太多，不要試圖在一次會議上解決所有的問題。如果想一次解決太多的問題很可能會造成什么問題都涉及但談不透，結(jié)果可能什么問題都沒解決。通過對問題進行分析和排序，找出緊急而又重要的前三個就足夠了，由此納入會議的議題。

議題確定后給每個議題限定時間進而形成會議的議程，以便準時開始準時結(jié)束。個別員工會議遲到，你也應按預定時間準時開始會議，這樣你就以實際行動來說明你言出必行。會議議程確定之后，就要決定需要哪些人來參加會議。一般來說可參加也可不參加的人干脆不要邀請。相關(guān)的會議資料準備好之后要提早發(fā)給與會者，讓大家有充分的時間思考和準備。

再談談會議的過程控制。會議開始時應由主持人說明會議的目的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關(guān)閉手機和電腦的網(wǎng)絡連接以避免打擾會議的正常進行。議題討論的流程是提出問題，交流信息，產(chǎn)生主意，做決定、確認行動并進行總結(jié)。會議主持人的首要任務是緊扣會議議題，防止跑題和偏題。為此要鼓勵暢所欲言，但不能先做結(jié)論性的發(fā)言，更不能隨意否定和嘲笑別人的觀點。多數(shù)情況下要公開稱贊但私下批評。

所有與會者都要準備在會上發(fā)言。試想想，領(lǐng)導邀請你開會，絕對不是只要你來做聽眾的。相反，你一定要發(fā)言，對會議有所貢獻。要把開會當作表現(xiàn)你能力絕佳的機會，你的業(yè)務能力、表達能力、人際能力、應變能力都能在開會中表現(xiàn)出來。議題的討論可以采取頭腦風暴法：準備一塊寫字板，把大家提出的建議逐條列出來，防止討論跑題而且事半功倍。發(fā)言時要注意些什么呢？實事求是，切中要害。從重要部分說起，有邏輯、簡單清晰地表達觀點。發(fā)言不能跟前面的人重復。暫時未發(fā)言的與會者要積極傾聽、思考、提問并參與討論。會議主持人要善于管理各種不同的意見，并對各種意見進行平衡。要提醒的是，討論議題的目的是為了決策，而不要陷于討論的怪圈，所謂“議而不決”。會議結(jié)束時，主持人一定要與全體與會者確認會議的結(jié)論。

會議的注意事項很多。這里談談三個普遍存在重要問題。其一，開會的過程中有時某些與會者在下面開小會。你大可不必動怒。只要你停止講話，目視他們，他們的竊竊私語就會完全暴露出來，一般來說會馬上結(jié)束自己的小會。如果他們置若罔聞，你可以明確地詢問他們，是否有更好的見解可以講出來讓大家分享。就此，你可以規(guī)定以后的會議中，如果需要私下協(xié)商可以通過紙條傳遞，而不允許竊竊私語！其二，關(guān)于會議記錄，如果怕自己記錄不全重要的觀點或結(jié)論，可以用錄音筆錄下來，會后再整理。一份好的會議記錄應該包括日期、時間、會議地點、參加者名單、缺席者名單、會議主持人、記錄人、每項議題、主要觀點和結(jié)論。會議記錄不要“一記了之”，而要發(fā)給與會者和因故缺席者。其三，看一次會議是否成功，標志是會議是否產(chǎn)生了切實可行的決定。因此，會議結(jié)束時要總結(jié)會議的主要決定和行動方案，明確各項任務的責任人及完成時間，并確定由誰進行督促和檢查實施的情況。

總之，想要開好會，必須從會議的數(shù)量和質(zhì)量上進行控制。開會做決策，功夫在會外。平時應該靠完善“水平溝通、垂直匯報、督導執(zhí)行”的管理體系盡量減少會議的次數(shù)。在不得不要召集開會的情況下，會前做到充分準備，最好由當事的雙方或幾方在會前就議題討論幾種解決方式，然后在會上進行確認。這樣可以減少會上討論的時間，有利于開成每一個高效的會議。會議記錄：：首先，記錄錄所有有有參會人人員的名名字。然然后就是是記錄本本次會議議的主題題，接著著就是記記錄本次次會議的的大致內(nèi)內(nèi)容。內(nèi)內(nèi)容就是是指在會會上那些些發(fā)言人人說的話話，可每每個人語語速也好好，口齒齒也罷都都不見得得會讓所所有人聽聽明白或或聽清楚楚，那怎怎么辦呢呢？很簡簡單，抓抓住他這這個說話話的真正正主題意意義?。。∠嘈鸥鞲魑蛔x語語文的時時候都知知道如何何去抓住住文章的的主題思思想吧，這這個會議議記錄其其實就是是和這個個很類似似，你不不需要準準確記錄錄他們說說的每句句話，你你只要聽聽明白這這個人說說這么一一段話想想表達的的意思就就行，最最后就是是你要在在會議紀紀要里添添加這次次會議最最終達成成的議題題：有多多少人表表示了相相同的看看法，本本次會議議有沒打打到如期期目的；；如果會會議打算算過幾天天再開，那那么就要要在記錄錄里添加加下次開開會暫定定的時間間。只要要按照上上述的內(nèi)內(nèi)容填寫寫，那么么這就是是一篇讓讓領(lǐng)導贊贊賞的一一篇記錄錄在會議過程程中，由由記錄人人員把會會議的組組織情況況和具體體內(nèi)容記記錄下來來，就形形成了會會議記錄錄?！坝洝庇性斢浻浥c略記記之別。略略記是記記會議大大要，會會議上的的重要或或主要言言論。詳詳記則要要求記錄錄的項目目必須完完備，記記錄的言言論必須須詳細完完整。若若需要留留下包括括上述內(nèi)內(nèi)容的會會議記錄錄則要靠靠“錄”?！颁洝庇泄P錄錄、音錄錄和影像像錄幾種種，對會會議記錄錄而言，音音錄、像像錄通常常只是手手段，最最終還要要將錄下下的內(nèi)容容還原成成文字。筆筆錄也常常常要借借助音錄錄、像錄錄，以之之作為記記錄內(nèi)容容最大限度地地再現(xiàn)會會議情境境的保證證。（一）、會會議記錄錄格式一一般會議議記錄的的格式包包括兩部部分：一一部分是是會議的的組織情情況，要要求寫明明會議名名稱、時時間、地地點、出出席人數(shù)數(shù)、缺席席人數(shù)、列列席人數(shù)數(shù)、主持持人、記記錄人等等。另一一部分是是會議的的內(nèi)容，要要求寫明明發(fā)言、決決議、問問題。這這是會議議記錄的的核心部部分。對對于發(fā)言言的內(nèi)容容，一是是詳細具具體地記記錄，盡盡量記錄錄原話，主主要用于于比較重重要的會會議和重重要的發(fā)發(fā)言。二二是摘要要性記錄錄，只記記錄會議議要點和和中心內(nèi)內(nèi)容，多多用于一一般性會會議。會會議結(jié)束束，記錄錄完畢，要要另起一一行寫""散會""二字，如如中途休休會，要要寫明""休會""字樣。例例文一：：會會議名稱稱會議時時間會會議地點點記錄人人出出席與列列席會議議人員缺缺席人員員會會議主持持人審閱簽簽字主主要議題題發(fā)發(fā)言記錄錄：例例文二：：××公司辦辦公會議議記錄時時間：一一九×××年×月×日×時地地點：公公司辦公公樓五樓樓大會議議室出出席人：：××××××××××××××××××××……缺缺席人：：××××××××××××……主主持人：：公司總總經(jīng)理記記錄人：：辦公室室主任劉劉××主主持人發(fā)發(fā)言：((略)與與會者發(fā)發(fā)言：××××……………………××××……………………散散會主主持人：：××××(簽名名)記記錄人：：××××(簽名名)((本會議議記錄共共×頁)（二二）、會會議記錄錄的基本本要求一一、準確確寫明會會議名稱稱（要寫寫全稱），開開會時間間、地點點，會議議性質(zhì)。二二、詳細細記下會會議主持持人、出出席會議議應到和和實到人人數(shù)，缺缺席、遲遲到或早早退人數(shù)數(shù)及其姓姓名、職職務，記記錄者姓姓名。如如果是群群眾性大大會，只只要記參參加的對對象和總總?cè)藬?shù)，以以及出席席會議的的較重要要的領(lǐng)導導成員即即可。如如果某些些重要的的會議，出出席對象象來自不不同單位位，應設設置簽名名簿，請請出席者者簽署姓姓名、單單位、職職務等。三三、忠實實記錄會會議上的的發(fā)言和和有關(guān)動動態(tài)。會會議發(fā)言言的內(nèi)容容是記錄錄的重點點。其他他會議動動態(tài)，如如發(fā)言中中插話、笑笑聲、掌掌聲，臨臨時中斷斷以及別別的重要要的會場場情況等等，也應應予以記記錄。記記錄發(fā)言言可分摘摘要與全全文兩種種。多數(shù)數(shù)會議只只要記錄錄發(fā)言要要點，即即把發(fā)言言者講了了哪幾個個問題，每每一個問問題的基基本觀點點與主要要事實、結(jié)結(jié)論，對對別人發(fā)發(fā)言的態(tài)態(tài)度等，作作摘要式式的記錄錄，不必必“有聞必必錄”。某些些特別重重要的會會議或特特別重要要人物的的發(fā)言，需需要記下下全部內(nèi)內(nèi)容。有有錄音機機的，可可先錄音音，會后后再整理理出全文文；沒有有錄音條條件，應應由速記記人員擔擔任記錄錄；沒有有速記人人員，可可以多配配幾個記記得快的的人擔任任記錄，以以便會后后互相校校對補充充。四四、記錄錄會議的的結(jié)果，如如會議的的決定、決決議或表表決等情情況。會會議記錄錄要求忠忠于事實實，不能能夾雜記記錄者的的任何個個人情感感，更不不允許有有意增刪刪發(fā)言內(nèi)內(nèi)容。會會議記錄錄一般不不宜公開開發(fā)表，如如需發(fā)表表，應征征得發(fā)言言者的審審閱同意意。（三三）、會會議記錄錄的重點點會會議記錄錄應該突突出的重重點有：：（11）會議議中心議議題以及及圍繞中中心議題題展開的的有關(guān)活活動；（22）會議議討論、爭爭論的焦焦點及其其各方的的主要見見解；（33）權(quán)威威人士或或代表人人物的言言論；（44）會議議開始時時的定調(diào)調(diào)性言論論和結(jié)束束前的總總結(jié)性言言論；（55）會議議已議決決的或議議而未決決的事項項；（66）對會會議產(chǎn)生生較大影影響的其其他言論論或活動動。（四四）、會會議記錄錄的寫作作技巧一一般說來來，有四四條：一一快、二二要、三三省、四四代。一一快，即即記得快快。字要要寫得小小一些、輕輕一點，多多寫連筆筆字。要要順著肘肘、手的的自然去去勢，斜斜一點寫寫。二二要，即即擇要而而記。就就記錄一一次會議議來說，要要圍繞會會議議題題、會議議主持人人和主要要領(lǐng)導同同志發(fā)言言的