全面生產(chǎn)管理知識(shí)培訓(xùn)教案

38/38TPM(TotalProductionManagement)—全面生產(chǎn)治理第一部分0.序言生產(chǎn)，作為一種重要的社會(huì)勞動(dòng)，是人類(lèi)進(jìn)步及現(xiàn)代工業(yè)文明進(jìn)展的決定性因素。衡量一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族的文明程度，首先要考察的是它的生產(chǎn)方式?，F(xiàn)代社會(huì)，誰(shuí)能更加有效地組織生產(chǎn)，誰(shuí)就代表著先進(jìn)。作為人類(lèi)社會(huì)終極的共產(chǎn)主義社會(huì)，用馬克思的話(huà)來(lái)講，它的重要特征同時(shí)也是前提條件之一確實(shí)是社會(huì)產(chǎn)品極大豐富同樣離不開(kāi)有效的生產(chǎn)活動(dòng)！治理，幾乎是伴隨著生產(chǎn)的進(jìn)展而出現(xiàn)的，因?yàn)槿祟?lèi)生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)展引起了社會(huì)分工，而治理則是社會(huì)分工的結(jié)果。盡管后來(lái)治理的概念差不多遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了生產(chǎn)的范疇，但關(guān)于生產(chǎn)的治理卻依舊是最差不多的一種治理活動(dòng)，它直接推動(dòng)生產(chǎn)并進(jìn)而推動(dòng)整個(gè)社會(huì)的進(jìn)展與進(jìn)步。在我們歌頌?zāi)切┲苯訌氖律a(chǎn)勞動(dòng)的人們的同時(shí)，我們還要贊美那些為了更有效地組織生產(chǎn)而嘔心瀝血的治理者尤其是那些生產(chǎn)治理領(lǐng)域中的奠基者，比如泰羅、法約爾、梅奧等等。正是他們?cè)谏a(chǎn)治理的實(shí)踐中創(chuàng)立了一系列的重要的治理理論—對(duì)這些理論的應(yīng)用事實(shí)上差不多覆蓋了包括生產(chǎn)活動(dòng)在內(nèi)的整個(gè)社會(huì)領(lǐng)域。假如有人講，生產(chǎn)治理確實(shí)是安排若干數(shù)量的人員，依靠一定的工具及操作方式，將某些原材料加工成某種產(chǎn)品的過(guò)程，那么我們專(zhuān)門(mén)多人的第一反應(yīng)就可能是—簡(jiǎn)單！但事實(shí)上沒(méi)有誰(shuí)能夠簡(jiǎn)單地靠著這句話(huà)去做好生產(chǎn)治理工作。因?yàn)?，生產(chǎn)治理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。它首先涉及到的第一個(gè)問(wèn)題是誰(shuí)去安排人員一個(gè)“誰(shuí)”字就包含了一系列特定的權(quán)力與責(zé)任以及它們這間的關(guān)系。其次確實(shí)是安排什么樣的人員——那個(gè)地點(diǎn)需要考慮的是一定的數(shù)量及特定的能力。除此以外還有——什么樣的工具、如何樣的操作方式、什么樣以及哪里來(lái)的原材料、什么樣以及有何種要求的產(chǎn)品，等等。TPM（TotalProductionManagement）——全面生產(chǎn)治理揭示的正是如此一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程。它以組織(Oranization）為脈絡(luò)，以現(xiàn)場(chǎng)(Workshop)為背景，以人力(Manpower)為核心，以4M（Man、Material、Machine、Method）為對(duì)象，以治理（Management）為手段，以產(chǎn)品（Product）為結(jié)果，中間涉及到教育、技術(shù)、品質(zhì)等專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域。理解并掌握TPM技法，關(guān)于一名生產(chǎn)治理者下至組長(zhǎng)、線(xiàn)長(zhǎng)、班長(zhǎng)，上至主管、經(jīng)理、廠長(zhǎng)——無(wú)疑是一項(xiàng)通向成功治理的重要差不多功。1.生產(chǎn)治理的差不多業(yè)務(wù)生產(chǎn)是從原材料到完成品的轉(zhuǎn)換過(guò)程。不同的企業(yè)對(duì)生產(chǎn)治理業(yè)務(wù)有不同的劃分，它們之間的差要緊體現(xiàn)在生產(chǎn)治理者的責(zé)任與權(quán)力范圍之上。不管是哪一種劃分方法，只要它有利于生產(chǎn)快速度高質(zhì)量地完成，那么它確實(shí)是一種好的業(yè)務(wù)規(guī)定。一般來(lái)講，生產(chǎn)治理的差不多業(yè)務(wù)包括：1、樹(shù)立生產(chǎn)打算。那個(gè)地點(diǎn)所講的生產(chǎn)打算要緊是指月打算和日打算。原則上，生產(chǎn)部門(mén)要以營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的銷(xiāo)售打算為基準(zhǔn)來(lái)確定自己的生產(chǎn)打算，否則在實(shí)行時(shí)就專(zhuān)門(mén)可能會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)銷(xiāo)脫節(jié)的問(wèn)題——要么是生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品不能出貨，要么是能出貨的產(chǎn)品卻沒(méi)有生產(chǎn)，不管是哪一種情形，都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)白費(fèi)。因此，由于市場(chǎng)本身瞬息萬(wàn)變，因此營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)有時(shí)也無(wú)法確定以后一段時(shí)期內(nèi)的銷(xiāo)售打算。這時(shí)，生產(chǎn)部門(mén)就要依照以往的出貨及當(dāng)前的庫(kù)存情況去安排打算。最后還要記住，生產(chǎn)打算做出來(lái)后一定要傳達(dá)給采購(gòu)部門(mén)以及營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)。2、把握材料的供給情況。盡管講材料的供給是采購(gòu)部門(mén)的職責(zé)，但生產(chǎn)部門(mén)有必要隨時(shí)把握生產(chǎn)所需的各種原材料的庫(kù)存數(shù)量，目的是在材料發(fā)生短缺前能及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)并通報(bào)營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)，以便最大限度地減少材料不足所帶來(lái)的損失。3、把握生產(chǎn)進(jìn)度。為了完成事先制訂的生產(chǎn)打算，生產(chǎn)治理者必須不斷地確認(rèn)生產(chǎn)的實(shí)際進(jìn)度。起碼要每天一次將生產(chǎn)實(shí)績(jī)與打算作比較，以便及時(shí)發(fā)覺(jué)差距并樹(shù)立有效的補(bǔ)救措施。4、把握產(chǎn)品的品質(zhì)狀況。衡量產(chǎn)品品質(zhì)的指標(biāo)一般有兩個(gè)：工程不良率及出貨檢查不良率。把握品質(zhì)不僅僅要求生產(chǎn)治理者去了解關(guān)于不良的數(shù)據(jù)，而且更要對(duì)品質(zhì)問(wèn)題進(jìn)行持續(xù)有效的改善和追蹤。5、按打算出貨。按照營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)的出貨打算安排出貨，假如庫(kù)存不足，應(yīng)提早與營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)聯(lián)系以確定解決方法。6、對(duì)從業(yè)人員的治理。和單純技術(shù)工作不同的是，生產(chǎn)治理者要對(duì)自己屬下的寬敞從業(yè)人員負(fù)責(zé)，包括把握他們的工作、健康、安全及思想狀況。對(duì)人員的治理能力是生產(chǎn)治理者業(yè)務(wù)能力的重要組成部分。7、職務(wù)教育。要對(duì)屬下的各級(jí)人員實(shí)施持續(xù)的職務(wù)教育，目的在于不斷提高他們的思想水平和工作能力，同時(shí)還能夠預(yù)防某些問(wèn)題的再發(fā)生。為了做到這一點(diǎn)，生產(chǎn)治理者要不斷地提高自身的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，因?yàn)樗豢赡芡耆刚?qǐng)外部講師來(lái)完成他的教育打算。因此，生產(chǎn)治理的業(yè)務(wù)規(guī)定不是一成不變的，它要依照生產(chǎn)的規(guī)模以及它在實(shí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題而權(quán)變。然而，在一定時(shí)期內(nèi)，生產(chǎn)治理業(yè)務(wù)應(yīng)該是相對(duì)穩(wěn)定的。作為生產(chǎn)治理人員，他面對(duì)的事務(wù)專(zhuān)門(mén)多，假如對(duì)自身業(yè)務(wù)不夠明白，那么就專(zhuān)門(mén)容易出現(xiàn)顧此失彼的尷尬局面。2.生產(chǎn)治理的組織構(gòu)成正如治理的本質(zhì)在于協(xié)調(diào)，生產(chǎn)治理的本質(zhì)確實(shí)是對(duì)生產(chǎn)組織的協(xié)調(diào)，而協(xié)調(diào)的目的是為了使生產(chǎn)組織中每個(gè)人的努力與組織目標(biāo)相一致。生產(chǎn)治理活動(dòng)成功的要領(lǐng)就在于構(gòu)筑并保持一個(gè)業(yè)務(wù)明了、權(quán)責(zé)明確、賞罰分明的活力組織。建立組織是治理活動(dòng)的開(kāi)始。盡管對(duì)大多數(shù)生產(chǎn)治理者來(lái)講，他開(kāi)始面對(duì)的確實(shí)是一個(gè)現(xiàn)成的組織而不是一片空白，但了解組織的建立方法關(guān)于今后組織的維護(hù)來(lái)講也是重要的。概括地講，一個(gè)理想的組織至少應(yīng)包括以下幾個(gè)特點(diǎn)：1、它差不多上覆蓋了所有的業(yè)務(wù)。也確實(shí)是講，組織中的每一件工作都有明確的人去執(zhí)行，而專(zhuān)門(mén)多時(shí)候還要有明確的人去檢查與監(jiān)督。防止業(yè)務(wù)遺漏是建立理想組織的首要準(zhǔn)則。為此，在正式確立一個(gè)組織前，我們必須對(duì)那個(gè)組織今后要開(kāi)展的業(yè)務(wù)作一個(gè)細(xì)致的分析。比如一個(gè)生產(chǎn)組織，它的業(yè)務(wù)就包括——最差不多的生產(chǎn)操作、操作人員的治理、生產(chǎn)工具及設(shè)備的治理、原材料的輸送及治理、各類(lèi)生產(chǎn)文書(shū)的作成及治理、品質(zhì)問(wèn)題的發(fā)掘及解決、安全事故的防范，等等。只有在全面識(shí)不組織業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上才能安排合適的人去執(zhí)行這些業(yè)務(wù)。2、組織中每個(gè)人都有與其職位及能力差不多相稱(chēng)的業(yè)務(wù)。首先，每個(gè)人都應(yīng)該有適量的業(yè)務(wù)，也確實(shí)是講，在理想的組織中，不同意出現(xiàn)有些人專(zhuān)門(mén)忙而有些人卻專(zhuān)門(mén)閑的現(xiàn)象——這種局面的惡果不僅表現(xiàn)在人員的閑置與白費(fèi)，而且閑人的存在勢(shì)必會(huì)對(duì)其他人產(chǎn)生消極的阻礙。如何去確定這種合適的“量”——這種“量”應(yīng)該是通過(guò)“質(zhì)化”的量而不是簡(jiǎn)單的“業(yè)務(wù)數(shù)量”？一要看人的職位，職位越高，工作量也應(yīng)該越大。位低而職重可能會(huì)引起當(dāng)事人的不滿(mǎn)，位高而職閑則會(huì)招致其他專(zhuān)門(mén)多人的不滿(mǎn)。二要看人的能力，能力越高，工作量也應(yīng)該越大。能高而量少是組織的白費(fèi)，能低而量大則會(huì)阻礙業(yè)務(wù)的執(zhí)行速度與質(zhì)量，而往往也會(huì)引起當(dāng)事人的不滿(mǎn)。3、溝通渠道明確。所謂溝通也確實(shí)是“上傳下達(dá)”，組織確實(shí)是依靠如此一根線(xiàn)編織而成的。在理想的組織中，每個(gè)人都必須有而且也只能有唯一的直接上司，他必須而且也只能向一個(gè)上司直接匯報(bào)工作。組織中的每個(gè)成員能夠越級(jí)監(jiān)督，但不能越級(jí)指揮；能夠越級(jí)告狀，但不能越級(jí)匯報(bào)。4、權(quán)力與職責(zé)差不多相當(dāng)。組織中的各種權(quán)力差不多上為了履行一定的職責(zé)而被給予的。理想的組織應(yīng)當(dāng)幸免出現(xiàn)權(quán)重責(zé)輕或責(zé)重權(quán)輕等權(quán)責(zé)不配的問(wèn)題。權(quán)重責(zé)輕容易導(dǎo)致權(quán)力的濫用；責(zé)重權(quán)輕則阻礙職責(zé)的履行。5、賞罰制度明確。在治理上，權(quán)力、職責(zé)及利益就好比等邊三角形的三條邊，它們相互制約著治理的績(jī)效。賞罰是組織對(duì)個(gè)人利益的再調(diào)整，以期個(gè)人努力與組織目標(biāo)相一致。理想的組織要求各級(jí)治理者對(duì)自己的下屬均需擁有與其職責(zé)相當(dāng)?shù)馁p罰權(quán)力——這種權(quán)力往往體現(xiàn)為一種制度。那個(gè)地點(diǎn)有幾個(gè)問(wèn)題能夠在一定程度上關(guān)心我們?cè)u(píng)判一個(gè)組織的優(yōu)劣：1、有沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)“三不管”類(lèi)型的業(yè)務(wù)？以及出現(xiàn)的數(shù)量如何？2、有沒(méi)有看到過(guò)個(gè)不人加班加點(diǎn)而個(gè)不人卻無(wú)所事事？3、作為一個(gè)中間治理者，你的直接下屬是否適應(yīng)向你匯報(bào)工作？你是否適應(yīng)向他(們)下達(dá)工作指示？你要向幾個(gè)上司匯報(bào)工作？你要聽(tīng)從幾個(gè)上司的工作指示？4、你作為一個(gè)中間治理者，有多少情況需要請(qǐng)示上司？5、有沒(méi)有人抱怨“干好干壞一個(gè)樣”？假如我們將生產(chǎn)體系看作一個(gè)人，那么，組織確實(shí)是那個(gè)人的經(jīng)脈，要保證軀體健康就要先保證經(jīng)脈暢通。請(qǐng)記住——組織的活力直接制約著治理的績(jī)效。3.可視化——行之有效的現(xiàn)場(chǎng)治理方法假如用人的性格來(lái)作比喻，可視化算得上是一種外向型的治理方法。它的大意確實(shí)是“治理的狀態(tài)能夠用眼睛看到”。也確實(shí)是講，包括治理對(duì)象、治理方法、治理中出現(xiàn)的問(wèn)題以及治理效果等在內(nèi)的整個(gè)治理過(guò)程，不管好與壞，都能夠用眼睛一目了然地看出來(lái)。顯然，它的核心是“一目了然”。為了更好地講明那個(gè)概念，我們能夠用生產(chǎn)數(shù)量的治理來(lái)作為例子。生產(chǎn)數(shù)量的治理要緊包括以下幾個(gè)內(nèi)容：1）生產(chǎn)目標(biāo)；2）生產(chǎn)實(shí)績(jī)；3）目標(biāo)對(duì)比超(差)額數(shù)；4）生產(chǎn)目標(biāo)未達(dá)時(shí)緣故分析。應(yīng)用可視化治理方法，我們首先作出如此一個(gè)治理表：時(shí)刻段A-TIMEB-TIMEC-TIMED-TIMEE-TIME生產(chǎn)目標(biāo)生產(chǎn)實(shí)績(jī)超差額差額緣故然后用現(xiàn)況板的形式將它公布出來(lái)，讓有關(guān)人員（包括生產(chǎn)治理人員和生產(chǎn)作業(yè)人員）隨時(shí)能夠看出生產(chǎn)的進(jìn)度。與可視化不同，一般的做法是擔(dān)負(fù)治理職責(zé)的人在自己的文件中記錄以上數(shù)據(jù)，只有在人員教育或生產(chǎn)總結(jié)時(shí)才把其中個(gè)不內(nèi)容告訴不人。我們不妨稱(chēng)之為內(nèi)向型治理吧。可視化治理的優(yōu)點(diǎn)專(zhuān)門(mén)多。首先，由于它展示的是一個(gè)近乎完整的治理過(guò)程，因此對(duì)治理者本身的治理思路具有反饋的作用，依照那個(gè)反饋，他能夠及時(shí)調(diào)整自己的治理方案以彌補(bǔ)當(dāng)初打算上的不足。第二，它展示的治理目標(biāo)關(guān)于治理者來(lái)講是一個(gè)重大的挑戰(zhàn)，尤其當(dāng)那個(gè)目標(biāo)是由他本人決定的時(shí)候，因?yàn)榧偃缭撃繕?biāo)不能達(dá)成，那么他會(huì)受到諸如面子上的阻礙；因此，那個(gè)公諸于眾的組織目標(biāo)關(guān)于其他相關(guān)人員同時(shí)具有某種程度上的號(hào)召力。第三，它及時(shí)展示的治理成績(jī)對(duì)治理者和其他相關(guān)人員具有極大的激勵(lì)作用，他們?cè)陂_(kāi)展后面的工作時(shí)會(huì)有更大的動(dòng)力。第四，它能及時(shí)展示治理中出現(xiàn)的問(wèn)題——這事實(shí)上是可視化治理最具魅力的地點(diǎn)；由于可視化，我們能夠隨時(shí)把握工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，這給我們提供了解決問(wèn)題的機(jī)會(huì)；專(zhuān)門(mén)多時(shí)候，我們不能有效地解決問(wèn)題并不是因?yàn)槲覀內(nèi)鄙倌莻€(gè)能力，而往往只是因?yàn)閱?wèn)題發(fā)覺(jué)得太晚了，以致于我們失去良好的機(jī)緣?？梢暬卫磉m用于哪些場(chǎng)合？一句話(huà)，它要緊適用于那些需要組織活動(dòng)成員共同努力、關(guān)于活動(dòng)成員的士氣特不敏感的場(chǎng)合。假如這種工作是為了解決一個(gè)頑固的或者重大的問(wèn)題，比如降低工程不良率或者短期的生產(chǎn)突擊，那么可視化治理就專(zhuān)門(mén)有用武之地了。4.選定恰當(dāng)?shù)年?duì)長(zhǎng)火車(chē)跑得快，全靠車(chē)頭帶。可見(jiàn)一個(gè)得力的隊(duì)長(zhǎng)關(guān)于組織是何等的重要。任何一個(gè)組織，不管其大小，都必須有一個(gè)隊(duì)長(zhǎng)而且也只能有一個(gè)隊(duì)長(zhǎng)。在組織的構(gòu)成過(guò)程中，隊(duì)長(zhǎng)的選定應(yīng)該是一個(gè)嚴(yán)肅而慎重的情況。關(guān)于隊(duì)長(zhǎng)的要求是多方面的。首先，他必須是個(gè)工作認(rèn)確實(shí)人。這絕對(duì)不是廢話(huà)。所謂工作認(rèn)真不是指他做隊(duì)長(zhǎng)之后的工作認(rèn)真，而是指他過(guò)去以及當(dāng)前的工作認(rèn)真。一個(gè)人是否認(rèn)真工作，不應(yīng)當(dāng)取決于工作的內(nèi)容，而應(yīng)該取決于他對(duì)待工作的差不多態(tài)度。有些人在某些崗位上能認(rèn)真工作，而在某些崗位上不能認(rèn)真工作。那么他就不能確實(shí)是一個(gè)工作認(rèn)確實(shí)人，如此的人是不能擔(dān)任組織隊(duì)長(zhǎng)的。緣故專(zhuān)門(mén)簡(jiǎn)單，隊(duì)長(zhǎng)會(huì)面臨各種各樣他可能意想不到的工作。這種情況最容易產(chǎn)生在那些有一技之長(zhǎng)的人身上。由于他有某種特長(zhǎng)，因此相對(duì)來(lái)講容易引人注目，但遺憾的是他在過(guò)去或者當(dāng)前的工作中表現(xiàn)并不理想。也許是因?yàn)樗麑?duì)那個(gè)工作不感興趣，假如給他換個(gè)崗位，比如當(dāng)個(gè)隊(duì)長(zhǎng)，也許他會(huì)發(fā)揮得好的。我們講，除非那個(gè)崗位在專(zhuān)門(mén)大程度上有賴(lài)于他的特長(zhǎng)，否則絕不能因?yàn)樗坝心芰Α保ㄟ@種提法事實(shí)上是專(zhuān)門(mén)模糊的）就給予他領(lǐng)導(dǎo)的職位。假如一個(gè)隊(duì)長(zhǎng)需要從組織內(nèi)部擢升產(chǎn)生，這時(shí)“工作認(rèn)真”的原則就顯得更加重要了。在生產(chǎn)線(xiàn)中經(jīng)常有如此的情況發(fā)生：有些人在學(xué)生時(shí)代曾經(jīng)擔(dān)任過(guò)班級(jí)的干部職務(wù)，確實(shí)具有相當(dāng)?shù)慕M織領(lǐng)導(dǎo)才能，但由于不中意當(dāng)前的作業(yè)工作，因此消極怠工；在線(xiàn)長(zhǎng)選拔時(shí)果然表現(xiàn)不錯(cuò)，但最后往往落選——因此落選是正常的。其次，他必須具有主動(dòng)工作的精神。一個(gè)只會(huì)被動(dòng)同意工作的人，不管他的工作態(tài)度及工作的質(zhì)是多么的好，也不能讓他擔(dān)當(dāng)隊(duì)長(zhǎng)的職務(wù)。作為一個(gè)有活力的組織，除了最差不多的資訊必須與外界進(jìn)行交換，在一般情況下，它應(yīng)該能夠維持自身的生存和進(jìn)展——這種賴(lài)以生存與進(jìn)展的“能源”要緊就來(lái)自于隊(duì)長(zhǎng)，包括他對(duì)組織目標(biāo)的把握、組織活動(dòng)的策劃、組織業(yè)務(wù)的委派及必要的督導(dǎo)等。一個(gè)缺乏主動(dòng)精神的人是無(wú)法為組織提供充足能源的。如何推斷一個(gè)人是否具有這種精神呢？那個(gè)地點(diǎn)有幾個(gè)簡(jiǎn)單但卻專(zhuān)門(mén)有效的方法。一是看他是否有做打算的適應(yīng)或能力，因?yàn)榇蛩氵^(guò)程是一個(gè)能動(dòng)的過(guò)程。二是留意他在參加會(huì)議時(shí)表現(xiàn)。被動(dòng)的人往往只會(huì)機(jī)械地、默不作聲地聽(tīng)不人講話(huà)，而主動(dòng)的人會(huì)充滿(mǎn)表情地帶著考慮去聽(tīng)不人講話(huà)，同時(shí)能夠在適當(dāng)?shù)貢r(shí)候發(fā)表自己的意見(jiàn)。三是看他向上司反映問(wèn)題時(shí)的表現(xiàn)。被動(dòng)的人往往只會(huì)象打排球一樣把問(wèn)題原原本本地推給上司，同時(shí)過(guò)分地希望上司替他解決問(wèn)題；而主動(dòng)的人在反映問(wèn)題的同時(shí)會(huì)把自己對(duì)問(wèn)題的看法（包括解決問(wèn)題的方法）一起匯報(bào)給上司，同時(shí)能對(duì)自己力所能及的情況作出自主的安排。第三，他必須具有承擔(dān)責(zé)任的魄力。那個(gè)地點(diǎn)有幾層意思。一、他要有承受一定壓力的氣概。做為組織的隊(duì)長(zhǎng)，他隨時(shí)都可能面臨來(lái)自組織內(nèi)外的各種各樣的壓力。二、面對(duì)壓力，他不是簡(jiǎn)單的承受，而是有條理有打算的運(yùn)用組織的力量將它們分化、排除。三、面對(duì)失敗，他能承擔(dān)責(zé)任，而不是推給不人。除此以外，作為隊(duì)長(zhǎng)，還應(yīng)該具備一定的治理能力。只是，在選擇隊(duì)長(zhǎng)時(shí)，這一條并不是關(guān)鍵的，因?yàn)橹卫砟芰κ侨菀着囵B(yǎng)的。5.作出組織圖組織圖是現(xiàn)實(shí)組織的平面模型，現(xiàn)實(shí)組織確實(shí)是依照那個(gè)模型塑造出來(lái)的。盡管現(xiàn)實(shí)的組織在它的運(yùn)作過(guò)程中可能存在各種各樣的問(wèn)題，但模型卻必須是理想的。組織圖的制作充分體現(xiàn)了組織的設(shè)計(jì)過(guò)程。在那個(gè)過(guò)程中，我們要考慮的問(wèn)題包括：1.誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)誰(shuí)，誰(shuí)服從誰(shuí)。一般來(lái)講，領(lǐng)導(dǎo)者在組織圖位置應(yīng)明顯高于被領(lǐng)導(dǎo)者，兩者之間用線(xiàn)條加以連接，明確表示了一種從屬關(guān)系。按照“統(tǒng)一指揮原則”，除最高領(lǐng)導(dǎo)者以外，組織圖中每個(gè)人都必須而且只能指向唯一的領(lǐng)導(dǎo)。2.治理的幅度。關(guān)于任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)講，他能夠有效地進(jìn)行直接治理的人數(shù)總是有限，這確實(shí)是治理的幅度。治理幅度的設(shè)置對(duì)組織的運(yùn)作效果有重大阻礙。一般來(lái)講，基層治理的幅度能夠大一些（但不宜超過(guò)50名），而中間治理的幅度要小一些（但絕不應(yīng)少于2名）；對(duì)簡(jiǎn)單勞動(dòng)者的治理幅度能夠大一些，對(duì)復(fù)雜勞動(dòng)者的治理幅度要小一些。特不要幸免出現(xiàn)“直線(xiàn)形”的治理組織（即中間治理幅度中有1名）：在那個(gè)組織圖中，A和B實(shí)際上差不多上C的直接上級(jí)，兩者之中有一個(gè)是多余的。3.每個(gè)人的業(yè)務(wù)內(nèi)容。上級(jí)要對(duì)他下屬（包括直接下屬和間接下屬）的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)，但這并不代表他要履行下屬的業(yè)務(wù)。在組織圖中，必須把上下級(jí)各自要履行的業(yè)務(wù)內(nèi)容明確規(guī)定。上級(jí)對(duì)下級(jí)的指示、下級(jí)向上級(jí)的匯報(bào)以及橫向組織之間的通報(bào)與響應(yīng)是一些專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)，組織圖中一定不能省略。4.每個(gè)人的權(quán)力（權(quán)利）與職責(zé)（義務(wù)）。權(quán)力是為了履行職責(zé)而設(shè)置的，組織圖中既要明確規(guī)定每個(gè)人的職責(zé)，又要明確規(guī)定他擁有的治理權(quán)力——這是一種法定的權(quán)力，最終體現(xiàn)為獎(jiǎng)賞的權(quán)力和懲處的權(quán)力。此外，組織圖中還應(yīng)該規(guī)定每個(gè)人擁有的權(quán)利和承擔(dān)的義務(wù)。由此可見(jiàn)，一份組織圖就好比一個(gè)組織的“憲法”，組織的運(yùn)作應(yīng)做到“有法可依，有法必依”。在做組織圖時(shí)常見(jiàn)的問(wèn)題是只有方框和線(xiàn)條構(gòu)成的“圖”，而沒(méi)有關(guān)于“業(yè)務(wù)、權(quán)力、職責(zé)”的規(guī)定。如此的組織圖是沒(méi)有多大意義的。6.業(yè)務(wù)講明書(shū)在新成員加入時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到的一些問(wèn)題是：“那個(gè)地點(diǎn)有哪些工作要做”，“我的工作是什么”，“我應(yīng)該如何樣去做”。前兩個(gè)問(wèn)題的答案都能夠在上述組織圖中找到，而第三個(gè)問(wèn)題則要另費(fèi)心思了。業(yè)務(wù)講明書(shū)確實(shí)是一份關(guān)于業(yè)務(wù)開(kāi)展方法的書(shū)面資料。在專(zhuān)門(mén)多時(shí)候，要把一個(gè)組織中的所有業(yè)務(wù)都作出講明是比較困難的，因此并非每一個(gè)組織都會(huì)有如此一份資料。但能夠確信的是，這種資料關(guān)于新手的培養(yǎng)以及業(yè)務(wù)效率的改善大有好處。業(yè)務(wù)講明書(shū)的制作是往常面作出的“業(yè)務(wù)規(guī)定”為基礎(chǔ)的。在下面那個(gè)例子中，業(yè)務(wù)講明書(shū)（例）業(yè)務(wù)內(nèi)容：空調(diào)機(jī)濾氣網(wǎng)清掃Rev.：03改訂日期：2000年6月24日1、業(yè)務(wù)目的疏通空調(diào)機(jī)進(jìn)氣路徑，保證良好的致冷效果，同時(shí)延長(zhǎng)設(shè)備壽命。2、開(kāi)展方法1）對(duì)每一臺(tái)空調(diào)機(jī)的濾氣網(wǎng)進(jìn)行定期清掃：a.生產(chǎn)車(chē)間里面的空調(diào)機(jī)每天清掃一次；b.其余空調(diào)機(jī)每周清掃一次。2）清掃時(shí)先關(guān)閉空調(diào)機(jī)，然后取出濾氣網(wǎng)；3）用吸塵器將粘附在濾氣網(wǎng)上的灰塵吸潔凈，然后把它裝回空調(diào)機(jī)上；4）填寫(xiě)好清掃履歷并交給設(shè)備主管確認(rèn)。3、職責(zé)規(guī)定1）業(yè)務(wù)執(zhí)行：夜班設(shè)備修理人員2）業(yè)務(wù)監(jiān)督：設(shè)備主管4、注意事項(xiàng)依照空調(diào)機(jī)的使用頻率，清掃次數(shù)能夠適當(dāng)增加?！伴_(kāi)展方法”及“職責(zé)規(guī)定”講明的重點(diǎn)?！皹I(yè)務(wù)目的”講明的是這項(xiàng)業(yè)務(wù)的作用，它能夠關(guān)心我們區(qū)分業(yè)務(wù)的重要程度，特不地，當(dāng)“業(yè)務(wù)目的”不再存在時(shí)，這項(xiàng)業(yè)務(wù)也就能夠廢除了?！白⒁馐马?xiàng)”是對(duì)其他有關(guān)事項(xiàng)的補(bǔ)充講明，在講明書(shū)上，它是可多可少的，甚至能夠沒(méi)有。在講明手法上，依照實(shí)際的需要能夠使用文字，也能夠使用圖片。由于工作的進(jìn)展，每一項(xiàng)業(yè)務(wù)都有可能發(fā)生變化，而相應(yīng)的業(yè)務(wù)講明書(shū)就不能一成不變。在業(yè)務(wù)目的、開(kāi)展方法、執(zhí)行人及監(jiān)督人中有任何一項(xiàng)發(fā)生改變時(shí)，業(yè)務(wù)講明書(shū)就必須加以改訂。只有如此，它才能成為一份隨時(shí)都能夠起到指導(dǎo)作用的活資料。最后，應(yīng)該記錄改訂的次數(shù)（亦即Rev.）和日期。在生產(chǎn)部門(mén)中，有一種專(zhuān)門(mén)的業(yè)務(wù)講明書(shū)，那確實(shí)是生產(chǎn)線(xiàn)上使用的“作業(yè)指導(dǎo)書(shū)”。需要強(qiáng)調(diào)的是，業(yè)務(wù)講明書(shū)的制作和維護(hù)是一件頗有份量的工作，一般都需要組織中的資深人員去落實(shí)或監(jiān)管。在某些組織中，有一種專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)叫“效率委員會(huì)”，顧名思義，它的工作確實(shí)是專(zhuān)門(mén)治理業(yè)務(wù)效率，包括新業(yè)務(wù)的檢討、既存業(yè)務(wù)的評(píng)析與改善、以及舊業(yè)務(wù)的廢除等。將業(yè)務(wù)講明書(shū)的治理工作交給“效率委員會(huì)”是合適的，假如沒(méi)有如此一個(gè)機(jī)構(gòu)，那就指定一、二個(gè)資深人員去負(fù)責(zé)。7.建立有效的溝通渠道有效的溝通渠道是組織中維系人與人之間良好工作關(guān)系的關(guān)鍵因素，是組織的血管。一個(gè)溝通渠道不合理或不暢順的組織就好比一個(gè)血管不通的人，連生存都會(huì)成問(wèn)題溝通是一種信息或思想的雙向傳遞過(guò)程，這確實(shí)是所謂的“上傳下達(dá)”。它包括上下級(jí)溝通和橫向溝通。其中，上下級(jí)之間的溝通是最差不多也是最重要的一種溝通形式。任何上下級(jí)之間必須保有至少一種溝通方式。利用這種方式，上級(jí)能把工作指示迅速而準(zhǔn)確地傳達(dá)給下級(jí)，下級(jí)也能將工作結(jié)果或問(wèn)題點(diǎn)及時(shí)地匯報(bào)給上級(jí)。常見(jiàn)的形式有：1、工作會(huì)議。上下級(jí)之間定期進(jìn)行工作會(huì)議，雙方進(jìn)行直接的交流。開(kāi)會(huì)的周期能夠是一天一次，也能夠每周一次。一般來(lái)講，治理層次越低，會(huì)議周期應(yīng)該越短，如此能夠使治理越接近實(shí)際工作，溝通對(duì)治理的作用就越明顯。另外，開(kāi)會(huì)前，下級(jí)人員把要向上匯報(bào)或反映的內(nèi)容整理好，上級(jí)人員把要向下指示或傳達(dá)的內(nèi)容整理好，如此能夠提高會(huì)議的效率。在下面那個(gè)生產(chǎn)治理組織中，每天應(yīng)該進(jìn)行的工作會(huì)議包括：a）經(jīng)理與各主管（包括生產(chǎn)主管）；b）生產(chǎn)主管與生產(chǎn)班長(zhǎng)；c）生產(chǎn)班長(zhǎng)與生產(chǎn)組長(zhǎng)；d）生產(chǎn)組長(zhǎng)與作業(yè)人員。每周進(jìn)行的會(huì)議包括：a）經(jīng)理與各主管（能夠包括生產(chǎn)組長(zhǎng)）；b）生產(chǎn)主管與生產(chǎn)組長(zhǎng)（包括生產(chǎn)班長(zhǎng)）；每月進(jìn)行的會(huì)議要緊是由經(jīng)理主持、部門(mén)全員參加的工作總結(jié)大會(huì)（或者叫例會(huì)）。定期的工作會(huì)議具有“穩(wěn)定、簡(jiǎn)單”等特點(diǎn)，它能夠保證組織最差不多的日常運(yùn)作。除此以外，依照實(shí)際工作的需要，為了解決某個(gè)（些）特定的問(wèn)題，還能夠進(jìn)行臨時(shí)的工作會(huì)議。2、工作報(bào)告。那個(gè)地點(diǎn)指的是書(shū)面形式的工作報(bào)告，一般由下級(jí)人員作成并交給上級(jí)人員批閱。報(bào)告中能夠反映的情況是專(zhuān)門(mén)廣泛的。上級(jí)在批閱過(guò)程中，能夠把自己的評(píng)價(jià)、建議或意見(jiàn)批注在報(bào)告上。和工作會(huì)議一樣，工作報(bào)告也分定期報(bào)告（如每天的生產(chǎn)報(bào)告）和隨機(jī)報(bào)告。與工作會(huì)議相比，工作報(bào)告具有跨時(shí)空溝通的特點(diǎn)，因此這也是最常用的溝通方式之一。3、業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)。業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)廣泛應(yīng)用于部門(mén)與部門(mén)之間的往來(lái)業(yè)務(wù)，在一個(gè)組織內(nèi)，不同指揮鏈上的人們互相之間也能夠使用這種溝通形式。它具有準(zhǔn)確可靠的特點(diǎn)。通常的業(yè)務(wù)資料需要收發(fā)雙方的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字承認(rèn)以示效力。它有一種簡(jiǎn)化形式，那確實(shí)是便條，亦即留言條。這種形式簡(jiǎn)單易用，要緊起到一種指示、通知或提醒的作用。事實(shí)上，關(guān)于公務(wù)繁忙的治理者而言，充分利用便條能夠提高工作效率。4、意見(jiàn)或建議。這是下級(jí)向上級(jí)傳遞的信息，能夠使上級(jí)更充分地把握組織或工作的現(xiàn)況。為了收集這類(lèi)信息，需要設(shè)立意見(jiàn)箱或信訪(fǎng)箱并由組織中的權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)治理。因此，最重要的是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)這些信息作出迅速的反應(yīng)，或者實(shí)際問(wèn)題的解決，或者答復(fù)，或者解釋?zhuān)灰屢庖?jiàn)或建議的提出者因遲遲看不到上級(jí)的反應(yīng)而感到沮喪。5、面談。面談要緊發(fā)生在上下級(jí)之間，或者上級(jí)找下級(jí)進(jìn)行面談，或者下級(jí)向上級(jí)要求面談。這也是一種相當(dāng)直接的溝通形式。6、公告。從本質(zhì)上講這也是一種溝通形式，只是和以上幾種形式相比，公告差不多上是單向傳遞信息的。它面向的對(duì)象最廣，是組織中的全體成員；但從信息接收的可靠性來(lái)講它可能會(huì)存在一定的漏洞。組織的運(yùn)作需要一套有效的溝通渠道。所謂有效，首先是指組織中任意兩個(gè)人都能夠通過(guò)上述某些形式達(dá)到直接或者間接溝通的目的。其次是指溝通的速度盡可能地快