質(zhì)量管理體系程序文件某物業(yè)管理有限公司程序文件_第1頁
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受控狀態(tài):分發(fā)號:重慶鑫龍物業(yè)管理程序文件XL-QEB-2012版本:A/00發(fā)布日期:2012年7月重慶鑫龍物業(yè)管理文件編號:0版本/修改狀態(tài):A/00程序文件程序文件目錄共1頁第1頁序號文件編號文件名稱版本修改狀態(tài)1XL-QEB-01文件控制程序A002XL-QEB-02記錄控制程序A003XL-QEB-03目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案控制程序A004XL-QEB-04信息交流控制程序A005XL-QEB-05法律、法規(guī)和其它要求控制A006XL-QEB-06環(huán)境因素識別與評價控制程序A007XL-QEB-07管理評審控制程序A008XL-QEB-08人力資源控制程序A009XL-QEB-09員工培訓(xùn)控制程序A0010XL-QEB-10基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施和工作環(huán)境控制程序A0011XL-QEB-11合同評審控制程序A0012XL-QEB-12環(huán)境相關(guān)方控制程序A0013XL-QEB-13項目承接管理程序A0014XL-QEB-14采購控制程序A0015XL-QEB-15外包服務(wù)控制程序A0016XL-QEB-16物業(yè)接管驗收控制程序A0017XL-QEB-17安全風(fēng)險評估控制程序A0018XL-QEB-18應(yīng)急準(zhǔn)備與突發(fā)事件處理控制程序A0019XL-QEB-19運行控制程序A0020XL-QEB-20客戶財產(chǎn)控制程序A0021XL-QEB-21過程和服務(wù)的監(jiān)視與測量控制程序A0022XL-QEB-22環(huán)境監(jiān)測與測量控制程序A0023XL-QEB-23客戶滿意度測量控制程序A0024XL-QEB-24內(nèi)部審核控制程序A0025XL-QEB-25不合格控制程序A0026XL-QEB-26報事與投訴處理程序A0027XL-QEB-27數(shù)據(jù)分析控制程序A0028XL-QEB-28改進(jìn)控制程序A00文件名稱文件編號:XL-QEB-01版本/修改狀態(tài):A/00程序文件文件控制程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄管理者代表運營總監(jiān)?按公司現(xiàn)狀確定體系文件構(gòu)架;?體系文件包括:質(zhì)量方針、環(huán)境方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量環(huán)境管理手冊(QEA)、程序文件(QEB)、作業(yè)文件(QEC)、記錄(QED)。各部門負(fù)責(zé)人?按《質(zhì)量環(huán)境體系文件編寫管理規(guī)范》編寫;?運營中心負(fù)責(zé)質(zhì)量環(huán)境管理手冊、程序文件的編寫;?各部門負(fù)責(zé)本部門作業(yè)文件的編寫,并交運營中心匯總、審核;?行政公文的編寫按《日常行政公文管理作業(yè)規(guī)范》的規(guī)定執(zhí)行。?《質(zhì)量環(huán)境體系文件編寫規(guī)范》XL-QEC-YY-05?《日常行政公文管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-XZ-13總裁管理者代表?運營中心填寫文件審批表,報管理者代表、總裁審批;?總裁批準(zhǔn)《質(zhì)量環(huán)境管理手冊》、《程序文件》,管理者代表批準(zhǔn)作業(yè)文件。?《文件審批表》?《受控文件清單》運營總監(jiān)?運營中心按《質(zhì)量環(huán)境體系文件管理規(guī)范》,分發(fā)文件,并做好發(fā)放、回收記錄。?《質(zhì)量環(huán)境體系文件管理規(guī)范》XL-QEC-YY-06?《受控文件發(fā)放、回收記錄表》各部門負(fù)責(zé)人?文件借閱、復(fù)制應(yīng)由運營總監(jiān)批準(zhǔn)后方可實施;?文件管理和使用部門應(yīng)保持文件的清晰、完整,不得在文件上隨意涂寫和更改;?外來文件的管理見備注1。各部門負(fù)責(zé)人?文件的使用部門在工作過程中,評價文件的充分性和適宜性,必要時對文件進(jìn)行更新(備注2)。?《管理評審控制程序》XL-QEB-07運營總監(jiān)?各部門根據(jù)實際工作提出編寫或修訂體系文件的需求,同時注明更改后的版本號或修改狀態(tài)標(biāo)識,按原審批程序?qū)徟髮嵤┬薷模?使用換頁方式修改時,將修改后的舊文件頁銷毀并記錄,當(dāng)一次性修改量較大時,采用換版的方式修改,并保留一份舊文件,便于追溯;?新文件下發(fā)時應(yīng)做好發(fā)放記錄并注明舊文件的回收。?《受控文件更改通知書》?《文件更改申請表》運營中總監(jiān)?運營中心對回收的作廢文件提出銷毀申請,經(jīng)管理者代表審核,總裁批準(zhǔn)后由運營中心實施并做好銷毀記錄。?《質(zhì)量環(huán)境體系文件管理規(guī)范》XL-QEC-YY06?《文件銷毀申請單》?《文件銷毀記錄表》?《作廢/失效文件清單》XL-QED-YY06運營中心行政助理?負(fù)責(zé)文件發(fā)放和更改記錄的歸檔。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》XL-QED文件名稱文件編號:XL-QEB-01版本/修改狀態(tài):A/00程序文件文件控制程序第2頁共2頁備注:1.外來文件的控制a)運營中心通過行業(yè)協(xié)會、專業(yè)期刊、報紙、相關(guān)書籍、國家行政主管部門及網(wǎng)上查閱等方式,對與公司經(jīng)營、服務(wù)活動和相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等予以收集,確認(rèn)其有效性后編入《受控文件清單》確定是否分發(fā)并跟蹤其修訂狀態(tài);b)對顧客提供的與服務(wù)要求相關(guān)資料或正式文件,接收或使用文件的部門應(yīng)對文件進(jìn)行確認(rèn),并進(jìn)行登記保管,根據(jù)客戶的要求及時更新相關(guān)文件,作廢文件按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;c)更新后的“外來文件”須重新確認(rèn);d)公開性文件的控制:凡針對客戶或相關(guān)方要求的對外公開性文件,文件編制部門應(yīng)報公司行政管理中心審核,分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可向外發(fā)放(與客戶單位相關(guān)工作聯(lián)系的工作函除外)。2.在下列情況下,運營中心應(yīng)根據(jù)對現(xiàn)行文件的影響,決定是否組織相關(guān)部門對文件進(jìn)行評審。a)當(dāng)質(zhì)量/環(huán)境管理體系或其過程需要發(fā)生較大變化時;b)管理評審時提出需要改進(jìn)時(包括糾正預(yù)防措施);c)測量分析過程提出的需要采取糾正預(yù)防措施時;d)新服務(wù)項目(產(chǎn)品)策劃時。文件名稱文件編號:XL-QEB-02版本/修改狀態(tài):A/00程序文件記錄控制程序第1頁共1頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄運營總監(jiān)?在文件編制過程同時完成,并與文件同時審批。運營總監(jiān)?各部門根據(jù)本部門工作手冊的要求擬定本部門所使用的各種記錄表樣,報運營中心匯總、審核;?運營中心根據(jù)《文件控制程序》所需記錄的表樣,對質(zhì)量、環(huán)境記錄進(jìn)行統(tǒng)一編號。?《文件控制程序》XL-QEB-01運營總監(jiān)?按照《文件控制程序》的規(guī)定制定“記錄清單”,并規(guī)定各記錄的保存期限。?《記錄清單》XL-QED-QEB02部門負(fù)責(zé)人?各部門按規(guī)定向運營中心領(lǐng)用所需記錄的表樣,并根據(jù)工作的實際需要進(jìn)行復(fù)印。部門負(fù)責(zé)人??如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù),應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在上方寫上更改后的數(shù)據(jù),加蓋或簽上更改人的印章/姓名/日期;?如因某種原因不能填寫的欄目或表格,應(yīng)說明理由,并將該項用單杠劃去。部門負(fù)責(zé)人?各使用部門指定專人負(fù)責(zé)記錄的收集、整理、分析、保管和歸檔;?記錄應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確、清晰、簽字手續(xù)齊全,保存的有效期內(nèi)不得有破損和殘缺;?各部門將保管和歸檔超期的記錄,交運營中心品質(zhì)部進(jìn)行銷毀申請,報管理者代表審批后實施;?各部門因工作需要查閱和復(fù)印記錄,經(jīng)運營總監(jiān)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱復(fù)印。?《文件銷毀申請單》?《文件借閱、復(fù)制登記表》部門行政助理?各部門負(fù)責(zé)按《記錄清單》中規(guī)定的期限整理、歸檔本部門質(zhì)量、環(huán)境記錄。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:文件名稱文件編號:XL-QEB-03版本/修改狀態(tài):A/00程序文件目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案控制程序第1頁共1頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄運營總監(jiān)?運營中心在各部門對環(huán)境因素的識別和評價基礎(chǔ)上根據(jù)公司質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)、環(huán)境管理方案制定依據(jù)(備注1)和要求(備注2),組織制定、修改和分解質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)和環(huán)境管理方案。?《質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案》總裁?由管理者代表審核后,報總裁批準(zhǔn)。各部門負(fù)責(zé)人?各部門根據(jù)公司質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)和環(huán)境管理方案負(fù)責(zé)分解本部門的目標(biāo)、指標(biāo)。各部門負(fù)責(zé)人?各部門將分解的質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)傳達(dá)到每個員工,并組織實施;?總裁保證實施方案所必須的資源,財務(wù)中心負(fù)責(zé)環(huán)境管理方案所需資金的落實。運營總監(jiān)?運營中心每季度對各部門質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)、環(huán)境管理方案的實施情況進(jìn)行跟蹤檢查,將檢查中發(fā)現(xiàn)的問題以糾正或預(yù)防措施報告的形式報管理者代表,并發(fā)至各責(zé)任部門,由各責(zé)任部門按期進(jìn)行整改。?《改進(jìn)控制程序》XL-QEB-28?《糾正/預(yù)防措施處理單》運營總監(jiān)?當(dāng)質(zhì)量目標(biāo)/環(huán)境指標(biāo)/環(huán)境管理方案制定的依據(jù)發(fā)生變化,或是檢查中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)/環(huán)境指標(biāo)/環(huán)境管理方案不適宜時,由運營中心負(fù)責(zé)組織修訂,并由原審批人審批;?每年管理評審時對質(zhì)量目標(biāo)/環(huán)境指標(biāo)/環(huán)境管理方案及完成情況進(jìn)行評審。?《管理評審控制程序》XL-QEB-07?《管理評審報告》備注:1.質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)、環(huán)境管理方案制定的依據(jù)包括:a)環(huán)保法律、法規(guī)的要求;b)公司的質(zhì)量環(huán)境方針;c)公司的經(jīng)營策略和顧客的需求;d)重要環(huán)境因素;e)技術(shù)可行性和經(jīng)濟(jì)能力;f)相關(guān)方的要求。2.質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)、環(huán)境管理方案的制定要求。a)質(zhì)量目標(biāo)應(yīng)圍繞方針的實現(xiàn),盡可能具體化;b)環(huán)境指標(biāo)盡可能量化、合理、先進(jìn)、可檢查;c)質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)要分解到相應(yīng)的部門;d)環(huán)境管理方案包括完成的時間、措施、責(zé)任人或部門、資金來源。文件名稱文件編號:XL-QEB-04版本/修改狀態(tài):A/00程序文件信息交流控制程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄運營總監(jiān)?公司內(nèi)外部信息采用書面報告、板報、卡片、會議等形式進(jìn)行傳遞;?運營中心負(fù)責(zé)策劃公司內(nèi)部信息溝通內(nèi)容與處理方式(備注1)、外部信息溝通內(nèi)容與處理方式(備注2),經(jīng)總裁批準(zhǔn)后實施。?《客戶信息登記表》XL-QED部門負(fù)責(zé)人?各部門按公司內(nèi)外部信息交流的內(nèi)容與處理方式實施溝通;?泄漏事故、火警等緊急事態(tài)環(huán)境信息的傳遞方式見備注3。行政總監(jiān)運營總監(jiān)??運營中心負(fù)責(zé)公司服務(wù)質(zhì)量、客戶滿意度的匯總和分析。?《數(shù)據(jù)分析控制程序》XL-QEB-27行政總監(jiān)運營總監(jiān)?行政管理中心負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門信息交流的及時率,并按工作計劃、質(zhì)量環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)、績效管理進(jìn)行考核;員工滿意度的調(diào)查跟蹤。?運營中心負(fù)責(zé)客戶滿意度的調(diào)查并監(jiān)督整改措施的實施;部門行政助理?各部門作好收發(fā)文簽收記錄,并做好簽收記錄的保管工作。?《日常行政公文管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-XZ-13?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《文件發(fā)放簽收表》XL-QED?《檔案目錄》備注:1.內(nèi)部信息交流內(nèi)容與處理方式1)內(nèi)部信息交流的內(nèi)容:a)公司對環(huán)境保護(hù)的承諾,各部門職責(zé)的規(guī)定和履行情況;b)質(zhì)量環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)和環(huán)境管理方的貫徹與執(zhí)行情況;c)質(zhì)量環(huán)保法律、法規(guī)的更新的信息;d)質(zhì)量環(huán)境管理體系運行控制監(jiān)測信息;e)與重要環(huán)境有關(guān)的崗位職責(zé),內(nèi)審、管理評審的信息;f)不符合、糾正和預(yù)防措施的實施、跟蹤、驗證情況;g)緊急信息,如質(zhì)量事故、環(huán)境事故、環(huán)境緊急事態(tài);h)員工滿意度調(diào)查;i)其它媒體對公司有影響的信息。文件名稱文件編號:XL-QEB-04版本/修改狀態(tài):A/00程序文件信息交流控制程序第2頁共2頁2)內(nèi)部信息交流與處理方式a)行政管理中心負(fù)責(zé)傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)層的工作決定和要求等;b)行政管理中心負(fù)責(zé)公司員工滿意度的調(diào)查并向總裁匯報;c)運營中心負(fù)責(zé)收集質(zhì)量環(huán)境管理體系運行信息并向管理者代表匯報,由管理者代表向總裁匯報;d)各部門質(zhì)量環(huán)境管理體系運行的相關(guān)信息必須在事發(fā)24小時內(nèi)向運營中心匯報。2.外部信息交流內(nèi)容與處理方式1)外部信息交流的內(nèi)容:a)上級部門、環(huán)保機(jī)構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門、行業(yè)協(xié)會、認(rèn)證審核機(jī)構(gòu)的有關(guān)信息;b)相關(guān)方信息(如顧客、供方、服務(wù)商及周邊居民反饋的信息或投訴);c)內(nèi)部需向外部傳遞的信息;d)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等信息;e)其它外部信息,如各部門直接從外部獲取的質(zhì)量環(huán)境改進(jìn)技術(shù)及管理方面的信息。2)外部信息交流與處理方式:a)運營中心負(fù)責(zé)公司與外界的質(zhì)量環(huán)境信息聯(lián)絡(luò)與交流,隨時了解、掌握質(zhì)量環(huán)境信息的變更,予以記錄,并根據(jù)新的信息及要求,作出新的質(zhì)量環(huán)境管理決策;b)各部門根據(jù)文件傳達(dá)范圍的要求,負(fù)責(zé)將上級部門下發(fā)的質(zhì)量環(huán)境工作文件,及時組織傳達(dá)與傳閱,并作好文件傳閱記錄;c)各部門負(fù)責(zé)對客戶及相關(guān)方環(huán)境控制要求的收集和服務(wù)投訴的接待,并及時采取相應(yīng)措施;d)所有客戶服務(wù)需求及投訴的信息,各服務(wù)部門均應(yīng)在第一時間報告至所轄部門負(fù)責(zé)人,由部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一指揮、協(xié)調(diào)處理客戶信息;e)公司對相關(guān)方環(huán)境的控制要求,運營中心應(yīng)以、走訪、、郵件等形式進(jìn)行傳遞;f)各部門負(fù)責(zé)與服務(wù)外包方進(jìn)行信息溝通,對其提供的服務(wù)質(zhì)量及環(huán)境因素控制施加影響;g)各部門通過現(xiàn)場走訪、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)、報刊等方式和渠道收集與公司經(jīng)營范圍有關(guān)的市場信息,篩選登記在《客戶信息登記表》,并及時傳遞到市場研發(fā)中心。3.緊急事態(tài)環(huán)境信息的傳遞與處理方式a)要環(huán)境因素發(fā)生緊急事態(tài),所在部門、崗位人員應(yīng)以最快捷方法報告公司應(yīng)急指揮中心;b)如果事態(tài)嚴(yán)重,應(yīng)急指揮中心應(yīng)以最快捷方法傳遞給應(yīng)急指揮小組成員,按相關(guān)《應(yīng)急準(zhǔn)備與突發(fā)事件處理控制程序》采取相應(yīng)緊急對策;c)如果事態(tài)造成人員傷亡,或可能給社區(qū)環(huán)境造成嚴(yán)重影響,應(yīng)急指揮小組迅速報告地方政府相關(guān)部門,以便上級部門采取及時有效對策;d)如果事態(tài)可能給社區(qū)單位與居民造成危害,指揮小組應(yīng)將信息及時傳遞給社區(qū)單位及居民,以便作出有效對策。文件名稱文件編號:XL-QEB-05版本/修改狀態(tài):A/00程序文件法律、法規(guī)和其它要求控制程序第1頁共1頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄運營總監(jiān)?運營中心負(fù)責(zé)制定與公司相關(guān)的法律法規(guī)和其它要求的主要內(nèi)容(備注1),確定收集的方式、識別評價的依據(jù);?收集方式有通過客戶、報刊、書籍、網(wǎng)絡(luò)媒體等方式;?識別評價依據(jù)(備注2)。運營總監(jiān)?各部門收集與本部門有關(guān)的質(zhì)量和環(huán)境法律、法規(guī)與其它要求,提交運營中心;?運營中心負(fù)責(zé)組織各部門對所收集的法律法規(guī)和其它要求進(jìn)行識別評審。?《法律、法規(guī)評價表》XL-QED?《適用法律法規(guī)及其它要求一覽表》管理者代表?運營中心負(fù)責(zé)編制《適用法律法規(guī)與其它要求一覽表》報管理者代表審批。部門負(fù)責(zé)人?運營中心將適用法律法規(guī)及其它要求匯編成冊,按《文件控制程序》發(fā)放到相關(guān)部門進(jìn)行傳達(dá)學(xué)習(xí)。?《文件控制程序》XL-QEB-01?《員工培訓(xùn)控制程序》XL-QEB-09?《培訓(xùn)記錄》運營中心中心總監(jiān)?運營中心及時搜集并更新法律、法規(guī)和其它要求,并組織相關(guān)部門及人員確認(rèn)其適用性;報管理者代表審批后,發(fā)放到各部門;?當(dāng)法律法規(guī)和其他要求發(fā)生變化,應(yīng)對質(zhì)量環(huán)境方針、環(huán)境因素、重要環(huán)境因素重新判定時按《環(huán)境因素識別與評價控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。?《環(huán)境因素識別與評價控制程序》XL-QEB-06運營中心行政助理?運營中心負(fù)責(zé)除法律法規(guī)之外的其它要求識別、評價的記錄。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:1.與公司相關(guān)的法律法規(guī)和其它要求包括:a)國際環(huán)境保護(hù)公約;b)國家及地方環(huán)境保護(hù)和物業(yè)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及部委規(guī)章;c)國家標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);d)重慶市環(huán)境保護(hù)和物業(yè)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、條例、實施細(xì)則等;e)政府有關(guān)部門環(huán)境保護(hù)和物業(yè)方面的規(guī)范性文件,非法規(guī)性環(huán)保和物業(yè)文件或通知等。2.識別評價的依據(jù):a)本公司所有活動、服務(wù)中的環(huán)境因素;b)相關(guān)方的要求;c)環(huán)保行政部門的要求。文件名稱文件編號:XL-QEB-06版本/修改狀態(tài):A/00程序文件環(huán)境因素識別與評價控制程序第1頁共3頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄各部門負(fù)責(zé)人運營總監(jiān)?運營中心組織各部門進(jìn)行環(huán)境因素識別,匯總后報管理者代表審批;?識別時要考慮環(huán)境因素的過去、現(xiàn)在、將來三種時態(tài),正常、異常、緊急三種狀態(tài);環(huán)境影響的類別、排放去向、毒害成份、使用排放量、排放頻次以及現(xiàn)有控制措施;?識別的主要內(nèi)容見備注1;?識別的方法為:過程分析法、現(xiàn)場觀察法、水平對比法、問卷調(diào)查法、費用效益綜合分析法和查閱記錄相結(jié)合的方法。?《環(huán)境因素排查表》XL-QED-QEB06運營總監(jiān)?評價的依據(jù)為:依照我國參與簽署的國際公約、法律法規(guī)和其他要求、相關(guān)方環(huán)境影響程度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶要求、公司環(huán)境管理現(xiàn)狀;?環(huán)境因素評價依據(jù)見備注2;?環(huán)境因素評價方法見備注3;?運營中心組織各部門對識別出的環(huán)境因素進(jìn)行評價,確定重要環(huán)境因素,編制《環(huán)境因素清單》、《重要環(huán)境因素清單》。?《重要環(huán)境控制點管理規(guī)范》XL-QEC-YY-08?《環(huán)境因素評價表》?《環(huán)境因素清單》?《重要環(huán)境控制點一覽表》運營總監(jiān)?環(huán)境因素評價結(jié)果報管理者代表審批后發(fā)放到各部門。各部門負(fù)責(zé)人?各部門分別負(fù)責(zé)涉及本部門的環(huán)境(重要環(huán)境)因素的控制;?行政管理中心負(fù)責(zé)公司本部環(huán)境(重要環(huán)境)因素的控制;?運營中心負(fù)責(zé)監(jiān)督各部門環(huán)境因素的控制實施。運營總監(jiān)各部門負(fù)責(zé)人?當(dāng)公司的活動、產(chǎn)品或服務(wù)發(fā)生變化、法律法規(guī)發(fā)生變化、相關(guān)方的合理要求、管理評審要求時,運營中心組織各部門對環(huán)境因素進(jìn)行更新,并報管理者代表審批后對環(huán)境因素的內(nèi)容進(jìn)行更新;?運營中心每年至少組織一次對環(huán)境因素識別、評價的合理性及充分性的評審;?各部門平時發(fā)現(xiàn)被漏識別的環(huán)境因素,應(yīng)隨時通知運營中心,由運營中心及時補(bǔ)充更新《環(huán)境因素清單》。運營中心行政助理?運營中心負(fù)責(zé)環(huán)境因素識別與評價記錄的歸檔保存。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》文件名稱文件編號:XL-QEB-06版本/修改狀態(tài):A/00程序文件環(huán)境因素識別與評價控制程序第2頁共3頁備注:1.環(huán)境識別的主要內(nèi)容:a)固體廢棄物的處置;b)資源、能源的使用;c)噪音的排放;d)地方性的環(huán)境問題;e)相關(guān)方意見。2.評價依據(jù)a)環(huán)境影響的程度、恢復(fù)能力、發(fā)生頻率、相關(guān)方的利益;b)我國參與簽署的相關(guān)國際公約;c)國家和地方的環(huán)保法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和其他要求;d)所在服務(wù)企業(yè)的行業(yè)主管部門以及顧客和公司提出的有關(guān)環(huán)境保護(hù)、能源、資源管理等方面的規(guī)章和要求;e)社會與相關(guān)方要求;f)公司改變環(huán)境影響的技術(shù)難度、經(jīng)濟(jì)承受力、對公司公共形象的影響等。3.環(huán)境因素評價方法:環(huán)境因素評價用直判斷法與多因子評價法相結(jié)合的辦法確定,對已識別出的環(huán)境因素先用直接判斷法直接判斷,被判為“非重要環(huán)境因素”的再用多因子評價法。1)直接判斷法:a)產(chǎn)品制作和服務(wù)過程中存在較大節(jié)約潛力的主要能源、資源消耗直接列為重要環(huán)境因素;b)緊急狀態(tài)下且會產(chǎn)生較大不利影響的環(huán)境因素直接列為重要環(huán)境因素;c)污染物排放超過法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)定要求的環(huán)境因素直接列為重要環(huán)境因素;d)已列入《國家危險廢物名錄》的固體廢棄物直接列為重要環(huán)境因素。文件名稱文件編號:XL-QEB-06版本/修改狀態(tài):A/00程序文件環(huán)境因素識別與評價控制程序第3頁共3頁2)多因子評價法:a)評價因素和分值評價因素得分abcdef發(fā)生頻率排放與法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)值之比影響范圍恢復(fù)能力關(guān)注程度目前控制狀態(tài)5頻繁發(fā)生、連續(xù)發(fā)生至每日發(fā)生大于或等于90%或嚴(yán)重超標(biāo)市區(qū)范圍以外、有毒有害一年以上才可恢復(fù)或不可恢復(fù)社會極度關(guān)注無控制狀態(tài)4經(jīng)常發(fā)生,每日少于一次至每周一次80%至90%或輕微超標(biāo)市區(qū)范圍以內(nèi)、有毒有害半年至一年可恢復(fù)地區(qū)性極度關(guān)注控制較差3每周一次至每月一次50%至80%或偶爾超標(biāo)區(qū)縣范圍內(nèi)且無毒有害一月至半年可恢復(fù)地區(qū)性關(guān)注控制一般2很少發(fā)生,每月少于一次至每年一次30%至50%或符合標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)區(qū)域內(nèi)且無毒無害一周至一月可恢復(fù)服務(wù)區(qū)域或周邊居民關(guān)注控制較好1不發(fā)生、幾乎不發(fā)生,一年以上一次小于30%或法規(guī)沒有規(guī)定影響范圍在公司內(nèi)且無毒無害一天至一周可恢復(fù)不為關(guān)注完全控制狀態(tài)b)評價辦法計算公式重要環(huán)境因素標(biāo)準(zhǔn)X=a×MX≥20評價得分:頻率得分×影響因素得分(最高得分)現(xiàn)定“評價得分”為X,“頻率得分”為a,“影響因素最高得分”為M,其中M為各影響因素b、c、d、e、f(與上表中相對應(yīng))中的最大值。具體計算公式如上圖所示。c)優(yōu)先項評價評價標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)先項等級X=25緊急優(yōu)先項X≥20高度優(yōu)先項16≤X<20中度優(yōu)先項X≤15低度優(yōu)先項文件名稱文件編號:XL-QEB-07版本/修改狀態(tài):A/00程序文件管理評審控制程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄總裁?管理評審工作每年至少進(jìn)行一次,兩次的間隔時間不能超過12個月;?當(dāng)有特殊情況(備注1)發(fā)生時,總裁決定可隨時進(jìn)行管理評審。管理者代表?管理者代表于評審前15個工作日制定《管理評審計劃》,包括評審內(nèi)容、目的、參加人員及職責(zé)、各部門需提交的文件和資料、日程安排。?《管理評審計劃》總裁?評審計劃報總裁批準(zhǔn)后,于評審前一周將評審計劃發(fā)放到各部門。運營總監(jiān)?各部門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好評審相關(guān)文件,并按規(guī)定的時間報運營中心;?資料備齊后,管理者代表與總裁商議管理評審的具體日程,由運營中心根據(jù)評審計劃運營總監(jiān)?評審輸入的內(nèi)容見備注2??偛?評審以總裁主持的會議方式進(jìn)行,重大質(zhì)量問題可進(jìn)行現(xiàn)場評審;?管理者代表匯報質(zhì)量環(huán)境管理體系運行情況;各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)確定的評審內(nèi)容發(fā)言;?參加人員對評審內(nèi)容進(jìn)行逐項評審,由總裁做出評價;?運營中心負(fù)責(zé)管理評審會議的記錄。?《會議管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-XZ-09?《會議記錄》XL-QED-XZ09-6.1運營總監(jiān)?運營中心在評審會議后3天內(nèi)完成評審報告,經(jīng)管理者代表審核,總裁批準(zhǔn)后,下發(fā)給各部門;??評審輸出見備注3。?《管理評審報告》部門負(fù)責(zé)人?運營中心根據(jù)管理評審中提出的改進(jìn)措施,在規(guī)定時間內(nèi)對各項措施的實施情況和效果進(jìn)行監(jiān)督驗證。?《改進(jìn)控制程序》XL-QEB-28?《管理評審決定落實情況跟蹤表》運營中心行政助理?運營中心負(fù)責(zé)保存管理評審記錄的歸檔保存。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》文件名稱文件編號:XL-QEB-07版本/修改狀態(tài):A/00程序文件管理評審控制程序第2頁共2頁備注:1.有下列情況之一時,經(jīng)總裁決定可隨時進(jìn)行管理評審。a)公司組織機(jī)構(gòu)、服務(wù)范圍、資源配置發(fā)生重大變化時;b)當(dāng)與質(zhì)量/環(huán)境有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范及其他要求有變化時;c)當(dāng)客觀環(huán)境發(fā)生變化時及客戶要求發(fā)生重大變化時;d)發(fā)生重大服務(wù)質(zhì)量投訴、環(huán)境事故、安全事故時;e)有嚴(yán)重不合格或重大的糾正和預(yù)防措施時;f)當(dāng)環(huán)境因素及重大環(huán)境因素變化時;g)即將進(jìn)行第二、三方審核,或法律法規(guī)規(guī)定的審核時。體系文件的擬定由運營中心編制并執(zhí)行《體系文件編寫規(guī)范》。2.管理評審的輸入包括:a)內(nèi)外部質(zhì)量環(huán)境體系審核結(jié)果;b)客戶滿意度測量結(jié)果;c)體系運行效果和業(yè)績的分析;d)預(yù)防/糾正措施實施的評價;e)評價以往管理評審跟蹤措施的實施情況,確保體系運行的有效性;f)分析可能影響質(zhì)量環(huán)境管理體系的各種變更,評價體系變更和完善的必要性;g)評價有關(guān)服務(wù)、過程和體系改進(jìn)的建議,確定需要改進(jìn)的項目和順序。3.管理評審的輸出包括:a)質(zhì)量環(huán)境管理體系過程有效性的改進(jìn)措施及引起的文件的修改;b)質(zhì)量/環(huán)境方針、質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境指標(biāo)、環(huán)境管理方案、組織結(jié)構(gòu)的適宜性,包括實施、貫徹情況及可能的更新;c)服務(wù)改進(jìn)的措施;d)人員配備、員工的教育與技能培訓(xùn)、各基層單位的設(shè)施、工具等資源配備需采取的措施;e)對體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性的評價;f)對滿足顧客的需求及增強(qiáng)顧客滿意的改進(jìn)措施。文件名稱文件編號:XL-QEB-08版本/修改狀態(tài):A/00程序文件人力資源控制程序第1頁共1頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄總裁?各部門于每年年初在公司組織架構(gòu)確定后,依據(jù)部門崗位工作性質(zhì)編制部門人事定編計劃,報行政管理中心審核,經(jīng)總裁批準(zhǔn)后實施。?《人事定編作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-05總裁??《崗位說明書》行政總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人?行政管理中心負(fù)責(zé)員工的招聘及公司舉辦的一級培訓(xùn)工作;??《員工培訓(xùn)控制程序》XL-QEB-09?《招聘管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-06?《培訓(xùn)記錄》?《職位申請書》行政總監(jiān)??《員工入職管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-07?《新員工見習(xí)考核表》?《員工情況調(diào)查函》行政總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人?行政管理中心負(fù)責(zé)公司主管及以上員工試用期的考核;?各部門負(fù)責(zé)本部門主管以下員工試用期的考核。?《員工試用期管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-08?《考勤管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-11?《新員工轉(zhuǎn)正考核表》行政總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人?行政管理中心負(fù)責(zé)主管及以上員工薪職異動的審核;?各部門負(fù)責(zé)本部門主管以下員工薪職異動的審批。?《員工薪職異動管理費作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-09?《員工調(diào)薪考核表》?《調(diào)動通知》行政總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人?行政管理中心負(fù)責(zé)公司所有員工離職手續(xù)的辦理;?各部門負(fù)責(zé)本部門員工離職手續(xù)的審核。?《員工離職管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-10?《離職會簽表》行政總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人?行政管理中心按《考勤管理作業(yè)規(guī)范》《工資管理作業(yè)規(guī)范》負(fù)責(zé)公司本部員工及管理人員的人事管理;?行政管理中心按《績效手冊》負(fù)責(zé)主管及以上員工的監(jiān)督考核;?各部門負(fù)責(zé)本部門員工的日常管理。?《考勤管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-11?《工資管理作業(yè)規(guī)范》XL-QEC-RL-12?《績效手冊》?《休假申請單》?《考勤匯總表》?《工資發(fā)放簽收表》行政管理中心人事專員?員工基本信息、證件證書、考核資料、人事異動資料、獎罰資料等檔案由行政管理中心負(fù)責(zé)管理;?離職人員檔案另檔保存,保存期為離職后一個月。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:1.終止勞動關(guān)系:當(dāng)勞動合同到期雙方不再簽訂勞動合同,則自然終止勞動關(guān)系。2.解除勞動關(guān)系:a)辭職:員工以書面形式向公司提出辭職申請,經(jīng)公司相關(guān)部門同意后辦理辭職手續(xù);b)辭退:公司可以根據(jù)員工考核情況等辭退員工;c)開除:當(dāng)員工嚴(yán)重違反勞動紀(jì)律和公司的規(guī)章制度時,可以開除。文件名稱文件編號:XL-QEB-09版本/修改狀態(tài):A/00程序文件員工培訓(xùn)控制程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄行政總監(jiān)?負(fù)責(zé)制定公司培訓(xùn)原則(備注1)、目標(biāo)(備注2)、方式(備注3)、范圍(備注4),培訓(xùn)主要內(nèi)容(備注5);?負(fù)責(zé)制定內(nèi)部講師的選擇標(biāo)準(zhǔn)與培養(yǎng)步驟(備注6)。行政管理中心人事經(jīng)理?通過員工座談、問卷等方法對公司員工培訓(xùn)需求進(jìn)行調(diào)查,并結(jié)合公司業(yè)務(wù)需求、員工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、績效考核結(jié)果、培訓(xùn)費用等要素分析員工培訓(xùn)需求。?《培訓(xùn)需求調(diào)查表》部門負(fù)責(zé)人?每年12月10日前,各部門根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求、員工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、員工績效考核結(jié)果等要素分析、制定本部門的年度培訓(xùn)計劃(包括培訓(xùn)內(nèi)容、要求,實施時間、方式,考核要求和驗證方法),送交行政管理中心匯總、制定公司年度培訓(xùn)計劃,報總裁批準(zhǔn)后實施;?因不可抗拒的因素導(dǎo)致培訓(xùn)目標(biāo)不能完成時,培訓(xùn)實施部門可提出更改培訓(xùn)計劃的申請,并分析更改的原因,同時提出更改后的培訓(xùn)計劃,經(jīng)原審批過程通過后方或執(zhí)行。?《年度培訓(xùn)計劃》?《部()二○○年度培訓(xùn)計劃》?《培訓(xùn)計劃更改申請表》行政管理中心人事經(jīng)理?行政管理中心依據(jù)公司戰(zhàn)略要求、業(yè)務(wù)需求、質(zhì)量環(huán)境管理體系的要求,員工培訓(xùn)需求、績效考核結(jié)果、崗位職責(zé)要求、員工職業(yè)發(fā)展來制定具有針對性、適用性、理論性與事務(wù)性相結(jié)合的培訓(xùn)課程。行政管理中心人事經(jīng)理?行政管理中心根據(jù)公司培訓(xùn)計劃負(fù)責(zé)公司管理人員的培訓(xùn)工作;?各部門根據(jù)公司及本部門培訓(xùn)計劃,實施本部門員工的二級培訓(xùn)工作。?《培訓(xùn)記錄表》XL?《員工培訓(xùn)檔案卡》?《外送培訓(xùn)申請表》?部門負(fù)責(zé)人?培訓(xùn)實施部門負(fù)責(zé)在培訓(xùn)或考核結(jié)束后,向參培員工了解培訓(xùn)實施情況、培訓(xùn)效果,并做出綜合評估。?《培訓(xùn)反饋調(diào)查表》部門行政助理?各部門分別保管本部門的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)記錄。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:1.培訓(xùn)原則:1)公司采取自學(xué)為主、講學(xué)為輔、教與學(xué)相結(jié)合以及理論聯(lián)系實際的原則;2)專業(yè)知識技能培訓(xùn)與職業(yè)道德培訓(xùn)相結(jié)合的原則;3)全員培訓(xùn)與重點培訓(xùn)相結(jié)合的原則;4)嚴(yán)格培訓(xùn)考核和擇優(yōu)獎勵的原則。文件名稱文件編號:XL-QEB-09版本/修改狀態(tài):A/00程序文件員工培訓(xùn)控制程序第2頁共2頁2.培訓(xùn)目標(biāo):1)達(dá)成對公司文化、價值觀、發(fā)展戰(zhàn)略的了解和認(rèn)同;2)掌握公司規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作要領(lǐng);3)提高員工的知識水平,關(guān)心員工職業(yè)生涯發(fā)展;4)提升員工履行職責(zé)的能力,改善工作績效;5)改善工作態(tài)度,提高員工的工作熱情,培養(yǎng)團(tuán)隊精神。3.培訓(xùn)方式:1)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容不同可分為理論方式與實踐方式;2)根據(jù)培訓(xùn)的時段不同分為新員工入職培訓(xùn)、在職員工的日常培訓(xùn)、業(yè)余學(xué)習(xí)、外送培訓(xùn)與進(jìn)修等方式;3)根據(jù)培訓(xùn)條件不同分為內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)。4.培訓(xùn)范圍1)公司一級培訓(xùn)范圍:公司管理人員、骨干員工;2)各部門二級培訓(xùn)范圍:部門內(nèi)部員工、與本部門有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的員工。5.培訓(xùn)的主要內(nèi)容包括服務(wù)理論、行為規(guī)范、業(yè)務(wù)素質(zhì)、其它素質(zhì)等方面。1)服務(wù)理論:灌輸本公司的質(zhì)量意識、服務(wù)意識、環(huán)保意識、成本意識、安全意識、創(chuàng)新意識,培養(yǎng)“服務(wù)客戶、客戶至上”,“誠心誠意為客戶,全心全意為轄區(qū)”的服務(wù)態(tài)度;2)行為規(guī)范:規(guī)范員工的言、行、舉、止、著裝,以提升物業(yè)服務(wù)檔次;3)業(yè)務(wù)素質(zhì):使每一位員工干一行,愛一行,讓每一位員工在各任何時候都清楚自己該做什么、怎么做、應(yīng)達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn);主要包括物業(yè)管理基本理論與實際操作、物業(yè)主體及附屬設(shè)施的維護(hù),工程設(shè)備的維修養(yǎng)護(hù),園林綠化養(yǎng)護(hù)管理,環(huán)境衛(wèi)生清潔,治安管理、法律法規(guī)以及崗位職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)流程、業(yè)務(wù)技能、操作要領(lǐng)等方面的基本知識;4)其它素質(zhì):電腦培訓(xùn)、寫作培訓(xùn),新知識、新觀念的傳播及普及等。6.內(nèi)部培訓(xùn)師1)內(nèi)部培訓(xùn)師的選擇標(biāo)準(zhǔn)a)有一定的專業(yè)知識與技能,工作經(jīng)驗豐富且在本崗位上工作表現(xiàn)突出;b)有一定的教學(xué)方法與授課技巧;c)有良好的語言表達(dá)能力和組織能力,有責(zé)任心、親和力強(qiáng);d)接受過專業(yè)訓(xùn)練或有教學(xué)經(jīng)驗的應(yīng)優(yōu)先考慮。2)內(nèi)部培訓(xùn)師的選定與培養(yǎng)步驟a)公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門根據(jù)公司員工綜合素質(zhì)與能力推薦;b)行政管理中心組織進(jìn)行調(diào)查、考評,合格后由總裁頒予內(nèi)部培訓(xùn)師證;c)行政管理中心負(fù)責(zé)制定內(nèi)部培訓(xùn)師培養(yǎng)計劃,報總裁審批后實施。7.培訓(xùn)評估方法及要求:培訓(xùn)評估包括反應(yīng)層面、學(xué)習(xí)層面、行為層面、結(jié)果層面四個方面;1)反應(yīng)層面:2)學(xué)習(xí)層面:知識、技能、態(tài)度,其方法可用考試、演示、演講、討論、心得報告和發(fā)表文章;3)行為層面:員工日常工作行為的評價,對比培訓(xùn)前后日常工作表現(xiàn),可用方法:觀察、主管的評價、客戶的評價、同事的評價;4)文件名稱文件編號:XL-QEB-10版本/修改狀態(tài):A/00程序文件基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施和工作環(huán)境控制程序第1頁共1頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄運營總監(jiān)?由運營中心組織相關(guān)部門人員組成物業(yè)接管驗收小組,按設(shè)備使用說明書和相關(guān)資料對接管的設(shè)備進(jìn)行驗收。?《物業(yè)接管驗收控制程序》XL-QEB-16?《物業(yè)接管驗收問題處理單》部門負(fù)責(zé)人?各部門對接管的設(shè)備進(jìn)行分類登記,并報行政管理中心統(tǒng)一存檔。?《設(shè)備()臺賬》XL-QED行政總監(jiān)??各部門根據(jù)各自的業(yè)務(wù)范圍確定所需的工作環(huán)境,報行政管理中心審核;?行政管理中心確定公司本部所需的工作環(huán)境,并選擇公司本部辦公環(huán)境保潔、綠化服務(wù)商。部門負(fù)責(zé)人?各類生產(chǎn)物資經(jīng)各使用部門負(fù)責(zé)人、運營中心審核后,由行政管理中心在公司合格供應(yīng)商處實施采購、驗收、登記入帳、移交;?零星/應(yīng)急采購由使用部門負(fù)責(zé)人審批后,在公司合格供應(yīng)商處實施采購、驗收、登記入帳;?固定資產(chǎn)的購置申請經(jīng)總裁批準(zhǔn)后由行政管理中心實施。?《采購控制程序》XL-QEB-14?《固定資產(chǎn)內(nèi)部轉(zhuǎn)移單》部門負(fù)責(zé)人?各部門所需的固定資產(chǎn)由行政管理中心采購后填寫《固定資產(chǎn)移交》,由??行政管理中心負(fù)責(zé)公司本部設(shè)備設(shè)施、工作環(huán)境的日常管理及監(jiān)督檢查工作。?《員工培訓(xùn)控制程序》XL-QEB-09?《培訓(xùn)記錄》行政總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人?對無法修復(fù)或無使用價值的設(shè)備,使用部門將設(shè)備報廢申請報行政管理中心審核、總裁批準(zhǔn)后,由行政管理中心負(fù)責(zé)實施。行政總監(jiān)部門負(fù)責(zé)人?固定資產(chǎn)報廢申請經(jīng)總裁批準(zhǔn)后由行政管理中心實施(或拆用可用零件或作廢料處理),并報財務(wù)部做好帳務(wù)注銷;?其它生產(chǎn)物資報廢申請經(jīng)使用部門經(jīng)理審核,分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由使用部門實施報廢,并做好臺賬注銷。行政總監(jiān)?行政管理中心定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和各部門辦公環(huán)境維護(hù)情況進(jìn)行評估。?《采購控制程序》XL-QEB-14?《供方評價表》部門行政助理?各部門應(yīng)做好設(shè)施的配置、維護(hù)、維修、報廢、更換的記錄。?XL-QEC-YY07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:基礎(chǔ)設(shè)施包括:a)建筑物、工作場所和相應(yīng)的設(shè)施,如辦公室、辦公設(shè)備等;b)過程設(shè)備,包括硬件、軟件,如環(huán)境、安全、消防和環(huán)境保護(hù)設(shè)備、設(shè)施等;c)支持性服務(wù),如水、電、氣等。文件名稱文件編號:XL-QEB-11版本/修改狀態(tài):A/00程序文件合同評審控制程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄部門負(fù)責(zé)人?各部門在日常工作與客戶進(jìn)行溝通,了解客戶需求,并將信息匯總到市場研發(fā)中心;?市場研發(fā)中心負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行溝通,根據(jù)各部門反饋的信息,確定服務(wù)合同條款及附加內(nèi)容;?運營中心及各子公司/管理處負(fù)責(zé)與業(yè)主委員會、服務(wù)外包商溝通,確定合同續(xù)簽、合同條款及附加內(nèi)容;?行政管理中心負(fù)責(zé)與生產(chǎn)物資供應(yīng)商溝通,確定后勤服務(wù)合同條款及附加內(nèi)容。?《信息交流控制程序》XL-QEB-04市場總監(jiān)?重要合同:新開發(fā)物業(yè)管理項目的標(biāo)書和合同或協(xié)議。部門負(fù)責(zé)人?在合同接受、合同變更和投標(biāo)之前對合同或標(biāo)書的所有要求進(jìn)行評審;?合同評審的內(nèi)容見備注1;?合同評審的實施見備注2。?《評審記錄表》合同主辦部門負(fù)責(zé)人?經(jīng)合同評審后,由合同主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo),在總裁授權(quán)范圍內(nèi)代表公司與客戶簽訂合同,重要合同由總裁代表公司與客戶簽訂。合同主辦部門負(fù)責(zé)人?合同簽訂后,合同主導(dǎo)部門負(fù)責(zé)將相關(guān)文件,根據(jù)各部門需要發(fā)到相關(guān)部門,作為提供服務(wù)的依據(jù)。?《合同移交登記表》部門負(fù)責(zé)人運營總監(jiān)?服務(wù)提供部門負(fù)責(zé)各自范圍內(nèi)合同執(zhí)行的監(jiān)督,根據(jù)需求及時將情況與客戶溝通,并形成記錄,運營中心負(fù)責(zé)客戶信息的歸口管理,并整理和處理客戶投訴、意見等相關(guān)信息。合同主辦部門負(fù)責(zé)人?當(dāng)服務(wù)要求由于某種原因需要變更時,相應(yīng)的文件(如合同、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等)應(yīng)得到修改,其變更內(nèi)容應(yīng)與客戶協(xié)商一致,并通知相關(guān)部門,必要時對更改的內(nèi)容還需再評審。?《管理評審控制程序》XL-QEB-07行政總監(jiān)?合同及評審表由行政管理中心統(tǒng)一歸檔保存,財務(wù)中心留存原件1份,合同執(zhí)行部門和運營中心各保存1份復(fù)印件。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:1.合同評審的內(nèi)容:1)顧客的各項要求是否明確、合理,是否形成文件;文件名稱文件編號:XL-QEB-11版本/修改狀態(tài):A/00程序文件合同評審控制程序第2頁共2頁2)各項規(guī)定是否有不清楚之處:有關(guān)的特殊內(nèi)容在合同中是否得到說明;3)與投標(biāo)不一致的要求是否已得到解決或與最初報價之間是否有差距;4)本公司是否具有履行合同各項要求的能力;5)合同的風(fēng)險;6)合同是否符合《中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》;7)顧客的特殊要求是否能滿足;8)其他需評審的內(nèi)容。2.合同評審的實施1)對外承接物業(yè)項目合同的評審對外承接物業(yè)項目合同,由市場研發(fā)中心組織相關(guān)部門對合同條款的適用性、完整性、明確性、合同價格及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評審,報總裁或其指定代表人批準(zhǔn)后執(zhí)行。2)已進(jìn)入正常運營階段常規(guī)合同的評審a)涉及物業(yè)服務(wù)的常規(guī)合同,合同所屬分公司/管理處負(fù)責(zé)提供合同的基本要求、價格、時間等信息,由運營中心組織相關(guān)部門對合同條款的適用性、完整性、明確性、價格及服務(wù)要求進(jìn)行評審,經(jīng)總裁或其指定人批準(zhǔn)后由運營中心總監(jiān)簽名完成。b)涉及行政、人事、財務(wù)、咨詢等支持性合同,由合同所屬職能部門組織相關(guān)部門進(jìn)行合同的評審,報總裁或其指定代表人批準(zhǔn)后執(zhí)行。文件名稱文件編號:XL-QEB-12版本/修改狀態(tài):A/00程序文件環(huán)境相關(guān)方控制程序第1頁共1頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄部門負(fù)責(zé)人?由運營中心編制“環(huán)境相關(guān)方(見備注1)施加影響說明書”,明確對相關(guān)方施加環(huán)境影響的主要內(nèi)容(備注2);?行政管理中心負(fù)責(zé)對與環(huán)境有影響的生產(chǎn)物資供應(yīng)商的控制;?各分公司/管理處負(fù)責(zé)與環(huán)境有影響的服務(wù)供應(yīng)商的控制;?其它各部門負(fù)責(zé)本部門職能范圍內(nèi)與環(huán)境有影響的相關(guān)方的控制。?《環(huán)境相關(guān)方施加影響說明書》合同主辦部門負(fù)責(zé)人?各部門按《采購控制程序》《外包服務(wù)控制程序》的選擇合格生產(chǎn)物資供應(yīng)商和外包服務(wù)方;?各部門在與合格供方簽訂合同前,應(yīng)將《環(huán)境相關(guān)方施加影響說明書》進(jìn)行傳遞;?運營中心為保證服務(wù)外包方能滿足公司質(zhì)量環(huán)境管理體系運行控制和環(huán)保法規(guī)要求,應(yīng)關(guān)注外包商相關(guān)資質(zhì)、員工素質(zhì)、提供產(chǎn)品的合法程度;?對可能造成一般環(huán)境影響的相關(guān)方(廢棄物處理商等),應(yīng)定期以文件方式向其宣傳公司的環(huán)境方針、環(huán)境保護(hù)常識,以期不斷提高其環(huán)保意識;?對可能造成重大環(huán)境影響的相關(guān)方,必須對其施加影響,并定為重點施加影響相關(guān)方,由責(zé)任部門將公司的環(huán)境方針及其重大環(huán)境因素對應(yīng)的管理文件傳遞給相關(guān)方,要求對方采取相應(yīng)的環(huán)保措施并執(zhí)行。?《采購控制程序》XL-QEB-14?《外包服務(wù)控制程序》XL-QEB-15合同主辦部門負(fù)責(zé)人???《不合格控制程序》XL-QEB-25運營中心行政助理?運營中心行政助理負(fù)責(zé)環(huán)境相關(guān)方資料記錄的保存。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:1.施加環(huán)境影響的相關(guān)方主要包括:a)環(huán)境服務(wù)提供商;b)油品供應(yīng)商;c)對環(huán)境有影響的其它供方、服務(wù)商。2.向相關(guān)方施加環(huán)境影響的內(nèi)容主要包括:a)公司的環(huán)境方針及環(huán)境承諾;b)公司環(huán)境相關(guān)方應(yīng)履行的環(huán)境義務(wù);c)公司環(huán)境相關(guān)方應(yīng)遵循的主要環(huán)境要求。文件名稱文件編號:XL-QEB-13版本/修改狀態(tài):A/00程序文件項目承接管理程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄項目經(jīng)理市場總監(jiān)?項目經(jīng)理和市場研發(fā)中心人員負(fù)責(zé)項目招標(biāo)信息的收集,并按項目承接基本原則(備注1)辦理。?市場研發(fā)中心接獲并核實物業(yè)管理招標(biāo)信息后,應(yīng)迅速組織人員從開發(fā)商或托管單位獲得招標(biāo)文件或相關(guān)資料,報公司領(lǐng)導(dǎo)審查。?市場研發(fā)中心進(jìn)行信息分析,報領(lǐng)導(dǎo)決定是否參加投標(biāo)。需要購買招標(biāo)文件的及繳納投標(biāo)押金的,必須先報公司總裁批準(zhǔn)??偛檬袌隹偙O(jiān)?經(jīng)公司總裁確認(rèn)參與投標(biāo)后,市場研發(fā)中心組織人編制投標(biāo)計劃并報批。投標(biāo)計劃內(nèi)容包括:成本估算額、投標(biāo)方案、投標(biāo)時間等。?投標(biāo)計劃批準(zhǔn)后,市場研發(fā)中心編制投標(biāo)申請(備注2)并報送招標(biāo)單位。市場總監(jiān)?確定成為投標(biāo)單位后,市場研發(fā)中心組織成立投標(biāo)工作小組,負(fù)責(zé)完成物業(yè)項目調(diào)查、招標(biāo)文件分析、投標(biāo)文件(內(nèi)容見備注3)編制及評審、參加開標(biāo)及中標(biāo)后的合同談判等工作。?投標(biāo)工作小組成員的任務(wù)(備注4)分工。?市場分管領(lǐng)導(dǎo)、運營總監(jiān)、市場總監(jiān)及相關(guān)必需的專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為投標(biāo)小組成員,全過程參與投標(biāo)工作。市場總監(jiān)?市場研發(fā)中心組織投標(biāo)小組成員分析招標(biāo)文件,根據(jù)招標(biāo)書的格式要求逐項考慮(內(nèi)容見備注5),編制相應(yīng)的投標(biāo)書。?如招標(biāo)單位沒有具體規(guī)定物業(yè)服務(wù)方案時,按《物業(yè)服務(wù)方案編制規(guī)范》編制。?投標(biāo)文件完成后,市場研發(fā)中心組織投標(biāo)小組進(jìn)行評審(評審注意問題見備注6),形成書面記錄,并由參加人員簽署。?投標(biāo)文件評審?fù)ㄟ^后,報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。?《物業(yè)服務(wù)方案編制規(guī)范》XL-QEC-SC-06?《文件審批表》總裁市場總監(jiān)?總裁批準(zhǔn)后的投標(biāo)文件,市場研發(fā)中心進(jìn)行裝訂、密封并加蓋單位印章和總裁印鑒,并按招標(biāo)規(guī)定的時間報送招標(biāo)單位參加開標(biāo)。?市場總監(jiān)代表公司參加招標(biāo)單位的開標(biāo)過程,在投標(biāo)承諾范圍內(nèi)對投標(biāo)文件進(jìn)行解釋和澄清必須;任何改變服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、收費標(biāo)準(zhǔn),及可能引起服務(wù)成本增加的事項,必須重新進(jìn)行評審和報批。市場總監(jiān)?投標(biāo)中標(biāo)后,市場研發(fā)中心與招標(biāo)單位進(jìn)行合同的起草和談判,招標(biāo)文件中已確定合同文本樣式的按公司投標(biāo)文件中的承諾執(zhí)行。?任何超出投標(biāo)文件承諾范圍的合同條款,或改變已審批過的合同條款,必須重新進(jìn)行評審。?如未能中標(biāo)或未能最終簽訂(前期)物業(yè)服務(wù)合同的,市場研發(fā)中心應(yīng)提交書面的原因分析報告,總結(jié)工作經(jīng)驗和教訓(xùn)。市場總監(jiān)行政總監(jiān)?投標(biāo)過程中形成的相關(guān)文件和記錄由行政中心統(tǒng)一存檔保管,包括:投標(biāo)計劃書、招標(biāo)文件、相關(guān)調(diào)查分析報告、投標(biāo)文件及其評審記錄等。?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》XL-QED文件名稱文件編號:XL-QEB-13版本/修改狀態(tài):A/00程序文件項目承接管理程序第2頁共2頁備注:1.對外項目承接的基本原則公司不限制在有條件的情況下對外承接物業(yè)服務(wù)項目,若承接信息由分公司/管理處獲取,必須在具體操作前將對外承接項目的工作意向報公司審批通過后方可進(jìn)行下一步的洽談或報名參與投標(biāo)。物業(yè)項目承接過程必須按公司規(guī)定的原則、程序和要求進(jìn)行,有選擇地參與項目的投標(biāo)和洽談,維持鑫龍物業(yè)的優(yōu)質(zhì)形象。公司對外承接項目應(yīng)遵循國家《物業(yè)管理條例》的規(guī)定,通過投標(biāo)方式承接物業(yè)服務(wù)項目。公司在開展物業(yè)項目承接工作中應(yīng)充分識別顧客需求和期望,確保本公司有能力滿足顧客要求。2.投標(biāo)申請的內(nèi)容:公司營業(yè)執(zhí)照、專業(yè)人員配置、招標(biāo)和投標(biāo)方案3.投標(biāo)書內(nèi)容:投標(biāo)函;投標(biāo)報價;物業(yè)服務(wù)方案;招標(biāo)文件要求的其他材料。4.投標(biāo)小組工作任務(wù):就招標(biāo)文件中的問題與招標(biāo)單位進(jìn)行溝通、澄清;進(jìn)行物業(yè)項目現(xiàn)場踏勘,了解物業(yè)項目及周邊區(qū)域情況;開發(fā)商(或物業(yè)小區(qū))過往與物業(yè)公司的合作表現(xiàn);當(dāng)?shù)匚飿I(yè)法規(guī)及主管部門政策、工作慣例收集、研究;需要時,開展相關(guān)市場及競爭對手調(diào)查等。5.投標(biāo)書編制主要考慮的內(nèi)容:標(biāo)書的形式;投標(biāo)書表述的內(nèi)容應(yīng)符合招標(biāo)書的情況;適度的報價;投標(biāo)書所附的證據(jù)資料。6.投標(biāo)文件的評審注意問題投標(biāo)書格式是否滿足招標(biāo)文件的要求;招標(biāo)文件及溝通過程中的疑問是否均已澄清,并在投標(biāo)文件中清晰體現(xiàn);物業(yè)服務(wù)方案是否有針對性,能否體現(xiàn)招標(biāo)文件要求的特色,以及祥和物業(yè)的品牌形象;招標(biāo)文件涉及的服務(wù)要求是否全部涵蓋;是否存在過度承諾,或可能導(dǎo)致分歧的表達(dá);成本測算是否合理、可行,等等。文件名稱文件編號:XL-QEB-14版本/修改狀態(tài):A/00程序文件采購控制程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄行政總監(jiān)?行政管理中心負(fù)責(zé)物資合格供方的選擇、評價與固定資產(chǎn)的采購;?根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度采購物資分為三類(見備注1)。行政總監(jiān)?行政管理中心根據(jù)采購產(chǎn)品或服務(wù)的要求,制定供方提供產(chǎn)品滿足要求的能力、環(huán)境治理能力和法規(guī)所要求的資質(zhì),評價、選擇及重新評價的準(zhǔn)則;?合格供方條件(見備注2)。?《供方評價表》XL?《合格供方名錄》部門負(fù)責(zé)人運營總監(jiān)公司領(lǐng)導(dǎo)?采購物資的審批(見備注3)?生產(chǎn)物資的采購:1.各部門每月對庫存物資進(jìn)行盤點,根據(jù)庫存情況提出生產(chǎn)物資采購計劃,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、運營中心審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后,由行政管理中心實施采購;2.行政管理中心負(fù)責(zé)根據(jù)各部門固定資產(chǎn)需求、生產(chǎn)物資需求提出固定資產(chǎn)與其他生產(chǎn)物資采購計劃,報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,實施采購;?《月物資盤存表》?《物資需求計劃》?《物品采購計劃表》?《物資采購入庫單》部門負(fù)責(zé)人?采購物資的驗證方式,見備注4;1.驗證活動包括:檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式;2.各部門通過外觀檢查、試用、合格證明文件等方式對辦公用品、公共秩序維護(hù)人員裝備、服裝等組織驗證,由庫管員驗收并在入庫單上簽字認(rèn)可。?采購物資的不合格項按《不合格控制程序》規(guī)定執(zhí)行。?《不合格控制程序》XL-QEB-25行政總監(jiān)?行政管理中心每年底組織對生產(chǎn)物資合格供方名錄進(jìn)行評審。?《供方評價表》部門行政助理?各部門分別保存本部門采購活動的記錄。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:1.采購物資分類a)b)B類對服務(wù)質(zhì)量有很大影響、采購金額較大、使用年限較長的產(chǎn)品,如工作服、清潔用品等;c)C類對服務(wù)質(zhì)量影響較小、一次性采購金額較小的產(chǎn)品,如零星采購的物資。文件名稱文件編號:XL-QEB-14版本/修改狀態(tài):A/00程序文件采購控制程序第2頁共2頁2.合格供方的條件為:a)具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道;b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績和環(huán)境表現(xiàn);c)具有質(zhì)量和環(huán)境保證能力的證明(必要時);d)價格合理;e)服務(wù)良好。3.采購物資的審批a)公司本部各部門每月底根據(jù)工作需要填報《物資需求計劃》;填報清楚物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等;b)行政管理中心每月根據(jù)《物資需求計劃》初審編制月度《物品采購計劃表》,經(jīng)副總裁審核后,報總總裁批準(zhǔn);c)各專業(yè)部門的零星/應(yīng)急采購《物資需求計劃》由部門負(fù)責(zé)人審批后,在公司《合格供方名錄》中合格供方外實施采購活動。4.采購物資的驗證方式:a)由各部門負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行進(jìn)貨驗證;b)由客戶在本公司現(xiàn)場實施驗證;c)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證;d)由客戶在供方現(xiàn)場實施驗證。文件名稱文件編號:XL-QEB-15版本/修改狀態(tài):A/00程序文件外包服務(wù)控制程序第1頁共2頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄運營總監(jiān)?運營中心負(fù)責(zé)外包服務(wù)方選擇評價。運營總監(jiān)?運營中心根據(jù)外包服務(wù)、采購服務(wù)的要求,制定供方提供產(chǎn)品滿足要求的能力、環(huán)境治理能力和法規(guī)所要求的資質(zhì),評價、選擇及重新評價的準(zhǔn)則。?合格供方條件見備注1。?合格外包服務(wù)方應(yīng)具備的條件見備注2。?外包方的評價見備注3。?《供方評價表》?《合格供方名錄》運營總監(jiān)?外包合同內(nèi)容(見備注4)?外包服務(wù)的采購由運營中心負(fù)責(zé)評價并簽訂外包服務(wù)合同(見備注5)。部門負(fù)責(zé)人?外包服務(wù)的管理由各分公司/管理處根據(jù)外包服務(wù)的目標(biāo)要求定期對外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督、檢查,確保外包活動符合服務(wù)和環(huán)境要求。?外包服務(wù)的不合格項按《不合格控制程序》和《績效考核管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。?《不合格控制程序》XL-QEB-25?《服務(wù)質(zhì)量督導(dǎo)檢查表》運營總監(jiān)?運營中心每半年組織相關(guān)部門對外包服務(wù)業(yè)績進(jìn)行定期評價,并填寫《供方評價表》,評定合格的供方列入《合格供方名錄》,并再次批準(zhǔn)。?《供方評價表》部門行政助理?各部門分別保存本部門采購活動的記錄。?《記錄管理規(guī)范》XL-QEC-YY-07?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》備注:1.合格供方的條件為:a)具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道;b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績和環(huán)境表現(xiàn);c)具有質(zhì)量和環(huán)境保證能力的證明(必要時);d)價格合理;e)服務(wù)良好。文件名稱文件編號:XL-QEB-15版本/修改狀態(tài):A/00程序文件外包服務(wù)控制程序第2頁共2頁2.合格外包服務(wù)方應(yīng)具備的條件:a)有從事過類似服務(wù)項目的優(yōu)良業(yè)績;b)良好的質(zhì)量和環(huán)境保證能力;c)有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項目的工作條件和實力;d)服務(wù)供方在提供服務(wù)之前,應(yīng)就分包方責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、分包服務(wù)方案、完成時間、質(zhì)量保證等達(dá)成一致意見。3.外包方的評價:a)行政管理中心、運營中心組織相關(guān)部門收集外包方的能力、信譽(yù)、質(zhì)量環(huán)境保證能力、相關(guān)資質(zhì)、價格和質(zhì)量、環(huán)境體系認(rèn)證情況證實性材料,整理有關(guān)外包方的業(yè)績、能力、資格等信息;b)組織相關(guān)部門對初選外包方加以考察、評價,報總裁批準(zhǔn)后,納入《合格供方名錄》;c)根據(jù)采購標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,與合格供應(yīng)商簽定外包服務(wù)合同;d)如因特殊情況需要在《合格供方名錄》之外選擇外包方時,應(yīng)得到總裁的批準(zhǔn)。4.外包服務(wù)合同應(yīng)明確滿足外包項目所有要求的信息,包括:a)項目目標(biāo)b)項目要求c)與公司服務(wù)要求相一致的措施d)人員資格要求e)程序、過程、設(shè)備和環(huán)境保護(hù)要求f)質(zhì)量環(huán)境管理體系要求g)價格h)評價和驗收準(zhǔn)則i)其他事項根據(jù)不同的外包項目,上述內(nèi)容可根據(jù)需要增減。5.外包服務(wù)評價內(nèi)容:a)外包方合同義務(wù)履行情況;b)使用部門對外包方服務(wù)業(yè)績的檢查和評價記錄;c)客戶對外包服務(wù)反饋的信息。文件名稱文件編號:XL-QEB-16版本/修改狀態(tài):A/00程序文件物業(yè)接管驗收控制程序第1頁共3頁流程圖負(fù)責(zé)人說明相關(guān)文件相關(guān)記錄運營總監(jiān)?物業(yè)服務(wù)合同簽訂后,由運營中心負(fù)責(zé)接管驗收方案(見備注1)、接管標(biāo)準(zhǔn)(見附件)和接管資料清單的編制;?運營中心組織相關(guān)部門成立物業(yè)接管驗收小組(成員組成見備注2)與客戶進(jìn)行接管驗收,并負(fù)責(zé)接管驗收人員的接管培訓(xùn);?驗收標(biāo)準(zhǔn)為建設(shè)部《房屋接管驗收標(biāo)準(zhǔn)》及業(yè)主生產(chǎn)、生活的合理要求。?《培訓(xùn)記錄》XL-QED市場總監(jiān)運營總監(jiān)?在具備物業(yè)移交條件的前提下(見備注3),房地產(chǎn)發(fā)展商應(yīng)以正式的書面文件通知物業(yè)公司準(zhǔn)備接管驗收;?市場研發(fā)中心與客戶聯(lián)系交接事項、交接日期、進(jìn)度、驗收標(biāo)準(zhǔn)等;?運營中心派出先頭技術(shù)人員前往現(xiàn)場摸底,制定接管驗收計劃;提前參與承建商機(jī)電設(shè)備最終安裝、調(diào)試工作;?運營中心做好參加接管驗收人員的專業(yè)培訓(xùn),準(zhǔn)備好接管驗收記錄表格和相關(guān)檢測工具、儀器。運營總監(jiān)?文件資料驗收應(yīng)提前于其他項目完成;驗收責(zé)任人發(fā)現(xiàn)缺少有關(guān)資料時,應(yīng)及時向移交單位索取,并填寫相關(guān)記錄。?隱蔽工程驗收:接管驗收小組可根據(jù)工程進(jìn)度情況提前于整體工程的完工進(jìn)行局部驗收,并做好相關(guān)記錄。?物業(yè)的檢查驗收:接管驗收人員按制定好的清單內(nèi)容、相應(yīng)的接管驗收標(biāo)準(zhǔn)及驗收表進(jìn)行檢查驗收,將存在的問題填寫在相關(guān)清單、驗收表上,并由雙方簽字確認(rèn),接管驗收小組專責(zé)人員匯總《物業(yè)接管驗收問題處理單》。?接管驗收報告:接管驗收小組在驗收完成后,根據(jù)匯總的所有接管驗收記錄,在三個工作日內(nèi)編制物業(yè)接管驗收報告(內(nèi)容見備注4);?物業(yè)移交與接管各方在接管驗收報告完成后召開物業(yè)移交與接管會議,確定物業(yè)正式移交時間,審議在接管驗收過程中存在的重大質(zhì)量問題、制定解決措施、并確定整改及復(fù)查時間。?《物業(yè)實體移交清單》?《物業(yè)資料移交清單》?《物業(yè)鑰匙移交清單》?《物業(yè)移交標(biāo)準(zhǔn)及驗收表(土建)》XL-QED-QEB16-1.4?《物業(yè)移交標(biāo)準(zhǔn)及驗收表(公共設(shè)施)》XL-QED-QEB16-1.5?《物業(yè)移交標(biāo)準(zhǔn)及驗收表(機(jī)電)》XL-QED-QEB16-1.6分公司/管理處負(fù)責(zé)人?在落實存在問題的整改措施后,移交及接管雙方完成物業(yè)移交與接管,接管驗收遺留問題的處理由物業(yè)公司專人跟進(jìn)監(jiān)督,房地產(chǎn)公司指定專人負(fù)責(zé)處理接管驗收遺留問題。?《物業(yè)接管驗收問題處理單》XL-QED-QEB16-1.7運營中心行政助理?運營中心行政助理負(fù)責(zé)物業(yè)接管驗收各項記錄的保存。?《記錄管理規(guī)范》XL-QED-YY07-01?《檔案管理規(guī)范》XL-QEC-XZ-14?《檔案目錄》文件名稱文件編號:XL-QEB-16版本/修改狀態(tài):A/00程序文件物業(yè)接管驗收控制程序第2頁共3頁備注:1.接管驗收方案內(nèi)容包括(但不限于):接管驗收項目清單;接管驗收日期安排;物業(yè)公司接管驗收參加部門、人員、分工及培訓(xùn)計劃;房地產(chǎn)公司、監(jiān)理單位、施工單位負(fù)責(zé)人及參加人員;樓宇接管驗收順序;接管驗收進(jìn)度計劃;接管驗收標(biāo)準(zhǔn);編制人、審批人、日期、落款欄。2.物業(yè)接管驗收小組成員包括:總體協(xié)調(diào)人員、現(xiàn)場指揮人員、資料接收人員、各類工程項目驗收人員(項目前期介入的工程技術(shù)人員必須參加接管驗收)、相關(guān)配合人員等。3.項目物業(yè)移交與接管的前提條件水、電、煤氣(天然氣)、有線電視、、互聯(lián)網(wǎng)等已開通,具備試驗條件;各種機(jī)電設(shè)備已安裝調(diào)試完畢,具備運行條件;樓宇及公共配套設(shè)施已清理完畢,具備交樓條件;衛(wèi)生間已注滿水,具備做48小時閉水試驗的條件;所有物業(yè)的產(chǎn)權(quán)、工程、設(shè)備資料及業(yè)主資料已準(zhǔn)備完畢;單體建筑已通過市質(zhì)檢部門驗收。4.物業(yè)接管驗收報告內(nèi)容包括:接管驗收范圍及過程說明;資料驗收中發(fā)現(xiàn)的資料不齊全、不真實、不合格等問題;房屋本體、公共配套設(shè)施、機(jī)電設(shè)備驗收中發(fā)現(xiàn)的不影響房屋結(jié)構(gòu)安全和設(shè)備使用安全的質(zhì)量問題;房屋本體、公共配套設(shè)施、機(jī)電設(shè)備驗收中發(fā)現(xiàn)的影響房屋結(jié)構(gòu)安全、影響相鄰房屋安全和設(shè)備使用安全的質(zhì)量問題;建議整改期限;驗收記錄附件(復(fù)印件)。文件名稱文件編號:XL-QEB-16版本/修改狀態(tài):A/00程序文件物業(yè)接管驗收控制程序第3頁共3頁

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