電子表格全部課件

電子表格的基本知識電子表格的基本知識11．1Excel的基本功能1.數據分析功能EXCEL提供了常規(guī)的計算功能，還提供了多種類型的函數以完成數字、財務、字符串等操作，及各種工程上的分析和計算。2.圖表功能在EXCEL97中，可以利用工作表數據創(chuàng)建格式各異的圖表。3.數據鏈接功能如果某些數據在多個工作簿中都用到，可以利用EXCEL97提供的數據鏈接功能，使依賴源工作簿數據的工作簿能隨源工作簿數據的變化而自動更新。4.網絡功能EXCEL97將EXCEL與網絡資源充分地結合起來，可方便地從網絡中獲取或發(fā)送工作簿，實現多用戶對工作簿的共享。5.自定義功能EXCEL有許多自定義功能，用戶可以在實際操作中能夠簡便，快速地使用系統(tǒng)提供的各種命令。例如通過自定義宏，可以使繁瑣或頻繁執(zhí)行的動作自動化。另外，EXCEL97還有許多與WORD97相似的功能，如插入圖片及圖形對象，以及打印功能等等。1．1Excel的基本功能21．2EXCEL2019窗口啟動EXCEL2019后，就打開EXCEL窗口。它由EXCEL程序窗口和工作簿窗口嵌套構成。（如圖1.1所示）。1.2.1EXCEL程序窗口程序窗口包括標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、狀態(tài)欄等，其中編輯欄內顯示所選單元格的名稱及內容，單擊編輯欄后可以修改單元格中的內容。在“常用工具欄”中提供了一些常見的工具按鈕，，其中【新建】【打開】、【保存】、【打印】【打印預覽】【拼寫檢查】【剪切】、【復制】、【格式刷】【撤消】【重復】和（【繪圖】按鈕，以及【顯示比例】子菜單按鈕的功能與WORD中相同，此外還增加了一些新的工具按鈕?！咀詣忧蠛汀浚翰迦隨UM函數，并自動默認一個求和的區(qū)域?！菊迟N函數】：顯示“粘貼函數”對話框以插入或編輯函數?！旧颉炕颉窘敌颉浚簩⒛撤N數據按升（或降）序排列?！緢D表向導】：建立嵌入圖表或編輯活動圖表。1．2EXCEL2019窗口3在“格式工具欄”中提供了一些常見的對數據進行格式化處理的工具，除了一些與WORD中相同的功能按鈕外，還增加了一些新的格式化按鈕，如【貨幣樣式】、【百分比樣式】、【千位分隔樣式】等等。編輯欄的左側是名稱框，用于定義單元格或區(qū)域的名字，或者根據各字查找單元格或區(qū)域。如果沒有定義名字，在名稱框內顯示單元格地址。在“格式工具欄”中提供了一些常見的對數據進行格式化處4標題欄菜單欄格式工具欄公式編輯欄單元格名稱欄單元格工作區(qū)垂直滾動條狀態(tài)欄水平滾動條常用工具欄標題欄菜單欄格式工具欄公式編輯欄單元格名稱欄單元格工作區(qū)垂直5

1.2.2工作簿窗口EXCEL的工作簿窗口如圖1.2所示。當啟動EXCEL時自動新建一個名為BOOKL的工作簿文件（缺省擴展名為.XLS）,同時打開該工作簿窗口.工作簿是運算和儲存數據的文件,每一個工作簿由一些工作表組成.EXCEL97中,每個工作簿缺省包含三張工作表,缺省的工作表名依次為SHEET1、SHEET2、SHEET3……，根據需要可以添加更多的工作表。工作表也稱作電子表格，是用來存儲和處理數據的最主要的文檔。工作表由若干行和若干列構成，行各列相交形成的每個網格叫做單元格，它是存儲數據的基本單位，當前正在操作的單元格叫做活動單元格，用一個選擇框標識，此時該單元格的行號上的數字和列標上的字母“突出”顯示。在活動單元格方框的右下角有一個黑點，叫“填充柄”。每個單元格都有一個地址，由它所在的列標和行號構成。比如，第一行第一列對應的單元格地址為A1，第三行第四列對應的單元格地址為D3。若列數超過26個，則列標順序排列為AA，AB，AC……BA，BB，BC……IU，IV，最多可有256列。行號順序為1、2、3……，最多可有65536行。1.2.2工作簿窗口6工作簿窗口包括以下幾個部分：標題欄、控制欄，控制菜單圖標，最小化窗口按鈕，最大化窗口按鈕、關閉窗口按鈕、行號、列標、全選按鈕、垂直滾動條、水平滾動條、垂直分割條、水平分割條（用來拆分窗口）。此外，還有一個重要的部分，即工作表標簽欄。工作表標簽顯示在工作簿窗口的底部，用來顯示工作表的名稱，其中白底黑字顯示的工作表是處于活動狀態(tài)，稱為當前工作表（或活動工作表）。用鼠標單擊工作表標簽，可以切換當前工作表（也可按CTRL+PGUP和CRTL+PGDN切換）。如果在一個工作簿內有多張工作表，窗口底部并不能顯示所有的工作表標簽，因此在工作表標簽的左側提供了四個滾動按鈕，單擊它們可以獲得當前不可見的工作表標簽。向前顯示一張工作表標簽顯示第一張工作表標簽顯示最后一張工作表標簽

向后顯示一張工作表標簽工作簿窗口包括以下幾個部分：標題欄、控制欄，控制菜單71.3創(chuàng)建、打開、保存和關閉工作簿文件1.3.1新建文檔要想新建一個Excel的文檔，除了使用“開始”菜單和在Excel中使用新建按鈕外，還可以這樣：在桌面的空白區(qū)域上單擊右鍵，在菜單中單擊“新建”項，打開“新建”子菜單，從子菜單中選擇“MicrosoftExcel工作表”命令，如下圖所示：1.3創(chuàng)建、打開、保存和關閉工作簿文件1.3.1新建文檔8電子表格全部課件9在Excel中還有其它的方法新建文檔：按快捷鍵Ctrl+N.可以使用對話框提供的模板來新建一個工作簿，建立一個空的工作簿可以選擇“工作簿”項，然后單擊“確定”按鈕。在Excel中還有其它的方法新建文檔：按快捷鍵Ctr101.3.2打開文檔我們已經知道了在桌面和資源管理器中雙擊相應的文檔可以直接打開這個文檔；使用開始菜單中的“打開Office文檔”項可以打開Excel的工作簿；在Excel中使用工具欄上的打開按鈕也可以打開一個Excel工作簿。我們還有其它的方法：打開“文件”菜單，單擊“打開”命令，就會彈出“打開”對話框如下圖：1.3.2打開文檔11電子表格全部課件12在Excel中按快捷鍵Ctrl+O，同樣可以彈出“打開”對話框。在Excel的“文件”菜單下方可以看到四個最近打開的文檔名稱，有時工作重復性高時這樣打開文檔是很方便的：打開“文件”菜單，在文件列表中選擇相應的文件名，就可以打開相應的文檔；我們還可以設置在這里顯示的文檔數目：在“工具”菜單中選擇“選項”命令，彈出“選項”對話框如下圖：在Excel中按快捷鍵Ctrl+O，同樣可以彈出“打13單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近顯示文件數”后面的輸入框中可以設置在“文件”菜單中顯示的文件數目；取消這個復選框的選中可以使“文件”菜單中不顯示最近打開的文件。單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近顯示文件數”后面的141.3.3保存文檔在Excel中打開“文件”菜單，單擊“保存”命令。如果文檔沒有保存過，會彈出“保存”對話框如下圖：1.3.3保存文檔15在“保存位置”中選好目錄，在“文件名”中輸入名字，單擊“保存按扭”就可以了。如果編輯的文件以前已經保存過了，則自動進行保存一次，不彈出對話框。

按快捷鍵Ctrl+S也與單擊“保存”命令效果相同。在“保存位置”中選好目錄，在“文件名”中輸入名字，單161.3.4關閉工作簿單擊標題欄上的“關閉”按鈕的作用是退出Excel。如果同時打開了兩個工作簿，單擊“關閉”按扭會同時將這兩個工作簿都關閉。如果要關閉的只是當前編輯的一個，可以單擊菜單欄上的“關閉窗口”按鈕，工作簿就被關閉了。單擊“最小化”按鈕，界面中工作簿就變成了小條：我們可以用鼠標任意的拖動，改變它們的位置，這樣在同時使用多個工作簿時就可以方便地選擇要編輯的工作簿，切換起來也很容易。

1.3.4關閉工作簿我們可以用鼠標任意的拖動，改變它們的位17表格數據（常量和公式）的輸入和編輯表格數據（常量和公式）的輸入和編輯182.1輸入數據

2.1.1數據類型EXCEL工作表單元格中的數據有以下兩種來源：常量和公式。常量包括文字、數值、日期、時間和邏輯值等，公式用于各類計算，公式中還可以包含各種函數。

2.1.2選定單元格區(qū)域在處理數據之前，首先要選定單元格。定位選取單元格最簡單的方法是直接用鼠標選定，也可以使用名稱框快速定位單元格。1.選定單元格或單元格區(qū)域選定單個單元格：用鼠標左鍵單擊該單元格。選定連續(xù)單元格區(qū)域：單擊首單元格，按SHIFT鍵的同時單擊尾單元格，或從首單元格開始拖動鼠標到尾單元格。選定非連續(xù)單元格區(qū)域：單擊其中一個單元格，按CTRL鍵的同時逐個單擊需選定的其它單元格。2.1輸入數據19選定一行（或一列）：單擊該行行號按鈕（或該列列標按鈕）。選定連續(xù)多行（或多列）：單擊首行行號按鈕（或首列列標按鈕），按SHIFT的同時單擊尾行行號按鈕（或尾列列標按鈕）也可以從首行行號按鈕（或首列列標按鈕拖動鼠標到尾行行號按鈕（或其它列列標按鈕。）選定工作表的全部單元格：單擊（全選）按鈕。撤消選定的單元格，當選取多個單元格后，被選中的區(qū)域反白顯示，若單擊工作表中任意單元格都會撤消對單元格的選定。這時恢復正常顯示。選定一行（或一列）：單擊該行行號按鈕（或該列列標按鈕202.使用鍵盤定位單元格使用四個光標移動鍵可以上下左右切換活動單元格，另外幾種操作意義如下：CTRL+HOME：移至當前工作簿的A1單元格。ENTER：下移一個單元格。SHIFT+ENTER：上移一個單元格。PAGEUP：上移一幕內容。PAGEDOWN：下移一幕內容。3.利用名稱框定位單元格單擊編輯欄中“名稱框”，輸入單元格地址并打回車。若單元格已被命令，則可從名稱框的下拉列表中選擇單元格的名稱。4.使用定位命令選定單元格在【編輯】菜單中選擇【定位】命令以打開“定位”對話框，在“引用位置”框里鍵入單元格（或單元格區(qū)域）的地址或名稱，然后單擊【確定】按鈕。在“定位”對話框中，我們還可以單擊（定位條件）按鈕打開“定位條件”對話框，再選擇一定的條件以選到一些特殊的單元格，如“常量”、“公式”、或“最后一個單元格”等等。2.使用鍵盤定位單元格212.1.3輸入文本文本包括漢字、英文字母、數字、空格以及其它鍵盤鍵入的符號，默認為沿單元格左對齊。在活動單元格中輸入數據時，編輯欄中同步顯示輸入的內容，也可以單擊編輯欄出現插入點后輸入數據。在輸入過程中，按BACLSPACE鍵可隨時刪除插入點左邊的字符。輸入完畢后，單擊編輯欄中的（√）(“確認”)按鈕,或者按鍵盤上的回車鍵、TAB鍵以及光標移動鍵，都可以確認本將輸入。若想取消此次操作，可以按ESC鍵或者單擊編輯欄中的（X）（“取消”）按鈕。當用戶輸入的文本超過單元格的寬度時，如果右邊相鄰的單元格中沒有數據，則超出的文本延伸到右邊單元格中。如果右邊相鄰的單元格中已有數據，則EXCEL隱藏超寬的文本，隱藏的部分文本并未被刪除，只要增加列寬或以自動換行的方式顯示該單元格內容，就可以看到全部內容。如果在輸入數字時加上一個半角的單引號，如輸入’110015，EXCEL就會把該數字做為字符處理。2.1.3輸入文本222.1.4輸入數字選中單元格后，可以直接由鍵盤輸入正負號、貨幣符號（如￥）百分號、小數點、指數符號以及小括號等數據，默認為沿單元格右對齊。在單元格內輸入“（10）”或“-10”都要在單元格得到一個負數“一10”。當輸入一個較長的數字時，若單元格顯示“########”則意味著列寬不夠，不能正常顯示該數，當增大列寬之后，就可以正常顯示整個數字。2.1.5輸入時間日期和時間時間的輸入格式采用“時：分：秒”形式，也可以利用函數“TIME”來輸入，“TIME”函數的一般格式為：=TIME（時，分，秒）例如在A1單元格中輸入“=TIME”（8，25，50），則顯示時間為“8：25：50”。也可以直接輸入時間時間值8：25：50。日期的輸入格式常采用“年—月—日”形式，也可以利用函數“DATE”來輸入。DATE函數的一般格式為：=DATE（年，月，日）例如在單元格A5中輸入“=DATE（2019，7，23”，則顯示日期為：“2019，7，23”。也可以直接輸入日期值2019-7-23。EXCEL中還有一種邏輯值，它為TRUE和FALSE兩種狀態(tài)，默認為沿單元格居中對齊，主要用于公式中的比較運算。2.1.4輸入數字232.2設置有效數字有效數據的定義功能可用于預先對某一單元格所允許輸入的數據類型以及數據范圍進行設定，并且可以設置有數數字的輸入信息和輸入錯誤提示信息，避免在輸入數據時出現錯誤，例如，設置A8單元格輸入的數據必須是大于60且小于100的整數，其操作步驟如下：

⑴選A8單元格；⑵選擇【數據】菜單中【有效數據】命令，以打開“有效數據”對話框。

⑶單擊“設置”選項卡；在“許可”欄中選擇相應的數據類型，例如選擇“整數”；在“數據欄中選擇限制條件，限制條件有：“介于”、“并非介于”，“等于”，“不等于”、“大于”等多種，這里我們選擇“介于”，在“最小值”框中鍵入60，在“最大值”框中鍵入100。

⑷單擊“輸入信息”選項卡；選中“選定單元格時顯示輸入信息”框，在“標題”欄中輸入提示信息的標題，例如鍵入“注意”；在“輸入信息”欄中輸入提示信息，此處鍵入“在此輸入大于60且小于100的整數”。

⑸單擊“錯誤警告”選項卡；在“圖案樣式”欄中選擇相應的錯誤類型，類型有三種：中止、警告和信息，例如選擇“中止”，則要求用戶需輸入符合數據范圍的數值。在“標題”欄中輸入提示信息的標題，此處鍵入“錯誤提示”；在“錯誤信息”欄中輸入錯誤信息的內容，此處鍵入“您輸入的是大于100或小于60的整數”；

⑹按【確定】按鈕，完成設置。2.2設置有效數字24有時需將工作表中的數據由一個區(qū)域移動到另一個區(qū)域，或由一個區(qū)域復制到另一個區(qū)域，復制數據可以提高工作效率。復制或移動數據有以下幾種方法；1.利用剪貼板進行數據的復制（或移動）選擇要復制（或移動）的數據區(qū)域；單擊常用工具欄中的【復制】或【移動】按鈕，或在編輯菜單中單擊【復制】（或移動）命令，也可用鼠標右鍵單擊數據區(qū)域，在彈出的快捷菜單中選復制（或移動）項。選定目標區(qū)域；單擊【粘貼】按鈕，剪貼楹的內容被復制（或移動）到目標區(qū)域。有時需將工作表中的數據由一個區(qū)域移動到另一個區(qū)域，或252. 利用鼠標拖放進行數據復制（或移動）選擇要復制（或移動）的數據區(qū)域；定位鼠標指針至源數據區(qū)域的邊框上（指針變?yōu)榭招募^形狀。）按下CTRL鍵的同時拖動鼠標至目標區(qū)域，釋放鼠標左鍵和CTRL鍵，復制完成，移動數據的操作與復制過程相似，只是在拖動過程中不按CTRL鍵。3.利用“填充”命令向相鄰單元格復制數據“填充”是將一個區(qū)域的數據復制到與其相鄰的其它單元格中。利用菜單命令填充數據的方法如下:選擇包括源數據區(qū)域和目標區(qū)域在內的整個區(qū)域；打開【編輯】菜單，單擊【填充】選項，出現填充級聯菜單；根據目標區(qū)域與源數據區(qū)域的相對位置，可以選擇向下填充、向上填充、向左填充和向右填充來實現數據的復制。4.利用“填充柄”向相鄰單元格復制數據選擇源數據區(qū)域；鼠標指針定位至“填充柄”上，指針變成實心的十字形；按下鼠標左鍵，并拖動鼠標到目標區(qū)域（可以是連續(xù)多個區(qū)域，）釋放鼠標左鍵即可。5.向非連續(xù)的單元格輸入相同數據選定所有需要輸入相同數據的單元格；輸入數據；按CTRL+ENTER鍵。2. 利用鼠標拖放進行數據復制（或移動）262.4自動輸入數據如果用戶需要向相鄰的單元格填充一系列的日期、數字或文本數據（如“星期一、星期二、……”或者“1，2，3……”等），可以使用序列填充功能。1.對單個數據進行加1（或減1）遞增（或遞減）填充若要在連續(xù)的單元格區(qū)域中輸入某種數字序列（如“1、2、3……”），可在輸入首數字（如1）并選定該單元格后，按CTRL鍵的同時向下或向右拖動“填充柄”進行“加1”填充操作。若向左或向上拖動“填充柄”則是進行“減1”填充操作。2.按步長遞減或遞增填充數據若在上下兩個相鄰的單元格中分別輸入數據，選定這兩個單元格，并向上（或向下）拖動“填充柄”，可將兩個數據之差作為步長遞減（或遞增）填充數據。例如，A3和A4單元格內容分別是“100”和“200”，向下拖動它們的“填充柄”可以在A5至A8單元格中自動填充數據“300”、“400”、“500”和“600”。處理左右兩個相鄰的單元格數據的方法與上述方法相似。2.4自動輸入數據273.利用“自定義序列”自動輸入數據用戶可以利用“自定義序列”功能，將已存儲的自己定義的一組數據做為自動填充序列，具體操作步驟如下：在【工具】菜單中選擇【選擇】命令，彈出“選項”對話框（如圖2.3所示）；單擊“自定義序列”選項卡；選到“自定義序列”欄中的“新序列”選項，在“輸入序列”框內輸入數據序列。方法是每輸入一個序列項的打一次回車；單擊【添加】按鈕，新的數據序列被加入到自定義序列清單中。

另外，若數據序列已輸入在工作表中，也可以在“導入序列所在單元格”框中輸入序列數據在工作表中的絕對地址，然后單擊【導入】按鈕，將新序列加入“輸入序列”框中。3.利用“自定義序列”自動輸入數據28電子表格全部課件292.5刪除數據利用【編輯】菜單中的【清除】命令可以選擇性地清除單元格中的格式，內容和批注，也可以刪除全部內容（包括格式、內容和批注）。清除數據的操作步驟是：選擇要清除的區(qū)域（可以是一個也可以是多個區(qū)域）；打開（編輯）菜單，單擊（清除）選項，彈出級聯菜單；在清除級聯菜單中選擇要刪除的項目，清除完成。如果僅想清除選定單元格區(qū)域的內容，也可直接按DEL鍵清除。2.5刪除數據302.6.1數據的查找EXCEL中數據的查找方法與在WORD中有些相似，數據的查找方法如下：選擇【編輯】菜單中的【查找】命令，以打開“查找”對話框.在“查找內容”文本框中輸入要查找的內容，還可以在“搜索方式”和“搜索范圍”下拉列表框中選擇不同的搜索方式和搜索范圍。單擊【查找下一個】按鈕，自動定位查找到的第一個單元格。如果繼續(xù)查找，可繼續(xù)單擊該按鈕。若單擊【替換】按鈕，可以切換到“替換”對話框。2.6.1數據的查找312.6.2數據的替換數據替換的方法是：選擇【編輯】菜單中【替換】命令，彈出“替換”對話框；在“查找內容”文本框中輸入要查找的數據，在“替換值”文本框中輸入要替換的數據；單擊【查找下一個】按鈕開始查找，并定位到查找到的單元格。單擊【替換】按鈕，進行替換，若單擊【全部替換】按鈕，系統(tǒng)將自動把查找到的內容全部進行替換。2.6.2數據的替換322.7批注為包含有特殊數值或公式的單元格添加批注，可以幫助用戶記憶和理解相應單元格的信息。2.7.1為單元格添加批注為單元格添加批注的步驟如下：選中需要加入批注的單元格；選擇【插入】菜單中【批注】命令；在批注編輯框內輸入批注內容；輸入結束后，單擊其它任意單元格即可。2.7.2批注的隱藏和顯示隱藏批注的步驟如下：選擇要隱藏的批注的單元格；在【工具】菜單的【選項】對話框中選擇“視圖”選項卡；在批注欄中選擇“無”選項；單擊【確定】按鈕后，批注標記和批注內容都被隱藏起來。也可以從單元格的右鍵快捷菜單中選擇“隱藏批注”命令。如果希望鼠標指針指向該單元格時，批注內容才顯示出來，應選擇【只有標識符】選項，如果希望始終顯示批注標記及內容，則選擇【批注和標識符】項。2.7批注332.7.2批注的隱藏和顯示隱藏批注的步驟如下：選擇要隱藏的批注的單元格；在【工具】菜單的【選項】對話框中選擇“視圖”選項卡；在批注欄中選擇“無”選項；單擊【確定】按鈕后，批注標記和批注內容都被隱藏起來。也可以從單元格的右鍵快捷菜單中選擇“隱藏批注”命令。如果希望鼠標指針指向該單元格時，批注內容才顯示出來，應選擇【只有標識符】選項，如果希望始終顯示批注標記及內容，則選擇【批注和標識符】項。另外，可以通過打開【視圖】菜單，單擊【批注】選項，在出現“審閱“工具欄后來查看批注和對批注進行操作。2.7.2批注的隱藏和顯示342.7.3設置批注文本的顯示格式在批注編輯框內單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設置批注格式】命令，可以在打開的“設置批注格式“對話框中設置批注文本的字體、字型、大小、顏色等。選定批注編輯框后，拖動批注框邊框可以任意移動批注框位置，但該框與原單元格的連接關系依然保持。拖動批注框邊框上的八個尺寸控制點，可以任意調整批注框大小。2.7.4編輯批注文本選定需編輯批注內容的單元格；選擇【插入】菜單中的【編輯批注】命令，在批注框中出現一個閃爍的插入點，可以對原內容進行修改；單擊其它單元格則結束本次編輯。也可以直接右擊需編輯批注內容的單元格，在快捷菜單中選擇“編輯批注”命令。2.7.5刪除批注以下幾種方法均可以刪除不需要的批注。1.右擊需要刪除批注的單元格，選擇“刪除批注”命令。2.選定需要刪除批注的單元格，在【編輯】菜單的【清除】級聯菜單中選擇“批注”。3.在“審閱”工具欄中單擊【刪除批注】按鈕。2.7.3設置批注文本的顯示格式352．8插入與刪除行、列和單元格2．8．1插入行和列在工作表中插入行和列的方法相似。在插入新行或新列的位置選擇任何一個單元格或單元格區(qū)域（即插入多行或多列），也可以選擇多行或多列。再選擇（插入）菜單中（行）或（列）命令，即可插入等數量的行或列。新行插入到原行的上邊，新列插入到原列的左邊，而原行和原列將分別下移和右移。2．8．2刪除行和列單擊要刪除的行號或列標以選擇整行或整列（也可以拖動選擇多行或多列）；再選擇（編輯）菜單中（刪除）命令，即可刪除被選擇的行或列，后續(xù)的行或列自動上移或左移。

2．8．3插入和刪除單元格1．插入單元格

選定要開始插入單元格的那個單元格（若要插入多個單元格則選擇單元格區(qū)域）；再選擇（插入）菜單中（單元格）命令，在“插入”對話框（如圖2.5所示）中選擇一種插入方式，單擊（確定）按鈕后，即可在指定的位置按指定的方式插入一個（或多個）單元格。2．8插入與刪除行、列和單元格36

2．單元格的刪除選擇要刪除的單元格或單元格區(qū)域，選擇（編輯）菜單中（刪除）命令，在“刪除”對話框中根據實際需要選擇一種刪除方式，如“右側單元格左移”或“下方單元格上移”等，單擊（確定）按鈕后，選定的單元格即被刪除。2．單元格的刪除37電子表格全部課件38電子表格全部課件39電子表格全部課件40電子表格全部課件41電子表格全部課件42電子表格全部課件43電子表格全部課件44電子表格的基本知識電子表格的基本知識451．1Excel的基本功能1.數據分析功能EXCEL提供了常規(guī)的計算功能，還提供了多種類型的函數以完成數字、財務、字符串等操作，及各種工程上的分析和計算。2.圖表功能在EXCEL97中，可以利用工作表數據創(chuàng)建格式各異的圖表。3.數據鏈接功能如果某些數據在多個工作簿中都用到，可以利用EXCEL97提供的數據鏈接功能，使依賴源工作簿數據的工作簿能隨源工作簿數據的變化而自動更新。4.網絡功能EXCEL97將EXCEL與網絡資源充分地結合起來，可方便地從網絡中獲取或發(fā)送工作簿，實現多用戶對工作簿的共享。5.自定義功能EXCEL有許多自定義功能，用戶可以在實際操作中能夠簡便，快速地使用系統(tǒng)提供的各種命令。例如通過自定義宏，可以使繁瑣或頻繁執(zhí)行的動作自動化。另外，EXCEL97還有許多與WORD97相似的功能，如插入圖片及圖形對象，以及打印功能等等。1．1Excel的基本功能461．2EXCEL2019窗口啟動EXCEL2019后，就打開EXCEL窗口。它由EXCEL程序窗口和工作簿窗口嵌套構成。（如圖1.1所示）。1.2.1EXCEL程序窗口程序窗口包括標題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、狀態(tài)欄等，其中編輯欄內顯示所選單元格的名稱及內容，單擊編輯欄后可以修改單元格中的內容。在“常用工具欄”中提供了一些常見的工具按鈕，，其中【新建】【打開】、【保存】、【打印】【打印預覽】【拼寫檢查】【剪切】、【復制】、【格式刷】【撤消】【重復】和（【繪圖】按鈕，以及【顯示比例】子菜單按鈕的功能與WORD中相同，此外還增加了一些新的工具按鈕?！咀詣忧蠛汀浚翰迦隨UM函數，并自動默認一個求和的區(qū)域?！菊迟N函數】：顯示“粘貼函數”對話框以插入或編輯函數?！旧颉炕颉窘敌颉浚簩⒛撤N數據按升（或降）序排列?！緢D表向導】：建立嵌入圖表或編輯活動圖表。1．2EXCEL2019窗口47在“格式工具欄”中提供了一些常見的對數據進行格式化處理的工具，除了一些與WORD中相同的功能按鈕外，還增加了一些新的格式化按鈕，如【貨幣樣式】、【百分比樣式】、【千位分隔樣式】等等。編輯欄的左側是名稱框，用于定義單元格或區(qū)域的名字，或者根據各字查找單元格或區(qū)域。如果沒有定義名字，在名稱框內顯示單元格地址。在“格式工具欄”中提供了一些常見的對數據進行格式化處48標題欄菜單欄格式工具欄公式編輯欄單元格名稱欄單元格工作區(qū)垂直滾動條狀態(tài)欄水平滾動條常用工具欄標題欄菜單欄格式工具欄公式編輯欄單元格名稱欄單元格工作區(qū)垂直49

1.2.2工作簿窗口EXCEL的工作簿窗口如圖1.2所示。當啟動EXCEL時自動新建一個名為BOOKL的工作簿文件（缺省擴展名為.XLS）,同時打開該工作簿窗口.工作簿是運算和儲存數據的文件,每一個工作簿由一些工作表組成.EXCEL97中,每個工作簿缺省包含三張工作表,缺省的工作表名依次為SHEET1、SHEET2、SHEET3……，根據需要可以添加更多的工作表。工作表也稱作電子表格，是用來存儲和處理數據的最主要的文檔。工作表由若干行和若干列構成，行各列相交形成的每個網格叫做單元格，它是存儲數據的基本單位，當前正在操作的單元格叫做活動單元格，用一個選擇框標識，此時該單元格的行號上的數字和列標上的字母“突出”顯示。在活動單元格方框的右下角有一個黑點，叫“填充柄”。每個單元格都有一個地址，由它所在的列標和行號構成。比如，第一行第一列對應的單元格地址為A1，第三行第四列對應的單元格地址為D3。若列數超過26個，則列標順序排列為AA，AB，AC……BA，BB，BC……IU，IV，最多可有256列。行號順序為1、2、3……，最多可有65536行。1.2.2工作簿窗口50工作簿窗口包括以下幾個部分：標題欄、控制欄，控制菜單圖標，最小化窗口按鈕，最大化窗口按鈕、關閉窗口按鈕、行號、列標、全選按鈕、垂直滾動條、水平滾動條、垂直分割條、水平分割條（用來拆分窗口）。此外，還有一個重要的部分，即工作表標簽欄。工作表標簽顯示在工作簿窗口的底部，用來顯示工作表的名稱，其中白底黑字顯示的工作表是處于活動狀態(tài)，稱為當前工作表（或活動工作表）。用鼠標單擊工作表標簽，可以切換當前工作表（也可按CTRL+PGUP和CRTL+PGDN切換）。如果在一個工作簿內有多張工作表，窗口底部并不能顯示所有的工作表標簽，因此在工作表標簽的左側提供了四個滾動按鈕，單擊它們可以獲得當前不可見的工作表標簽。向前顯示一張工作表標簽顯示第一張工作表標簽顯示最后一張工作表標簽

向后顯示一張工作表標簽工作簿窗口包括以下幾個部分：標題欄、控制欄，控制菜單511.3創(chuàng)建、打開、保存和關閉工作簿文件1.3.1新建文檔要想新建一個Excel的文檔，除了使用“開始”菜單和在Excel中使用新建按鈕外，還可以這樣：在桌面的空白區(qū)域上單擊右鍵，在菜單中單擊“新建”項，打開“新建”子菜單，從子菜單中選擇“MicrosoftExcel工作表”命令，如下圖所示：1.3創(chuàng)建、打開、保存和關閉工作簿文件1.3.1新建文檔52電子表格全部課件53在Excel中還有其它的方法新建文檔：按快捷鍵Ctrl+N.可以使用對話框提供的模板來新建一個工作簿，建立一個空的工作簿可以選擇“工作簿”項，然后單擊“確定”按鈕。在Excel中還有其它的方法新建文檔：按快捷鍵Ctr541.3.2打開文檔我們已經知道了在桌面和資源管理器中雙擊相應的文檔可以直接打開這個文檔；使用開始菜單中的“打開Office文檔”項可以打開Excel的工作簿；在Excel中使用工具欄上的打開按鈕也可以打開一個Excel工作簿。我們還有其它的方法：打開“文件”菜單，單擊“打開”命令，就會彈出“打開”對話框如下圖：1.3.2打開文檔55電子表格全部課件56在Excel中按快捷鍵Ctrl+O，同樣可以彈出“打開”對話框。在Excel的“文件”菜單下方可以看到四個最近打開的文檔名稱，有時工作重復性高時這樣打開文檔是很方便的：打開“文件”菜單，在文件列表中選擇相應的文件名，就可以打開相應的文檔；我們還可以設置在這里顯示的文檔數目：在“工具”菜單中選擇“選項”命令，彈出“選項”對話框如下圖：在Excel中按快捷鍵Ctrl+O，同樣可以彈出“打57單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近顯示文件數”后面的輸入框中可以設置在“文件”菜單中顯示的文件數目；取消這個復選框的選中可以使“文件”菜單中不顯示最近打開的文件。單擊“常規(guī)”選項卡，在“列出最近顯示文件數”后面的581.3.3保存文檔在Excel中打開“文件”菜單，單擊“保存”命令。如果文檔沒有保存過，會彈出“保存”對話框如下圖：1.3.3保存文檔59在“保存位置”中選好目錄，在“文件名”中輸入名字，單擊“保存按扭”就可以了。如果編輯的文件以前已經保存過了，則自動進行保存一次，不彈出對話框。

按快捷鍵Ctrl+S也與單擊“保存”命令效果相同。在“保存位置”中選好目錄，在“文件名”中輸入名字，單601.3.4關閉工作簿單擊標題欄上的“關閉”按鈕的作用是退出Excel。如果同時打開了兩個工作簿，單擊“關閉”按扭會同時將這兩個工作簿都關閉。如果要關閉的只是當前編輯的一個，可以單擊菜單欄上的“關閉窗口”按鈕，工作簿就被關閉了。單擊“最小化”按鈕，界面中工作簿就變成了小條：我們可以用鼠標任意的拖動，改變它們的位置，這樣在同時使用多個工作簿時就可以方便地選擇要編輯的工作簿，切換起來也很容易。

1.3.4關閉工作簿我們可以用鼠標任意的拖動，改變它們的位61表格數據（常量和公式）的輸入和編輯表格數據（常量和公式）的輸入和編輯622.1輸入數據

2.1.1數據類型EXCEL工作表單元格中的數據有以下兩種來源：常量和公式。常量包括文字、數值、日期、時間和邏輯值等，公式用于各類計算，公式中還可以包含各種函數。

2.1.2選定單元格區(qū)域在處理數據之前，首先要選定單元格。定位選取單元格最簡單的方法是直接用鼠標選定，也可以使用名稱框快速定位單元格。1.選定單元格或單元格區(qū)域選定單個單元格：用鼠標左鍵單擊該單元格。選定連續(xù)單元格區(qū)域：單擊首單元格，按SHIFT鍵的同時單擊尾單元格，或從首單元格開始拖動鼠標到尾單元格。選定非連續(xù)單元格區(qū)域：單擊其中一個單元格，按CTRL鍵的同時逐個單擊需選定的其它單元格。2.1輸入數據63選定一行（或一列）：單擊該行行號按鈕（或該列列標按鈕）。選定連續(xù)多行（或多列）：單擊首行行號按鈕（或首列列標按鈕），按SHIFT的同時單擊尾行行號按鈕（或尾列列標按鈕）也可以從首行行號按鈕（或首列列標按鈕拖動鼠標到尾行行號按鈕（或其它列列標按鈕。）選定工作表的全部單元格：單擊（全選）按鈕。撤消選定的單元格，當選取多個單元格后，被選中的區(qū)域反白顯示，若單擊工作表中任意單元格都會撤消對單元格的選定。這時恢復正常顯示。選定一行（或一列）：單擊該行行號按鈕（或該列列標按鈕642.使用鍵盤定位單元格使用四個光標移動鍵可以上下左右切換活動單元格，另外幾種操作意義如下：CTRL+HOME：移至當前工作簿的A1單元格。ENTER：下移一個單元格。SHIFT+ENTER：上移一個單元格。PAGEUP：上移一幕內容。PAGEDOWN：下移一幕內容。3.利用名稱框定位單元格單擊編輯欄中“名稱框”，輸入單元格地址并打回車。若單元格已被命令，則可從名稱框的下拉列表中選擇單元格的名稱。4.使用定位命令選定單元格在【編輯】菜單中選擇【定位】命令以打開“定位”對話框，在“引用位置”框里鍵入單元格（或單元格區(qū)域）的地址或名稱，然后單擊【確定】按鈕。在“定位”對話框中，我們還可以單擊（定位條件）按鈕打開“定位條件”對話框，再選擇一定的條件以選到一些特殊的單元格，如“常量”、“公式”、或“最后一個單元格”等等。2.使用鍵盤定位單元格652.1.3輸入文本文本包括漢字、英文字母、數字、空格以及其它鍵盤鍵入的符號，默認為沿單元格左對齊。在活動單元格中輸入數據時，編輯欄中同步顯示輸入的內容，也可以單擊編輯欄出現插入點后輸入數據。在輸入過程中，按BACLSPACE鍵可隨時刪除插入點左邊的字符。輸入完畢后，單擊編輯欄中的（√）(“確認”)按鈕,或者按鍵盤上的回車鍵、TAB鍵以及光標移動鍵，都可以確認本將輸入。若想取消此次操作，可以按ESC鍵或者單擊編輯欄中的（X）（“取消”）按鈕。當用戶輸入的文本超過單元格的寬度時，如果右邊相鄰的單元格中沒有數據，則超出的文本延伸到右邊單元格中。如果右邊相鄰的單元格中已有數據，則EXCEL隱藏超寬的文本，隱藏的部分文本并未被刪除，只要增加列寬或以自動換行的方式顯示該單元格內容，就可以看到全部內容。如果在輸入數字時加上一個半角的單引號，如輸入’110015，EXCEL就會把該數字做為字符處理。2.1.3輸入文本662.1.4輸入數字選中單元格后，可以直接由鍵盤輸入正負號、貨幣符號（如￥）百分號、小數點、指數符號以及小括號等數據，默認為沿單元格右對齊。在單元格內輸入“（10）”或“-10”都要在單元格得到一個負數“一10”。當輸入一個較長的數字時，若單元格顯示“########”則意味著列寬不夠，不能正常顯示該數，當增大列寬之后，就可以正常顯示整個數字。2.1.5輸入時間日期和時間時間的輸入格式采用“時：分：秒”形式，也可以利用函數“TIME”來輸入，“TIME”函數的一般格式為：=TIME（時，分，秒）例如在A1單元格中輸入“=TIME”（8，25，50），則顯示時間為“8：25：50”。也可以直接輸入時間時間值8：25：50。日期的輸入格式常采用“年—月—日”形式，也可以利用函數“DATE”來輸入。DATE函數的一般格式為：=DATE（年，月，日）例如在單元格A5中輸入“=DATE（2019，7，23”，則顯示日期為：“2019，7，23”。也可以直接輸入日期值2019-7-23。EXCEL中還有一種邏輯值，它為TRUE和FALSE兩種狀態(tài)，默認為沿單元格居中對齊，主要用于公式中的比較運算。2.1.4輸入數字672.2設置有效數字有效數據的定義功能可用于預先對某一單元格所允許輸入的數據類型以及數據范圍進行設定，并且可以設置有數數字的輸入信息和輸入錯誤提示信息，避免在輸入數據時出現錯誤，例如，設置A8單元格輸入的數據必須是大于60且小于100的整數，其操作步驟如下：

⑴選A8單元格；⑵選擇【數據】菜單中【有效數據】命令，以打開“有效數據”對話框。

⑶單擊“設置”選項卡；在“許可”欄中選擇相應的數據類型，例如選擇“整數”；在“數據欄中選擇限制條件，限制條件有：“介于”、“并非介于”，“等于”，“不等于”、“大于”等多種，這里我們選擇“介于”，在“最小值”框中鍵入60，在“最大值”框中鍵入100。

⑷單擊“輸入信息”選項卡；選中“選定單元格時顯示輸入信息”框，在“標題”欄中輸入提示信息的標題，例如鍵入“注意”；在“輸入信息”欄中輸入提示信息，此處鍵入“在此輸入大于60且小于100的整數”。

⑸單擊“錯誤警告”選項卡；在“圖案樣式”欄中選擇相應的錯誤類型，類型有三種：中止、警告和信息，例如選擇“中止”，則要求用戶需輸入符合數據范圍的數值。在“標題”欄中輸入提示信息的標題，此處鍵入“錯誤提示”；在“錯誤信息”欄中輸入錯誤信息的內容，此處鍵入“您輸入的是大于100或小于60的整數”；

⑹按【確定】按鈕，完成設置。2.2設置有效數字68有時需將工作表中的數據由一個區(qū)域移動到另一個區(qū)域，或由一個區(qū)域復制到另一個區(qū)域，復制數據可以提高工作效率。復制或移動數據有以下幾種方法；1.利用剪貼板進行數據的復制（或移動）選擇要復制（或移動）的數據區(qū)域；單擊常用工具欄中的【復制】或【移動】按鈕，或在編輯菜單中單擊【復制】（或移動）命令，也可用鼠標右鍵單擊數據區(qū)域，在彈出的快捷菜單中選復制（或移動）項。選定目標區(qū)域；單擊【粘貼】按鈕，剪貼楹的內容被復制（或移動）到目標區(qū)域。有時需將工作表中的數據由一個區(qū)域移動到另一個區(qū)域，或692. 利用鼠標拖放進行數據復制（或移動）選擇要復制（或移動）的數據區(qū)域；定位鼠標指針至源數據區(qū)域的邊框上（指針變?yōu)榭招募^形狀。）按下CTRL鍵的同時拖動鼠標至目標區(qū)域，釋放鼠標左鍵和CTRL鍵，復制完成，移動數據的操作與復制過程相似，只是在拖動過程中不按CTRL鍵。3.利用“填充”命令向相鄰單元格復制數據“填充”是將一個區(qū)域的數據復制到與其相鄰的其它單元格中。利用菜單命令填充數據的方法如下:選擇包括源數據區(qū)域和目標區(qū)域在內的整個區(qū)域；打開【編輯】菜單，單擊【填充】選項，出現填充級聯菜單；根據目標區(qū)域與源數據區(qū)域的相對位置，可以選擇向下填充、向上填充、向左填充和向右填充來實現數據的復制。4.利用“填充柄”向相鄰單元格復制數據選擇源數據區(qū)域；鼠標指針定位至“填充柄”上，指針變成實心的十字形；按下鼠標左鍵，并拖動鼠標到目標區(qū)域（可以是連續(xù)多個區(qū)域，）釋放鼠標左鍵即可。5.向非連續(xù)的單元格輸入相同數據選定所有需要輸入相同數據的單元格；輸入數據；按CTRL+ENTER鍵。2. 利用鼠標拖放進行數據復制（或移動）702.4自動輸入數據如果用戶需要向相鄰的單元格填充一系列的日期、數字或文本數據（如“星期一、星期二、……”或者“1，2，3……”等），可以使用序列填充功能。1.對單個數據進行加1（或減1）遞增（或遞減）填充若要在連續(xù)的單元格區(qū)域中輸入某種數字序列（如“1、2、3……”），可在輸入首數字（如1）并選定該單元格后，按CTRL鍵的同時向下或向右拖動“填充柄”進行“加1”填充操作。若向左或向上拖動“填充柄”則是進行“減1”填充操作。2.按步長遞減或遞增填充數據若在上下兩個相鄰的單元格中分別輸入數據，選定這兩個單元格，并向上（或向下）拖動“填充柄”，可將兩個數據之差作為步長遞減（或遞增）填充數據。例如，A3和A4單元格內容分別是“100”和“200”，向下拖動它們的“填充柄”可以在A5至A8單元格中自動填充數據“300”、“400”、“500”和“600”。處理左右兩個相鄰的單元格數據的方法與上述方法相似。2.4自動輸入數據713.利用“自定義序列”自動輸入數據用戶可以利用“自定義序列”功能，將已存儲的自己定義的一組數據做為自動填充序列，具體操作步驟如下：在【工具】菜單中選擇【選擇】命令，彈出“選項”對話框（如圖2.3所示）；單擊“自定義序列”選項卡；選到“自定義序列”欄中的“新序列”選項，在“輸入序列”框內輸入數據序列。方法是每輸入一個序列項的打一次回車；單擊【添加】按鈕，新的數據序列被加入到自定義序列清單中。

另外，若數據序列已輸入在工作表中，也可以在“導入序列所在單元格”框中輸入序列數據在工作表中的絕對地址，然后單擊【導入】按鈕，將新序列加入“輸入序列”框中。3.利用“自定義序列”自動輸入數據72電子表格全部課件732.5刪除數據利用【編輯】菜單中的【清除】命令可以選擇性地清除單元格中的格式，內容和批注，也可以刪除全部內容（包括格式、內容和批注）。清除數據的操作步驟是：選擇要清除的區(qū)域（可以是一個也可以是多個區(qū)域）；打開（編輯）菜單，單擊（清除）選項，彈出級聯菜單；在清除級聯菜單中選擇要刪除的項目，清除完成。如果僅想清除選定單元格區(qū)域的內容，也可直接按DEL鍵清除。2.5刪除數據742.6.1數據的查找EXCEL中數據的查找方法與在WORD中有些相似，數據的查找方法如下：選擇【編輯】菜單中的【查找】命令，以打開“查找”對話框.在“查找內容”文本框中輸入要查找的內容，還可以在“搜索方式”和“搜索范圍”下拉列表框中選擇不同的搜索方式和搜索范圍。單擊【查找下一個】按鈕，自動定位查找到的第一個單元格。如果繼續(xù)查找，可繼續(xù)單擊該按鈕。若單擊【替換】按鈕，可以切換到“替換”對話框