進出口貿(mào)易作業(yè)標準化辦法(例A)

22/22二、進出口貿(mào)易作業(yè)標準化手冊(范例B)□組織系統(tǒng)詳見組織系統(tǒng)圖。經(jīng)理經(jīng)理業(yè)務科治理科專業(yè)秘書總務人事會計組織系統(tǒng)圖□業(yè)務流程1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)。2.客戶開發(fā)。3.客戶詢價(電報、信件、電報處理)。4.報價。5.訂單確認。6.開立境內(nèi)訂單。7.生產(chǎn)督促及L／C催開。8.出貨。9.押匯(出貨通知)。10.付款?！鯓I(yè)務處理細則1.新產(chǎn)品開發(fā)(樣品收集)(1)業(yè)務科取得新樣品后，應填寫產(chǎn)品卡，寫明以下資料：①臨時編號。②品名、規(guī)格、包裝。③制造廠商名稱、地址、電話、負責人、聯(lián)絡人、工廠產(chǎn)量規(guī)模。④開發(fā)成本。⑤預估生產(chǎn)成本。⑥制造商報價。⑦可能銷售對象及地區(qū)。⑧預估售價。⑨預估毛利。(2)業(yè)務科于每周業(yè)務匯報時，就前項新產(chǎn)品提出討論，經(jīng)逐項評估，按開發(fā)價值分為A、B、C三類，A類為極具開發(fā)價值，B類為有開發(fā)價值，C類為無開發(fā)價值。(3)經(jīng)評估列為A、B類之產(chǎn)品，給予正式產(chǎn)品編號，列入產(chǎn)品檔。樣品拍照存檔，樣品存放樣品室，并于產(chǎn)品卡上寫明存放位置。經(jīng)評估列為C類之產(chǎn)品，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品存放次品室。(4)業(yè)務科每月就現(xiàn)有產(chǎn)品，選擇過時產(chǎn)品，于每月第一周業(yè)務匯報時，提出檢查，經(jīng)評定已無開發(fā)價值者，產(chǎn)品卡列入次品檔，樣品移入次品室。(5)新產(chǎn)品臨時編號共六位數(shù)字，分不代表填寫產(chǎn)品卡時的年、月、日。即1995年6月(6)①產(chǎn)品檔正式編號共七位數(shù)字，第一位數(shù)代表……，第二位數(shù)代表……，第三、四、五、六位數(shù)代表序號，第七位數(shù)填A、B分不代表A類產(chǎn)品或B類產(chǎn)品。②第一位數(shù)填1代表第一位數(shù)填6代表〃2〃〃7〃〃3〃〃8〃〃4〃〃9〃〃5〃③第二位數(shù)填1代表〃2〃〃3〃〃4〃〃5〃〃6〃〃7〃〃8〃〃9〃2客戶開發(fā)：(1)業(yè)務科于每月最后一周業(yè)務匯報時，提報下個月的客戶開發(fā)打算，打算內(nèi)容包括：①制作公司簡介，產(chǎn)品目錄(注明交貨期限及付款條件)。②產(chǎn)品市場研究、分析、及客戶資料之收集。③介紹新產(chǎn)品(郵寄新產(chǎn)品目錄)。④刊登廣告、郵寄開發(fā)信。⑤其他。(2)客戶開發(fā)應選擇A類產(chǎn)品，并配合季節(jié)性需求。(3)經(jīng)研討定案之客戶開發(fā)打算，應由業(yè)務科列入下個月的營業(yè)打算，并按職責列入個人工作打算。3.客戶詢價(電報、信件、電話處理)(1)業(yè)務科收到客戶詢價的電報及信件，應即加蓋收文戳記，填上收文日期，并依來電或來信內(nèi)容，于文件空欄填具處理意見后，今后文大意及處理情況，登記于收文簿(附件4)，將原文呈經(jīng)理核閱后，依經(jīng)理批示內(nèi)容，回函或回電，并將回函或回電大意填入收文簿?；睾蚧仉姼北敬婵蛻魴n。(2)處理中的電報或信件，存于待辦卷，隨時查閱催辦，差不多處理的電報或信件，依客戶不歸入客戶檔。來文無適當空欄時可另以簽辦單，粘附處理。(3)客戶電報限當日回電，客戶信件，除按經(jīng)理指示期限外，限三日內(nèi)回函。(4)接到客戶電話，應將通話內(nèi)容記入電話記錄上，呈經(jīng)理批閱，并依指示處理。電話記錄一式兩聯(lián)，處理程序同電報、信件。處理完成后，第一聯(lián)依順序歸入電話記錄檔，第二聯(lián)按客戶不歸入客戶檔。4.報價：(1)業(yè)務科接到客戶詢價之電報或信件，應立即按客戶需求指派人員洽詢廠商后，選擇產(chǎn)品ITEM，呈經(jīng)理審核后，打報價單，必要時修剪樣品照片，貼于報價單上。(2)報價單一式兩聯(lián)，第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)存客戶檔。5.訂單確認：(1)業(yè)務科接到客戶訂單，即依訂單內(nèi)容，填成交卡(附表18.2.10)交專業(yè)人員，讓廠商確認買價及交貨期后，打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五聯(lián)，第一、二、三聯(lián)寄客戶，第四聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第五聯(lián)存客戶檔，并將訂購品名、數(shù)量、單價、金額、交貨期、生產(chǎn)廠商填入客戶檔。6.開立境內(nèi)訂單：（1）業(yè)務科依據(jù)S／C及成交卡開立境內(nèi)訂貨單。（2）訂貨單一式四聯(lián)，第一聯(lián)交售方存查，第二聯(lián)存業(yè)務科待辦卷，第三聯(lián)交專業(yè)人員，據(jù)以協(xié)調(diào)廠商填寫生產(chǎn)及驗貨進度表，第四聯(lián)交售方簽認后存廠商檔，并將訂購品名、數(shù)量廠價、交貨期等，記入廠商檔。(3)業(yè)務科依據(jù)S／C及訂貨單填寫產(chǎn)品表。7．生產(chǎn)督促及催開L／C：(1)業(yè)務科專業(yè)人員依據(jù)生產(chǎn)及驗貨進度表進行督促，填寫實際生產(chǎn)進度，于每周業(yè)務會報時提出報告，必要時現(xiàn)場取樣攜回核驗。(2)業(yè)務科依每筆S／C所訂L／C開立日期，催開L／C。(3)收到客戶開來之L／C，應立即核對交易內(nèi)容是否相符，若與原來的S／C內(nèi)容不符，應即要求客戶修改L／C，或協(xié)調(diào)廠商修改訂貨單內(nèi)容，修改訂貨單處理程序與開立境內(nèi)訂單相同。8．出貨：(1)出貨前，業(yè)務科聯(lián)絡船公司確定船期，填寫裝船可能表，同時聯(lián)絡專業(yè)人員，確定裝柜日期及地點，通知拖車公司將貨柜拖到指定地點，以備裝柜。(2)裝船可能表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交報關行簽SHIPPINGORDER(S／O)，第二聯(lián)業(yè)務科存查，第三聯(lián)交專業(yè)人員據(jù)以驗貨。(3)裝柜完成后，專業(yè)人員立即回報每一種貨品實際出貨數(shù)量、箱號、凈重、毛重、材數(shù)、及退稅方式，由業(yè)務科通知報關行修改，并通知報關行該筆出口押匯銀行。工廠退稅清表最晚須于結關前一日寄達本公司，匯送報關行。退稅清表上須用中文抄寫。9．押匯(出貨通知)：(1)結關后三日內(nèi)，業(yè)務科自報關行取得提單及押匯文件，經(jīng)與L／C條款核對相符，呈經(jīng)理簽名后送銀行辦理押匯，并隨時追蹤押匯程序，確定銀行差不多撥款后，通知銀行取回結匯證實書。海關簽放的輸出許可證(CBC)第六聯(lián)交會計，影本存待辦卷。(2)每筆貨品出口后，業(yè)務科依出口內(nèi)容，套打出貨通知單(SHIPPINGADVICELETTER)，一式三聯(lián)，第一聯(lián)(正本)及一份完整出口文件副本寄客戶，第二聯(lián)(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六聯(lián)，裝船可能表第二聯(lián))存入出貨文件檔，第三聯(lián)(副本)存入客戶檔。(3)業(yè)務科依據(jù)實際出口內(nèi)容，分不填入客戶檔、產(chǎn)品檔及廠商檔。1．付款：(1)每筆貨品出口后，業(yè)務科于結關后三日內(nèi)收集廠商寄來的發(fā)貨單、銷貨發(fā)票、及專業(yè)人員填具驗收記錄之裝船可能表第三聯(lián)，核對無誤后送會計。(2)會計復核業(yè)務科轉(zhuǎn)來的付款憑證，確定該筆出口差不多押匯入帳后，即開立付款傳票，呈經(jīng)理核實后，開立結關后11天內(nèi)支票支付貨款，并于所有付款憑證上加蓋“付訖”戳記。交易記錄S／CN0．成交日期嘜頭數(shù)量單位售價總售價單位廠商總廠價毛利(％)廠商預定交貨日期實際交貨日期B1V．N0．營業(yè)計劃年月1．產(chǎn)品開發(fā)2．客戶開發(fā)日期客戶名稱廠商名稱S／CN0．P／0No．售價廠價毛利備注3．出口計劃4．其他批示：復核：制表：工作計劃部門：姓名：年月日期星期工作計劃執(zhí)行情形12345678910111213141516171819202122232425262728293031收文簿收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年月客戶名稱日收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年月客戶名稱日收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年月客戶名稱日收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年月客戶名稱日收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年月客戶名稱日收文編號內(nèi)容摘要處理意見批示(回函)年月客戶名稱日客戶卡客戶代號：名稱地址負責人(聯(lián)絡人)電話號碼電報號碼傳真號碼交易記錄S／CNo．成交日期產(chǎn)品編號數(shù)量單位售價總售價單位廣商總廠價毛利(％)廠商預定交貨日期實際交貨日期INV．N0．簽辦單(電話記錄收文編號內(nèi)容摘要擬辦、會辦批示年客戶名稱月日電話記錄收話編號內(nèi)容摘要擬辦、會辦批示年客戶名稱月日成交卡年月日客戶名稱輸往地區(qū)交易條件訂單號碼交期品名規(guī)格包裝數(shù)量單價總價廠商單位廠價總廠價毛利(％)交貨L／CN0．保險嘜頭船期效期分批轉(zhuǎn)船海運傭金經(jīng)理業(yè)務科長專業(yè)人員訂貨單圖形售價：運費：毛利：I／C開狀情況售方：訂單號碼：訂約日期：交貨日期：電話：交貨地點：⑦(外箱正面背面嘜頭)⑧(外箱兩側面)⑨內(nèi)盒印刷ITBMNO.ITEMNo．Q’TY：MADEINSHANGHAIQ’Ty：ITEMN0．Q’TY：MADEINSHANGHAIN．w．KGS．G．w．KGS．ITEMNo．Q’TY：MADEINSHANGHAI⑤本商品口貼MADEINSHANGHAI口⑧貼客戶特不標簽口月日前要樣品套①編號②品名及規(guī)格③包裝明細單位④數(shù)量單價總價